TORSKEN KOMMUNE HELHETLIG OMSTILLING ORGANISASJONSKARTLEGGING
Bakgrunn Torsken kommune har over flere år hatt en negativ økonomisk utvikling og har ikke avlagt regnskap siden 2000. Kommunen jobber ut fra et antatt akkumulert underskudd på 14 mill.kr. og håper å kunne avlegge regnskapene innen august i år. Med utgangspunkt i denne vanskelige situasjonen besluttet kommunen våren 2007 å gjennomføre et prosjekt i helhetlig økonomisk omstilling med innleie av ekstern bistand. Hovedmålsettingen for denne omstillingen var; I løpet av økonomiplanperioden 2008 2011 skal Torsken kommune ha dekket inn alle gamle underskudd og gjenskapt handlefriheten gjennom varige driftsreduksjoner.
Bakgrunn På grunn av manglende regnskaper ble omstillingsarbeidet innrettet på følgende måte; Øke kunnskapen om sammenhenger i Torsken kommunes økonomi for å skape samme utgangspunkt og bred felles forståelse for omstillingsbehovet. Utvikle en inntektsorientert budsjett- og økonomiplanmodell som er forpliktende og rolleavklarende i forhold til underskuddsinndekning og balansert styring av økonomien. Hensikten er at prosessen starter med inntektene slik at de samlede driftsinntektene blir styrende for aktivitetsnivået. Skaffe full oversikt over alle økonomiske aktiviteter for å være trygg på at budsjettet og økonomiplanen blir reell.
Bakgrunn Torsken kommune har i 2007 gjennomført en rekke tiltak for å redusere driftsnivået i kommunen. I grove trekk er følgende tiltak gjennomført eller vedtatt for gjennomføring: Kutt i en rekke administrative stillinger Omorganisering av helse, sosial, pleie- og omsorg Reduksjon av virksomhetsledelse Omlegging av spesialundervisning og kutt i rammetimet. Innføring av eiendomsskatt Økte kommunale avgifter og gebyrer Det er vanskelig å beregne reell effekt av disse tiltakene da noen Det er vanskelig å beregne reell effekt av disse tiltakene da noen er gjennomført i 2007 mens andre vil bli iverksatt i 2008 og får effekt senere. Lønn og sosiale utgifter er imidlertid tatt ned med vel 2 mill.kr. så langt.
Bakgrunn Det foreløpige driftsregnskapet for 2007 er nå ferdig og viser et netto driftsresultat på ca. kr. 477.000,- i overskudd. Dette innebærer at kommunen isolert sett for 2007 har greid å drifte med et lite overskudd. Det er imidlertid viktig å være klar over at i 2007 mottok kommunen ekstraordinære inntekter på nesten 3 mill.kr. I ekstra skjønn fra KRD og Fylkesmannen. På tross av reduserte lønnsutgifter var budsjettutfordringen for 2008 på om lag 9 mill.kr. I grove trekk p.g.a.; Kutt i rammetilskuddet grunnet befolkningsnedgang Økt rente- og avdragsbelastning Økte pensjonskostnader Forpliktende inndekning av akkumulert underskudd Samlet budsjettutfordring 2,0 mill.kr. 1,3 mill.kr. 2,2 mill.kr. 3,5 mill.kr. 9,0 mill.kr.
Bakgrunn Budsjettet ble saldert slik; Avdragsutsettelse/premieavvik Mindre underskuddsinndekning Økt sykepengerefusjon Rammenedtrekk virksomhetene Samlet budsjettutfordring Fra penger til mennesker! 2,5 mill.kr. 2,0 mill.kr. 1,0 mill.kr. 3,5 mill.kr. 9,0 mill.kr. Underveis i omstillingsarbeidet ble det åpenbart at det er nødvendig å kartlegge årsakene til at Torsken kommune har havnet i denne situasjonen. Kommunen er derfor avhengig av å videreføre omstillings- arbeidet inn i 2008 for å klare å nå hovedmålsettingen om å gjenskape handlefriheten. Det vil innebære en dreining fra fokus på økonomi til fokus på organisasjonen Torsken kommune.
Utfordringer For å nå målsettingen med omstillingen er det viktig å finne svar på noen organisatoriske utfordringer; Har vi tilstrekkelig kompetanse på administrative og politiske roller til å samspille godt nok i arbeidet mot ny handlefrihet? Hvordan skal vi organisere kommunen for å nå målet om å gjenskape handlefriheten? Hvilken administrativ lederstruktur er nødvendig for å nå målene? Hvilke verdier og holdninger eksisterer i organisasjonen i dag og er disse forenlige med vedtatt måloppnåelse? Har vi tilstrekkelig endringskompetanse, lederkompetanse og strategisk kompetanse i egen organisasjon? Hvordan skal vi redusere organisasjon og samtidig kunne opprettholde nødvendig tjenesteproduksjon
Mål for videre omstilling Hovedmålsettingen for omstillingen ligger fast; I løpet av økonomiplanperioden 2008 2011 skal Torsken kommune ha dekket inn alle gamle underskudd og gjenskapt handlefriheten gjennom varige driftsreduksjoner. Delmål for videre omstilling er; Utvikle en god og positiv organisasjonskultur. Utarbeide og implementere et verdigrunnlag for kommunen. Bygge nødvendig kompetanse for å nå omstillingsmålet. Utarbeide og iverksette en tiltaksplan for organisasjonen basert på funnene i kartleggingen. Redusere sykefraværet.
Gjennomføring Elementer i organisasjonsutviklingen Organisasjonskartlegging arbeidsmiljø, kompetanse, organisasjonsklima, samarbeid etc. Verdiprosess verdigrunnlag for kommunen Tiltaksplan arbeid med organisatoriske forhold basert på resultatene av organisasjonskartleggingen
Gjennomføring Formøte - 24. april, kl. 10.00 11.30 Ledelsen og tillitsvalgte - gikk gjennom og informerte om omstilling fase 2 herunder prosessen rundt organisasjonskartleggingen. Spørsmålsrunde og muligheter for å komme med innspill. Informasjonsmøter og dybdeintervjuer 7 og 8 mai Onsdag 7. mai Gryllefjord 09.00 14.00 Dybdeintervju utvalgte personer 15.00 16.00 Informasjonsmøte Gryllefjord på rådhuset for ansatte ved rådhuset, teknisk, uteseksjonen og skolen (eventuelt ansatte ved sykehjemmet og barnehagen) 17.00 18.00 Informasjonsmøte på Gryllefjord sykehjem for ansatte i helse og sosial, pleie og omsorg og barnehagen.
Gjennomføring Torsdag 8. mai på Medby og i Sifjord 09.00 11.00 Dybdeintervju utvalgte personer 09.00 10.00 Informasjonsmøte Sifjord sykehjem 10.30 11.30 Informasjonsmøte Medby oppvekstsenter Kommunen plukker ut 2 ledere, 2 tillitsvalgte, 2 politikere, 2 brukere og 2 pårørende/foresatte til dybdeintervjuene som skal supplere og utdype kartleggingen. Kartleggingsundersøkelse for alle ansatte Spørreundersøkelse på nett via e-post Alle blir satt opp med egne e-post adresser Obligatorisk for ansatte som er sikret full anonymitet Svarfrist 23 mai Hvordan organisere i praksis lederansvar!
Gjennomføring Presentasjon av organisasjonskartleggingen Mandag 2. juni i Gryllefjord 10.00 11.30 Rådmannen presenterer resultatene fra kartleggingen for kommunestyret, lederne og de tillitsvalgte. 12.00 14.00 Refleksjon over resultatene fra kartleggingen i homogene grupper og i plenum. Prosessen ledes av BK. Funnene i kartleggingen danner grunnlaget for det videre arbeid med verdier og en tiltaksplan for arbeid med organisasjonen. Verdiprosessen - innledning 14.00 15.00 Innledning om verdier og verdigrunnlag 14.00 15.00 Innledning om verdier og verdigrunnlag 15.00 16.00 Kommunestyrets rolle som arbeidsgiver og hvordan kommunens verdier må gjenspeiles i denne rollen.
Gjennomføring Utarbeiding av kjerneverdier og opplegg for videre arbeid i organisasjonen Tirsdag 3. juni i Gryllefjord 10.00 13.00 Kommunens ledere, tillitsvalgte og ordfører samles for å starte forberedelser til utarbeidelse av kjerneverdier for Torsken kommune. BK vil kjøre et case som synliggjør hvordan slike prosesser kan gjennomføres. Hensikten er å sette den enkelte leder i stand til å kjøre verdiprosesser i egne enheter. 13.00 14.00 Utarbeidelse av felles presentasjon til bruk i enhetene. 14.00 15.00 Oppstart arbeid med tiltaksplan for arbeid med organisasjonen. BK presenterer mal og prinsipper for tiltaksplan 15.00 16.00 Den enkelte leder utarbeider en framdriftsplan for gjennomføring av verdiprosesser i egen enhet. Alle framdrifts- planer skal godkjennes i plenum. Gruppen jobber fram en framdriftsplan for arbeid med tiltaksplanen.
Gjennomføring Lillian og Roger i BK vil når som helst være tilgjengelig dersom det er spørsmål eller behov veiledning; Lillian lillian.naerem@bedriftskompetanse.no 97054090 Roger roger.veinan@bedriftskompetanse.no 99708589 Arbeid med kjerneverdier og tiltaksplan I perioden 3. juni til 15. september skal hver leder gjennomføre en prosess i sin enhet med forslag til kjerneverdier for Torsken kommune. Et forslag til slike kjerneverdier fra hver enhet skal oversendes BK senest inne 15. september. Parallelt skal det jobbes med tiltaksplanen basert på funnene i kartleggingen. Den foreløpige tiltaksplanen skal presenteres i september.
Gjennomføring Valg av kjerneverdier, samt utarbeiding av en felles visjon Tirsdag 23. september i Gryllefjord 10.00 12.00 Lederne presenterer sitt forslag til kjerneverdier fra sin enhet for kommunestyret, øvrige ledere og tillitsvalgte 12.00 16.00 Utarbeiding av felles visjon og endelig valg av kjerneverdier eller felles verdigrunnlag for Torsken kommune. BK leder prosessen. Hvordan implementere verdiene i kommunen! Arbeid med tiltaksplan for å utvikle organisasjonen Onsdag 24. september i Gryllefjord 10.00 12.00 Lederne presenterer sitt forløpige utkast til tiltaksplan 10.00 12.00 Lederne presenterer sitt forløpige utkast til tiltaksplan 12.00 14.00 Tilbakemelding og diskusjoner om tiltaksplanen 14.00 16.00 Utarbeidelse av videre framdriftsplan for endelig tiltaksplan for å utvikle organisasjonen Torsken kommune
Gjennomføring Lederutviklingsprogram Den nye rådmannen vil sette kommunens formelle ledergruppe i løpet av september I løpet av oktober iverksettes et samlingsbasert lederutviklingsprogram med kjerneverdier og videre arbeid med å utvikle organisasjonen som sentrale temaer. Programmet vil gå over 4 samlinger og avsluttes våren 2009. Det legges opp til en oppfølgingssamling våren 2010 der lederne blir målt på sin evne til å implementere verdigrunnlaget og resultater fra utvikling av organisasjonen. I november/desember møtes alle på en ny dagssamling der endelig forslag til tiltaksplan skal presenteres. I tillegg vil det bli lagt opp til en bred evaluering av OU-prosessen.
Gjennomføring - oppsummert Organisasjonskartlegging 7-8 mai Verdigrunnlag 2-3 juni Tiltaksplan 23-24 september