Anskaffelse av ny sak-arkivløsning for Rana kommune Erfaringer fra arbeidet med kravspesifikasjonen og anskaffelsen
Det første først Forprosjekt i 2010: «å vurdere hvilke portal og sak/arkivsystemer som kan gi Rana kommune en helhetlig, fullelektronisk løsning som resulterer i mindre bruk av ressurser. Bruk av fri programvare skal vurderes i dette prosjektet.» Som konkluderte med at: 1. Dagens sak/arkivsystem ESA er pr. i dag ikke brukervennlig nok for den "alminnelige«saksbehandler. Det støtter heller ikke NOARK5 som er Riksarkivarens siste versjon av NOARK.» 2. Dagens sak/arkivsystem ESA bør byttes ut. Dette er vår konklusjon etter å ha vært på EDB sin brukerkonferanse og blant annet fått presentert ny versjon ESA 8.0.
Mål for anskaffelsen «Rana kommune har som mål å samhandle internt og eksternt på en sikker, effektiv og miljøvennlig måte. Papirbruk skal reduseres til et minimum, og kommunen ønsker å innføre en moderne, helelektronisk løsning for sikker og effektiv datafangst og miljøvennlig dokumenthåndtering som skal brukes i hele kommunen og på alle fagområder.» Løsningen skal sørge for enklere søk og gjenfinning av dokumenter - uavhengig av geografisk tilholdssted Løsningen skal sørge for økt dokumentfangst til arkivet gjennom - bedre sporbarhet i saksprosessene (hvem/når) - bedre dokumenterte saksprosesser (hva) Løsningen skal sikre elektronisk arkivering og journalføring ved at Rana kommune skal - kunne oppbevare, periodisere og deponere arkiver på en forskriftsmessig måte - kunne elektronisk godkjenne dokumenter på en forskriftsmessige måte
Trinn 1. Behovskartlegging Mars 2012: Prosjektgruppe satt ned med følgende prosjektmål: «gjennomføre en god kartlegging av brukernes behov og ønsker i forhold til ny løsning» fordi «Rana kommune skal anskaffe en ny sak- og arkivløsning med et brukergrensesnitt som skal kunne tilpasses de ulike brukergruppene og de ulike fagsystemer som kommunen benytter i sin saksbehandling og som arkivsystem» - intervju med sentrale personer - - hva fungerer og hva fungerer ikke med ESA - hva ønsker DU av ny løsning Prosjektgruppen besto av ansatte fra IKT, teknisk avdeling, webredaktør, ansatt fra helse- og sosialavdelingen og jeg ny arkivleder- var prosjektleder. Innleid konsulent fra Ekor uvurderlig støtte faglig og ellers..
Behovskartlegging forts. Rapport etter behovskartlegginga ble presentert for rådmannens ledergruppe Erfaring fra forrige anskaffelse/bruk av ESA Erfarne brukere (arkiv, teknisk) godt fornøyd Sjeldne brukere høg brukerterskel Manglende rutiner rutiner følges ikke Manglende oppfølging/opplæring Lagring av dokumenter skjer på filserver/e-postmapper E-poster blir ikke lagret på sakene Med utgangspunkt i erfaringene fra behovskartlegginga ble følgende påpekt som kritiske suksessfaktorer for å lykkes med et nytt system - Ledelsen MÅ ta EIERSKAP til systemet - Nødvendige rutiner og regelverk må utarbeides og følges av alle overalt i kommunen
Trinn 2. Kravspesifikasjon Kravspesifikasjonen må utarbeides i forhold til de behov og ønsker som kommunen har, avdekket enten i forbindelse med bruk av eksisterende system, ønsker om annen og ny funksjonalitet, lovkrav, IT-tekniske forutsetninger, økonomi, osv Kravspesifikasjonen er forholdsvis detaljert innenfor flere områder: Noark 5 krav ephorte 5 ikke godkjent av Riksarkivaren på dette tidspunktet Brukergrensesnitt - hvilke roller skal bruke systemet og hva skal de bruke det til, de ulike brukergrensesnittene web, outlook, sharepoint, hjelpefunksjonalitet osv) Dokumentfangst f.eks. fra e-post Skanning/ocr-tolkning av dokumenter (fritekstsøk) elektroniske skjema ta i mot data fra elektroniske skjema dette er et ledd i av tjenester tilgjengelig 24/7 * digitalisering e-postløsning/elektronisk dokumentforsendelse journalføring og arkivering av dokumenter i Outlook - KSSvar Ut postjournal/innsynsløsning- offentlig journal eksporteres til portalløsningen ** 08.12.2014 - Kravspesifikasjon og valg av nytt sakarkivsystem
Kravspesifikasjonen - forts saksbehandling/arbeidsflyt forhåndsdefinere saksgangen i en sak, f.eks. byggesak/spesielle saksprosesser teknisk geointegrasjon/ politisk - godtgjørelser, ansettelser søk og gjenfinning enkelt å søke/lage egne søk dokumentmaler og autotekster rapporter og statistikk definere egne rapporter, enkel og effektiv tilgang til statistikk arkiv legge til vegne metadata/konvertere sikkerhet/tilgang/logging og sporing alt logges og kan spores/ kun systemansvarlig kan gi tilganger/tilgangsgrupper/rettigheter/lage maler/osv
Kravspesifikasjon - forts - teknisk integrasjonsgrensesnitt IKT (servere, windowsplattform, osv.) - krav til leveranse (prosjektbeskrivelser med milepæler, tidsplan og aktiviteter, - kompetanse hos leverandør - prising, - opplæring, - dokumentasjon og konvertering - brukerstøtte og vedlikehold 08.12.2014 Tittel på presentasjon
Viktig! Referansekatalogen! Utgitt av Difi - liste over anbefalte og obligatoriske standarder for elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Veileder for universell utforming av elektroniske dokumenter Hva er et universelt utformet dokument Hvordan skal det utformes Hvorfor er det viktig
Trinn 3. Konkurranse På grunn av størrelsen på prosjektet dvs kroner og ører mellom 1.5 og 2 mill måtte anskaffelsen lyses ut på Doffin og i EU via TED-basen. Derfor måtte det utarbeides et konkurransegrunnlag som sa noe hva som skulle anskaffes, hvordan evt tilbydere kunne kvalifisere seg til å delta i konkurransen og hvordan de skulle dokumentere sine kvalifikasjoner Konkurransegrunnlaget ba inn til «konkurranse med forhandling»
Konkurranse - forts Tre tilbydere meldte seg på i konkurransen, og ettersom de oppfylte kravene vi hadde satt til kvalifiseringensutforming så ble alle tre Acos, Software Innovation og Evry invitert til å levere tilbud. Og alle tre leverte tilbud. Endelig valg av leverandør skulle skje med utgangspunkt i følgende premisser:
Trinn 4 - Arbeidet med tilbudene Hva svarer den enkelte tilbyder på våre krav? o Hva er forskjellen mellom tilbyderne noe er åpenbart, andre ting ikke fullt så tydelig Svarer de på det vi spør om? Hva sier merknadene? Mangler noe? Hvilke krav oppfylles ikke? Hvilken prioritering har disse kravene? Leverandørdemonstrasjoner med brukere tilstede lik bestilling/like vilkår Les alle bilag og vedlegg, flere ganger! Still spørsmål Sjekk referanser andre kommuners erfaring Og vi tar selvfølgelig rede på alle dokumenter og all korrespondanse i arkivsaken vi har opprettet.. Gjør vi ikke?
Trinn 4 forts Bruk prosjektmedarbeiderne aktivt fordel arbeid til dem og bruk deres spesialkunnskap og kompetanse Forhandlinger med leverandørene samme tidsramme samme spørsmål osv. Konkretiser. Eksempel på spørsmål: hvorfor skal vi velge ditt tilbud, hva skiller et fra andre, hvilke absolutte krav (a-krav) oppfylles ikke, evt når kan de forventes oppfylt, viktige integrasjoner, spørsmål vedr brukerstøtte og vedlikehold. Prisen??? Når all (nesten umulig oppgave) informasjon er samlet inn må tilbudene vektes - 4 poeng for Ja-svar ->0 poeng for nei-svar/ikke oppfylt - Laveste pris får 4 poeng - Prosjektgjennomføring - Brukerstøtte/vedlikehold Vær obs på at et ja-svar med kommentarer må tolkes blir det levert, kan det leveres, eller?
Valg av leverandør Summer opp alle poengene, regn ut hvordan dette kan omgjøres til % Helt til slutt: velg den som samlet scorer nærmest på kriteriene som ble satt:
Og vi valgte Ephorte 5 fra Evry med brukergrensesnittene web, ephorte Outlook og ephorte Sharepoint Avtale underskrevet av rådmannen 8. mars 2013. Arbeidet med å forberede overgangen fra ESA til ephorte 5 startet umiddelbart etter avtaleinngåelsen