Utvikling på personalområdet 1. halvår 2015 Saksnr. 15/1547 Journalnr. 11422/15 Arkiv 032 Dato: 24.08.2015 1
UTVIKLING PÅ PERSONALOMRÅDET RAPPORT TIL ADM UTVALG 1. HALVÅR 2015 Status utvikling og aktiviteter 1. halvår 2014 Arbeidskraftplan for Rakkestad kommune Revidert Arbeidskraftplan for perioden 2014 2017 ble vedtatt av Rakkestad kommunestyre februar 2014. Følgende tiltaksområder er ivaretatt i rapporteringsperioden for 2015: Sluttsamtale er implementert som en frittstående del av introduksjonsprogram Følgende tiltaksområder gjenstår etter vedtatte Arbeidskraftplan: Kartlegging av uønsket deltid legges inn i fast årshjul Utarbeide overordnet kompetanseplan Revidere reglement for velferdstiltak Revidere retningslinjer for oppfølging av arbeidstakeres syn Ledersamlinger Følgende temaer har vært tema på ledersamlinger i perioden: Personvern system og god praksis Risikobasert internkontroll Registrering av arbeidstid og system for føring av ferie/fravær Personalforsikringer ny avtale fra 01. mai 2015 Resultater og etterarbeid etter gjennomført medarbeiderundersøkelse Sluttsamtale system og krav til dokumentasjon Lønnsoppgjøret 2015, spesielt fokus på oppgjøret knyttet til HTA kap 4. Samlinger har vært gjennomført av kommunalsjef drift med støtte fra fagpersoner. HMS-samling for ledere Gjennomført som en del av enhetsledersamling, samt med en egen samling i perioden. Temaer som følger: Risikobasert internkontroll Internkontroll ved bruk av sjekklister Vernerunden Samlinger er gjennomført i regi av personalsjef, samt innleid ekstern kompetanse. Samling tillitsvalgte Innhold i samlinger med utvalg av tillitsvalgte er i stor grad den samme som for enhetsledersamlinger. Opplæring/gjennomgang har vært gjennomført av personalsjef. Utover dette har det vært gjennomført flere samlinger vår og sommer 2015 hvor lønnsoppgjøret HTA kap 4 har vært tema. Et slikt partssammensatt fokus på aktuelt lønnsoppgjør, var en forutsetning i protokoll mellom sentrale parter. Samling verneombud Verneombud deltok på HMS-samling i februar, sammen med respektive HMS-ledere. Fokus var på vernerunde og dokumentasjon (sjekklister). Administrativt forhandlingsutvalg I rapporteringsperioden er følgende vedtatt: Avlønning økonomistillinger 2
Lønnsfastsettelse konstituering av NAV leder Rakkestad Lønnsfastsettelse barnevern Lønnsfastsettelse førskolelærer i seksjon Barnehage Lønnsfastsettelse rektor Kulturskole Kompensasjon for meransvar enhetsleder i seksjon BOAK Feil i lønnsutbetaling etterbetaling Lønnsfastsettelse stilling seksjon Teknikk, miljø og landbruk Omorganisering seksjon Teknikk, miljø og landbruk lønnsvurderinger o Enhetsleder ABLE o Enhetsleder kommunal teknikk o Ledende vaktmester - fagleder o Fagleder renhold o Fagleder VAR (vann/avløp/renovasjon) o Fagleder grøntarealer o Fagleder eiendomsskatt Lønnsfastsettelse NAV leder Rakkestad kommunal stilling Lønnsfastsettelse erfaringskonsulenter i prosjektstillinger i seksjon Familiesenter UAML (Utvalg for enkeltsaker etter Arbeidsmiljøloven) Det har vært behandlet en sak i UAML i perioden. Vedtak om innplassering i stillingsbank - stabsstilling Lønnsoppgjøret 2015 Lønnsforhandlinger etter forhandlingsbestemmelsene i Hovedtariffavtalen kapitel 3.4.2 og 5.2 gjennomføres høst 2015. Mellomoppgjøret for ansatte i HTA kapitel 4.B og 4.C har vært utfordrende å tilpasse resultater fra tidligere år resultater. Dette er først og fremst med bakgrunn i at sentralt oppgjør for denne ansattgruppen, ikke tar godt nok innover seg den problemstillingen som ligger knyttet til etablerte, lokale lønnsrammer. Dette er en problemstilling som omfatter mange av landets kommuner. For Rakkestad kommune sin del, er denne problemstillingen i all hovedsak knyttet til stillinger i rammene C og D. I disse rammene finner man høgskoleutdannet personell som sykepleiere, vernepleiere, sosionomer, førskolelærere og barnevernspedagoger (nb! Ikke uttømmende liste). I rakkestad har derfor forutsetning i sentralt oppgjør om «godt partssammensatt samarbeid lokalt» vært betydelig ivaretatt. Flere samlinger med utvalg av tillitsvalgte i perioden mai august 2015 har gitt en god løsning for berørte ansatte, og for Rakkestad kommune som arbeidsgiver. Det er på sin plass å bemerke at nytt lønnssystem fra 2015, bidrar sterkt til å danne lønnsmessige skjevheter både mellom og innad i aktuelle høgskolegrupper. Innhold og konsekvenser av årets lønnsoppgjør etter HTA kapitel 4 ble gjennomgått i administrasjonsutvalg juni 2015. Status personalressurser Rakkestad kommune Sykefravær totalt 3
Søylediagram under viser sykefravær i perioden 2006 tom første halvår 2015. Som det fremgår av diagrammet, ligger sykefraværet i Rakkestad kommune stabilt på ca 8 prosent frem til og med 2010. Etter en nedgang i sykefravær i 2011, er nivået tilbake på snittet. Etter et lavt sykefravær, var det en markant økning første kvartal 2015. Dette tilskrives i stor grad sesonginfluensaen. I andre kvartal er sykefraværet på 7,6 prosent. Nyansatte (faste stillinger) antall/fordeling Stillingsbetegnelse % Ansvar beskrivelse (St) Fagarbeider 100 Teknisk drift Sosionom 100 NAV Vernepleier 88 Kleven Tverrf.Spes.Utd.Høgs 100 Psykisk helsearbeid ruskonsulent Renholder 46 Barnehage Vernepleier 79 Lundborgveien 3A, avlastning Vannomr. Glomma sør for Leder 100 Øyeren Sykepleier 90 Omsorgsboliger Hjelpepleier 22 Omsorgsboliger Utdanningsstillinger 100 Leger/turnuskandidat Rekruttering Rekrutteringssituasjonen i Rakkestad kommune oppleves som tilfredsstillende på de fleste områder, selv om det er få søkere til enkelte stillinger, derav også lederstillinger. I perioden fremstår rekruttering av sykepleiere som det mest utfordrende. Introduksjonsprogram følges stort sett som forutsatt for nyansatte. Medarbeiderundersøkelse 4
Rakkestad kommune gjennomførte medarbeiderundersøkelse blant ansatte. Total svarprosent var 82. Undersøkelsen er gjennomgått med hhv Arbeidsmiljøutvalg og Administrasjonsutvalg. Avvikling av tjenestetilbud Det er ikke avviklet tjenestetilbud i perioden. Seniorpolitikk Det er ikke gjennomført særskilte tiltak rettet mot seniorer i perioden. Etterutdanning av ufaglærte/helsefagarbeidere Rakkestad kommune har søkt om BKA-midler gjennom VOX, og fått tildelt totalt kr 145 000 til hhv kartlegging og gjennomføring av dette. Gjennomføring er i regi av AUF-Sarpsborg i samarbeid med seksjon Hjembaserte Tjenester. Omfatter maksimalt 20 ansatte. Prosjektet er startet opp i perioden. Bedriftsintern attføring Rakkestad kommune har i perioden et vedtak som finansieres av midler fra BIA-potten. Det er fattet et nytt vedtak i perioden innen seksjon BOAK. Personalforsikringer I perioden er det inngått avtale med Gjensidige og Protector på personalforsikringer for ansatte i Rakkestad kommune. Prosessen med anskaffelse av avtale ble ivaretatt opp mot det partssammensatte samarbeidet i organisasjonen. Ny avtale gjelder for inntil maks fire år. Det oppleves som meget gledelig at Rakkestad kommune nå har en personalforsikring som bla dekker men erstatning fra 0 prosent, mot tidligere fra og med 15 prosent. Retningslinjer etter AML 14.9(5) og 14.4.a Det er i perioden utarbeidet retningslinjer for krav etter AML 14.9(5) (fireårsregelen) samt AML 14.4.a (ettårsregelen). Retningslinjer er utarbeidet av arbeidsgiver, og har vært forelagt tillitsvalgte for uttalelse. Arbeidstidsavtale I forlengelsen av arbeidet som allerede er partsammensatt gjennomført ifht avtale om fleksibel arbeidstid for ansatte med dagarbeidstid, er det i perioden inngått arbeidstidsavtaler for hhv skoleledere og barnehagestyrere. Avtalene trår i verk fra og med 01. august 2015. Gjennomgang av personalområdets ansvar og oppgaver Rådmannens team har deltatt på sentralt kurs over seks måneder på tema internkontroll. Dette utløste blant annet at hele personalområdets delegerte ansvar og oppgaver etter administrativt delegasjonsreglement ble gjennomgått vår 2015. Det foreligger totalt 23 rapporter hvor 21 av disse konkluderer med at det er behov for utbedringer/endringer i prosedyrer etc. Personalsjef rapporterer fremdrift på dette i egen rapport (tertial) til rådmannens team. Lærlinger 5
Antall Fag Sysselsetting Oppstartsdato Sluttdato 1 Helsefagarbeider* Rakkestad kommune 15.08.2014 15.08.2016 Barne- og 1 ungdomsarbeider** 15.08.2010 1 Helsefagarbeider Prosjekt NAV 15.08.2015 15.08.2016 1 Helsefagarbeider Prosjekt NAV 15.08.2015 15.08.2016 1 Helsefagarbeider NAV 15.08.2014 15.08.2016 1 Helsefagarbeider Rakkestad kommune 15.08.2015 15.08.2017 1 Helsefagarbeider Rakkestad kommune 15.08.2015 15.08.2017 1 Helsefagarbeider Rakkestad kommune 15.08.2015 15.08.2017 1 Helsefagarbeider/YSK Rakkestad kommune 15.08.2015 15.08.2019 7 (9) *Ute i svangerskapspermisjon fra vår 2015. ** Usikkert mtp sluttdato Rakkestad kommune sysselsetter ved utgangen av juni 2014, totalt 9 lærlinger, hvorav to stk har et avbrudd i perioden. Fellessamling med lærlinger ble gjennomført januar 2015, en samling som ble godt mottatt med fokus på blant annet lovverk, tariff, etc. Lærekandidater Antall Fag Sysselsetting Oppstartsdato Sluttdato 1 Barne- og ungdomsarbeider Via NAV 15.08.2012 15.08.2016 1 Barne- og ungdomsarbeider Via NAV 15.08.2012 15.08.2016 1 Barne- og ungdomsarbeider Via NAV 15.08.2012 15.08.2016 1 Helsefagarbeider Via NAV 15.08.2012 15.08.2016 4 6