Prosjekt Sykefravær i avdeling for bistand og omsorg Prosjekt knyttet til sykefravær i avdeling for bistand og omsorg
Skisse til forprosjekt Mandat: Utarbeide en prosjektplan for forebygging av sykefravær i Steinkjer kommune med spesielt fokus på bistand og omsorgstjenesten. Planen skal være ferdig innen 08.11.02 og må inneholde følgende punkter: 1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn 1.2 Mål 1.3 Rammer 2. Omfang og avgrensning 2.1 Oppgaveomfang/avgrensning 3. Organisering 3.1 Prosjektledelse 3.2 Øvrige roller 4. Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler 4.1 Beslutningspunkter 4.2 Oppfølging 4.3 Milepæler 5. Risikoanalyse 5.1 Kritiske suksessfaktorer 5.2 Kvalitetssikring 6. Gjennomføring 6.1 Hovedaktiviteter 6.2 Tids og ressursplaner 7. Økonomi 2
1. Mål og rammer 1.1 Bakgrunn. Steinkjer kommune har i likhet med resten av landet hatt en økning i sykefravær, og spesielt innenfor bistand og omsorg. Våren 2002 ble det gjennomført en enkel kartlegging av sykefravær i bistand og omsorgstjenesten. Lederne ble intervjuet, og det ble gjennomført en temadag om sykefravær med gruppeoppgaver og en oppsummering som kan være et godt utgangspunkt for å gå videre i dette prosjektet. Steinkjer kommune har etablert et prosjekt med det formål å redegjøre for konkrete tiltak for forebyggende tiltak og aktiviteter som på kortere og lengre sikt kan redusere framtidig sykefravær. Steinkjer kommune har inngått en samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv, og delmålene for denne avtalen bør inngå som en del av målene for prosjektet om sykefravær. Steinkjer kommune ønsker å få redusert sykefravær, og samarbeidsavtalen om et inkluderende arbeidsliv har som målsetting å få redusert sykefraværet med 20 % innen år 2005. Prosjektets formål er gjennom en bevisst satsing på fraværsforebyggende tiltak å få redusert sykefraværet med 10 % innen sommeren 2004. 1.2 Mål Prosjektets mål er å finne tiltak som på kortere og lengre sikt kan redusere framtidig sykefravær. Aktuelle tiltak a) Godt kartleggingsverktøy/ sykefraværsstatistikk som kan gi sammenlignbare tall fra oppstart til prosjektets slutt i Steinkjer kommune b) Velge ut flere tjenesteenheter for konkret gjennomføring av tiltak i forhold til å redusere fravær. c) Utvikling av arbeidsmiljø/medvirkning fra alle ansatte d) Samarbeide med andre kommuner for å kunne sammenligne sykefraværsutviklingen. 1.3 Rammer Prosjektleder i 100 % stilling. Prosjektet skal vare i 2 år. Målet for prosjektet et å redusere sykefravær i Steinkjer Kommune, med spesielt fokus på bistand og omsorgstjenesten. Gjennomføring av prosjektet fordrer at det er et samarbeide mellom flere, og aktuelle samarbeidspartnere er HMS- koordinator, ledere, Friskgården, trygdekontoret, fylkestrygdekontoret, A- etat, Arbeidslivssenteret, KLP, KS, fagorganisasjonene, verneombud, tillitsvalgte, og andre. Steinkjer Kommune har flere utviklingsveiledere, og det kan være aktuelt å bruke denne ressursen til oppfølging av spesielle tiltak. Det er avsatt noen økonomiske midler slik at det er mulig å starte enkle tiltak. Utfordringen ang. økonomiske midler for iverksetting av tiltak kan være å få frigitt økonomiske midler ved at faktisk sykefravær går ned. 3
2. OMFANG OG AVGRENSNING Prosjektet vil gjelde hele kommunen, men med klare begrensninger om tiltak til deler av kommunen. Primært er det bistand og omsorgstjenesten som er målgruppe for prosjektet, og det er da nødvending å velge tjenesteenheter som har høyt fravær, og som er interessert i å få bistand for å få redusert sitt sykefravær. 3. ORGANISERING 3.1. Prosjektledelse / arbeid med planlegging av prosjektet Prosjektleder startet i sin stilling 29.07.02, og har brukt tid til oppdatering og innhenting av erfaringsmateriale fra andre kommuner, idebank og andre nyttige kilder. Prosjektleder har tiltrådt eksisterende arbeidsgruppe for samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv. 3.2 Øvrige roller Organisering av prosjektet Prosjektleder foreslår følgende organisering av prosjektet: Prosjektansvarlig Karsten Saugestad Styringsgruppe AMU Prosjektleder Herdis Vangsnes Referanse gruppe Prosjektgruppe Navn på prosjektet HMS- gruppe HMS -gruppe HMS- gruppe HMS- gruppe Referansegruppe: Eksisterende arbeidsgruppe for IA Prosjektgruppe: Forslag om 2 tjenesteenhetsledere, 1 B/O sør og 1 B/O nord, 2 arbeidstakere, 1 fra Friskgården og 1 tillitsvalgt. 4
/ HMS grupper: Etablere HMS- grupper på de tjenesteenheter som skal gjennomføre arbeidsmiljøkartlegging og konferanse. Definisjon av hva som regnes som en tjenesteenhet/ eller deler av en tjenesteenhet vil variere avhengig av hva som er naturlig og riktig i hvert enkelt tilfelle. Arbeidstakerne bør føle tilhørighet til tjenesteenheten. HMS- grupper i de delprosjekt som startes. 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Prosjektansvarlig må godkjenne prosjektskissen, og det må besluttes om prosjektet skal iverksettes. Prosjektet må vurderes underveis om det skal fortsette eller ikke. Prosjektansvarlig beslutter avslutning ved prosjektets slutt. 4.2 Oppfølging Plan legges for faste statusmøter med prosjektansvarlig. Se milepælsoversikt. Det opprettes en arbeidsgruppe for prosjektet. 4.3. Milepæler Se milepælsoversikt. 5.1 RISIKOANALYSE. Prosjektet skal ta fatt i utfordringen med å forebygge/redusere sykefravær med spesielt fokus på bistand og omsorgssektoren. Det er mange som kan ha forventninger til dette, og det er det nødvendig å ha. Samtidig er det mange som vil være skeptiske til at dette prosjektet er iverksatt, da det er flere som utrykker holdninger om at det ikke er mulig å redusere sykefraværet uten at grunnbemanningen øker. Dette vil være en utfordring for prosjektet. Medarbeiderne er de viktigste aktørene for å få til reduksjon av sykefraværet, og derfor er det viktig at de tjenesteenhetene som skal delta i prosjektet vil noe endring på sin arbeidsplass. Klare forventninger til at prosjektet skal gi raske resultater med redusert sykefravær Hva er mulig å oppnå innenfor kommende reduserte budsjettrammer? Negativ holdning til at det nytter å jobbe med sykefravær Motstand fra tjenesteenheter om å bli kikket i kortene. 5
6.Gjennomføring/iverksetting av tiltak TIDSPLAN (mnd./uke) Hoved-aktivitet MND Okt Okt/ Nov. Nov. Nov. Des. Des. Des. Des. Jan. Jan. Jan. Jan. Febr. nov UKE 44/ 45/04. 46/11. 47/18. 48/25. 49/02. 50/09. 51/16. 52/23. 1/30. 2/ 06. 3/13. 4/20 5/27. Prosjektskisse Fraværsstatistikk/felles alle avd. Sykefraværsstatistikk/PO Kontakte NSF Kontakte Ressurssenteret Stjørdal Kartleggingsskjema/arb.miljø Prosjektmidlerhvor kan det søkes? Velge ut tjenesteenheter Statusmøter 6.11 4.12 8.01 Milepæler 02.12 16.12 23.12 20.01. Beslutningspunkt 08.11 6
6.1 Hovedaktiviteter/Aktuelle tiltak 1. Sykefraværsstatistikk a) Hvordan er dagens sykefraværsstatistikk? b) Kvartalsvis sykefraværsstatistikk fra aktuelle tjenesteenhet c) Arbeide med forbedring av kommunens rutiner for registrering av sykefravær d) Oversikter som viser aktive sykmeldte/ endring av uføretrygdede 2. Oppfølging av de sykmeldte a) Iverksette reviderte rutiner for oppfølging av sykmeldte b) Stimulere til økt bruk av aktiv sykmelding c) Fritak for arbeidsgiverperioden d) Utvidet rett til egenmelding gir det endring? e) Omplassering av sykmeldte IA f) Tilbakeføring av uføretrygdede - 3. Arbeidsmiljø kartlegging og oppfølging Arbeidsmiljøkartlegging av tjenesteenheter, med påfølgende konferanse for alle på tjenesteenhet Alle ansatte får et spørreskjema for kartlegging Oppfølging med arbeidsmiljøkonferanse Arbeidstakerne selv bli enige om mulige tiltak de ønsker å iverksette Prosjektleders rolle er å være pådriver og se til at tiltak iverksettes Arbeidsplassen/arbeidstakerne skal selv eie prosessen, og ha ansvar for innføring og oppfølging av tiltak 4. Konkrete tiltak Tilbud fra Dampsaga bad Friskgrupper hva finnes av tilbud i dag? Helseaktiviteter året rundt Flygeblad tips til aktiviteter, positive ord, og annet Holdningsskapende arbeid VI følelse hva er kommet ut av det- hva kan videreføres? Tjenesteenheter som skal være med i prosjektet utvelgelse med bakgrunn i sykefraværsstatistikk og ønske om å være med. Dra nytte av erfaringer som er gjort i Steinkjer Kommune hvor det konkret er gjort positive arbeidsmiljøforbedringer med reduksjon av sykefravær. 7. Økonomi Det er ikke avsatt innsatsmidler i prosjektet. Det skal undersøkes hvor det evnt. er mulig å søke midler på konkrete delprosjekt. Prosjektskissen må justeres og revideres underveis i prosjektet. En av suksessfaktorene er at prosjektet har en god forankring i hele kommunen, at det er et viktig satsningsområde for alle. 7