NAV 08.05.12 oppdatert 10.04.15 VEILEDNING TIL OPPFØLGINGSPLAN Oppfølgingsplan er et verktøy i oppfølgingsarbeidet på arbeidsplassen. Planen skal sikre at dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kommer raskt i gang, og at tiltak og muligheter for å komme tilbake i arbeid vurderes grundig. Formålet er å bli enige om tiltak for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med sykdom, ulykke, slitasje eller lignende. Det er lovpålagt å lage oppfølgingsplan for alle sykmeldte, med mindre det er åpenbart unødvendig. Innhold i oppfølgingsplanen Etter arbeidsmiljøloven skal oppfølgingsplanen inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Planen skal også inneholde aktuell tilrettelegging og tiltak i arbeidsgivers regi, eventuelt behov for ekstern bistand fra myndighetene, samt plan for videre oppfølging. Oppfølgingsplanen skal være et levende verktøy Oppfølgingsplanen skal være et dynamisk verktøy i oppfølgingsarbeidet på arbeidsplassen. Den skal være utarbeidet senest innen 4 ukers sykefravær og revideres etter behov underveis i sykefraværsløpet, blant annet i forbindelse med dialogmøter. En skriftlig plan er viktig for å dokumentere oppfølgingsinnsatsen. Utlevering av oppfølgingsplan Oppfølgingsplan skal sendes uoppfordret til sykmelder når den er utarbeidet første gang, dvs ved 4 uker. NAV skal ha oppfølgingsplanen når de ber om det, for eksempel i forbindelse med dialogmøter. Bruk også oppfølgingsplanen hvis det er behov for bistand fra NAV. Unntak fra oppfølgingsplan Det kan gjøres unntak fra å utarbeide oppfølgingsplan hvis det er åpenbart unødvendig med en slik plan. Med åpenbart unødvendig menes sykdomstilfeller der arbeidstaker vil vende tilbake til jobb uten tilrettelegging, eller ved alvorlige sykdomstilstander hvor arbeidstaker ikke kan vende tilbake til arbeid. Arbeidsgiver må ta kontakt med den sykmeldte for å avklare om det er grunnlag for unntak. På nav.no og arbeidstilsynet.no legger myndighetene ut informasjon om tilrettelegging og sykefraværsoppfølging, med lover og regler. 1
KOMMENTARER TIL DE ENKELTE FELTENE I OPPFØLGINGSPLANEN Utfyllingsdato NØKKEL- OPPLYSNINGER Her registreres dagens dato når oppfølgingsplanen fylles ut første gang og senere når den oppdateres/revideres. Dette forsidefeltet gjør det enkelt å identifisere versjon når planen skrives ut i forbindelse med møter eller når den videresendes til sykmelder og NAV. Nøkkelopplysninger skal identifisere arbeidsplassen og den sykmeldte, og gir grunnlagsinformasjon. Dette er opplysninger som er viktig også for lege/sykmelder og NAV. Det er ikke behov for å fylle ut nøkkelopplysningene på nytt når planen oppdateres. Opplysninger om virksomheten Virksomhetens navn Bedriftsnummer Her må man bruke bedriftsnummeret til den enhet den sykmeldte er ansatt i, ikke organisasjonsnummer for den juridiske enheten (hos offentlige etater ikke nummeret til organisasjonsledd). Nærmeste leder Nærmeste leder er den lederen som har personalansvaret for den sykmeldte. Telefon nærmeste leder Bruk det nummeret der leder er lettest å nå - mobiltelefon eller fasttelefon. Annen kontaktperson Hvis den sykmeldte har en annen kontaktperson i det praktiske oppfølgingsarbeidet i virksomheten, oppgi dette her. Telefon kontaktperson Bruk det nummeret der kontaktpersonen er lettest å nå - mobiltelefon eller fasttelefon. Virksomheten er IAvirksomhet Arbeidslivssenter. IA-virksomheter er virksomheter som har inngått samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv med NAV Virksomheten har Virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT). BHT kan være egenordning eller bedriftshelsetjeneste avtale med ekstern BHT som tilbyr tjenester. Opplysninger om arbeidstakeren Arbeidstakerens navn Fødselsnummer Husk alle 11 siffer, dette er nødvendige opplysninger for NAV og sykmelder Telefon Bruk det nummeret der den sykmeldte er lettest å nå - mobiltelefon eller fasttelefon. Stilling/avdeling Opplysninger om stilling og/eller avdeling kan være viktig for sykmelder og NAV. Ordinære arbeidsoppgaver Beskriv kort og konkret hvilke oppgaver arbeidstakeren vanligvis har. Dette er viktig når en skal vurdere behov for tilrettelegging eller andre tiltak, og gir nyttige opplysninger for sykmelder og NAV. Ved de fleste sykmeldinger er målet å komme tilbake til ordinære arbeidsoppgaver. 2
Opplysninger om sykefraværet Første fraværsdag Første dag borte fra jobb med egenmelding eller sykmelding. Sykmeldingsdato Første dag oppgitt på sykmeldingsblanketten. Sykmeldingsprosent ved Sykmeldingsprosent(er) på den første sykmeldingsblanketten. sykmeldingsdato TILTAK Under Tiltak beskrives hvilke oppgaver som kan utføres/ikke utføres, og hvilke konkrete tiltak som avtales for at arbeidstaker skal være i eller komme tilbake i arbeid. Informasjon på sykmeldingsblanketten kan gi viktige opplysninger til vurderingen av tilrettelegging eller andre tiltak. Tiltak skal avtales for en angitt periode, og erfaringene med tiltaket skal vurderes ved slutten av eller underveis i perioden. Hvis vurderingen viser at det er behov for nye tiltak, oppdateres oppfølgingsplanen ved å fylle ut tiltak for en ny tiltaksperiode. Beskrivelse av tiltak og tiltaksperiode Ordinære arbeidsoppgaver Gi en statusbeskrivelse som viser hvilke ordinære arbeidsoppgaver som fortsatt kan utføres til tross for som kan/ikke kan utføres sykdommen, og om det er oppgaver som ikke kan utføres. Dette er viktig for å finne ut om det er behov for tilrettelegging eller andre tiltak. Beskrivelse av tiltak Her beskrives tiltak som blir avtalt for en angitt periode. Et tiltak kan godt bestå av flere delaktiviteter. I vurderingen av tilrettelegging eller andre tiltak, tenk på: - Kan den ansatte utføre egne oppgaver med tilrettelegging? - Ved gradert sykmelding, hvilke oppgaver kan utføres og hvordan skal tiden disponeres? - Kan den ansatte utføre egne, men færre oppgaver? Er hjemmekontor et alternativ? - Kan den ansatte gjøre andre oppgaver? På egen eller på en annen avdeling? - Hvilke muligheter og begrensninger finnes ved å endre arbeidstid? - Kan den ansatte utføre egen jobb med redusert tempo? (En ansatt kan for eksempel ha 50 % sykmelding og jobbe 100 % arbeidstid med 50 % innsats) - Kan den ansatte få eller gi opplæring i (deler av) sin arbeidstid? - Er det oppgaver «som ingen gjør men som det hadde vært greit å få gjort»? Beskrivelsen av tiltak som er mulig på arbeidsplassen, gir også viktige innspill til lege/sykmelders vurdering av videre sykmelding og sykmeldingsgrad. Mål med tiltaket Det kan være ulike mål med et tiltak. I den enkelte situasjon er det viktig å tenke gjennom hva som kan være realistiske mål, for eksempel: - Tilbakeføring til ordinært arbeid 3
Tiltaket gjennomføres i perioden Sykmeldingsprosent i perioden - Gradvis tilbakeføring til ordinært arbeid - Gradvis innføring i nye arbeidsoppgaver (midlertidige eller faste) - Tilrettelegging for å forebygge fravær - Arbeid/aktivitet i påvente av utredning eller behandling - Opprettholde kontakt med arbeidsplassen Avtalt startdato og sluttdato for tiltaket Sykmeldingsprosent(er) / endring av sykmeldingsprosent i den aktuelle tiltaksperioden Behov for bistand i tiltaksperioden Behov for bistand fra Her kan det krysses av for ett eller flere punkter for å signalisere behov for bistand fra NAV: NAV - Råd og veiledning - Dialogmøte i regi av NAV - Arbeidsrettede tiltak og virkemidler - Hjelpemidler Behov for bistand fra - Bedriftshelsetjenesten andre Behov for avklaring med lege/sykmelder - Andre (hvis behov for bistand fra Andre skal dette spesifiseres i fritekstfelt) Det kan være ulike spørsmål om oppfølgingen der en ønsker råd fra lege/sykmelder. Forslag til situasjoner der det kan være viktig å be om avklaring: - Er det tvil om aktiviteter eller tiltak er medisinsk forsvarlig? - Ved 100 % sykmelding, er det riktig at tilrettelagt arbeid ikke er mulig? - Hvor lenge er det ut fra en medisinsk vurdering behov for tilrettelegging? - Behov for å skifte arbeid, ut fra en medisinsk vurdering? - Varighet/prognose? Eventuelle synspunkter fra arbeidstaker ang friskmeldingsdato? Arbeidstaker kan også ta disse spørsmålene direkte opp med behandler, eller de kan drøftes i dialogmøte. Når det skal avholdes dialogmøte, kontakt lege/sykmelder så snart det er mulig for å avtale møtetidspunkt, møtested og møteform. Fleksibilitet øker sykmelders mulighet til å delta! Tiltak ikke mulig i perioden Tilrettelagt arbeid ikke Her gis begrunnelse på hvorfor det ikke er mulig å tilrettelegge for aktivitet. Beskriv eventuelt hvilke tiltak som er mulig vurdert og hvorfor det ikke lar seg gjøre å finne noen løsning. Om det er uavklarte medisinske spørsmål som 4
VURDERING EFFEKT AV TILTAK Opprett ny versjon av planen når vurderingen viser at det er behov for nye tiltak FRAMDRIFT Oppfølgingssamtaler, dialogmøter og andre opplysninger om framdriften hindrer tilrettelegging, bruk også feltet «behov for avklaring med lege/sykmelder». Ved slutten av hver tiltaksperiode vurderes effekten av tiltaket/aktivitetene: - Hva fungerte og hva fungerte ikke? - Hvordan ser mulighetene ut framover? - Er det behov for annen tilrettelegging eller tiltak? Ved å klikke på knappen Opprett ny versjon av planen beholdes nøkkelopplysningene på side 1, mens opplysningene på de andre sidene i skjemaet fjernes og ny tiltaksperiode kan fylles inn: - Dokumentet kan lagres på en plassering du velger - Data i skjemafelt på side 1 beholdes, de andre sidene nullstilles - Utfyllingsdato på side 1 fylles ut med dagens dato I dette fritekstfeltet legges det inn opplysninger som sikrer oppfølging og framdriften i perioden, f eks tidspunkt for når oppfølgingssamtaler og dialogmøter er planlagt og avholdt. Utfyllende opplysninger om Dialogmøte 1: Dialogmøte skal avholdes på arbeidsplassen senest innen 7 uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Også delvis sykmeldte arbeidstakere skal innkalles til dialogmøte 1. Plikten til å avholde dialogmøtet skal overholdes uavhengig av om det foregår annen oppfølging og dialog på arbeidsplassen. Arbeidsgiver må tidligst mulig og senest i forbindelse med utarbeidelsen av oppfølgingsplanen innen fire uker etablere en kontakt med den sykmeldte for å bringe på det rene om det dreier seg om et tilfelle som kan falle inn under unntaket. Dersom arbeidsgiver, arbeidstaker eller ev. sykmelder mener det er behov for dialogmøte, vil det neppe kunne anses som åpenbart unødvendig å avholde dette. Eksempler på tilfeller hvor dialogmøtet kan være åpenbart unødvendig er: - Tilfeller med alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at vedkommende arbeidstaker ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid - Tilfeller der det er åpenbart at arbeidstaker innen kort tid uansett vil vende tilbake til full jobb uten 5
tilretteleggingstiltak. - Tilfeller der det allerede er iverksatt tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen som fungerer, og det er åpenbart at arbeidstaker uansett innen kort tid vil komme tilbake til full jobb. - Alvorlige sykdomstilstander hvor årsaken til sykmeldingen er av en slik art at møtet ikke kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte. (Det forutsettes i slike tilfeller at møtet hvis mulig avholdes på et senere tidspunkt.). Når det skal avholdes dialogmøte, kontakt lege/sykmelder så snart det er mulig for å avtale møtetidspunkt, møtested og møteform. Fleksibilitet øker sykmelders mulighet til å delta! UNDERSKRIFT Dato for underskrift Signert papirkopi foreligger på arbeidsplassen UTFYLLENDE OPPLYSNINGER En oppfølgingsplan skal være undertegnet av arbeidstaker og arbeidsgiver, som bekreftelse på at det er enighet om planen. Utskrift av planen inneholder felter for arbeidsgivers og arbeidstaker signaturer. I den elektroniske malen krysses det av for at dette foreligger. Underskrevet papirkopi skal oppbevares i personalmappen som dokumentasjon på oppfølgingsarbeidet. Kryss av for at dette foreligger. Siste side i oppfølgingsplanen kan brukes til utfyllende opplysninger hvis det trengs mer plass. 6