Prosjekt: Nytt østfoldsykehus Tittel: 7007 Drift parkeringsanlegg Invitasjon til å søke prekvalifisering for å delta i konkurranse med forhandlinger. (Forespørsel om å delta i forhandlinger, FOA 14 3) 01 For publisering i DOFFIN 21.06.13 VIKA ØYL DAB Rev. Beskrivelse Rev. Dato Utarbeidet Kontroll Godkjent Kontraktor/leverandørs logo: Bygg nr: Etasje nr.: Systemgr.: Antall sider: Side 1 av 9 Prosjekt: Utgivers nr: Fag: Dok.type: Løpenr: Rev.nr.: Status: ØK 0000 Z SP 0332 01 G
Tittel: 7007 Invitasjon til å søke prekvalifisering Side: 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1 Generelt... 3 1.1 Innledning... 3 1.2 Konkurranseform... 3 1.3 Kunngjøring.... 3 1.4 Foreløpig fremdriftsplan... 3 1.5 Kommunikasjon i søknadsfasen... 4 1.6 Eierforhold til Søknadet... 4 1.7 Byggherrens adresse og kontaktperson i konkurranseperioden... 4 2 Informasjon om prosjektet... 4 2.1 Sykehuset Østfold... 4 2.2 Parkeringsanlegg Nytt østfoldsykehus... 5 2.3 Drift av parkeringsanlegg SØ... 5 3 Konkurransegrunnlaget... 6 3.1 Dokumenter som inngår i Konkurransegrunnlaget... 6 3.2 Endringer av konkurransegrunnlaget... 6 3.3 Eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget... 6 4 Søknad... 6 4.1 Søknadens utforming... 6 4.2 Språk, format, forsegling og merking... 7 4.3 Leveringsadresse... 7 4.4 Søknadssfrist... 7 5 Kvalifikasjonskrav... 7 5.1 Generelt... 7 6 Kriterier for valg av søkere... 9
Tittel: 7007 Invitasjon til å søke prekvalifisering Side: 3 av 9 1 Generelt 1.1 Innledning Helse Sør Øst RHF har vedtatt ny sykehusstruktur og skal etablere Nytt østfoldsykehus etter en tostrukturmodell. Dette innebærer bygging av et nytt sykehus på Kalnes i Sarpsborg kommune kombinert med fortsatt drift ved Moss sykehus. Eksisterende P-områder i Halden, Fredrikstad og Sarpsborg skal videreføres. Lokasjon Fredrikstad og Sarpsborg vil gradvis avvikles i perioden 2014-2015. I november 2015 skal det nye sykehuset på Kalnes stå klart. Helse Sør-Øst RHF har etablert en egen prosjektorganisasjon, Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ), med ansvar for å planlegge og styre prosjektet gjennom alle faser, frem til Nytt østfoldsykehus (NØS) er klart for overlevering til Sykehuset Østfold HF. Ved Nytt østfoldsykehus på Kalnes skal det bygges et stort parkeringsanlegg for ansatte, pasienter og besøkende. 1.2 Konkurranseform Helse Sør-Øst RHF v/ Prosjekt nytt østfoldsykehus (PNØ), heretter omtalt som Oppdragsgiver, inviterer herved, i samsvar med Forskrift om Offentlige Anskaffelser (FOA) Del I og Del III 14-1, 14-3, 17-6 og 18-3 til Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring for Entreprise 7007 Drift av parkeringsanlegg. Formålet med denne invitasjon er å oppfordre alle aktuelle interessenter til å søke prekvalifisering for deltakelse i den endelige konkurransen ved at Oppdragsgiver gir informasjon om konkurransen, herunder informerer aktuelle søkere om hva søknaden om prekvalifisering skal inneholde, hvordan den skal utformes, og hvordan søknadene vil bli evaluert av Oppdragsgiver. I denne omgang (trinn I) etterspørres ikke forslag til løsninger, produkter mv. Trinn I (denne invitasjon) består i at alle kan søke (forespørre om å delta i konkurransen) om å bli kvalifisert for deltakelse i den endelige konkurranse (Trinn II) basert på de kvalifikasjonskrav som angitt i denne invitasjon. I dette første trinn etterspørres informasjon/dokumentasjon om firmaet, dets finansielle styrke, styringssystem, kompetanse, erfaring, mv jfr kvalifikasjonskravene for dermed å vurdere dets evne til å kunne gjennomføre et prosjekt/tjeneste av denne størrelse og kompleksitet. Trinn I vil avsluttes ved at et antall Søkere blir kvalifisert, og vil som søkere bli invitert med inn i den endelige konkurransen (trinn II). I Trinn II inviteres de kvalifiserte søkere til å levere tilbud på løsninger/ produkter/ tjenester med tilhørende priser og hvordan den konkrete leveransen planlegges gjennomført med de nødvendige konkrete ressurser og kompetanse i samsvar med de krav som blir angitt i det Konkurransegrunnlag som senere blir oversendt til de kvalifiserte søkere. 1.3 Kunngjøring. Invitasjon til å søke prekvalifisering er kunngjort den 21.06.2013 i DOFFIN-databasen og noen dager senere i TED-basen (Tenders Electronic Daily). 1.4 Foreløpig fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende foreløpige tidsrammer for anskaffelsen:
Tittel: 7007 Invitasjon til å søke prekvalifisering Side: 4 av 9 Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN / TED 21.06.2013 Søknadsfrist 21.08.2013 Evaluering av søknad 3 uker Klagefrist 10 dager fra meddelelse om kontraktstildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter søknadsfrist er veiledende. 1.5 Kommunikasjon i søknadsfasen Eventuelle spørsmål i forbindelse med Søknadsinnbydelsen skal stilles skriftlig per e-post. Spørsmål må være Oppdragsgiver i hende innen fem (5) dager før frist for innlevering av Søknad utløper. Adresse ved e-post; postmottak@nyttostfoldsykehus.no Spørsmål og svar vil bli formidlet til samtlige Søkere uten opphold, unntatt ukene 28, 29 og 30, og uten å tilkjennegi hvilken Søker som har stilt spørsmålet. Distribusjon av slik informasjon fra Oppdragsgiver vil bli gitt per e-post. Oppdragsgiver har rett til å unnlate å svare på spørsmål uten nærmere begrunnelse. 1.6 Eierforhold til Søknadet Alle dokumenter utsendt av Oppdragsgiver i forbindelse med Søknadsinnbydelsen er Oppdragsgivers eiendom. 1.7 Byggherrens adresse og kontaktperson i konkurranseperioden Postadresse: Besøksadresse Kontaktperson: 2 Informasjon om prosjektet Prosjekt nytt østfoldsykehus Postboks 1043 1705 Sarpsborg Byggeplass Kalnesveien 320, 1712 Grålum Vidar Kallevik +47 94 81 04 91 postmottak@nyttostfoldsykehus.no 2.1 Sykehuset Østfold Sykehuset Østfold HF (SØ) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst. Sykehuset Østfold er et områdesykehus og er Østfolds største arbeidsplass med ca 4.900 medarbeidere. Sykehuset Østfolds visjon er å tilby gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi, og skal sikre befolkningen et fullt ut dekkende spesialisttilbud med diagnostikk, behandling og rehabilitering i god samhandling med fastleger, kommunehelsetjenesten og andre helseforetak ved å etterleve verdiene kvalitet - trygghet - respekt. Nytt østfoldsykehus er dimensjonert for å dekke spesialisthelsetjenester til en befolkning på 300 000 innbyggere. Dimensjoneringen er basert på en fremskriving av pasientgrunnlaget fra 2007 til 2020, basert på SSB indeks for befolkningsutvikling sammenholdt med fremtidig utvikling av medisinsk metodikk og endring i sykdomsbilde samt overgang til dagbehandling.
Tittel: 7007 Invitasjon til å søke prekvalifisering Side: 5 av 9 For ytterligere informasjon se: http://www.helse-sorost.no/omoss/avdelinger/bygg-ogeiendom/nytt-ostfoldsykehus. 2.2 Parkeringsanlegg Nytt østfoldsykehus Ved Nytt østfoldsykehus (NØS) på Kalnes skal det bygges et stort parkeringsanlegg for ansatte, pasienter, besøkende og studenter. I tillegg skal parkeringsanleggene ved Moss sykehus og Halden, Fredrikstad og Sarpsborg videreføres. Lokasjon Fredrikstad og Sarpsborg vil gradvis avvikles i perioden 2014-2015. I forprosjektet er det lagt til grunn ca 1.250 parkeringsplasser ved NØS. I tillegg vil det etableres ca 150 parkeringsplasser i tilknytning til nytt administrasjonsbygg for SØ. Disse to nye parkeringsanleggene skal sammen med eksisterende parkeringsanlegg ved Moss sykehus og Halden, og delvis i Fredrikstad og Sarpsborg videreføres i ny struktur. I sum er det 7 parkeringsanlegg som skal driftes inneholdende ca 2.200 parkeringsplasser. Parkeringsanlegg Antall P-plasser Kalnes 1250 Kalnes administrasjonsbygg 150 Moss 400 Halden 80 Sarpsborg 250 * Åsebråten 20 Samlokalisering psykisk helsevern Fredrikstad 50 * Tabell 1. Oversikt over parkeringsanlegg med tilhørende P-plasser etter at Kalnes er i drift. * Lokasjon Fredrikstad og Sarpsborg vil endres trinnvis i perioden 2014-2015. Sykehuset Østfold har mange brukergrupper med forskjellige krav til og behov for tilgang på reserverte parkeringsplasser. En foreløpig oversikt over typer parkeringsplasser er angitt nedenfor: Plasser for besøkende Plasser for ansatte Plasser for funksjonshemmede Plasser for el-biler Plasser for tjenestebiler 2.3 Drift av parkeringsanlegg SØ Sykehuset Østfold ønsker en operatør som kan forestå drift av alle anleggene som er beskrevet i tabell 1. Herunder skal tilbyder: være ansvarlig for anskaffelse, drift og vedlikehold av alt parkeringsteknisk utstyr drifte parkeringsanleggene i tråd med Sykehuset Østfold vedtatte retningslinjer for parkering være ansvarlig for all nødvendig skilting og oppmerking av parkeringsarealene skal stå for nødvendig renhold av parkeringsarealet (ikke grøntanlegg) og tilførselsveier forestå kostnadseffektiv drift av parkeringsanleggene Sykehusets retningslinjer for parkering, krav til skilting, parkeringsteknisk utstyr, renhold og kostnadseffektiv drift vil være en del av konkurransegrunnlaget i fase II. Tilbyder skal være medlem av bransjeorganisasjonen Norpark eller tilsvarende organisasjon.
Tittel: 7007 Invitasjon til å søke prekvalifisering Side: 6 av 9 3 Konkurransegrunnlaget 3.1 Dokumenter som inngår i Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Søknadsinnbydelsen (dette dokumentet) som redegjør for prosessen, herunder søkers forpliktelser i den prekontraktuelle fasen. 3.2 Endringer av konkurransegrunnlaget Innen søknadsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli lagt ut i Doffin. 3.3 Eventuelle uklarheter i konkurransegrunnlaget Søker plikter, i god tid før søknad inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før søknad inngis, jfr. pkt 3.2 ovenfor. Dersom Søker ikke melder fra om uklarhet, eller dersom Søker ikke oppdager uklarheter som burde vært avdekket ved en grundig gjenomgang av konkurransegrunnlaget, har Søker risikoen for eventuell tolkningstvil. Oppdragsgiver oppfordrer søkerne til å stille spørsmål og be om avklaringer. Forespørsler skal fremsettes skriftlig. Frist for å be om tilleggsopplysninger er: 14.08.2013. Så fremt det lar seg gjøre innen søknadsfristens utløp vil Oppdragsgiver sende en skriftlig meddelelse til samtlige søkere hvor spørsmål og svar angis i anonymisert form. 4 Søknad 4.1 Søknadens utforming Søknaden skal utformes i.h.t. følgende disposisjon: 4.1.1 Undertegnet søknadssbrev Søknad skal inneholde et Søknadsbrev som er undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte Søker. Søknadsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over vedleggene til søknaden. Navn, telefonnummer og e-post adresse til den eller de som er søkers kontaktperson i konkurransefasen. Kontaktpersonen(e) skal ha fullmakt til å representere Søker. Søknaden skal inneholde de søknadsvedlegg som er angitt i Kapittel 5 Kvalifikasjonskrav og Kapittel 6 Kriterier for prekvalifisering av søkere, jfr. tabellene som viser kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene, med tilhørende dokumentasjonskrav. 4.1.2 Presentasjon av søker Presentasjon av søker, søkers organisasjon og ledelse samt historikk for selskapet, maks 3 sider. 4.1.3 Redegjørelse for kvalifikasjonskrav Se kapittel 5.1. 4.1.4 Eventuelle forbehold Eventuelle forbehold / avvik til forespørselen skal angis og begrunnes.
Tittel: 7007 Invitasjon til å søke prekvalifisering Side: 7 av 9 4.2 Språk, format, forsegling og merking Søknaden skal være skriftlig og utformes på norsk. Søknaden skal leveres i papirversjon som original og en kopi. I tillegg skal det leveres en utgave hvor Søker har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Søknaden inklusive den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på minnepinne. Søknaden skal leveres i lukket forsendelse, dvs i konvolutt eller pakke som er gjenklistret eller forseglet på annen måte. Det er ikke tillatt å innlevere søknaden elektronisk som e-post eller telefaks. Søknaden skal merkes 7007 Drift parkeringsanlegg 4.3 Leveringsadresse Søknaden sendes / innleveres til: Postadresse: Gateadresse: Prosjekt nytt østfoldsykehus Kalnesveien 320 Kalnesveien 320 1712 Grålum 1712 Grålum 4.4 Søknadssfrist Søknaden skal være kommet frem til leveringsadressen senest 21.08.2013 kl 12:00. Søknad som kommer frem til leveringsadressen etter søknadsfristen vil bli avvist. Dette gjelder uavhengig av om Søker kan bebreides for forsinkelsen eller ikke. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Formålet med prekvalifisering er å sikre at de søkere som endelig blir forespurt om å levere tilbud i denne konkurranse, innehar de nødvendige kvalifikasjoner herunder er et lovlig etablert foretak, finansielle og økonomiske styrke, nødvendige erfaring, kompetanse, organisasjon, kapasitet og ressurser samt som er nødvendig, for å gjennomføre et prosjekt/driftskonsept av denne størrelse og kompleksitet. Kontraktspråk er norsk. Redegjørelser og dokumentasjon skal leveres på norsk. Arbeidsspråk på byggeplassen og under drift skal være norsk, alternativt svensk eller dansk. Vedleggene i søknaden om prekvalifisering skal merkes med gjeldende punktnummer som angitt nedenfor.
Tittel: 7007 Invitasjon til å søke prekvalifisering Side: 8 av 9 5.1.1 KRAV 1: Obligatoriske og ufravikelige krav A B Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Virksomheten bør ikke ha Skatteattest for skatt: Attest utstedt av restanser knyttet til kemner / kommunekasserer der Søker har betaling av skatter og sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, avgifter til det offentlige. påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Skatteattest for merverdiavgift: Attest fra Skattekontoret avdeling innkreving merverdiavgift, (tidligere skattefogden) i vedkommende fylke. C Vedlegg 1 2 Virksomheten skal bekrefte oppfyllelse av lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Søker skal være et lovlig etablert foretak Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. HMS-egenerklæring. 3 Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Søker er etablert. 4 Tilbyder skal være medlem av bransjeorganisasjonen. Bekreftelse om medlemskap i Norpak eller tilsvarende organisasjon i det land hvor Søker er etablert skal vedlegges. 5 5.1.2 KRAV 2: Søkers økonomi og styringssystem A B Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Søker må ha Årsberetninger og årsregnskap inklusive noter nødvendig økonomisk for 2011 og 2012 med tilhørende revisjonsberetning samt nyere opplysninger som har og finansiell evne til å gjennomføre relevans for foretakets regnskapstall. oppdraget. Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder. C Vedlegg 6 7 Søker skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem som er dekkende for gjennomføring av kontrakten. Bekreftelse på ISO 9000 eller tilsvarende sertifisering, eller redegjørelse for firmaets kvalitetssikringssystem. 8 5.1.3 KRAV 3: Søkers faglige kvalifikasjoner A Kvalifikasjonskrav B Dokumentasjonskrav C Vedlegg
Tittel: 7007 Invitasjon til å søke prekvalifisering Side: 9 av 9 Søker skal ha god erfaring og kompetanse fra tilsvarende oppdrag. Søker skal redegjøre for foretakets generelle kompetanse og erfaringer med tilsvarende oppdrag (maks 3 sider). Søkers viktigste leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker oppgis. 9 10 6 Kriterier for valg av søkere Valg av selskaper som inviteres til å delta i endelig tilbudskonkurranse vil skje ut fra de opplysningene som søker har gitt i sin søknad om deltakelse. Oppdragsgiver har bestemt at antall deltakere i den endelige konkurranse skal begrenses. Gitt at det innkommer et tilstrekkelig antall tilbud settes nedre grense til 3 og øvre grense til 5 deltakere. Det vil sikre en god og reell konkurranse. De forhold som vil bli vektlagt i utvelgelsen er angitt i tabellen nedenfor. I tabellen er det angitt hvilken vekt de enkelte forhold vil ha i vurderingen. Oppdragsgiveren vil gi karakterer for hvert enkelt forhold i en skala fra 1 (dårligste karakter) 10 (beste karakter). Beste besvarelse får karakteren 10. Søkerne vil bli rangert ut fra oppnådde karakterer med vekting i samsvar med tabellen nedenfor. Ved lik poengsum vil poeng for kompetanse bli avgjørende. Tidelingskriterium Vekt Vekt delpunkt Obligatoriske og ufravikelige krav Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift HMS egenerklæring Firmaattest Medlemskap i branjeorganisasjon Søkers økonomi og styringssystem Må være oppfylt Summert vekt Årsberetning/kredittvurdering 50 25 50 Kvalitetssystem 50 25 Søkers faglige kvalifikasjoner Generell faglig kompetanse 50 25 50 Referanseprosjekter 50 25 100 100