Årsrapport (2014-2015)

Årsrapport (2014-2015) Årsrapport 2014, mål og planer for 2015 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT

I. Styrets beretning (to sider) 1. Styrets overordnede vurdering av samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse for 2014 2. Kort omtale av sentrale forhold, interne og eksterne, som har hatt betydelig innvirkning på oppnådde resultater. 3. En overordnet fremstilling av de viktigste prioriteringene for 2015. 4. Styrets overordnede vurdering av institusjonens muligheter og utfordringer fremover. Hovedprioriteringene for 2014 ble lagt frem og vedtatt før etableringen av FSAT ble bestemt av Kunnskapsdepartementet 14.2.2014. De tre virksomhetene FS, SO og SUN ble slått sammen pr 1.7.2014 og var da operativ som en egen enhet med eget styre. Sammenslåingen påvirket ikke måloppnåelsen for de oppsatte hovedprioriteringene for 2014 for de opprinnelige enhetene. Felles studentsystem Ny Studentweb var en av de viktigste planlagte leveransene for 2014 og ved utgangen av 2014 var det tre utdanningsinstitusjoner som har fått anledning til å gjennomføre aktiv pilotering av den nye Studentweben. Digitalisering av de tre prosessene: eksamen, vitnemålutstedelse og resultatutveksling var noen av de andre hovedprioriteringene for 2014. Det er samsvar mellom resultatene, ressursbruken og måloppnåelsen for disse oppgavene. Arbeidet med digitalisering er et viktig steg i retning mot felles nasjonale digitale løsninger. Behovet for digitalisering, automatisering og ressurs- og tidsbesparelse i administrative arbeidsprosesser er økende. Med dette behovet følger også behov for utvikling av integrasjonsløsninger mellom ulike registre og saksbehandlings- og informasjonssystemer. Universiteter og høyskoler deler dette behovet med resten av offentlig forvaltning i Norge. Utvikling av integrasjoner mellom Felles studentsystem og for eksempel Lånekassens saksbehandlingssystem, LMS-systemer som Its learning og TimeEdit samt utvikling av elektronisk semesterkort er noen eksempler på vårt bidrag til en mer effektiv og avbyråkratisert UH-sektor. Arbeidet med dette videreføres i 2015 og er en av FSATs langsiktige prioriteringer. Samordna opptak Hovedopptaket ble gjennomført uten problemer og i henhold til fastsatte frister, det samme med øvrige opptak. Tendensen til at en stadig større andel av årets tilbud og JA-svar blir gitt tidlig i opptaket, fortsetter. Ved avsluttet opptak var det gitt 104774 tilbud totalt (inkl. ledige studieplasser) til 52884 studieplasser, mot 102040 og 52513 i 2013. Det var ellers i år svært lite negativ medieomtale med hensyn til hvordan SO utfører sine oppgaver i opptaket. Det var imidlertid en del kritikk, blant annet fra studentorganisasjonene, mht. hvordan lærestedene overbooker når de gir tilbud om studieplass. Det ble lagt ut informasjon om bakgrunnen for overbookingen på nettsidene til SO. Styret Det har vært avholdt fem styremøter i FSAT-styret høsten 2014. Styret har høsten 2014 hatt hovedfokus på oppgaver knyttet til etablering av den nye organisasjonen: utarbeidelse av avtaleverk, rekruttering av direktør, prosjekt for intern organisering av FSAT, samlokalisering og budsjett og planer for 2015. Det har blitt arbeidet med avtaleverk i forbindelse med etablering av FSAT, herunder avtale mellom FSAT og institusjonene om bruk av FS, avtale mellom FSAT og UiO vedrørende kjøp av administrative tjenester, avtale mellom KD og UiO, og avtale vedrørende behandlingsansvar for personopplysninger i FSAT. 2

Det ble høsten 2014 gjennomført et prosjekt for intern organisering av FSAT. Prosjektet ble gjennomført med bred involvering av de ansatte og det ble avholdt flere seminarer, allmøter og gruppeintervjuer i løpet av høsten 2014. Prosjektgruppen har utarbeidet og avlevert sin rapport 10.12.14 og ny intern organisering av FSAT ble vedtatt i 17.12.14. Det ble utarbeidet et målbilde og forslag til effektmål for den nye organisasjonen. Målbildet er bygget rundt seks dimensjoner: tjenestesenterets rolle, tjenestesenterets leveranser, samspillet med brukerne, det indre liv, effektiv drift av organisasjonen, innovasjon og nyskapning. Til tross for betydelig tidspress har prosjektgruppen, ledelsen og de ansatte ved FSAT kommet frem til en god og omforent modell for den nye organisasjonen som danner et solid grunnlag for det videre arbeidet med funksjons- og bemanningsplanen for FSAT. Prosjektets bieffekt er at ansatte ved de tre avdelingene ble kjent med hverandre og det ble etablert tettere samarbeid mellom de tre avdelingene på et svært tidlig tidspunkt. Arbeidet i organisasjonsprosjektet vil i tillegg danne grunnlag for styrets arbeid med strategisk plan for FSAT våren 2015. Styret har arbeidet med rekruttering av tjenestesenterets direktør. Firmaet Habberstad AS har bistått FSAT styret i ansettelsesprosessen. Grete C. Lingjærde ble ansatt som direktør for FSAT. Samlokalisering av de tre enhetene er et viktig moment i samorganiseringen. Eiendomsavdelingen ved UiO har fått oppdraget med å finne felles lokaler for FSAT. Prosessen med å finne egnet sted forventes fullført første kvartal 2015 og den fysiske samlokaliseringen skal være gjennomført pr 1.1.2016. Arbeid med budsjett for FSAT var høyt prioritert og har vist seg å være mer sammensatt enn opprinnelig antatt. Det ble utarbeidet et felles budsjett for FSAT for 2015 og en skisse til budsjett for 2016. De opprinnelig vedtatte budsjettene for FS, SUN og SO ble beholdt ut 2014. De viktigste prioriteringene for 2015 er å ferdigstille organisasjonsprosessen og utarbeide en strategi for det nye senteret. Styret ønsker i 2015 å etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå samt å sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk. Styrets hovedprioriteringer inkluderer også å gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016, ferdigstille SO 3.0-prosjektet, arbeide med vitnemålsbanken samt fortsette FSATs innsats på området digitalisering og standardisering av studieadministrative arbeidsprosesser i UH-sektor. Departementets arbeid med ny struktur i norsk høyere utdanning gir FSAT en unik mulighet til å styrke vårt arbeid med å øke graden av standardisering i fellestjenestene. En mer konsentrert UH-sektor vil styrke og løfte fagmiljøene i Norge, samtidig som den vil også bidra til revitalisering av de administrative ressursene gjennom profesjonalisering og samling av kompetanse. FSAT ser derfor frem til fremleggelse av strukturmeldingen og den langsiktige hevingen av kvalitet i norsk høyere utdanning gjennom sterkere fagmiljøer og profesjonalisering av administrative ressurser. De forestående fusjonene mellom utdanningsinstitusjonene vil på kort sikt kreve en solid allokering av ressurser ved FSAT. Allerede i 2013 og 2014 ble det lagt ned et betydelig arbeid for å assistere institusjonene i fusjonsprosessene og den tids- og kompetansekrevende prosessen med sammenslåing av FS-databasene. 2015 og 2016 vil sannsynligvis kreve en firedobling av innsatsen. 3

II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall (presentere virksomheten for andre lesere enn dept., inneholder omtale av virksomheten og samfunnsoppdrag, omtale av organisasjonen, presentasjon av utvalgte tall for virksomheten. Hovedtall: antall ansatte, total omsetning og statlig finansiering To-tre sider) Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) ble opprettet 1.7.2014 med hjemmel i universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd, ved at sekretariatet for Felles studentsystem, Samordna opptak og Seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer ved Universitets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo ble organisert i ett felles tjenestesenter. Styret for senteret har det overordnete ansvaret for den faglige virksomheten og for de administrative oppgaver som er lagt til senteret, jf. vedtektene 5. Driften er lagt til Universitetet i Oslo, jf. universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd og avtale mellom Kunnskapsdepartementet og universitetet. FSAT har sine primære virkefelt innen studieadministrative systemer og tjenester, inkludert samordning av opptak ved norske universiteter og høgskoler. FSAT forvalter, utvikler, vedlikeholder og drifter studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Systemene og tjenestene skal bidra til mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon. Tjenestesenteret skal også legge til rette for og gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. De nasjonale fellesløsningene som utvikles av FSAT skal i tillegg bidra til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon. Andre oppgaver for virksomheten inkluderer blant annet: - Å utføre oppgaver etter delegasjon fra departementet og være et rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt ansvarsområde. - Å være et bindeledd mellom institusjonene og sikre brukermedvirkning for de institusjonene som bruker de produktene og tjenestene som senteret tilbyr. - Å bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative rutiner ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren. - Å informere om gjeldende regelverk og rutiner for opptak til høgre utdanning. Senteret kan også foreta ordinær saksbehandling av søknader dersom styret finner dette formålstjenlig. - Å ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemndene for opptaks- og studentsaker. - Å utvikle, utarbeide og levere nødvendig statistikk og rapporter og bidra til spredning av resultatene. - Å administrasjon og utvikling av den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) i videregående opplæring. - Å levere utviklingstjenester til andre nasjonale systemer som CRIStin og Datavarehus. Styret har vedtatt organisering av FSAT i tre avdelinger og en stabsenhet: Avdeling for systemforvaltning, Avdeling for systemutvikling og Avdeling for kompetansevurdering. Avdelinger ivaretar følgende ansvar og oppgaver: - Avdeling for systemforvaltning har ansvar for alle oppgaver knyttet til systemspesifisering, brukerstøtte og behandling av data i systemene. Dette omfatter opptaksarbeid, forvaltning av FS, GAUS og RUST, samt avtaleforvalting på en rekke områder. Avdelingen ivaretar også forvaltning av Datavarehus. - Avdeling for systemutvikling har ansvar for datamodellering, utvikling, vedlikehold, systemdokumentasjon, driftsdokumentasjon. Avdelingen ivaretar daglig kontakt og kommunikasjon med driftsleverandør samt tjenesteleveranser til CRIStin og ITAR. 4

- Avdeling for kompetansevurdering har ansvar for bl.a. saksbehandling av spesielle søkergrupper i NOM (nasjonal opptaksmodell), vurdering av søknader om generell studiekompetanse fra søkere med utenlandsk utdanning, informasjon om vurdering av utenlandsk utdanning fra videregående skole, utarbeidelse av omregningstabeller, svare på henvendelser fra søkere og rådgivere. Styret for FSAT består av syv medlemmer. Departementet oppnevner fem medlemmer fra universiteter og høyskoler. Norsk studentorganisasjon utpeker ett medlem som representerer studentene. Ett medlem velges av og blant de ansatte ved senteret. Departementet utpeker leder og nestleder i styret. Styremedlemmer oppnevnes for fire år. Studentmedlemmer oppnevnes for to år. Sittende styret for FSAT er valgt for perioden 1.7.2014-31.12.2017. Studentrepresentanten er oppnevnt for perioden 1.7.2014-31.12.2016. Styret består av: Leder: Christen Soleim, Universitetet i Bergen, Nestleder: Heidi Adolfsen, Universitetet i Tromsø, Gunnar Bendheim, Høyskolen i Sør-Trøndelag, Marianne Øhrn Johannesen, Universitetet i Agder, Kjetil Solvik, Norges Musikkhøgskole, Hogne Ulla, student, oppnevnt av Norsk studentunion, Richard Edvin Borge, representant, valgt av og blant de ansatte ved FSAT Vararepresentanter er: 1. varamedlem: Heidrun Hole, Westerdals School of Arts, Communication and Technology, 2. varamedlem: Anne Ringen Pedersen, Universitetet i Nordland Vararepresentant valgt av og blant de ansatte: Anne Kathrine Foss Haugen, FSAT Vararepresentant: Kristin Myhre, student oppnevnt av Norsk studentunion Kunnskapsdepartementet og Universitetet I Oslo deltar som observatør med talerett. Felles studentsystem (FS) utvikles av FSAT og er det eneste studieadministrative systemet for universiteter og statlige høyskoler i Norge. FS er i bruk ved alle universiteter, alle statlige høyskoler underlagt Kunnskapsdepartementet, Politihøyskolen, Forsvarets høyskoler og flere private høyskoler. FS er det eneste studieadministrative systemet som støtter opptaksprosessen i Samordna opptak. For institusjonene er FS et av de mest virksomhetskritiske systemene i sektoren. Studieadministrasjon ved universiteter og høyskoler er et stort saksområde, og FS som skal understøtte disse funksjonene, er et stort og komplekst system. FS skal dekke behovet både for store og små institusjoner, offentlige og private. Det at FS er det eneste studieadministrative systemet i Norge for universitetene og statlige høyskoler i Norge, gir muligheter for stordrift og like løsninger samtidig som det må være en klar og tydeligbrukermedvirkning i utviklingen av systemet. Systemet FS består i dag av følgende komponenter: FS saksbehandlerklient, Studentweb, Søknadsweb, Nomination, Fagpersonweb, EpN, Etterutdanningsweb, STAR, Webservice 5

Samordna opptak (SO) er en fellestjeneste for opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høgskoler. I dag koordinerer Samordna opptak opptaket til 43 universiteter og høgskoler. Hovedprinsippet i det samordna opptaket er én søknad per person. En søker kan søke ti studier i prioritert rekkefølge. Søkeren får tilbud om studieplass på sitt høyeste prioriterte studieønske hvor søkeren er kvalifisert, og har nok poeng til en studieplass i konkurranse med andre søkere. Hver søker tildeles en hovedsaksbehandler, oftest lærestedet for studiet på førsteprioriteten. Der får søkeren poengtall og kvalifiserings-statuskoder basert på den bakgrunnen og kvalifikasjonen hun har, og hvilke studier hun har søkt. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) er en database med vitnemål for fullført og bestått videregående opplæring i Norge. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt år 2000 eller senere. NVBs Skoleregister viser oversikt over videregående skoler i Norge som sender elektroniske vitnemål til NVB. Vitnemålene som ligger i NVB, brukes hovedsaklig til kontroll og poengberegning i opptaket til høyere utdanning gjennom Samordna opptak. Vitnemålene sjekkes av kontrollmotor før de blir lagret i NVB. Søkere kan sjekke sine vitnemål i nettsøknaden og i webtjenesten "Se vitnemålet ditt". Hovedtall: Antall ansatte: Ved utgangen av 2014 var det 90 ansatte. Antall brukerinstitusjoner av FS: Ved utgangen av 2014 var det 51 brukerinstitusjoner. Antall institusjoner har gått ned fra 54 i 2013 grunnet institusjonssammenslåinger. Antall brukerinstitusjoner i SO: Ved utgangen av 2014 var det 43 universiteter og høgskoler som var med i det samordnede opptaket. Statlig finansiering: For 2015 er det bevilget 34 800 000 kr til FSAT. 6

III. Årets aktiviteter og resultater (Hovedkapitlet, resultater, analyse og vurderinger av måloppnåelse. Omfanget tilpasses virksomhetens egenart. Resultatrapportering deles inn etter virksomhetsmål. Resultater på styringsparametre, analysere resultatene og gi en vurdering av måloppnåelsen.) FSAT ble opprettet 1.7.2014. De tre enhetene som inngår i FSAT (sekretariatet for FS, SO og SUN) har i 2014 jobbet med utgangspunkt i egne plandokumenter og med oppdelt økonomi/separate budsjetter. Resultater for 2014 presenteres derfor i to underkapitler: «Felles studentsystem FS» som omtaler resultater for sekretariatet for FS og deler av SUN og «Samordna opptak SO» som omtaler resultater for SO og deler av SUN. Felles studentsystem FS Styret for FS har valgt følgende hovedprioriteringer for 2014: 1. Ferdigstillelse av ny Studentweb. 2. Utvikling av støtte for digitalisering av eksamensprosessen. 3. Ferdigstille utvikling og tilgjengeliggjøre rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR. 4. Utvikling av støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter. 5. Økt digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering. 6. Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem. 1. Ferdigstillelse av ny Studentweb Studentweb er en nettbasert tjeneste for studenter. Tjenesten lar studentene utføre en del nødvendige studieadministrative rutiner og oppgaver via nettet, f.eks. vurderingsmelding og semesterregistrering. Studentweb gir også innsyn i informasjonen som studiestedet har lagret om studenten, f.eks. eksamensresultater, hva som er sendt til Lånekassen. Utviklingen av ny Studentweb startet i 2013 og pågikk i løpet av hele 2014. Nyskriving av Studentweb i nytt utviklingsverktøy følger felles designmanual for alle FS-webapplikasjoner. Utforming av utdanningsplaner er endret og fornyet. Det ble i tillegg jobbet med melding til undervisning og vurdering. Studentweb ble testet i november 2014 og tatt i bruk ved tre pilot institusjonene: Fjellhaug Internasjonale Høgskole, Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Sogn og Fjordane i desember 2014. 2. Utvikling av støtte for digitalisering av eksamensprosessen Oppgaveinnlevering: Det ble utarbeidet en utvidet løsning for videre behandling av oppgaver innlevert via Studentweb til vitenarkiv. Integrasjon mot lønnssystem: FS har i dag løsning for registrering av grunnlagsdata for avlønning av eksamensvakter. Det ble i 2014 jobbet med å utrede funksjonalitet for å automatisere rutinen for oversendelse av disse grunnlagsdataene fra FS til lønnssystemet. Sensurregistrering: Det ble påbegynt et arbeid med å utrede en løsning for sensurregistrering i Fagpersonweb. 7

Utveksling med digitale eksamenssystemer: Det ble utredet, utviklet og satt i produksjon nasjonale tjenester for utveksling av FS-data mot digitale eksamenssystemer ved utvalgte norske UH-institusjoner. 3. Ferdigstille utvikling og tilgjengeliggjøre rapporter i nytt verktøy for datavarehuset STAR Anskaffelsesprosessen for nytt rapport- og presentasjonsverktøy for FS-data ble sluttført våren 2014 og det ble inngått en kontrakt mellom RAV Norge AS og Universitetet i Oslo for kjøp av verktøyet Tableau. Det ble laget en detaljert plan for etablering av driftsplattformen for Tableau og tidsplan for implementering av Tableau ved institusjonene i UH-sektor. FS-sekretariatet har koordinert samarbeidet mellom RAV Norge AS, Gruppe for datavarehus ved FSAT og Gruppe for applikasjonsdrift ved USIT for å forberede implementering av Tableau. Prosjektgruppen for STAR (Statistikk, analyse og rapporter) ble reetablert fra august 2014. Prosjektgruppen har høsten 2014 arbeidet med testing av rapporter i rapportverktøyet før rapportmalene tilbys UH-sektoren våren 2015. 4. Utvikling av støtte for digitalisering av vitnemål og karakterutskrifter I 2012 ble det gjennomført en høring i regi av UHR om ny felles mal for vitnemål. Resultatet av denne høringen medførte en del endringer i vitnemålsløsningen for FS. Ny Diploma Supplement ble utviklet i 2013 og felles mal for vitnemål ble fullført i 2014. Det er opprettet en ny vitnemålsgruppe i regi av UHR som følger opp innfasing av ny løsning. Denne gruppen foreslår også ny mal for PhD-vitnemål. Det ble arbeidet med forberedelser til å automatisere prosessen med å lage digitale vitnemål og karakterutskrifter og å få frem selvbetjente løsninger for karakterutskrift. 5. Økt digital støtte for studentmobilitet og internasjonalisering Resultatutveksling: Tjeneste for resultatutveksling (utveksling av resultater med tilhørende informasjon) mellom norske institusjoner ble ferdigstilt og satt i produksjon i hele UH-sektor september 2014. I forbindelse semesterregistrering for høsten 2014 ble institusjonene bedt om å starte opp med å hente inn akseptanse fra den enkelte student via Studentweb for å kunne hente denne informasjonen fra andre norske utdanningsinstitusjoner. Forhåndsgodkjenninger til Lånekassen: Ny tjeneste for leveranse av informasjon om forhåndsgodkjenning ble utviklet og levert Lånekassen og satt i produksjon ved alle institusjoner i 2014. Tjenesten brukes direkte av Lånekassen når studenten søker om lån for delstudier i utlandet. Tjenesten erstatter D-skjemaet som institusjonene hittil har måttet fylle ut og levere til studenten. Arbeid med internasjonal utveksling av studentdata foregikk via følgende prosjekter og nettverk: Nordforum-prosjekt: Arkitektur for resultatutveksling mellom nordisk høyere utdanning er spesifisert, og en demonstrasjonstjeneste er utviklet. Denne ble vist denne frem på EUNIS-konferansen i juni 2014. Det er under utarbeidelse en søknad om Erasmus+ midler for å fullføre dette prosjektet. Prosjekt "Erasmus Without Paper": Søknad om støtte fra Erasmus+ ble sendt 29.4.2014. Svaret var dessverre negativt, og det er dermed ikke gitt midler til prosjektet i denne omgang. Dette er et prosjekt som har partnere 8

fra Italia (ledes av Universitetet i Roma), Belgia, Nederland, Spania, Tyskland, Østerrike, Irland, Sverige og Norge. FS deltar med ledelse av WorkPackage for standardisering, datamodellering og dataformater, og vil også delta i utvikling av pilot. Hvordan prosjektet tas videre er pr nå uklart, men det er ønskelig å gå en runde til med Erasmus for å få gjennomført dette. Det forsøkes også å settes i gang et nytt prosjekt "European Digital Graduate Recruitment Alliance". Også for dette planlegges søknad til Erasmus+, men dette vil ikke skje før i 2015. FS vil da delta som leder for WorkPackage "Needs Analysis, State-of-the-Art, Best Practices". Prosjekt "EMREX": EMREX er et prosjekt initiert av Nordforum for digital utveksling av resultatinformasjon på tvers av landegrensene i Europa. Det er beskrevet en arkitektur for dette, og det er utviklet testapplikasjoner for tjenesten i Norge og Finland. Disse tjenestene er koblet sammen, og utveksler data mellom testmiljøer. Tjenesten ble vist frem under EUNIS-konferansen juni 2014. Det ble sendt inn en søknad for Erasmus+ -midler for gjennomføring av prosjektet. Svaret på denne var positiv. FS deltar med ledelse av WorkPackage for utvikling av løsningen, samt bidrag i WorkPackage for løpende brukerundersøkelse og WorkPackage for formidling av prosjektresultater. 6. Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse/utvikling av et saksflytsystem. Utredning og planlegging av videre prosess med anskaffelse /utvikling av et saksflytsystem er en av hovedprioriteringene for 2014. FS-sekretariatet har ferdigstilt et dokument som utreder de funksjonelle kravene til et saksflytsystem. Det ble i tillegg foretatt følgende avklaringer og overordnete vurderinger: avklaring av grenseoppganger mot lignende prosjekter i sektoren, vurdering av mulighet ved kjøp av et ferdig system, vurdering av mulighet og kostnader ved utvikling hos USIT, forankring hos ekspertgruppe for godkjenningsmodulen og ekspertgruppe for sak- og arkiv. Høsten 2014 ble det jobbet videre med å lage skisse for funksjonelle krav til saksflytsystemet. Register for utestengte studenter - RUST Register for utestengte studenter (RUST) er et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør utveksling av informasjon om vedtak om utestenging mellom institusjonene. Registerets formål er å hindre at en søker eller en student som har mistet rettigheter på grunn av utestengingsvedtak, likevel erverver seg slike rettigheter. Registeret ble kravspesifisert og utviklet i 2013. FS-sekretariatet har arbeidet med en konsesjonssøknad våren 2014 og konsesjonen ble gitt av Datatilsynet i august 2014. Etter at de nødvendige endringene i UH-loven ble vedtatt, ble RUST produksjonssatt i UH-sektoren i september 2014. Søketjenesten Godkjenning av utenlandske studier - GAUS Søketjenesten GAUS (Godkjenning av utenlandske studier) er testet av prosjektgruppen og produksjonssatt 1.5.2014. Sluttrapport for utviklingsprosjektet ble sendt til KD 14.4.2014. Rapporten inneholdt også vurderinger rundt kost-nytte av import av NOKUTs vedtak fra NOKUTs nåværende base til GAUS. GAUS ble presentert på vårens FS-Kontaktforum, der institusjonene fikk informasjon om hvordan igangsette import fra FS til GAUS og hvordan få tilgang til GAUS-tjenesten. GAUS er nå tatt i bruk ved 26 av 51 FS-institusjoner. Det er avlevert ca 9

54 000 enkeltvedtak om godkjenning av utenlandsk utdanning. Det er i tillegg startet en prosess for implementering av GAUS ved BI. Tilbakemeldingene på funksjonalitet i GAUS er positive. Institusjonene trekker frem både brukervennlig grensesnitt og meget god kvalitet på søk-funksjonalitet, som gjør det enkelt å raskt finne frem til relevante vedtak i GAUS. Institusjonene har påpekt varierende datakvalitet på vedtakene som er eksportert fra FS til GAUS. FSAT har derfor startet en prosess for heving av datakvalitet i GAUS. Det er bl.a. utarbeidet en sjekkliste (huskeliste) for innlegging av GAUS-data i FS. Det er utarbeidet en nettside om GAUS med informasjon om hvordan igangsette tjenesten ved en FS-institusjon samt brukerveiledning for GAUS. Aktiviteter FS-Kontaktforum 31.3.-1.4.2014. Vårens kontaktforum ble arrangert av FS-sekretariatet i Stavanger, Temaer for presentasjoner og diskusjoner på Kontaktforumet var bl.a.: Arbeidsoppgaver 2014, Digital omveltning i UHsektor, Kontaktpersonens rolle, Erfaringer fra bruk av EpN, Søketjenesten GAUS, Nye rutiner for drift av FS. Det ble i tillegg gjennomført gruppearbeid for å utarbeide felles rutinebeskrivelser for følgende prosesser: administrasjon av kommisjon og sensur, klagebehandling, tilpasset eksamen, registrering av forhåndsgodkjenning, semesterregistrering og registrering av godkjenning FS-Kontaktforum 30.-31.10.2014. Høstens kontaktforum ble arrangert av FS-sekretariatet i Trondheim. Temaer for presentasjoner og diskusjoner på Kontaktforumet var: Presentasjon av ny organisasjon, nytt fra FS, presentasjoner av RUST og webapplikasjonene, integrasjoner mot bl.a. public360 og digital eksamen. Lånekassen holdt et innlegg om sine tjenester. Det ble i tillegg gjennomført et gruppearbeid for å vedta sjekklister for følgende prosesser: Semesterregistrering, Godkjenningssaker mot GAUS, Begrunnelse og klage på eksamen, samt Tilpasset eksamen. Planleggingsgruppen for FS: Det er avholdt to nettmøter, to dagsmøter og to to-dagers møter i Planleggingsgruppen. Planleggingsgruppen har arbeidet med det faglige programmet til FS Kontaktforum, ønskelisten og prioritering av saker som ikke håndteres i noen av ekspertgruppene. Ekspertgruppene for FS: I 2014 har FS ledet 11 ekspertgrupper. Noen av gruppene har 2 faste møter i året, andre innkalles ved behov. Referatene fra ekspertgruppene sendes til Planleggingsgruppen og styret til orientering. 10

Samordna opptak SO Generell tilstandsvurdering Samordna opptak håndterte i 2014 en søknadsmengde på ca. 120 000 søkere. Opptaket ble gjennomført uten nevneverdige problemer utad. Status på planene for 2014 SOs styre har i strategisk plan fastsatt følgende overordnede målsettinger for virksomheten: 1. SO skal gjennomføre opptaket på en profesjonell og servicevennlig måte for søkerne, inkludert god informasjon, både skriftlig og muntlig. 2. SO skal gjennomføre opptak til høyere utdanning på en måte som er i samsvar med institusjonenes behov, og som gir legitimitet i sektoren. 3. SO skal møte forventninger fra samfunnet på en konstruktiv måte. SO skal fortsette å være en faglig leverandør for Kunnskapsdepartementet. 4. SO skal utvikle tekniske løsninger/informasjon som følger myndighetenes krav, og skal ha kompetanse på å ta i bruk moderne teknologi. SO skal fokusere på sikkerhet og universell utforming. Målene for 2014 var: For 2014 har SO følgende mål: 2014-1 Gjennomføre NOM2014 på en profesjonell og servicevennlig måte for søkerne Status: Nettsøknaden er forbedret slik at søker har oversikt over historikken Maskin-til-maskin-forbindelsen med det sentrale folkeregisteret ble ikke gjenopprettet i 2014, men det ble foretatt endringer i FS som gjorde at eksisterende persondata ikke ble skadelidende. Forøvrig ble NOM2014 gjennomført på samme måte som NOM2013. 2014-2 Gi god informasjon, både muntlig og skriftlig Status: Førstelinjen var bemannet slik at henvendelser raskt ble besvart. Informasjon om behovet for innsending av dokumentasjon ble forbedret Kontinuerlig arbeid med informasjonen som sendes til søkerne i henhold til Klarspråkprinsippene 2014-3 Utvikle tekniske løsninger/informasjon som følger myndighetenes krav Status: SO 3.0-prosjektet har blitt prioritert med hensyn til ressurser. 11

Linjeorganisasjonen har startet forberedelsene før mottak av leveranser fra prosjektet Fokus i organisasjonen på regelverk for behandling av personopplysninger, og stadig forbedring av løsninger for å følge myndighetenes krav. Forberedelser til tilkobling til DIFIs digitale kontakt- og reservasjonsregister, samt igangsetting av utsending av sikker digital post. 2014-4 Gjennomføre samorganiseringen med FS Status: Fremgår av andre deler av årsrapporten. Prosjektmidler omregningstabeller SO mottok i 2014 1,7 millioner for å intensivere arbeidet med å produsere omregningstabeller for søkere med utenlandsk utdanning. Midlene er blitt benyttet til frikjøp av 2 medarbeidere, samt til bistand for å kvalitetssikre metodene vi benytter i produksjonen av tabeller. Norsk Regnesentral (NR) ble konsultert med hensyn til kvalitetssikring av metoden. Rapporten fra NR er vedlagt. Selv om rapporten fra NR hovedsakelig ga tilslutning til metodene som var benyttet, fremkom det enkelte forslag til endring som resulterte i en beslutning om å lage alle tabeller på nytt. I tillegg til kvalitetssikring av metoden fra NR er metoden forankret i sektoren via diskusjoner i omregningsutvalget (OU), som består av representanter fra UH-institusjoner. SO deltar også i et nordisk samarbeid, hvor prinsipper og metoder diskuteres, og hvor den norske metoden betegnes som solid forankret. Prosjektet har valgt å fokusere på tabeller fra de landene som flest søkere til høyere utdanning i Norge har utdanning fra. Det betyr at etter som tabeller ferdigstilles, vil stadig flere søkere kunne poengberegnes. Frem til 15.03.2015 er det produsert xx omregningstabeller etter de nye prinsippene, inkludert xx tabeller hvor endringene er såpass store at vi har valgt ikke å ta dem i bruk før i 2016. Prosjektet er planlagt avsluttet i september 2015. Målet for prosjektperioden er xx tabeller. Etter at prosjektperioden er avsluttet vil vi fortsette arbeidet med å produsere tabeller, men mindre intensivt. Ekstern virksomhet Samordna opptak deltar på møter i regi av «International Association of Admissions Organisations» (IAAO). I september 2014 ble det avholdt et tredagers møte i Berlin, Tyskland. SO var representert ved daglig leder og avdelingsleder for avdeling for systemforvaltning og informasjon. Se forøvrig www.iaao.ca. De nordiske opptaksorganisasjonene har årlige møter hvor de utveksler informasjon og erfaringer. I 2014 ble møtet holdt i Helsinki, og hele ledergruppen deltok. I tillegg er det årlige samarbeidsmøter mellom de nordiske landene hvor man diskuterer vurdering av utenlandsk utdanning. Dette møtet ble avholdt i Oslo med SO som vertskap. 12

Representanter fra Avdeling for kompetansevurdering har deltatt på konferanse og kurs i regi av «European Association for International Education» (EAIE), og kurs i regi av UK Naric. Samordna opptak benytter DIFIs tjeneste ID-porten for innlogging i nettsøknaden, og er en av de store brukerne av denne tjenesten. I denne sammenheng er daglig leder med i «styringsrådet for DIFIs felleskomponenter». Både Samordna opptak og FS er representert i en arbeidsgruppe, nedsatt av UHR for å utrede muligheten for å samordna opptak av søkere til masterprogrammer. Samordna opptak har også et godt samarbeid med leverandører av skoleadministrative systemer. Det skal innføres et nytt system for fylkeskommunale videregående skoler, og SO har god dialog med leverandøren når det gjelder kravene for utlevering av vitnemål til NVB. SO har også et godt samarbeid med Utdanningsdirektoratet, NOKUT, Statens lånekasse for utdanning m.fl. Styringsparametre Styret for Samordna opptak har fastsatt følgende styringsparametre for 2014: 1. Prosentvis andel av fremmøtte nye studenter som fikk tilbudet sitt i hovedopptaket. 2. Prosentvis andel søkere som kunne saksbehandles på bakgrunn av elektronisk dokumentasjon alene. 3. Nedetid (ikke planlagt) på nettsøknaden i perioden 1. februar 15. september. I det følgende følger vurdering av måloppnåelse for de fastsatte styringsparametre: 1. Prosentvis andel av fremmøtte nye studenter som fikk tilbudet sitt i hovedopptaket. 2011 2012 2013 Mål 2014 2014 Mål 2015 84,3 % 84,9 % 87,21 % 87 % 87,1 % 87 % Andelen var i 2014 over måltallet. Basert på resultatene i 2014, beholdes måltallet for 2014 på 87 %. FSAT ser det ikke som realistisk å øke måltallet ytterligere før vi har en ordning som gir søkere til «ledige studieplasser» mulighet til å søke på et tidligere tidspunkt slik at de kan delta i hovedopptaket. 2. Prosentvis andel søkere som kunne saksbehandles på bakgrunn av elektronisk dokumentasjon alene. 2011 2012 2013 Mål 2014 2014 Mål 2015 ID-porten 98,4 98,8 99,0 99,0 98,9 99,0 El. vitnemål* 66 67,1 69,7 70,0 70,5 71,0 * andel av søkermassen som logget seg inn med ID-porten, og som har et godkjent elektronisk vitnemål Fra og med 2008 har vi hatt mulighet for innlogging med ID-porten, og vi har vist frem elektroniske vitnemål til søkerne. De har da kunnet slippe å sende de inn. Fra 2010 var pålogging med ID-porten obligatorisk for alle med norsk fødselsnummer (med noen unntak). Muligheten for saksbehandling på bakgrunn av elektronisk dokumentasjon alene er avhengig av at søker er logget på med ID-porten, og at han/hun har tilgjengelig elektronisk dokumentasjon. Elektronisk saksbehandling er også avhengig av at søker ikke har behov for å dokumentere andre forhold på papir. Vi har per i dag ingen gode løsninger for å få ut ønsket statistikk om søkere som har en kombinasjon av elektronisk dokumentasjon og papirdokumentasjon. 13

3. Nedetid (ikke planlagt) på nettsøknaden i perioden 1. februar 15. september. Mål for 2014 var 0 % 1- februar, 1.-2. mars, 15.-16. april og 20. juli, ellers maks. 1 % Det var ingen ikke planlagt nedetid i kritiske perioder, og ingen nedetid av betydning i opptaksperioden. Målet for 2015 er det samme som for 2014: 0 % 1. februar, 1.-2. mars, 15.-16. april og 20. juli, ellers maks. 1 % 14

Nøkkeltall 1. Nøkkeltall for opptak År 2010 2011 2012 2013 2014 Søkere (personer) 106482 110750 117691 119782 121789 Søknadsalternativer 577516 599796 635272 649754 654623 Søknadsalternativer pr. person 5,42 5,42 5,40 5,42 5,38 Kvalifiserte søkere 87843 91749 96632 100212 101933 Kvalifiserte søkere med tilbud 77934 80899 85528 88845 90484 Kvalifiserte søkere uten tilbud* 9916 10861 11104 11367 11449 Utsendte tilbud 93530 96416 99953 102384 104776 Personer møtt 49782 51627 53212 54468 56052 Antall studieplasser 49699 50530 51444 52428 52884 * Tallet inkluderer søkere som har takket nei til å stå på venteliste. Det reelle tallet kvalifiserte søkere uten tilbud, som fortsatt var interessert i studieplass når opptaket ble avsluttet, var vesentlig lavere. 2. Søkere til ledige studieplasser 2010-2014 År 2010 2011 2012 2013 2014 Søkere (personer) 8600 8576 7763 7432 7542 Søknadsalternativer 21104 22153 19454 18954 19587 Tilbud 15443 15534 13764 13822 14454 Jasvar 4916 4772 4476 4441 4418 Møtt 4252 4073 3796 3706 3697 3. Antall studier og læresteder År 2010 2011 2012 2013 2014 Antall studier 1262 1309 1315 1321 1351 Antall læresteder 47 1 48 2 47 3 46 4 43 5 1 2 3 4 5 Fjellhaug internasjonale høgskole deltok for første gang i 2010 (3 studier) Høgskolen i Staffeldtsgate deltok for første gang i 2011 (3 studier) Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus var fusjonert NOROFF deltok for første gang i 2013 (6 studier). Høgskolen i Staffeldtsgate, Mediehøgskolen Gimlekollen og NLA var fusjonert UMB og NVH var fusjonert HiVe og HiBU var fusjonert UiT og HiF var fusjonert 4. Antall vurderingssaker og saker i klagenemndene År 2010 2011 2012 2013 2014 Antall vurderingssaker 684 516 622 552 618 Antall klagesaker i nasjonal klagenemnd (opptakssaker) 94 85 65 103 88 Antall klagesaker i felles klagenemnd (studentsaker) 41 50 47 60 72 15

IV. Styring og kontroll i virksomheten (Admin. Forvaltning kan vises til vertsinstitusjonens årsrapport. Gjennomføring av den faglige aktiviteten må dokumenteteres hvordan int. har styring og kontroll.) FSAT er en nyopprettet organisasjon. Høsten 2014 ble det gjennomført et prosjekt for internorganisering av FSAT. Prosjektet har utarbeidet en modell for intern avdelingsstruktur og det arbeides videre med å lage funksjons- og bemanningsplan for virksomheten. I den sammenheng jobbes det også med å lage et ansvars- og mydighetskart for den nye organisasjonsmodellen. Det planlegges at ny organisering av FSAT er implementert ved utgangen av 2015. Frem til da, følger den interne ansvars og oppgave fordelingen de opprinnelige organisatoriske linjene i de tre virksomheter: Samordna opptak, Samarbeidstiltaket FS og Seksjon for utvikling av nasjonale systemer. Øverste ledere for disse virksomhetene rapporterer til direktør for FSAT. FSAT er opprettet med hjemmel i universitets- og høyskolelovens 1-4 (4). Styret for senteret har det overordnete ansvaret for den faglige virksomheten og for de administrative oppgaver som er lagt til senteret, jf. vedtektene 5. Driften er lagt til Universitetet i Oslo, jf. universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd og avtale mellom Kunnskapsdepartementet og universitetet. FSAT følger dermed UiOs retningslinjer for personalforvaltning, HMS og anskaffelser. FSAT vil i 2015 kjøpe 1 årsverk fra UiO til områder HR og økonomi. Styret for FSAT har høsten 2014 arbeidet med å definere grenseoppgang mellom myndigheten for styreleder og direktør. Styret har utarbeidet en stillingsinstruks for direktør for FSAT. I 2015 foretas det en halvårig vurdering av styrets og direktørens arbeid (deretter foretas det en årlig evaluering). Evalueringen har en metodisk struktur. Det arbeides med videre avklaring av myndighetsforhold mellom Universitetet i Oslo og styret for FSAT. 16

V. Vurdering av fremtidsutsikter (Planer med virksomhetsmål og budsjett. Planer: virksomhetsmål og styringsparametre. Ambisjonsnivå mtp langsiktige strategier og mål og overordnede prioriteringer for 2015. Overordnet omtale og vurdering av forhold i og utenfor virksomheten som kan innvirke på virksomhetenes evne til å nå fastsatte mål og resultater (overordnet risikovurdering), og hvordan inst. forholder seg til disse - monitorering, oppfølg., tiltak. Vedtatte budsjett. Budsjettvirkning av overordnede prioriteringer må synliggjøres.) FSAT er etablert fra 1.7.2014 og prosessen å utarbeide målstruktur med virksomhetsmål og styringsparametre er ikke avsluttet. Prosessen å utarbeide en komplett målstruktur inngår i det strategiske arbeidet som styret for FSAT forestår våren 2015. Mål for FSAT Det er vedtatt følgende overordnede mål for FSAT gjennom Prop. 1 S (2014-2015): Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle og holde ved like studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Tjenestesenteret skal blant annet legge til rette for og gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. Gjennom organisasjonsprosjektet har man utviklet et helhetlig målbilde for organisasjonen. Et målbilde forstås som beskrivelsen av en ønsket fremtid for FSAT når det gjelder forhold som struktur, kultur, arbeidsmåter, roller, ledelse og styring mm. Målbildet for FSAT er fremkommet gjennom en bred prosess der alle ansatte har vært involvert før styret har vedtatt det endelige målbildet. Målbildet for FSAT er kategorisert i seks dimensjoner som dekker ulike aspekter ved den nye organisasjonen: tjenestesenterets rolle, tjenestesenterets leveranser, samspillet med brukerne, det indre liv, effektiv drift av organisasjonen, innovasjon og nyskapning. På bakgrunn av dette arbeidet har styret for FSAT vedtatt følgende overordnete mål for FSAT: Tjenestesenterets rolle FSAT skal forvalte, utvikle, vedlikeholde og drifte studieadministrative systemer og tjenester til beste for sine brukere. Sammenslåingen skal bidra til at FSAT fremstår som en tydelig aktør med et bredt samarbeid og stor gjennomslagskraft i samspill med sektoren. Dette innebærer at vi skal være aktive overfor eiere, brukere og UiO for å bygge gode relasjoner som sikrer et handlingsrom til å gjøre de mest hensiktsmessige valgene Våre leveranser FSAT skal levere raske leveranser med høy kvalitet til sine brukere. Sammenslåingen skal medføre en enda mer brukertilpasset leveranse som ser hele prosessen i sammenheng «fra vugge til grav» og med mulighet til synergi og bedre tjenester. 17

Samspillet med brukerne FSAT skal være en løsningsorientert samarbeidspartner som evner å fange opp og ivareta brukernes behov og ønsker. FSAT skal utfordre egne og brukernes etablerte rutiner når det er hensiktsmessig. Gjennom samspill med brukerne skal vi bidra til standardisering og effektivisering av sektoren. FSAT skal opptre forutsigbart, skape realistiske forventninger og begrunne sine prioriteringer. FSAT skal fremstå med nærhet og tilgjengelighet til brukere og samarbeidspartnere. Det indre liv FSAT skal ha et arbeidsmiljø som fremmer trivsel og arbeidsglede, samtidig som det er en kultur for resultatoppnåelse. FSAT sine ansatte skal gjennom sammenslåingen få utvidet oversikt over sitt ansvarsområde og tilgrensende felt. Ansatte skal få flere anledninger for kompetanseutvikling, da miljøet besitter mer variert og samtidig mer fullstendig kompetanse. Arbeidsmiljøet skal preges av frihet og fleksibilitet med mulighet for faglig utvikling. Effektiv drift av organisasjonen FSAT skal opptre med drifts- og kostnadseffektivitet gjennom hele organisasjonen. Vi skal legge vekt på å unngå dobbeltarbeid og gjenbruke løsninger der dette er mulig også utenfor egen organisasjon. Vi skal sikre at roller og ansvar er tydelig definert i organisasjonen og arbeide for å sikre at vi har felles rolleforståelse. Innovasjon og nyskapning FSAT skal ha god kapasitet (struktur og kultur) for innovasjon og nyskapning, og samtidig trekke veksler på innovasjonskraften hos brukere og samarbeidspartnere. FSAT skal være i front nasjonalt og internasjonalt med tanke på å utvikle og forvalte digitale arbeidsprosesser på det studieadministrative området. Det vedtatte målbildet danner grunnlag til styrets videre arbeid med strategi for FSAT. Hovedprioriteringer for 2015 Styret for FSAT har vedtatt følgende hovedprioriteringer for 2015: - Ferdigstille organisasjonsprosessen. - Utarbeide en strategi for det nye senteret. - Samlokalisering - Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. - Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk - Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 - Ferdigstille SO 3.0-prosjektet - Forvalte FS - Videreutvikle FS i henhold til plan - Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale - Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST - Arbeide med vitnemålsbanken 18

Ledelse, organisasjon og strategi Det er ansatt direktør for FSAT. Styret skal i desember vedta organisasjonsmodell for senteret. Første halvdel av 2015 vil det være fokus på utarbeidelse av funksjons- og bemanningsplaner og innplassering i stillinger. Det må i løpet av 2015 utarbeides en strategi for FSAT. Senteret skal samlokaliseres i løpet av 2015. Administrasjon og fellesoppgaver De administrative funksjonene har hittil blitt ulikt ivaretatt i SO og SUN/SFS. I 2015 må det etableres løsninger som sikrer at senterets administrative oppgaver blir ivaretatt på en effektiv og god måte. Det vil være et behov for samordning av oppgaver på tvers av de gamle enhetene. En del oppgaver må også ivaretas på et overordnet nivå. Eksempler er personvern og sikkerhet, kontakt med USIT/drift, besvarelse av høringsuttalelser og kontakt med KD og andre myndigheter og organisasjoner. NOM 2015 Opptaket til studieåret 2015/2016 planlegges gjennomført som tidligere år, med små endringer. SO 3.0 Ny søknad og ny applikasjon for studiumforvaltning er planlagt iverksatt for opptaket 2016. Dette må ferdigstilles og testes i løpet av 2015. Det åpnes for registrering av studier for NOM2016 i ny løsning i november 2015. Parallelt jobbes det med videreutvikling av øvrige applikasjoner i SO-systemet. 9,5 årsverk utvikling er foreslått brukt på SO, fordelt med 4 årsverk på SO 3.0-prosjektet og 5,5 på linja. FS, GAUS og RUST Brukerstøtte og systemvedlikehold foregår kontinuerlig for alle systemene. I 2015 vil en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilles og produksjonssettes. Dette omfatter Studentweb, Fagpersonweb, Søknadsweb, STAR og undervisningsmodul. Det arbeides også kontinuerlig med digitalisering av prosesser. I 2015 vil det spesielt være fokus på eksamensprosessen og digitalisering av karakterutskrifter og vitnemål. GAUS og RUST vil tas i bruk ved flere institusjoner. Styret prioriterer utviklingen av en vitnemålsbank, som vil gi stor besparing ved institusjonene, en god og etterspurt tjeneste for norske borgere, og kvalitetssikret informasjon til bruk i ansettelsesprosesser m.m. I tillegg vil styret tilby tjeneste for digitalisering av semesterkvitteringen til alle institusjoner, noe som gir en innsparing mangedoblet kostnaden med denne. 22 årsverk utvikling er foreslått brukt på FS, GAUS og RUST For detaljert informasjon om oppgavene for 2015, se vedlegg 2. 19

NVB Arbeidet med den nasjonale vitnemålsdatabasen består av fire elementer vedlikehold av kontrollmotoren innsamling av vitnemål bruk og videreformidling av vitnemål brukerstøtte til fylkeskommuner og videregående skoler I 2015 vil vi ferdigstille arbeidet med reimport av eksisterende vitnemål (forbedre datakvaliteten), og forøvrig vedlikeholde de eksisterende elementene. Levering av utviklingstjenester FSAT har avtale om levering av utviklingstjenester til CRIStin, NSD, UiO/UiB og UiO (Avdeling for Fagstøtte). Det er inngått avtaler for 10 årsverk. Fremtidige oppgaver I årene fremover ser vi for oss følgende større oppgaver: fullføre omskrivingen av SO-applikasjoner for å få alt over i nytt produksjonsmiljø erstatte fs-klienten med mer moderne løsninger utfasing av applikasjoner som bruker utdatert teknologi restrukturering av veiledningsmateriell for saksbehandlere Risikovurdering for FSAT Overordnet mål: Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle og holde ved like studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Tjenestesenteret skal blant annet legge til rette for og gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. Kritiske suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer for at FSAT skal kunne forvalte, utvikle og holde ved like studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler er i stor grad gjenspeilet i hovedprioriteringene for 2015: Ferdigstille organisasjonsprosessen Det vil være viktig for det nye senteret å få på plass ny organisasjonsstruktur hvor roller og ansvar er tydelig definert, og vi har felles rolleforståelse. Det er et mål at ny organisasjon skal kunne være operativ fra 1. juli 2015. Utarbeide en strategi for det nye senteret Det er nødvendig å utarbeide en strategi for å kunne arbeide samlet mot felles mål. Det tas sikte på å utarbeide en strategi i løpet av vårsemesteret. 20