Børtemannsbekken hyttegrend Vennesla 8.mars 2016 TIL HYTTEEIERE I BØRTEMANNSBEKKEN HYTTEGREND Det innkalles til årsmøte i Børtemannsbekken hyttegrend påskeaften kl.10.30 på Hovden Fjellstoge (samme sted som tidligere år). Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling 2. Valg av møteleder 3. Godkjenning av årsberetning 4. Godkjenning av regnskap 5. Kontingent 2016 6. Godkjenning av årsbudsjett 7. Valg 8. Brøyteavtale kommende år 9. Børtemannsbekken eller Byrtemannsbekken hyttegrend 10. Informasjon fra påskemøte i regi av Bykle kommune 11. Eventuelt SAK 3 Årsberetning Styrets sammensetning 2015/2016 Hans Petter Mortensen, kasserer Vidar Jakobsen, styremedlem Bjørg Hellem, leder Styret har hatt 3 styremøter. Styret har også behandlet saker på mail og telefon. Bommen Gunnar Danielsen har hatt ansvaret for koordinering av bomsystemet og har sagt seg villig til å fortsette med dette. Vi takker for innsatsen!
Alle hytteeierne må påse at det ikke er snø rundt bommen, spesielt der bommen går ned. Bommen har blitt skiftet i vinterferien 2016, da noen har kjørt på den. Vi minner om at bommen kan åpnes med nøkkel eller fjernkontroll hvis mobilsambandet er ute av drift. Enkelte har spilt inn at bommen bør flyttes. Styret har ikke arbeidet videre med den saken. Dugnad På grunn av anleggsarbeid i området og fordi det har vært lite behov for å gjøre noe, ble den årlige dugnaden i september avlyst. Styret oppfordret hytteeierne til å ta et spadetak ved behov for å fylle i enkelte huller. Videre har vi anmodet hytteeierne til å plukke søppel i hyttegrenda. Spesielt er dette nødvendig etter snøsmeltingen. Vi anmoder fortsatt til dette. Vi takker for årets innsats. Montering av rist foran alle store rør Jfr. sak fra sist årsmøte. Ifølge Bykle kommune har eier av veien, altså Uleberg, ansvar for å montere rister foran alle store rør (kulverter) langs grusveien. Det ble ikke montert slike rister i 2015. Styret har kontaktet Jon Uleberg for at det skal skje denne våren. Utforming av hytter Det er utformet spesielle reguleringsbestemmelser for vårt hytteområde jfr. vedtatt reguleringsplan for Hovden Aust 27.5.2010. Blant annet når det gjelder utforming og takvinkel. I denne saken klaget styret på at det ble tillatt to kvister, der ingen av kvistene var orientert mot vest. Vi fikk ikke medhold i klagen. Skilt ved veien Skiltet ved Rv9 ble ødelagt i fjor vinter. Styret har på ulike måter prøvd å få erstattet skiltet.
Skiltet ble ødelagt pga brøyting langs gang- og sykkelveien. Etter flere undersøkelser viste det seg at skiltet var ulovlig satt opp. Vi fikk derfor ingen erstatning. Det ble søkt om å få satt opp nytt skilt. Vi fikk avslag på plasseringen pga siktlinjer og siden kommunen hadde satt opp offentlig skilt med "Byrtemannsbekken hyttegrend". Styret har derfor valgt å ikke gå til innkjøp av nytt skilt i tre. Kostnaden for et tilsvarende skilt, med montering er ca. 17.400 kr. Parkering på parkeringsplassen Hytteeiere kan parkere på den store parkeringsplassen. I vintersesongen hender det at andre parkerer her. Vi har søkt om å få sett opp privat parkerings skilt under vikepliktskiltet ved Rv9. Dette har vi ikke lykkes med. Det gamle parkeringsforbudtskiltet er satt opp på søppelboden. Det har vi fått tillatelse av renovasjonsselskapet. Det er videre satt opp enkel plakater på stolper rundt parkeringsplassen. I påsken vil det bli satt opp en sammenleggbar krakk med P-forbudt skilt ved innkjøringen til hyttegrenda. Så får vi håpe at det hjelper på parkeringsproblemet. Brøyting I mai 2015 hadde styret kontakt med Hovden Hytteservice AS angående brøytekontrakt for vinteren 2015/2016. Jo Breivegen ønsket ny avtale. Etter fler e-poster og telefoner fikk vi tilbud i november. Da var allerede brøytesesongen i gang. Styret har forhandlet om kontrakten og har fått følgende avtale for 2015/2016: Brøyting til hytte 3800 kr +mva Brøyting til mindre felles parkeringsplasser 2000kr +mva Brøyting på stor parkeringsplass 1200kr +mva Brøyteinstruks og betingelser er sendt hytteeierne tidligere. Hovden hytteservice AS påpeker det er lenge siden kontrakten har blitt endret og at det pga økte snømengder og vind har blitt mer brøyting.
Som grunnlag for brøyteavtalen har vi lagt til grunn at 37 hytter har brøyting til hytta. 11 hytteeiere parkerer på den store parkeringsplassen og 7 parkerer på fellesparkeringsplasser i feltet. Kart og tabell følger vedlagt. Løypeavgift Vår hyttegrend har innbetalt 600 kr pr hytte i 2015 til Bykle kommune. Nettside Styret har ikke fått arbeidet videre med å få etablert en nettside. En dropboks løsning er vurdert, men det er ikke konkludert. Informasjon på e-post Styret har valgt å orientere hytteeierne pr e-post i saker vi arbeider med, slik at hytteeierne kan følge med når noe skjer i hyttegrenda. Styret har fått positive tilbakemeldinger på denne arbeidsmåten. Skal styret nå ut til alle må hytteeieren huske å melde inn eventuell e- post endringer. Vann- og kloakkledninger garantier Det vises til årsmøte 2015 angående sak om vann- og kloakkledningene. Bernt Enger arbeider med å få på plass en avtale med Uleberg angående garantier. Digitalisering av vann- og kloakkledninger Gunnar Danielsen og Bernt Enger jobber med saken for å få plass digitale kart. Vi takker Gunnar Danielsen og Bernt Enger for arbeidet de gjør for hyttegrenda. Styret anbefaler at årsberetningen blir godkjent. SAK 4 Godkjenning av regnskap
Se vedlagte regnskap. Styret anbefaler at regnskapet blir godkjent. SAK 5 Kontingent 2016 2016 kontingenten består av følgende utgifter pr hytte: 600 kr til løypeavgift 400 kr til div utgifter: strøm, bommen, årsmøte, telenor Utgifter til brøyting, se oven for. Kontingent 2016 blir slik: De med brøyting til hytta: 5750 kr De med brøyting til mindre p-plasser i hyttefeltet: 3500 kr De med parkering på stor parkeringsplass: 2500 kr Firmahytter betaler dobbel kontingent. 1 hytte utenfor hyttegrenda: kr 1200 I tillegg til kontingent betaler nye hytteeiere for å komme inn i hyttegrenda, beløpet er 7400 kr pr hytte. Styret anbefaler at forslag til kontingent blir vedtatt SAK 6 Budsjett for 2016 Se vedlagte budsjett forslag. Styret anbefaler at budsjett for 2016 blir vedtatt. SAK 7 Valg
Han Petter Mortensen har sittet i styret i 2 år. Han har sagt seg villig til å stille til valg for 2 nye år. Vidar Jakobsen og Bjørg Hellem ble i fjor valgt inn i styret for 2 år og er derfor ikke på valg. Da vervene i styret skal gå på omgang blant hytteeierne, må det være saklig grunn for å slippe. SAK 7 Brøyteavtale kommende år Som dere ser i årsberetningen har det vært en betydelig prisstigning for brøytingen. Styret har derfor ikke skrevet under kontrakt for mer enn ett år. Styret ber årsmøte velge et av følgende to alternativer: Alternativ 1. Styret viderefører brøytekontrakt med Hovden Hytteservice AS for ytterligere ett til to år. Alternativ 2. Det innhentes tilbud fra flere tilbydere om brøyting Tilbyderne må kunne brøyte med fres. SAK 8 Børtemannsbekken hyttegrend eller Byrtemannsbekken hyttegrend Navnet på hyttegrenda er pr dags dato Børtemannsbekken hyttegrend. Kommunen har innførte Byrtemannsbekken som veinavn i hyttegrenda. De har også satt opp skilt med "Byrtemannsbekken hyttegrend" ved Rv9. Styret ønsker å drøfte om vi skal opprettholde navnet vårt eller endre det til Byrtemannsbekken hyttegrend. Ulike forhold taler for og imot: Mange har sin identitet knyttet til Børtemannsbekken hyttegrend Børtemannsbekken har blitt brukt i lang tid.
Kommunen har innført navnet Byrtemannsbekken, og det er derfor enklere å ha samme navn... Mvh Styret Vedlegg: Kart med hyttenr. Tabell med hyttenr. og type brøyting Regnskap 2015 Budsjett 2016