STRATEGISK AVTALE MELLOM BOTT ØKONOMI OG LØNN OG DIREKTORATET FOR ØKONOMISTYRING
1. FORUTSETNINGER Universitetet i Bergen (UiB), Universitetet i Oslo (UiO), Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet (UiT) og Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU), heretter omtalt som BOTT, har inngått avtale med DFØ om å bli kunde av DFØ fra 2021/2022. Det er besluttet at BOTT skal ta i bruk en felles standardisert løsning, og at dialogen med DFØ skal være koordinert fra BOTTs side. En viktig forutsetning for dette er at BOTT-institusjonene samarbeider om forenklede/standardiserte arbeidsprosesser. 2. OM DOKUMENTET Avtalen regulerer hvordan det strategiske samarbeidet skal gjennomføres. Avtalen regulerer videre prosessen for hvordan endringer og endringsforslag skal håndteres og definerer BOTTs påvirkningsmulighet. DFØs veikart vil være en del av denne avtalen. Dette veikartet vil være et vedlegg som oppdateres. Strategisk avtale vil bli revidert ved behov. 3. MÅLBILDE I et strategisk samarbeid med DFØ vil BOTT ha mulighet til å delta i DFØs etablerte samhandlingsarenaer med andre statlige virksomheter. Samtidig vil DFØ tilby en ny samarbeidsmodell som er skreddersydd til BOTT. Samarbeidet gjennomføres på ulike nivå i virksomhetene for å ivareta ulike hensyn, og deles inn i følgende hovedområder: Dialogmøte med strategiske kunder én gang i året på direktørnivå. Strategisk møte for BOTT to ganger i året på direktørnivå. Strategisk kundeoppfølging som sikrer tilstrekkelig løpende og helhetlig oppfølging. Driftsmøter som ivaretar driften innen de enkelte fagområder. Fagspesifikke møter som sikrer utvikling på tvers av prosessområder. Involvering i utvikling av nye løsninger, funksjonalitet eller teknologi. Foruten dialogmøte med strategiske kunder er alle ovennevnte møtearenaer kun mellom BOTT og DFØ. DFØ er ansvarlig for å kalle inn til alle møtearenaene. Dialogmøte for strategiske kunder Hensikten med møtet er å diskutere fremtidige utviklingsbehov innen økonomitjenester. DFØ vil initiere et nytt dialogmøte for de strategiske kundene hvor BOTT vil delta. DFØ ser at virksomheter som har komplekse behov, bred erfaring og god kompetanse innen økonomi og IT, kan delta aktivt i arbeidet med å utvikle DFØs løsninger. Her vil de som deltar høste nyttige erfaringer på tvers av sektorer og fagområder. DFØs ledelse vil delta på møtene. Deltakerne på dette møtet er virksomheter som ønsker å effektivisere tjenester og løsninger, og som er langt fremme i digitaliseringen av økonomiske prosesser. Digitaliserings- og effektiviseringsstrategier som diskuteres i dette møtet vil komme hele staten til nytte. Dersom det er hensiktsmessig vil også eksterne aktører inviteres. Dette kan være andre statlige virksomheter som ikke er kunde av DFØ, eller teknologi- og innovasjonsdrevne private aktører som kan inspirere til utvikling av tjenestene og teknologisk utvikling. Av DFØs eksisterende kunder deltar
bla.a. Skatteetaten, Bufetat, Politiet og Vegvesenet. Eksempler på aktuelle aktører som ikke er kunder av DFØ kan være, NAV, Forsvaret, Gartner, private selskaper (eks. innen bank, finans) og konsulentselskap (eks. Cap Gemini, Deloitte, PwC). Dialogmøtet vil bli gjennomført i juni. På dette møtet ønsker DFØ å få innspill til tiltak som kan innarbeides i neste års plan og budsjettprosess for DFØ. Strategisk møte for BOTT Det vil bli gjennomført strategiske møter på direktørnivå to ganger i året. Denne muligheten tilbyr DFØ særskilt for BOTT. Det første møtet gjennomføres i forbindelse med dialogmøtet som nevnt i kapittelet over. Det andre møtet gjennomføres i november/desember hvor DFØ presenterer sine utviklingsplaner, og BOTT kan komme med råd og synspunkter. I de strategiske møtene vil overordnet status i leveransen være tema. Andre tema vil være eventuelle større endringer i BOTT og DFØ, fremtidig teknologi og viktige samarbeidsprosjekter for å nå BOTT og DFØs målbilde, herunder gjennomgang av veikart. I tillegg vil dette være en arena for eskalering av viktige saker mellom BOTT og DFØ. Faste agendapunkter for de strategiske møtene avtales i det første møtet, men begge parter kan i tillegg foreslå tema/punkter til dagsordenen innen rimelig tid i forkant av hvert møte. Koordineringsteamene (jf. punkt om strategisk kundeoppfølging koordineringsteam) vil få ansvar for utarbeidelse av beslutningsgrunnlag som skal behandles i de strategiske møtene. Et fast punkt i de strategiske møtene er videreutvikling av leveransen fra DFØ til BOTT. Senest to uker før hvert møte skal BOTT oversende en liste over prioriterte tiltak som på kort og lang sikt er viktige for BOTT. Denne listen skal være gjenstand for dialog og diskusjon i møtet. DFØ skal etter hvert møte gi tilbakemelding om hvorvidt de foreslåtte tiltakene kan gjennomføres innenfor DFØs strategi eller ikke. Den videre oppfølgingen av tiltakene skjer i den strategiske kundeoppfølgingen. Strategisk kundeoppfølging - koordineringsteam Som en forlengelse av de strategiske møtene og driftsmøtene (forklares i neste avsnitt) vil det være behov for konkretisering av strategiske valg i form av løsningsbeskrivelser, gjennomføringsplaner og risiko. Det kan også være drifts- eller fagrelaterte problemstillinger som må bearbeides før en eventuell beslutning kan tas. BOTT får tildelt et eget koordineringsteam som vil ivareta den helhetlige kundedialogen på tvers av alle fagområder. Det må opprettes et tilsvarende team i BOTT. Disse teamene vil være kontaktpunkt om det er behov for eskalering, endring av avtale og planlegging av strategiske møter. Teamene vil i tillegg ha god kjennskap til BOTTs kjernevirksomhet og DFØs leveranser. Koordineringsteamene vil få ansvar for utarbeidelse av beslutningsgrunnlag som skal behandles i de strategiske møtene. Videre vil teamene være ansvarlig for å operasjonalisere de beslutninger og føringer som kommer fra de strategiske møtene, samt de beslutninger som kommer som en følge av strategiske føringer. Teamene vil ha jevnlig dialog med toppledelsen i BOTT og DFØ for å ivareta drift og utvikling.
Driftsmøter Driftsmøter skal gjennomføres jevnlig for å sikre kvalitet og forutsigbarhet i leveransene. Dette gjøres med eksisterende kunder av DFØ i dag. Det vil være naturlig at man i disse møtene evaluerer siste periode med oppetid på systemer, innmeldte problemstillinger, endringsønsker, statistikk på henvendelser fra BOTT og kvalitet på leveransen innen prosessene. Mottatte henvendelser fra BOTT blir analysert med tanke på utviklingstiltak og kompetansetiltak i DFØ. Planlagte oppgraderinger og vedlikehold, samt risiko for uforutsigbare hendelser og hvordan dette skal håndteres bør være tema i møtene. Deltakerne i driftsmøtene er personer som kjenner prosessene. Møtekanal og -frekvens avtales nærmere. Fagspesifikke møter DFØ kan tilby fagspesifikke møter, enten som faste møter eller med utgangspunkt i behov fra strategiske møter eller driftsmøter. DFØ gjennomfører slike møter med større kunder i dag. Disse møtene vil være av fagspesifikk karakter både innenfor de enkelte prosessene og på tvers av prosesser, og vil være et møtepunkt mellom fagpersoner der detaljer knyttet til fagområdene diskuteres og avklares. Fagspesifikke tema kan være teknologi, prosjekt, lønn, økonomimodell og kreditor- og debitorprosessen. Fagspesifikke avklaringer bør deretter behandles videre i driftsmøter, koordineringsteam og/eller på strategisk nivå, og kan danne grunnlaget for utviklingsaktiviteter. Disse møtene kan bidra til kompetanseheving både hos BOTT og DFØ. Involvering i utviklingsløp I DFØ er det besluttet at kunder alltid skal involveres i utvikling av nye løsninger. Før løsninger settes i produksjon skal kunder delta i behovskartlegginger, løsningsbeskrivelser og pilotdrift. BOTT vil også bli forespurt om slik deltakelse ut over de utviklingstiltak som blir spesifisert i de strategiske møtene.
4. GENERELLE BESTEMMELSER Rangerings- og motstridsbestemmelser De grunnleggende prinsippene for rangering- og motstridsbestemmelsene vil være følgende: - Strategisk avtale vil rangere foran de øvrige avtalene. - Samarbeidsavtalen vil ha forrang over Standardvilkårene. - Innføringsavtalen vil ha forrang over Samarbeidsavtalen. - Internt i alle avtaletypene vil endringskatalogen med endringer etter avtaleinngåelse ha forrang over den generelle avtaleteksten og de andre bilagene. Avtalens varighet Strategisk avtale gjelder fra den er signert og så lenge det består en Samarbeidsavtale mellom partene. Dersom partene er enige kan det gjøres endringer i avtalen. Alle endringer skal gjøres skriftlig og legges ved som endringsbilag. Tvister: Tvister eller uoverensstemmelser mellom partene etter denne avtalen skal først søkes løst mellom partene. Dersom dette ikke lykkes, skal uenigheten eskaleres til neste nivå oppover i linjen inntil enighet oppnås. Dette er i samsvar med alminnelig praksis i forvaltningen.
Sted og dato, / Kjell Bernstrøm. universitetsdirektør v/ Universitetet i Bergen Arne Benjaminsen universitetsdirektør v/universitetet i Oslo Frank Arntsen økonomi- og eiendomsdirektør v/norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Jørgen Fossland universitetsdirektør v/universitetet i Tromsø Hilde Singsaas direktør v/direktoratet for økonomistyring