OVERORDNET HMS-PLAN FOR ÅFJORD KOMMUNE Gjelder for perioden januar 2015 desember 2019 HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 1
HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 2
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INFO OM KOMMUNEN... 4 1.1 Organisasjonskart... 4 1.2 Fakta om Åfjord kommune... 4 1.3 Kommunens generelle målsettinger... 4 2. INTERNKONTROLL... 5 3. HMS-MÅL... 5 4. RISIKOVURDERING... 6 5. AVVIKSMELDING / BEHANDLING... 6 6. RUTINER... 6 7. LOVER OG FORSKRIFTER... 6 8. REGLEMENTER... Feil! Bokmerke er ikke definert. 9. HMS-ORGANISERING... 7 10. VERNEOMRÅDER... 11 11. TIDSFORBRUK... 12 12. OPPLÆRING... 12 13. IA-BEDRIFT... 12 14. BEDRIFTSHELSETJENESTE... 12 HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 3
1. INFO OM KOMMUNEN 1.1 Organisasjonskart Rådmann Personalsjef Kultursjef Servicetorg / IT Sektorsjef Helse Sektorsjef Oppvekst Sektorsjef Teknisk og landbruk Økonomi sjef Institusjonstjenesten Åset skole Avdeling for landbruk og tekniske tjenester Fosen Lønn Hjemmetjenesten Stokksund Oppvekstsenter Helse og familie Maribo Barnehage By Barnehage Kulturskolen Voksenopplæringen 1.2 Fakta om Åfjord kommune Åfjord kommune er en trenivåkommune med sektorinndeling. Kommunen har ca. 3300 innbyggere, 330 ansatte og 274 stillingshjemler. Åfjord kommune er en IA bedrift. 1.3 Kommunens generelle målsettinger Visjon «Levende samfunn med glød, glede og utvikling». Verdigrunnlag: Åpen og direkte kommunikasjon som vises gjennom positivt engasjement, samhandling, medvirkning, gjensidig respekt og annerkjennelse av andres arbeid. At vi tar vare på hverandre og er åpne, imøtekommende og inkluderende. At vi er nyskapende og utviklingsorienterte og har høy kvalitet på produkter og tjenester. Respekt for enkeltmennesker, kulturarv og tradisjoner. At bygninger og uteareal gis en universell utforming. HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 4
2. INTERNKONTROLL Plikten til å innføre og utøve internkontroll er nedfelt i Forskrift om systematisk helse -, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter, også kalt internkontrollforskriften. Internkontroll innebærer at virksomheten skal: sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt Dokumenteres Dokumenteres Dokumenteres legge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene Dokumenteres iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Dokumenteres foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt 3. HMS-MÅL HOVEDMÅL Alle ansatte i Åfjord kommune har en trygg og god arbeidsplass med minimal risiko for helseskader, stor grad av tilstedeværelse og høy grad av arbeidsglede og trivsel. Alle ansatte bidrar til et positivt og godt arbeidsmiljø gjennom sin adferd. DELMÅL Åfjord kommune kjennetegnes med arbeidsglede, raushet og trivsel på arbeidsplassen. Ingen rammes av arbeidsulykker eller pådrar seg helseskader under utøvelse av tjeneste i kommunen. Ingen utsettes for mobbing, trakassering, trusler og vold. Åfjord kommune har trygge tilsettingsforhold og en meningsfylt arbeidssituasjon for den enkelte. Åfjord kommune legger til rette for fysiske aktiviteter og fremme sunne levevaner. Den samlede tilstedeværelsen i Åfjord kommune skal som en konsekvens av dette økes til over 95 % i løpet av planperioden. HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 5
4. RISIKOVURDERING Alle enheter i vår kommune skal årlig gjennomføre risikovurderinger innen HMS ved bruk av risikomodulen i Kvalitetssystemet. Avdelingsleder har ansvar for at det blir gjennomført. Vår kommune må kunne sies å drive en svært mangeartet virksomhet. En systematisk analyse av farene er derfor helt nødvendig om man skal ha kontroll på de farene som lurer. Hvilke farer er altså viktig å få kartlagt, men også konsekvensen er av de ulike farene. En systematisk oversikt over sannsynlighet og konsekvens for den enkelte fare, vil gi et bilde av hvor det er viktig å sette inn tiltak for å unngå den uønskede situasjonen. Risikovurderingen skal gi svar på: Hva kan gå galt? Hvor stor er sannsynligheten for at det kan gå galt? Hva er konsekvensen hvis det går galt? Hva skal vi gjøre for å minimere og redusere risiko for sannsynlighet og konsekvens? 5. AVVIKSMELDING / BEHANDLING Når det er behov for å melde avvik skal avviket meldes i avviksmodulen i Kvalitetssystemet. Alle ansatte har plikt til å rapportere avvik som oppdages å ha betydning for helse, miljø og sikkerhet i kommunen. Forbedring av prosesser, rutiner, metoder, utstyr m.m. på bakgrunn av registrerte avvik er en av de viktigste og enkleste metodene til kvalitetsforbedring. Avvikssystemet skal behandle reelle avvik. Bagateller eller trivialiteter håndteres straks og uten formalitet. Avdelingsleder har ansvar for at avvik som avdekkes ved enheten behandles, at det planlegges og gjennomføres korrigerende tiltak, samt å vurdere om tiltakene virker etter sin hensikt før avviket lukkes. Kommunen skal ha definert gjennom veiledningsdokumentasjon hva som er avvik. Alle ansatte skal gis opplæring i hvordan melde avvik. 6. RUTINER Alle rutiner skal produseres i kommunens MAL for rutiner og ligge lett tilgjengelige i Kvalitetssystemet, enten som fellesrutiner eller særskilte rutiner for sektor eller enhet. 7. LOVER OG FORSKRIFTER Av sentrale lover og forskrifter vil vi henlede oppmerksomheten er bla. følgende; Arbeidsmiljøloven Brann- og eksplosjonsloven Forurensningsloven Internkontrollforskriften Produktkontrolloven HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 6
8. EGNE KRAV OG RETNINGSLINJER Åfjord kommune skal for perioden inneha følgende reglementer/retningslinjer; AKAN-reglement Ansettelsesreglement Etiske retningslinjer Permisjonsreglement Regler for fleksibel arbeidstid Retningslinjer for overtid 9. HMS-ORGANISERING 9.1 Organisasjonskart 9.2 Roller og ansvar 9.2.1 Rådmannen Rådmannen har det overordnede ansvar for at det finnes et internkontrollsystem for HMS. 9.2.2 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalget skal behandle; spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i h.h.t. 18-9 andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak etablering og vedlikehold av kommunens systematiske helse-, miljø og sikkerhetsarbeid. Jfr. 3-1 helse og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidsordninger HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 7
utvalget kan også behandle spørsmål om arbeidstakere med redusert arbeidsevne. Utvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til kommunens ledelse og arbeidstakerorganisasjonene. 9.2.3 HMS-ansvarlig/Personalsjef Det er arbeidsgiveren som har ansvar for at arbeidsmiljøet er forsvarlig på alle måter og samsvarer med regelverket som er gitt i arbeidsmiljøloven, med tilhørende forskrifter. Det at det finnes andre roller med oppgaver innenfor arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS) endrer ikke dette. Ulike oppgaver tilknyttet HMS-arbeidet kan delegeres til andre, men arbeidsmiljøet forblir arbeidsgiverens ansvar. I Åfjord er det overordnede ansvaret for HMS delegert til personalsjef. 9.2.4 Hovedverneombud Hovedverneombudets sentrale oppgave er å samordne verneombudenes arbeid. Hvis det er tvil om hvilket verneombud en sak hører inn under, kan hovedverneombudet avgjøre dette. Ut over dette har ikke hovedverneombudet noen alminnelig myndighet til å styre eller bestemme over det enkelte verneombudets virksomhet. Hovedverneombudet skal med andre ord ikke utøve verneombudets funksjon når verneombudet fungerer tilfredsstillende på sitt område. Hovedverneombudet skal sitte i arbeidsmiljøutvalget som en av de ansattes representanter. Ansvaret som hovedverneombud godtgjøres med et funksjonstillegg. Hovedverneombudet kan velges blant ett av verneombudene eller en annen person som har eller har hatt tillitsverv i virksomheten. Valget skjer ved at verneombudene velger hovedverneombud 9.2.5 Avdelingsledere Det praktiske overordnede ansvaret for HMS er tillagt den enkelte avdelingsleder som skal: sørge for at lokaler og arbeidsplasser er i tråd med de kravene regelverket setter, inkludert gjennomføring av nødvendige kontroller og målinger. sørge for løpende kartlegging av arbeidsmiljøet i henhold til risikoforhold, helsefare og velferd, og iverksette nødvendige tiltak sørge for løpende kontroll av arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse, når det kan være fare for å utvikle helseskader på lang sikt. organisere og tilrettelegge arbeidet i forhold til de ulike arbeidstakernes alder, kyndighet og arbeidsevne sørge for at meldinger om arbeidsulykker mv. i henhold til AML 5-2 blir sendt sørge for at lovens bestemmelser om vernetjeneste gjennomføres sørge for at arbeidstakerne får den opplæringen og instruksjonen som er nødvendig i arbeidet. HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 8
9.2.6 Brannvernledere For ethvert særskilt brannobjekt skal det være en brannvernleder som skal ivareta brannvernet, og som tilsynsmyndigheten kan forholde seg til. Brannvernleder skal delta under varslet tilsyn og ha tilstrekkelig kunnskap om brannvernlovgivningen og om de branntekniske og organisatoriske forhold i objektet, samt brannvesenets innsatsmuligheter. 9.2.7 Verneombud Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i denne lov. Ansvaret som verneombud godtgjøres med et funksjonstillegg. Verneombudet skal særlig påse: at maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter arbeidstakerne for fare at verneinnretninger og personlig verneutstyr er til stede i passende antall, at det er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand at arbeidstakerne får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring, at arbeidet ellers er tilrettelagt slik at arbeidstakerne kan utføre arbeidet på helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte at meldinger om arbeidsulykker mv. i henhold til AML 5-2 blir sendt. Blir et verneombud kjent med forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare, skal verneombudet straks varsle arbeidstakerne på stedet, og arbeidsgiveren eller dennes representant skal gjøres oppmerksom på forholdet dersom verneombudet selv ikke kan avverge faren. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. 3-1 9.2.8 Ansatte Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Arbeidstaker skal: bidra til et positivt og godt arbeidsmiljø gjennom sin adferd. bruke påbudt verneutstyr, vise aktsomhet og ellers medvirke til å hindre ulykker og helseskader straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når arbeidstakeren blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 9
avbryte arbeidet dersom arbeidstaker mener at det ikke kan fortsette, uten at det medfører fare for liv eller helse sørge for at arbeidsgiver og/eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener skyldes arbeidet, eller forholdene på arbeidsstedet medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved helt, eller delvis fravær fra arbeidet delta i dialogmøte, etter innkalling fra arbeidsgiver rette seg etter påbud fra Arbeidstilsynet Skal gjøre seg kjent med og benytte Kvalitetssystemet Risk Manager Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde. HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 10
10. VERNEOMRÅDER Hvert verneområde skal være klart avgrenset og må ikke være større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Verneområdet må vurderes ut fra både antall kolleger, størrelse og arbeidets art. Den enkelte avdeling/ område velger sitt eget verneombud Verneområde Beskrivelse Arbeidsgivers repr. Åset skole Ansatte ved skolen og SFO, kulturskolen, bygninger og uteområder Avdelingsleder Åset Avdelingsleder Kulturskole Maribo barnehage Ansatte ved barnehagen, bygninger og uteområder Avdelingsleder Maribo barnehage Stokksund oppvekstsenter Ansatte ved skolen og SFO, bygninger og uteområder Avdelingsledere Stokksund oppvekstsenter Åfjord Helsesenter Ansatte ved sykehjem, aktivitet, kjøkken, adm. Ergo/fysio. Avdelingsleder institusjon Sektorsjef helse og velferd Åfjord hjemmetjeneste Ansatte ved hjemmetjenesten, lokasjoner; Åfjord / Stokksund omsorgsboliger, Vassneset. Avdelingsleder hjemmetjenesten Renhold Alle kommunale lokasjoner Alle avdelingsledere Kommunehuset/ Familiesenteret Vaktmestertjenesten, uteseksjon Kommunalt ansatte med arbeidssted kommunehuset og familiesenteret og ungdomsklubben. Personalsjef Alle kommunale lokasjoner Avdelingsleder landbruk og tekniske tjenester By barnehage Ansatte ved barnehagen, bygninger og uteområder Avdelingsleder By barnehage Legekontoret Ansatte ved legekontoret og bygninger Sektorsjef helse og velferd Gruppeleder legekontoret HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 11
11. TIDSFORBRUK Verneombudet har rett til å få tid til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte. Det er også av betydning at det enkelte verneombud finner frem til emner som særlig er av betydning for arbeidsmiljøet på den enkelte avdeling. I denne forbindelse er det viktig at verneombudet dokumenterer hva som er nødvendig tid og således får aksept både fra ledelse og kolleger for dette tidsforbruket. For verneombudene ved Åfjord kommune betyr det: Opplæring Deltakelse i årlig internkontroll Kvalitetsfremmende tiltak Dialogmøter med arbeidsgiver og / eller hovedverneombud 12. OPPLÆRING Gjennom en planlagt og styrt prosess skal Åfjord kommunes ansatte få nødvendig opplæring for å utføre sine arbeidsoppgaver på en trygg og forsvarlig måte. Rådmannen har det overordnede ansvar for at det blir foretatt opplæringsplanlegging i hht. Arbeidsmiljøloven. Rådmannen har det overordnede ansvaret for at alle ansatte har tilgang til og kunnskap om bruk av Kvalitetssystemet Risk Manager. 13. IA-BEDRIFT Åfjord kommune har valgt å inngå en avtale om inkluderende arbeidsliv. Avtalen er mellom partene i arbeidslivet og Nav for et mer inkluderende arbeidsliv for å redusere sykefravær, øke andelen med redusert arbeidsevne i arbeidslivet og å øke yrkesaktivitet for eldre arbeidstakere. 14. BEDRIFTSHELSETJENESTE Etter AML, kap. 3, 3-3 jfr. Forskrift om bedriftshelsetjenesten, skal det være verne- og helsepersonale ved virksomheten dersom det er nødvendig å gjennomføre særlig overvåkning av arbeidsmiljøet eller helsekontroll med arbeidstakerne. Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiveren, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalget og verneombudet i deres arbeid for å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Det gjøres interkommunale avtaler i h.h.t. forskrift vedr. bedriftshelsetjeneste. Godkjenning og rullering Denne planen er behandlet i kommunestyret 21. Nov. 2014. Videre rullering av avtalen skjer administrativt gjennom AMU, og orienteres politisk. HMS-PLAN ÅFJORD KOMMUNE PERIODEN 2015 2019 12