Møtereferat Rådmannsutvalget 30.08.2019 BREISTUL I - KRONA Tid: kl 11:00-13:00 Tilstede: Jon G. Pedersen, Hans Henrik Thune, Rune Antonsen, Rune Engehult, Per Sturla Wærnes, Stine Nyheim Folserås og Wenche Grinderud Andre: Annette Finnerud
INNHOLD Sak 058/19: Godkjenning av møtereferat... 2 Sak 059/19: Strategiprosess Kongsbergregionen-Sluttbehandling... 3 Sak 060/19: Medvirkning i Kongsbergregionen... 4 Sak 061/19: Status- Samtaler med Sigdal kommune... 6 Sak 062/19: Status- Samtaler med Krødsherad kommune - ettersendes... 7 Sak 063/19: Orientering Vegkonferanse 2019... 8 Sak 064/19: Tilbud om kontorfasiliteter til Haukelivegen AS... 9 Sak 065/19: Handlingsprogram og budsjettprosess 2020... 11 Sak 066/19: Kort oppsummering Regionråd 4. juli og 9. august... 12 Sak 067/19: Nytt fra sekretæriatet... 13 Eventuelt... 13 SAK 058/19: GODKJENNING AV MØTEREFERAT Referat fra møtet i rådmannsutvalget 28.06.2019 (vedlagt) Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 28.06.2019 Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 28.06.2019
SAK 059/19: STRATEGIPROSESS KONGSBERGREGIONEN-SLUTTBEHANDLING Bakgrunnsdokument etter høring Felles saksfremlegg Strategidokument datert 12.08.2019 Forslag til ny strategi for Kongsbergregionen lå på høring i perioden 14. mai- 01.juli. Det kom inn ti høringsinnspill som ble gjennomgått på Regionrådet 4. juli. Her ble det også presentert et nytt forslag der høringsinnspillene er innbakt. Nytt strategidokument, bakgrunnsdokument og felles saksfremlegg ble sendt ut til Regionrådet den 9. juli. Rådmannsutvalget var kopimottaker. Det utsendte materiale ble drøftet i Skypemøte med Regionrådet den 9. august og det ble gitt klarsignal om at det kan sendes til sluttbehandling i de sju kommunestyrene med et par endringer. Det er lagt opp til følgende behandlingsdatoer: Kommune: Notodden Tinn Kongsberg Rollag Flesberg Nore og Uvdal Hjartdal Dato: 29.08 03.09. 04.09 05.09 12.09 16.09 18.09
SAK 060/19: MEDVIRKNING I KONGSBERGREGIONEN Brev fra Fagforbundet Kongsbergregionen eies av sju kommuner og arbeider innenfor det samme regelverket og rammene som kommunene gjør. Dette innebærer at regionen må sikre å innfri Hovedavtalens krav til medvirknings og informasjon. I dag blir alle møteinnkallinger og referater til Regionråd, Rådmannsutvalg og Suks-It lagt forløpende ut på regionens nettsider. Også andre aktuelle dokumenter, som strategirevidering, ligger der offentlig tilgjengelig. I prosjekter som berører ansatte blir tillitsvalget invitert inn i prosjektgruppene og det utarbeide egne planer for medvirkning i de største prosjektene. Daglig leder informerer månedlige møter til Fagforbundets koordineringsledd når det er aktuelle saker å ta opp. Kongsbergregionens sekretariat har begrensende resurser og det kan være en utfordring å få ut tilstrekkelig informasjon til sju kommuner. Det er derfor den enkelte kommunens ansvar å videreformidle informasjon, men regionen gjør de raskt tilgjengelige på sine sider. For å sikre at alle fagforeninger får tilgang til lik informasjon fra regionen ønsker man å innføre et månedlig møte der alle tillitsvalgte inviteres inn. Her vil daglig leder gi en informasjon og statusoppdatering om de sakene som regionen jobber med. Det settes av et par timer. Det er ønskelig at de enkelte fagforeningene organiserer seg slik at ikke alle fra hver forening i de sju kommunene møter, men regionen krever ikke det. Møtene kan gå på rundgang i de ulike kommunene og legges på mandag/tirsdag samme uke som Rådmannsutvalgene. Det anses som at dette er tilstrekkelig i forhold til krav i Hovedavtalen, at det likebehandler alle foreningene og at man får tatt hensyn til regionens kapasitet. Det understrekes at den enkelte kommune har ansvar for at de saker som har betydning for egne ansatte, informeres og drøftes på ordinær måte i den enkelte kommune (uavhengig om det gjelder regionsaker eller andre saker).
Det innføres månedlige informasjonsmøter om regionens pågående arbeid, der alle fagforeninger inviteres. Intensjonene i hovedavtalen om informasjon og drøfting ivaretas i den enkelte kommune gjennom faste møter med fagforeninger. For å unngå duplisere antall møter så innføres det ikke egne møter i regi av Kongsbergregionen. Dette kan gi uklare roller og det er den enkelte kommunes ansvar å følge opp hovedavtalen. Svar på henvendelse fra fagforbundets imøtekommes ikke, da RMU er et lederforum for de sju kommunene på lik linje som i den enkelte kommune.
SAK 061/19: STATUS- SAMTALER MED SIGDAL KOMMUNE Referat datert 09.08.2019 Regionrådet vedtok 18.06.2019 at innlemming av nye kommuner i Regionen må avventes til strategien er vedtatt, men at man kan gå i uformelle samtaler med Sigdal og Krødsherad. Det ble gjennomført et møte med Sigdal kommune den 09.08.2019. Referat ligger vedlagt. Møtet var administrativt og uforpliktende. Sigdal kommune er åpne på at et medlemskap i Kongsbergregionen er interessant. Det fordrer en politisk prosess og en avklaring av dagens samarbeid i Midt-Buskerudregionen. Dersom strategien vedtas slik den foreligger så legges det frem en sak for regionrådet den 5 november. Daglig leders anbefaling vil da være å sende en formell invitasjon til Sigdal kommune som kan politisk behandles der i desember. En innlemming av Sigdal kommune i regionen fordrer også en vedtektsendring i alle åtte kommunestyrene til slutt. Det anbefales at Sigdal blir medlem allerede fra årsskiftet for å kunne ta del i den politiske handlingsplanen og tiltaksplanen for Digitalisering. De har tilgang til alle nettverk frem mot nyttår for å øke kunnskapen om disse.
SAK 062/19: STATUS- SAMTALER MED KRØDSHERAD KOMMUNE - ETTERSENDES Referat 26.08.2019 Regionrådet vedtok 18.06.2019 at innlemming av nye kommuner i Regionen må avventes til strategien er vedtatt, men at man kan gå i uformelle samtaler med Sigdal og Krødsherad. Det ble gjennomført et møte med Krødsherad kommune den 26.08.2019. Viser til referat.
SAK 063/19: ORIENTERING VEGKONFERANSE 2019 Møtereferat Regionråd 04.07.2019 Møtereferat 20.08.2019 Planleggingsgruppa Møtereferat 28.08.2019 - Planleggingsgruppa Regionrådet vedtok 04.07.2019 at det skal gjøres en politisk aktivitet knyttet til realisering av E134, da spesielt med hensyn til strekningen Saggrenda-Gvammen. I rådet ble det bedt om at et åpent møte/konferanse ble lagt på et høyt nivå med hensyn til viktighet og representasjon. Kongsbergregionen har innledet et samarbeid med Haukeliveien AS og Vegforum Øst Vest om å arrangere en vegkonferanse høsten 2019 og det ble gjennomført et planleggingsmøte den 20. august. Tentative datoer er 18. eller 20. november i Kongsberg. Dagskonferanse. Nytt planleggingsmøte er avtalt 27.08.2019. Tas til orientering Tas til orientering
SAK 064/19: TILBUD OM KONTORFASILITETER TIL HAUKELIVEGEN AS Forslag til invitasjon En av de viktigste politiske sakene for regionen er videreføring og realisering av E134. En av våre politiske samarbeidspartnere er Haukelivegen AS. E134 Haukelivegen AS er en interesseorganisasjon som jobber for utbygging og standardheving av E134 Haukelivegen og RV23. I tillegg kan selskapet arbeide for å fremme interessene til viktige sidegrener til denne transportkorridoren, etter fylkesvise prioriteringer, når dette styrker arbeidet for korridoren. Selskapet eies av fire fylkeskommuner, trettifire kommuner og åtte bedrifter. Kongsberg, Hjartdal og Notodden kommuner er tre av eierne. Daglig leder Børge Skårdal går snart av med pensjon, antagelig ved nyttårsskiftet 2019/2020. Kongsbergregionen er ikke kjent med om det er satt i gang en prosess for å søke etter ny daglig leder. Denne saken fremmer forslag om at Kongsbergregionen kan tilby kontorplass til ny daglig leder i vår region. Avhengig av hvem som blir tilsatt kan dette være i Kongsberg, Hjartdal eller Notodden. Ny daglig leder bør uansett ha en plass på Krona i tilknytning til Sekretariatet for å kunne ha faglig og sosialt felleskap med her. Kongsbergregionen skal ha mer fokus på politisk arbeid fremover og da særskilt samferdselsutfordringer. Det vil derfor være svært positivt å ha en fagperson i tilknytning til Sekretariatet. Det blir også enklere å kjøre felles saker og aktiviteter. En ny daglig leder vil kunne ta del i sekretariatas faglige kompetanse og være en del av et sosialt felleskap. Man vil også være nær 134 utbyggingen de neste årene. Vi ser at det her kan være vinn-vinn for begge parter og være strategisk fornuftig. Vegkonferanse høsten 2019 er et eksempel på hva man kan få til sammen. Kongsbergregionen vil da kunne tilby: - Kontorplass på Krona, Kongsberg + på en av de andre kommunene - Regnskap-, arkiv- ikt tjenester v/en av kommune i regionen - Generell arbeidsgiveroppfølging v/en av kommunen i regionen - Faglig og sosialt felleskap - Tilgang til nettverk - Strategisk plassering i forhold til E134 utbygging - Andel av lønn
Det ble i møtet informert at det er utfordringer knyttet til å tilby regnskapstjenester m.m. siden selskapet er et AS. Kommunene er også allerede med å betale andeler inn i AS så lønn tas ikke med. Oppdatert invitasjon legges ved Regionrådets behandling. Antatt kostnad for Regionen/kommunene blir ca. 50 000 og legges inn som fast budsjettpost fra 2020. Det bes i saken om Rådmannsutvalgets vurdering av muligheter for å kunne tilby disse fasilitetene på de tre destinasjonene. Samt tilleggstjenestene. Det fordrer selvfølgelig at midler blir avsatt i budsjett. Kommunene Kongsberg, Notodden og Hjartdal har mulighet til å tilby de aktuelle fasiliteter, så fremt kostnadene blir dekket av regionens budsjett. Kommunene Kongsberg, Notodden og Hjartdal har mulighet til å tilby de aktuelle fasiliteter, så fremt kostnadene blir dekket av regionens budsjett.
SAK 065/19: HANDLINGSPROGRAM OG BUDSJETTPROSESS 2020 Referat fra møtet i rådmannsutvalget 28.06.2019 (vedlagt) Handlingsprogram og budsjett for 2020 legges frem for Rådmannsutvalget 25.09.2019. Regionen leveres fra seg budsjettet til kommunene 01.10. for at dette skal kunne innarbeides i de enkelte kommuners budsjettforslag. Handlingsprogrammet og budsjett kommer så til Regionrådet 5 november. Tidligere år har budsjettet stort sett bestått av prosjekter innen tjenesteutvikling som har vært godt kjent Rådmannsutvalget. Regionrådet har godkjent det som har ligget til behandling i november uten behov for å gjøre endringer. I ny strategi for Kongsbergregionen løftes samfunnsutviklingsrollen. Det er to tiltak her som kan bety økte kostnader for regionen, dersom man ser tiltakene som hensiktsmessige. Det ene er tettere knytning til Haukeliveien AS som er beskrevet i sak lengre opp. Det andre er økt politisk aktivitet som følge av politisk handlingsplan. Siden Regionrådet får budsjettet etter at det er levert til kommunen løftes disse to tiltakene opp i Regionrådet 3. september slik at de kan gi en tilbakemelding på om dette er ønskelig å legge disse inn. Saken går også i Rådmannsutvalget til informasjon. Tiltak under Samfunnsutvikling i budsjettet 2020: Tiltak: Kontorfellesskap Haukelivegen AS: 50 000 kr. Tiltak: Politisk Tiltaksplan: 200 000 kr (lobbyisme, forprosjekter, stand Arendalsuka, m.m.)
SAK 066/19: KORT OPPSUMMERING REGIONRÅD 4. JULI OG 9. AUGUST Referat 04.07.2019 Referat 09.08.2019 I revidering av strategien kom det frem at man ønsket større informasjonsflyt mellom Regionråd og Rådmannsutvalg. For å møte detteønsket innføres det en fast post i både Regionrådet og Rådmannsutvalget, der det beskrives kort saker som var oppe. Dette kommer i tillegg til referatene. Regionrådet hadde møte i Kongsberg den 04.07.2019. Møtet begynte med en presentasjon og omvisning på Responssenteret. Dette ble svært godt mottatt og spesielt viktig at representanter fra Fylkesmennene fikk se hva skjønnsmidlene har gått til. Fylkesmannen i Oslo og Akershus Valgerd Svarstad Haugland informerte om Fylkesmannen, omorganisering, føringer og endringer. Revidert forslag til Avtale med Regionalpark Haldenkanalen ble godkjent. Den har senere blitt underskrevet av begge parter og oversendt til næringssamarbeidet for videre oppfølging. Høringsinnspill til strategien ble gjennomgått. Forslag om fremdrift for tilpasning til ny kommunelov ble behandlet og godkjent. Sekretariatet presenterte prosjektet Alle skal med Sekretariatet presenterte Telemark- og Oslomodellene for offentlige kontrakter Evalueringen av Midt-Buskerud ble kort presentert. Det ble vedtatt å holde en politisk aktivitet rundt E134 prosjektet. Aktiviteten skal fremme Saggenda-Gvammen strekningen i den pågående NTP prosess. Regionrådet hadde skypemøte 09.08.2019 Forslaget til ny strategi fikk tilslutning med et par endringer. Det ble vedtatt å sende strategien til sluttbehandling i kommunene Det ble bedt om at sak om Vegglifjelltunnelen fikk fornyet oppmerksomhet. Neste møte er siste for Regionrådet og blir på Imingfjell Turistheim Tas til orientering Tas til orientering
SAK 067/19: NYTT FRA SEKRETÆRIATET Personvernombud inn i ledergruppene. Hjartdal og Notodden har per i dag ikke benyttet seg av tilbudet. Stående invitasjon Møte 29. november kolliderer med Fylkesmannen i Vestfold og Telemark sin samling for Rådmennene. Det er vanskelig å finne en annen ledig dato som passer for alle. Det forslå at møtet flyttes til 4. desember, men dette passer kanskje ikke for alle? Suks-IT ønsker å ha mulighet til å uttalelse til samarbeidsavtalen til arkiv før den legges frem til behandling i Rådmannsutvalget i desember. En rekke gevinster knyttet til robotisering m.m. er knyttet til at kommunene gjøre handlinger likt i arkiv. - Rådmannsutvalg 29. november flyttes til 4. desember - Rådmannsutvalg 29. november flyttes til 4. desember - Sekretariatet informerer Arkivnettverket at samarbeidsavtalen skal til Suks-It til uttalelse før behandlingen i Rådmannsutvalget i september. EVENTUELT Underskriving av Datahandleravtale- 3 stk. Gjort i møtet Rådmannsutvalget skal ha en lunch til lunch samling 9-10 januar. Sekretariatet sjekker ut mulige lokasjoner.