Feilkostregistering Sluttrapport Byggfeil er en belastning for kundene, reduserer selskapets fortjeneste og skader byggenæringens omdømme!
1 Målsetting Feilkostregistering Prosjektets mål er å utvikle et verktøy som støtter viktige prosesser i det pågående kvalitetsarbeidet med å redusere antall byggfeil og skader i prosjektering, byggefasen og i årene etter at bygget er ferdigstilt og tatt i bruk. Ambisjonen er at verktøyet skal forenkle registrering og muliggjøre erfaringslæring i alle deler av byggeprosessen. Resultatmål: Redusere antall feil under bygging og i årene etter ferdigstilt bygg. Delmål: Utvikle metode og verktøy for effektiv registrering av feilkost under bygging, ved senere befaringer (1 og 3 år) og ut reklamasjonsperioden. Implementere metode og verktøy samt skaffe aksept for bruk og rapportering i vår organisasjon. Etablere rutiner og fora for effektiv tilbakeføring til rette avdeling, leverandør, underentreprenør eller prosjekt om konsekvensene av registrerte feil (konsekvenser kan være: utelate bruk av materiale, utvikling av standardløsninger, en liste over obs-punkter i forbindelse med en spesiell løsning etc.) Utarbeide totaloversikt over hvilke feil som gjøres og hvilke økonomiske konsekvenser de har. Identifisere og fjerne materialer, metoder og løsninger, som basert på prosjektenes erfaringer under bygging eller for byggeieren etter overtagelse oppleves som uegnet. Opplæring/kursing av ansatte i bruk av systemet og utvikle fokus på skadereduksjon basert på registrering, statistikk og effektiv erfaringstilbakemelding. Følge opp og registrere utviklingen over tid (etablere trend analyser).
2 Om prosjektet Feilkostnader utgjør betydelig beløp for byggebransjens aktører. Allerede i 1994 gjennomførte SINTEF Byggforsk en landsomfattende undersøkelse hvor en anslo at det årlig etterlates byggfeil for ca 5 % av omsetningen i bygg som overleveres. I tillegg fremkom det at næringen før overlevering retter opp byggfeil i samme størrelsesorden. Kundene får problemet byggenæringen omdømmetap Feil som oppdages etter overlevering blir et problem for kunden, og skader omdømmet til næringens bedrifter. Byggfeil går utover fortjenesten Alle feil som må rettes får direkte effekt på bedriftenes bunnlinje. Når omfanget blir stort er dette et bilde på holdninger som vi ikke ønsker oss. Prosjektet har derfor mange hensikter. Mange årsaker til mangelfull registrering En av utfordringene ved registrering av byggfeil og mangler (erfaringsdata) er at det ute i produksjonen oppleves som en høy terskel å melde fra. Årsakene kan være flere; - En har ikke skjema for hånden når en går runder på byggeplass, og glemmer å registrere når en kommer tilbake til byggeplasskontoret. - Det finnes ingen systematikk for rapportering, og det oppleves som lettere å reparere feilen enn å registre den. - Mange sier at det til en viss grad oppleves som en akseptert tradisjon at det gjøres feil. - En er redd for å rapportere feil av karrierehensyn Prosjektet har fokusert på å senke denne terskelen for å sikre best mulig erfaringsdata som igjen vil gi beslutningsunderlag for senere tiltak. Dette er bakgrunnen for at Skanska gjennomfører et utviklingsprosjekt for å etablere en systematisk feilregistrering med et egnet verktøy. Byggekostnadsprogrammet finansierer deler av prosjektet for å knytte Skanskas prosjekt til andre av programmets prosjekter hvor det arbeides med tilknyttede problemstillinger (Veien til riktig utførte bygg og Nasjonal database for byggkvalitet). Det er bl.a. ønskelig å få ut data om feil som rettes frem til overlevering. Erling Thune Holm Prosjektleder
5
3 Feilkostregistering Sammendrag Dårlige rutiner Byggebransjen har dårlige rutiner for å sikre at byggfeil blir undersøkt og fulgt opp. I de fleste tilfeller blir feil og mangler bare reparert, uten at noen lærer noe av dem. Verktøy som forenkler registrering Med bakgrunn i store tall på feilkostnader i byggebransjen, har Skanska hatt et mål om å utvikle et verktøy som forenkler feilregistrering og oppfølging, og som gjør brukeren i stand til å reparere og lære av egne feil og samtidig sikre at denne kunnskapen blir tilgjengelig for alle bransjens aktører. Målet var å utvikle system som gjør det enkelt å registrere: Feil Årsak Ansvarlig Kostnad og konsekvens PDA-verktøy Det er utviklet et PDA- verktøy som skal brukes på byggeplass og som skal være enkelt å benytte for den som skal registrere feil. Verktøyet testes i tre pilotprosjekter, og forbedringsarbeidet skal gjennomføres i samarbeid med pilotene i etterkant. Med bistand fra egne ansatte og bransjekolleger har vi klart det, og vi står nå foran den siste avgjørende tilrettelegging av programvaren før vi kan si at vi er endelig i mål. Viktig erkjennelse I søknaden til Byggekostnadsprogrammet, og i den innledende utviklingsfasen, ble det tatt for lett på integrasjonsutfordringer mot selskapets analyseverktøy Synergi og implementering. Implementering av nye verktøy må komme som støtte for prosesser selskapet allerede har - ikke omvendt.
Skanskas erfaringer Arbeidet med utviklingen av PDA-verktøyet, har bidratt til at flere i Skanska har fått et mer bevisst forhold til Feilkostregistering For perioden 2008 2010 har selskapet vedtatt en 0-feil strategi som fokuserer på 0-feil i hele prosjektperioden fra utvikling til ferdigstillelse. PDA-verktøyet vil være det som skal til for å få tilstrekkelig ledertrykk kombinert med etterspørsel etter løsninger i prosjektene. Verktøyet kunne etter prosjektleders oppfattning ikke lykkes bedre eller stått ferdig på et riktigere tidspunkt. I prosjektarbeidet er det fokusert på større prosjekter i regi av noen av landets største entreprenørselskaper, men PDA-verktøyet og systematikken vil enkelt kunne benyttes i alle typer byggeprosjekter. Dette fikk vi til: Utviklet metode og verktøy for registrering av feil og mangler i ettermarkedsfasen Videreutviklet metode og verktøy for registrering av feil og mangler under bygging. Utviklet database for håndtering av hver enkelt leilighet og prosjekt. (samordning av data fra byggefase, ferdigbefaring, ettårsbefaring, etc. i en felles database). Utviklet rutiner som sikrer tilbakeføring av erfaringer fra database til prosjektering, anskaffelse, kalkulasjon og egen avdeling for utvikling av standardløsninger (SPD). Utviklet opplæringsmateriell Gjennomført erfaringsworkshops for evaluering og justering av verktøy Erfaringsrapport Spredning av resultater gjennom fagpresse og foredrag Prosjektet viser med all ønskelig tydelighet hvor viktig kompetanse, fokus, holdninger og prosesser i et selskap er. Prosjektleder Erling C. Thune-Holm
8
4 Resultatrapport Feilkostregistering 9
Resultatrapport Feilkostregistering Prosjektet har utviklet et verktøy og en prosess for å registrere og vurdere feil som oppstår i produksjonsdelen av byggeprosessen. I Skanska som prosjektets eier er det gjennom arbeidet skapt økt bevissthet rundt at de store feilkostnadene faktisk betyr kroner og øre; - for ansatte (lønn, bonus), - for selskapet (resultat) - for byggherrer (pris og kvalitet på bygget) - og for deres kjøpere. Undervurderte utfordringene Vi har ikke levert alt vi beskrev i prosjektsøknaden fordi vi undervurderte utfordringene rundt åpenhet, kultur, prosess og kunnskap. Dette gjør at datagrunnlaget som hittil er samlet inn ikke er stort nok til å kunne si noe om trender, feilkategorier eller kostnader. Vi mener likevel at vi har levert et viktig resultat i forhold til at vi har startet en viktig kvalitetsprosses hos fire sentrale byggaktører Veidekke, Kruse Smith, Selvaag og Skanska). Prosjektet viser med all ønskelig tydelighet hvor viktig kompetanse, fokus, holdninger og prosesser i et selskap er. Alle disse faktorene må være rettet inn mot færre feil og økt kvalitet, før det gir resultater. Da vil man kunne oppnå tilfredse byggherrer, økt respekt for næringen, bedre oppfyllelse av samfunnskrav, høyere lønnsomhet i bedriften og økt stolthet hos de ansatte. Internt skal resultatene brukes til ytterligere å forbedre produktet for derigjennom å implementere de gode resultatene (implementering gjennom spredning av gode resultater og ønske om bruk). Videre skal byggherrer gis en bedre oversikt over vår produksjon og kvalitet. Over tid vil dette bli et virkemiddel i vår markedsføring overfor nye byggherrer. Utover det vil samarbeidet med Kruse Smith, Selvaag og Veidekke forstette sammen med utvikleren, QuickFeedback Systems. Vi vil alle 4 jobbe aktivt for å redusere feil og heve kvalitet i våre respektive selskaper. Vi har hatt fokus på å la programutviklere jobbe tett med fremtidige brukere og egen IT avdeling. Dette for å sikre utviklernes forståelse for vår hverdag og for å sikre at det som ble utviklet, sømløst kunne kommunisere med vår eksisterende IT plattform. 10
Implementering en stor utfordring Implementering i store selskaper er en stor utfordring. Ledelsesforankring er nødvendig og tar tid å sikre i en hektisk hverdag der det må prioriteres mellom mange gode prosjekter og forslag. Prosjektet undervurderte dette i utviklingsfasen, slik at når produktet var ferdig til testing i pilot, manglet til en viss grad denne ledelsesforankringen. Hardware ble også en utfordring. Windows utviklet nytt operativsystem i starten på 2007 og dette satte utvalget av mulige PDAer ned til et minimum. Det er fortsatt ikke gode nok produkter til en fornuftig pris på markedet. Prosess ble en tredje utfordring. Innføring av verktøy krever andre måter å jobbe på. Denne måten å jobbe på må på plass før verktøyet introduseres som et hjelpemiddel. O-feil i byggeperioden Skanska Norge vil i den kommende strategiperioden fokusere på 0-feil i byggeperioden, og dette vil understøtte et arbeid mot færre feil der verktøyet kan introduseres som hjelpemiddelet for å nå målet. En viktig utfordring vil på kort og lang sikt være; vårt kunnskapsnivå. Bruk av verktøyet viser at dette ble en større utfordring enn ventet! Det er naturligvis ikke slik at feil gjøres med viten og vilje, de gjøres fordi vi mangler - kjennskap til at det faktisk er feil. - kunnskapen for å unngå dem eller til å vurdere en foreslått løsning som risikofylt. Dette er et viktig funn og krever at det gjøres grep både i nasjonens utdanningsinstitusjoner og i byggebransjen. Videre er det viktig å fokusere på åpenhet og at registrering ikke gjøres for å finne hvem, men hva. Altså et fokus på hva som gjøres feil ikke hvem som gjør det. Underveis i vårt prosjekt har vi opplevd at det stadig oppleves som lettere å rapportere feil fordi selskapet, uavhengig av feilkostprosjektet, har fokusert på åpenhet som et av selskapets ønskede kulturtrekk. 11
Oppsummering Vi burde - fokusert mer på utfordringene rundt implementering og ledelsesforankring underveis, og sikret at vi hadde dette på plass samtidig med at produktet var klart til pilottesting. - gjort en kartlegging rundt kunnskap om feil, og dermed avslørt tidligere at dette er en kritisk faktor. - påbegynt arbeidet med kommunikasjon mot Synergi tidligere slik at det hadde vært mulig å demonstrere denne funksjonaliteten for ledelsen parallelt med pilottestingen. - fokusert mer på å få på plass den nødvendige prosessen parallelt med utviklingen av verktøyet. Flat struktur direkte og effektiv kommunikajson Prosjektet har hatt en flat struktur der prosjektlederen har vært prosjektleder og økonomiansvarlig, men hvor kommunikasjon i hovedsak har foregått mellom utviklere og brukerne. Hovedlinjene for utvikling, innhold, muligheter og ønsker har vært lagt i heldags workshops der alle i prosjektet har bidratt med sine ønsker og krav. Utvikler har hatt referat-ansvar fra disse samlinger, og referatene har vært rene arbeidsdokumenter med oppgaver for hver enkelt deltager. Utvikler har tilbrakt mye tid ute på prosjekter, og brukeren har kommet med direkte innspill som, hvis det har vært nødvendig, har vært avklart med prosjektleder og evt. IT-avd. før de har blitt hensyntatt. Prosjektsamarbeid med konkurrenter og andre BKP-prosjekt Prosjektet var i utgangspunktet et internt Skanska-prosjekt. Gjennom deltagelsen i Byggekostnadsprogrammet har prosjektet bl.a. medvirket i prosjektet Veien til riktig utførte bygg og etablert et godt samarbeid med bl.a. Veidekke, Selvaag og Kruse Smith om registrering og måling av feil. Økt produktivitet Vi har utviklet et måleverktøy, og står på terskelen til å implementere dette som igjen vil føre til bedre oversikt over prosjektet både økonomisk og i forhold til saksgang på registrerte feil. Bedre ledelse og ansvarliggjøring i alle ledd Gjennom driverne: Bevisstgjøring; mangfold og læring og Innovasjon/endringskompetanse. 12 Verktøyet bevisstgjør våre medarbeidere gjennom bruk på de klare kostnadskonsekvensene ved feil. Denne bevisstgjøringen vil bidra til raskere læring og bruk av riktigere løsninger med lavere risiko og kostnad. Det vil også bidra til forståelse for at nytenking må til dersom vi som bransje skal bedre vårt renommé.
6 Informasjon og kommunikasjon Bedriften Informasjon Næringen Samfunnet 13
Informasjon og kommunikasjon Byggekostnadsprogrammet måles på hvilke reelle endringer prosjektene i programmet har bidratt til. Informasjonsdeling med byggenæringen, og kommunikasjon med samfunnet er viktig for å synliggjøre disse endringene. Prosjekt Feilkostregistering har underveis hatt løpende kontakt med ulike målgrupper Kommunikasjonskanaler Foredrag Prosjektleder har gjennom prosjektets gang holdt mer enn 10 fordrag i forskjellige fora der ideen, utfordringer, resultater og samarbeid med andre entreprenører er videreformidlet. Media Prosjektet er omtalt i Byggmesteren, Byggeindustrien og Teknisk Ukeblad. Sluttrapporten Prosjektets resultater har form av et verktøy og en prosess. Prosessen vil man måtte innarbeide både gjennom lederskap og opplæring. Det vil bli utviklet hjelpemidler til innføringen som også vil kunne være tilgjengelig for andre. Verktøyet er utviklet og selges av Leksvik Teknologi (nytt navn: Quick Feedback), og er tilgjengelig for alle. Prosjektet vil medvirke i formidlingsarbeidet i regi av Byggekostnadsprogrammet. 14
7 Fakta om prosjektet Prosjekteier, Postboks 1175 Sentrum, 0107 Oslo Prosjektperiode Mars 2003 juni 2007 Prosjektomfang/Økonomi Total prosjektkostnad (egeninnsats og støtte) Kr 3 950 000,- hvorav Byggekostnadsprogrammet har støttet prosjektet med NOK 700 000. Fremdrift Fremdriftplanen, som ble lagt ved søknaden om prosjektstøtte, ble stort sett fulgt det første året. Dette var utviklingsfasen og alle aktiviteter som det var lagt opp til, ble gjennomført. Produktet ble utviklet innenfor de økonomiske og kvalitetsmessige rammene vi hadde forutsatt i søknaden. Parallelt med utviklingen oppstod det flere utfordringer enn vi hadde forutsatt, og store deler av dette hadde sin årsak i flere ønsker om funksjonalitet og muligheter for søkbarhet, samt utfordringer i forhold til kommunikasjon med Synergi. Synergi er Skanska Norges program for rapportering og oppfølging av HMS. Videre har det vist seg at implementering var en større utfordring enn vi hadde forutsatt i søknaden. Implementering og full utrulling var forutsatt å skulle være gjennomført innen utgangen av 2007, men er så vidt i gang. Full utrulling ligger minst et år unna. 15
Prosjektdeltagere Prosjektleder : Erling C. Thune-Holm Kunnskapsforvalter Skanska Norge, Postboks 1175 Sentrum, 0107 Oslo Telefon: 98 21 00 61 E-post: erling.thune-holm@skanska.no Mons Styrmo Leksvik Teknologi AS mons.styrmo@leksviktek.no Ivar Blikø SINTEF-MRB og Leksvik Teknologi AS ivar.bliko@leksviktek.no Gunnar Vist Nextcon gv@mindbuisiness.no Sverre Fossengen Regiondirektør Sverre.fossengen@skanska.no Svein Hoff Leder Ettermarked Oslo svein.hoff@skanska.no Marte Vamnes Prosjekteringleder marte.vamnes@skanska.no Ståle Haakull Anleggsleder stale.haakull@skanska.no Stein Overvik Driftsleder stein.overvik@skanska.no Odd Jarle Kleppe Prosjektingeniør odd.jarle.kleppe@skanska.no Erik Sandvik IKT erik.sandvik@skanska.no Øivind Pettersen Skanska Teknikk oivind.petterssen@skanska.no Vidar Berge KS Prosjektstyring vidar.berge@skanska.no Katrine Johansen Prosjektmedarbeider katrine.johansen@skanska.no Laila Nilsen Kontorleder ettermarked Oslo laila.nilsen@skanska.no Pål Sørensen Tømrer ettermarked Oslo, Arild Berglund Sikkerhetssjef HMS aril.berglund@skanska.no 16
Lisa Hårstad Prosjektingeniør lisa.harstad@skanska.no Marte Dille Skistad Prosjektingeniør marte.skistad@skanska.no Bendik Hardersen Prosjektingeniør bendik.hardersen@skanska.no Roland Haumann Anleggsleder roland.haumann@skanska.no Tore Håkon Strand Anleggsleder tore.haakon.strand@skanska.no Trond Stupstad Kruse Smith AS trond.stupstad@kruse-smith.no Petter Nøstdal Veidekke AS petter.nostdal@veidekke.no Eilert Myran Selvaaggruppen AS em@selvaag.no 17
18 Vil du vite mer om prosjektet ta kontakt med Erling C. Thune-Holm,. E-post: erling.thune-holm@skanska.no
Om Byggekostnadsprogrammet Byggekostnadsprogrammet Byggekostnadsprogrammet ble startet i 2005 og er et femårs FoU-program som er eid av Kommunal og regionaldepartementet (KRD) og rådet for Bygg, Anlegg og Eiendom (BAE-rådet). Den offentlige støtten for programperioden er på totalt 80 mill.kr. (16 mill. pr. år). Byggenæringen er forpliktet til å bidra med minst like mye. Programmets formål: Å heve kvaliteten på det som bygges og samtidig øke lønnsomheten i næringen. Programstyret har definert tre fokusområder: Bedre kundekompetanse Økt produktivitet Bedre ledelse og ansvarliggjøring i alle ledd Programmets ambisjon er å bidra til et kraftfullt kompetanseløft blant byggenæringens aktører, gjennom tverrfaglig prosjektsamarbeid. For alle prosjekter er det en forutsetning at kunnskap og dokumentasjon skal gjøres tilgjengelig for hele næringen uavhengig av de respektive prosjekteiere. I 2009 er Byggekostnadsprogrammet involvert i 40 prosjekter med deltagelse fra mer enn 150 ulike virksomheter. 19
Essendropsgate 3 Pb. 7187 Majorstuen, 0307 Oslo www.byggekostnader.no Fotobidrag: Per Olav Berg Terje Lunde Bachegruppen