Råd og tips til deg som vil redusere ufrivillig deltid i varehandelen.

Råd og tips til deg som vil redusere ufrivillig deltid i varehandelen. Utgitt av Virke og Handel og Kontor 2013

Vi vil redusere ufrivillig deltid Norge er et land der både menn og kvinner i stor grad deltar i yrkeslivet. Vår undersøkelse viser at deltidsandelen i varehandelen varierer mellom 60 og 90 prosent avhengig av bransje. Mange er fornøyd med egen arbeidstid men 20 prosent av de deltidsansatte ønsker å jobbe mer. Dette er alvorlig for dem det gjelder. 70 prosent av de som jobber ufrivillig deltid er kvinner. Å redusere ufrivillig deltid handler om å ta alle ressurser i bruk. I 2010 startet Virke og Handel og Kontor et samarbeid for å gjøre noe med dette. Sammen søkte vi om midler til et eget prosjekt gjennom Regjeringens satsning «Krafttak mot ufrivillig deltid». Arbeidet bygger på to rapporter fra forskningsstiftelsen FAFO. Vi har samarbeidet med tillitsvalgte og ledere sentralt og lokalt. Ulike tiltak har blitt prøvd ut i flere varehandelsvirksomheter. Målet har vært å identifisere suksessfaktorer som bidrar til å redusere ufrivillig deltid i varehandel. Fellestiltakene LO - Virke finansierte rapportene fra FAFO, og Arbeidsdepartementet finansierer den praktiske delen av prosjektet. Den veilederen du sitter med nå er et produkt av samarbeidet. Heftet tar utgangspunkt i det regelverket vi har gjennom arbeidsmiljøloven og tariffavtaler. Erfaringer fra bedrifter som har jobbet systematisk med å redusere ufrivillig deltid, viser at enkle kartlegginger gir grunnlag for felles dialog, klare målsettinger og praktiske løsninger. Dette har vært en viktig del av suksessoppskriften. Vi tror at både ledere, tillitsvalgte og ansatte vil finne Hva mener HK og Virke? Virke og Handel og Kontor er enige om at det er viktig å arbeide for å unngå ufrivillig deltid. Det er et mål å gi de ansatte som ønsker det muligheten til økt stillingsandel. HK og Virke oppfordrer de lokale parter til å ta i bruk overenskomstens bestemmelser om fortrinnsrett og drøftelser om dette, se 15-2 og Hovedavtalen 4 5.2. Deltidsansatte skal gis merarbeid av midlertidig karakter framfor ekstrahjelp. I tillegg gis også fortrinnsrett til heltidsstillinger. nyttige tips og forslag til metoder på hvordan dere kan jobbe sammen for å redusere antall ufrivillig deltidsansatte på din arbeidsplass. Lykke til! Landsoverenskomsten HK og Virke 2012 2014. Runa Bolstad Laune Peggy Hessen Følsvik Inger Lise Blyverket Sissel Weholdt Anders Aarskog 2 3

De gode eksemplene Målet med prosjektet er å finne tiltak som bidrar til å redusere ufrivillig deltid i varehandel. Vi har funnet flere suksessfaktorer som bidrar til dette. Her er noen gode eksempler: Tillitsvalgt Hege Brandhaug, varehussjef Merete Sandberg Fyhn og konserntillitsvalgt Birgit Kildal Lorentzen hos Plantasjen Hvam. Gjennomsnittsberegning av arbeidstid Plantasjen Hvam satte ufrivillig deltid på sin formelle agenda sommeren 2012. Mange løsninger var med i vurderingen og alle har sammenheng med bemanningsplanleggingen. Vår største utfordring er store sesongmessige svingninger. Vi konsentrerte oss derfor om kjernestaben som er her hele året, sier varehussjef Merete Sandberg Fyhn og tillitsvalgt Hege Brandhaug. Gjennomsnittsberegningen er basert på ett års arbeidsplaner og sikrer virksomheten forutsigbare kostnader og den ansatte stabile inntekter. Ikke minst bidrar stabilitet til at de ansatte blir i virksomheten. Fjernet ufrivillig deltid på kort tid Meny Vika brukte ca. 4 måneder fra første spadetak til ufrivillig deltid var fjernet. Løsningen lå i grunnbemanningen, sier butikksjef Monica Bertelsen. Det å se ansattønsker, kundepågang og andre arbeidsoppgaver i sammenheng med budsjett, var nøkkelen til praktisk løsning. Tillitsvalgt Karin Hamansen sier at en god tone mellom tillitsvalgt og butikksjef er viktig for samarbeidet. Nå har alle de ufrivillig deltidsansatte i vår butikk fått ønsket brøk, sier hun. Fagfolk på jobb i hele åpningstiden I løpet av en 5-månedersperiode våren og sommeren 2012 utarbeidet Ultra på Ski ny grunnbemanning uten å øke verken timeeller lønnsbudsjett. Av 105 ansatte fikk 11 personer oppjustert sin stillingsbrøk til 100 prosent. Ultra Ski fjernet dermed ufrivillig deltid. - Når kundene ønsket å handle, var våre fagansatte hjemme. Det ønsket vi å gjøre noe med, og løsningen ble å omorganisere i grunnbemanningen, sier varehussjef Henning Kalstad Nilsen. Tillitsvalgt Ole Kristian Johannessen forteller at det har vært viktig å gjøre endringene på en riktig måte, og at lov- og avtaleverket er brukt som veiviser i arbeidet. - Det er deilig endelig å ha fått hel stilling, sier ferskvaremedarbeider Emilie Kristiansen. Større butikk gir muligheter Skeidar Trondheim så muligheter i at butikken skulle flytte og doble arealet sitt. I hvor stor grad benytter din virksomhet seg av lov- og avtaleverket knyttet til fortrinnsrett og mertid? Varehussjef Henning Kalstad Nilsen og tillitsvalgt Ole Kristian Johanessen på Ultra Ski. Slik fikk vi muligheten til økt timeantall, sier varehussjef Ingerid K.A. Olsvik. Fortrinnsrett har vært ledestjernen vår for å fordele timene, sier tillitsvalgt Lill Anita Berg. De praktiske løsningene fant sted i grunnbemanningen. Økt omsetning reduserte ufrivillig deltid Flytting av butikken til nye og større lokaler og tøffe salgsbudsjetter fordrer at de ansatte leverer, sier varehussjef Kine Olsen hos Skeidar Fredrikstad. Vi ønsket å sette ufrivillig deltid på sakskartet tidlig i prosessen, sier tillitsvalgt Ann Kathrine Ohrstrand. Det har bidratt til bedre bemanningsplaner. De er begge enige om at å ta i bruk lov- og avtaleverk er god personalpolitikk. Godt omdømme kan ikke kjøpes for penger, sier de. 4 5

Det er videre et mål for Regjeringen å redusere ufrivillig deltid, og at de som ønsker det får arbeide heltid. Det er nødvendig med et krafttak mot ufrivillig deltid og for mer heltid.» Stortingsmelding 29 (2010 2011) Metoden Motivasjon og positiv holdning er av stor betydning for å lykkes i arbeidet med å redusere ufrivillig deltid. Det å løse oppgaver i tur og orden bidrar til å redusere unødig tidsbruk. Systematisk oppgaveløsning forbedrer løsningene. Metoden vi har benyttet i prosjektet er enkel, og prosessen består av følgende faser: 11. Erkjenne Våre virksomheter har lykkes i arbeidet med å redusere ufrivillig deltid fordi de ser muligheter for forbedringer. De har sett fordeler med å redusere ufrivillig deltid både for den enkelte ansatte, virksomheten og samfunnet. Erkjennelsene har funnet sted på mange nivåer i organisasjonene. 2. Forankre Virkes rolle som brobygger mellom kjedene og prosjektet har vært avgjørende. HK har 2vært døråpner inn til tillitsvalgtapparatet. Formelle møter hvor ufrivillig deltid har stått på dagsordenen er kanalen som har blitt brukt. Toveis kommunikasjon som form fungerer best. Innsatsen har ført til at mange ledd er involvert og kjent med prosjektet. 3. Kartlegge Innsamling av informasjon gir grunnlag for gode beslutninger. Personallistene er velegnet til å avdekke omfanget av ufrivillig deltid. Også arbeidsoppgaver, kundepå- kundebehov, ansattønsker, ansattbe- 3gang, hov og budsjett, er kriterier du trenger kjennskap til i arbeidet med å redusere ufrivillig deltid. Kartlegging av kunnskapsnivå i virksomheten avdekker behov for intern opplæring. 4. Analysere Sjansen for at du finner noen som er ufrivillig deltidsansatt i din virksomhet er stor. 4Det materiellet du samlet inn under kartleggingen er grunnlaget for videre arbeid. Samtaler med de som er ufrivillig deltidsansatt, er nøkkelen. 5. Beslutte Så kommer øyeblikket når du må komme til 5handling og få noe gjort. Beslutninger bygges på det faktagrunnlaget som er opparbeidet tidligere i prosessen. Beslutningsevne og beslutningsvilje er ikke nødvendigvis det samme, men like fullt nødvendig for å lykkes i arbeidet med å oppnå utvikling, endring og nyskaping. Vær konkret; få og gode tiltak er bra. 66. Iverksette En vellykket gjennomføring forutsetter deltagelse og medbestemmelse på alle plan. Partssamarbeidet er en fin måte å samle alle innspill på. Sett handling bak ordene. Lov- og avtaleverket gir deg kjørereglene. 7. Evaluere 7Statusvurdering underveis påvirker resultatet. Å korrigere kursen før man er på ville veier, er smart. Evalueringen hjelper til med å holde tiltakene levende. 6 7

Suksessfaktorene Lov- og avtaleverket På tross av virksomhetenes ulike særtrekk har vi funnet flere felles suksessfaktorer som bidrar til å redusere ufrivillig deltid: Formell agenda Det snakkes lite om ufrivillig deltid, bemanningsplaner og organisering av arbeid ute i virksomhetene. Det å løfte fram temaet er i seg selv et viktig virkemiddel for å redusere ufrivillig deltid. Fakta Prosjektet har bygget sitt arbeid på Fafo s undersøkelse «Ufrivillig deltid, bemanningsstrategier og deltidsstillinger i varehandel» fra 2012. Rapporten stadfester fakta på en måte som ikke har blitt gjort før. http://www. fafo.no/pub/rapp/20268/index.html 70 % av de ufrivillig deltidsansatte er kvinner i alderen 25 54 år. Partssamarbeid Samarbeid mellom ledelsen og de tillitsvalgte har vært en forutsetning for deltagelse i prosjektet. Dette fører til godt samarbeidsklima i virksomheten. Kartlegging og intern analyse Det å skaffe seg oversikt over nåsituasjonen forteller oss om det er behov for å iverksette tiltak. Prosjektet har ikke vært involvert i noen virksomheter hvor vi ikke har avdekket ufrivillig deltid. Lov- og avtaleverket Arbeidslivets kjøreregler og juridiske rettesnorer gjør det enklere for oss alle å trå riktig i arbeidslivet. Arbeidsmiljøloven kalles ofte arbeidslivets grunnlov og gjelder for alle. Hovedavtalen og Landsoverenskomsten er tillegg i tariffbundende virksomheter. Kunnskap og intern opplæring Virksomheter som lykkes er trofaste mot eget konsept, men tilpasser seg endringer. Våre virksomheter har utviklet sin kunnskap I 3. kvartal 2012 tilsvarte den totale tiden de ufrivillig deltid ønsket å jobbe mer, 25.000 heltidsjobber knyttet til lov- og avtaleverk. De har også hatt opplæring på tvers av avdelinger Bemanningssystemer og planer Gode bemanningssystemer hjelper oss å lage gode bemanningsplaner. God planlegging er bra personalpolitikk og et kriterium som definerer bra lederskap. Handlingsplaner Å samle tiltak i en handlingsplan fører til forpliktelse og er en medvirkende årsak til at noe blir gjort. Legger vi til «hårete mål», tidsfrister og ansvarlige, er vi godt på vei mot endring og utvikling. Arbeidsmiljøloven forkortes gjerne AML, og kalles også arbeidslivets grunnlov. AML gjelder for alle, både på arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Arbeidslivet er i stadig endring og utvikling. AML har gått fra å tenke vernesko og hjelm til psykososialt arbeidsmiljø. For at AML hele tiden skal gjenspeile arbeidsliv og samfunn slik det virkelig er, endrer Stortinget loven med jevne mellomrom. Hovedavtalen gjelder for tre år om gangen, og forteller partene hvordan man skal skikke seg og hvilke kjøreregler som gjelder. Det skal være gjensidig korrekt og tillitsfull opptreden mellom partene i arbeidslivet. Landsoverenskomsten 2012 2014 mellom HK og Virke fastslår at partene er enige om at det er viktig å arbeide for å unngå ufrivillig deltid. Overenskomsten reforhandles annethvert år og omhandler lønn og arbeidstid. Det er et mål å gi de ansatte som ønsker det mulighet til økt stillingsandel. Deltidsansatte skal gis merarbeid av midlertidig karakter framfor ekstrahjelp. I tillegg gis også fortrinnsrett til heltidsstillinger. Tariffavtalen består av Hovedavtalen og Landsoverenskomsten. Tariffavtale kan opprettes i bedrifter hvor de ansatte har organisert seg. Tariffavtalen kan inngås mellom et fagforbund og en bedrift eller arbeidsgiverorganisasjon. AML 14-3 (1) Deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling framfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. (2) Fortrinnsretten er betinget av at arbeidstaker er kvalifisert for stillingen og at utøvelse av fortrinnsretten ikke vil innebære vesentlige ulemper for virksomheten. LandsoverEnskomsten 15 2 15.2. Deltidsansatte som er i arbeid og som har vært beskjeftiget fast minst 1/2 år i sammenheng, gis fortrinnsrett til å utvide sin arbeidstid når bedriften har behov for mer arbeidskraft eller når timer blir ledige ved f.eks. oppsigelser o.l. Ved valg mellom flere fortrinnsberettigede deltidsansatte, skal bedriften ta hensyn til ansiennitet, kvalifikasjoner, øvrige ansattes arbeidstidsordninger og den ansattes eget forhold. Deltidsansatte skal gis merarbeid av midlertidig karakter fram for ekstrahjelp. I tillegg gis også fortrinnsrett til heltidsstillinger. Hvem kan hjelpe meg? Saker løses ofte beste der de oppstår. Varehandel kjennetegnes av kort lederspenn hvor leder og ansatt både møtes og jobber tett sammen i det daglige. God kommunikasjon og dialog på alle nivåer i virksomheten er ofte den beste løsningen. Verneombudet er din talsperson i arbeidsmiljøspørsmål, og skal velges på alle arbeidsplasser. Det kan gjøres unntak for mindre bedrifter. Tillitsvalgt er talsperson for medlemmene, og bindeledd mellom ledelsen og medlemmene i saker som dreier seg om lønns- og arbeidsvilkår. Den tillitsvalgte er en viktig bidragsyter til god kommunikasjon på arbeidsplassen. Han eller hun skal snakke gruppens interesser som krever forhandlinger. Den tillitsvalgte har plikt til å gjøre sitt beste for å bidra til et rolig og godt samarbeid på arbeidsplassen sin. Butikksjef eller varehussjefen er den lokale virksomhetens øverste leder og derfor hovedansvarlig for at gjeldende lover og regler blir fulgt. Hos de større virksomhetene finner du gjerne mellomledere eller avdelingsledere i tillegg. Henvend deg først til din nærmeste overordnede. 8 9

Handlingsplan OVERORDNET MÅL: Eksempel, redusere eller fjerne ufrivillig deltid innen en gitt dato. tiltak hensikt AnSVarlig tid Status Introduksjonmøte Sette ufrivillig deltid på formell agenda Partssamarbeid Samarbeid, kommunikasjon og demokrati Intern kartlegging og analyse Avdekke omfang av ufrivillig deltid Oppfølgingsmøte Lage handlingsplan Ny grunnbemanning Beholde kompetanse Intern opplæring Lov- og avtaleverk Bemanningssystemet ditt og de planer du legger inn, er nøkkelen til praktisk arbeid for å redusere ufrivillig deltid. Gode bemanningssystemer og systematisk arbeid letter arbeidet og bidrar til bedre kvalitet på grunnbemanningen. Lov- og avtaleverket er kjøreregler og juridiske retningslinjer for arbeidslivet. Eksempel på bestemmelser er fortrinnsrett, kunngjøring og drøftinger. Forklaring på status: For at tiltakene dine fortsatt skal virke, vil systematisk statussjekk hjelpe deg. Eksempel: Sett inn ok, hake eller hva du måtte ønske eller sett inn nytt mål alt etter hva du har oppnådd i forhold til dine oppsatte planer. Å redusere ufrivillig deltid bidrar til likestilling. Evalueringsmøte Kartlegge hva som har blitt gjort og hva som må gjøres Veloverveide mål fungerer både som «pisk og gulrot». Du må ha noe å strekke deg etter og samtidig må målet være realistisk å nå. Overordnet mål beskriver hva du i hovedsak ønsker å oppnå med tiltakene dine. Eksempel på tiltak: Vi ønsker å fjerne eller redusere ufrivillig deltid innen en gitt dato. For å få ting gjort må du konkretisere tiltaket ditt. Er du ikke i mål som planlagt, sett deg nytt mål. 70.000 mennesker var definert som ufrivillig deltidsansatte i hele 2011. Formelle møter er verktøy, ikke tidstyv. Bruk møtet effektivt ved å ha en plan. Partssamarbeid betyr at ledelsen og de tillitsvalgte snakker sammen og at begge parter får ytre seg og blir hørt. Eksempel på tiltak: Tillitsvalgt og leder drøfter bemanningsplaner på møtet en gang pr. måned. Kartleggingens formål er å samle informasjon slik at beslutningene blir gode. Eksempel på tiltak: Stillingsbrøker, oppgaver,kundepågang og budsjett. Analysen tar utgangspunkt i hva du finner i kartleggingen. Eksempel på tiltak: Hvor mange ufrivillig deltid har vi? Se sammenhengene mellom faktorene i eksemplet ovenfor. 10 11

Lov- og avtaleverket Arbeidsmiljøloven 4-1(2) Arbeidstidsordninger 4-2(1) Informasjon og opplæring 8-2 (B) Informasjon og drøfting 10-3 Arbeidsplan 10-7 Mertid 14-1 Informasjon 14-3 Fortrinnsrett for deltidsansatte 14-6(J) Skriftlig avtale L 14-8 Endringer i arbeidsforholdet Hovedavtalen 4-1.2 Samarbeid 4-2.1 Tillitstvalgt 4-4.3 Utstyr 4-5.1 Lokalt samarbeid 4-5.2 a) Drøftinger 4-5.2 b) Informasjon Prosjekt UfriviLLig deltid i varehandelen Prosjektet er et samarbeidsprosjekt mellom Virke og Handel og Kontor i Norge. Arbeidsdepartementet finansierer prosjektet. Innhold: Runa Bolstad Laume Redigering og layout: LO Media illustrasjoner: Lene Ask. Foto: Dorthe Karlsen, LO Media og Geir Otto Johansen opplag: 10.000 Landsoverenskomsten 2-3 Arbeidstiden inndeling og plassering 2-8 Midlertidige endringer 15-1 Mertid 15-2 Fortrinnsrett for deltidsansatte 15-3 Sammensetting sysselsatte 16-5 Kunngjøringer 17 Kompetanse 18-2 Likestilling 18-4 Likestilling = lederansvar Likestillingsloven 1 A Plikt til å arbeide for likestilling 3 Forskjellsbehandling Lenker og kilder: Arbeidsforskningsinstituttet Arbeidskraftundersøkelsen Arbeidsmiljøsenteret Arbeidernes opplysningsforbund Arbeidstilsynet Arbeidslivstelefonen Dytt Fellestiltakene Fafo Google Handel og Kontor HR Norge Idébanken Infotjenester Inkluderende arbeidsliv Landsorganisasjonen LO Lovdata NAV Regelhjelp Regjeringen Sintef Statens arbeidsmiljøinstitutt Statistisk sentralbyrå Stortinget Virke Vox Wikipedia www.afi.no www.ssb.no/aku/ www.arbeidsmiljo.no www.aof.no www.arbeidstilsynet.no www.mentalhelse.no www.dytt.no www.fellestiltakene.no www.fafo.no www.google.no www.handelogkontor.no www.hrnorge.no www.idebanken.no www.infotjenester.no www.inkluderende.no www.lo.no www.lovdata.no www.nav.no www.regelhjelp.no www.regjeringen.no www.sintef.no www.stami.no www.ssb.no www.stortinget.no www.virke.no www.vox.no www.wikipedia.no MILJØMERKET 241 Trykkeri 683