Innhold Kontering... 2 Generelt om Konteringskoder... 2 Kommandoknapper... 2 Mapper... 2 Ajourhold Konteringskode... 3 Konto / kostnadsdimensjon... 3 Behandlingskoder... 4 Egendefinert kode... 6 Kontering... 8 Påløpte kostnader... 9 Skyldig kostnader...12 Avsetning kostnader...14 Motkontering...15 Refusjon fravær...16 Ikke monetær kontering...17 Kontostrengen...18 Regnskapskoder...18 Kombinasjonskontroll...19 Overføring til regnskap...19 Kontosammendrag...20 Kontospesifikasjon...20 Bedriftskontering og avsetninger...20 Bedriftskontering...20 Avsetning skatt, påleggstrekk og trekkeier...20 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 21
Kontering Generelt om Konteringskoder Kommandoknapper Konteringskoden beskriver oppbygging av kontostrengen. Konteringskodene som angis på lønn- og trekkartene eller på en fraværsart er en direktereferanse, mens en konteringskode som angis på ansatt og stilling i prinsippet er en registreringsfunksjon, det vil si at de kontoelementene som er angitt på konteringskoden blir kopiert ut på konteringsinformasjon for den ansatte. Definering av en konteringskode består av konteringselement og en tilhørende behandlingskode. Behandlingskoden bestemmer hvordan hvert element skal behandles når en lønnstransaksjon skal konteres. F5-Gå til konteringskode F9-Oppdater Mapper Konto og kostnadsdimensjoner Konto er det 1. elementet i kontostrengen, og kostnadsdimensjonene er de 4 neste elementene i kontostrengen. Prosjektdimensjoner Prosjektdimensjoner er de 7 siste elementene i kontostrengen. Rutiner Oppdatering Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 21
Ajourhold Konteringskode I bilde ovenfor hentes kontonummer fra konteringskoden og avdeling hentes fra Dimensjon A angitt på den ansatte. Konteringskoden inneholder informasjon for å bygge opp konteringen. Konteringskoden består av elementverdier, behandlingsregler og regnskapskoder Elementverdier Når du oppretter en konteringskode så kan du angi en fastverdi for ett eller flere element. En registrert dimensjon på transaksjonen overstyrer definisjonen på konteringskoden. Kode 99 feltet benyttes ikke nullstiller eventuell registrert informasjon på kontoelementet. Konto / kostnadsdimensjon På konteringskoden kan du legge en fast verdi i konto / kontoelement, eller du kan angi hvor verdien hentes fra. Normalt angis en fast verdi i konto, mens en henter avdeling fra ansatt eller organisasjon den enkelte tilhører. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 21
Behandlingskoder Konteringskoder som benyttes på lønns- eller fraværsart kan benytte behandlingskode fordi konteringskoden på arten bestemmer hvordan konteringen skal bygges opp på lønns- eller fraværstransaksjon. Til hvert element i en konteringskode kan du benytte en behandlingskode som forteller hvordan elementet skal bygges opp på en transaksjon. Hvis du angir behandlingskode 1 for dimensjon A (avdeling) så vil en lønnstransaksjon på denne lønnsarten hente kostnadsdimensjon A fra Ansatt. Det kan være lurt å hente kontoelement fra organisasjon, da slipper en å ajourholde kontoelement på ansattnivå. Kontering dannes i lønnsberegning, og av den grunn er ikke alle koder gyldige for kontering av refusjonstranser i fraværsmodulen. Kontering kan delberegnes i lønnsperioden ut i fra tidsstyring på kontoelementene. I kontering av fravær er registrerte data på fraværstransen å betrakte som utløsende transaksjon. Det er mange koder og her vil vi kun nevne enkelte: 2 Sum kontkode (D8) pluss delkonto på ansatt (P2). Dette krever at konto er definert numerisk. Denne behandlingskode er brukt der en ønsker ulike kontonummer for grupper av ansatte. Eksempelvis: feriepenger føres til kontonummer 5020 for fastlønnede, mens timelønnede skal føres på kontonummer 5120. Delkonto settes til 100 på timelønnede. 19 Egendefinert, se nedenfor om oppbygging av egendefinert kode. Kode kan IKKE benyttes ved kontering av refusjoner i fravær. 20 Hent fra siste kontering må benyttes på motkontering, dersom en ønsker å arve kontoelement fra konteringskoden på lønnsarten. 21 Hentes fra organisasjon. Henter verdi fra tilsvarende kontoelement på organisasjon. 22 Ansatt, alternativt organisasjon. Henter fra organisasjon dersom kontoelement ikke er utfylt på ansatt. 30 Automattranser. Hent fra utløsende transaksjon. For refusjonskontering hentes kontoelement fra fraværstransen. 31 Gjelder bare automattransaksjoner: Sammenligner de to første posisjoner i elementet på transen mot de to første i elementet fra Konteringskode (D8), dersom de er lik benyttes verdi fra Konteringskode, ellers fra transaksjonen. Denne koden gir ingen mening dersom elementet er numerisk definert, med mindre elementet er på minst 9 siffer. 32 Gjelder bare automattransaksjoner: Sammenligner første posisjon i elementet på transen mot den første i elementet fra Konteringskode (D8), dersom de er lik benyttes verdi fra Konteringskode, ellers fra transaksjonen. Denne koden gir ingen mening dersom elementet er numerisk definert, med mindre elementet er på 10 siffer. 33 Gjelder bare automattransaksjoner: Henter elementverdi fra systemtabellen. Oppslaget foretas med konteringskode for automatposten + stillingstype. Vær oppmerksom på at Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 21
systemvariabelen bygges opp basert på at den kan være 10 pos. lang og at verdien fra stillingstype starter i pos 11. Alle konteringskodene er mindre enn 10 lang og denne delen av systemvariabelen skal ha _ (underscore) som erstatning for blanke. Dersom P2STK er mindre enn tre pos. skal foranstilte blanke erstattes med 0 (null).f.eks. R8KAGAA 099 vil være kontoen for Skyldig avgift arb.g. andel pensjon for ansatte med stillingstype 99. Dersom element som skal hentes fra systemtabellen skal være høyrestilt (numerisk) så må verdien i systemtabellen allikevel angis som alfa og angis med foranstilte blanke. Løsningen er primært laget for å dekke kontering av arbeidsgiveravgiften av andel pensjon avhengig av stillingstype. 36 Dim A bedriftskontering. System tabell B4DIMA. Her hentes innhold i systemparameter B4DIMA. Ajourholdes under Bedriftskontering Avsetninger. Verdi kan benyttes i alle kontoelement. Ofte brukt når en har flere firma i samme database, men ulik konto på for eksempel bankkonto. 48 Settes slik nummer på NAV-kontor ved mottak av refusjoner i fraværsmodulen. Kode kan ikke benyttes i andre sammenhenger. 49 Settes lik utbetalingsdato ved mottak av refusjoner i fraværsmodulen. Kan benyttes i lønnsberegning til å legge ut dato fra feltet Tildato på lønnstransaksjonen. 99 Kontoelement benyttes ikke. Eventuelle verdier registrert i dette kontoelement blir automatisk blanket ut / utnullet. Kontering skjer i lønnsberegning og derfor kan ikke alle koder benyttes ved kontering av refusjonstranser. Kode Lønnsberegning Fravær-refusjon 0 Ok Ok 1 Ok Ok 2 Ok Ok 3 20 OK Kan ikke benyttes 21 Ok Ok 22 Ok Ok 30 OK Hentes fra fraværtransaksjon 31-35 Ok Kan ikke benyttes 36 39 OK OK 48-91 OK Kan ikke benyttes Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 21
Konteringskode Ansatt, Overfør til eksisterende forekomster Når du endrer en konteringskode som benyttes på Ansatte, kan du hake av denne funksjonen. Resultatet er at alle som har denne konteringskoden får oppdatert verdiene fra denne direkte i tabellen Ansatt. Resultat av oppdateringen vises i mappe Rutiner Dette blir da en enkel måte å endre kontering på ansatt. Egendefinert kode Med egendefinert kode kan du plukke verdier fra kontoelement og sette de sammen til en verdi. Egendefinert kode kan IKKE benyttes i kontering av refusjonstranser. Du må imidlertid passe på at resultatet aldri blir lengre enn 10 posisjoner. Ved summering må uthentet verdi fra element være et tall. Du kan kombinere flere aritmetiske uttrykk, ved å bruke parenteser og resultat fra interne beregninger. Du benytter Funksjoner for å hente verdier fra Variabler. Det mulig å benytte konstanter ved å angi anførselstegn foran og bak verdien. Her hentes posisjon 1 og 2 fra dimensjon B på ansatt og legger til en fast verdi 12700. Ved å trykke på knappen Prøvekjører, ser en hvordan resultatet blir. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 21
Dersom du ønsker å legge sammen to verdier må du angi at det er tallverdier du henter. Det gjøres slik Hent verdien fra Regnskapskonto på konteringskoden, og legg til verdi fra feltet Prosjektdim 6 Timer. På denne måten kan du ha differansiert regnskapskonto uten å bruke delkonto. Dersom du ønsker å gi et felt et spesielt innhold ved gitte forutsetninger I eksemplet nedenfor sjekkes om verdi i feltet ansatt.kostndima har en bestemt verdi, og i de tilfeller settes en annen verdi inn i feltet Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 21
Her sjekkes om DimA=5010, da settes DimB lik 5010 ellers 9999 Ved test på alfanumeriske felt må verdi settes med anførselstegn, som ovenfor «5010» Kontering Kontering - generelt All aktivitet i Aditro Lønn som har konsekvens for regnskap skal danne en eller flere konteringstranser. Det er to hovedtyper for kontering: Transaksjonskontering Automatkontering Refusjonkontering All kontering lagres i AutomatPoster eller Konteringtrans, tabell for spesiell kontering. Kontering i refusjon lagres i tabellen refusjonkontering. Transaksjonskontering Transaksjonskontering er konteringstranser som utløses av en lønnstransaksjon. Automatkontering Automatkontering er konteringstranser med sosiale kostnader og tilhørende gjeldsføringer. Konteringskoder for automatkontering Konteringskoder for automatkontering er predefinert og vil være opprettet allerede ved installasjon av Aditro Lønn. Du må selv sørge for at definisjonen er slik at du får den kontering du ønsker. Konteringskoder for automatposteringer, R8 skal ikke slettes. Dersom koden ikke er i bruk, skal en nullstille kontering på koden. Bedriftskontering finner du under menypunkt Systemvedlikehold Systemparameter Bedriftskontering Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 21
Påløpte kostnader Bedriftskontering - lønn Avsetninger Påløpt arbeidsgiveravgift av lønn Kostnadsføring av arbeidsgiveravgift. Alle transer på arter som er merket med at de inngår i avgiftsgrunnlaget danner grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift. Beløpet beregnes i henhold til sone på arbeidskommune. Kontering styres ned på transaksjonsnivå, konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon utløsende transaksjon. Påløpte feriepenger Kostnadsføring av feriepenger. Alle transer på arter som er merket med at de inngår i ett eller flere feriepengegrunnlag danner grunnlag for beregning av feriepengekostnad. Beløpet beregnes i henhold til feriepengesatsene definert i feltene Ordinære feriep., Grunnlag 2 og Grunnlag 3 i menyvalg Systemparameter Satser. Kontering styres ned på transaksjonsnivå, konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon utløsende transaksjon. Påløpt arbeidsgiveravgift feriepenger Kostnadsføring arbeidsgiveravgift av feriepenger. Beregnes av avsatte feriepenger, beløpet beregnes i henhold til sone. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 21
Kontering styres ned på transaksjonsnivå, konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon utløsende transaksjon. Påløpte feriepenger ekstra uke Kostnadsføring av feriepenger ekstra uke for ansatte som over 60 år. For alle ansatte over 60 år vil alle transer på arter som er merket med at de inngår i feriepengegrunnlag 1 danner grunnlag for beregning av feriepenger ekstra uke. Beløpet beregnes i henhold til feriepengesatsen definert i felt Over 60 i Systemparameter Satser. Alle som fyller 59 år i inntektsåret vil utløse avsetning hele inntektsåret. Kontering styres ned på transaksjonsnivå, det vil si at konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon. Påløpt arbeidsgiveravgift feriepenger ekstra uke Kostnadsføring arbeidsgiveravgift av feriepenger ekstra uke. Beregnes av avsatte feriepenger ekstra uke, beløpet beregnes i henhold til sone. Kontering styres ned på transaksjonsnivå, det vil si at konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon. Påløpt sluttvederlag Kostnadsføring sluttvederlag beregnes trinnvis i forhold til den ansattes arbeidstid pr. uke. Beregnes for ansatte som er merket med at de inngår i sluttvederlagsordningen. For ansatte uten registrert arbeidstid per uke, blir det ikke beregnet avsetning Kontering kan styres ned på ansattnivå, det vil si at konteringen henter en eller Påløpt O/U-fond Kostnadsføring O/U-fond beregnes trinnvis i forhold til den ansattes arbeidstid pr. uke. Beregnes for ansatte som er merket med at de inngår i O/U-fond-ordningen. For ansatte uten arbeidstid per uke, som ovenfor. Kontering kan styres ned på ansattnivå, det vil si at konteringen henter en eller Påløpt avtalefestet pensjon Kostnadsføring arbeidsgiveravgift av AFP. Beregnes av avsatte AFP, beløpet beregnes i henhold til sone. For ansatte uten arbeidstid per uke, som ovenfor. Kontering kan styres ned på ansattnivå, det vil si at konteringen henter en eller Påløpt avtalefestet pensjon etter ny beregning Kostnadsføring kan skje til egen konto, etter samme regler som ovenfor. Beregnes for alle ansatte som har beregningsgrunnlag for avtalefestet pensjon ulik 0. Indikator på den enkelte lønnsart om den skal inngå i grunnlag for beregning. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 21
Påløpte arbeidsgivers andel pensjon Kostnadsføring av arbeidsgivers andel av pensjon. Alle transer hvor arten er merket med det beregningsgrunnlaget som er definert i feltet Beregn.gr. lag i Systemparameter Satser, inngår i grunnlag for beregning. Beløpet beregnes med en prosentsats definert i feltet Prosent i Systemparameter Satser. Den delen av grunnlaget som overstiger 12G inngår ikke i grunnlaget. Hvis grunnlaget overstiger 12G og det benyttes konterings på transaksjonsnivå blir kostnaden prosentvis fordelt på de konteringstransene som er dannet. Det er mulig å ha ulike prosentsatser for de ulike pensjonsordninger ved å definere en SystemParameter Arb.giv.and.ordning 30 nnn (nnn- er den ansattes pensjonsordning). Denne teknikken benyttes også for unngå avsetning for enkelte ansatte, som da kobles til en fiktiv pensjonsordning som igjen er definert med en prosentsats =0. Kontering kan styres ned på transaksjonsnivå, det vil si at konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon. Påløpt arbeidsgiveravgift arbeidsgivers andel pensjon Kostnadsføring arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel pensjon. Beregnes av avsatte arbeidsgivers andel pensjon, beløpet beregnes i henhold til sone. Hvis grunnlaget overstiger 12G med konterings på transaksjonsnivå så blir arbeidsgiveravgiften prosentvis fordelt på de konteringstransene som er dannet. Kontering kan styres ned på transaksjonsnivå, det vil si at konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon. Utbetalte feriepenger som ikke er avsatt Kostnadsføring av ikke avsatte feriepenger. Ved avlønning av feriepenger v/slutt sjekkes det at utbetalingen stemmer med det som er avsatt hittil i år. Dersom det er differanse vil denne bli postert på denne kontoen. Arten for utbetaling av feriepenger v/slutt vil normalt være styrt til konto for skyldig feriepenger, og for å bringe balanse i regnskapet posterer Aditro Lønn differansen på denne kontoen slik at du kan rydde opp i dette på egen hånd. Vær oppmerksom på at ved konvertering av data fra tidligere system så er det ikke uvanlig at feltet Avsetning hittil i år ikke oppdateres, og det vil medføre at det i oppstartsåret kommer mange belastninger på denne kontoen. Kontering kan styres ned på ansattnivå, og kontering henter en eller Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 21
Skyldig kostnader Skyldig arbeidsgiveravgift av lønn Skyldig arbeidsgiveravgift. Alle transer på arter som er merket med at de inngår i avgiftsgrunnlaget danner grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift. Beløpet beregnes i henhold til personens sone. Kontering kan styres ned på ansattnivå, kontering henter en eller flere elementverdier fra ansatt. Skyldig feriepenger Skyldig feriepenger. Alle transer på arter som er merket med at de inngår i ett eller flere feriepengegrunnlag danner grunnlag for beregning av feriepengekostnad. Beløpet beregnes i henhold til feriepengesatsene definert i feltene Ordinære feriep., Grunnlag 2 og Grunnlag i meny Systemparameter Satser. Kontering kan styres ned på ansattnivå, kontering henter en eller flere elementverdier fra ansatt. Skyldig arbeidsgiveravgift feriepenger Skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger. Beregnes av avsatte feriepenger, beløpet beregnes i henhold til sone. Kontering kan styres ned på ansattnivå, kontering henter en eller flere elementverdier fra ansatt. Skyldig feriepenger ved ekstraferie for arbeidstakere over 60 år Skyldig feriepenger ekstra uke for ansatte som over 60 år. For alle ansatte over 60 år vil alle transer på arter som er merket med at de inngår i feriepengegrunnlag 1 danner grunnlag for beregning av feriepenger ekstra uke. Beløpet beregnes i henhold til feriepengesatsen definert i felt Over 60 i meny Systemparameter Satser Alle som fyller 59 år i inntektsåret vil utløse avsetning hele inntektsåret. Kontering kan styres ned på ansattnivå, kontering henter en eller flere elementverdier fra ansatt. Skyldig arbeidsgiveravgift feriepenger ekstra uke Skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger ekstra uke. Beregnes av avsatte feriepenger ekstra uke, beløpet beregnes i henhold til sone. Kontering kan styres ned på ansattnivå, kontering henter en eller flere elementverdier fra ansatt. Skyldig arbeidsgiveravgift feriepenger ved utbetaling Ved utbetaling av feriepenger foretar Aditro Lønn en automatpostering som reduserer skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger og øker skyldig arbeidsgiveravgift. Ved utbetaling av ordinære feriepenger med behandlingskode 9, benyttes kontering på denne konteringskoden for å redusere skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger. Hensikten med denne er for å gi mulighet for å avstemme arbeidsgiveravgift pr. år. For å få denne effekten må du ha en konto for Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 21
skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger i år og en for skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger i fjor. Og så må kontoene på denne konteringskoden og på konteringskoden R8KAGAFP skiftes fra år til år. Kontering kan styres ned på ansattnivå, kontering henter en eller flere elementverdier fra ansatt. Skyldig arbeidsgiveravgift feriepenger ekstra uke Ved utbetaling av feriepenger foretar Aditro Lønn en automatpostering som reduserer skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger ekstra uke og øker skyldig arbeidsgiveravgift. Ved utbetaling av feriepenger ekstra uke med behandlingskode 29, benyttes kontering på denne konteringskoden for å redusere skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger ekstra uke. Hensikten med denne er for å gi mulighet for å avstemme arbeidsgiveravgift pr. år. For å få denne effekten må du ha en konto for skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger ekstra uke i år og en for skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger ekstra uke i fjor. Og så må kontoene på denne konteringskoden og på konteringskoden R8KAGAF5 skiftes fra år til år. Skyldig sluttvederlag Skyldig sluttvederlag beregnes trinnvis i forhold til den ansattes arbeidstid pr. uke. Beregnes for ansatte som er merket med at de inngår i sluttvederlagsordningen. Skyldig O/U-fond Skyldig O/U-fond beregnes trinnvis i forhold til den ansattes arbeidstid pr. uke. Beregnes for ansatte som er merket med at de inngår i O/Ufond-ordningen. Skyldig avtalefestet pensjon Skyldig avtalefestet pensjon beregnes trinnvis i forhold til den ansattes arbeidstid pr. uke. Beregnes for ansatte som er merket med at de inngår i AFP-ordningen. Skyldig avtalefestet pensjon etter ny beregning Kontering som ovenfor Skyldig arbeidsgiveravgift avtalefestet pensjon Skyldig arbeidsgiveravgift av AFP. Beregnes av avsatte AFP, beløpet beregnes i henhold til sone. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 21
Skyldig arbeidsgivers andel pensjon Skyldig arbeidsgivers andel av pensjon. Skyldig arbeidsgiveravgift arbeidsgivers andel pensjon Skyldig arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel pensjon. Beregnes av avsatte arbeidsgivers andel pensjon, beløpet beregnes i henhold til sone. Avsetning kostnader Avsetning bank Belastning av utbetaling til ansatte som utbetales via bank. Avsetning kasse Belastning av utbetaling til ansatte som utbetales kontant. Avsetning negativ nettolønn Belastning av negativ nettolønn. Aditro Lønn kjører full behandling av ved lønnsbehandling av en negativ lønnsslipp. Dette medfører at skyldig lønn blir postert på denne kontoen. Ved trekk av tidligere negativ nettolønn (på egen art) bør du da henvise denne arten til denne samme konteringskoden. Avsetning øresavrunding Belastning av øresavrunding. Øresavrunding oppstår når du har definert verdi forskjellig fra null i feltet Myntavrunding i Systemparameter Lønnsberegning. I tillegg vil det oppstå øresavrunding i en del tilfeller hvor du benytter kontering på transaksjonsnivå for kostnadsføring av sosiale utgifter og samtidig har kontering på ansattnivå for gjeldsposteringen, i dette tilfelle vil det normalt oppstå avrundingsdifferanser. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 21
Motkontering Avsetning skatt Ved avsetning av skatt vil konteringskoden representere den bankkontoen som avsetningen skjer til. Belastning skatt Dersom du benytter avsetning av skatt vil konteringskoden representere den bankkontoen som avsetningen skjer fra, normalt vil dette være samme konto som er definert på konteringskode R8DBA. Avsetning påleggstrekk Dersom du benytter avsetning av påleggstrekk, vil konteringskoden representere den bankkontoen som avsetningen skjer til. Kontering kan styres ned på ansattnivå, det vil si at konteringen henter en eller Belastning påleggstrekk Dersom du benytter avsetning av påleggstrekk vil denne konteringskoden representere den bankkontoen som avsetningen skjer fra, normalt vil dette være samme konto som er definert på konteringskode R8DBA. Avsetning trekkeier Dersom du benytter generell avsetning til trekkeier vil konteringskoden representere den bankkontoen som avsetningen skjer til. Kontering kan styres ned på transaksjonsnivå, konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon. Belastning trekkeier Dersom du benytter generell avsetning til trekkeier vil konteringskoden representere den bankkontoen som avsetningen skjer fra. Dersom du benytter utbetaling til trekkeiere direkte fra lønnskjøring vil det være fornuftig å oppgi denne konteringskoden på de trekkeierne det gjelder. Du benytter behandlingskode kontering lik 30, for de kontoelement som skal posteres mot opprinnelig trekk. Kontering kan styres ned på transaksjonsnivå, konteringen henter en eller flere elementverdier fra modertransaksjon. En transaksjon som utbetales eller trekkes vil kostnadsføres i henhold til konteringskoden og motposteringen vil kontering angitt på konteringskode for bank eller kasse. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 21
Hvis en transaksjon ikke utbetales eller trekkes, gir definering av arten mulighet for å overføre denne til regnskap. Da må du angi konteringskode for transaksjonskostnad og motkontering. Dersom motkontering har kontoelement som skal arves fra kontering på arten må du benytte kode 20 Hentes fra siste kontering. Refusjon fravær Kontering av refusjonskrav og mottak av refusjon fra NAV gjøres i henhold til de konteringskoder du finner under Fravær 1 og tilsvarende koder dersom du er forsikret mot refusjon i arbeidsgiverperioden under Fravær 2. Koder for henting av kontoelement avviker noe i fra kontering i lønnsberegning. Kontering av refusjon kan settes opp på to ulike måter avhengig om du ønsker å inntektsføre krave ved danning av krav, eller du ønsker å føre inntektene først når du mottar oppgjør. Eksemplet nedenfor viser regnskapsføring av krav med mulighet for å se hvor mye du har utestående hos NAV til enhver tid. Konteringskoder som ikke ønskes å benytte må IKKE slettes, da det kan medføre feilsituasjoner i programmet. Vær klar over at kodene under Forventet / Mottatt ikke alltid er debetposteringer. Se eksempel over konti som brukes i henhold til standardoppsett. Dersom du ikke ønsker å inntektsføre refusjon før du har mottatt betaling fra NAV, må du benytte deg av interimskonti ved kravdanning, ellers får du ugyldig kontering ved overføring til regnskap. Kodeid Kode tekst Kontonr Tekst konto FRFSY Forv. refusjon sykemeld. 5800 Refusjon av sykepenger FRFMSY Motp.forv.ref. sykemeld. 1510 Motpost refusjon sykepenger Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 21
FRMSY Mottatt ref. sykemelding 1925 Mottatt refusjon FRMMSY Motp. mottatt ref. sykem. 1511 Mottatt ref.sykepenger FRDKSY Diff korriger sykemeld. 5800 Refusjon av sykepenger FRDKMSY Diff korr motp. sykemeld. 1510 Motpost refusjon sykepenger FRDASY Diff avskr. sykemeld. 5800 Refusjon av sykepenger FRDAMSY Diff avskr motp sykemeld. 1510 Motpost refusjon sykepenger FPFSY Forv. feriep. sykepenger 5850 Forv. feriep. sykepenger FPFMSY Motp.forv.fp. sykepenger 1510 Motpost refusjon sykepenger FPMSY Mottatt fp. sykepenger 1925 Mottatt refusjon FPMMSY Motp. mottatt fp. sykep. 1510 Motpost refusjon sykepenger FPDKSY Diff korr fp sykmeld. 5850 Forv. feriep. sykepenger FPDKMSY Diff korr motp. fp sykm 1510 Motpost refusjon sykepenger FPDASY Diff avskr. fp sykmeld. 5850 Forv. feriep. sykepenger FPDAMSY Diff avskr motp fp sykm. 1510 Motpost refusjon sykepenger FRFFO Forv.refusjon fødselsperm 5810 Refusjon av fødselspenger FRFMFO Motp.forv.ref. fødselsp. 1515 Motpost ref. fødselspenger FRMFO Mottatt ref. fødselsperm 1925 Mottatt refusjon FRMMFO Motp.mottatt ref fødselsp 1516 Mottatt ref.fødselspenger FRDKFO Diff korriger fødsel 5810 Refusjon av fødselspenger FRDKMFO Diff korr. motp. fødsel 1515 Motpost ref. fødselspenger FRDAFO Diff avskr. fødsel 5810 Refusjon av fødselspenger FRDAMFO Diff avskr.motp. fødsel 1515 Motpost ref. fødselspenger FPFFO Forv.feriep. fødselsperm 5860 Forv.feriep. fødselsperm FPMFO Mottatt fp. fødselsperm 1925 Mottatt refusjon FPFMFO Motp.forv.fp. fødselsp. 1510 Motpost refusjon sykepenger FPMMFO Motp.mottatt fp. fødselsp 1510 Motpost refusjon sykepenger FPDKFO Diff korriger fp fødsel 5860 Forv.feriep. fødselsperm FPDKMFO Diff korr motp fp fødsel 1510 Motpost refusjon sykepenger FPDAFO Diff avskr fp fødsel 5860 Forv.feriep. fødselsperm FPDAMFO Diff avskr.motp fp fødsel 1510 Motpost refusjon sykepenger Ikke monetær kontering Hvis dere benytter et regnskapssystem som har mulighet for å ta imot ikke monetære verdier, mengder, så kan du avlevere det fra Aditro Lønn ved å angi konteringskode for ikke monetære antall og ikke monetære timer. Hvis det er angitt ikke monetære konteringskoder på en lønnsart må du også angi en Overføringskode ikke-monetært, denne koden forteller om du skal overføre timer og eller antall med pluss eller minus verdi. Det betyr at du kan overføre avspaseringstimer med negativt fortegn til regnskap hvis det er ønskelig. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 21
Kontostrengen Kontostrengen i Aditro Lønn består av 12 element og hvert element kan være opp til 10 posisjoner. Hvert element kan valgfritt defineres til å være numerisk eller alfanumerisk. Ledeteksten til hvert element defineres av deg som bruker. I praksis benyttes begrepene konto, kostnadsdimensjoner og prosjektdimensjoner og de forskjellige elementene i kontostrengen, men Aditro Lønn har ingen krav til hva de forskjellige elementene benevnes og hvilken rekkefølge de benyttes i. Hvert element i kontostrengen er koblet til en tekstkodetype, og under denne typen ligger defineringen av hvilke elementverdier som er gyldig for dette elementet. Konto Konto er normalt det første elementet i kontostrengen. Kostnadsdimensjoner Kostnadsdimensjonene er normalt de 4 neste elementene i kontostrengen. Prosjektdimensjoner Prosjektdimensjonene er normalt de 7 siste elementene i kontostrengen. Regnskapskoder Regnskapskoder som angis på en konteringskode gir mulighet for å bestemme kontotype, bilagsart, bilagstype og mva-kode på transaksjoner som skal til regnskap. Konteringskode på lønn- og trekkart Konteringskode som benyttes på lønn- og trekkart er kun en referanse. Dette betyr at defineringen på konteringskoden benyttes når en transaksjon konteres. Konteringskode som benyttes på lønn- og trekkart kan angi elementverdier, behandlingskoder og regnskapskoder. Konteringskode på Ansatt Konteringskode på Ansatt benyttes for å hente de elementverdiene som er definert på konteringskoden når koden angis på Ansatt. Dette betyr at det på disse konteringskodene kun skal angis elementverdier. Normalt vil disse kodene ha angitt for eksempel avdeling og prosjekt (prosjekt angis kun hvis de ansatte normalt skal kostnadsføres på ett prosjekt. Overstyring av kontering på trans Når en transaksjon registreres kan du overstyre alle kontoelement hvis registreringsmasken tillater det. Hvis et element er overstyrt på transaksjon så vil det alltid gjelde uansett hva konteringskoden sier. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 21
Kombinasjonskontroll Det er også mulig å overstyr konteringskoden på en transaksjon og da er denne koden som bestemmer konteringen. Dette benyttes svært sjelden. Kontering arbeidsgivers andel av pensjon En del virksomheter beregner arbeidsgivers andel av pensjon. Dette utløser kontering av arbeidsgivers andel pensjon med tilhørende arbeidsgiveravgift. Behandlingen er beskrevet under konteringskoder for automatposteringer. Dokumentasjon av regnskapstransaksjoner Dokumentasjon for regnskapsposteringer skrives ut i kontosammendraget (konteringsliste), og samtidig dannes transaksjonskartotek for overføring til regnskap. I tillegg kan du skrive ut en kontospesifikasjon som er en kontrolliste som bør benyttes når du har behov for å finne hvor en kontering har oppstått. Denne inneholder imidlertid ikke motposteringer. Alle regnskapstransaksjoner fra systemet vil inneholde kontonummer og eventuelle kostnadsdimensjoner, samt debet eller kredit beløp. Ved hver lønnsberegning lages et kontosammendrag som inneholder dokumentasjon av posteringer som lønnsberegningen vil medføre i regnskapet. Se Kontospesifikasjon. Aditro Lønn har mulighet for å benytte kombinasjonskontroll ved registrering. Du bygger opp en tabell som inneholder gyldige kombinasjoner. Du kan benytte kombinasjonskontroll mellom to element, dette er definert i SystemParameter Frie Parametre B0KOMBEL verdi Kombinasjonskontroll. Dersom du ønsker kontroll av gyldige verdier i dimensjon B mot dimensjon A, skal systemparameter ha verdi BA. Verdier i tabellen tekstkodekombinasjon må legges inn ved hjelp av sqlverktøy eller importeres i autoimport. Eksempelvis: insert INTO TekstKodeKombinasjon values ('35','0020','1004','Adm.kostnader') Her legges inn en avhengighet mellom dimb =0020 og dima=1004 Overføring til regnskap Overføring av postering til regnskap kan skje på to måter. 1. Konteringsliste: Konteringsliste skrives ut og brukes som grunnlag for manuelle posteringer i regnskap. 2. Automatisk overføring: Transaksjonsregister som inneholder alle posteringer dannes i Aditro Lønn. Transaksjonsregistrene overføres til regnskapet i egne rutiner. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 19 av 21