Kommunereform - Valg av høringsmetode ved høring av innbyggerne før endelig vedtak i kommunen Arkivsaknr: 13/2796 Nome Jnr.: Arkiv Saksbehandler kommune 15/14271 K1-002, K3-&20 Bjørn G. Andersen Forvaltningsorgan: Dato Sak nr. Formannskapet 26.11.2015 072/15 Kommunestyret 10.12.2015 129/15 Innstilling fra rådmannen: Saken legges frem uten innstilling 26.11.2015 FORMANNSKAPET Avstemming: Forslag fra ordfører: 1. Det gjennomføres en folkeavstemming i etterkant av et vedtak i kommunestyret om en intensjonsavtale. 2. Det gjennomføres i tillegg folkemøter med tanke på å få best mulig informasjon ut til innbyggerne. 3. Det vurderes om det i tillegg er behov for andre former for innbyggerhøringer. 4. Det opprettes dialog md ungdomsrådet med tanke på involvering av ungdom i saken om framtidig kommunestruktur. Forslag fra varaordfører til endring i pkt.1 i forslaget: 1. Det gjennomføres en innbyggerundersøkelse i etterkant. av et vedtak i kommunestyret om en intensjonsavtale. Pkt. 1 i ordførers forslag ble vedtatt med 5 mot 2 stemmer for varaordføres forslag. Pkt. 2 i ordførers forslag ble enstemmig tilrådd Pkt. 3 i ordførers forslag ble enstemmig tilrådd Pkt. 4 i ordførers forslag ble enstemmig tilrådd FS-072/15 VEDTAK: 1. Det gjennomføres en folkeavstemming i etterkant av et vedtak i kommunestyret om en intensjonsavtale. 2. Det gjennomføres i tillegg folkemøter med tanke på å få best mulig informasjon ut til innbyggerne. 3. Det vurderes om det i tillegg er behov for andre former for innbyggerhøringer. 4. Det opprettes dialog md ungdomsrådet med tanke på involvering av ungdom i saken om framtidig kommunestruktur.
(Kommunestyret gjør endelig vedtak). Kopi av saksutredning med vedtak sendes: Bø kommune Postboks 83 3833 BØ I TELEMARK Fylkesmannen i Telemark Postboks 2603 3702 SKIEN Sauherad kommune Idunsvoll 3 3812 AKKERHAUGEN
Dokumenter i saken: 126 11.11.2015 Kommunestyresak om innbyggerhøring kommunestruktursaken Dokumenter følger som vedlegg. Øvrige dokumenter i saken er tilgjengelige ved servicekontoret på rådhuset. Faktiske opplysninger Forhandlingsutvalget har i møte den 10.11.2015 blitt enige om at alle kommunestyrene skal behandle spørsmålet om valg av metode for innbyggerhøring i siste kommunestyremøte i 2015. I henhold til vedtatt (fremforhandlet) milepælsplan for «Ny kommune i Midt-Telemark», så skal kommunestyrene legge fremforhandlet avtale ut på høring ved samtidig vedtak den 28. januar 2016 kl. 1800. Alle kommunene er bedt om å legge frem lik saksutredning i saken; «Innledning En viktig milepel i kommunereformen er innbyggerhøring. Før innbyggeren blir hørt er det viktig med en god involvering slik at innbyggerne har god informasjon om reformen før de blir hørt. Innbyggerinvolvering er en kontinuerlig aktivitet gjennom hele reformen, mens innbyggerhøring er en tidsavgrenset aktivitet som gjennomføres før kommunestyret fatter endelig vedtak innen 1. juli 2016. Grunnlag for innbyggerhøring Grunnlaget for innbyggerhøring er gitt i lov av 15. juni 2001 nr. 70 om fastsetting og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingsloven). Av inndelingsloven 10 går det fram at kommunen bør innhente innbyggerne sine synspunkt på forslag til grenseendring. Loven sier videre at dette kan gjennomføres ved folkeavstemning, opinionsundersøkelse, spørreundersøkelse, møte eller på annen måte. Kommunestyret velger selv hvordan innbyggerne skal høres. I tillegg til det som går fram av inndelingsloven har Stortinget også lagt vekt på at det er viktig å høre innbyggerne i løpet av reformprosessen. Med bakgrunn i loven og Stortinget sin vektlegging av innbyggerinvolvering, har Regjeringen gitt ut en veileder som gir råd om både innbyggerinvolvering og innbyggerhøring. Det er to viktige uttalelser fra Stortinget som Regjeringen legger vekt på i sine vurderinger av innbyggerhøring: Flertallet (Ap, Frp, H, Krf og V) er positive til at alle landets kommuner høsten 2014 inviteres til å delta i prosesser med sikte på å vurdere og å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Flertallet forventet at kommunene på en god måte fra starten av en slik prosess involverer innbyggere organisasjoner og ansatte på en god måte. Det samme flertallet har også uttalt: Dersom kommuner etter en helhetlig vurdering og etter å ha innhentet synspunkter fra innbyggerne konkluderer med at sammenslåing ikke er aktuelt på det nåværende tidspunkt, er dette en konklusjon flertallet mener må respekteres. Unntak fra dette frivillighetsprinsippet vil likevel kunne være aktuelt i helt spesielle situasjoner der enkeltkommuner ikke må kunne stanse endringer som er hensiktsmessige ut i fra regionale hensyn. I begge utsagn legges det vekt på innbyggerne sine synspunkter. Kommunestyret er ikke bundet av resultatet fra høringen. Det er opp til kommunestyret selv å avgjøre hvilken vekt en høring skal legge på avgjørelsen. Virkemidler Kommunene vil få dekket kr 100 000 til utgifter knyttet til informasjon og folkehøring. Det stilles ikke
noe krav til hvordan innbyggerne skal høres, hvert kommunestyre må derfor selv ta stilling til hvordan innbyggerne skal høres. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har utarbeidet et opplegg for innbyggerundersøkelser som kommunen får tilbud om å bruke i høring av innbyggerne. I tillegg til å stille spørsmål om sammenslåingsalternativ, kan det også stilles spørsmål om hvilke forventninger innbyggerne har til det framtidige tjenestetilbudet og hvordan de vurderer potensiale for utvikling og vekst. KMD sitt opplegg for innbyggerhøring er en opinionsundersøkelse gjennomført av et kompetent firma. De kommunene som ønsker å benytte KMD sitt tilbud må selv være med i en prosess for å forme de spørsmålene kommunen skal stille sine innbyggere. Kommunen gjør avrop på en rammeavtale som KMD har inngått med et firma som har kompetanse til å gjøre slike undersøkelser. Den økonomiske støtten på kr 100 000 er ikke avhengig av at kommunen velger KMD sin rammeavtale. Midlene skal dekke utgifter knyttet til høringsinstituttet i inndelingsloven. Det gis ikke tilskudd til tidlige spørreundersøkelser el. tilsvarende. Kommunene trenger ikke selv å søke om disse midlene. KMD vil ha dialog med fylkesmannen om når midlene skal utbetales. Et vilkår for utbetaling er at kommunene har vært igjennom den første delen av reformprosessen. Det innebærer at faktainnsamling er oppsummert og at kommunestyret har fattet vedtak om veien videre, det vil si gjort et retningsvalg som innbyggerne kan ta stilling til i høringen. I begrepet retningsvalg ligger det at kommunene har gjennomført en felles utredning og har tatt stilling til hvilke kommuner det kan være aktuelt å slå seg sammen med. Når kommunen har oppsummert sitt faktagrunnlag, tatt stilling til retningsvalg og gitt innbyggerne tilstrekkelig informasjon tar kommunen kontakt med fylkesmannen for å få utbetalt økonomisk bidrag fra KMD. Et godt grunnlag for innbyggerhøring kan være en intensjonsavtale mellom de kommuner som vurderer å slå seg sammen. Viktig punkt i en slik intensjonsavtale kan være mål for den nye kommunen, plassering av sentraladministrasjon, hvordan tjenestetilbudet skal være, hvordan kommunen vil satse i de nærmeste årene mm. Det finnes gode eksempler på slike intensjonsavtaler på kommunereform.no. Et faktagrunnlag om tilstanden i den enkelte kommune er et godt grunnlag for en slik intensjonsavtale. Et retningsvalg bør ligge til grunn for hvilke kommuner som forhandler fram intensjonsavtaler. Intensjonsavtalen bør formes på en enkel måte slik at innbyggere som ikke har inngående kjennskap til kommunal drift kan sette seg inn i viktige sider ved den nye kommunen. Forskjellige høringsmetoder Når kommunestyret skal ta stilling til hvordan innbyggerne skal høres er det viktig at sterke og svake sider ved forskjellige høringsmetoder blir belyst før det fattes et vedtak. For å belyse sterke og svake sider ved de forskjellige metodene har Telemarkforskning gjort et arbeid basert på sine erfaringer med tilsvarende prosesser. Et notat om medvirkning og innbyggerdialog er lagt ved saken. Notatet stiller opp 6 forskjellige måter å høre innbyggerne på: Folkeavstemning Opinionsundersøkelser Utvidede folkehøring, søkekonferanser og visjonsseminar Fokusgrupper Høring Referansegrupper og innbyggerpanel Notatet vurderer disse metodene opp i mot kriterier som representativitet, kunnskap og innsikt om konsekvenser, betydning for dialog, innbyggernes mulighet til å fremme sine synspunkter og politikerens mulighet til å ta en selvstendig avgjørelse. Notatet konkluderer ikke, men peker på at en gjennomgang av flere metoder tyder på at andre høringsformer enn folkeavstemning kan være bedre egnet for å fange opp innbyggerens synspunkter, involvere innbyggerne, skape dialog og for å fremme en felles virkelighetsoppfatning.
Det er opp til kommunestyret å velge høringsmetode sett opp mot art og omfang av saken. Høringsgrunnlag og prosess En innbyggerhøring må selvfølgelig ta utgangspunkt i et faktagrunnlag og et retningsvalg for kommunen. For å gi innbyggerne et godt grunnlag før høringen kan kommunene forhandle fram en intensjonsplan/intensjonsavtale som legger føringer og gir informasjon om hvordan den nye kommunen vil bli. Det er høstet gode erfaringer fra slikt arbeid i Vestfold og i Telemark er flere potensielle sammenslåinger i gang med tilsvarende arbeid. Politikerne bør formulere konkrete mål for sammenslåingen. En intensjonsavtale kan si noe om fordeling av tjenestesteder, hvordan en kan utnytte ressursene bedre, hvordan en sammen kan stå bedre rustet til å møte framtidens krav og forventninger. Mange kommuner har gode erfaringer med å lage en informasjonsplan om hvordan man skal presentere fordeler og ulemper ved å bli en større kommune. De viktigste konklusjonene må synliggjøres og formidles til innbyggerne gjennom ulike kanaler. En kommunesammenslåing omfatter to eller flere kommuner. Innbyggerhøringer vil derfor foregå parallelt i flere kommuner med samme faktagrunnlag og retningsvalg som grunnlag. Da det er det enkelt kommunestyre som fatter vedtak om høringsmetode kan en få ulike former for høringer i samme sak. Kommunene kan samarbeide om gjennomføring av høringer dersom det er ønsket. Det er ikke satt noen tidsfrist for innbyggerhøring. Det er viktig at høringen gjennomføres slik at innbyggerne får en reell mulighet til å uttale seg om saken. Vedtak om høring og høringsform må fattes i tide, slik at forberedelser til høring og gjennomføring av høring kan foregå i god tid før kommunestyret skal fatte endelig vedtak i saken». Oppsummering - konklusjon Med bakgrunn i at dette spørsmålet var et viktig element i partienes valgkamp forut for kommunevalget og mange der gikk langt i å binde seg og sitt partis standpunkt, finner ikke rådmannen det riktig å avgi innstilling i saken. Ulefoss,25.11.2015 Rådmannen