Innherred samkommune BUDSJETTSITUASJONEN pr. 30.06.08 Verdal, 16.09.08
1. INNLEDNING OG ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR. 3 1.1 Oppsummering av økonomisk status etter 1. halvår 3 2. SYKEFRAVÆR. 4 3. GJENNOMGANG AV ENHETENE 5 3.1 Økonomi 5 3.2 IKT 6 3.3 Organisasjon 7 3.4 Kemner 7 3.5 Landbruk. 8 3.6 Plan-byggesak-oppmåling 9 3.7 Dokumentsenteret 9 3.8 Servicekontor 10
1. Innledning og administrasjonssjefens kommentar. Rapportene fra de administrative enhetene konkluderer med overforbruk på Servicekontoret og Dokumentsenteret. Her er det fellesutgiftene på begge enhetene som er budsjettert for lavt. På Servicekontoret gjelder det biler. Antall biler har økt og driftskostnadene er høyere enn planlagt (leasing, forsikring, avgifter og drivstoff). Dette vil utgjøre drøyt 350.000 mer enn budsjettert på årsbasis. Dokumentsenteret har høyere annonseutgifter enn planlagt, det ser ut til at dette vil utgjøre drøyt 50.000 mer enn budsjettert. Enhetene har i samarbeid med økonomienheten satt opp et periodisert budsjett pr. 2.kvartal. Dette bygger delvis på erfaringstall fra tidligere år og delvis på forventet utvikling gjennom året. Enhetenes kommentarer bygger delvis på avviket i 2.kvartal samt på forventet resultat ved årets slutt. 1.1 Oppsummering av økonomisk status etter 1. halvår Oversikten nedenfor viser regnskapstall ved utgangen av 1. halvår, sammenlignet med budsjett tall for hele året. Det er store forskjeller mellom de ulike områdene i det prosentvise forbruket. Det er 2 av enhetene som rapporterer om avvik i forhold til budsjett. Dette utgjør tilsammen 400.000 ved årets slutt. På bakgrunn av at kommunestyret i Verdal har vedtatt en økonomisk innstramming for virksomhetsområdene på 1% av netto lønnsbudsjett foreslås det at samme innstramming foretas for enhetene i Innherred samkommune. En slik innstramming vil utgjøre omlag kr. 450.000,- og foreslås tildelt Servicekontoret og Dokumentsenteret for inndekning av økte kostnader som kommentert ovenfor. Grp.ansvar Regnskap 30.06.08 Periodisert budsjett Forbruk i % Rev. budsjett Forbruk pr. 30.06.08 Regnskap pr. 30.06.07 700 POLITISKE ORGANER -24 711 660-24 916 498 99-49 792 996 50-24 605 483 702 ØKONOMIENHETEN 2 548 850 2 808 240 91 6 428 200 40 2 235 106 703 IKT 9 443 432 7 216 399 131 14 815 798 64 6 089 569 704 ORGANISASJONSENHETEN 2 724 058 2 925 850 93 6 485 700 42 2 953 868 705 KEMNER 1 609 227 1 652 950 97 3 771 000 43 1 862 771 706 LANDBRUK / NATURFORVALTNING 1 546 324 1 902 750 81 4 265 000 36 1 833 808 707 PLAN / BYGGESAK / OPPMÅLING 13 978 144 800 10 1 198 200 1-774 850 720 SERVICEKONTOR 1 201 459 3 649 650 33 7 868 400 15 2 969 741 725 DOKUMENTSENTER 2 192 803 2 252 499 97 4 960 698 44 1 862 685 T o t a l t -3 431 530-2 363 360 145 0-5 572 784
2. Sykefravær. Nedenfor vises den kvartalsvise utviklingen i sykefraværet fra 2005 til nå. Sykefravær ISK 2005-8,00 % 7,00 % 6,00 % 5,00 % 4,00 % 3,00 % 2,00 % 1,00 % 0,00 % 1. KVART. -05 2. KVART. -05 3. KVART. -05 4. KVART. -05 Pr. kvartal Akkumulert 1. KVART. -06 2. KVART. -06 3. KVART. -06 4. KVART. -06 1. KVART. -07 2. KVART. -07 3. KVART. -07 4. KVART. -07 1. KVART. -08 2. KVART. -08 3. KVART. -08 4. KVART. -08 Tallene nedenfor viser det samlede prosentvise sykefraværet pr. kvartal for den enkelte enhet. ENHET 1. KVART. -07 2. KVART. -07 3. KVART. -07 4. KVART. -07 1. KVART. -08 2. KVART. -08 702 ISK Økonomi 1,52 % 2,96 % 4,70 % 3,78 % 6,70 % 10,80 % 703 ISK IKT 1,21 % 1,54 % 0,60 % 4,99 % 3,38 % 5,60 % 704 ISK Organisasjon 3,58 % 7,63 % 8,10 % 11,40 % 7,20 % 0,00 % 705 ISK Kemner 2,53 % 11,95 % 2,50 % 10,39 % 0,72 % 4,80 % 706 ISK Landbruk 2,28 % 0,00 % 7,70 % 7,82 % 2,13 % 0,70 % 707 ISK Plan/oppmåling 0,94 % 0,25 % 2,40 % 0,18 % 4,87 % 2,60 % 720 ISK Servicekontor 7,18 % 5,65 % 5,50 % 10,94 % 4,60 % 2,00 % 725 ISK Dokumentsenter 5,06 % 2,53 % 3,70 % 11,81 % 6,54 % 5,20 % Pr. kvartal 2,97 % 3,66 % 4,80 % 7,18 % 5,03 % 4,20 % Akkumulert 2,97 % 3,32 % 3,81 % 4,65 % 5,03 % 4,62 % Sykefraværet for Innherred samkommune ligger på 5,0 % i 1. kvartal og 4,2 % i 2.kvartal. Dette er en betydelig økning fra tilsvarende kvartal i 2007 og følger dermed samme trend som morkommunene, om enn ikke i samme grad. Sykefraværet for Levanger kommune er på 9,5 % i første kvartal og 9,1 % for andre kvartal. For Verdal kommune er tilsvarende tall hhv. 10,3 % i første og 9,2 % i andre kvartal.
Fra og med splittes talla i kortidsfravær og langtidsfravær (over 16 ), se tabellene nedenfor. Talla viser relativt stor andel langtidsfravær. Fravær 1.kvartal 2.kvartal 702 ISK Økonomi 1,00 % 0,90 % 703 ISK IKT 3,40 % 0,70 % 704 ISK Organisasjon 1,10 % 0,00 % 705 ISK Kemner 0,70 % 0,30 % 706 ISK Landbruk 1,90 % 0,70 % 707 ISK Plan/oppmåling 1,50 % 0,50 % 720 ISK Servicekontor 1,90 % 1,30 % 725 ISK Dokumentsenter 2,20 % 2,20 % Pr. kvartal 1,60 % 0,80 % Fravær >16 1.kvartal 2.kvartal 702 ISK Økonomi 6,20 % 9,90 % 703 ISK IKT 0,00 % 4,90 % 704 ISK Organisasjon 6,10 % 0,00 % 705 ISK Kemner 0,00 % 4,50 % 706 ISK Landbruk 0,00 % 0,00 % 707 ISK Plan/oppmåling 3,30 % 2,10 % 720 ISK Servicekontor 3,70 % 0,70 % 725 ISK Dokumentsenter 4,30 % 3,00 % Pr. kvartal 3,40 % 3,40 % 3. Gjennomgang av enhetene 3.1 Økonomi 30.06.08 budsjett i % pr. 30.06.08 30.06.07 11 Netto lønn 3 442 578 3 652 740 94 8 117 200 42 3 066 775 12 Øvrige kostnader 554 028 433 500 128 867 000 64 544 526 13 Inntekter eks. sykepengerefusjon -1 447 755-1 278 000 113-2 556 000 57-1 376 195 T o t a l t 2 548 850 2 808 240 91 6 428 200 40 2 235 106 o Innsparing på lønn, bl.a. som følge av økning i langtidsfravær. o Høyere aktivitet i innfordring øker både kostnader og inntekter målt mot budsjett. o Enheten må anskaffe nye programpakker for å forbedre rutinene - dette dekkes av eget driftsbudsjett
o Det forventes ikke negativt resultatavvik ved årets slutt. 2007 1,5 3,0 4,7 3,8 1,00 6,20 0,90 9,90 Tre langtidsykemeldte (to halvstillinger og én i heltid) forklarer økningen i langtidsfravær. Halvtidsstillingene antas å ville vedvare, mens den tredje er tilbake nå i juli. En helstilling som sykevikar midlertidig besatt. Mulige tiltak for sykemeldte er drøftet. Korttidsfraværet er stabilt. 3.2 IKT 30.06.08 budsjett i % pr. 30.06.08 30.06.07 11 Netto lønn 1 789 961 1 723 499 104 3 829 998 47 1 660 690 12 Øvrige kostnader 11 017 385 6 317 900 174 12 635 800 87 7 233 839 13 Inntekter eks. sykepengerefusjon -3 363 914-825 000 408-1 650 000 204-2 804 960 T o t a l t 9 443 432 7 216 399 131 14 815 798 64 6 089 569 Enhetens budsjett er meget stramt. Enheten har nesten ikke frie midler. De tunge utgiftspostene hos oss er det som rapporteres som Øvrige kostnader. Her ligger lisensutgifter, linjeleie, leiekjøring (f.eks. skatteregnskap), softwareutgifter og hardwareutgifter. Disse utgiftene er i stor grad generert av antallet brukere og antallet pc er. I tillegg skjer det ofte uforutsette ting på IKT. Det betyr at enheten kan få uforutsette utgifter som ikke er budsjettert. Tilsynelatende ser det ut som enheten kan få problem med å komme ut i balanse. Men enhetsleder varsler at enheten skal komme ut i balanse ved årets slutt. Enheten har budsjettert med 7 årsverk + lærling. Så langt ser det ut til å holde. Fra 1/8 har enheten tatt inn en lærling til. 2007 1,2 1,5 0,6 5,0 3,40 0 0,70 4,90 Sykefraværet på enheten er svært lavt og ikke av arbeidsrelatert art.
3.3 Organisasjon 30.06.08 budsjett i % pr. 30.06.08 30.06.07 11 Netto lønn 2 488 771 2 853 000 87 6 340 000 39 2 432 190 12 Øvrige kostnader 297 079 235 350 126 470 700 63 612 984 13 Inntekter eks. sykepengerefusjon -61 792-162 500 38-325 000 19-91 306 T o t a l t 2 724 058 2 925 850 93 6 485 700 42 2 953 868 Enheten forventer ikke avvik mellom regnskap og budsjett pr.31.12.08 For høsten, har enheten ansatt en lærling som går over to år, med 50% fagarbeiderlønn. Det vil også bli lyst ut en stilling på lønn, som kan overlappe våre ansatte med høy kompetanse, da noen av de nærmer seg pensjonsalder. Enheten overholder tildelt budsjettramme, og har ikke planer om sparetiltak. Dette året har enheten holdt 50% stilling vakant, dette er en medarbeider som er ute i permisjon fram til 31.12.08. Lønnsutgiftene er i samsvar med budsjetterte lønnsmidler. 2007 3,6 7,6 8,1 11,4 1,10 6,10 0,00 0,00 Enheten har svært lite sykefravær. Det varsles om et godt arbeidsmiljø og medarbeidere som tar ansvar og stiller opp. 3.4 Kemner 30.06.08 budsjett i % pr. 30.06.08 30.06.07 11 Netto lønn 2 154 169 2 092 950 103 4 651 000 46 3 020 051 12 Øvrige kostnader 368 700 258 500 143 517 000 71 684 305 13 Inntekter eks. sykepengerefusjon -913 642-698 500 131-1 397 000 65-1 841 585 T o t a l t 1 609 227 1 652 950 97 3 771 000 43 1 862 771 Det forventes ikke avvik mellom budsjett og regnskap pr. 31.12.08
2007 2,5 % 12,0 % 2,5 % 10,4 % 0,7 % 0,0 % 0,3 % 4,5 % Ingen spesielle tiltak er iverksatt for å redusere sykefraværet. 3.5 Landbruk. 30.06.08 budsjett i % pr. 30.06.08 30.06.07 11 Netto lønn 2 051 223 2 067 750 99 4 595 000 45 2 016 747 12 Øvrige kostnader 582 819 171 500 340 343 000 170 159 048 13 Inntekter eks. sykepengerefusjon -1 087 718-336 500 323-673 000 162-341 986 T o t a l t 1 546 324 1 902 750 81 4 265 000 36 1 833 808 Pr. 1. januar ble vakttjenesteordningen for veterinærene overført til kommunene. Enheten fikk overført hele beløpet på nyåret, og pengene betales ut til veterinærene i løpet av året. Ved årets slutt skal det overførte beløpet være oppbrukt. Dette er med andre ord et nullspill, men både inntekter og utgifter blir mye større enn budsjettert. Forøvrig er det ingen spesielle utgifter pr. 30.06.08. To ansatte er for tiden ute i permisjon. Den ene stillingen har stått ubesatt i 5 mnd., men det vil bli engasjert vikar i resten av permisjonsperioden til 01.04.09. I den andre stillingen utløper permisjonen 01.09.08. Det forventes ikke avvik mellom budsjett og regnskap pr. 31.12.08 2007 2,3 0 7,7 7,8 1,90 0,00 0,70 0,00 Sykefraværet er gledelig lavt, og skyldes korttidsfravær. I forbindelse med kurset Medarbeiderskap er det, og skal i det videre iverksettes miljøtiltak i Herredshuset som vil gi et bedre arbeidsmiljø.
3.6 Plan-byggesak-oppmåling 30.06.08 budsjett i % pr. 30.06.08 30.06.07 11 Netto lønn 4 019 843 4 088 700 98 9 086 000 44 3 890 798 12 Øvrige kostnader 620 212 614 100 101 1 228 200 50 654 756 13 Inntekter eks. sykepengerefusjon -4 626 077-4 558 000 101-9 116 000 51-5 320 405 T o t a l t 13 978 144 800 10 1 198 200 1-774 850 Utgiftene er som forventet i perioden. Det er foretatt nødvendige innkjøp i forbindelse med elektronisk arkiv og innføring av ny lov om eiendomsregistrering (matrikkelføring). Inntektene i 1. halvår er i samsvar med det periodiserte beløpet i budsjettet Det forventes ikke avvik mellom budsjett og regnskap pr. 31.12.08 Gapet mellom forventningene til enheten og de mulighetene vi har til å løse oppgavene er merkbart. Enheten sliter med ressursknapphet i forhold til den aktiviteten vi skal betjene. Dette forholdet er påpekt tidligere og vil ligge på samme nivå i. For tiden er 0,9 årsverk ubesatt. 2007 0,9 0,3 2,4 0,2 1,50 3,30 0,50 2,10 3.7 Dokumentsenteret Regnskap 30.06.08 Periodisert budsjett Forbruk i % Rev. budsjett Forbruk i % pr. 30.06.08 Regnskap 30.06.07 11 Netto lønn 2 049 642 2 050 649 100 4 556 998 45 1 841 568 12 Øvrige kostnader 698 022 701 850 99 1 403 700 50 518 043 13 Inntekter eks. sykepengerefusjon -554 861-500 000 111-1 000 000 55-496 926 T o t a l t 2 192 803 2 252 499 97 4 960 698 44 1 862 685 Utgifter annonsering ligger noe i overkant og det er derfor satt inn sparetiltak ved å ikke ha fellesannonse i juli. Antar at vi allikevel kan komme opp i et overforbruk på ca 50.000,-. Ved streng håndtering av fellesannonsene opplever vi at enhetene setter inn egne annonser, noe som fører til større annonseutgifter for kommunene totalt sett.
Kontorutgifter er overskredet grunnet oppgradering av PCene ved enheten. Men samlet sett har vi brukt akkurat 50 % av budsjettet. Ref. sykepenger utgjør inntekten for enheten, og sykefravær 2. kvartal er noe høyere enn budsjettert. Mulig avvik pr. 31.12. : Kan bli overforbruk på annonsering. Antall reg.planer/utlysninger påvirker annonsebehovet og er derfor vanskelig å påvirke. Enhetens lønnsutgifter ligger på 45 %. 2007 5,0 2,5 3,7 11,8 2,20 4,30 2,20 3,00 Tett samarbeid med Nav om igangsetting av tiltak. 3.8 Servicekontor 30.06.08 budsjett i % pr. 30.06.08 30.06.07 11 Netto lønn 2 537 536 2 560 950 99 5 691 000 45 2 397 461 12 Øvrige kostnader 1 985 977 2 043 700 97 4 087 400 49 1 921 848 13 Inntekter eks. sykepengerefusjon -3 322 055-955 000 348-1 910 000 174-1 349 568 T o t a l t 1 201 459 3 649 650 33 7 868 400 15 2 969 741 Det er registrert større utgifter på leiebiler i enn forrige år. Årsaken til dette er flerdelt. For det første har antallet biler økt i forhold til budsjettert, og for det andre har driftskostnadene (leasing, forsikring, avgifter og drivstoff) pr. bil blitt høyere enn planlagt. I tillegg har det ved bytte av billeverandører blitt en forskyving av fakturering slik at utgifter knyttet til 2007 først er fakturert i. Det forventes et overforbruk på ca 400.000 i. Husbanken; regnskapstallene vil bli kommentert i slutten av året (4.kvartal)og ved årsmelding. Kr. 2,5 mill er inntektsført i ISK men skal i sin helhet overføres Verdal kommune. Turistinformasjon i Levanger og Verdal kommune; servicekontoret har driftsmessig og budsjettmessig ansvar for denne tjenesten, det er ikke overført egne øremerkede midler til turistinformasjon, noe som medfører uforutsette utgifter for servicekontoret. Det er noe usikkerhet omkring lønnsregnskapet til servicekontoret, da det er overført en hel stilling (lønnsmidler) til NAV Levanger. Servicekontoret har erstattet denne stillingen med et halvt årsverk, noe som medfører økte lønnsutgifter for servicekontoret. Servicekontoret har to ansatte som følges opp av NAV, det er løpende lønnstilskudd for disse to i en utvidet periode, noe som medfører mer balanse i lønnsutgiftene til servicekontoret.
2007 7,1 5,7 5,5 10,9 1,90 3,70 1,30 0,70 Sykefraværet er vesentlig redusert på grunn av avklaringer omkring langtidssykmeldte. Forebyggende arbeid før sykmelding prioriteres (IA-tiltak og trivselstiltak på arbeidsplassen), det er også registrert mindre kortidsfravær i 2.kvartal ved servicekontoret.