KONKURRANSEGRUNNLAG Tjenestekonsesesjon Drift av Ula camping for Larvik kommune (Oppdragsgiver)
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 3 1.1 INFORMASJON OM ANSKAFFELSEN 3 1.2 AVTALENS VARIGHET OG ANTALL LEVERANDØRER 3 1.3 KUNNGJØRING/ANSKAFFELSESPROSEDYRE 4 1.4 KONTAKTPERSON FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN 4 2 FRISTER 4 2.1 TIDSFRISTER 4 2.2 VEDSTÅELSESFRIST 4 2.3 MERKING AV TILBUDET 4 2.4 TILBUDSKONFERANSE/TILBUDSBEFARING 4 3 GENERELT OM TILBUDET 5 3.1 TILBUDSINNLEVERING 5 3.2 SPRÅK 5 3.3 FORBEHOLD 5 3.4 ALTERNATIVE TILBUD 5 3.5 TILBUDSÅPNING 5 3.6 TILBUDSINNHOLD 5 3.7 GENERELLE KRAV TIL TILBUDSUTFORMING 6 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 6 4.1 ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD 6 4.2 FEIL OG MANGLER I KONKURRANSEDOKUMENTENE 6 4.3 OFFENTLIGHET 6 4.4 RETUR AV TILBUD 6 5 RANGERING AV KONKURRANSEDOKUMENTENE 6 VEDLEGG Vedlegg 1 Tilbudsmappe Vedlegg 2 Egenerklæring - HMS Vedlegg 3 Egenerklæring Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 4 Kart Ula badestrender og camping Vedlegg 5 Kommunestyrevedtak Larvik kommune Side 2
1 INNLEDNING 1.1 Informasjon om anskaffelsen Oppdragsgiver skal etablere driftsavtale av Ula badestrender og camping for sesongen 2016, i perioden 1.5.16 15.9.16. Ula camping: Ula badestrender og camping er et unikt frilufts- og rekreasjonsområde med stor mangfold av vegetasjon og fugleliv. Området eies av Sandefjord kommune og Larvik kommune. Området omfattes av eiendommene gbr. 111/6, 1111/13, 1110/55 og 1110/157 på til sammen 95 daa. Av dette disponeres ca 24 daa til campingformål i campingsesongen fra 1. mai-15. september (lilla farge på vedlagte kart). Campingvogner kan (jfr. vedlagte kommunestyresak) kun plasseres på parsellen kalt Tjønneløkka (markert med blå skravur på vedlagte oversiktskart) Ula badestrender og camping skal være tilgjengelig for allmennheten i campingsesongen, og allmennheten skal ha fri adgang til sanitæranlegget. Ferdsel med motorkjøretøy innenfor området er ikke tillatt. Unntatt herfra er plassering/fjerning av campingvogner samt varetransport og liknende knyttet til utleiers og leietakers virksomhet. Trafikk til og fra campingområdet skal gå over Refsholt iht. privat avtale leietaker er ansvarlig for å framforhandle. Arrangementer knyttet til strand- og/eller campingområdet skal godkjennes av utleier. Fortrinnsvis skal dette skje i form av en plan for sesongen som fremlegges i løpet av mai måned. Arrangementer på dager som ikke er datofestet før sesongoppstart, må varsles til hyttenaboer og kommunen minst 14 dager før. Det er ikke anledning til å la vogner stå og plattinger bli liggende utenom campingsesongen. Vognene fjernes fra campingplassen etter sesongen, mens plattingene lagres på anvist område. Bestående vegetasjon kan ikke fjernes eller beskjæres vesentlig uten utleiers samtykke. Søker/leietaker påtar seg anvar for å organisere og drive campingvirksomhet på Ula badestrender og camping i tråd med konkurransegrunnlaget i utlysningen. Larvik kommune kjører strandrensemaskin på stranden 3 ganger i sesongen, i uke 22, 26 og 32. Parkeringsplassen for allmennheten vedlikeholdes av kommunen. Kommunene: - står for utvendig vedlikehold, reparasjon og utskifting av byggtekniske installasjoner og forsikring av kiosk, og sanitærbygg - dekker kommunale avgifter - dekker leie av en lukket og låsbar avfallscontainer for restavfall. 1.2 Avtalens varighet og antall leverandører Varighet Det er følgende kontraktsperiode: 1.5-15.9.2016 Antall leverandører Det velges en -1- leverandør/driver av campingplassen. Larvik kommune Side 3
1.3 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er vurdert å være tjenestekonsesjon som omfattes av lov om ofentlige anskaffelser (LOA), men normalt ikke av forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). For denne tjenestekonsesjonen legges også forskriften til grunn. Denne loven med forskrifter finnes på http://www.lovdata.no/. Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interessenter kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalisering, men tilbyderne må i søknad legge ved etterspurt dokumentasjon som skissert i tilbudsmappen. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. Anskaffelsen er kunngjort i Østlandsposten og på Larvik kommune sine nettsider. 1.4 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen Kontaktperson for anskaffelsesprosessen er: Navn: Guro Hessner Tlf: 33 17 18 16 E-post: guro.hessner@larvik.kommune.no 2 FRISTER 2.1 Tidsfrister Frist for å stille spørsmål Frist for å stille spørsmål til konkurransen er 31.3.16 kl.15.00. Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes pr. e-post til kontaktpersonen. Alle spørsmål vil bli anonymisert og publisert på kommunens nettsider senest i løpet av 1.4.16. Frist for å levere tilbudet Frist for å levere tilbud er 6.4.2016 kl. 12.00. 2.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må minimum vedstå seg tilbudet i 2 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.3 Merking av tilbudet Tilbudet (konvolutten/pakken) merkes: Tilbud Drift Ula camping 2016 2.4 Tilbudsbefaring Tilbyder som ønsker å delta på tilbudsbefaring, må melde seg på til oppdragsgivers kontaktperson. Påmelding må være foretatt senest 18.3.16 kl. 12. Det kan bli avholdt felles tilbudsbefaring med samtlige interessenter 29.3.16 kl. 12.00. Referat fra en eventuell tilbudsbefaring vil bli distribudert via kommunens nettsider. Utgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaring dekkes av den enkelte deltaker. Larvik kommune Side 4
3 GENERELT OM TILBUDET 3.1 Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres inn i to -2- eksemplarer i papirversjon i lukket og merket forsendelse til: Oppdragsgiver: Larvik kommune Avd./Kontaktperson: KMTF Park og friområder/ Guro Hessner Besøksadresse: Feyersgate 7 Postadresse: Postboks 2020 Postnummer og sted: 3255 Larvik I tillegg skal tilbudet leveres som elektroniske versjoner (minnepenn eller tilsvarende) på følgende måte: 1. PDF-format. Oppdragsgiver skal benytte denne versjon til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/én fil. 2. Sladdet versjon. Tilbudet er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet. Det er mulig å sladde tilbudet for taushetsbelagte opplysninger som anses som forretningshemmeligheter. Dersom leverandøren mener det er relevant, skal det leveres ytterligere en kopi av tilbudet som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Sladdet kopi leveres som ett dokument/én fil i PDF-format. Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i ekspedisjonen, Larvik kommune, Feyersgt 7, 3256 Larvik. En representant for for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen er åpen alle hverdager kl. 08.00-15.30. Dersom forsendelsen ikke er oppdragsgiver i hende seinest innen den angitte tilbudsfristen, vil tilbudet bli avvist i sin helhet. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på forskriftens bestemmelse om at tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse. Er ikke forsendelsen lukket eller merket vil tilbudet bli avvist. 3.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 3.3 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold i denne konkurransen. Et hvert forbehold medfører at tilbudet vil bli avvist. 3.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. 3.6 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Larvik kommune Side 5
3.7 Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som er krevd, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn på tilbudsmappen (vedlegg 1). Tilbud som ikke er levert på tilbudsmappen vil bli avvist og ikke vurdert. 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 4.1 Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud. 4.2 Feil og mangler i konkurransedokumentene Oppdragsgiver forventer at tilbyderne i tråd med god tilbudsskikk, skriftlig melder fra om eventuelle uklarheter, feil eller mangler i konkurransdokumentene til oppdragsgivers kontaktperson uten ugrunnet opphold. 4.3 Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en elektronisk utgave av tilbudet på minnepinnen hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Det vises her også til vedlegg 1 Tilbudsmappen og kapittelet om bedriftshemmeligheter. 4.4 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. 5 RANGERING AV KONKURRANSEDOKUMENTENE Denne konkurransen består av følgende dokumenter: Konkurransegrunnlag Vedlegg 1 Tilbudsmappe Vedlegg 2 Egenerklæring - HMS Vedlegg 3 Egenerklæring Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 4 Kart Ula badestrender og camping Vedlegg 5 Kommunestyrevedtak Ved eventuelle avvik i innhold gjelder følgende rangordning mellom dokumentene: Konkurransegrunnlag Vedlegg 1 Tilbudsmappe Vedlegg 2 Egenerklæring - HMS Vedlegg 3 Egenerklæring Lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 4 Kart Ula badestrender og camping Vedlegg 5 Kommunestyrevedtak Larvik kommune Side 6