Det er mye å ta hensyn til - nasjonale utviklingstrekk og initiativer NOKIOS 27.10.2015 Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS
Innbyggerforventninger til kommunen: Tilbyr de tjenestene jeg har behov for, krav på og rett til Tilbyr alle relevante tjenester digitalt Tilpasser tjenestene til mitt behov Gjør det enkelt og intuitivt å finne fram Kommuniserer på et klart språk Gjenbruker opplysninger om meg Tilbyr meg enkel tilgang til alt mitt anliggende med kommunen Gir meg reell kontroll på egne data Misbruker ikke informasjon om meg
Digitaliseringen i offentlig sektor Målet med IKT-politikken er å påvirke utviklingen innen IKT for å oppnå forenkling og effektivisering i offentlig sektor, fremme innovasjon og verdiskaping i næringslivet Forutsetningene for digitaliseringen av offentlig sektor i Norge er at innbyggerne i stor grad er digitale
Føringer fra Stortinget Meld.St.23 (2012-2013) Digital agenda for Norge, - kap. 8 omhandler Digitalisering i offentlig sektor. Her oppstilles følgende mål: Staten skal, så langt det er mulig, være tilgjengelig på nett Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere, organisasjoner og næringsliv En digital forvaltning skal gi bedre tjenester Digitalisering av forvaltningen skal bidra til å frigjøre ressurser til områder hvor behovet er stort Under behandlingen av meldingen i Stortinget ble det gitt støtte til at digital kommunikasjon skal være hovedregelen i fremtiden. Nåværende regjering er i ferd med å lage en nye digital agenda.
Digitaliseringsrundskrivet Samordning med kommunesektoren Virksomheter som forbereder IKT-relaterte tiltak som i vesentlig grad berører kommunesektoren, skal i en tidlig fase drøfte tiltaket med KS (som representant for kommunesektoren). Eventuelle samarbeid håndteres mellom Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KommIT) og den aktuelle statlige virksomhet. Spesielle krav for IKT-relaterte satsingsforslag Når fagdepartementet sender inn IKT-relaterte budsjettforslag i regjeringens budsjettprosess, skal det også sende en kopi til KMD for særskilt vurdering. Forslagene skal i tillegg inkludere et utfylt selvdeklarasjonsskjema. Selvdeklarasjonsskjemaet stiller blant annet krav til departementene og virksomhetene som forbereder IT-relaterte tiltak om at dette skal drøftes med KS i en tidlig fase. Det skal oppgis hvorvidt kommunesektoren berøres og om det allerede er etablert eller planlagt etablert kontakt med KS.
De nasjonale felleskomponentene - er fellesløsninger som offentlige virksomheter skal eller kan benytte for å digitalisere sine tjenester og sin virksomhet. Difi forvalter felleskomponentene ID-porten, Register for digital kontaktinformasjon og reservasjon (heretter Kontakt- og reservasjonsregisteret) og Digital postkasse til innbyggere. Skattedirektoratet forvalter Folkeregisteret, som er en viktig felleskomponent og som påpekt i Digital agenda er rask og enkel tilgang til oppdatert og korrekt informasjon om personer, sentralt for at virksomhetene kan utføre sine oppgaver på en god måte. Kartverket forvalter Matrikkelen. Matrikkelen er landets offisielle eiendomsregister. Den inneholder en oversikt over eiendommer, eiendomsgrenser, adresser og bygninger. Kommunene er lokal matrikkelmyndighet. http://www.kartverket.no/eiendom-ogareal/matrikkelen/ Brønnøysundregisteret forvalter Enhetsregisteret (http://www.brreg.no/registrene/enhet/enhet.html) og Altinn (https://www.altinn.no/no ). Informasjon om felleskomponentene på KMDs nettsider: https://www.regjeringen.no/nb/tema/statlig-forvaltning/iktpolitikk/felleskomponenter/id2342598/
KS digitaliseringsarbeid Digitaliseringsstrategi for kommunesektoren KommIT: Program for IKTsamordning i kommunesektoren ut 2015 KS interessepolitiske posisjoner på digitaliseringsområdet
Kommunale felleskomponenter 1. Noark 5 tjenestegrensesnitt 2. Geointegrasjonsstandarden (GI-standarden) Felles grensesnittstandard og prinsipper for samspill mellom fagsystemer, GIS og sakarkivsystemer i offentlig sektor. 3. KS Resultat xml Standarden bidrar til standardisert integrasjon mellom skjemaløsninger, arkivsystemer og fagsystemer/sakssystemer: 4. Felles kommunal IKT arkitektur 5. Gevinstkokebok og Gevinstverktøy 6. IKT Kostnads- og modenhetsanalyse 7. SvarUt 8. KS Læring 9. Anskaffelsesdokumentasjon for ebyggesak og ebyggesøk (Trondheim er pilot)
Arkiv og dokumenthåndtering Å finne igjen dokumenter er det viktigste formålet for arkivet, både dokumentene som kommer inn eller sendes ut fra organisasjonen, samt organisasjonens interne dokumenter.
Arkiv og dokumenthåndtering
Arkitektur og standardisering For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå.
Leverandørenes rolle
Felles kommunal IKT-arkitektur IKT-arkitektur skaper en slags reguleringsplan for digitalisering. Fokus på felles «byggesteiner» og at retningslinjer fra arkitekturen sørger for at hver enkelt kommune benytter de beste «veiene» innen IKT, og at alle kommunene beveger seg i samme retning. IKT-arkitektur defineres som et sett prinsipper, metoder og modeller som benyttes for å realisere IKT-løsninger i en helhetlig sammenheng med kommunens organisering, arbeidsprosesser og tjenesteproduksjon.
SKATE - Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning Skate er et strategisk samarbeidsråd som skal bidra til at digitalisering av offentlig sektor blir samordnet og gir gevinster for innbygger, næringsliv og forvaltning. Topplederne i virksomheter som har ansvar for nasjonale felleskomponentar er faste medlemmer av Skate. I tillegg skal et utvalg statlige brukervirksomheter inviteres med. Utvalget blir justert jevnlig. Fram til nå har SKATE primært hatt ansvar for samordning og koordinering av arbeidet med de nasjonale felleskomponentene. SKATE jobber nå med nasjonale IKT-arkitekturprinsipper i veikartarbeidet sitt. Veikart for nasjonale felleskomponenter; http://www.difi.no/artikkel/2014/02/beskriving-av-vegkart-nasjonalefelleskomponentar-levert
Helhetlig tilnærming til brukerreiser for innbygger og næringsliv fra SKATE
Målbilde fellesfunksjonalitet fra SKATE
Skates ambisjonsnivå for fellesløsning for informasjonsforvaltning- og utveksling
SKATEs arkitekturmålbilde:
Et mulig fremtidsbilde Bergen kommune SAKSBEHANDLING Generell saksbehandling Plan, byggesaksbehandling Kontorstøtte Møte og utvalgsbehandling Papirløse politikere Sende inn Registrere Motta Fordele Saksbehandling SvarUt Andre fagsystemer BK nettsider Internett, Intranett edialog Roller og rettigheter Tilgjengeliggjøre data/gjenfinning - metadata eskjema Samhandling/datautveksling/webtjenester Integrasjonsløsning/SOA ARKIV Arkivkjerne (Noark5) Produksjon Arkivkjerne (Noark5) Historisk Automatisk overføring av lukkede saker
Arkivarkitektur 1 Skisse pr 3.9.2015 Ferdigstiller detaljer i arkivarkitektur høsten 2015 Skisse: Trondheim byarkiv v/jean P. Caquet
Min Side Saksbehandlings- og fagsystemer Saksbehandlings- Saksbehandlingsog og fagsystemer fagsystemer Saksbehandlings- og fagsystemer CRM ARKIVAR GUI SAKSBEHANDLING SAKSFLYT, DOKUMENTFLYT, DOKUMENTHÅNDTERING, PROSJEKTSTYRING, SAKSBEHANDLINGSSTØTTE, STYRINGSDATA - SAKSBEHANDLING HENVENDELSE MOTTAK, REGISTRERING, JOURNALFØRING, UTSENDING, KUNDEBEHANDLING, STYRINGSDATA - HENVENDELSE ARKIVARTJENESTER BEVARING, KASSASJON, AVSKJERMING, INNSYN, DEPONERING, FEILRETTING, ARKIVBYGGING, INTEGRASJONER, STYRINGSDATA - DOKUMENTASJON Registrering Korrespondansekontroll, offentlig journal KUNDEREGISTER Administrerer kundeforhold SIKKERHETSLØSNING Arkiv Tar vare på og strukturerer dokumentasjon API NOARK 5 WS AD Styrer tilgang, gir rettigheter