Public 360 understøtter regjeringens digitaliseringsprogram!

Transkript

1 Public 360 understøtter regjeringens digitaliseringsprogram!

2 Public 360 understøtter regjeringens digitaliseringsprogram! I 2012 lanserte regjeringen det nasjonale digitaliseringsprogrammet. Programmet setter rammene for den videre offentlige digitalisering, med fokus på anvendelse av IT for å styrke den offentlige sektor. Det gjøres klart at det offentlige er helt avhengige av besparelser og effektivisering for å kunne opprettholde et akseptabelt servicenivå. I denne brosjyren gjennomgår vi utvalgte deler av digitaliseringsstrategien, og forklarer hvordan den kan understøttes med Public 360. Den digitale postkasse & innbyggerdialog For innbyggerne blir digitale løsninger hovedregelen for skriftlig kommunikasjon med offentlige myndigheter. Det blir en default, men som kan velges bort av brukeren. Papirblanketter og skjemaer skal utfases slik at alle kan kan ta i bruk selvbetjening via internett, og alle innbyggere skal etterhvert få en digital postkasse hvor de mottar alle brev fra det offentlige. Digital kommunikasjon som et naturlig førstevalg Hjørnesteinen i den offentlige digitaliseringsstrategien er at digital kommunikasjon skal være det naturlige førstevalg i dialogen med det offentlige. Der det er mulig å føre dialog, skal digital kommunikasjon være den foretrukne kanal. Digital kommunikasjon med innbyggere og myndigheter er en av de lavest hengende fruktene for gevinstpotensialet i den offentlige saksbehandling. Både i utsendelse og mottak av henvendelser er det enorme gevinster å hente ved å tilby innbyggere og myndigheter muligheten til å kommunisere digitalt. I følge analyser er det ganger billigere å behandle en henvendelse digitalt enn ved manuell håndtering og registrering. I tillegg medfører manuelle rutiner at medarbeidere bruker unødig tid på oppgaver som ikke skaper verdi. Det brukes i dag svimlende beløp på porto og forsendelse av papirbaserte brev til innbyggere og myndigheter. Overgangen til digitale kanaler reduserer disse kostnadene kraftig, samtidig som serviceopplevelsen forbedres. Den digitale postkasse er allerede en offentlig felleskomponent i Danmark. Gjennom tett samarbeid med danske kunder har Software Innovation videreutviklet Public 360 slik at produktet er klart for å støtte tilsvarende tiltak i det norske markedet etterhvert som de settes i gang. Public 360 støtter allerede de kommersielt tilgjengelige tjenestene Digipost og eboks. Videre støtter vi bruk av meldingsboksen i Altinn som kanal for digital post til innbyggere. Digipost kan på mange måter betraktes som forløperen til den digitale postkasse, og håndterer en del av de samme problemstillingene knyttet til sikkerhet og pålitelighet som den digitale postkasse skal ta hånd om. Public 360 tilbyr full integrasjon med Digipost. Digipost er tilgjengelig som en kanal i Public 360 Ekspedering, og er i dag implementert hos blant annet Sarpsborg kommune. Altinn - FAD evaluerer om meldingsboksen i Altinn skal være den digital postkasse i Norge. Flere kommuner kjører nå et pilotprosjekt for bruk av Altinn som kanal for digital post til innbyggerne. I regi av KS er det utviklet en kommunal felleskomponent, SvarUt, for integrasjon med Altinn, som samtidig videresender til print om innbyggeren ikke leser den digitale meldingen innenfor den definerte fristen.

3 Public 360 er en komplett løsning for mottak av henvendelser fra innbyggere og virksomheter, og har velprøvde og velfungerende mekanismer for å behandle og registrere disse effektivt og sikkert. Hos Bergen kommune er Software Innovations løsning DocuLive integrert med SvarUt og Altinn. Public 360 støtter også SvarUt og Altinn, og kunder kan starte bruk av denne kanalen for digital post så snart KS og Altinn gir sitt klarsignal. I tillegg sørger Public 360 for effektiv utsendelse via de til enhver tid mest kostnadseffektive kanaler. Helt ned på enkeltpersonsnivå kan det settes opp regler for mulige og foretrukne kommunikasjonskanaler. Det er derfor ikke nødvendig at innbyggerne mottar post fra den digitale postkasse for at myndigheten skal kunne følge føringer for digitalt førstevalg i kommunikasjonen. Derfor kan man allerede innen den digitale postkasse gjøres obligatorisk, starte med å høste de lavthengende frukter når det gjelder understøttelsen av digitalt naturlig førstevalg. Les mer om Bergen kommune og deres integrasjon mot SvarUt og Altinn på vår webside. Logikken kan enkelt sammenfattes slik: 1. Hvis myndigheten anvender SvarUt benyttes denne kanal 2. Hvis innbyggerne er tilmeldt Digipost, sendes brevet til deres digipost adresse 3. Hvis innbyggerne har oppgitt en e-post adresse, oversendes meldingen med sikker e-post 4. Eller brevet sendes med ordinær post Samtidigt sørger systemet for å konvertere dokumentet til PDF og påstemple digital signatur slik at autentisitet kan bekreftes. Løsningen sørger for at saksbehandler alltid vil kunne velge den mest effektive kommunikasjonform. Les mer om 360 Ekspedering og 360 PDF Signering på vår webside. Se filmen om det danske Folketings Ombudsmann og hvordan forvaltningslovens prinsipper om autentisitet og ensartet dialog understøttes gjennom Public 360.

4 Kommunikasjon mellom myndigheter Det er et stort fokus på digital korrespondanse mellom innbyggere og myndigheter, og det er betydelige gevinster knyttet til dette. Samtidig er det store muligheter knyttet til korrespondanse myndigheter imellom. Daglig oversendes dokumenter eller hele sakskomplekser både internt i en myndighet med forskjellige systemer, men også myndigheter i mellom. Altfor ofte sendes denne informasjonen enten som et fysisk brev med et saksomslag eller som en e-post. Deretter må den myndigheten som er mottaker manuelt opprette informasjon i eget system. Software Innovation har deltatt i BEST-projektet (Bedre Elektronisk Samhandling og Tjenester), som hadde som formål å forenkle utveksling av dokumenter og informasjon mellom myndigheter. Modellen Elektronisk DokumentUtveksling (EDU) er definert på bakgrunn av dette. EDU-løsningen gir full støtte for avsending og mottak av dokumenter mellom offentlige myndigheter. Løsningen gir full sikkerhet og kryptering, og kan derfor også brukes til oversendelse av personsensitive opplysninger. Både Public 360 og DocuLive støtter avsending av dokumenter via EDU. I tillegg har løsningene innebygget funksjonalitet for automatisk opprettelse av saker og dokumenter på bakgrunn av meldinger som er mottatt via EDU. Når en melding kommer inn tolkes den, og på bakgrunn av internt oppsatte regler og medfølgende metadata, blir det avgjort om det skal opprettes en ny sak, eller om dokumentet er del av pågående saksbehandling. Oversendelse skjer ved hjelp av de internasjonale standardene ebxml og ebms, og understøtter samtidig NOARK 4 og 5. Med anvendelse af EDU er det to åpenbare fordeler: Sikker og strukturert oversendelse mellom myndigheter, og mindre manuelt arbeid knyttet til registrering. Selvbetjening for innbyggere på web Et økende antall henvendelser kommer digitalt, og andelen forventes å vokse dramatisk i løpet av de neste år - i takt med at det nasjonale digitaliseringsprogrammet blir realisert. I digitaliseringsprogrammet fastslås det at all innbyggerdialog skal skje på internett, og de første initiativer igangsettes allerede i år. Her står Altinn sentralt, der enhver henvendelse fra innbyggerne vil utløse en digital forespørsel til myndigheten. Dermed opprettes et grunnlag for å redusere den manuelle saksbehandlingstiden og høste effektiviseringsgevinster. Det krever imidlertid at myndigheden er klar for å motta og behandle henvendelser digitalt. At en innbygger fyller ut et skjema elektronisk og sender den til myndigheten, vil ikke i seg selv gjøre registreringen smidig eller digital. I verste fall ender det opp i en full innboks, og ingenting er vunnet. Derfor er det et stort behov for et system som kan håndtere henvendelser på en smidig måte og sikre at de blir registrert og behandlet korrekt. Som et eksempel på hvor effektiv denne prosessen håndteres i Public 360, kan innsynsbegjæringen trekkes frem. Løsningen leveres med mulighet for automatisk import av forespørsler dersom innsynsbegjæringen er sendt via Offentlig Elektronisk Postjournal ( og understøtter dermed både den digitale selvbetjening, digital kommunkasjon og effektiv saksbehandling. Med Public 360 får virksomheten en komplett løsning for mottak av henvendelser, som har velfungerende og velprøvde mekanismer for effektiv behandling og registrering. Løsningen understøtter de mest anvendte formatene for utveksling av data til og mellom offentlige myndigheder, slik som Altinn, Digipost og OEP eksport, og støtter også NOARK-krav. Med Public 360 er det mulig å sende og motta dokumenter med full understøttelse av NOARK 5-standarden for oversendelse. Software Innovation var den første leverandøren som fikk sin løsning NOARK- 5 sertifisert, og har et stort fokus på å levere løsninger som tilfredsstiller krav fra den offentlige forvaltning. Skjema/ Formular DKAL/ e-post 360 Opprettelse av sak Automatisk arkivering Fordeling til saksbehandler Public 360 kobler innkommende korrespondanse med en handling i systemet. Dette sikrer at informasjon blir korrekt registrert og oversendt til den riktige saksbehandler i korrekt tilstand. Dermed unngår man at det skapes interne flaskehalser i organisasjonen.

5 Enkel tilgang til offentlig informasjon Som en forutsetning for effektive selvbetjeningsløsninger, må informasjon gjøres tilgjengelig for innbyggere og andre interessenter. Det kan for eksempel være postlister i den kommunale forvaltning, innbyggerens egen sak, avgjørelser i statsforvaltningen osv. Public 360 kommer med rik funksjonalitet som gir komplette løsninger for publisering av informasjon, samt tilhørende, veldokumenterte integrasjonskomponenter. Prokom Sem & Stenersen leverer portal- og skjemasystemer til norske kommuner. Public 360 er fullt integrert i denne innbyggerportalen, som bl.a. omfatter følgende funksjonalitet: Automatisk import av elektroniske skjema (via 360 Importsenter) Presentasjon av «Mine saker» i portalen, med drilldown til dokumenter, filer og status for progressplan Presentasjon av offentlig informasjon fra Møte & Utvalg (utvalg, medlemmer, møter, dagsorden, saker, dokumenter) Presentasjon av offentlig journal Min Sak er et sett av webservices for integrasjon mellom Public 360 og portaler. Formålet er å gi innbyggere og kunder adgang til egen sak og informasjon på en sikker og oversiktlig måte, og med funksjoner for drilldown og filtreringer. Anvendelsen av disse services skjer med full understøttelse av den interne rettighetsmodellen. 360 Offentlig Journal er en totalløsning for publisering av offentlig informasjon på internett. Modulen understøtter den samlede prosessen med publisering av postlister og dokumenter, og har organisasjoner og myndigheter som er underlagt offentlighetsloven som sin målgruppe. Løsningen er en nettskybasert implementering, og det er derfor ikke behov for at myndigheten setter opp dyr, lokal infrastruktur. Politisk agenda tilhører samme familie som Offentlig journal. Modulen muliggjør publisering av møter avholdt i offentlige myndigheter, og som er påkrevd offentligjort. Løsningen støtter selve publiseringen fra Public 360 har funksjonalitet for søk og overblikk med tilgang til informasjon via internett. Løsningen håndterer personsensitive data og saker untatt offentligheten, og gjør det enkelt å følge de forvaltningsmessige prinsippene om fullt innsyn. Les mer om 360 Offentlig Journal og 360 Politisk Agenda på vår webside.

6 Digital saksbehandling i offentlig forvaltning Presset på offentlig forvaltning har de siste årene vært økende. Innbyggere forventer et høyere servicenivå, og det er stadig færre ressurser tilgjengelig for håndteringen av alle hendvendelser. Det er derfor avgjørende at myndighetene har effektive og smidige systemer som understøtter saksbehandlingsprosessene. I takt med at det offentlige legger til rette for flere selvbetjenings-løsninger, har forvaltningen også blitt mer åpen. Resultatet er økt oppmerksomhet rundt, og kjennskap til, de rettigheter og muligheter innbyggerne har. Dette er positivt, men legger samtidig press på intern saksbehandling og fokuset på å unngå flaskehalser. Målet er at innbyggerne skal oppleve digitaliseringsprosjekter som en reell forbedring, både med tanke på responstid og kvalitet i saksbehandlingen. 360 Innsynsbegjæring er en modul som gir deg mulighet til å effektivt håndtere forespørsler om innsyn og rapportere om saksbehandlingstiden i organisasjonen. 360 Innsynsbegjæring er en modul som bistår virksomheten under hele behandlingsprosessen av innsynsforespørsler. Den håndterer mottak av forespørsler gjennom en rekke forskjellige kanaler, og sikrer en konsistent måte å håndtere registrering og frister for behandlingen. Den kan også automatisk opprette forespørsler i systemet gjennom integrasjon mot virksomhetens fellespostkasse. Modulen støtter både den generelle prosedyren og den påfølgende utsendelsen til søkeren. Tilrettelagte forløpsmaler I offentlige myndigheter er det spesifikke virksomhetsprosesser knyttet til ulike områder. Disse prosessene er viktige for den daglig driften, og må kontinuerlig tilpasses endringer i lovgivning og offentlig fokus. Som myndighet er det derfor viktig å ha kontroll på at disse prosessene avspeiles i dokumenthåndteringssystemet og at de kan vedlikeholdes uten spesialtilpasninger. Public 360 inneholder omfattende funksjonalitet for prosesstøtte. Prosessene opprettes og vedlikeholdes av kunden, og det er avanserte muligheter for integrasjon og logikk i forløpsmalene. Les mer om 360 Innsynsbegjæring og tilrettelagte forløpsmaler på vår webside. Public 360 er rik på funksjonalitet og er basert på mer enn 25 års erfaring med saksbehandling i offentlig sektor. Løsningen lar medarbeiderne jobbe mer effektivt gjennom bedre lagring, deling og kontroll over informasjon, og sørger for en mer effektiv tidsbruk. 360 Foreleggelse er en modul som støtter formelle foreleggelses- og godkjenningsprosesser. Med denne modulen får du oversikt over alle foreleggelser i din organisasjon, og den gir også mulighet for å benytte automatisk utsendelse av dokumenter (ekspedering) som et integrert element i godkjenningsprosesser. Foreleggelsesprosessen har strenge regler for dokumentasjon, der man på en klar og entydig måte vil kunne se hvem som mottok et dokument eller en innstilling, eksakt hvordan det så ut på det tidspunktet, samt hvilke beslutninger som er tatt. Les mer om 360 Foreleggelse på vår webside. Les mer om hvordan det danske Folketingets Ombudsmann har tatt i bruk 360 Foreleggelse på vår webside. På websiden kan du lese mer om Lånekassen som med hjelp av Public 360 blant annet har automatisert deler av sin saksbehandling. Erfaring fra Danmark I 2011 lanserte Danmark en digitaliseringsstrategi med fokus på offentlig digitalisering i perioden Denne strategien er veldig interessant for Norge, da den er nært beslektet med programmet som regjeringen akkurat har lansert. Ved å se til Danmark, som har kommet lenger i realiseringen av strategien og utviklingen av infrastuktur, kan vi lære om danskenes suksessfaktorer for effektiv implementering. Software Innovation har Danmark som et av sine hovedsatningsområder og følger utviklingen nøye. Public 360 har derfor allerede de nødvendige komponenter for digitalisering tilgjengelig. Offentlige virksomheter kan dermed dra fordeler av at Software Innovation allerede har omfattende erfaring med utvikling og integrasjoner mellom Public 360 og nasjonale komponenter for infrastruktur.

7 De siste årene har Danmark sittet i det internasjonale førersetet når det gjelder digitalisering av offentlig forvaltning, og deres erfaringer er derfor sentrale i det pågående arbeidet med innovasjon og effektivisering av den norske offentlige sektor. Den danske digitaliseringsstrategien har tre fokusområder: Eliminere bruk av papirskjemaer og brevpost Ny digial velferd Tettere digitalt samarbeid i det offentlige For å bidra til å realisere målene som er satt, er det etablert en nasjonal infrastruktur som legger det tekniske fundamentet for digitaliseringen. En felles digital postkasse for offentlig og privat En sentral del av infrastrukturen er Digital Postkasse. Konseptet er stort sett identisk i Norge og Danmark, men i Danmark er det derimot allerede i drift, og det er besluttet at postkassen er obligatorisk for alle i Selv om dette ennå ikke er et krav, er det stadig flere myndigheter og privatpersoner som registrerer seg og tar i bruk ordningen. Prinsippet er at man som myndighet skal kunne sende alle former for korrespondanse til innbyggere elektronisk, direkte til den digitale postkassen. Public neste generasjons dokumentog saksbehandlingsløsning Public 360 er en fremtidsrettet løsning for saksbehandling, dokumenthåndtering og arkiv for offentlig forvaltning, bygget på Microsoft SharePoint og Office. Public 360 legger til rette for en effektiv og moderne digital og åpen forvaltning, samhandling og innbyggerdialog. Public 360 er utviklet for å møte offentlige virksomheters behov for effektiv og sikker håndtering av dokumenter, saker og informasjon. Public 360 skaper god elektronisk samhandling og kunnskapsdeling, internt og eksternt, og skaber bedre serviceytelse gjennom effektivisering og automatisering av prosesser for saksbehandling, informasjonshåndtering og informasjonsdeling. Løsningen spiller en sentral rolle i å skape en mer åpen forvaltning og en levende demokratisk prosess. Public 360 er en out-of-the-box standardløsning tilpasset offentlig forvaltning som gjennom mer enn 25 år har blitt utviklet og optimalisert i tett samarbeid med våre kunder. Flere kunder i Danmark, for eksempel Folketingets Ombudsmann og Konkurranse- og forbrukertilsynet, har alleredet tatt i bruk integrasjonen mellom Public 360 og den digital postkasse med suksess. Bruk av eid og signaturer For å ivareta sikkerhet og verne personsensitive data er det utviklet en nasjonal elektronisk identifikasjon (eid) til bruk for både offentlige myndigheter og innbyggere. Public 360 har allerede tatt i bruk denne komponenten, blant annet til digital signering av brev. Brevene kan videresendes enten til den digitale postkasse eller via sikker e-post. Software Innovations mangeårige relasjon med noen av de fremste virksomhetene innen offentlig forvaltning, har resultert i en løsning som gir unik støtte for forvaltningsmessige prosesser og effektiv bruk av eksisterende infrastuktur. Ved å være den eneste leverandøren av en dokument- og saksbehandlingsløsning som er sterkt representert i hele Skandinavia, er det mulig å ta det beste fra hvert spydspissprosjekt og gjøre dette til standarder i produktet til gagn for alle.

8 Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling. Software Innovation AS Rolfsbuktveien 4C N-1364 Fornebu info@software-innovation.no