Program for Leder- og ledelsesutvikling 1 Startseminar avspark 2 Lederen som koreograf - LØFT 3 Arbeidsgiverpolitikk og personalutvikling 4 Kreativitet, samspill og problemløsning 5 Mål og resultatstyring 6 Informasjons- og kommunikasjonsteknologi 7 Politikk og administrasjon 8 Service, medinnflytelse og mobilisering Coaching og personlighetstesttest - 1 -
0. Om programmet 1. Innledning Programmet omhandler opplegg for leder- og ledelsesutvikling for Vågsøy kommune - som ledd i arbeidet med å videreutvikle kommunen. Det er utformet for å ta opp aktuelle og konkrete oppgaver og utfordringer som kommunens ledere møter i hverdagen. Det er lagt vekt på en praktisk vinkling og at gjennomføringen er knyttet nært til situasjon og oppgaver i kommunen. Det bygger videre på det arbeidet som tidligere er gjort med omlegging av den administrative strukturen (tonivåmodellen). Programmet er rettet mot rådmann, kommunalsjefer, tjenesteledere og stabsledere. Det gjennomføres internt i kommunen, og er tilpasset de utfordringer kommunen står overfor. Programmet er målrettet og praktisk lagt opp. Det blir lagt vekt på å skape grunnlag for omstilling, målrettet arbeid og gode samarbeidsrelasjoner. De teoretiske delene blir alltid knyttet opp mot konkrete oppgaver og problemstillinger i kommunen. Programmet fokuserer mer på god adferd hos lederne og samspillet mellom dem, enn tilegning av teoretisk kompetanse. Teori brukes for å bygge opp under praktiske eksempler og situasjoner. Programmet legger til grunn de holdninger og synspunkter som er tatt inn i KS plattform for framtidig arbeidsgiverpolitikk: Arbeidsgiverpolitikk er de holdninger, handlinger og verdier arbeidsgiver politisk og administrativt står for og praktiserer i sitt forhold til medarbeidere. - 2 -
2. Sentrale målsettinger med programmet er å: Videreutvikle forståelse for og kunnskap om kommunen som serviceorganisasjon overfor innbyggerne, og hvordan ledere og medarbeidere kan bidra til å utvikle og effektivisere en god organisasjon. Gi læring og praktisk trening som gir den enkelte leder bedre forutsetninger for å utøve og utvikle lederrollen, praktisere reelt lederskap og gjennom dette realisere kommunens målsettinger slik de er nedfelt i planer og styringsdokumenter. Gi læring og praktisk trening i målstyring og resultatorientering som ledd i kommunens utviklingsarbeid, herunder bruk av IKT og god arbeidsgiverpolitikk. Gi læring og praktisk trening om kommunikasjon og konfliktløsing, og lederens rolle i denne sammenheng. Gi læring og forståelse for lederens ansvar for å skape rom for folkevalgt styring, herunder samhandling med folkevalgte styringsorganer. 3. Forutsetninger Forutsetninger som er lagt til grunn: Programmet tilpasses situasjon og utfordringer i kommunen. Det går over en lengre tidsperiode, og har god indre sammenheng og progresjon fra modul til modul. Det arbeides både med prosjektoppgave og egen lederrolle mellom samlingene. Det etableres standarder for hva som er god ledelse i kommunen, bl.a. for å kunne måle prestasjon og framgang. Nytteverdien blir best når deltakerne følger alle modulene. Programmet utvikles i dialog med kommunen/ deltakerne, - slik at det både avspeiler deres behov og at de blir medansvarlige for gjennomføring og resultater. Programmet rettes inn mot de konkrete sammenhengene lederne møter i daglige arbeidssituasjoner. - 3 -
Tiltakene rettes inn mot flere systemnivåer : Ledernes egne individuelle forutsetninger og ferdigheter, den gruppe de leder og det miljø som er utviklet der, den organisasjon de arbeider innenfor (skole, teknisk osv.) og de samfunnsforhold som omgir virksomheten. 4. Gjennomføring Programmet legges opp slik at det både rettes mot den enkelte leder, lederteamet og mot kommunen samlet. Det arbeides med konkrete og aktuelle problemstillinger fra egen kommune. Programmet kombinerer interne samlinger i kommunen (de modulene som er beskrevet i dette dokumentet) og mellomperioder med mindre prosjektoppgaver. Prosess og dynamikk preger programmet. Den praktiske gjennomføringen: Utgangspunktet er situasjon og utfordringer i egen kommune/organisasjon. Relevant teoristoff knyttes til aktuelle tema og behov i kommunen. Konkretisering og bruk av teorigrunnlaget gjennom gruppeoppgaver på samlinger og i mellomperioder. Oppgaver mellom samlingene, som involverer egne ansatte, ledergruppa den enkelte inngår i og brukere av kommunens tjenester. Arbeid med minst et utviklingsprosjekt for egen enhet, som er gjennomgående i hele programmet. 5. Deltakere Deltakere er kommunens øverste administrative ledelse, ledere av tjenesteytende virksomheter og ledere av støttefunksjoner. Politikere deltar på en av samlingene. Deltakelse er obligatorisk og fravær vil kreve særskilt begrunnelse. Ansvar, respekt og gjensidighet skal prege programmet på samme måte som det forventes av gode ledere i hverdagen. Rådmannen er ansvarlig for gjennomføringen og er selv deltaker. - 4 -
6. Programmet er bygget opp som moduler, som knyttes opp til målene for opplæringen. Ved slutten av hver modul legges det inn et punkt om evaluering og eventuell justering av programmet. 7. Støttelitteratur I programmet for hver modul skal det listet opp aktuell støttelitteratur knyttet til de enkelte tema/samlinger. Når det er ønskelig at litteratur er gjennomlest før samlingen, angis det i programmet og opplyses om på foregående samling. 8. Helhetlig utvikling Modellen nedenfor søker å illustrere at programmet både skal fange opp ny kunnskap og læring for den enkelte leder og organisasjonen, og motivere for endret atferd i lederrollen. Tilføre ny kunnskap Systematisk tilbakemelding Støtte fra andre systemnivåer Ny kunnskap Økt motivasjon Etablere kriterier for god ledelse Erkjenne behovet for endring Endret lederadferd Endret samspill Bedre ivaretakelse av morgendagens ledelsesfunksjoner Motivere for nye roller og adferd Tilknytning til daglig lederadferd - 5 -
9. Hovedmodell Nedenfor er skissert hvordan samlinger kombineres med prosjektarbeid og utvikling av egen lederrolle. Det legges stor vekt på at lederutviklingsprogrammet ikke skal være et teoretisk kurs, men at det er praktisk rettet og knyttet sammen med de arbeidssituasjoner lederne møter i hverdagen. Dersom det utover i programperioden viser seg behov for og ønske om justeringer av innhold og opplegg, vil dette bli gjort i samarbeid mellom kommunen og prosjektansvarlig. P r o g r a m m o d u le r S a m lin g e r P r o s je k t a r b e id i m e llo m p e r io d e r A r b e id m e d e g e n u t v ik lin g s o m le d e r M o d u l 1 S ta rts e m in a r L æ r in g - u tv ik lin g - n y tt e v e r d i 10. Samlinger/moduler Nedenfor er det angitt hovedpunkter for innholdet i de enkelte modulene i programmet. For hver modul skal det utarbeides detaljert program. - 6 -
1. Startseminar - avspark (1 dag) Gi innsikt i de utviklingstrekk som skjer i lokalforvaltningen, og de utfordringer som møter oss de nærmeste årene Gi innsikt i den modell og kultur som ligger til grunn for kommunens organisasjonsmodell og arbeidsmåte Gi plattform for serviceutvikling i kommunen Ha et avspark for lederutviklingsprogrammet som motiverer og stimulerer Gjennomgang av lederutviklingsprogrammet - innføring i opplegg, målsettinger, arbeidsformer og gjensidige avtaler Utviklingstrekk i kommunene - omgivelser, framtidsbilder og utfordringer Fra forvaltning til service i kommunen vår - hvor står vi og hvor går vi Fra administrasjon til ledelse - hvordan og hvorfor Fra statisk til dynamisk kommune - arbeidsgiverpolitikk som fundament Lederskap i teori og praksis - vil og tør vi? Gjennomgang av hjemmeoppgave til neste samling En økt med kreativt påfyll.. - 7 -
2. Lederen som koreograf LØFT (2 dager) Gi deltakerne innsikt i hvordan verdisynet kan tjene en positiv organisasjonsutvikling (verdibasert ledelse) Gi lederne konkrete verktøy for og trening i arbeidet med omstilling i egen kommune/enhet Gi innføring i LØFT som metode i utviklingsarbeid Gjøre lederne trygge og kompetente i rollen som endringsagenter Se sammenheng mellom omstillingsarbeid og framtidige oppgaveløsninger. Kjennetegn ved organisasjoner i endring Hvordan lede utviklingsarbeid? Lederens funksjon i omstillingsarbeidet Lederen som koreograf? LØFT som arbeidsform og metodikk Hvordan minske kløften fra det kjente til det ukjente? Suksessfaktorer i utviklingsarbeidet Etikk og moral i ledelsesplattformen - grunnleggende regler Om forpliktelse og sanksjoner Hvordan sikre håndhevelsen og oppfølgingen Løsningsfokusert tilnærming (LØFT) vil være grunnstammen i programmet. I denne samlingen gis det en innføring og trening i metodikken, som skal være gjennomgående i resten av programmet. - 8 -
3. Arbeidsgiverpolitikk og personalutvikling (1 dag) Gi lederne innsikt i hvordan de kan utvikle kompetansen i kommunen på en systematisk måte og bevisstgjøre egen rolle Gjøre lederne tryggere og mer selvstendige i rollen som arbeidsgiver Inspirere lederne til handling (se - ville - gjøre) Gi innsikt i betydningen av å rekruttere riktig kompetanse, - og metoder og verktøy i rekrutteringsarbeidet Motivere lederne til god forankring av sine handlingsforslag Gi god kunnskap om samarbeid og ansvarsfordeling mellom rådmann, resultatenhetsleder og støttefunksjoner Hva er arbeidsgiverpolitikk (KS plattform for en framtidig arbeidsgiverpolitikk)? Fra personalpolitikk til arbeidsgiverpolitikk Kompetanseutviklingens plass i vår kommune Metodikk i kompetanseutviklingen Rekruttering av medarbeidere - kravspesifikasjon til stillinger, metodikk, deltakere og selve rekrutteringsprosessen Samspill mellom politikere og administrasjon i arbeidsgiver- spørsmål Medarbeidersamtalen som verktøy for ledelsen Konflikter og konfliktløsing Evaluering av modulen - eventuell justering - 9 -
4. Kreativitet, samspill og problemløsing (2 dager) Gi deltakerne innsikt og trening i metoder og teknikker for kreativ problemløsning Gi innføring i coaching som metode, som grunnlag for å vurdere praktisk bruk av den i egen lederrolle Ved å fokusere på konkrete og realistiske problemstillinger, gi deltakerne verktøy for utviklingsarbeid i egen enhet. Gi innsikt i hvordan man kan/bør arbeide med mellommenneskelige konflikter på arbeidsplassen Gi grunnleggende kunnskap om hvilken rolle kommunikasjonsprosessene i organisasjonen spiller for et godt arbeidsmiljø og god produktivitet, og ferdigheter knyttet til medarbeidersamtaler og konfliktforebygging i egen organisasjon Gi grunnleggende kunnskap om og innsikt i egen kommunikasjonsstil og egen atferd i konfliktsituasjoner, herunder innsikt i egne sterke og svake sider og fallgruver knyttet til samhandling og konfliktløsing Kunne bruke medarbeidersamtale som ledelsesverktøy i egen organisasjon Kommunikasjon og ledelse i teori og praksis Informasjon og kommunikasjon som verktøy for ledelse Metode for kreativ problemløsning Coaching som metode Lederteam nettverk - muligheter og problemer Konflikter - styrke eller svakhet? Slik ønsker vi at det skal være i vår kommune Kreativitetens vilkår i vår kommune Evaluering av modulen Personlighetstest for den enkelte leder - 10 -
5. Mål og resultatstyring (2 dager) Gi innsikt i utviklingstrekkene for kommunene - bl.a. fra aktivitetsstyring til resultatstyring Gi læring og forståelse for helheten i den kommunale virksomheten Gi innsikt i sammenhengene mellom struktur, metodikk, teknologi, arbeidsgiverpolitikk og ledelse i kommunens målrettede arbeid Videreutvikle kunnskapen om målstyring, resultatorientering, verdistyring, resultatmåling, kvalitet og tilbakemeldinger Gi innføring og videreutvikling av Balansert Målstyring og Styringshjulet som metodikk i styring og utvikling av kommunen Gi lederne en klar oppfatning av deres ansvar for at resultatene nås - og konsekvenser om de ikke nås Utviklingstrekk i kommunal planlegging, styring og resultatorientering Begrepene målstyring, rammestyring, resultatoppfølging og evaluering Styringshjulet Balansert Målstyring Praktisk verdi- og økonomistyring i vår kommune Leders ansvar for resultatoppfølging (ikke for aktiviteter) Lederavtaler, incitamenter og evaluering av ledere - som ledd i kommunens styringssystem Evaluering og læring i utviklingsprosessen Evaluering av modulen - behov for oppfølging - 11 -
6. IKT (1 dag) Gi innføring i muligheter, fallgruver og forutsetninger ved bruk av IKT i kommunen Gi kunnskap om mulige gevinster ved riktig bruk av IKT, og problemer/kostnader ved feilaktig bruk. Gi innsikt i ledernes ansvar og rolle ved lønnsom investering i og bruk av tidsmessige IKT-løsninger Legge føringer for utvikling/videreutvikling av IKT-strategi for kommunen Få inspirasjon til å bruke IKT ytterligere for effektivisering og serviceutvikling Kommunen i informasjonssamfunnet Dagens praktiske muligheter Idealkommunen Planlegging og styring av IKT i vår kommune IKT som hjelpemiddel ved styring, informasjon, kommunikasjon, produksjon og rapportering Ledelsens ansvar for IKT-utviklingen Kunnskap er makt - har ledelsen kunnskap? Evaluering av modulen - eventuell justering - 12 -
7. Politikk og administrasjon (1 dag) Videreutvikle samarbeid og samhandling mellom politiske styringsorganer/politikere og ledere/medarbeidere Gi politikerne et eierforhold til utviklingsarbeid Øke den politiske innflytelse på kommunens utvikling Klargjøre forholdet mellom politikernes og administrasjonens oppgaver Hva er politisk styring av kommunen? Vil politikerne styre - eller behandle saker? Hvem styrer i kommunen i dag? Politisk styring og administrasjonens oppgaver Hva bruker vi møtene til? Politisk utviklingsarbeid Hvordan utvikle og vedlikeholde praktiske samarbeidsformer mellom politisk ledelse/organer og administrasjonen Merknad Denne modulen er felles for politiske og administrative ledere. Kommunestyrets medlemmer deltar. Den bør være rett på sak og konkret for kommunens utfordringer - 13 -
8. Service, medinnflytelse og mobilisering (2 dager) Sette fokus på kommunens oppgave som tjenesteyter og serviceorgan i lokalsamfunnet Gi kunnskap om hvilke krav til service og brukerorientering kommunen møter i dag og i framtida Gi forståelse for nødvendigheten av at lederne prioriterer praktisk servicearbeid Gi innsikt i trusler og muligheter - bl.a. konkurranseutsetting og privatisering - om kommunen ikke selv evner å være konkurransedyktige Gi innsikt i kommunen som framtidens servicevirksomhet i lokalsamfunnet tjenester, informasjon, service, internett m.m. Fra forvaltning til service - konsekvenser og muligheter for politikere, ledere og medarbeidere Service og tjenesteproduksjon i kommunen - med kunden i sentrum Hva er god service i vår kommune - hvordan kan vi vite det? Serviceledelse - hva og hvorfor? Brukerundersøkelser - hva og hvorfor? Konkurranseutsetting Serviceerklæringer/-avtaler og etisk regnskap som verktøy Evaluering av programmet - 14 -
9. Coaching og personlighetstest I samling 4 er det lagt opp til innføring i coaching som metode for utvikling av ledere. Det kan være aktuelt å gjennomføre en test av hver enkelt leder tidlig i programmet, slik at de kan være bevisste sine egne sterke sider og sider hvor de har potensial for utvikling. Dette avtales særskilt. - 15 -