Lag imponerende punktlister En såkalt punktmerket liste får tekstene dine til å se mer over Finn en flott punktliste til Word på CD siktlige ut og hvi

Transkript

1 WORD TEKSTBEHANDLING PÅ HØYGIR Hvorfor kjøre i bare 0 kilomenter i timen når Word har krefter som en Ferrari? Her får du tips og snarveier som får Word til å yte maksimalt. OVERSIKT VANSKELIGHETSGRAD Lett Middels Vanskelig FOR PC-ER MED Windows 8 Windows Windows Vista Windows XP DETTE TRENGER DU Microsoft Word KOMPUTER FOR ALLE 0 T ekstbehandlingsprogrammet Word er genialt fordi det kan brukes til så mye forskjellig. Programmet er glimrende hvis du bare vil skrive en kort tekst og skrive den ut med en gang, men det har også alle verktøyene du trenger til å produsere en stor og profesjonell rapport med tekst, grafikk, tabeller, fotnoter og mye mer. Naturligvis krever de avanserte funksjonene litt mer av deg også, men egentlig er de ikke så vanskelige å bruke. Du kan faktisk oppnå forbløffende resultater med enkle midler så lenge du vet hvordan du går fram. I denne artikkelen får du smarte og varierte tips til Word. Du kommer til å lære helt nye funksjoner, og du får verktøy til å bruke velkjente funksjoner på nye og bedre måter. Vi har brukt Word 00 til eksemplene i artikkelen, men de aller fleste tipsene fungerer også i tidligere versjoner av Word samt det nyere Word 0.

2 Lag imponerende punktlister En såkalt punktmerket liste får tekstene dine til å se mer over Finn en flott punktliste til Word på CD siktlige ut og hvis du bruker under Aktuelt Words ekstrafunksjoner, gir du dokumentet en ekstra piff. Med knappen SmartArt blir listene gjort om til ekte grafikk. Du velger selv form og størrelse, og du kan se resultatet etter noen få klikk. Først skriver du inn teksten som du vil gjøre til en punktmerket liste, og klikker på symbolet. Merk teksten igjen og trykk på Ctrl + C for å kopiere den til utklippstavla. Velg Sett inn og SmartArt. 8 Merk alle linjene i boksen, så ordet Tekst forsvinner 8. Trykk på Ctrl + V for å lime inn teksten fra lista. Av Steffen Nielsen. Foto: Shutterstock /M_A_R_G_O, rizvand, schab og Janfilip. Velg liste og dobbeltklikk på et format som passer til din punktliste. 9 Resultatet ser ut som dette. Du kan endre grafikkens størrelse ved å dra i hjørnet 9. KOMPUTER FOR ALLE 0

3 Bruk en smart kommentarboks Når du samarbeider med an dre om et dokument, kan det være lurt å skrive kommenta rer. Ved å bruke kommentar bokser i stedet for å skrive beskjeder rett i dokumentet, risikerer du ikke at kommen tarene kommer med i den ferdige versjonen. Merk på langs Hvis du har en liste med navn og for eksempel vil merke alle fornavnene, kan det være et problem fordi Word også mer ker resten av teksten. Heldigvis er det et triks som du kan bruke til å merke teksten på langs. Plasser musepekeren i øverste venstre hjørne av teksten som du vil merke. Hold nede Alt-tasten og dra en ramme rundt teksten. Trykk på Ctrl + C for å kopiere teksten. Bytt standardskrifttype teksten som du vil Marker kommentere. Velg Se gjennom og Ny merknad. De fleste dokumenter er skrevet med Calibri rett og slett fordi det er Words standardskrift. Men hvis du bytter til en annen skrifttype hver gang du åpner et dokument, kan du like godt gjøre det en gang for alle. Nå vil vi velge en annen standard-skrifttype. Under Hjem finner du Skrift og klikker på den lille pila. kommentaren i det rosa Skriv feltet og klikk et sted i dokumentet for å lagre den. KOMPUTER FOR ALLE 0 Velg skrifttypen som du vil gjøre til standard. Klikk på Bruk som standard. Sett et merke ved Alle dokumenter basert på malen Normal? og klikk på OK. Nå er den nye skriften standardvalget.

4 Lag en topptekst Skriver du fremdeles navn og dato på hvert enkelt ark i doku mentene dine? Da er det på tide å bruke en topptekst. Det gir dokumentet ditt et profesjonelt utseende og sparer deg for mye tid i framtiden. Finn et eksempel på en flott topptekst på CD under Aktuelt. Velg fanen Sett inn og klikk på Topptekst. Velg et passende format i vårt tilfelle har vi valgt et blått tekstfelt som heter Avistrykk. Du kan endre dette seinere eller designe toppteksten selv ved å velge Tom. 8 Skriv litt tekst i feltet (for eksempel ditt eget navn eller en forening). Klikk på Dato og klokkeslett. Her får vi hjelp av Word til å sette et automatisk datostempel på alle ark som blir skrevet ut. Velg et passende datoformat og klikk på OK. Når du er fornøyd, klikker du på Lukk topptekst og bunntekst 8. Du lager en bunntekst i stedet ved å velge Bunntekst i trinn. Redd dokumentene Det har skjedd med alle. Vi klikker på Ikke lagre, og alt arbeidet i Word er bortkastet. Men det fins en metode for å gjenopprett filer. Du har ingen garantier, men hvis du er rask, kan du redde dokumentet. Du har en mulighet til å finne igjen dokumentet ved å klikke på Fil og Administrer versjoner. Klikk på Gjenopprett dokumenter som ikke er lagret. Nå kommer du til en mappe hvor du kan finne dokumenter som ikke har blitt lagret. Merk den nyeste versjonen. Klikk på Åpne og lagre på vanlig måte. KOMPUTER FOR ALLE 0

5 Sorter data i en tabell Word er til tekst, og Excel er til data men ikke alltid. Du kan faktisk også bruke Word til å sortere store datameng der f.eks. i en tabell. Det er et helt uunnværlig verktøy hvis du ofte bruker tabeller i dokumentene dine. Først oppretter vi tabellen. Under fanen Sett inn velger du Tabell. Merk antall rekker og kolonner med musa og klikk med venstre museknapp. 8 9 Vi vil sortere etter kolonnen Plassering med det laveste tallet øverst 8. Klikk på OK 9. 0 Word kan sortere både tall og bokstaver. Legg inn dataene dine i tabellen. Sørg for at tabellen er merket ved å klikke et tilfeldig sted i den. Deretter velger du punktet Oppsett og Sorter. KOMPUTER FOR ALLE 0 Her er det ferdige resultatet. Data i de andre kolonnene følger sorteringen i kolonnen Plassering 0.

6 8 Bytt tekstretning I tabeller kan det være smart å skrive loddrett i stedet for vann rett. Det gjelder f.eks. hvis en kolonne er ekstra smal, så den vannrette teksten ser stygg ut. Merk teksten, velg fanen Oppsett og klikk på Tekstretning. Hver gang du klikker på knappen blir teksten rotert 90 grader. Sånn ser teksten ut etter at den har blitt snudd 90 grader. 9 Bruk formatpenselen Det er mye tid å spare med dette tipset. Du kan rett og slett kopiere formateringen fra et an net sted i dokumentet. Her viser vi et enkelt eksempel, men du kan gjenta suksessen med mer komplisert formatering, så du også får med tekstfarge, under streking, rammer også videre. Først merker du en tekst som har den formateringen som du vil bruke et annet sted i dokumentet. Deretter klikker du på penselen.! Hvis du dobbeltklikker på formatpenslen, kan du overføre formateringen til flere steder i dokumentet ved å klikke deg rundt. Merk det området av teksten som du vil endre. Slipp museknappen, og endringene blir utført med en gang. I dette tilfellet får setningen også fete typer. KOMPUTER FOR ALLE 0

7 0 Lagre i et annet format I utgangspunktet lagrer Micro soft Word 00 i formatet DOCX. Men hvis du ofte deler doku menter med andre som bruker tidligere Word-versjoner, bør du velge DOC. Du kan velge for matet hver gang du lagrer, men det er smartere å endre standar dinnstillingen. For å endre standard-filformatet må du først velge Fil-menyen. Deretter klikker du på menypunktet Alternativer. Klikk på Lagre og velg formatet Word 9-00-dokumenter (*.doc) i rullemenyen. Klikk på OK for å bekrefte. Skriv med store bokstaver For å skrive med store boksta ver holder man vanligvis nede Shift-tasten. Men det er ikke så lett hvis man vi skrive en lang tekst. En enkel innstilling lar deg skrive mange store boksta ver i strekk. 8 KOMPUTER FOR ALLE 0 Klikk på Hjem, på pila og STORE BOKSTAVER. Nå skriver du med store bokstaver. Dette trikset kan også brukes på tekst som allerede er skrevet hvis du merker den først. fine hurtigtaster Ctrl + Alt + 8 Gjør merket tekst mindre Ctrl + Alt + 9 Gjør merket tekst større Ctrl + Del Sletter ordet til venstre for musepekeren F Gjentar den siste handlingen Ctrl + 0 Setter inn en tom linje over den valgte teksten. Nyttig i tabeller + F Hopper til det siste stedet hvor du redigerte dokumentet Ctrl + Setter inn et sideskift

8 Hopp elegant i dokumentet Hvis du lager en rapport eller et annet langt og gjen nomarbeidet dokument, kan du gjøre det lettere å lese ved å legge til lenker. Vanligvis forbinder vi lenker med internettsider, men du kan også forbinde ett sted i dokumentet med et annet. Her viser vi deg en enkel framgangsmåte. Først må du velge det stedet i dokumentet som du skal lenke til. Merk ett eller flere ord, og velg Sett inn og Bokmerke. Gi bokmerket ditt et passende navn og klikk på Legg til for å lagre det Finn det stedet i dokumentet som du vil lenke fra. Merk teksten som skal utgjøre lenken ett eller flere ord. Velg Hyperkobling. Velg Plassering i dokumentet 8, klikk på bokmerket 9 og velg OK 0. Nå virker bokmerket. KOMPUTER FOR ALLE 0 9

9 En snarvei til det siste dokumentet Her får du et ekstra tidsbespa rende tips. Du trenger nemlig ikke å kaste bort tid på å åpne Word først og deretter åpne dokumentet som du jobbet med i går. I stedet får du en snarvei som åpner Word sammen med det siste dokumentet. Snarveien plasserer vi på Skrivebordet. Høyreklikk på Skrivebordet, velg Ny og Snarvei. I punkt til venstre må du oppgi en nøyaktig bane til snarveien. I eksempelet har vi brukt Word 00 og biters Windows. På din egen pc må du kanskje skrive det litt annerledes: H vis du har -biters Windows, dropper du (x8) H vis du bruker Word 0, skriver du Office i stedet for Office Skriv C:\Program Files (x8)\microsoft Office\ Office\Winword.exe /mfile. Det er viktig at du skriver det nøyaktig på denne måten, og at det er et mellomrom før den siste skråstreken. Klikk på Neste. Gi snarveien et navn og klikk på Fullfør. Nå har du en snarvei på Skrivebordet som åpner Word sammen med det siste åpne dokumentet. 0 KOMPUTER FOR ALLE 0 H vis du bruker Word 00, skriver du Office i stedet for Office

10 Zoom med musa Du trenger ikke å bruke tid på menyer og knapper for å zoome i dokumentet. I stedet kan du bruke musehjulet til å zoome inn og ut igjen. Merk det som du vil se nærmere på. Hold ned Ctrl-tasten nede og rull med musehjulet. Nå zoomer du inn på den merkede teksten. Rull opp med musehjulet for å zoome ut igjen. Beskjær et bilde som en figur Du kan gjøre bilder i dokumenter mer interessante ved å beskjære dem som trekanter, ovaler eller andre former. Finn et eksempel på beskjæring på CD under Aktuelt Merk bildet i dokumentet. Velg Beskjær, Beskjær til figur og velg en av formene på lista. Resultatet er et fotografi som er formet som figuren du valgte. Merk en hel setning med ett klikk Hvis vi skal merke mye tekst, gjør vi det ofte ved å velge et område med musa. Men med en smart snarvei kan du slippe det omstendige håndarbeidet. Det fins snarveier for å merke en hel setning, et ord, et avsnitt eller en linje i dokumentet. Andre snarveier til smart merking Hvis du f.eks. vil merke en hel setning, holder du nede Ctrl-tasten mens du klikker et sted i setningen. En setning: Ctrl + klikk på setningen Et ord: Klikk på ordet Et avsnitt: Klikk tre ganger et sted i avsnittet En linje: Hold musepekeren ute til venstre for linja til det dukker opp en hvit pil. Klikk på den. KOMPUTER FOR ALLE 0