1 Strategisk personalplanlegging ved DMF Fakultetsstyremøte 1. mars 2012 DMF/hr/gmy
2 Agenda: Hva er strategisk personalplanlegging Bakgrunn for prosjektet Formål/mål - Strategisk personalplanlegging ved DMF Status Verktøy Handlingsplan strategisk HR Prosess
3 Hva er personalplanlegging? (Peter Drucker) Hva må vi gjøre i dag slik at vi kan være forberedt på en usikker morgendag?
4 Planleggingsnivåer Bemanningsplanlegging For å skaffe personalet som trengs Individuell planlegging For å vedlikeholde de som allerede er ansatt
5 Tidsperspektiver i personalplanlegging Strategisk personalplanlegging (fremtid mot nåtid) Fremtidsbilder baseres på mål, policy og visse forutsetninger avhengig av hvor raskt omgivelsene skifter Taktisk / operativ planlegging (nåtid mot fremtid) Konkrete tiltak for et år eller kortere. Hva gjør vi i år, hvilke konkrete planer har vi og hvordan skal de gjennomføres?
6 Ulike perspektiver for prosjektet Person/individ Medarbeidere, medarbeidersamtaler, kompetanseutvikling System Tekniske støttesystemer/verktøy; PAGA, virksomhetsstyring Organisasjon Rutiner/prosesser, kultur, HR fakultet/sentralt, ledere/rektorat
7 Bakgrunn for prosjektet ved DMF Styresak 19/07 NTNUs personalpolitikk vedtatt Som oppfølging av denne: NTNUs HR-prosjekt fra personal til HR Prosjektets formål er å støtte opp under NTNUs primærvirksomhet gjennom å utvikle en profesjonell HR-funksjon Strategisk personalplanlegging - et delprosjekt under HRprosjektet
8 HR-prosjektet:
9 Strategisk personalplanlegging 1) Virksomhetsidè (visjon, strategier, verdier, samfunnsoppdrag..) 2) Overordnede mål (personalpolicy NTNU..) 3) Handlingsplan strategisk HR DMF 4) Kartlegge framtidige behov for bemanningsressurser og kompetanse 5) Kartlegge og analysere nåsituasjon bemanningsressurser og kompetanse 6) Personalbehov = personaltilgang +/- personalavgang (GAP) 7) Strategisk personalplan (planer og programmer)
10 Formålet/hensikten med Strategisk personalplanlegging ved DMF: Rett person er på rett plass til riktig tid og til riktig pris i hht. enhver tid gjeldende strategier og målsetning
11 Hva skal vi oppnå? At DMF definerer og dimensjonerer det nåværende og framtidige personalbehovet for å sikre en kvalitativt god tjeneste innenfor de prioriterte områdene, både i undervisning, forskning, formidling og innovasjon At DMFs ledelse har en bevisst holdning med sikte på å beholde og rekruttere kvalifiserte og motiverte medarbeidere, utvikle og utnytte de menneskelige ressurser og legge til rette for en livsfaseorientert personalpolitikk At DMFs ledelse har et langsiktig perspektiv på kompetanseutvikling hos medarbeiderne
12 Prosjektets mål: Prosjektet skal i samarbeid med NTNUs sentrale HR-prosjekt utvikle, beskrive og implementere prosesser og verktøy for strategisk personalplanlegging ved DMF. Nødvendig kompetansebygging skal iverksettes og evt. tiltak knyttet til organisasjon og kultur skal beskrives og iverksettes, herunder sørge for implementering, blant annet informasjon og opplæring.
13 Funn etter gjennomgang med kontorsjefer/seksjonssjefer Lite verktøystøtte mange og ulike versjoner av manuelle bemanningsoversikter bruker mye ressurser på å fremskaffe beslutningsdata Ønske om bedre dialog mellom fakultet/institutt Opplever å ha for dårlig oversikt over undervisningsforpliktelser Skulle hatt bedre grunnlag for dimensjonering av stillinger
14 Verktøy nåsituasjon bemanning: Bemanningsoversikt HR-indikatorer Undervisningsforpliktelser Betenkning/stillingsbeskrivelser/kravspek Forrige medarbeidersamtale - dokumentasjon Arbeidsmiljøundersøkelse Produksjon/prestasjon: Aktivitetsrapport Cristin PAGA Kompetanseoversikt
15 Verktøy for å fylle GAP (personaltilgang +/- personalavgang): Rekruttering Karriereplaner/-veier Vitenskapelige inkl. rekrutteringsstillinger, tekniske, administrative, ledere Belønning (system og praksis) Endring arbeidstid-/sted (livsfase, IA, permisjon, seniorpolitikk..) Kompetanseutvikling Kurs/etter- og videreutdanning Jobbrotasjon Strategisk rettet medarbeidersamtale med konkret plan for videre utvikling
16 «Handlingsplan for Strategisk HR» Hvordan få strategi og hverdag til å henge sammen? Etablere plan som følger strategi 2011-2020 for DMF Formål: skal bidra til /legge til rette for at ledere og medarbeidere arbeider for å oppnå felles mål handlingsplan for strategisk HR bygger opp under strategier i et langsiktig perspektiv. Gjennom årlige kontinuerlige tiltak vil kortsiktige tiltak, basert på erfaringer, være veien til overordnede mål.
17 Prosess Årshjul følger øvrige prosesser ved DMF (budsjett/langtidsbudsjett) operativt og langsiktig beslutninger / beslutningstakere Koordineres med øvrige verktøy
18 Status verktøy er definert og er under utarbeidelse handlingsplan for strategisk HR diskusjonsgrunnlag vil foreligge i begynnelsen av mars nettside er etablert forslag til modell/prosess er under utarbeidelse i arbeidsgruppen verktøy og prosesser skal publiseres på HR-portalen lederhåndbok