VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 8 03.05.2012 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kjell-Arne Johansen SENTRALADMINISTRASJONEN Ålmannvegen 8 3576 HOL Tilsynsrapport og varsel om pålegg Dette brevet er en rapport fra tilsynet hos SENTRALADMINISTRASJONEN den 12.03.2012. Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten. Hva må dere gjøre? Les grundig gjennom rapporten fra tilsynet. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt, eller har andre kommentarer, må vi få skriftlig tilbakemelding senest 28.05.2012. Dere vil deretter motta et eget brev om den videre oppfølgingen. Vennligst oppgi vårt referansenummer hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med saksbehandleren hvis noe er uklart. Hensikten med tilsynet Arbeidstilsynet kontrollerte at skolen og kommunen (skoleeieren) har rutiner for å jobbe systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Vi er særlig opptatt av hvordan skolen og kommunen arbeider for å forebygge dårlig inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og føre til helseproblemer eller sykefravær, mens godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Tilsynet hos dere var en del av den nasjonale satsningen Inneklima i offentlige bygg, der vi samarbeider med helse- og undervisningsmyndighetene. Temaer vi tok opp Vi startet tilsynet med å presentere Arbeidstilsynet og satsingen Inneklima i offentlige bygg, og avklare forventningene dere har til oss. Deretter så vi på hvordan dere jobber for å forebygge et helseskadelig inneklima. Vi så nærmere på følgende temaer: HMS- arbeid knyttet til inneklima, blant annet kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og oppfølging FDV-system (Forvaltning, drift og vedlikehold) systemet vedlikeholdsrutiner rolleavklaring og medvirkning samarbeidet med godkjent bedriftshelsetjeneste godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 av 8 Oppsummering av tilsynet Til stede fra SENTRALADMINISTRASJONEN: Susanne Steen (vo v/ geilo skole), Jan Herleiksplass (prosjektingeniør, teknisk etat), Annette K. Medhus (rektor v/hovet skole), Randi Jebe (htv utdanningsforbundet), Børre Evensen (sjef kultur og oppvekstetaten), Magne Berg (rektor v/geilo skole), Eva Wick (hovedverneombud), Magne Harry Øen (vo og vaktmester v/hovet skole), Olav Strømsvåg (personalsjef ), Jan Olav Trillhus (teknisk sjef), Arvid Groven (htv fagforbundet), Tom Furuseth (avd.leder kultur og oppvekstetaten). Til stede fra Arbeidstilsynet: Kjell-Arne Johansen (senioringeniør)og Laila Grødal (overingeniør) Hol kommune har 6 skoler inkl. Geilomoen skole, som er spesialskole for elever med astma/lungesyke fra hele landet. Kommunen har en tradisjonell etatstyring/organisering, uten egne kommunale foretak. Hver skole/enhet har ansatt egne renholdere og vaktmestere, bortsett fra Geilo skole som har en felles ordning med ungdomskolen og noen andre enheter på Geilo. Totalt er det ca 35 renholdere og 10-11 vaktmestere. Disse to gruppene har ingen felles ledelse, men blir koordinert av hhv en egen renholdskoordinator og teknisk avdeling i kommunen. Disse gruppene har ikke egne verneombud, men ivaretas av det lokale verneombudet i hver enhet. Hol kommune opplyser at de har et budsjett for løpende verdibevarende vedlikehold som ligger på over 200 kr/kvm/år for skolebyggene. Dette er innenfor de normer som anbefales i NS 3424 (100 170 kr/kvm/år). Hver enhet har i sitt budsjett en egen ramme som er øremerket til drift og vedlikehold. Denne oppfattes som relativt romslig av den enkelte rektor, samtidig som det ikke helt er avklart internt hvor grensen går mellom hva som skolen selv må "betale" for og når teknisk avdeling tar ansvar innenfor sitt budsjett. Kommunens IK/HMS-system m/rutiner ligger på intranett. Det arbeides nå med innføring av et nytt IKT-verktøy fra firmaet Digital Kvalitet AS, i forhold til håndtering av avvik, risikovurdering mv. I tillegg er kommunen i gang med gjennomføring av teknisk tilstandsvurdering av alle bygg. Arbeidstilsynet fikk ikke forelagt noe dokumentasjon, men fikk opplyst at denne kartleggingen og vurderingen utføres ved hjelp av HolteProsjekt sin vedlikeholdsnøkkel, som er basert på gjeldene standard, dvs NS 3424 "Tilstandsanalyse av byggverk". Rapporten var under ferdigstillelse på dette tidspunktet. Hol kommune har avtale med HAVA bedriftshelsetjeneste, med en overordnet akivitetsplan. De enkelte enheter/skoler har ingen egen spesifikk plan med HAVA. HAVA kontaktes og benyttes når det dukker opp behov for bistad. Der det er ønsket, har HAVA gjort målinger (luft, støy o.l). Det er ikke noe systematisk plan, men gjennomføres kun dersom det kommer inn klager eller en ser behov. Samtidig fikk Arbeidstilsynet forelagt en rapport fra HAVA med resultater fra en miljøkartlegging som ble gjennomført i 2002. Denne konkluderer med at generelt er inneklimaet i Hol kommune sine skoler og barnehager tilfredsstillende. Samtidig viser denne rapporten at det er målt verdier som er over grensen for "brukbart". Blandt annet viser rapporten at Hovet skole har for høye verdier. I tillegg kommenteres det i rapporten at "tørr" luft er tema som nevnes. Arbeidstilsynet kan ikke se at Hol kommune har tatt denne rapporten helt på alvor, og prioritert tiltak etter de funn som ble avdekket. Hovet skole er et godt eksempel, hvor det generelle vedlikeholdet er svært bra, men skolen mangler det vi i dag ansees som en teknisk standard i hht utviklingen i samfunnet. Det ble opplyst at Hol kommune i 1994 bestemte seg for ikke å
VÅR REFERANSE 3 av 8 prioritere noe ventilasjon på Hovet skole, og at dette heller ikke er vurdert senere, selv om kunnskapen om inneklima er dokumentert i rapporten fra HAVA i 2002. Arbeidstilsynet viser til arbeidsmiljøloven 1-1 a og 4-1(1), som setter krav til at standarden til enhver tid skal utvikles og forbedres i samsvar med utviklingen i samfunnet. Hovedverneombud opplyser at verken HVO eller AMU har vært med i diskusjon el.l som har med inneklima å gjøre. AMU er primært brukt til rapportering av gjennomførte tiltak eller orientering om HMS-rapporter fra enhetene. Hol kommune er tilsluttet en fungerende ordning for Miljørettet Helsevern (Miljørettet Helsevern Hallingdal), som er en interkommunal ordning. Alle skoler opplyses til å være godkjent. Vaktmesterordning i kommunen oppleves som velfungerende, og brukerne oppgir at de er fornøyde. Renholdstjenesten i kommunen oppleves som relativt velfungerende, og det er nå innført Ren Plan som kvalitetsstyringssystem. Likevel registrerte Arbeidstilsynet noen forhold som bør kunne forbedres. På begge skoler ble det observert unødvendig mye sand som trekkes langt inn i bygningene. Det er også tilfeller av klager/synspunkter på at lufta virker tørr og/eller støvete. Geilo skole opplyste på oppsummeringsmøtet at dette er satt på dagsorden, nettopp for å søke etter forbedringområder. Arbeidstilsynet har erfart fra andre kommuner at det med hell satses på fastmonterte matter innenfor alle inngangspartier. På denne måter fanges sand mv opp på en god måte. Hol kommune bør vurdere tiltak som reduserer slike faktorer som bidrar til et forringet inneklima. Hol kommune er tilsynelatende gode til å etablere hensiktsmessig solavskjerming der det er behov. Begge skolene vi besøkte hadde effektive utvendige persienner. I forhold til Geilo skole fikk Arbeidstilsynet e-post den 14.03.2012 fra Kultur og Oppvekst v/ Jon Opsahl Sletto med opplysninger om det var jobbet med å få på plass en avsetning til rehabilitering i budsjett for 2012, men kommunen oppnådde kun midler til prosjektering og enklere utbedringer. Kommunen har et sterkt ønske om at det skal innarbeides en større avsetning i budsjett for 2013. I 2012 flyttes kantinen ved skolen til nye arealer. Dette frigjør areal som vil midlertidig tilpasses til utbedret areal for ansatte med henblikk på arbeidsplasser og møterom. Dagens løsning der arbeidsrom også benyttes til møtevirksomhet skal opphøre. Detaljprosjektering for rehabiliteringsarbeider startes opp i Mai då. Arbeidstilsynet tar dette til orientering, samtidig som vi fikk god informasjon fra rektor ved Geilo skole på de justeringer som de allerede hadde begynt med i forhold til teamkontorer, samt en gjennomgang av renhold. Utfordringer som kommunen selv også kommenterte i oppsummeringsmøtet, er å få til en hel og god kunnskap og forståelse for helheten i HMS-arbeidet. Videre at det er viktig å ta på alvor "opplevelse" til de ansatte, samt å sikre "den røde tråd" mellom arbeidsmiljøundersøkelser av ulike typer, verneombud, AMU og ledelsen. I oppsummeringsmøtet ble det antydet at Hol kommune har levd behagelig på det overordenede HMSsystemet og forholdet til BHT, men i tillegg det at en relativt romslig økonomi har gitt en viss trygghet på at saker og ting som dukker opp kan og vil bli ivareatt. Stikkord som kommunen selv oppsummerte med, er mer helhetlig forståelse for HMS-arbeidet, sikre at avvik meldes og behandles på adekvat måte, at felles standard og rutiner er forankret i hver enhet, få på plass bedre systematikk og oversiktsdokumentasjon, egne aktivitetsplan med BHT for hver enhet. Arbeidstilsynet oppsummerer tilsynet i Hol kommune med at kommunen har både vilje og evne til å arbeide systematisk med HMS, inkl drift og vedlikehold. Romslig økonomi i forhold til drift og vedlikehold utnyttes i stor grad til å holde bygningene i god stand. Samtidig mangler det noe på sammenhengen
VÅR REFERANSE 4 av 8 mellom kartlegging, selv om denne er 10 år gammel, og tiltak som sikrer bedre inneklima, jf eksemplet Hovet skole. Videre vurderer Arbeidstilsynet at det er rom for forbedringer av renholdet, for både å lette dette og bidra til bedre inneklima, gjennom å etablere metoder for å hindre at sand mv dras inn i bygningene. I forhold til radon må en sikre en helhetlig oversikt og plan for tiltak der dette avdekkes. Kommunen må også etablere konkrete planer for bruk av BHT i den enkelte skole. Arbeidstilsynet vil derfor følge opp disse manglene med pålegg. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. På bakgrunn av tilsynet 12.03.2012 vurderer vi å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Opplæring - arbeidsgiver Arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Oppdatert status på opplæring av ledere Opplæringsplan/tidsplan for de som pr nå ikke har opplæring Skriftlig rutine som beskriver hvordan kommunen sikrer systematikk på dette området Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-5 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 02.07.2012 Arbeidsgiver(e) skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-5. Hensikten med plikten til opplæring er å tydeliggjøre at lederen i virksomheten skal ha kunnskap om grunnprinsippene i arbeidsmiljøloven og for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Plikten til opplæring gjelder den øverste lederen i virksomheten, og den er personlig. Loven stiller ikke krav om hvor omfattende opplæringen for arbeidsgiver skal være. Arbeidsgiver må kunne gjennomføre opplæringen på en måte som er tilpasset virksomheten og lederens arbeidssituasjon. Rektor på Hovet skole opplyste at hun ikke hadde lovpålagt opplæring. Kommunen kunne ikke på overordnet nivå dokumentere en oversikt på gjennomført opplæring for alle ledere. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 3-5.
VÅR REFERANSE 5 av 8 Pålegg 2 Bedriftshelsetjeneste - plan for bistand Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides en plan for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Skriftlig redegjørelse for hvordan og når den enkelte skole har fått innarbeidet egen plan med BHT Hjemmel: forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 02.07.2012 Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides planer for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten. Dette følger av forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a. Bedriftshelsetjenestens oppgaver skal være en del av virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Planen skal utformes slik at den fører til konkrete handlinger for å forebygge helseskader i virksomheten. Hol kommune har en overordnet plan, men det er ikke utviklet konkrete planer for den enkelte enhet (skole), som viser hvilke aktiviteter som er planlagt med bistand fra BHT. Det foreligger brudd på forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste 5 bokstav a. Pålegg 3 Inneklima - kartlegging og risikovurdering - rutine Arbeidsgiver skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i utarbeidelsen av rutinen. Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Beskrivelse av hvordan rutinen er blitt implementert og bekjentgjort for alle berørte arbeidstakere i virksomheten Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 03.09.2012
VÅR REFERANSE 6 av 8 For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal arbeidsgiver iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av rutinene. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7. Arbeidstilsynet har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser at arbeidsgiver har skriftlige rutiner for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Kommunen har gjort en del undersøkelser, og utfører utbedringer når det er behov. Samtidig ser vi at kommunen mangler det overordnede styringsverktøy som sikrer en god systematikk for en helhetlig vurdering av arbeidsmiljø inkl inneklimarelaterte utfordringer. Skriftlig rutine må sikre god medvirkning i alle ledd, og at AMU i større grad involverers. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Pålegg 4 Inneklima - tiltak og handlingsplan Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Handlingsplan med frist for gjennomføring av tiltak Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 03.09.2012 Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Planlagte tiltak må fremgå av en handlingsplan. Tiltakene må bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Hol kommune kunne under tilsynet ikke dokumentere at det er gjennomført tiltak eller utarbeidet en handlingsplan etter gjennomført kartlegging og risikovurdering. Dette begrunnes i forhold til den inneklimaundersøkelsen som ble gjennomført i 2002. Det er nok gjennomført tiltak som følge av denne undersøkelsen, men åpenbare forhold som f.eks Hovet skole er altså ikke gjort noe med. Det må derfor på bakgrunn av en samlet vurdering gjennom den tekniske tilstandsundersøkelsen, god medvirkning og en HMS-faglig gjennomgang, lages en tiltaksplan som synliggjør hvordan kommunen vil jobbe systematisk fremover med bedring av inneklima og andre faktorer som påvirker arbeidsmiljøet. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6.
VÅR REFERANSE 7 av 8 Pålegg 5 Inneklima - radon Arbeidsgiver skal ved måling, kartlegge radonkonsentrasjonen i arbeidslokalene og på bakgrunn av måleresultatene vurdere ansattes eksponering. Arbeidsgiver må sørge for sakkyndig bistand for gjennomføring av målinger og utarbeidelse av målerapport. Kopi av rapport med måleresultatene og en vurdering av ansattes eksponering, samt tiltaksplan der nivåene overstiger tiltaksverdi på 100 Bq Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og 3-2 første ledd bokstav c og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 03.09.2012 Arbeidsgiver skal kartlegge radonkonsentrasjonen i bygg med arbeidsplasser og vurdere ansattes eksponering. For å kartlegge må det gjennomføres en måling av radonkonsentrasjonen. Arbeidsgiver må sørge for sakkyndig bistand til målingen og vurderingen av resultatene. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd, 3-2 første ledd bokstav c og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6. Hol kommune kunne i tilsynet delvis dokumentere at radonkonsentrasjonen i arbeidslokalene var undersøkt, men det kunne ikke dokumenteres en samlet oversikt over gjennomførte målinger med resultat og plan for eventuelle tiltak. På Hovet skole er det målt nivåer over 200 Bq. Dette er Miljørettet helsevern blitt gjort kjent med. Det er også grunn til å stille spørsmål ved kriterier for planleggingen av målingene, dvs om valg av rom, tidsperiode og omfang er tilstrekkelig faglig vurdert. Det er derfor all grunn til å lage en plan som sikrer god faglig oversikt over radonnivåene, samt en risikovurdering med tiltaksplan der det er påkrevd. Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 6. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Hvis virksomheten har under ti arbeidstakere og partene har skriftlig avtale om ikke å ha verneombud, skal arbeidsgiveren gi dette brevet til representanten for de ansatte. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret hvis dere tar kontakt.
VÅR REFERANSE 8 av 8 Med hilsen Arbeidstilsynet Kåre Arild Sand administrativ leder (sign.) Kjell-Arne Johansen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hol kommune, Kultur og oppvekst, Ålmannsvegen 8, 3576 HOL Hol kommune, Teknisk etat, Ålmannsvegen 8, 3576 HOL Hol kommune, personalavdeling, Ålmannsvegen 8, 3576 HOL Hovedverneombud Eva Wick v/hol kommune, Ålmannsvegen 8, 3576 HOL Randi Jebe HTV Utdanningsforbundet v/ Hol Kommune, Ålmannsvegen 8, 3576 HOL Hovet Skole v/ rektor, 3577 HOVET Hovet Skole v/ verneombud, 3577 HOVET Geilo skole v/rektor, Lienveien 75, 3580 Geilo Geilo skole v/ verneombud, Lienveien 75, 3580 Geilo Miljøretta helsevern Hallingdal, Gamlevegen 6, 3550 GOL