Tilbudsbeskrivelse for Rammeavtale for vedlikehold Elkraft-, elektro/teletekniske kablingssystemer i Hå Kommune
KAPITTEL : INNHOLDSFORTEGNELSE Side 1 Tilbud 3 1.1 Tilbudsinnbydelse 3 1.2 Særlige vilkår 4 2. Orientering 4 3. Spesifikasjon 5 3.1 Innledning 5 3.2 Leverandørens kontakt med oppdragsgiver 5 3.3 Informasjon/dokumentasjon 6 3.4 Faktura 6 3.5 Responstid og tidspunkter for utførelse 7 3.6 Kvalifikasjoner 7 3.7 Referanser 7 3.8 Meldeplikt 7 3.9 Ansvar ved skader 8 3.10 Sikkerhetsbestemmelser 8 3.11 Orden og ryddighet på arbeidsplassen 8 3.12 Timelønnet arbeid 8 3.13 Levering av materiell og utstyr 9 4 Prisskjema 10 2
1. TILBUD 1.1 Tilbudsinnbydelse Hå Kommune ønsker å innhente tilbud på rammeavtale i forbindelse med drift og vedlikehold av elkraft- og teletekniske kablingssystemer i sine bygg. Konkurransen er kunngjort via Norsk Lysningsblad på Doffin og på Hå kommune sin hjemmeside. Tilbudet ønskes oppgitt med faste timesatser og rabatt i forhold til leverandørens prisliste på levert materiell og utstyr. Dersom tilbyderen finner at de meddelte opplysninger ikke gir tilstrekkelig veiledning, må han kontakte kommunen v/ Kristian Oftedal for ytterligere opplysninger. Tilbudet sendes til Hå Kommune v/trygve Reinertsen merket: Tilbud Hå Kommune Rammeavtale Elkraft-, elektro/teletekniske kablingssystemer - for kommunale bygg innen: 01.12.2011 kl. 15.00 For sent innkomne anbud vil bli forkastet. Det vil ikke være anledning for tilbyderne å være tilstede under tilbudsåpningen. Hå kommune forbeholder seg retten til å inngå avtale med to leverandører. Tilbudet skal sendes på e-post til post@ha.kommune Ved vurdering av tilbudene vil det bli lagt vekt på at alle deler av tilbudet er utfylt. For nærværende entreprise gjelder Alminnelige kontaktsbestemmelser for bygge- og anleggsarbeider, NS 8407 3
1.2 Særlige vilkår Det skal leveres dokumentasjon på betalte skatter og avgifter. Videre skal det leveres dokumentasjon på at leverandøren har et internkontrollsystem. Betalte skatter og avgifter, vedlegg nr. Internkontrollsystem, vedlegg nr. 2. ORIENTERING Denne rammeavtalen omfatter suppleringer og endringer på elkraft- og teletekniske anlegg i alle kommunale bygg i Hå kommune. Oppdragene kan være av følgende kategorier: - nye elektriske oppdrag - vedlikehold og utbedring av eksisterende anlegg - internkontroll el-anlegg Tilbud på rammeavtale vil være bindende for begge parter fra kontaktsinngåelse i 3 år med mulighet for 1+1 års opsjon. Oppsigelsestiden er 3 måneder. Det vil bli lagt vekt på følgende: Pris (timer vektes 75% og materiell 25%) Hå kommune forbeholder seg retten til å innhente konkurrerende tilbud/anbud for større arbeider/utvidelser i forbindelse med anlegg som inngår i denne rammeavtale, dersom byggherren finner dette hensiktsmessig eller at lov om offentlige anskaffelser krever dette. Det skal leveres identiske anbud i 2 eksemplarer inklusive vedlegg, hvorav det ene er sladdet for eventuelle forretningshemmeligheter. Den sladdede versjonen vil i henhold til offentlighetsloven bli utlevert til den som måtte be om det. Eventuelle forbehold, tilleggsopplysninger m.m. i henhold til denne spesifikasjonen skal oppgis i eget vedlegg. 3. SPESIFIKASJON 4
3.1 Innledning Dette anbud omfatter timepriser og påslagsprosenter/rabatter i forbindelse med elkraft-, kablingssystemer og teletekniske anlegg i kommunale bygg eller bygg som leies av kommunen. Det forutsettes at arbeidene blir utført i nært samarbeid med oppdragsgiver som fortløpende vil registrere hva som skal utføres ved de forskjellige anlegg. Arbeidene må legges opp slik at den daglige driften ikke blir hindret og til tidspunkter på døgnet og året som bestemmes av oppdragsgiver. Det må derfor forventes at enkelte arbeider må utføres utenom normal arbeidstid. For enkelte av kommunens bygg foreligger det ikke tekniske tegninger eller eksisterende tegninger er mangelfulle. Leverandøreren skal sette av ca. 50t i starten for egen regning til å gjøre seg kjent med de største installasjonene. 3.2 Leverandørens kontakt med oppdragsgiver Leverandøren må på forhånd ta kontakt med oppdragsgiver for å avtale tidspunkt for sine arbeider for å foreta en effektiv service. Liste over personer som har rekvisisjonsrett m/prisgrense ved de forskjellige bygg, vil bli utlevert ved kontraktsinngåelse. Før arbeidene på begynnes, skal det foretas en gjennomgang sammen med oppdragsgiver for å registrere hva som skal utføres til hvilket tidspunkt. Eventuell strømutkobling skal avtales spesielt. 3.3 Informasjon/dokumentasjon Oppdragsgiver skal bli løpende informert etter endt oppdrag med kvittert sjekkliste og timeliste over de arbeider som er utført. Det legges ved samsvar erklæring for bestilt og utført arbeid. Det skal informeres om eventuelle tiltak som må utføres i henhold til gjeldende forskrifter eller forebyggende tiltak som anbefales iverksatt. 5
Tegninger, spesifikasjoner og annet teknisk underlag som oversendes i forbindelse med at oppdrag skal betraktes som kjøpers eiendom og får ikke overlates til tredjeperson uten kjøpers samtykke. Når oppdraget er avsluttet skal kjøper ha tilbakelevert underlaget med eventuelle angivelser om endringer slik at dokumentasjonen bringes a jour. 1 eksemplar av sjekklistene skal overleveres til oppdragsgiver på det respektive bygg etter endt oppdrag, slik at disse kan arkiveres i eget arkiv. Hver faktura skal vedlegges kvittert sjekkliste som beskrevet ovenfor, samt timeliste. Timelister skal fremlegges for kontroll og attestering av oppdragsgiver. 3.4 Faktura Faktura skal sendes for hvert bygg til oppdragsgiver for det respektive bygg. Spesifisert signert timeliste skal følge uoppfordret og vederlagsfritt hver enkeltfaktura. Grossistens varenr. for materiell skal fremkomme på hver faktura. Fakturering skal skje etter utført service/bestilt arbeid. Betalingsfristen skal være netto mnd. + 30 kalenderdager fra faktura er mottatt av Hå kommune. Det skal ikke beregnes fakturagebyr. Hå kommune har tatt i bruk mottak av elektronisk faktura (B2B). Leverandøren må forplikte seg til å sende elektronisk faktura. 3.5 Responstid og tidspunkter for utførelse Leverandøren må bekrefte at responstiden er under 60 minutter fra bestilling. Videre må det også bekreftes at planlagte oppgaver kan utføres på den tid på døgnet og året som bestemmes av oppdragsgiver. 6
3.6 Kvalifikasjoner Leverandøren må ha tilstrekkelig antall autoriserte montører for sterk- og svakstrøm til å kunne utføre jobben. Sertifikater og/eller autorisasjonsbevis skal vedlegges anbudet. Leverandøren må være autorisert til å montere dataspredenett for min. cat.5 og 6, og ha utstyr til å måle og dokumentere disse. Den faglige utførelsen skal være av god håndverksmessig standard og tilfredsstille norske lover og forskrifter. Hå kommune skal ha mulighet til valg av person hos leverandøren til utførelse av arbeidsoppgaver. 3.7 Referanser Referanser på tilsvarende rammeavtaler ønskes oppgitt. Likeledes referanser på spredenett i. cat. 5 og 6 Referanser vedlegg nr. 3.8 Meldeplikt Meldepliktige anlegg skal meldes offentlig myndighet i henhold til lover og forskrifter. Når et arbeid forventes å kunne påføre leietagere vesentlig, eller store ulemper i form av støy, støv eller andre uheldige forhold, skal arbeidene meldes i god tid før oppstart, slik at alle berørte parter er informert. Forsinkelser og/eller avbrudd av oppdrag skal meldes kjøper omgående. Ved arbeider hvor kjøper må holde høy driftsregularitet, eller kontinuerlig bemanning skal forsinkelser og avbrudd reduseres i størst mulig grad ved bruk av overtid. Bruk av overtid skal avtales med ansvarlig person hos Hå kommune før overtidsarbeidene påbegynnes. 7
3.9 Ansvar ved skader Selger skal ha forsikring for skader som selger, eller selgers underleverandør kan påføre kjøper, eller tredjemannsperson, eiendom eller løsøre. 3.10 Sikkerhetsbestemmelser Selger plikter å sørge for at instrukser og retningslinjer blir fulgt, samt at sikkerheten blir ivaretatt på bygge- og anleggsplasser i henhold til offentlig påbud, HMS osv. 3.11 Orden og ryddighet på arbeidsplassen Rydding og bortkjøring av søppel og materialer skal foretas under arbeidets gang og fullføres umiddelbart etter oppdraget er avsluttet. 3.12 Timelønnet arbeid Det forutsettes at el-arbeidene utføres på timebasis. Det presiseres at det ikke skal påregnes eget oppgjør for kjøregodtgjørelse og kjøretid frem til arbeidsplassen/anleggsplassen inne Hå kommune. Godtgjørelse for slike utgifter skal være iberegnet i timeprisen for regningsarbeidet. For timebaserte arbeider gjelder følgende: Timepris for regningsarbeid skal omfatte alle variable og faste kostnader som leverandøren beregner seg, inklusiv reisetid, kjøregodtgjørelse og sosiale utgifter, basert på fremmøte på definert arbeidsplass/anleggsplass. Timeprisen gjelder kun effektiv arbeidstid, ikke pauser, dødtid og lignende. Timepriser skal være faste i første avtaleår. Prisene kan reguleres etter skriftlig avtale med Hå kommune etter første avtaleår med bakgrunn i tariffendringer og/eller endringer i sosiale utgifter. Medgått materiell og timelister skal spesifiserers på hver faktura. I tilfelle behov for assistanse fra spesialfirma for utbedring av feil, utprøving eller idriftssettelse skal oppdragsgiver på forhånd informeres. 8
3.13 Levering av materiell og utstyr Rabatter på materialers nettopris inkl. mva. skal oppgis. Rabatten inkluderer frakt, omkostninger og fortjeneste for materiell og utstyr levert på de respektive bygg. Siste gjeldende grossistprislister legges ved anbudet, sammen med rabatt til Hå kommune. Leverandørens netto grossistprisliste skal legges til grunn for rabatt til Hå kommune. Referanse til grossistliste påføres hver enkeltfaktura. Grossistlister og oppdateringer gjøres tilgjengelig for Hå kommune vederlagsfritt. 9
4. PRISSKJEMA Timepris montør Timepris hjelpearbeider Timepris lærling Påslag for overtid 50% Påslag for overtid 100% Kr. Kr. Kr. Kr. Kr. Distributører som det gis rabatt på for materiell % Inkl. gitt rabatt Belysningsutstyr, rabatt i forhold til prisliste % Lagerførte kabler, rabatt i forhold til prisliste % Lagerført materiell, ditto % Lagerførte belysningsutstyr, rabatt i forhold til prisliste Lagerførte brannalarmutstyr, rabatt i forhold til prisliste Lagerførte sikringsutstyr, rabatt i forhold til prisliste % % % Materiell fra ekstern leverandør % Påslag på dokumentert innkjøp av spesialutstyr % Alle priser er inkl. mva. Overtidstillegg vil bli anvendt til følgende tider: 10
Forbehold: Det tas forbehold om følgende: Referanser og sertifikater oppgis i tilbudsbrevet. 11
Erklæring Vi forplikter oss herved til å utføre de beskrevne arbeider og leveranser i henhold til oppgitte betingelser for rammeavtalen. den / - 2011 Tilbyder Firma: Org. nr.: Saksbehandler: Adresse: Adresse: Telefon: Telefaks: E-post: 12