Innherred samkommune BUDSJETTSITUASJONEN pr

Transkript

1 Innherred samkommune BUDSJETTSITUASJONEN pr. Verdal,

2 1. INNLEDNING OG ADMINISTRASJONSSJEFENS KOMMENTAR Oppsummering av økonomisk status pr SYKEFRAVÆR GJENNOMGANG AV ENHETENE Politiske organer Økonomi-enheten IKT-enheten Organisasjons-enheten Kemner Landbruk og naturforvaltning Plan, byggesak og oppmåling Dokumentsenteret Servicekontoret Brann og redning 14 2

3 1. Innledning og administrasjonssjefens kommentar. Samkommunen har et krevende for. Budsjettrammen som er vedtatt av morkommunene ligger ca 3% lavere enn revidert. Alle enhetene har derfor iverksatt effektiviseringstiltak og det er innført stopp i nytilsettinger. Dette også av hensyn til prosesser i morkommuner. En slik situasjon kan ikke vare veldig lenge da det er tilfeldig hvor en får vakanser. I forbindelse med et for 2011 må en legge en strategi for bemannings- og kompetanseutviklingen i samkommunen. Det er ingen ting i regnskapsapporten for 2. tertial som tilsier at en ikke skal nå målene, men administrasjonssjefen peker på at vi står foran en krevende prosess med å bygge opp et felles brannvesen i ISK i løpet av året. En må forvente at det tar noe tid før en tar ut de forventete gevinster av dette. Budsjettet for brann og redningsenheten vil bli lagt inn i samkommuneet i siste tertial. Etter bestilling i samkommunestyrets møte 12. november er det arbeidet med en organisasjonsutviklingsprosess i samkommunen. Resultatet av denne bli lagt fram til politisk behandling i september, og evt endringer gjennomføres så raskt som mulig. I tråd med den nye forsøksforskriften og forslaget til endringer i kommuneloven ble alle som arbeider i samkommuneenhetene overført til samkommunen fra Unntaket er brann og redning hvor den tekniske overføringen foregår fra Med de ressursene samkommunen disponerer på vegne av kommunene er det administrasjonssjefens vurdering at en har oppnådd veldig gode resultat også i 2. tertial. 1.1 Oppsummering av økonomisk status pr. Ingen av enhetene i ISK melder om overforbruk pr. Oversikten nedenfor viser regnskapstall ved utgangen av august, sammenlignet med tall for hele året og periodisert. Grp.ansvar 700 POLITISKE ORGANER ØKONOMIENHETEN IKT ORGANISASJONSENHETEN KEMNER LANDBRUK / NATURFORVALTNIN PLAN / BYGGESAK / OPPMÅLIN SERVICEKONTOR DOKUMENTSENTER BRANN OG REDNING T o t a l t

4 2. Sykefravær. Sykefravær pr. enhet 2. tertial 3. tertial 1. tertial 2. tertial ENHET 1-16 d Over 16 d d Over 16 d d Over 16 d d Over 16 d. 702 ISK Økonomi 1,50 % 5,70 % 0,80 % 6,50 % 0,90 % 4,80 % 0,10 % 3,90 % 703 ISK IKT 1,20 % 0,00 % 2,50 % 0,00 % 1,00 % 0,00 % 0,60 % 0,00 % 704 ISK Organisasjon 0,60 % 9,20 % 0,60 % 4,60 % 1,30 % 1,30 % 0,70 % 3,70 % 705 ISK Kemner 0,30 % 6,50 % 1,40 % 4,80 % 1,60 % 11,70 % 0,80 % 9,90 % 706 ISK Landbruk 0,00 % 0,60 % 0,20 % 0,00 % 1,00 % 3,90 % 0,00 % 11,10 % 707 ISK Plan/oppmåling 0,10 % 5,70 % 0,80 % 0,40 % 1,10 % 0,60 % 0,10 % 2,40 % 720 ISK Servicekontor 0,70 % 7,90 % 0,80 % 6,90 % 1,30 % 4,50 % 1,70 % 7,60 % 725 ISK Dokumentsenter 0,70 % 7,40 % 1,90 % 6,40 % 2,80 % 3,80 % 0,70 % 1,90 % Pr. tertial 6,4 % 5,0 % 5,0 % 5,4 % Sykefraværet for Innherred Samkommune ligger på 5,4% 2. tertial. Dette er ned 1%-poeng fra samme tidsrom i, men en liten økning fra 1. tertial. Dette skyldes i hovedsak et par langtidssykemeldinger. 3. ISK Enhet Endring Økonomienheten 16,6 16,6 15,6-1,0 IKT 7,00 7,00 7,0 0,0 Organisasjon 11,8 12,2 12,2 0,4 Kemner 10,5 10,5 10,5 0,0 Landbruk og naturforvaltning 8,0 8,0 7,0-1,0 Plan, byggesak og oppmåling 15,5 17,3 17,5 2,0 Servicekontor 13,0 13,0 13,2 0,2 Dokumentsenteret 10,6 10,5 10,5-0,1 SUM 93,1 95,2 93,5 0,4 Det er en liten økning i antall årsverk i ISK sammenlignet med utgangen av. Dette skyldes at det ved årsskiftet var vakanse i stillinger som det nå er tilsatt i. Det er imidlertid verdt å merke seg at siden utgangen av 1. tertial har antall årsverk blitt redusert med knapt 2 årsverk. Det vises ellers til kommentarer for de enkelte enheter. 4

5 4. Gjennomgang av enhetene 700 Politiske organer 1. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Avvik Refusjonsinntektene fra morkommuner er med i posten driftsinntekter ovenfor. Det er regnskapsført 2/3 av ert årsrefusjon her. Kostnadene som er ført her er godtgjørelse samkommunestyret, utgifter dialogseminar. Under dette område føres også kontrollutvalg, kvalitetslosen og fellesutgifter til ISK. I forbindelse med at ISK fra har egne ansatte er området belastet kostnader for personforsikringer. Disse kostnadene skal etter hvert fordeles på den enkelte enhet 702 Økonomi-enheten Enhetens tjenestetilbud er i samsvar med de forutsetninger som ligger til grunn i et. Enheten vil i løpet av høsten ta i bruk nye elektroniske hjelpemidler/systemer i forbindelse med arbeid, behandling av inngående fakturaer og gjennomføring av anbudskonkurranser. Disse hjelpemidlene vil bidra til å sikre en enda høyere kvalitet på tjenestene som enheten yter. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Ved utgangen av 2. tertial viser enhetens regnskapstall et positivt avvik. Dette skyldes hovedsakelig langtidsfravær uten at det er satt i vikar i stillingen samt høyere gebyrinntekter enn ert. 5

6 Det forventes at enheten ved utgangen av året fortsatt vil ha et positivt avvik i forhold til vedtatt. Budsjettendringer: Ingen endringer som påvirker enhetens ramme 3. ANSATTE sutvikling: Årsak til endring Vedtak? 16,7 16,7 15,6 En medarbeider har gått av med pensjon. Det er fortsatt for tidlig å kunne fastslå om enhetens nivå på tjenestene vil bli påvirket av redusert bemanning. Dette skyldes at fratredelsen skjedde i ferietiden med lavere aktivitet ved enheten enn i en normalsituasjon. Effekten av reduksjonen vil bli vurdert utover høsten. Lønnsutgifter: Enhetens årsverk ligger ved utgangen av august ca. 1 årsverk under ert aktivitet. Det forventes at dette vil bidra til innsparing den resterende del av året. 0,60 7,90 1,50 5,70 0,80 6,50 0,90 4,80 0,10 3,90 En 50% stilling har vært sykemeldt hele, ellers har enheten et svært lavt sykefravær. Det er ikke iverksatt spesielle tiltak for å redusere fraværet. 703 IKT-enheten Tjenestetilbudet er i tråd med det som er planlagt, og blir utført med nøyaktighet og god kvalitet. Tross liten bemanning har ikt klart å effektivisere driften hele tiden. Dette er helt nødvendig for å klare å ta unna den økte aktiviteten som er i organisasjonen. I år har ikt jobbet med å øke automatiseringen ved installasjon av pcer. Dette har spesielt vært krevende på elevsiden. Ikt har også tatt i bruk ny teknologi for utrulling og kontroll av programvare. Dette er et kjempeløft for ikt, og noe av det mest teknisk krevende oppgaven enheten har løst på lang tid. 6

7 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Avvik: Utgifter og inntekter er i samsvar med periodisert. Enheten er i balanse pr Enheten regner med å holde et i. Ingen spesielle sparetiltak er iverksatt med unntak av en generell stram økonomistyring. Innsparinger betyr for denne enheten å nekte andre enheter å anskaffe nødvendig utstyr. Eventuelle innsparingstiltak vil ramme andre enheter som er helt avhengig av de tjenestene enheten leverer. Eventuelle slike innsparingstiltak har ikke enheten fullmakt til å gjennomføre, og må derfor behandles i andre fora. Budsjettendringer: Ingen endringer er utført i perioden. 3. ANSATTE sutvikling: ,0 7,0 7,0 Årsak til endring Vedtak? Antall årsverk er uendret og i samsvar med. Lønnsutgifter: Lønnsutgiftene er i samsvar med et. 1,70 0,00 1,20 0,00 2,50 0,00 1,00 0,00 0,60 0,00 Sykefraværet er svært lavt. Dette skyldes blant annet et ekstremt godt arbeidsmiljø. 7

8 704 Organisasjons-enheten Tjenestetilbudets nivå og innhold er ut i fra de forutsetninger som ligger til grunn for et. Det er tatt i bruk nye digitale verktøy slik at rapportering skal få en høy sikkerhet og kvalitet. Organisasjonsenheten har i ledet ett prosjekt som reviderer personalpolitisk handlingsplan, denne blir nå samordnet med andre plandokumenter som økonomiplan og kommuneplan etter samme mal. I tillegg revideres en god del dokumenter som har sammenheng med personalpolitisk handlingsplan. Ett nytt prosjekt som er satt i gang er ett nærværsprosjekt der det blir satt inn tiltak som skal begrense sykefravær. Dette er et pilotprosjekt med ny digital programvare som gjør ledere mer i stand til å følge opp og være oppdatert på IA-arbeidet. Det er viktig å få fokus på nærvær i organisasjonen. Organisasjonsenheten bistår ledere ved behov i IA-saker. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Avvik: Det er ikke overforbruk på organisasjonsenheten i 2. tertial. 3. ANSATTE sutvikling: Årsak til endring Vedtak? 11,8 12,2 12,2 Lønnsutgifter: Enhetens årsverk er i samsvar med erte lønnsutgifter, og det forventes ikke merutgifter. 0,50 4,80 0,60 9,20 0,60 4,60 1,30 1,30 0,70 3,70 Det er en økning i sykefraværet fra 1. tertial, dette skyldes en langtids sykemelding. 8

9 705 Kemner Kemneren har målkrav til resultat fra Skattedirektoratet når det gjelder skatteinnfordring. Kravet til innfordring av restskatt 2008 pr var 95,2 %. Resultatet pr ble 90,5 %. Dette er det dårligste innfordringsresultat pr en minnes. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Avvik: Pr. er det et positivt resultat, og ved årsskiftet kan resultat bli et underforbruk på ca. 0,5 mill. 3. ANSATTE sutvikling: ,5 10,5 10,5 Årsak til endring Vedtak? 1,20 10,20 0,30 6,50 1,40 4,80 1,60 11,70 0,80 13,0 Det er inngått avtale med tilbakeføring til 100 % stilling i et tilfelle og vedkommende er i dag kommet i arbeid i 70 % stilling som er i henhold til avtalen. I det andre tilfellet er vedkommende 100 % sykmeldt, og vil være det ut året, med påfølgende 100 % uføretrygd. Sykefraværet skyldes ikke forhold på arbeidsplassen. 706 Landbruk og naturforvaltning Tjenestetilbudet til gårdbrukere og andre kunder er i hovedsak i samsvar med forutsetningene. Utmarkskonsulenten sluttet 1. mai og denne stillingen vil være ubesatt resten av året. Dette vil føre til lengre saksbehandlingstid og streng prioritering av arbeidsoppgavene som er knyttet til denne stillingen. 9

10 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Avvik: Den vakante stillingen gjør at lønnsutbetalingene blir noe lavere enn ert. Enhetens deltakelse i melkeprosjektet fører til større kostnader enn ert. Større inntekter enn ert skyldes øremerkede penger til fuglekikkertårn, inngangsportal til nasjonalparken m.m. Det forventes at regnskapet vil gå i balanse ved årets slutt. Budsjettendringer: Det er ikke foretatt endringer i perioden 3. ANSATTE sutvikling: Årsak til endring Vedtak? 8,0 8,0 7,0 Vakant stilling Det forventes at den vakante stillingen blir besatt våren Lønnsutgifter: Vakant stilling i 8 mnd. vil gi redusert lønnsutbetaling. 0,90 1,30 0,00 0,60 0,20 0,00 1,00 3,90 0,00 11,10 Det er ikke iverksatt tiltak for å redusere sykefraværet. 10

11 707 Plan, byggesak og oppmåling OPPGAVER VERDAL LEVANGER SUM 2.tertial SUM t DELEGERTE PLAN- og BYGGESAKER 193 (87) 286 (154) 479 (241) 720 BEHANDLINGER I PUK PLAN-/BYGGE-/DELINGSSAKER 13 (22) 9 (36) 22 (58) 80 MATRIKKELBREV 61(33) 58 (15) MEGLERPAKKER 52 (48) 92 (83) 144 (131) 275 Oversikten omfatter ikke saker til politisk behandling i kommunestyrene eller samkommunestyret. Behandlinger av klagesaker inngår i oversikten. Av oversikten ovenfor kan en få oversikt over saksmengden mellom de to tertialer. Det har vært færre saker til PUK i 2. tertial dette året og totalt i forhold til i. Antall saker/behandlinger ellers i forhold til samme tidspunkt i fjor er i samme størrelsesorden, men en liten oppgang for antall meglerpakker (30 saker mer). Det har ikke vært behandlet noen plansaker med større omfang dette tertialet. Arbeidet med kommuneplanen har vært høyt prioritert og forventes ferdigbehandlet i løpet av året. Kommunedelplan Tromsdalen er startet opp. Av større byggesaker har engheten behandlet TINE, Verdal barne- og ungdomsskole og Trønderhallen. Enheten har en del planleggings- og oppfølgingsarbeider i forbindelse med bygging av jernbaneundergangen. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Avvik: Enheten forutsetter at en skal kunne arbeide og yte tjenester innenfor vedtatte rammer. Budsjettendringer: Ingen 11

12 3. ANSATTE sutvikling: Årsak til endring Vedtak? 15,45 17,25 17,45 Vakante stillinger ved årsskifte er besatt. En medarbeider har økt sin stillingsandel fra 80 % til 100% som er i hht utlysning av stillingen. 2,30 5,90 0,10 5,70 0,80 0,40 1,10 0,60 0,10 2,40 Enheten har hatt en medarbeider i halv sykmelding i store deler av 2. tertial. 725 Dokumentsenteret Enheten har utfordringene opp i mot arkivtjenesten. Dagens bemanning er minimal, i tillegg til langtidssykefravær. Dette fører til at kun arbeidsoppgaver som journalføring av dagens post utføres, og at kvalitetssikring av data for innsyn, og arkivdanning blir for dårlig. Postjournalene legges ut på nett, Kommunen må derfor ha gode rutiner for å ivareta personvernet. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Avvik: Enheten har ikke økonomisk avvik pr.. Sparetiltak som er igangsatt er begrenset av annonsering. Budsjettendringer: Ingen 12

13 3. ANSATTE sutvikling: ,6 10,5 10,5 Årsak til endring Vedtak? 1,20 6,50 0,70 7,40 1,90 6,40 2,80 3,80 0,70 1,90 Kontinuerlig HMS arbeid gjennom samtaler med de sykemeldte/nav, samt samtaler med de som står i fare for å bli sykemeldt gjennomføres. 720 Servicekontoret Servicekontoret gir jevnt over et godt tjenestetilbud til innbyggerne både i Verdal og Levanger. Servicekontoret har i det siste kvartal vært mer sårbart på grunn av økende sykefravær. De fleste enheter har en minimumsbemanning i ferieperioden, dette fører til ekstra arbeidsmengde på servicekontoret. Servicegraden på telefoner og betjening av direkte kundehenvendelser har derav vært noe redusert i sommermånedene. 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Avvik: Det kan bli et overforbruk på kommunale leasingbiler, ut over dette er det positive regnskapstall for servicekontoret pr Fortsatt innsparinger på lønnset på grunn av vakanser i forbindelse med permisjoner og sykefravær Redusert bemanning har direkte innvirkning på servicetilbudet og kvalitet på tjenestene som utøves i servicekontoret. 13

14 Budsjettendringer: Ingen endringer er utført innen 3. ANSATTE sutvikling: Årsak til endring Vedtak? ,2 0,2 Vedtak om økning av 20% stilling i servicekontoret er fattet administrativt. Skatteetaten avviklet sitt lokale kontor i Verdal mai. Servicekontoret i Verdal har i samarbeid med Skatteetaten overtatt veiledning og informasjonstjeneste for skatteetaten i Verdal. Denne stillingsøkningen kompenseres gjennom inntekter overført fra skatteetaten. Lønnsutgifter: I 2. tertial er det positive regnskapstall på lønnsutgifter. Dette skyldes i hovedsak vakanser ved sykefravær og permisjoner. Sykelønnsrefusjoner og tilretteleggingstilskudd forventes å inntektsføres på servicekontoret i siste tertial. 2,80 1,80 0,70 7,90 0,80 6,90 1,30 4,50 1,70 7,60 Tett oppfølging av sykmeldte og forebyggende tiltak på servicekontoret. Det er gjennomført vernerunde (ergonomi) på samtlige kontorplasser på servicekontoret i Verdal og Levanger. 730 Brann og redning 2. ØKONOMI 11 Netto lønn Øvrige kostnader Driftsinntekter eksl. sykel T o t a l t Enheten er etablert i ISK Hittil er kun 2 mnd lønn til brannsjef ført her. Det vises for øvrig til kommentarer når det gjelder brann under morkommunene. Budsjettet for enheten justeres i løpet av årets siste tertial. 14