Forfall meldes på tlf til servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

Transkript

1 Sauherad kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 14:00 Forfall meldes på tlf til servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Dokumenter som ikke er tilsendt, kan du få kopi av på kommunehuset. Dokumenter som ikke er offentlige, blir utlevert i møtet. Dersom medlemmene på forhånd ønsker å gjøre seg kjent med innholdet i disse dokumentene, er de tilgjengelige på kommunehuset. Saksnr Sakstittel 001/16 Godkjenning av protokoll 002/16 Referatsaker 003/16 Kommunestruktur/kommunereform - informasjon fra forhandlingsutvalget 004/16 Kommunereform - innbyggerinvolvering - Sauherad Kommune 005/16 Kommunestruktur/kommunereform - Midt-Telemark- intensjonsavtale Mette Haugholt ordfører SIDE 1 Side 1

2 Sauherad kommune Arkiv: FE-033 Saksmappe: 16/105-1 Saksbehandler: Svein Taranrød Dato: Godkjenning av protokoll Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 001/16 Formannskapet Rådmannens innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Hans Erik Utne rådmann Vedlegg: Protokoll fra forrige møte Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID FS Side 2 SIDE 2

3 Sauherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 12:30 16:45 Møteleder: Mette Haugholt Medlemmer: AP - Mette Haugholt (Utvalgleder) AP - Roar Bjerkegården (Medlem) FRP - Tom Ivar Gravklev (Medlem) KRF - Alf Rose Sørgaarden (Nestleder) SP - Per Simon Slettebø (Medlem) V - Aslaug Norendal (Medlem) H- Wenche Karin Akkerhaugen (Medlem) Varamedlemmer: Forfall: Av 7 medlemmer møtte: 7. Totalt frammøtte: 7 Fra administrasjonen møtte: Rådmannen, kommunalsjef Mona Slaaen, kommunalsjef, Cecilie Stangeby, kommunalsjef Joar Sættem, avd.leder Svein Taranrød Merknader: Utlevert i møtet: Orientering: Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Ordføreren foreslo at sak 56 ble behandlet som første sak. Ordføreren orienterte om at Roar Bjerkgården er valgt inn i formannskapet etter Andre Isaksen. Søknad om tilskudd til Barnefattigdom 2015 fra Sauherad kommune legges ved som referatsak. Ordføreren orienterte fra sonderingsmøte med Notodden, Hjartdal, Seljord og Sauherad som var i Sauland. De andre kommunene hadde ikke valgt forhandlingsutvalg fra kommunene, men var innstilt på å fortsette samarbeidet. Ordføreren orienterte om forhandlingsmøte med Midt Telemarkskommunene i morgen hvor representanter fra Sandefjord, Andebu og Stokke (SAS) kommer og orienterer fra eget arbeidet fram mot sin intensjonsavtale. Hvilke momenter ønsker vi å ha med i vår intensjonsavtale? Formannskapet inviteres til workshop den 15. og 16. desember på Vrådal hotell. Formøte blir den den 4. desember. Sauherad kan delta med formannskapet supplert med alle parti. Kommunestyrene i Bø, Nome og Side 1 SIDE 3

4 Sauherad arbeider for å ferdigstille intensjonsavtale som behandles samtidig i kommunestyremøtene den 28. januar kl. 18:00. Det er ønskelig med parallelle løp for både Midt- og Øst Telemark Det legges opp til at formen på innbyggerinvolvering må avklares i desember i kommunene. Ordførerne i Notodden, Hjartdal, Seljord og Sauherad møtes den 21. desember for å drøfte veien videre. Sp.mål/interpell.: - Befaring: - Diverse: - Mette Haugholt ordfører SIDE 4 Side 2

5 Saksliste Saksnr Sakstittel 055/15 Godkjenning av protokoll 056/15 Referatsaker 057/15 Budsjett 2016 og økonomiplan /15 Brannverntiltak - Sauherad barne- og ungdomsskole 059/15 Interne justeringer i vann og avløpsinvesteringer 2015 Side 3 SIDE 5

6 055/15: Godkjenning av protokoll Rådmannens innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes Formannskapet Behandling i møtet: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. FS-055/15 Vedtak: Protokoll fra forrige møte godkjennes. 056/15: Referatsaker Rådmannens innstilling: Referat tas til orientering slik de foreligger Formannskapet Behandling i møtet: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. FS-056/15 Vedtak: Referat tas til orientering slik de foreligger. 057/15: Budsjett 2016 og økonomiplan Rådmannens innstilling: SIDE 6 1. Økonomiplan for vedtas med de netto rammer for enhetene som fremgår av rådmannens forslag. Dette framgår av tabell i budsjettdokumentet. 2. Første året i økonomiplanen vedtas som kommunens årsbudsjett for 2016 med en samlet ramme til fordeling drift på kr (jfr. tab i kapittel 4) og en brutto utgiftsramme investering på kr (jf. tab og i kapittel 4). 3. Innsparingsmål på 2,5 mill kr i perioden utredes og legges frem som egen sak etter innspill/ styringssignal fra politisk nivå. 4. Rammen for investeringer i anleggsmidler (investeringsrammen) for 2016 fastsettes til pluss kr til VAR-området. Rammen er fordelt på enkeltprosjekter i samsvar med spesifikasjonen i tabell og i dokumentet. Kommunestyret godkjenner låneopptak til egenfinansiering av investeringsprosjektene med Avdragstiden fastsettes til opp mot den maksimale av hva forskriftsverket fastsetter. 5. Rammen for interkommunale enheter vedtas slik Rådmennene har innstilt til Midt Telemark Tinget (jfr referatsak). Side 4

7 6. Skatt på inntekt og formue for forskuddspliktige skattytere skrives ut på grunnlag av lovens maksimum for inntektsåret Marginavsetningen for 2016 fastsettes til 11% av forskuddsbetalt skatt. 7. Kommunestyret fastsetter satser for gebyrene, avgifter og egenbetalinger slik de framgår i eget gebyrregulativ (vedlegg 6). Generelt gjelder at endringene har effekt fra årsskiftet 2015/2016 dersom ikke annet er spesielt angitt. Gebyrer utenfor selvkostområdene, oppjusteres med ordinær prisstigning (deflator) på inntil 2,7% fra 1/ der loven eller reglement ikke setter begrensing. 8. Kommunestyret godkjenner en trekkrettighet på opptil 15 mill kr ved opptak av kassakredittlån/ likviditetslån/trekkrettighet i DnB bank, på vilkår i hht. inngått bankavtale Formannskapet Behandling i møtet: Wenche K Akkerhaugen H la fram slikt forslag: Rådmannens forslag tiltak innsparingstiltak på 2,5 mill.kr dekkes ikke innen område Helse, Omsorg og Velferd. Alf Rose Sørgaarden la fram slikt forslag: Innsparingsmålet på 2,5 mill.kr. ivaretas ved: - Å innføre en betinget stillingsstopp. - Å vurdere å fjerne eller redusere bunnfradraget i eiendomsskatten Formannskapet ber rådmannen belyse dette, herunder undersøke effektene for sosial profil og mulighet til å ta sosiale hensyn ved utskriving av denne skatten. Tom Ivar Gravklev Frp la fram slikt forslag: Sauherad kommune søker om å bli en av kommunene som deltar i forsøksprosjektet imot statlig finansiering av omsorgtjenestene som starter i Alf Rose Sørgaarden la fram slikt forslag: Kommunestyret ber rådmannen legge fram en sak der mulighetene for bruk av kollektivtransport til tjenestereiser for ansatte og politikere belyses Forslaget fra Wenche Karin Akkerhaugen ble forkastet med 4 mot 3 stemmer som ble avgitt for forslaget. Forsaget fra Alf Rose Sørgaarden (innsparing) ble enstemmig vedtatt. Forslaget fra Tom Ivar Gravklev ble forkastet med 5 mot 2 stemmer som ble avgitt for forslaget. Forslaget fra Alf Rose Sørgaarden (kollektivtransport) ble enstemmig vedtatt. SIDE 7 Side 5

8 Rådmannens forslag punkt 1 8 ble enstemmig vedtatt. FS-057/15 Vedtak: 1. Økonomiplan for vedtas med de netto rammer for enhetene som fremgår av rådmannens forslag. Dette framgår av tabell i budsjettdokumentet. 2. Første året i økonomiplanen vedtas som kommunens årsbudsjett for 2016 med en samlet ramme til fordeling drift på kr (jfr. tab i kapittel 4) og en brutto utgiftsramme investering på kr (jf. tab og i kapittel 4). 3. Innsparingsmål på 2,5 mill kr i perioden utredes og legges frem som egen sak etter innspill/ styringssignal fra politisk nivå. 4. Rammen for investeringer i anleggsmidler (investeringsrammen) for 2016 fastsettes til pluss kr til VAR-området. Rammen er fordelt på enkeltprosjekter i samsvar med spesifikasjonen i tabell og i dokumentet. Kommunestyret godkjenner låneopptak til egenfinansiering av investeringsprosjektene med Avdragstiden fastsettes til opp mot den maksimale av hva forskriftsverket fastsetter. 5. Rammen for interkommunale enheter vedtas slik Rådmennene har innstilt til Midt Telemark Tinget (jfr referatsak). 6. Skatt på inntekt og formue for forskuddspliktige skattytere skrives ut på grunnlag av lovens maksimum for inntektsåret Marginavsetningen for 2016 fastsettes til 11% av forskuddsbetalt skatt. 7. Kommunestyret fastsetter satser for gebyrene, avgifter og egenbetalinger slik de framgår i eget gebyrregulativ (vedlegg 6). Generelt gjelder at endringene har effekt fra årsskiftet 2015/2016 dersom ikke annet er spesielt angitt. Gebyrer utenfor selvkostområdene, oppjusteres med ordinær prisstigning (deflator) på inntil 2,7% fra 1/ der loven eller reglement ikke setter begrensing. 8. Kommunestyret godkjenner en trekkrettighet på opptil 15 mill kr ved opptak av kassakredittlån/ likviditetslån/trekkrettighet i DnB bank, på vilkår i hht. inngått bankavtale. 9. Innsparingsmålet på 2,5 mill.kr. ivaretas ved: - Å innføre en betinget stillingsstopp. - Å vurdere å fjerne eller redusere bunnfradraget i eiendomsskatten Formannskapet ber rådmannen belyse dette, herunder undersøke effektene for sosial profil og mulighet til å ta sosiale hensyn ved utskriving av denne skatten. 10. Kommunestyret ber rådmannen legge fram en sak der mulighetene for bruk av kollektivtransport til tjenestereiser for ansatte og politikere belyses SIDE 8 Side 6

9 058/15: Brannverntiltak - Sauherad barne- og ungdomsskole Rådmannens innstilling: Heldekkende brannvarslingsanlegg etableres i trinn øvrige tiltak ved Sauherad barne- og ungdomsskole gjennomføres snarest råd slik det er beskrevet i saken. Kostnaden, vurdert til kr 1,2 mill, finansieres av investeringsmidler i 2015 og Formannskapet Behandling i møtet: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. FS-058/15 Vedtak: Heldekkende brannvarslingsanlegg etableres i trinn øvrige tiltak ved Sauherad barneog ungdomsskole gjennomføres snarest råd slik det er beskrevet i saken. Kostnaden, vurdert til kr 1,2 mill, finansieres av investeringsmidler i 2015 og /15: Interne justeringer i vann og avløpsinvesteringer 2015 Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner interne justeringer i investeringsbudsjettene for Vann og Avløp som tabell i saken viser Formannskapet Behandling i møtet: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. FS-059/15 Vedtak: Kommunestyret godkjenner interne justeringer i investeringsbudsjettene for Vann og Avløp som tabell i saken viser. Side 7 SIDE 9

10 Sauherad kommune Arkiv: FE-033 Saksmappe: 16/104-1 Saksbehandler: Svein Taranrød Dato: Referatsaker Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 002/16 Formannskapet Rådmannens innstilling: Referat tas til orientering slik de foreligger. SIDE 10

11 Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Oppsummering etter Fylkesmannens sine kommunebesøk i samband med kommunereforma.pdf Hans Erik Utne rådmann SIDE 11

12 SIDE 12

13 SIDE 13

14 SIDE 14

15 Sauherad kommune Arkiv: FE-026 Saksmappe: 13/ Saksbehandler: Hans Erik Utne Dato: Kommunestruktur/kommunereform - informasjon fra forhandlingsutvalget Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 002/16 Adminstrasjonsutvalget /16 Formannskapet Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. SIDE 15

16 Sammendrag Kommunestyre sak 042/15 kommunereform pkt 7 følgende vedtak: Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret om utvikling og status i forhandlingene. Bakgrunn Forhandlingsutvalget gjennomførte et møte med Notodden, Hjartdal og Seljord. Forhandlingsutvalget vil orientere om den pågående prosessen. Hans Erik Utne rådmann Dokumentliste fra saken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Nome kommune Vedtak fra Nome kommune - Kommunestruktur i framtida - utredning 3 I Nome kommune Politisk vedtak fra Nome - deltakelse i forstudie for ny kommunestruktur - kommunene Nome-Notodden-Bø-Sauherad- Hjartdal og Seljord 4 I Seljord kommune Prinsippvedtak om kommunal organisering - politisk vedtak i Seljord kommune 5 I Notodden kommune Politisk vedtak fra Notodden kommune - Kommunestruktur - forstudie 6 U Nome kommune; Utredning kommunereform Seljord kommune; Notodden kommune; Hjartdal kommune; Bø kommune 7 I Hjartdal kommune Melding om politisk vedtak i Hjartdal - kommunestruktur - forstudie 8 I Seljord kommune Notat om kommunereform med mandat 9 I Seljord kommune Mandat forstudie kommunestruktur 14 I Seljord kommune Mandat for forstudie - kommunereform 13 U Seljord kommune; Mandat for utredning av ny kommunestruktur Hjartdal kommune; Notodden kommune; Seljord kommune; Nome kommune; Bø kommune 15 I KS Anmodning om kommunal og fylkeskommunal politisk behandling av KS medvirkning i lokale og regionale prosesser i en kommunereform 16 I Fylkesmannen i Telemark Kommunereformen i Telemark - Oppstartskonferanse I Kommunal- og Invitasjon til å delta i reformprosessen moderniseringsdepartementet 18 I Eldrerådet i Sauherad Kommunereform - framtidig kommunestruktur 20 I Regionrådsekretær i Midt-Telemark Forstudierapport prosjekt Lifjell Rundt SIDE 16

17 22 I Kongsberg kommune Kommunereform - prosess Kongsberg kommune 23 U Kongsberg kommune Kommunereform - prosess Kongsberg kommune 57 I Midt-Telemarkrådet Referat møte om webstrategi Lifjell rundt utgreiing 24 I Lokalsamfunnsforeningen Kommunereformen, utredningsplikten og de lokale folkevalgte 25 U Arbeiderpartiet; Høgre; Fremskrittspartiet; Senterpartiet; Sosialistisk Venstreparti; Venstre; Kristelig Folkeparti Folkemøte om kommunereform - Representant til paneldebatt 26 U ledere, presse, ansatte i kommunen Kommunestyrerepresentanter Folkemøte om kommunereform - mandag 12. januar I Halgeir Kaasa Informasjon omkring kommunereform og prosess i Sauherad 29 U Halgeir Kaasa Svar på spørsmål om Informasjon omkring kommunereform og prosess i Sauherad 32 I Interessegruppa - Hjuksebø til Brev til kommunestyre og politikere Notodden 36 I Nome kommune Vedtak i Nome kommune - Kommunereformen - Lifjell rundt - utredning for sammenslåing av kommunene Nome, Bø, Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad 34 U Eldrerådet i Sauherad; Lokalsamfunnsforeningen; Halgeir Kaasa; Interessegruppa - Hjuksebø til Notodden-; Peder Rekkedal; Trond Magnus Haugen; Tora Skjerkholt Aarnes; Erik Aarnes; Tor Reinsnos; Dag Gjermund Roheim 33 U KS - Kommunenes interesse og arbeidsgiverorganisas; Bø kommune; Nome kommune; Notodden kommune; Hjartdal kommune; Seljord kommune; Midt-Telemarkrådet Kommunestruktur/kommunereform - forstudierapport Lifjell Rundt Kommunestruktur/kommunereform - forstudierapport Lifjell Rundt 39 I Hjartdal kommune Melding om vedtak i Hjartdal kommune - forstudierapport Lifjell Rundt 38 I Bø kommune Vedtak i Bø kommunestyre - Kommunereforma - Lifjell rundt - Forstudierapport 37 U Fylkesmannen i Telemark Kommunestruktur/kommunereform - forstudierapport Lifjell Rundt 50 I Fylkesmannen i Telemark Seminar om oppgaver i kommunereformen I Notodden kommune Melding om vedtak i Notodden kommunestyre forstudierapport Lifjell Rundt 47 I Fylkesmannen i Telemark Oversikt over vedtak kommuner Telemark 41 I Bø kommune Invitasjon til deltaking i forprosjekt i samband med kommunereforma 42 I Seljord kommune Vedtak i Seljord kommune - Lifjell rundt - avslutning av forstudie og oppstart av forprosjekt SIDE 17

18 43 U Wenche Karin Akkerhaugen; Drøftingsmøte, Formannskapet. Kari Vala; Aslaug Norendal; Nils Angard; Alf Rose Sørgaarden; Arne Ingvar Moen 45 X Drøftingsmøte, Formannskapet. E-post tilbakemeldinger 44 X Drøftingsmøte, Formannskapet. E-post tilbakemeldinger 48 I Fylkesmannen i Telemark Regjeringen sitt opplegg for innbyggerhøring 51 U Fylkesmannen i Telemark; Nome kommune; Bø kommune; Notodden kommune; Midt-Telemarkrådet Kommunestruktur/kommunereform - forprosjekt 52 I Kommunal og moderniseringsdepartement Meld.St.14 - Kommunereformen - nye oppgaver til større kommuner 53 I Seljord kommune Melding om vedtak i Seljord - Forprosjekt Lifjell rundt 54 I Kommunal og moderniseringsdepartement Kommunal planstrategi og forholdet til kommunereformen 55 I Hjartdal kommune Melding om vedtak fra Hjartdal kommune: Kommunereforma - val av alternativ 56 I Seljord kommune Melding om vedtak i Seljord - Forhandlingsutval i samband med kommunereform 59 I Kartverket Referater fra workshop vedrørende adressering og gårdsnummerering i sammenslåtte kommuner i forbindelse med kommunereformen 61 U Hjartdal kommune; Notodden kommune; Seljord kommune Kommunestruktur/kommunereform 62 I Bø kommune Forhandlingsutval og medlemmer til styringsgruppa og referansegruppa frå Bø kommune til forprosjekt for kommunereforma for Bø, Nome, Sauherad og Seljord kommunar 63 I Nome kommune Politisk vedtak i Nome - Oppnevning av forhandlingsutvalg - Kommunereformen - Sammenslåingsalternativ Nome, Bø, Seljord og Sauherad 64 X Referat fra møte felles forhandlingsutvalg I Seljord kommune Innkalling møte i forhandlingsutval og referansegruppe I Sauherad Senterparti Spørsmål vedrørende kommunereformen i Sauherad. 67 U Formannskapsmedlemmer + medlemmer fra parti som ikke er repr Kommunestruktur/kommunereform oppnevning - politisk referansegruppe 69 U Sauherad Senterparti Spørsmål vedrørende kommunereformen i Sauherad. 71 X Fylkesmannen i Telemark Kommunereforma - Høyring av innbyggjarane sine meiningar 76 I Seljord kommune Referat fra møte felles forhandlingsutvalg U Forhandlingsutvalget Kommunestruktur - vedtak i Nome formannskap I Bø kommune Vedtak i Bø kommunestyre - Kommunereforma - forprosjekt for Midt Telemark og Seljord SIDE 18

19 74 I Nome kommune Vedtak i Nome kommunestyre - Kommunereformen - Forhandlinger Midt- Telemark og Seljord 77 I Bø kommune Forhandlingsutval/styringsgruppe og medlemmer til referansegruppa for forprosjekt for kommunereforma for Bø, Nome og Sauherad kommunar 78 I Kommunal og Videre arbeid med kommunereformen moderniseringsdepartement 80 I Fylkesmannen i Telemark Brief om kommunereform 82 I Fylkesmannen i Telemark Oppsummering etter Fylkesmannen sine kommunebesøk i samband med kommunereforma Trykte vedlegg: Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID OPPSUMMERING MØTE KOMMUNEREFORM docx SIDE 19

20 OPPSUMMERING MØTE KOMMUNEREFORM Dato Sted Sauherad kommunehus Deltakere Hjartdal, Notodden, Sauherad og Seljord. Bakteppe v/per Dehli Kommunale vedtak skal gjøres innen Oppsummering hos Fylkesmannen høsten Stortingsbehandling våren Det kommer en prosess etter stortingsvedtaket der navn og symbol hører hjemme. Fylkesmannen understreker at kommunene har dårlig tid. De kommunale vedtakene skal begrunnes opp mot de fire hovedmålene i reformen - uansett om man vedtar å slå seg sammen med noen andre eller velger å stå alene. Forhandlingskultur: Dette ble det ikke snakket om dette spesifikt, men det kom likevel fram moment som var relevante: - fokus på å etablere en ny kommune - partene er likeverdige, men likevel forskjellige - Notodden er innstilt på å være rause overfor de tre små kommunene Forhandlingsvilje De fire kommunene er enige om at de ønsker å forhandle fram en intensjonsavtale/samarbeidsplattform. Veien videre: De fire ordførerne leder forhandlingene Rådmennene gir innspill til drøfting Rådmennene gir skisse til løsning Rådmennene avklarer med ordførerne om forberedelser, prosess og arbeidsform før hvert møte Sauherad tar ansvar for informasjon om prosessen på internett. Forhandlinger: februar (to dager med overnatting) 18. februar (sluttføre forhandlingene) 29. februar (underskrive intensjonsavtalen/ "samarbeidsplattformen") SIDE 20

21 Hva skal drøftes framover: Utnytte fordelene/særpreget i de ulike kommunene. Viktig å se langt fram - ikke bare situasjonen her og nå. Alle må se en positiv verdi av å etablere den nye kommunen. Hovedfokus: - samfunnsutvikling - mål for den nye kommunen - økonomi - lokaldemokrati - lokalisering Momenter som det er interessant å drøfte videre: Bedre økonomi Likeverdige tjenester Stå sterkere sammen Kollektivsatsing Festivalkommuner Samferdsel Utdanning Verdensarven og Telemarkskanalen Næringsutvikling Styrke lokaldemokratiet - se helhetlig på den nye kommunen Bygge ny kompetanse Hvordan skal vi organisere tjeneste for at vi skal tiltrekke oss kvalifisert arbeidskraft i framtida? Prinsipper for lokalisering: Mesteparten av tjenesteproduksjonen skjer ute der folk bor. Valg av sentraliseringsmodell er økonomisk fornuftig, men det vil føre til at flertallet av kommunen opplever at de taper noe. Ledelse handler om tilstedeværelse. Det er stor oppslutning om at funksjonsdelingsmodellen er den mest aktuelle, men en desentralisert modell er også et alternativ. SIDE 21

22 Sauherad kommune Arkiv: FE-026, TI-&32 Saksmappe: 15/ Saksbehandler: Hans Erik Utne Dato: Kommunereform - innbyggerinvolvering - Sauherad Kommune Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 004/16 Formannskapet Rådmannens innstilling: 1. Sauherad kommune gjennomfører opinionsundersøkelse i spørsmålet om fremtidig kommunesammenslåing. 2. Undersøkelsen gjennomføres i mars/april 2016 der resultatet offentliggjøres Forhandlingsutvalget for kommunereform får fullmakt til å stå gjennomføring av undersøkelsen. 4. Forhandlingsutvalget skal bruke formannskapet med 1 representant fra partier som ikke er representert i formannskapet som politisk referansegruppe før undersøkelse iverksettes og før resultat offentliggjøres. SIDE 22

23 BAKGRUNN Sauherad kommune har besluttet å utrede to alternative fremtidige kommunesammenslåing. Utredning nr. 1 Består av kommunene Nome, Bø og Sauherad. Status: Forhandlingsutvalgene har forhandlet frem enighet om en intensjonsavtale Utredning nr. 2 Består av kommunen Notodden, Sauherad, Seljord og Hjartdal. Status: Partene er enige om en forhandlingsprosess der sluttdato for signering av intensjonsavtale er satt til POLITISK BEHANDLING Saken fremmes for formannskapet og skal videre endelig behandles av kommunestyret INNLEDNING En viktig milepel i kommunereformen er innbyggerhøring. Før innbyggeren blir hørt er det viktig med en god involvering slik at innbyggerne har god informasjon om reformen før de blir hørt. Innbyggerinvolvering er en kontinuerlig aktivitet gjennom hele reformen, mens innbyggerhøring er en tidsavgrenset aktivitet som gjennomføres før kommunestyret fatter endelig vedtak. Det er planlagt at kommunestyret i Sauherad skal fatte endelig vedtak 28. april GRUNNLAG FOR INNBYGGERHØRING Grunnlaget for innbyggerhøring er gitt i lov av 15. juni 2001 nr. 70 om fastsetting og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingsloven). Av inndelingsloven 10 går det fram at kommunen bør innhente innbyggerne sine synspunkt på forslag til grenseendring. Loven sier videre at dette kan gjennomføres ved folkeavstemning, opinionsundersøkelse, spørreundersøkelse, møte eller på annen måte. Kommunestyret velger selv hvordan innbyggerne skal høres. I tillegg til det som går fram av inndelingsloven har Stortinget også lagt vekt på at det er viktig å høre innbyggerne i løpet av reformprosessen. Med bakgrunn i loven og Stortinget sin vektlegging av innbyggerinvolvering, har Regjeringen gitt ut en veileder som gir råd om både innbyggerinvolvering og innbyggerhøring. Det er to viktige uttalelser fra Stortinget som Regjeringen legger vekt på i sine vurderinger av innbyggerhøring: Flertallet (Ap, Frp, H, Krf og V) er positive til at alle landets kommuner høsten 2014 inviteres til å delta i prosesser med sikte på å vurdere og å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Flertallet forventet at kommunene på en god måte fra starten av en slik prosess involverer innbyggere organisasjoner og ansatte på en god måte. Det samme flertallet har også uttalt: Dersom kommuner etter en helhetlig vurdering og etter å ha innhentet synspunkter fra innbyggerne konkluderer med at sammenslåing ikke er aktuelt på det nåværende tidspunkt, er dette en konklusjon flertallet mener må respekteres. Unntak fra dette frivillighetsprinsippet vil likevel kunne være aktuelt i helt spesielle situasjoner der enkeltkommuner ikke må kunne stanse endringer som er hensiktsmessige ut i fra regionale hensyn. SIDE 23

24 I begge utsagn legges det vekt på innbyggerne sine synspunkter. Kommunestyret er ikke bundet av resultatet fra høringen. Det er opp til kommunestyret selv å avgjøre hvilken vekt en høring skal legge på avgjørelsen. VIRKEMIDLER Kommunene vil få dekket kr til utgifter knyttet til informasjon og folkehøring. Det stilles ikke noe krav til hvordan innbyggerne skal høres, hvert kommunestyre må derfor selv ta stilling til hvordan innbyggerne skal høres. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har utarbeidet et opplegg for innbyggerundersøkelser som kommunen får tilbud om å bruke i høring av innbyggerne. I tillegg til å stille spørsmål om sammenslåingsalternativ, kan det også stilles spørsmål om hvilke forventninger innbyggerne har til det framtidige tjenestetilbudet og hvordan de vurderer potensiale for utvikling og vekst. KMD sitt opplegg for innbyggerhøring er en opinionsundersøkelse gjennomført av et kompetent firma. De kommunene som ønsker å benytte KMD sitt tilbud må selv være med i en prosess for å forme de spørsmålene kommunen skal stille sine innbyggere. Den økonomiske støtten på kr er ikke avhengig av at kommunen velger KMD sin rammeavtale. Midlene skal dekke utgifter knyttet til høringsinstituttet i inndelingsloven. Kommunene trenger ikke selv å søke om disse midlene. KMD vil ha dialog med fylkesmannen om når midlene skal utbetales. Et vilkår for utbetaling er at kommunene har vært igjennom den første delen av reformprosessen. Det innebærer at faktainnsamling er oppsummert og at kommunestyret har fattet vedtak om veien videre, det vil si gjort et retningsvalg som innbyggerne kan ta stilling til i høringen. FORSKJELLIGE HØRINGSMETODER Når kommunestyret skal ta stilling til hvordan innbyggerne skal høres er det viktig at sterke og svake sider ved forskjellige høringsmetoder blir belyst før det fattes et vedtak. For å belyse sterke og svake sider ved de forskjellige metodene har Telemarkforskning gjort et arbeid basert på sine erfaringer med tilsvarende prosesser. Et notat om medvirkning og innbyggerdialog er lagt ved saken. Notatet stiller opp 6 forskjellige måter å høre innbyggerne på: Folkeavstemning Opinionsundersøkelser Utvidede folkehøring, søkekonferanser og visjonsseminar Fokusgrupper Høring Referansegrupper og innbyggerpanel Notatet vurderer disse metodene opp i mot kriterier som representativitet, kunnskap og innsikt om konsekvenser, betydning for dialog, innbyggernes mulighet til å fremme sine synspunkter og politikerens mulighet til å ta en selvstendig avgjørelse. Notatet konkluderer ikke, men peker på at en gjennomgang av flere metoder tyder på at andre høringsformer enn folkeavstemning kan være bedre egnet for å fange opp innbyggerens synspunkter, involvere innbyggerne, skape dialog og for å fremme en felles virkelighetsoppfatning. Det er opp til kommunestyret å velge høringsmetode sett opp mot art og omfang av saken. SIDE 24

25 HØRINGSGRUNNLAG OG PROSESS En innbyggerhøring må ta utgangspunkt i et faktagrunnlag og retningsvalg for kommunen. For å gi innbyggerne et godt grunnlag før høringen har kommunen forhandlet fram en intensjonsavtale som legger føringer og gir informasjon om hvordan den nye kommunen vil bli. Intensjonsavtalen som foreligger omfatter kommunene Nome, Bø og Sauherad. Innbyggerhøringer vil derfor foregå parallelt i disse kommunene med samme faktagrunnlag og retningsvalg som grunnlag. Da det er det enkelt kommunestyre som fatter vedtak om høringsmetode kan en få ulike former for høringer i samme sak. Kommunene kan samarbeide om gjennomføring av høringer dersom det er ønsket. Kommunene er enige om tidsfrist for innbyggerhøring. Det er viktig at høringen gjennomføres slik at innbyggerne får en reell mulighet til å uttale seg om saken. Link til inndelingslova finnes her - Link til KRD veileder Veien mot en ny kommune finnes her KRD veiler Formelle rammer i byggingen av nye kommuner finnes her Vurdering Spørsmålet om kommunesammenslåing skal besluttes av kommunestyret. Rådmannen har med grunnlag i de metoder som kan benyttes ut vil ut fra en totalvurdering anbefale opinionsundersøkelse der innbyggerne blir hørt om fremtidig kommunesammenslåing. Hans Erik Utne Rådmann Dokumentliste fra saken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Nome kommune Valg av høringsmetode ved høring av innbyggerne før endelig vedtak i kommunen 2 I Bø kommune Innbyggjarhøyring i kommunestruktursaka SIDE 25

26 SIDE 26 Trykte vedlegg: Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Notat Telemarksforskning - Medvirkning og innbyggerdialog.pdf

27 Medvirkning og innbyggerdialog1 Inndelingsloven regulerer fastsettelse og endring av kommune- og fylkesgrenser. Lovens formål er som følger: «Formålet med denne lova er å leggje til rette for ei kommune- og fylkesinndeling som innafor ramma av det nasjonale fellesskap kan sikre eit funksjonsdyktig lokalt folkestyre og ei effektiv lokalforvaltning. Endringar i kommune- eller fylkesinndelinga bør medverke til å skape formålstenlege einingar som kan gi innbyggjarane og næringslivet tilfredsstillande tenester og forvaltning». Inndelingslova 10 sier at innbyggerne bør høres før kommunestyrene gjør vedtak om en eventuell sammenslåing. Slike høringer kan skje ved folkeavstemning, opinionsundersøkelser, møte eller lignende. Juridisk sett pålegges altså ikke kommunene å holde innbyggerhøring, og kommunene står i tilfelle fritt til å velge høringsmetode. Det er videre klart at en innbyggerhøring kun vil være rådgivende for kommunene, og at kommunestyret i prinsippet kan velge å se bort fra det rådet som gis. Dette innebærer at loven åpner for andre beslutningsprosesser enn de som har vært vanlige i de siste 12 årene. Ved frivillige kommunesammenslåinger har flesteparten av kommunene valgt å gjennomføre folkeavstemminger for å få fram innbyggernes syn. I praksis har også lokalpolitikerne vanligvis forpliktet seg til å følge folkemeningen. I forbindelse med kommunereformen vil det fortsatt være opp til kommunene selv å avgjøre om de ønsker å spørre om innbyggernes råd ved folkeavstemning eller ved for eksempel å benytte en spørreundersøkelse. Departementet vil dekke kroner til hver kommune i forbindelse med høring av og informasjon til innbyggerne. Den enkelte kommune bør vurdere hvor godt egnet en folkeavstemming er som høringsmetode i forbindelse med kommunesammenslåinger. Ulike høringsmøter kan ha ulike effekter på beslutningsprosessene. Valg av høringsmåte må derfor vurderes utfra hvilke krav som det er naturlig å stille til en høringsprosess. Dette dreier om hvorvidt den aktuelle høringsmåten bidrar til: å frembringe representativ informasjon å skape dialog at innbyggernes standpunkter bygger på kunnskap og innsikt å gi informasjon om styrken i innbyggernes standpunkter og hvilke argumenter som er utslagsgivende Når det gjelder innbyggermedvirkning og dialog kan man bl.a. skille mellom strukturelle, prosessuelle og forvaltningsorienterte virkemidler. De strukturelle virkemidlene er 1 Brandtzæg, B. A. (2014) Hvordan gjennomføre en kommunesammenslåing. Erfaringer og innspill fra frivillige sammenslåinger TF-notat 35/2014 Kapittel 2 SIDE 27

28 permanente organer hvor brukerne/innbyggerne gis plass, og hvor de kan være med å fremme sine synspunkter. De prosessuelle virkemidlene har avgrenset varighet og benyttes for å innhente opplysninger og synspunkter fra innbyggerne i bestemte saker eller prosesser. I forbindelse med forvaltningsorienterte virkemidler, er det i første rekke forvaltningen selv som setter seg mål og standarder som de skal forsøke å oppnå for å gi innbyggerne et best mulig tilbud. I forhold til en kommunesammenslåing er det de prosessuelle virkemidlene som er av størst relevans. Dette fordi dette er virkemidler som har avgrenset varighet, og som benyttes i den løpende dialogen mellom innbyggerne og kommunen. Aktuelle prosessuelle virkemidler kan være: Folkeavstemming Opinionsundersøkelser Utvidede folkehøring, søkekonferanser og visjonsseminar Fokusgrupper Høring Referansegrupper og innbyggerpanel Vi vil i det følgende foreta en gjennomgang av de aktuelle virkemidlene Folkeavstemming Folkeavstemming er som nevnt den tradisjonelle måten å innhente innbyggernes syn på en kommunesammenslåing. Selv om makten for å avgjøre sammenslåingsspørsmålet er lagt til kommunestyrene, har det vært mest vanlig med rådgivende folkeavstemming ved sammenslåing fordi spørsmålet er viktig for folk flest. I representative demokrati er valg og folkeavstemming den viktigste formelle kommunikasjonskanalen mellom styrende og styrte. Norge har imidlertid ingen sterk tradisjon for å benytte folkeavstemming som demokratisk virkemiddel. I andre land, som f.eks. Danmark, Sveits og USA, er dette et instrument som er benyttet i større grad. Bruk av folkeavstemminger berører en del demokratiske problemstillinger som det kan være viktig å være oppmerksom på. Folkeavstemminger kan ha en tendens til å støtte opp om de motsetningsorienterte trekkene knyttet til politiske spørsmål. Det vil si at de ikke legger godt til rette for dialog og vurderinger av ulike sider av en sak av en sak hvor man i fellesskap og søker gode løsninger gjennom bred, omforent konsensus. Deltakelse i demokratiske prosesser blir gjerne sett på som viktig for å bidra til demokratisk læring, for å skape politisk engasjement og derigjennom bidra til å styrke og videreutvikle demokratiet. Det kan stilles spørsmål ved hvorvidt folkeavstemminger bidrar til å støtte opp om disse idealene. Gjennom folkeavstemming kan velgeren utføre sin deltakelse alene og for seg selv, uten en debatterende deltakelse. I dette ligger at avveininger i stemmeboksen ikke nødvendigvis er et resultat av dialog, og at mange kan ha vært passive tilhørere av eventuelle offentlige debatter i forkant. 2 Basert på: Bolkesjø, T. & Brandtzæg, B.A Den vanskelige dialogen. Om innbyggerhøring og evaluering av forsøket på kommunesammensluting i Valdres i Telemarksforsking-Bø. Rapport nr SIDE 28

29 Gjennom folkeavstemming har alle muligheter for å utrykke sin mening, men folkeavstemminger innebærer at det er klare valgalternativ. I spørsmål om kommunesammenslutninger er alternativet ja eller nei. Folkeavstemminger kan være mindre egnet for å få fram meninger og bakgrunn for synspunkter samt styrken i disse. Ved lav valgdeltakelse kan det også reises spørsmål ved hvorvidt stemmeresultatet er representativt for innbyggernes syn. I slike tilfeller kan det være grunn til å stille seg spørsmål om hvilke synspunkter den store andelen som ikke stemte hadde. Var de positive, negative, usikre eller likegyldige? Ved å gjennomføre en «politisk bindende» folkeavstemming overlater politikerne til innbyggerne å fatte en avgjørelse, selv som slike folkeavstemminger i utgangspunktet er rådgivende. Dersom politikerne gjennom dette frasier seg ansvaret, kan det også gjøre det vanskelig å få til politisk engasjement og debatt rundt spørsmålet, både mellom politikerne og mellom politikere og innbyggerne. Dette kan medføre liten bevissthet om hva som er utfordringsbildet, målsetninger og effekter av en kommunesammenslåing, og at folkeavstemmingen blir en kanal for spesielt engasjerte interessegrupper. Som grunnlag for å gjennomføre en folkeavstemming er det på forhånd viktig å gjennomføre en bred og inkluderende prosess der positive og negative sider ved ulike alternativer er belyst. Dette vil være en forutsetning for at innbyggerne skal kunne gjøre seg opp et veloverveid standpunkt. Dersom det er usikkerhet om hva en sammenslåing vil innebære, kan sannsynligheten for å stemme for den eksisterende situasjonen være større «man vet man har, men ikke hva man får». Prosessen fram mot en folkeavstemming må derfor legge vekt på å få til en dialog om det framtidige utfordringsbildet, målene for framtidig utvikling og i hvilken grad man sammen kan løse felles utfordringer. Det vil være viktig å unngå at prosessen blir en «skyttergravsdebatt», der hver side kun er opptatt av finne argumenter for eller mot. En slik prosess kan også være uheldig for det videre samarbeidet dersom en mulig sammenslåing ikke blir realisert. 1.2 Opinionsundersøkelser Opinionsundersøkelser er en vanlig metode for å hente inn folk synspunkter og oppfatninger i forhold ulike spørsmål og problemstillinger. Opinionsundersøkelser kan legges opp slik at de gir et representativt inntrykk av befolkningens synspunkter med relativt små feilmarginer. Slike undersøkelser forutsetter at man trekker et representativt utvalg av den befolkningsgruppen man ønsker å undersøke. I tillegg gir slike undersøkelser også muligheter for å fange opp mer nyansert synspunkter blant innbyggerne, f.eks. grad av sikkerhet, hvorfor de stemmer det ene eller andre, styrken i standpunktene, forutsetninger for å endre standpunkt o.l. Sånn sett kan en opinionsundersøkelse gi et mer representativt uttrykk for folkemeningen enn en folkeavstemming. En ulempe kan være at spørsmålene i stor grad vil være forhåndsdefinerte, noe som kan medføre at undersøkelsen fokuserer på spørsmål som ikke innbyggerne er opptatt av. Dersom spørsmålene som stilles har vært lite debattert og fokusert på forhånd, kan man også her risikere å få lite gjennomtenkte svar, noe som innebærer at folk kan endre synspunkt etter hvert som de får satt seg grundigere inn i spørsmålene. Her kan postale spørreskjema eller nettbaserte spørreskjema ha en fordel i forhold til telefonintervju, ved at innbyggerne får bedre tid til å vurdere spørsmålene samtidig som det i større grad er SIDE 29

30 muligheter for mer åpne spørsmål og svar. Det siste gir større muligheter for å fange opp synspunkter som ikke dekkes av de forhåndsdefinerte spørsmålene. Dersom man benytter spørreundersøkelse som alternativ til folkeavstemming, krever dette at dataene blir grundig analysert og kommunisert til innbyggerne. Dette krever også at man har et bevisst forhold til hvordan en spørreundersøkelse skal benyttes før den settes i gang. Dersom innbyggerne får en følelse av at resultatene ikke blir tatt hensyn til, eller at undersøkelsen blir benyttet for å forsøke å legitimere visse synspunkter, kan dette bidra til å skape mistillit og irritasjon blant innbyggerne. Ved at opinionsundersøkelser gjør det mulig å få kjennskap til styrken i innbyggernes synspunkter samt årsaker og forutsetninger for å stemme det ene eller andre, kan dette bidra til å gi politikerne bedre muligheter for å ta egne beslutninger. Samtidig kan beslutningene begrunnes utfra, og ivareta, innbyggernes synspunkter. I forhold til folkeavstemminger gir opinionsundersøkelser muligheter for innbyggerne til å uttrykke mer nyanserte synspunkter i forhold til en kommunesammenslutning, men de gir ikke uten videre et grunnlag for bedre dialog. Dersom opinionsundersøkelser skal fungere som et redskap for å styrke innbyggerdialogen, bør slike undersøkelser også gjennomføres i en tidlig fase av sammenslåingsprosessen. Spørsmål og synspunkter fra innbyggerne kan da danne grunnlag dialog-, debatt- og informasjonstiltak i en senere fase. 1.3 Utvidede folkehøringer, søkekonferanser og visjonseminar Utvidede folkehøringer er et opplegg der man samler en tilfeldig utvalgt gruppe og presenterer gruppen for synspunkter og argumenter for og mot et forslag om f.eks. kommunesammenslåing. Gruppen bør være så stor at det kan gi mening å snakke om representativitet. En slik samling kan starte med en paneldebatt der representanter med ulike synspunkter deltar. Hoveddelen av samlingen bør imidlertid brukes til gruppearbeid. En fordel med utvidede folkehøringer, er at de lettere kan fange opp synspunkter til personer og grupper som for øvrig er lite representert i den offentlige debatten. Selve opplegget kan bidra til å styrke kunnskapsgrunnlaget, og gi beslutningstakerne inntrykk av styrken i de ulike synspunktene, og i hvilken grad deltakerne er tilbøyelige til å endre mening. Utvidede folkehøringer minner mye om det som ellers bærer navn som visjonsseminar, søkekonferanser og forventningseminar. Slike tiltak benyttes gjerne som startkonferanser der man ønsker å gå i gang med prosjekter eller utviklingsarbeid, hvor man gjennom bred medvirkning er ute etter informasjon, ideer, forslag til løsninger og tiltak som danner et grunnlag eller «kick off» for videre arbeid. Slike konferanser utgjør en arrangert møteplass for politikere, ansatte og innbyggere. Selve konferansen legger vekt på gruppearbeid, der deltakerne får medvirke i en prosess. Et hovedformål er å legge forholdene til rette slik at man får fram synspunkter og meningsutveksling mellom de ulike gruppene. Det er viktig å få fram at virkeligheten oppleves forskjellig. Ved at folk som representerer ulike grupper settes sammen, er hensikten å få et mer fullstendig virkelighetsbilde. Denne arbeidsformen brukes på de fleste områder innenfor kommunen, f.eks. innenfor enkelttjenester, på tvers av tjenester, i politikkutformingen eller i nærmiljøarbeidet. Den kan også utnyttes i forbindelse med utarbeidelse av planer, i prosjektarbeid, i utviklingsarbeid, i endringsprosesser og i omstillingsarbeid hvor medvirkning fra innbyggere er en forutsetning. Slike konferanser kan også være aktuelle for å kartlegge spørsmål, holdninger, synspunkter og forventninger til en SIDE 30

31 kommunesammenslåing, og kan ha positiv betydning for å skape engasjement og for å forankre prosessen i befolkningen. Slike konferanser kan være en positiv opplevelse for de fleste deltakerne, uavhengig av om de er ansatt, politiker, innbygger eller bruker. Selv om konferansen er vellykket, vil det være en utfordring å videreføre arbeidet slik at konferansen ikke bare blir en «happening». Dersom oppfølgingen svikter, kan man risikere at entusiasme og forventninger blir snudd til det motsatte. Gjennom utvidede folkehøringer kommer man i direkte dialog med innbyggerne. Dette gir muligheter for å fange opp synspunkter og holdninger som ikke kommer fram gjennom opinionsundersøkelser og den offentlige debatten. Gjennom gruppearbeid og samtaler kan deltakerne få bedre innsikt og forståelse av hva en kommunesammenslåing innebærer. Folkehøringer vil ikke gi et like representativt inntrykk av holdningene til bestemte spørsmål som en opinionsundersøkelse, men man kan få et godt inntrykk av hvilke argumenter og spørsmål som er framtredende, og hva som vil være utslagsgivende for å stemme det ene eller andre. Slike folkehøringer kan danne et viktig grunnlag for en politisk debatt, og bidra til å gi politikerne et bedre grunnlag for å ta egne standpunkt og begrunne sine valg. 1.4 Fokusgrupper Fokusgrupper er en form for gruppeintervju, der formålet er få fram ulike grupper sine synspunkter. Dynamikken i slike grupper kan gi et godt bilde på holdningene til temaet man ønsker å fokusere på. Det som framheves som den ideelle størrelsen på fokusgrupper er 8-10 medlemmer. Alle har da muligheter for å komme til orde samtidig som det blir lettere får til god gruppedynamikk enn hvis gruppa er større. I sammensetningen av gruppene bør det legges vekt på at disse har relevante fellestrekk, f.eks. i forhold til alder, bosted, yrkesgruppe o.l. I forhold til utvida folkehøringer blir det pekt på at fokusgrupper kan være et bedre virkemiddel for mer inngående kartlegging av holdninger blant ulike befolkningsgrupper. Ved at man observerer samtalen i en slik gruppe, kan man få inntrykk av hvilke argumenter og synspunkter som har størst gjennomslagskraft. Fokusgrupper muliggjør direkte dialog med innbyggerne, men det er ikke sikkert at de synspunkter som kommer fram, nødvendigvis er representativ for de innbyggerne gruppen er ment å representere. Dersom man ønsker å få fram representative synspunkter, vil man imidlertid være avhengig å etablere mange flere grupper, noe som kan være arbeidskrevende. 1.5 Høring Høring er også en måte å samle inn innbyggernes synspunkter på, men det vil på samme måte som ved folkeavstemming være opp til den enkelte å engasjere seg. En høring gir imidlertid også muligheter til å komme med mer begrunnede syn og kommentarer. Høringen kan gjennomføres med bruk av ulike metoder. Innbyggerne kan f.eks. gis anledning til å tilkjennegi sine synspunkter gjennom internett, brev til kommunen, telefon eller personlig kontakt. Høringer er en metode hvor alle innbyggerne i prinsippet har anledning til å uttale seg, og innbyggerne står fritt til å fremme det de måtte ha på hjertet. Høringer kan således være en SIDE 31

32 metode for å få inn ulike synspunkter fra innbyggerne, men problemet vil igjen være at det som oftest er de mest engasjerte og ressurssterke som uttaler seg. Man har således ingen garanti for at synspunktene som kommer inn er representative for ulike befolkningsgrupper eller befolkningen som helhet. Dersom høringer skal være et redskap for å skape dialog, er man avhengig av at synspunkter og spørsmål som kommer inn gjennom høring, følges opp og diskuteres i etterhånd. 1.6 Referansegrupper og innbyggerpanel Med referansegrupper og innbyggerpanel menes fora hvor man oppnevner faste representanter for brukerne til å komme med innspill til hele eller deler av virksomheten/prosessen i en mer eller mindre avgrenset periode. Den mest kjente ordningen her er bruk av referansegrupper. I referansegrupper vil brukerne normalt være representert med én eller noen få representanter, mens et innbyggerpanel normalt er bredere sammensatt. I forhold til en kommunesammenslåing kan man tenke seg det opprettes slike grupper som har til hensikt å følge prosessen. Formålet vil da være å sikre at prosessen legges opp slik at den involverer og tar hensyn til innbyggerne, fanger opp deres synspunkter og behov, og at disse blir fulgt opp på en hensiktsmessig måte. Avhengig av sammensetning, kan slike grupper også benyttes til å formidle ønsker og behov i forhold til framtidig tjenesteutvikling i en eventuell ny kommune. 1.7 Samlet vurdering I forbindelse med en kommunesammenslåingsprosess kan det være aktuelt å bruke ulike former for innbyggerhøring i ulike faser av prosessen. Ved valgt av høringsmåte vil det derfor være viktig å være bevisst hvilke hensyn som ivaretas med ulike måter å høre på. Som nevnt innledningsvis, kan viktige vurderingskriterier for å vurdere ulike høringsmetoder være hvorvidt de gir: representative svar fra befolkningen innbyggerne kunnskap og innsikt om konsekvenser av en sammenslutning muligheter til å skape god dialog mellom kommunen og innbyggerne muligheter for innbyggerne til å fremme sine synspunkter politikerne et godt beslutningsgrunnlag for selv å avgjøre spørsmålet om kommunesammenslåing eller ikke Nedenfor har vi foretatt en klassifisering av hvordan ulike høringsmøter ivaretar ulike kriterier. Klassifiseringen representerer en faglig skjønnsmessig vurdering som bl.a. baserer seg på teoretiske og empiriske erfaringer. Tabellen viser at folkeavstemminger og opinionsundersøkelser er de høringsformene som gir mest representative data. Hvorvidt folkeavstemminger gir representative data er imidlertid avhengig av valgdeltakelsen. Ved flere gjennomførte folkeavstemminger har valgdeltakelsen vært lav, noe som gjør at det kan reises tvil om hvorvidt folkeavstemminger er egnet til å gi uttrykk for folkemeningen. Opinionsundersøkelser vil således høyst sannsynlig gi vel så representative data som folkeavstemminger. Samtidig gir opinionsundersøkelser muligheter for å fange opp mer SIDE 32

33 nyansert synspunkter blant innbyggerne, f.eks. grad av sikkerhet, hvorfor de stemmer det ene eller andre, styrken i standpunktene, forutsetninger for å endre standpunkt o.l. Dette øker politikernes handlingsrom i forhold til å fatte egne beslutninger. Tabell 1 Ulike høringsmåter vurdert ut fra aktuelle kriterier. 5 betyr at kriteriet er godt ivaretatt. 1 betyr at kriteriet er dårlig ivaretatt. Høringsmåter Representativitet Kunnskap og innsikt om konsekvenser Betydning for dialog Kriterier Innbyggernes muligheter til å fremme sine synspunkter Politikernes muligheter til å ta en selvstendig avgjørelse Rådgivende folkeavstemming Opinionsunder-søkelse ved telefonintervju Opinionsundersøkelse ved postale eller nettbaserte skjema Utvida folkehøringer Fokusgrupper Høring I forhold til opinionsundersøkelser gir utvida folkehøringer og fokusgrupper bedre muligheter for innbyggerne til å uttrykke sine synspunkter, etablere dialog mellom kommunen og innbyggerne og for å skape bedre innsikt og forståelse av hva en kommunesammenslåing vil innebære. Disse høringsformene gir mindre representative data enn opinionsundersøkelser, men de kan være egnet for å fange opp en større bredde av synspunkter, samtidig som de gir et inntrykk av hvilke holdninger som er fremtredende og som har gjennomslagskraft. Slike høringsformer kan gi grunnlag for en debatt som fokuser på spørsmål som innbyggerne er opptatt av, og øker mulighetene for politikernes muligheter for å ta en selvstendig avgjørelse, og til å begrunne denne ut fra befolkningens synspunkter og behov. Gjennomgangen tyder på andre høringsformer enn folkeavstemming kan være bedre egnet for å fange opp innbyggernes synspunkter, involvere innbyggerne, skape dialog og for å fremme en felles virkelighetsoppfatning. Erfaringene fra gjennomførte sammenslåingsprosesser viser at det er behov for å finne fram til gode modeller for å fremme bedre medvirkning, dialog og debatt i forbindelse med en sammenslåingsprosess. Dersom man velger folkeavstemming som høringsmetode, vil det, dersom man skal skape en god dialog og forståelse av utfordringsbildet og de muligheter og utfordringer som ligger i ny kommunestruktur, være nødvending med bruk av andre høringsmetoder i en tidlig fase av prosessen. Scenarieprosesser kan være nyttige for å tydeliggjøre ulike utfordringer og fremtidsbilder som følge av ulike kommunestrukturalternativer. SIDE 33

34 Sauherad kommune Arkiv: FE-026 Saksmappe: 15/ Saksbehandler: Hans Erik Utne Dato: Kommunestruktur/kommunereform - Midt-Telemarkintensjonsavtale Utvalgssaksnr Utvalg Møtedato 003/16 Adminstrasjonsutvalget /16 Formannskapet Forhandlingsutvalgets innstilling: Forhandlingsutvalget anbefaler at kommunestyret legger «Intensjonsavtale for ny kommune i Midt-Telemark» frem for innbyggerne i Sauherad. SIDE 34

35 Sammendrag Kommunestyret i Sauherad har tidligere behandlet sak om kommunereform følgende ganger: KS Sak 105/ KS Sak 69/ KS Sak 53/ KS Sak 42/ KS Sak 07/ KS Sak 03/ KS Sak 70/ KS Sak 34/ KS Sak 11/14 De politiske vedtakene er vedlagt saken. Bakgrunn Med bakgrunn i tidligere vedtak så har forhandlingsutvalget fremforhandlet «Intensjonsavtale for ny kommune i Midt-Telemark. Viser for øvrig til avtalen som ligger ved saken i sin helhet. Politisk behandling Forhandlingsutvalget legger frem saken for: Administrasjonsutvalget Politisk referansegruppe jfr. KS vedtak sak 042/15,pkt Kommunestyret Viser og til «Veileder KRD «Formelle rammer nye kommuner» som ligger vedlagt saken. Hans Erik Utne Rådmann Dokumentliste fra saken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 3 I Midt-Telemarkrådet Referat fra møte i forhandlingsutvalget - Ny kommune Midt-Telemark X Avisinnlegg Varden ordfører /varaordfører I Rita Slåbakk og Tom Sverre Aasland Forslag utsettelse av behandling om intensjonsavtale i KS SIDE 35

36 9 U Rita Slåbakk og Tom Sverre Aasland Svar på brev om forslag utsettelse av behandling om intensjonsavtale i KS Trykte vedlegg: Vedlegg: Dok.dato Tittel Dok.ID Intensjonsavtale Nye Midt Telemark kommune pdf oversikt KS politiske vedtak kommunereform.doc veileder_formelle_rammer_nye_kommuner.pdf SIDE 36

37 SIDE 37

38 SIDE 38

39 SIDE 39

40 SIDE 40

41 SIDE 41

42 SIDE 42

43 SIDE 43

44 SIDE 44

45 SIDE 45

46 SIDE 46

47 Behandlinger Kommunestyret i Sauherad har tidligere behandlet sak om kommunereform følgende ganger: KS Sak 105/ KS Sak 69/ KS Sak 53/ KS Sak 42/ KS Sak 07/ KS Sak 03/ KS Sak 70/ KS Sak 34/ KS Sak 11/14 Vedtakene KS-104/15 Vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering KS-069/15 Vedtak: Kommunestyret velger slikt forhandlingsutvalg for kommunereformen Medlemmer Ordfører Mette Haugholt AP Varaordfører Alf Rose Sørgaarden KRF Per Simon Slettebø, SP Personlig varamedlemmer Aslaug Norendal, V Torstein Haukvik, KRF Erik Søndergaard, H KS-053/15 Vedtak: Sauherad kommune takker ja til invitasjon fra Nome kommune om å starte forhandlinger om en ny kommune i Midt-Telemark i tråd med kommunestyrevedtak 007/15. 1 SIDE 47

48 KS-042/15 Vedtak: 1. Kommunestyret oppnevner et forhandlingsutvalg som sammensettes slik: - Ordfører - Varaordfører - Leder av det største opposisjonspartiet. Forhandlingsutvalget får fullmakt til å fatte vedtak som gjeld forprosjektet og som sikrer framdrift av dette, samt forhandle frem utkast til intensjonsavtale mellom de aktuelle kommunene. 2. Rådmann deltar i utvalgets møter og sørger for praktisk bistand til utvalgets arbeid. 3. Forhandlingsutvalget skal bruke formannskapet med 1 representant fra partier som ikke er representert i formannskapet, som politisk referansegruppe før hvert forhandlingsmøte. 4. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud skal involveres i de ulike forprosjektene gjennom deltaking i referansegrupper 5. Det interkommunale forhandlingsutvalget gis følgende mandat: Utarbeide en intensjonsavtale som beskriver bl.a.: Mål og prinsipper for sammenslåingsprosessen Kommunens navn og symboler Mål for den nye kommunen Tjenestetilbud herunder lokalisering og struktur Kompetanse og tjenesteproduksjon Kommunikasjon, samfunns- og næringsutvikling Økonomiforvaltning Fremtidige investeringsprosjekter Effektivisering Kommunen som arbeidsgiver Informasjon 6. Utredningen bør være ferdig slik at den kan fremlegges for kommunestyret tidlig i Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende administrasjonsutvalget, formannskapet og kommunestyret om utvikling og status i forhandlingene. 8. Rådmannen utarbeider forslag til en plan som skal sikre at innbyggere, lag og foreninger, næringslivet, tillitsvalgte og ansatte blir tilstrekkelig informert, og at de får anledning til å uttale seg og gjøre sitt syn gjeldende og derved anledning til å medvirke i kommunestrukturprosessen. 9. Rådmannens forslag til plan legges frem for kommunestyret til godkjenning 2 SIDE 48

49 KS-007/15 Vedtak: Sauherad kommune går inn i to forprosjekt etter invitasjon fra Bø kommune og Notodden kommune. Ordføreren kommer tilbake til kommunestyret for endelig vedtak når det er klargjort hvilke kommuner som ønsker delta i forprosjektene og hva som skal utredes. Forprosjekta må inkludere konsekvensutredning for den enkelte kommune ved eventuelle grensejusteringer KS-002/15 Vedtak: 1.Kommunestyret vil gå videre fra forstudierapporten til et forprosjekt for de seks kommunene Lifjell rundt, med tanke på framtidig sammenslåing. 2.Det legges opp til politisk behandling av forprosjektet i inneværende kommunestyreperiode, med vekt på god innbyggerinvolvering i forkant KS-070/14 Vedtak: Saken tas til orientering KS-034/14 Vedtak: Sauherad kommune deltar i en forstudie om kommunesammenslåing med kommunene Hjartdal, Nome, Seljord, Notodden, og Bø i tråd med den ramme som er fremlagt i saken KS-011/14 Vedtak: Sauherad kommune er positiv til en forstudie om kommunesammenslåing. Forutsetning for dette er at den er eksternt finansiert. Ordføreren følger opp saken. Når det ligg føre eit forslag til ramme for «forstudie om kommunesammenslåing» legg ordføraren dette fram for kommunestyret. 3 SIDE 49

50 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Veileder Formelle rammer i byggingen av nye kommuner Veilder del 1 SIDE 50