Overblikk over kapittelet
2 Arbeide med Data og tabeller I dette kapittelet skal vi lære hvordan man Skriver inn og reviderer data. Flytter data innenfor en arbeidsbok. Finner og erstatter data. Kontrollere og utvide data. Definere tabeller. Med Microsoft Excel 2010 kan man visualisere og presentere informasjon effektivt ved å bruke diagrammer, grafer og formattering, men dataene er den viktigste delen av enhver arbeidsbok. Ved å lære seg å legge inn data effektivt, blir det mindre feil og man gir seg selv bedre tid til å analysere data for å kunne ta avgjørelser i forhold til bedriftens ytelse og retning. Excel tilbyr en mengde varierte verktøy man kan bruke for å legge inn og administrere data effektivt. Man kan for eksempel organisere data i tabeller, som lar deg lagre og analysere data raskt og effektivt. Man kan også legge inn dataserier, gjenta en eller flere verdier og styre hvordan Excel formaterer celler, kolonner og rader som flyttes fra en del av regnearket til en annen med minst mulig innsats. Med Excel kan man kontrollere staving av tekst, finne alternative ord via Synonymordboken og oversette ord til andre språk. I dette kapittelet skal vi lære hvordan man skriver inn og redigerer data, flytter data innenfor en arbeidsbok, finner og erstatter eksisterende data, bruker stavekontroll og referanseverktøy for å fremheve data og organisere data i tabeller. Øvelsefiler Før man kan gjøre øvelsene i dette kapittelet, må man kopiere bokens øvelsefiler til sin datamaskin. Øvelsefilene man trenger for øvelsene i dette kapittelet, finner man i mappen Kapittel02. En komplett liste over øvelsefilene ligger under Bruke øvelsefilene i begynnelsen av denne boken. 29
30 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller Legge inn og revidere Data Etter at man har opprettet en arbeidsbok, kan man begynne å legge inn data. Den enkleste måten å legge inn data er å klikke i en celle og skrive inn en verdi. Denne metoden fungerer veldig bra når man skal legge inn små mengder data, men mindre bra når man skal legge inn en lang sekvens eller serier med verdier. Craig Deware, nestsjefen for markedsavdelingen i Consolidated Messenger, vil for eksempel opprette et regneark med oversikt over de månedlige besparelsene storkunder kan oppnå hvis de tegner eksklusive leveransekontrakter med Consolidated Messenger. For å legge inn disse tallene må han opprette et regneark med oversikt over besparelsene til hver av kundene. Å legge inn sekvensen Januar, Februar, Mars og så videre, gjentatte ganger, kan håndteres ved å kopiere og lime inn første forekomst av denne sekvensen, men det finnes en enklere måte å gjøre det på: bruk Autofyll. Med Autofyll skriver man inn det første elementet av en gjenkjennelig serie, klikker og holder museknappen inne over fyllhåndtaket i nedre, høyre hjørne av cellen, og drar fyllhåndtaket til serien er fullført. Ved å benytte et lignende verktøy, Fyllserier, kan man skrive inn to verdier i serie og bruke fyllhåndtaket til å utvide serien i regnearket. Hvis man for eksempel vil legge inn en serie som starter med tallet 2 og så øker med 2, kan man legge inn 2 i den første cellen og 4 i den neste, merke begge cellene og så bruke fyllhåndtaket for å utvide serien til ønsket sluttverdi.
Legge inn og revidere data 31 Man har litt kontroll på hvordan Excel utvider verdiene i en serie når man drar i fyllhåndtaket. Hvis man for eksempel drar fyllhåndtaket opp (eller til venstre), vil Excel utvide serien slik at den inkluderer tidligere verdier. Hvis man skriver Januar i en celle og så drar fyllhåndtaket til den cellen oppover (eller til venstre), plasserer Excel Desember i den første cellen, November i den neste og så videre. En annen måte å kontrollere hvordan Excel utvider en dataserie er å holde Ctrl inne mens man drar fyllhåndtaket. Hvis man for eksempel merker en celle hvor det står Januar og så drar fyllhåndtaket nedover, vil Excel utvide serien ved å plassere Februar i neste celle, Mars i den etter der, og så videre. Hvis man derimot holder Ctrl inne mens man drar fyllhåndtaket, vil Excel repetere Januar i alle celler i serien. Tips Eksperimenter med hvordan fyllhåndtaket utvider dine serier og hvordan det å holde Ctrl inne samtidig påvirker resultatet. Å bruke fyllhåndtaket kan spare en for mye tid med å skrive inn data. Andre teknikker for å legge inn data vi skal se på i denne seksjonen er Autofullfør, som oppdager om verdien man skriver inn ligner på tidligere verdier; Velg mellom eksisterende verdier fra en nedtrekksliste, og Ctrl+Enter som man kan bruke for å legge inn en verdi i flere celler samtidig. Feilsøking Hvis en Autofullfør ikke dukker opp når man begynner å skrive inn, kan det være at det alternativet er slått av. For å slå på Autofullfør, klikk Fil og så alternativer. I Excel dialogboksen viser man siden for Avansert. I området for redigeringsalternativer velger man Aktiver Autofullfør for Celleverdier og klikker OK. Tabellen oppsummerer teknikkene med å legge inn data. Metode Autofyll Fyllserier Autofullfør Velg fra nedtrekksliste Ctrl+Enter Handling Legg inn den første verdien i en kjent serie og bruk fyllhåndtaket til å utvide serien. Legg inn de første to verdiene i en serie og bruk fyllhåndtaket til å utvide serien. Skriv inn de første bokstavene i en celle, og hvis en lignende verdi er benyttet tidligere i samme kolonne, foreslår Excel den verdien. Høyreklikk en celle og så Velg fra en nedtrekksliste. En liste med eksisterende verdier fra kolonnen vises. Velg den verdien som skal skrives inn i cellen. Velg en rekke celler som man ønsker skal inneholde samme data, skriv dataene i den aktive cellen og trykk Ctrl+Enter.
32 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller En annen hjelpsom funksjon i Excel er Autofyllalternativer knappen som vises ved siden av data man legger til i et regneark med hjelp av fyllhåndtaket. Når man klikker Autofyllalternativer knappen vises en liste med handlinger Excel kan utføre når det gjelder cellene som blir påvirket av fylloperasjonen. Alternativene blir listet opp i tabellen under. Alternativ Kopiere celler Fyll serie Fyll bare formatering Fyll uten formatering Fyll dager, ukedager og så videre Handling Dette kopierer innholdet av valgte celler til cellene som blir indikert av fylloperasjonen. Denne handlingen fyller cellene som blir indikert av fylloperasjonen med neste element i serien. Dette kopierer formatet til de valgte cellene til cellene som blir indikert av fylloperasjonen. Denne handlingen fyller cellene som blir indikert av fylloperasjonen med neste element i serien, uten å ta hensyn til eventuell formatering av kildecellene. Dette alternativet endrer seg i henhold til serien man utvider. Hvis man for eksempel utvider verdiene Onsdag, Torsdag og Fredag, vil Excel vise to alternativer, Fyll inn dager og Fyll inn ukedager, og man kan velge den som passer. Hvis man ikke bruker en gjenkjennelig sekvens, vises ikke denne muligheten.
Legge inn og revidere data 33 I denne øvelsen skal vi legge inn data ved å bruke flere ulike metoder og styre hvordan Excel formaterer en utvidet dataserie. OPPSETT Man trenger arbeidsboken Serier_start workbook som ligger i mappen Chapter02 for å fullføre øvelsen. Start Excel, åpne arbeidsboken Serier_start og lagre den som Serier. Følg så disse trinnene. 1. I regnearket Månedlig velger man celle B3 og drar fyllhåndtaket nedover til man dekker cellene B7: Excel repeterer verdien Fabrikam i cellene B4:B7. 2. Velg celle C3, hold Ctrl inne mens man drar fyllhåndtaket nedover til man dekker cellene C3:C7. Excel repeterer verdien Januar i cellene C4:C7. 3. Velg celle B8 og skriv inn bokstaven F. Excel viser tegnene abrikam i motsatt farge. 4. Trykk Tab for å godta verdien Fabrikam i den valgte cellen. 5. I cellen C8, skriv Februar. 6. Høyreklikk celle D8 og klikk Velg fra rullegardinliste. En liste med verdier fra kolonne D dukker opp under celle D8.
34 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller 7. Fra listen, klikk Todagers. Verdien Todagers vises i celle D8. 8. I celle E8, skriv inn 11802,14, og trykk Tab eller Enter. Verdien Kr 11.802,14 vises i celle E8. 9. Velg celle B2 og dra fyllhåndtaket så den dekker cellene C2:E2. Excel bytter ut innholdet i cellene C2:E2 med verdien Kunde. 10. Klikk Autofyllalternativer knappen og så Fyll bare formatering. Excel beholder de opprinnelige verdiene i cellene C2:E2 men overfører formateringen fra celle B2 til de valgte cellene. RYDD OPP Lagre og lukk arbeidsboken Serier. Flytte data i en arbeidsbok Man kan flyytte til en spesifisert celle på flere ulike måter, men den mest direkte metoden er å klikke i den ønskede cellen. Cellen man klikker i blir innrammet i svart og innholdet, hvis det er noe, kommer til syne i formellinjen. Når en celle blir innrammet er det den aktive cellen, som betyr at man kan endre innholdet i den. Man bruker en lignende metode for å velge flere celler (dette refereres til som en celleområde) - man klikker da på den første cellen i området, holder venstre museknapp nede og drar musepekeren over de cellene man vil velge. Etter at man har valgt en celle eller et celleområde man vil jobbe med, kan
Flytte data i en arbeidsbok 35 man klippe, kopiere, slette eller endre formatet på innholdet i cellen eller cellene. Gregory Weber, sjefen for Northwest Distribution Center i Consolidated Messenger, vil for eksempel kanskje kopiere cellene som inneholder et sett med kolonneetiketter til en ny side som oppsummerer tilsvarende data. Viktig Hvis man velger en gruppe celler, vil den første cellen man klikker i, være den aktive cellen. Man begrenses ikke til å velge celler individuelt eller som del av et celleområde. Man trenger for eksempel å flytte en kolonne med priser ett hakk til høyre for å gjøre plass til en kolonne med overskrifter som indikerer hvilken tjenestekategori (ordinær, to-dagers ekspress, over natten eller prioritert over natten) et sett med tall tilhører. For å flytte en hel kolonne (eller hele kolonner) om gangen, klikker man kolonneoverskriften øverst i regnearket. Når man gjør det, merker man alle celler i den kolonnen og lar deg kopiere eller klippe ut kolonnen og lime den inn et annet sted i arbeidsboken. På samme måte merker man alle celler i en rad ved å klikke på radoverskriften, og man kan da kopiere eller klippe ut denne og lime den inn et annet sted i arbeidsboken. Når man kopierer en celle, et celleområde, en rad eller en kolonne, vil Excel kopiere både cellenes innhold og formatering. I tidligere versjoner av Excel limte man inn de kopierte elementene og klikket på Lim inn alternativer for å velge hvilke aspekter av de kopierte cellene man ønsket å lime inn. Problemet med dette var at man ikke kunne vite hvordan dataene man limte inn ville se ut før man hadde fullført operasjonen. Hvis man ikke likte hvordan de innlimte dataene så ut, måtte man klikke Lim inn alternativer igjen og prøve noe annet. Med den nye Lim inn Direkte forhåndsvisning, kan man se hvordan dataene vil se ut, uten å bli tvunget til å fullføre operasjonen. For å forhåndsvise data med Lim inn Direkte Forhåndsvisning, kopier eller klipp ut data og så, under Utklippstavle-gruppen i kategorien Hjem på båndet, klikk Lim inn knappens pil for å vise Lim inn galleriet, og pek på en av ikonene. Når man gjør dette vil Excel forhåndsvise hvordan dataene vil se ut hvis man klikker på dette alternativet.
36 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller Hvis man posisjonerer musepekere over et ikon i Lim inn galleriet og så flytter den over et annet ikon, vil Excel oppdatere forhåndsvisningen uten at man må klikke. Avhengig av cellens innhold, vil to eller flere alternativer kunne gi samme resultat. Feilsøking Hvis man ikke får opp en forhåndsvisning når man peker på et ikon i Lim inn galleriet, kan det være at denne funksjonen er slått av. For å slå på Lim inn forhåndsvisning, klikk Alternativer fra Fil for å vise dialogboksen Excel alternativer. Klikk Generelt, merk avkrysningsboksen for Aktiver direkte forhåndsvisning og klikk OK. Etter at man har klikket på et ikon for å fullføre Lim inn operasjonen, vises Excel alternativer for innliming knappen ved siden av cellene som er limt inn. Klikker man på denne, vises Alternativer paletten også, men nå hjelper det ikke å peke på et ikon for å se en forhåndsvisning. Hvis man vil se på Lim inn Direkte forhåndsvisning igjen, må man trykke Ctrl+Z for å gjøre om Lim inn operasjonen og, hvis nødvendig, klippe ut eller kopiere dataene igjen for å bruke ikonene i Hjem arkfanen sin Utklippstavle-gruppe. Feilsøking Hvis Alternativer for innliming knappen ikke vises, kan man slå på den funksjonaliteten ved å klikke på Fil og Alternativer for å vise Excel alternativer dialogboksen. Her finner man siden med avanserte alternativer og i Klipp ut, kopier og Lim inn området huker man av i avkrysningsboksen for Vis knappen for innlimingsalternativer når innhold limes inn. Etter å ha klippet ut eller kopiert data til utklippstavlen, kan man få tilgang til flere Lim inn alternativer fra Lim inn Galleriet og fra Lim inn Utvalg dialogboksen, som man viser ved å klikke Lim inn Utvalg nederst i Galleriet.
Flytte data i en arbeidsbok 37
38 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller I Lim inn utvalg dialogboksen kan man spesifisere hvordan man vil at innholdet av utklippstavlen skal limes inn, for eksempel begrense det til verdier, formater, merknader eller en av flere andre alternativer. Man kan utføre matematiske beregninger som involverer både dataene som er klippet ut eller kopiert, og eksisterende data i cellene man kopierer innholdet inn i. Man kan bytte plass på data, endre rader til kolonner og kolonner til rader når man limer inn ved å klikke Bytt om rader og kolonner i Lim inn galleriet eller ved å merke avkrysningsboksen Bytt om rader og kolonner i Lim inn Utvalg dialogboksen. I denne øvelsen skal man kopiere et sett med dataoverskrifter til et annet regneark, flytte en kolonne med data i et regneark og benytte Lim inn Direkte Forhåndsvinsing for å styre utseendet til dataene som blir kopiert. OPPSETT For å fullføre denne øvelsen trenger man arbeidsboken 2010Q1SendingEtterKategori_start som man finner i mappen Kapittel02. Åpne arbeidsboken 2010Q1SendingEtterKategori_start og lagre den som 2010Q1SendingEtterKategori. Følg så disse trinnene. 1. Fra regnearket Antall, velg cellene B2:D2. 2. Fra kategorien Hjem, under Utklippstavle-gruppen, klikk Kopier knappen. Excel kopierer innholdet av vellene B2:D2 til utklippstavlen. Hurtigtaster Trykk Ctrl+C for å kopiere innhold til utklippstavlen. Se også For å se en komplett liste over hurtigtaster, se Hurtigtaster på slutten av denne boken. 3. Klikk Salg arkfanen for å vise det regnearket. 4. Velg celle B2. 5. Fra kategorien Hjem under Utklippstavle-gruppen, klikk Lim inn knappens pil, pek på det første ikonet i Lim inn gruppen, og klikk på Behold kildeformatering ikonet (siste ikonet i den første raden i Lim inn galleriet). Excel viser hvordan dataene vil se ut hvis man limte inn de kopierte verdiene uten formatering, og så limes overskriftverdien inn i cellene B2:D2, mens formateringen fra de opprinnelige cellene beholdes. 6. Høyreklikk kolonneoverskriften I og så Klipp ut. Excel fremhever kolonnen men en stiplet linje. 7. Høyreklikk kolonneoverskriften E og under Alternativer for innliming, klikk Lim inn.
Søke etter og erstatte data 39 Excel Limer innholdet fra kolonne I inn i kolonne E. Hurtigtaster Trykk Ctrl+V for å Lime inn innhold akkurat slik det fremstår i de opprinnelige cellene. Feilsøking Utseendet til knapper og grupper på båndet endres avhengig av bredden på programvinduet. For mer informasjon om å endre utseendet til båndet for at de skal se ut som våre skjermbilder, se Tilpasse utseende til båndet i begynnelsen av denne boken. RYDD OPP Lagre og lukk arbeidsboken 2010Q1SendingEtterKategori. Søke etter og erstatte data Excel regneark kan inneholde flere enn en million rader med data, så i store datasamlinger er det lite sannsynlig at man har tid til å flytte seg gjennom et regneark en og en rad for å finne data. Man kan finne spesifikke data i et Excel regneark ved å brukt Søk og Erstatt dialogboksen, som har to sider (en som heter Søk, og en som heter Erstatt) man kan bruke for å lete etter celler som inneholder bestemte verdier. Ved å bruke kontrollene på Søk-siden, kan man identifisere celler som inneholder spesifikk data, og ved å bruke kontrollene på Erstatt-siden kan man erstatte en verdi med en annen. Hvis for eksempel en av kundene til Consolidated Messenger endrer sitt firmanavn, kan man endre alle instanser av navnet gjennom å bruke Erstatt funksjonaliteten. Når man trenger enda mer kontroll over dataene man finner og endrer, for eksempel hvis man ønsker å finne celler hvor hele verdien i cellen matcher verdien man søker etter, kan man klikke Alternativer knappen for å utvide Søk og Erstatt dialogboksen. (fortsetter)
40 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller En måte man kan bruke tilleggsalternativene i Søk og Erstatt dialogboksen er å benytte et bestemt format for å identifisere data som krever tilsyn. Et eksempel kan være hvis sjefen for markedsføring i Consolidated Messenger, Craig Dewar, legger salgsplaner basert på et prosjektert budsjett for neste år, og merker sine tall med et spesielt format. Etter at styret har slått fast de faktiske tallene, kan han bruke Søk etter formatering funksjonen i Søk og Erstatt dialogboksen for å finne de gamle verdiene og erstatte dem manuelt. Følgende tabell oppsummerer funksjonene i Søk og Erstatt dialogboksen. Kontroll Søk etter felt Søk etter alle knapp Søk etter neste knapp Erstatt med felt Erstatt alle knapp Erstatt knapp Alternativer knapp Funksjonalitet Inneholder verdien man vil finne eller bytte ut Velger alle celler som inneholder verdien i Søk etter feltet Velger neste celle som inneholder verdien i Søk etter feltet Inneholder verdien som skal overskrive verdien i Søk etter feltet Erstatter alle instanser av verdien i Søk etter feltet med verdien i Erstatt med feltet. Erstatter verdien i cellen som er merket og merker neste celle som inneholder den verdien som står i Søk etter feltet. Utvider Søk og Erstatt dialogboksen for å vise ytterligere funksjoner. Formater knapp Viser Søk etter formatering dialogboksen som man kan benytte for å spesifisere formatet på verdiene som skal finnes eller verdier som skal erstattes. Søk innenfor boks Søk boks Tilbyr valget mellom å søke i det aktive regnearket eller i hele arbeidsboken. Tilbyr valget mellom å søke i rader eller i kolonner.
Søke etter og erstatte data 41 Kontroll Søk i boks Skill mellom store og små bokstaver avmerkingsboks Søk etter hele celleinnholdet avmerkingboks Lukk knapp Funksjonalitet Tilbyr valget mellom å søke i formler eller verdier i celler. Når denne er valgt må alle treff ha samme store og små bokstaver i Søk etter feltet (katt vil da for eksempel ikke matche Katt) Krever at cellen inneholder eksakt samme verdi som Søk etter feltet (Katt vil for eksempel ikke matche Kattepus) Lukker Søk og Erstatt dialogboksen For å endre en verdi manuelt, velger man cellen og så skriver man inn den nye verdien i cellen, eller, velger verdien man ønsker å erstatte i formelfeltet. Man kan også dobbelklikke en celle og redigere innholdet direkte. I denne øvelsen skal man finne en spesifisert verdi i et regneark, erstatte alle instanser av et bedriftsnavn i et regneark og finne en celle med en spesifikt format. OPPSETT For å fullføre denne øvelsen trenger man arbeidsboken Gjennomsnittsleveranser_start som man finner i mappen Kapittel02. Åpne arbeidsboken Gjennomsnittsleveranser_start og lagre den som Gjennomsnittsleveranser. Følg så disse trinnene. 1. Hvis nødvendig, klikk Tidssammendrag arkfanen. Tidssammendragarkfanen vises. 2. Under Redigering-gruppen på Hjem kategorien klikker man Søk etter og merk, og så klikker man Søk. Søk og Erstatt dialogboksen åpnes med Søk-arkfanen oppe. Hurtigtast Trykk Ctrl+F for å vise Søk arkfanen i Søk og Erstatt dialogboksen. 3. I Søk etter feltet skriver man 114. 4. Klikk Søk etter neste.
42 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller Excel viser celle B16 som inneholder verdien 114. 5. Slett verdien i Søk feltet og klikk Alternativer knappen. Søk og Erstatt dialogboksen utvides til å vise ytterligere søkefunksjoner. Søk og Erstatt dialogboksen utvides til å vise flere søkealternativer. 6. Klikk Formatering. Søk etter formatering dialogboksen åpnes. 7. Klikk skrift knappen. Skriftsiden vises.
Søke etter og erstatte data 43 8. Klikk Kursiv i Skriftstil-listen. 9. Klikk OK. Finn formatboksen lukkes. 10. Klikk Søk etter neste. Excel merker celle D25. 11. Klikk Lukk. Dialogboksen Søk og Erstatt lukkes. 12. Klikk Kundesammendrag arkfanen nederst i vinduet. Regnearket Kundesammendrag vises. 13. Under Rediger-gruppen på Hjem-kategorien, klikk Søk etter og merk, og så Erstatt. Dialogboksen Søk og Erstatt vises med arkfanen Erstatt fremme. Hurtigtast Trykk Ctrl+H for å vise Erstatt-arkfanen i dialogboksen Søk og Erstatt.
44 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller 14. Klikk på Formater-pilen til høyre for Søk etter feltet, og i listen som dukker opp, velg Tøm søk etter formatering. Formatet som vises i Søk etter feltet forsvinner. 15. Skriv inn Contoso i Søk etter feltet. 16. Skriv inn Northwind Traders i Erstatt feltet. 17. Klikk Erstatt alle. En melding som forteller at Excel utførte tre erstatninger, dukker opp. 18. Klikk OK for å lukke meldingsboksen. 19. Klikk Lukk. Dialogboksen Søk og Erstatt lukkes. RYDD OPP Lagre og lukk arbeidsboken Gjennomsnittsleveranser. Kontrollere og utvide data Etter at man har skrevet inn data burde man ta seg tid til å sjekke og rette dataene. Man må verifisere at alle numeriske data er korrekt visuelt, men man kan sørge for at all tekst i regnearkene er korrekt ved å benytte stavekontrollen i Excel. Når stavekontrollen støter på et ord den ikke kjenner igjen, merker den ordet og foreslår rettelser basert på dens beste gjettinger. Man kan da redigere ordet direkte, velge et av forslagene til stavekontrollen eller få stavekontrollen til å ignorere feilstavelsen. Man kan også bruke stavekontrollen til å legge til nye ord i en egendefinert ordliste, slik at Excel kjenner dem igjen senere, slik at man slipper å rette på disse ordene hele tiden.
Kontrollere og utvide data 45 Tips Etter at man har gjort endringer i en arbeidsbok, kan man vanligvis endre det tilbake så lenge man ikke har lukket den. For å endre tilbake, klikk Angre-knappen på verktøylinjen for hurtigtilgang. Hvis man bestemmer seg for å beholde endringen likevel, kan man bruke Gjør om knappen for å beholde den opprinnelige endringen. Hvis man ikke er sikker på ordet man har skrevet, eller om man har brukt et ord som nesten beskriver det man mener, kan man sjekke fremmedordboken. Flere andre verktøy er tilgjengelige, som søkemotoren Bing og Microsoft Encarta ordbok som man kan sjekke etterhvert som man utvikler sine arbeidsbøker. For å se disse verktøyene klikker man Oppslag under Korrektur-gruppen på arkfanen Se gjennom, for å vise Oppslagpanelet. Tilslutt, hvis man ønsker å oversette et ord fra et språk til et annet kan man gjøre det ved å velge cellen som inneholder ordet man vil oversette, vise kategorien Se gjennom og
46 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller under Språk-gruppen klikke Oversett. Oppslag panelet åpnes (eller endres hvis det allerede er åpent) og viser kontrollene man kan bruke for å velge Fra og Til språk. Viktig Excel oversetter en setning ved å bruke orderstatning, noe som betyr at oversettelsen ikke alltid velger det beste ordet for enhver situasjon. Den oversatte setningen fanger ikke alltid opp korrekt betydning.
Kontrollere og utvide data 47 I denne øvelsen skal man sjekke stavingen i et regneark, legge til to nye termer i en ordbok, søke etter bedre alternativ via fremmedordboken og oversette et ord fra Engelsk til Fransk. OPPSETT For å fullføre denne øvelsen trenger man arbeidsboken Tjenestenivåer_start som man finner i mappen Kapittel02. Åpne arbeidsboken Tjenestenivåer_start og lagre den som Tjenestenivåer. Følg så disse trinnene. 1. Under Korrektur-gruppen i kategorien Se gjennom, klikk Stavekontroll. Stavekontrollen åpnes med den første feilstavelsen vist i Ikke i ordlisten feltet. 2. Sjekk at ordet innen er merket i Forslag panelet, og klikk Endre. Excel retter ordet og viser neste feilstavelse: levvering. 3. Klikk Endre. Excel retter ordet og viser neste feilstavelse: TreDagers. 4. Klikk Legg til i Ordbok. Excel legger til ordet i ordboken og viser neste feilstavelse: overnatten. 5. Klikk Legg til i Ordbok. Excel legger til ordet i ordboken. 6. Klikk Lukk for å lukke dialogboksen Stavekontroll hvis nødvendig. Dialogboksen Stavekontroll lukkes og en melding som forteller at stavekontrollen av regnearket er fullført, dukker opp. 7. Klikk OK for å lukke meldingsboksen. 8. Klikk i cellen B2. 9. Under Korrektur-gruppen i kategorien Se gjennom, klikk Synonymordbok.
48 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller Oppslag panelet åpnes og viser en liste med synonymer for ordet Nivå. 10. Under Språk-gruppen i kategorien Se gjennom, klikk Oversett. Oversettelsesverktøyene blir vist i Oppslag panelet. 11. Velg Norsk (Bokmål) under Fra-listen hvis det er nødvendig. 12. Velg Engelsk (USA) under Til-listen. Oppslag panelet viser det engelske ordet for nivå.
Definere tabeller 49 RYDD OPP Lagre og lukk arbeidsboken Tjenestenivåer. Definere tabeller. Med Excel har man alltid kunnet administrere lister med data effektivt, man har kunnet sortere data i et regneark basert på verdiene i en eller flere kolonner for å begrense det som vises ved hjelp av ulike kriterier (for eksempel vis bare transportruter med færre enn 100 stopp), og utvikle formler som bare summerer verdier i synlige celler. I Excel 2007 ble disse mulighetene utvidet av produktteamet til Excel, til å også inkludere tabeller. Excel 2010 tilbyr den samme funksjonaliteten.
50 Kapittel 2 Arbeide med Data og Datatabeller For å lage en tabell skriver man bare en rekke kolonneoverskrifter i etterfølgende celler og en rad med data under disse overskriftene. Klikk på en av overskriftene eller datacellene og under Stiler-gruppen i kategorien Hjem klikker man så Formater som tabell. Fra galleriet som åpnes klikker man på stilen man vil ha på tabellen. Når dialogboksen Formater Som dukker opp, bekrefter man at cellene i feltet Hvor er Dataene For Tabellen er korrekte og at avkryssingsboksen Tabellen har overskrifter er merket, og så klikker man OK. Excel kan også lage en tabell ut i fra en eksisterende cellerekke så lenge det ikke er noen tomme rader eller kolonner i rekken, og så lenge det ikke er noen verdier i cellene inntil rekken. For å opprette tabellen klikker man først i en av cellene i cellerekken, før man klikker Formater som tabell knappen under Stiler-gruppen i kategorien Hjem, og velger en tabellstil. Hvis de eksisterende dataene er formatert, vil de beholde formatet i tabellen. Hvis man ønsker å bytte ut formatet med tabellformatet til Excel, høyreklikker man tabellstilen man ønsker å bruke og velger Bruk og fjern formatering. Når man ønsker å legge til data i tabellen, klikker man cellen nederst til høyre i tabellen og trykker Tab for å opprette en ny rad. Man kan også velge en celle i raden rett under tabellen eller i kolonnen rett til høyre for tabellen og skrive inn en verdi. Når man har gjort det og flytter seg ut av cellen, vil knappen Alternativer for autokorrektur dukke opp. Hvis man ikke mente å inkludere verdien i tabellen, kan man klikke Angre automatisk tabellutvidelser for å ekskludere cellen fra tabellen. Hvis man aldri vil at Excel skal inkludere data av den typen i tabeller, kan man klikke Stopp automatisk tabellutvidelse. Tips For å stoppe Automatiske Tabellutvidelser før den starter, klikk Alternativer under kategorien Fil. Klikk Korrektur og så Alternativer for autokorrektur i dialogboksen Excel Alternativer, for å vise dialogboksen Autokorrektur. Klikk på arkfanen Fortløpende autoformatering, ta bort merket i avkryssingsboksen for Inkluder nye rader og kolonner i tabell, og så OK to ganger. Man kan legge til rader og kolonner i en tabell, eller fjerne dem fra en tabell uten å slette cellenes innhold ved å klikke og dra håndtaket i tabellens nedre høyre hjørne.
Definere tabeller 51 Hvis tabellen inneholder en gjenkjennelig serie med verdier (som Region1, Region2 og Region3), og man drar i håndtaket for å opprette en fjerde kolonne, vil Excel opprette en kolonne med overskriften Region4 - den neste verdien i serien. Excel tabeller inneholder ofte data man kan summere ved å kalkulere summen eller gjennomsnittet, eller gjennom å finne den største eller minste verdien i en kolonne. For å summere en eller flere kolonner med data, kan man legge til en Total-kolonne i tabellen. Når man legger til Total-raden, oppretter Excel en formel som summerer verdiene i kolonnen lengst til høyre. For å endre dette eller legge til en summeringsfunksjon til en annen celle i Total-raden, klikker man cellen og så pilen som dukker opp. Så klikker man summeringsfunksjonen man ønsker skal gjelde. Ved å klikke Flere Funksjoner menyen vises dialogboksen Sett inn Funksjon og herfra kan man velge blant alle funksjoner som er tilgjengelig i Excel. På samme måte som når man oppretter et nytt regneark, får tabeller navn som Tabell1 og Tabell2. Man kan endre dette ved å klikke en av cellene i tabellen, så endre navnet under Egenskaper-gruppen i kategorien Utforming. Dette virker kanskje ikke så viktig, men det hjelper til med å gjøre formler som summerer data i tabellen lettere å forstå. Man bør gjøre det til en vane å gi navn til tabeller som gjør det lettere å kjenne igjen innholdet. Se også For mer informasjon om bruk av dialogboksen Sett inn Funksjon og om å referere til tabeller i formler, se Opprette formler for å regne ut verdier i kapittel 3 Utføre kalkulasjoner på Data. Hvis man av en eller annen grunn ønsker å gjøre om en tabell til en vanlig cellerekke, kan man klikke en celle i tabellen og så klikke Konverter til område under Verktøygruppen i kategorien Utforming. Når Excel viser en melding som spør om man er sikker, klikker man OK.