Interimsstyret for samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB S 34/09 Styringsordning for videre planlegging av Det nye universitetet etter at interimsstyrets funksjonstid er utløpt På interimsstyremøtet 26. mai ble det i S-30/09 Eventuelt vist til spørsmålet om videre styringsordning, knyttet til institusjonenes igangsetting av arbeidet med å forberede valg med bakgrunn i at funksjonsperioden for de sittende institusjonsstyrene løper ut 31. juli 2010. Styret vedtok at problemstillingen skulle behandles på neste styremøte 17. juni. Saksframlegget redegjør for situasjonen og behovet for avklaringer. Det viser til Stortingets vedtak om sammenslåing og forutsetninger om ledelse av fusjonsprosessen og redegjør for nylig vedtatt endring av universitets- og høyskoleloven. Endringen gir departementet fullmakt til i særlige tilfeller å fastsette annen styringsordning enn de som fremgår av loven. Det legges opp til at interimsstyret avklarer behovet for og gir råd til departementet om etablering og utforming av et integrerende styringsorgan i overgangsfasen med spørsmål knyttet til organets mandat og fullmakter, hvordan organet skal sammensettes og hvor lang funksjonstiden bør være. Spørsmålsstillingene må uansett ses i sammenheng med lovendringen som åpner for andre løsninger enn videreføring av ordningen som dagens interimsstyre representerer. Det legges opp til en totrinns styrebehandling av saken, med en første forberedende drøfting i junimøtet på grunnlag av saksframlegget, og senere vedtak om tilråding - forhåpentligvis i septembermøtet. Tidsrammen må sikre de to institusjonene nødvendig tid til selv å behandle saken, og saksbehandlingen må legges opp slik at tjenestemannsorganisasjonene sikres medvirkning i overensstemmelse med avtaleverket. Forslag til vedtak: Interimsstyret viser til saksframlegget og foreløpig drøfting av saken i møtet, og ber sekretariatet utarbeide et nærmere spesifisert forslag til møtet 9. september om tilråding til departementet, basert på følgende premisser (formuleres på grunnlag av diskusjonen i møtet). Interimsstyret gir arbeidsutvalget, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å innhente sakkyndige råd der det måtte være hensiktsmessig. Interimsstyret imøteser de to institusjonenes vurderinger av saken, der saksbehandlingen legges opp slik at den sikrer tjenestemannsorganisasjonene medbestemmelse i overensstemmelse med avtaleverket. 1
Saksframlegg drøftingsnotat Innledning Det er tidligere lagt til grunn at NVH og UMB skal være uavhengige institusjoner frem til samlokalisering på Ås, jf. Innst. S. nr. 176 (2007-2008), der flertallet i komiteen er tilfreds med at Regjeringen har lagt til grunn at NVH og UMB forsetter som uavhengige institusjoner frem til nye lokaler er på plass. Videre ber flertallet departementet om å følge Statsbyggs arbeid med prosjektering nøye og vurdere de organisatoriske løsningene igjen hvis det viser seg nødvendig. Innstillingen fra Stortinget angir et interimsstyre til å lede samorganiseringen. Funksjonstiden for interimsstyret løper til 1. mars 2010, men behovet for koordinering av prosessen i en eller annen form vil være til stede også etter at det nåværende interimsstyret har avsluttet sitt arbeid. Ny lovbestemmelse gjør det mulig å tenke nytt og åpner opp for alternative løsninger når det gjelder styringsordning, inkludert styringen av samorganiseringen. Funksjonsperioden for styrene ved UMB og NVH løper ut 31. juli 2010. Nye styrer må velges i god tid før den datoen for å kunne fungere fra 1. august 2010, jf. også frister i valgreglementer og lignende. I mandatet for interimsstyret står det blant annet at interimsstyret skal forberede den konkrete samorganisering og lokalisering, både faglig, organisatorisk og fysisk. En rimelig tolkning av dette mandatet er at det også innebærer å gi departementet råd om hvordan samorganiseringen skal styres etter at interimsstyrets funksjonsperiode er over. Den siste lovendringen gir departementet nye muligheter til å etablere midlertidige styringsordninger for å ivareta bestemte oppgaver. Interimsstyret bør vurdere hvordan disse mulighetene best kan brukes i dette konkrete tilfellet. Endring av uh-loven Odelstinget vedtok 5. juni 2009 endringer i universitets og høgskoleloven, 9-3 femte ledd: Departementet kan i særlige tilfeller fastsette annen styresammensetning eller styreordning enn bestemt i første ledd eller fastsatt etter andre eller tredje ledd. Lovformuleringen gir stor fleksibilitet til å fastsette hensiktsmessig styringsordning for institusjonene og for sammenslåingsprosessen, med ordinære fullmakter i tråd med loven etter departementets beslutning. Dette innebærer at styret og institusjonen er underlagt departementets instruksjonsmyndighet der denne ikke er avskåret gjennom lov altså når det gjelder faglig frihet og individuelle ansettelser og utnevnelser, jf. universitets- og høyskoleloven 1-5 tredje ledd. Lovendringen har ikke endret styrets fullmakter eller departementets instruksjonsmyndighet. Økonomireglementet gjelder som i dag. Styret har ansvaret, selv om styret delegerer fullmaktene videre.
Skisser av noen mulige alternativer 1. Samordningen ivaretas av institusjonene selv En mulighet er at ansvaret for den videre samorganiseringen og utviklingen av Det nye universitetet legges til de to nåværende institusjonene. Hver institusjon har sitt eget styre, og valg/utpekning av medlemmer skjer for en ny tre- eller fireårsperiode fra 1.august 2010, jf. uh-loven 9-3 og 10-4. Disse styrene kan så oppnevne et samarbeidsutvalg eller med visse begrensninger delegere myndighet til et felles fusjonsstyre. Dette styret ville, i motsetning til det nåværende interimsstyret, rapportere til de to institusjonsstyrene, og institusjonsstyrene ville stå fritt til når som helst å inndra delegert myndighet (eventuelt instruere organet om hvilke beslutninger som skal fattes). Det er flere utfordringer ved en slik modell, knyttet til bl.a.: strategisk planlegging av det nye universitetet ansvar for enhetlig oppfølging av byggeprosessen arbeidet med administrativ og faglig organisering og konsistent og tydelig informasjon til ansatte, studenter og samfunnet. Denne modellen kan karakteriseres som en utpreget godværskonstruksjon. NVH og UMB har (til dels sammen med VI) tidligere i prosessen vist at positive resultater kan oppnås gjennom ad-hoc samarbeid på lederplan, men modellen er neppe tilstrekkelig til å sikre god fremdrift i utviklingen av Det nye universitetet. Særlig sårbar er den der de eksisterende institusjonenes vurderinger eller interesser divergerer. 2. Videreføring av dagens interimsstyreordning Det nåværende interimsstyret er oppnevnt av KD og rapporterer til departementet, men er ikke tillagt selvstendig beslutningsmyndighet. Det første markerer at interimsstyret er departementets organ og skal ha Det nye universitetet som sitt anliggende. I denne forstand står det over de eksisterende institusjonene. Det forhold at interimsstyret ikke er tillagt selvstendig beslutningsmyndighet sikrer samtidig de eksisterende institusjonenes styrer den ordinære lovbestemte myndighet over egen institusjon, uten avkortning. Dette er en modell som gir litt mer integrasjonskraft, men styringsordningen er tungdrevet, og resultatet avhenger av godt samspill mellom interimsstyret og de to institusjonsstyrene. 3. Et midlertidig overgangsstyre med avgrensede fullmakter delegert fra Kunnskapsdepartementet Forskjellen fra modell 2 vil være at KD tildeler overgangsstyret selvstendig beslutningsmyndighet innenfor et avgrenset område. Det sentrale spørsmålet i en slik modell blir hvordan dette området skal avgrenses. Utgangspunktet må være at oppgaven for et slikt overgangsstyre ville være å forberede etableringen av Det nye universitetet, ikke å styre de eksisterende institusjonenes ordinære og løpende virksomhet. Konkret kunne dette presiseres i retning av at spørsmål som gjelder bl.a. bygg og infrastruktur på den felles campus, overordnede spørsmål om fremtidig fagportefølje og faglig og administrativ organisering for universitetet inngår i overgangsstyrets mandat. Mandatet bør også fange opp pådriv for å utvikle og
innfase felles administrative systemer samt å fremme forståelse og felles identitet på tvers av institusjonsgrensene. En mulighet kan være å knytte fullmakter til bestemte punkter i universitets- og høyskoleloven (eksempelvis uh-lovens 9-2, pkt 1, 4 og 6 og for å styre statsbyggprosessen). Etter dette resonnementet ville spørsmål som gjelder den enkelte institusjons ordinære virksomhet før sammenslåingen fullføres eksempelvis opplegg og kvalitetssikring av forskning og utdanning, tilsetting og personalansvar ligge inn under institusjonens eget styre. Den presise fordelingen av myndighet og ansvar, og spørsmål om bl.a. hvordan mandat(er) og budsjett(er) skal koples, trenger nærmere utredning. Sammensetningen av et slikt styre kunne bygge på tre prinsipper: (a) Styret har en ekstern leder oppnevnt av KD i samråd med de to institusjonene (og minst to andre eksterne medlemmer oppnevnt på samme måte); (b) Lederne for de to institusjonene er ex officio medlemmer; (c) For øvrig ivaretas lovens grunnregler om representasjon fra ansatte og studenter. Et tredje hovedspørsmål som må avklares gjelder funksjonstiden. Det vil under ingen omstendighet være aktuelt å oppnevne et styre for en periode på 8-10 år. KS2 fremstår som en viktig milepel, og det kunne være klokt om både departementet og institusjonene vurderer det fremtidige opplegget når den milepelen er nådd. I en samlet vurdering synes en slik løsning å ha mye for seg. Det er å håpe at det nåværende interimsstyrets arbeid kan bidra til å legge grunnlag for en trinnvis videreutvikling og styrking av Det nye universitetet. Når det er sagt, hører det med i bildet at dette er en modell som krever nærmere utredning av mandater/fullmakter, sammensetning og funksjonsperiode, og som vil berøre de to institusjonenes styrer helt direkte. Klarhet i fordelingen av myndighet og ansvar vil være meget viktig for å få et slikt opplegg til å virke godt. 4. Ett felles styre for NVH og UMB Stortingsvedtaket knytter samorganiseringen til ferdigstilling av den bygningsmassen NVH skal flytte til. Interimsstyret må legge denne føringen til grunn. I dette notatet er derfor en styringsordning som forutsetter en fremskutt fusjon ikke utredet. Det kan imidlertid være grunn til å peke på at det finnes integrerende tiltak ut over den type konstruksjoner som er nevnt foran, og som ville være fullt forenlig med Stortingets føringer. Et slikt tiltak som kanskje kunne bidra positivt til samkjøring mellom de to institusjonsstyrene i tiden før fusjonen fullføres, ville være en ordning med partielt personfellesskap eksempelvis ved at eksterne styremedlemmer sitter i begge institusjonsstyrene.
Saksgang videre På grunnlag av drøfting i styrets junimøte vil sekretariatet jobbe videre med et saksgrunnlag for behandling i septembermøtet om råd til departementet i forhold til styring av samordningsprosessen. Den videre prosess må legges opp slik at de to institusjonene sikres nødvendig tid til selv å behandle saken. Saksbehandlingen må sikre tjenestemannsorganisasjonene medbestemmelse slik avtaleverket forutsetter. Interimsstyrets råd til departementet gjelder styringsordning for fusjonsprosessen, som etter lovendringen henger sammen med institusjonens valg av styringsordning for neste styreperiode. Slik interimsstyrets mandat er utformet, vil dets konklusjoner også være å betrakte som råd til institusjonenes nåværende styrer. Det er grunn til å anta at det parallelt med interimsstyrets behandling vil være direkte kontakt mellom KD og de to institusjonene om saken. I det videre arbeidet med saken kan det være hensiktsmessig å søke sakkyndig råd i nærmere spesifiserte spørsmål. Det anbefales derfor at interimsstyret gir arbeidsutvalget fullmakt til, i samråd med sekretariatet, å søke slik bistand.