Digital transformasjon I Norge, i det offentlige, i Asker kommune, også med sak og arkiv?, også med ESA? Ole-Kristian Tangen Utviklingssjef Asker kommune
Asker kommune i veldig korte trekk > 60.000 innbyggere > 4.000 ansatte > 4 milliarder i budsjett > 11 største kommune > Huser kronprinsfamilien på Skaugum > Flest elbiler pr innbygger i verden
Digitalisering En verden i endring
Digitalisering En verden i endring
Digitalisering En verden i endring
Digitalisering En verden i endring
Digitalisering I Asker kommune Nye nettsider - Sterkt forbedret søk og mobiltilpasning - 50% PC, 35% Mobil, 15% Nettbrett
Digitalisering I Asker kommune Styringsdokumenter som rene nettsider, ikke som PDF Tverrgående søk inkluderer også søk i postlistene og de politiske sakene
Digitalisering I Asker kommune Pr. 22.04.16: - 11.748 i Asker har valgt digital postkasse Etter to ukers drift - Privat: - 30 % digitalt lest i Digipost / eboks - 30 % digitalt lest i Atinn - 40 % print / brev
Digitalisering i Asker - ESA > ESA 8.1 lansert 11.4.16 på intern og sikker sone Ca. 76.000 journalposter i 2015 (økning på 13%) > Koblet mot SvarUT på intern og sikker sone samtidig > Jupiter benyttes som innsynsløsning Postlistene og innsynsbegjæringer Politiske saker
Saksbehandling og ESA i 2105 Nye funksjonaliteter ESA 8 lansert med nytt brukergrensesnitt ESA lansert med funksjonalitet på sikker sone (2014) Mange og varierte supportog opplæringstilbud Telefonsupport e lærings guider ESA cafe En en opplæring Kurs hos deg Felleskurs Temakurs Gode tilbakemeldinger på brukerundersøkelsene Dokumentsenteret 2015 2012 2013 2014 2015 (På en skal fra 1-6 der 6 er svært fornøyd) Kategori 1: Innhold og kvalitet: I hvor stor grad er du fornøyd med: Antall svar: 218 108 103 104 Snitt Snitt Snitt Snitt Svar på generelle arkivspørsmål 4,72 4,86 4,99 5,2 Gjenfinning av arkiverte dokumenter 4,60 4,44 4,88 5,1 Kurstilbudet i ESA 4,24 4,34 4,13 5,1 Brukerstøtte i ESA 4,47 4,76 4,95 5,4 Snitt 4,51 4,62 4,77 5,2 Kategori 2: Brukermedvirkning: I hvor stor grad er du fornøyd med: I hvor stor grad synes du Dokumentsenteret er flinke til å ta inn over seg tilbakemeldinger og ønsker du kommer med? Snitt Snitt Snitt Snitt 4,34 4,40 4,65 4,8 Kategori 3: Service og tilgjengelighet: I hvor stor grad er du fornøyd med: Snitt Snitt Snitt Snitt Service (Hvordan du blir mottatt og behandlet) 4,79 4,96 5,17 5,3 De ansattes faglige kompetanse (Hvor flinke de ansatte er til å hjelpe deg) 4,69 4,98 4,94 5,1 Ventetid på telefon, på epost, ved oppmøte? 4,35 4,71 4,61 4,8 Snitt 4,62 4,88 4,92 5,1 Kategori 6: Brukertilfredshet Snitt Snitt Snitt Snitt Alt i alt, hvor fornøyd er du med Dokumentsenteret? 4,64 4,71 4,86 4,9
Politisk saksbehandling Innbyggere Politikere Politisk sekretariat Rådmannens ledergruppe Direktør / Sjef Saksbehandler
1 - Saksbehandler i ESA
2 - Rådmannens ledergruppe i Excel
3 - Saksbehandler i ESA
4 - Direktør / Sjef i ESA
5 - Rådmannens ledergruppe i ESA
6 - Politisk sekretariat i ESA
7 - Politiker i Outlook
8 - Politiker / innbygger i Jupiter
9 - Politiker / innbygger i Jupiter
10 - Politisk sekretariat i ESA
11 - Politiker / innbygger i Jupiter
12 - Politiker / innbygger i Jupiter
Samhandling og integrasjoner Innbyggere Søknad Innsyn Søk Varsling E-post Digipost Eboks Altinn - KS Resultat XML -Noark4 WS - Punk til punkt - Manuelt Byggsøk Skjema HRM Jupiter Braarkiv Contiki Oppad Oppad E-post ESA ESA
Veien fremover > Jobbe med forbedring av dagens prosesser Bedre innbygger- og brukerreiser «Fulldigitalisere» og optimalisere de ansattes prosesser «Fulldigitalisere» og optimalisere arkivets prosesser Automatisere eller robotisere repeterende digitale oppgaver > Jobbe med informasjons- og dokumentforvaltning > Leveranser fra forbedringsprosjekt før sommeren Vurderer endring av personalarkivet og digitalisering av historisk Vurderer ny eller tilpasninger av innsynsløsningene også kartintegrasjon Vurderer kobling / integrasjon av Helsefagsystemene mot arkiv > Ønsker Alt henger digitalt sømløst sammen med alt i henhold til lover og regler
Veien fremover Innbyggere Søknad Innsyn Søk Varsling E-post Digipost Eboks Altinn Byggsøk Jupiter Gerica Skjema HRM Braarkiv Contiki Arkiv Noark5 HS Pro Socio E-post Oppad Familia
Takk for meg!