Rapport fra Arbeidsgruppe 11: Vurdere samordning av NAV og Flyktning- og innvandrerenheten

Rapport fra Arbeidsgruppe 11: Vurdere samordning av NAV og Flyktning- og innvandrerenheten Avgitt 6. mai 2016 Omstillingsprosjektet Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 1

Innhold 1. Innledning og sammendrag 4 1.1 Bakgrunn 4 1.2 Kort om mandatet 4 1.3 Hovedkonklusjoner 4 2. Evaluering av dagens organisering 5 2.0.1 NAV: 5 2.0.2 FIE: 5 2.1: Bakgrunn og prosesser 5 2.2 Resultater av evalueringen 6 3. Mål og alternativer for organisering 7 3.1 Mål for organisering 7 3.2 Alternativer for organisering 8 4. Vurdering av alternativene 8 4.1 Samordning av tjenester mellom FIE og NAV, basert på felles gjennomgang av arbeidsprosesser 8 4.2 Flytte saksbehandling supplerende sosialhjelp fra FIE til NAV 10 4.3 Flytte saksbehandling kvalifisering/intro fra FIE til NAV 10 4.4 Flytte saksbehandling tildeling av boliger fra FIE til Tildelingsenheten (TE) 11 4.5 Flytte bokollektiv enslig mindreårige fra FIE til Hjemmetjenesten (TFF/boliger) 12 4.6 Etablere bokollektiv enslig mindreårige som egen enhet 13 4.7 Slå sammen NAV og FIE til en felles enhet 13 5. Konklusjon og anbefaling 15 5.1 Arbeidsgruppas anbefaling 15 5.2. Eventuelt mindretallsforslag 15 Vedlegg 16 A: Arbeidsgruppa - sammensetning og prosess 16 B: Mandat 16 C: Annet: 16 Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 2

Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 3

1. Innledning og sammendrag 1.1 Bakgrunn Det vises til rapport fra arbeidsgruppe 4: Sosial- og flyktningetjeneste. Problemstillinger som ikke ble behandlet i rapporten, men som en har valgt å utrede i ettertid. 1.2 Kort om mandatet Gjennomføre vurdering med bakgrunn i kommunestyrets vedtak og rådmannens saksutredning, i nært samarbeid med de ansatte, herunder: o Evaluere styrker og svakheter i dagens organisering. o Utrede mulige alternativer for organisering, både de som er skissert i saksutredning, og andre mulige løsninger. o Vurdere alternativene med bakgrunn i evaluering, og utfra de målene som er satt i saksutredning, i tidligere rapport, i Styringsdokument mv. o Foreslå beslutningsgrunnlag som legges fram for kommunestyret i møte 12. april 2016. En har hatt relativt kort tid til å vurdere de enkelte alternativer, likevel føler en at disse i all hovedsak er godt nok beskrevet til å danne et beslutningsgrunnlag. 1.3 Hovedkonklusjoner En anbefaler at en starter prosess med: 1 Bedre samordning av tjenester mellom Flyktning- og innvandrerenheten (heretter kalt FIE) og NAV, på følgende områder: a. Boligspørsmål b. Kvalifisering c. Sosialhjelp d. Samhandling, hvordan bli bedre sett fra et brukerperspektiv En har vurdert følgende alternativer, som ikke anbefales: 2 A) Flytte saksbehandling jf. supplerende sosialhjelp fra FIE til NAV. 2 B) Flytte kvalifisering/intro fra FIE til NAV. 2 C) Flytte tildeling av boliger fra FIE til Tildelingsenheten. 2 D) Flytte bokollektiv enslig mindreårige fra FIE til Hjemmetjenesten TFF/boliger. 2 E) Etablere bokollektiv enslig mindreårige som egen enhet. 3 Slå sammen NAV og FIE til èn enhet. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 4

2. Evaluering av dagens organisering 2.0.1 NAV: NAV har pr i dag 20,3 årsverk. Dette fordeler seg med 12,8 åv på statlig side, og 7,5 på kommunal side. Hovedoppgaven er knyttet til inntektssikring, aktivitet og arbeid. Forvaltningsoppgaver på statlig side er fordelt til spesifikke fagkontorer, og hvor det er mange forvaltningsnivåer. NAV Vestvågøy er tilført ressurser som ikke er underlagt lokalkontoret, herunder Arbeidslivssenteret som styres fra Bodø. 2.0.2 FIE: FIE har pr i dag 28,4 årsverk, fordelt mellom administrasjonen med 11.2 og de to bokollektivene med hhv. 7,2 og 10. Oppgavene er hovedsakelig bosetting, kvalifisering, og integreringsarbeid av flyktninger. Da FIE ble etablert som egen enhet, var det ut fra en økt bosetting fra 20 til 30 personer pr år. Administrasjonen skal fra 2016 bosette 45 voksne/familier. En kan fremstille utviklingen i ressurs pr bosetting slik (utenom enslig mindreårige): År 2008 2009 2014 2015 etter 2015 ekstra 2016 omstillingsvedtak anmodning ning Bosettingstall 20,00 30,00 35,00 30,00 45,00 45,00 Årsverk 5,60 7,50 10,60 7,70 9,70 10,20 Åv pr. bos. 0,28 0,25 0,30 0,26 0,22 0,22 Ressurs for bosetting/kvalifisering i forhold til bosettingstall har aldri vært lavere enn nå. I kommende sak om dimensjonering av tjenesten, vil en argumentere for at tjenesten bør styrkes med 2 årsverk. Dette ut fra kapasitetsproblemer når det gjelder bosetting og kvalifisering. En vil da komme på en bemanningsfaktor på 0,27. 2.1: Bakgrunn og prosesser Stikkord: En har vurdert hvilke styrker og svakheter tjenestene selv opplever at de har. Arbeidsgruppen består av Kommunalsjef for begge tjenestene, ledere fra begge tjenestene, samt verneombud og tillitsvalgte fra hhv. FIE og NAV. Ansatte er konsultert om innhold i rapporten og gitt mulighet til å avgi sine synspunkter. Hvilke organisatoriske element har en valgt å evaluere: En har valgt å evaluere bredt, dvs ikke avgrenset til spesifikke områder eller fag. Dvs. en har for FIE vurdert jf. hele forløpet, og for NAV både kommunal og statlig del. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 5

Samhandling med øvrige tjenesteområder: En har gått gjennom saken med Tildelingsenheten for å få innspill på området tildeling av boliger, som direkte berører dem. Innspillet er tatt inn i rapporten. 2.2 Resultater av evalueringen Stikkord: Hva er styrker og svakheter ved dagens organisering? Styrker: FIE Forløp fra bosetting til endt intro på ett sted. Brukerperspektivet godt ivaretatt i forløpet. Høy kompetanse ift. migrasjon Handlingskompetanse ift situasjoner som oppstår, samt fleksibilitet Godt arbeidsmiljø Stabilitet NAV Organisering muliggjør fokus på arbeid og aktivitet. Felles Kan identifisere utfordringer og utnytte kompetanse til å finne løsninger God kompetanse jf oppgaver Fleksibilitet God samhandling internt Brukerperspektivet ivaretas Godt arbeidsmiljø Arbeidsgiver som har fokus på utvikling, samhandling og brukerperspektiv. Svakheter: Dublisering av tjenester Kompetansen er samlet ett sted, vanskelig for andre å gjøre vurderinger Alt som er migrasjonsrelatert ender opp på FIE andre tjenester bidrar til dette ved sin praksis NAV oppdelt i flere forvaltningsområder, fører til misfornøyde brukere Flere nivå og forvaltningsenheter gjør systemet uoversiktlig for brukere Flere styringsnivå i NAV Kompleks og uoversiktlig organisasjon som er vanskelig å forstå for brukere. Mangler tilgang på nødboliger Utfordring i forhold til boligsosiale tiltak/handlingsplan. Området ligger brakk pr i dag, fører til store utfordringer for FIE, NAV, ROP, etc. Utfordring med samhandling, bl.a gode brukerforløp, kjeding av tiltak. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 6

3. Mål og alternativer a for organisering 3.1 Mål for organisering Felles mål/prinsipper for organisering (fra mandatet): Kommunestyret vedtok i juni 2015 følgende mål og prinsipper for organisering og ledelse: Tydelige ledere med gode rammer Engasjerte og dyktige medarbeidere Organisering som bygger opp om kommunens mål Organisering som fremmer helhetstenking Fremme langsiktighet og utvikling Mål for delprosjektet (fra mandatet): Gjennomføre vurdering med bakgrunn i kommunestyrets vedtak og rådmannens saksutredning, i nært samarbeid med de ansatte, herunder: Evaluere styrker og svakheter i dagens organisering. Utrede mulige alternativer for organisering, både de som er skissert i saksutredning, og andre mulige løsninger. Vurdere alternativene med bakgrunn i evaluering, og utfra de målene som er satt i saksutredning, i tidligere rapport, i Styringsdokument mv. Foreslå beslutningsgrunnlag som legges fram for kommunestyret i møte 12. april 2016 (senere utsatt til mai 2016). Arbeidsgruppas utdyping av målene: Felles mål og muligheter må ses i lys av tilgjengelige rammer og ressurser, samt vedtatt organisatorisk modell for kommunen. Herunder også et prinsipp om maksimalt fire ledernivåer. Med helhetstenking har arbeidsgruppa forstått sammenheng mellom kommunale tjenester i et brukerperspektiv. En har fokusert på det en antar vil være enklest for involverte brukergrupper å skulle forholde seg til. En har også vurdert flaskehalser i tjenestene, hvor de oppstår, hvorfor, og hvordan en kan redusere disse. En har vurdert elementer fra forrige rapport, samt vurdert opprinnelig sak om etablering av FIE, KS 027/09. I forbindelse med KS 027/09 ble FIE etablert som egen enhet, etter å ha vært en del av NAV. Argumentasjonen i sakenoppleves å være relevant fortsatt. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 7

Vurderinger her må også ta hensyn til vedtatt bosetting for 2016, og sett i lys av varslet økning fra 2017 og videre. En må derfor ha som utgangspunkt i at FIE s tjenester med stor sannsynlighet må økes. En har et generelt ønske om å se på samhandlingen med andre tjenester enn NAV, i forhold til rammebetingelser. Dette inkluderer skole/mottaksskole, lege/helsetjenesten, helsesøstertjenesten, barneverntjenesten, psykisk helse og rus, etc. Dette vil bli nærmere behandlet i statusrapport om bosetting av flyktninger, som ventes til kommunestyret i løpet av 2016. 3.2 Alternativer for organisering Arbeidsgruppa har vurdert følgende alternativer til dagens organisering: Alternativ 1: Samordning av tjenester mellom FIE og NAV, basert på felles gjennomgang av arbeidsprosesser, jf. 4.1. Alternativ 2 A): Flytte saksbehandling av supplerende sosialhjelp fra FIE til NAV, jf. 4.2. Alternativ 2 B): Flytte saksbehandling kvalifisering/intro fra FIE til NAV, jf. 4.3. Alternativ 2C): Flytte saksbehandling tildeling av boliger fra FIE til Tildelingsenheten, jf. 4.4. Alternativ 2 D): Flytte bokollektiv enslig mindreårige fra FIE til Åpen omsorg / Boliger, jf. 4.5. Alternativ 2 E: Etablere bokollektiv enslig mindreårige som egen enhet, jf. 4.6. Alternativ 3: Slå sammen NAV og FIE, jf. 4.7. 4. Vurdering av alternativene 4.1 Samordning av tjenester mellom FIE og NAV, basert på felles gjennomgang av arbeidsprosesser Vurdering av tiltaket ift målene Tydelige ledere med gode rammer: Det er viktig at tjenestene har en god og hensiktsmessig organisering, slik at ansatte opplever tydelighet ift. hvordan oppgaver skal løses. Det er også viktig at tjenestene organiseres logisk og på en slik måte at ledelse kan utøves på en god måte. Ønske om bedre samordning av tjenester er en positiv forventning fra alle involverte ledere. En forventer at dette kan skje innenfor eksisterende rammer. Engasjerte og dyktige medarbeidere: Ansatte i begge tjenestene har gjennom sine besvarelser på questback, gitt viktige og verdifulle innspill til hvordan tjenestene kan samordnes bedre på sentrale områder. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 8

Organisering som bygger opp om kommunens mål: Dagens organisering vurderes som den beste løsningen pr i dag, og at den bygger opp om kommunens mål på en god måte. Organisering som fremmer helhetstenking: Begge tjenestene har fokus på brukerperspektivet, og er opptatt av at forløpene skal være så smidige som mulig. En erkjenner at det er forbedringspotensiale i forhold til samhandling mellom tjenestene, men vurderer at dette best løses innenfor dagens organisering. Tydelig lederskap er en forutsetning for å få til den ønskede utviklingen. Fremme langsiktighet og utvikling: En ser i dag flere tendenser som drar tjenestene fra hverandre på viktige områder. Økte bosettingstall for FIE, økt fokus på selvbetjening i NAV, økt kompleksitet i begge enheter - samtidig øker behovet for bedre samordning på områder med felles oppgaver. Andre forhold: NAV har utarbeidet statistikk som viser at utbetaling av sosialhjelp til flyktninger utgjør 40 % i 2015, mot 32 % i 2014. Dette er en negativ utvikling som bla. kan skyldes at en ikke har tilgang på de riktige tiltakene i forhold til økt formidling til arbeid/aktivitet. Konklusjon: En anbefaler at det fokuseres på bedre samordning av tjenester mellom FIE og NAV, blant annet ut fra resultat av gjennomført spørreundersøkelse. Blant annet se på følgende områder: - Etablere møtepunkter og samhandlingsareaner - Omforente rutiner - Sosialhjelp, rutiner, satser og vurderinger likhet i praksis - Boligtilgang, boligsosial/boligpolitisk handlingsplan - Boligspørsmål, herunder spørsmål knyttet til garanti/depositum, avslutning av leieforhold, mv. - Kvalifisering, herunder samordning jf. individuelle planer, overgang fra intro til arbeidssøker, identifisering og igangsetting av aktuelle arbeidsretta (statlige) tiltak - Språkopplæring og forberedelse til arbeidslivet Resultatsett fra spørreundersøkelse følger som vedlegg. Fra personalmøtene er det spilt inn bl.a følgende: - Må få stabilitet i forhold til bemanning og kompetanse, unngå at ansatte må ut av stillinga for så å oppdage at vedkommende likevel var nødvendig (relatert til kuttvedtak i forrige runde av Omstillingsprosjektet). - Ønsker ro rundt organisering, for å få stabilitet og for å få arbeidet med tidligere vedtatte endringer. - Oppgavene ligger fast, organisering vil ikke endre på dette. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 9

4.2 Flytte saksbehandling supplerende sosialhjelp fra FIE til NAV Vurdering av tiltaket ift målene Organisering som bygger opp om kommunens mål: Alternativet vil innebære at 0,5 årsverk flyttes til NAV, og at flyktninger får to tjenester å forholde seg til i stedet for en. Det vil føre til utfordringer med å forstå det offentlige tjenesteapparatet, herunder planlagt økt bruk av selvbetjeningsløsninger. Dette vurderes å være å ta et steg tilbake sett i et brukerperspektiv, og ikke som å bygge opp om kommunens mål. Organisering som fremmer helhetstenking: Alternativet vil medføre at all saksbehandling av supplerende sosialhjelp samles ett sted. Det samme gjelder økonomiveiledning og opplæring for å forstå/kunne håndtere sin økonomi. Det vurderes ikke å være hensiktsmessig i forhold til målgruppen nybosatte flyktninger, da disse er i behov av mye mer utstrakt veiledning enn andre målgrupper. Dette ikke bare i forhold til språk, men også hvordan det offentlige tjenesteapparatet er oppbygd og fungerer, regelverk, utfylling av søknader, dokumentasjon, veiledning, mv. I tillegg fokuserer NAV på arbeid og aktivitet, jf. bla. aktivitetsplikten, mens flyktninger skal inn i et 2-årig introduksjonsprogram. Fremme langsiktighet og utvikling: NAV er i ferd med å implementere selvbetjeningsløsninger i større grad enn i dag. Dette vanskeliggjør tilgang til NAV sine tjenester for målgruppen nybosatte flyktninger. NAV er ikke i stand til å skulle ivareta et økt informasjons- og veiledningsansvar overfor denne målgruppen pr i dag. Konklusjon: Tiltaket anbefales ikke. 4.3 Flytte saksbehandling kvalifisering/intro fra FIE til NAV Vurdering av tiltaket ift målene: Organisering som bygger opp om kommunens mål: Alternativet vil innebære at 1,6 årsverk flyttes til NAV, og at flyktninger får to tjenester å forholde seg til i stedet for en. Det vil føre til utfordringer med å forstå det offentlige tjenesteapparatet, herunder planlagte selvbetjeningsløsninger. Dette vurderes å være å ta et steg tilbake sett i et brukerperspektiv, og ikke som å bygge opp om kommunens mål. Organisering som fremmer helhetstenking: Alternativet vil medføre at all saksbehandling jf. introduksjonsordningen flyttes ut av FIE. Det vurderes ikke å være hensiktsmessig i forhold til målgruppen nybosatte flyktninger, da disse er i Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 10

behov av mye mer utstrakt veiledning enn andre målgrupper. Dette ikke bare i forhold til språk, men også hvordan det offentlige tjenesteapparatet er oppbygd og fungerer, regelverk, mv. Endringen vil også medføre at lovpålagt registrering i NIR (Nasjonalt Introduksjons Register) fordeles på flere tjenester, da deler av dette ikke kan flyttes til NAV. Å flytte intro ut av FIE vil føre til at tjenestene organiseres fragmentert i forhold til i dag, og med økt kompleksitet jf. samhandling som resultat. Fremme langsiktighet og utvikling: NAV er i ferd med å implementere selvbetjeningsløsninger i større grad enn i dag. Dette vanskeliggjør tilgang til NAV sine tjenester for målgruppen nybosatte flyktninger. NAV er ikke i stand til å skulle ivareta et økt informasjons- og veiledningsansvar overfor denne målgruppen pr i dag. Oppfølging av deltakere i introduksjonsordningen er ressurskrevende pr i dag, og består også til en stor grad av tjenester som er flettet sammen med øvrige oppgaver i FIE. Konklusjon: Tiltaket anbefales ikke. 4.4 Flytte saksbehandling tildeling av boliger fra FIE til Tildelingsenheten (TE) Vurdering av tiltaket ift målene: Organisering som bygger opp om kommunens mål: Alternativet vil innebære at 2,3 årsverk flyttes til Tildelingsenheten, og at flyktninger får to tjenester å forholde seg til i stedet for en. Det vil føre til utfordringer med å forstå det offentlige tjenesteapparatet. En vurderer at den fleksibilitet en har i dag vil bli redusert, jf. disponering av boliger. Det vurderes å være å ta et steg tilbake sett i et brukerperspektiv, og ikke som å bygge opp om kommunens mål. Organisering som fremmer helhetstenking: Alternativet vil medføre tildeling av boliger samles ett sted. Det vurderes ikke å være hensiktsmessig i forhold til målgruppen nybosatte flyktninger, da disse er i behov av mye mer utstrakt veiledning enn andre målgrupper. Dette ikke bare i forhold til språk, men også hvordan det offentlige tjenesteapparatet er oppbygd og fungerer, regelverk, mv. En vurderer også at spørsmål om boveiledning, oppfølging av huseiere før, underveis, og etter leieforholdet, dokumentasjon ift. garanti/depositum mv. er godt ivaretatt pr i dag, men at det er svært usikkert hvordan det kan ivaretas ved å flytte dette til annen enhet. Det vil uansett forutsettes opplæring av andre ansatte i TE for å unngå sårbarhet. Fremme langsiktighet og utvikling: Tildelingsenheten er ikke i stand til å skulle ivareta et økt informasjons- og veiledningsansvar overfor denne målgruppen pr i dag. I tillegg er Tildelingsenheten opprettet for å ivareta sentrale brukerrettigheter etter helse- og omsorgstjenesteloven, mens flyktninger primært ivaretas etter annet lovverk, og hvor bolig bare er en enkelttjeneste. Tildelingsenheten er tydelig definert som en rettighetsavklarende instans i Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 11

kommunen ikke en tjenesteutøvende enhet. Oppgavene FIE i dag utfører på boligsiden, er både i forhold til tildeling av bolig («rettigheter») og utøvende tjenester en anser at denne «mixen» av oppgaver er vanskelig å overføre til Tildelingsenheten. Andre forhold: Dersom en overfører administrasjon av boliger fra FIE til TE vil det være naturlig at økonomisk ansvar og risiko jf. «ventebolig»-problematikk også overføres til TE. Andre forhold 2: TE er ikke ferdig etablert som enhet pr april 2016. Vesentlige deler gjenstår både i forhold til ressurser/årsverk, rutiner, vedtaksmyndighet,, mv. Tidspunktet er neppe riktig for å vurdere dette nå. Vurderingene i dette kapittelet er gjennomgått med leder for Tildelingsenheten, og hvor en er enig i konklusjon jf. dette alternativet. Konklusjon: Tiltaket anbefales ikke. 4.5 Flytte bokollektiv enslig mindreårige fra FIE til Hjemmetjenesten (TFF/boliger) Vurdering av tiltaket ift målene Tydelige ledere med gode rammer: Ledelse av bokollektivene er utfordrende pr i dag, både i forhold til hvordan "linjen" fungerer, hvordan utvikling og faglighet ivaretas, og i forhold til planlegging og gjennomføring av tiltak, oppfølging av ansatte/sykefravær mv. Grunnleggende forhold omkring organisering må løses uavhengig av overordnet enhet. Pr i dag vurderes det som lite hensiktsmessig å flytte bokollektivene til annen enhet. Engasjerte og dyktige medarbeidere: Ansatte i bokollektivene har totalt sett god faglighet, og viser fleksibilitet og tilpasningsevne i forhold til brukergruppen. Det er likevel behov for å jobbe med struktur, rutiner og styrking av faggruppen jf. utfordrende situasjoner og brukere. Bokollektivene har i tillegg utfordringer med høyt sykefravær, dette må løses blant annet gjennom å jobbe konkret med nevnte utfordringer over tid. En vurderer at dette bør gjøres innenfor rammen av nåværende organisering, og gjennom å bygge videre på eksisterende relasjoner. Organisering som fremmer helhetstenking: Bosetting av enslig mindreårige vurderes som mer relatert til flyktningarbeid, enn til målgruppen hjemmetjenesten/tff jobber med. Grunnleggende miljøarbeid har sammenfallende elementer, men det er stor innbyrdes forskjell mellom psykisk/fysisk utviklingshemmede og enslig mindreårige flyktninger. En har derfor ikke tro på noen videre synergieffekt ved tiltaket. Fremme langsiktighet og utvikling: Kommunen har jf. KS 002/16 vedtatt økt bosettingstall for 2016, for målgruppen EM en fordobling i forhold til 2015. For årene som kommer er det varslet om enda høyere bosettingstall for målgruppen. Dette peker i retning at en i større grad må fokusere på utvikling av faget, i tillegg Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 12

til økt kapasitet i tjenesten. En vurderer det som sannsynlig at langsiktighet og mulighet for utvikling er bedre ivaretatt med dagens organisering. Konklusjon jf. å flytte bokollektivene til Hjemmetjenesten: Tiltaket anbefales ikke. 4.6 Etablere bokollektiv enslig mindreårige som egen enhet Vurdering av tiltaket ift målene Tydelige ledere med gode rammer: Ledelse av bokollektivene er utfordrende pr i dag, både i forhold til hvordan "linjen" fungerer, hvordan utvikling og faglighet ivaretas, og i forhold til planlegging og gjennomføring av tiltak, oppfølging av ansatte/sykefravær mv. Grunnleggende forhold omkring organisering må løses uavhengig av om det er organisert som avdelinger i en overordnet enhet eller som egen enhet. Pr i dag vurderes det som lite hensiktsmessig å etablere bokollektivene som egen enhet. Engasjerte og dyktige medarbeidere: Ansatte i bokollektivene har totalt sett god faglighet, og viser fleksibilitet og tilpasningsevne i forhold til brukergruppen. Det er likevel behov for å jobbe med struktur, rutiner og styrking av faggruppen jf. utfordrende situasjoner og brukere. Bokollektivene har utfordringer med høyt sykefravær, dette må løses gjennom å jobbe konkret med nevnte utfordringer over tid. En vurderer at dette bør gjøres innenfor rammen av nåværende organisering, og gjennom å bygge videre på eksisterende relasjoner. Organisering som fremmer helhetstenking: Bosetting av enslig mindreårige vurderes å være mest relatert til flyktningarbeid, og hvor det foregår utveksling av kompetanse innad i FIE. Slik sett vurderes dagens organisering å fremme helhetstenking. Fremme langsiktighet og utvikling: Kommunen har jf. KS 002/16 vedtatt økt bosettingstall for 2016. For årene som kommer er det varslet om enda høyere bosettingstall for målgruppen. Dette peker i retning at en i større grad må fokusere på utvikling av faget, i tillegg til økt kapasitet i tjenesten. En vurderer det som sannsynlig at langsiktighet og mulighet for utvikling er godt ivaretatt med dagens organisering. Konklusjon: Tiltaket anbefales ikke. 4.7 Slå sammen NAV og FIE til en felles enhet Vurdering av tiltaket ift målene: Tydelige ledere med gode rammer: Ledernivået oppleves pr i dag å være utfordrende/flaskehalser i begge tjenestene, sammenslåing av tjenestene Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 13

vurderes ikke å avhjelpe situasjonen. Alternativet vil bryte med vedtatte prinsipper for organisering med maksimalt 4 ledernivåer i kommunen. Engasjerte og dyktige medarbeidere: Ansatte i både NAV og FIE har god faglig kompetanse, er dyktige og engasjerte. I spørsmålet om sammenslåing, er det ikke noen av de ansatte i FIE/NAV, som har ytret ønske om sammenslåing. Det er heller ikke kommet vesentlige argumenter som tilsier faglige gevinster. Organisering som bygger opp om kommunens mål: En har ikke funnet argumenter for at en sammenslåing vil bygge bedre opp om kommunes mål, enn dagens organisering. En ser heller ikke at oppgavene som skal løses, vil bli påvirket av organisering de må utføres uansett. Begge tjenestene har utfordringer pr i dag jf. kapasitet og ressurser, en anser ikke at en sammenslåing vil føre til endring av utfordringsbildet. Organisering som fremmer helhetstenking: Sammenslåing vil ikke føre til samlokalisering, pga. plasshensyn, og vil i prinsippet kun medføre annen organisering av ledelsen. Jf. pkt. ovenfor anses det ikke som hensiktsmessig ut fra de utfordringer en ser i dag jf. ledelse. Helhetstenking jf. brukergruppene vurderes som ivaretatt med dagens organisering. Fremme langsiktighet og utvikling: FIE og NAV ble skilt fra hverandre i 2009, det henvises til ks 027/09. Argumentene den gang var bl.a: Kompleksitet økt kunne ikke håndteres innenfor NAV med tilgjengelige ressurser. Omfang for stort kunne ikke avsette ressurser i NAV til å jobbe kun med flyktninger. Den gang var antallet bosatte på 20 pr år, og skulle økes til 30. I dag er vedtatt bosettingstall for 2016 på 55. Krav til innhold i introduksjonsordningen, oppfølging av deltakere, mv. NAV er på overordnet/nasjonalt nivå i gang med å tilpasse organisasjonen. Blant fokusområdene er økt bruk av selvbetjeningsløsninger, i tillegg til en annen administrativ organisering på tvers av kommunegrenser. Flertallet av NAV-kontorer som er integrert med flyktningtjenesten i Nordland, ønsker å avvikle løsningen. Disse momentene vanskeliggjør sammenslåing av tjenestene pr i dag. FIE har startet et arbeid med å se på intern oppgavefordeling, styrking av tjenesten jf. høye bosettingstall og krav i introduksjonsordningen, etablering av nytt bokollektiv for enslig mindreårige, mv. FIE vil ikke ha samme mulighet til å se på selvbetjeningsløsninger som NAV. Disse prosessene drar arbeidet i FIE i en annen retning enn det gjør i NAV, og bidrar til å vanskeliggjøre spørsmål om sammenslåing. Konklusjon: Tiltaket anbefales ikke. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 14

5. Konklusjon og anbefaling 5.1 Arbeidsgruppas anbefaling En anbefaler at det fokuseres på bedre samordning av tjenester mellom FIE og NAV (alternativ 1). Hva er viktig for en vellykket iverksetting av et slikt alternativ? En vurderer at følgende er viktig for gjennomføring: Forankring i kommunes administrative og politiske ledelse for de interne utviklingsprosesser som skjer i begge enhetene. Forankring i kommunes administrative og politiske ledelse for prosess med å skape grunnlag for bedre samhandling mellom tjenestene. Fakta legges til grunn for arbeidet, herunder Nasjonale og lokale mål og resultater for arbeidet med kvalisering av flyktninger til arbeid eller utdanning, samt tilstrekkelige ressurser til å få ønsket måloppnåelse. Status for bosettingsarbeidet i Vestvågøy, jf. kommende rapport til kommunestyret i løpet av 2016. 5.2. Eventuelt mindretallsforslag Arbeidsgruppa er omforent om innholdet i rapporten. Det foreligger ikke mindretallsforslag. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 15

Vedlegg A: Arbeidsgruppa - sammensetning og prosess Sammensetning av arbeidsgruppa: Prosjekteier: Kommunalsjef Nils Olav Hagen Prosjektleder: Enhetsleder FIE Cato Hansen Medlem i arbeidsgruppa: Enhetsleder NAV Elisabeth Pleym Olsen Medlem i arbeidsgruppa: Verneombud FIE Tom Limstrand Medlem i arbeidsgruppa: Plasstillitsvalgt Fagforbundet NAV Ørjan Hansen Møter / Arbeidslogg: Oppstartsseminar 27.1.16 Møter i arbeidsgruppa 2.2.16, 11.2.16, 18.2.16, 3.3.16, 10.3.16, 7.4.16 Aktivitets- og milepælsplan Møte med ansatte i NAV for innspill og tilbakemeldinger Møte med ansatte i FIE for innspill og tilbakemeldinger Drøfting med tillitsvalgte: Felles for alle arbeidsgruppene. Avklaringer / dialog med andre: Tildelingsenheten. B: Mandat Se vedlegg. C: Annet: Referat fra arbeidsgruppas møter, se vedlegg. Resultatsett questback, se vedlegg. Kommunestyrets sak 027/09, se vedlegg. Omstillingsprosjektet Rapport arbeidsgruppe 11 Side 16