Lønn 5.0. Nyheter og endringer fra System 4

Lønn 5.0 Nyheter og endringer fra System 4

Innholdsfortegnelse Innhold Huldt & Lillevik Lønn endringer fra System 4... 2 Arbeidsområdet... 2 Endre størrelse på arbeidsområdet... 3 Finn oppgave... 3 Verktøylinjen... 3 Bruke søkebilder... 4 Endring i skjermbilder... 6 Navigering i skjermbilder... 7 Lønnskjøringen... 8 Utvalg på rapporter... 9 Kort oversikt over bruken av systemet... 9 Ny og forbedret logg... 11 Huldt & Lillevik Lønn ny funksjonalitet... 11 Fast lønn/trekk på ansattgrupper... 11 Variabel konto... 13 Variable avsetningskonti... 14 Fordele fast lønn på kostnadsbærer... 16 Rutine for kontroll og registrering av skattekort levert... 18 Remittere til utenlandsk bank... 19 Lønnsslipp med engelsk tekst... 20 Altinn innsending... 20 Sende oppgaver via Altinn... 21 Fri rapportering... 23 Saldohåndtering... 24 Lønn på to år... 25 Kjøre lønn på nytt år før årsavslutning... 26 Registrere kompetanseinformasjon... 26 Dokumentarkiv på ansatte... 28 Fraværsregistrering... 30 02.09.2010 Copyright Aditro Side 1 av 30

Huldt & Lillevik Lønn endringer fra System 4 Arbeidsområdet Dette kapitlet beskriver de viktigste endringene fra Huldt & Lillevik System 4 til Huldt & Lillevik Lønn. Tittellinjen vises øverst i skjermbildet med informasjon om versjonsnummer, Kunde-ID, firmanavn og lønnsår. Menylinjen finner du under tittellinjen. Oppgaveliste finner du på venstre side. Du velger en oppgave i oppgavelisten ved å klikke aktuell mappe og deretter aktuell oppgave. Når du velger en oppgave vises denne til høyre i skjermbildet. Under Mine favoritter kan du bygge opp din egen meny ved å legge til oppgaver fra oppgavelisten. Høyreklikk på en oppgave under Oppgaveliste og velg Legg til mine favoritter. Hvis du vil fjerne en oppgave under Mine Favoritter høyreklikker du på oppgaven og velger Slett. Hvis du har en lisens med tilgang for å kjøre lønn på flere klienter kan du bytte mellom klienter under Velg klient. Kun klienter du har tilgang til vises i listen. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 2 av 30

Endre størrelse på arbeidsområdet Du kan justere størrelsen på arbeidsområdet ved å angi om oppgavelisten skal være fast, flytende eller skjult. Når oppgavelisten er fast ligger den alltid til venstre i skjermbildet. Ved å klikk endrer du fra fast til flytende oppgaveliste. Oppgavelisten vil da ligge skjult helt til venstre, og teksten Oppgaveliste vises vertikalt i skjermbildet. Når du beveger musepeker over teksten vil systemet vise oppgavelisten, og skjule den igjen når du går ut av listen. Ved å klikke kan du endre fra flytende til fast oppgaveliste. Finn oppgave Hvis du ønsker å skjule oppgavelisten helt klikker du. For å vise oppgavelisten velger du menyen Vindu Oppgaveliste. For enklere å finne frem til en oppgave i oppgavelisten kan du søke på alle oppgaver i systemet. Høyreklikk i menyen og velg Finn oppgave. Verktøylinjen Skriv inn oppgaven du søker etter. Når du har funnet frem til oppgaven du søkte etter trykker du [Enter]. Systemet går til oppgaven og åpner skjermbildet for denne i et nytt vindu. De fleste skjermbildene i systemet har en verktøylinje. Her ser du verktøylinjen under Kartotek Personer. Valgene i verktøylinjen kan variere da tilgjengelig funksjoner er forskjellig i ulike skjermbilder. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 3 av 30

Beskrivelse av valg i verktøylinjer Verktøy Valg Verktøy Valg Gå til første Angre Gå til forrige Skriv ut Gå til neste Gå til siste Ny Lagre Slette Skru på/av beregning Eksportere rapport til Excel Hent dokumentmal Brev/avtale Åpner hjelp om skjermbildet Eksporter fra kartotek Importere til kartotek Gå til Juridisk Atlas (WEB) Utfør Eksportere rapport til PDF Sende rapport på e-post Bruke søkebilder I alle kartotek, samt enkelte skjermbilder under periodens lønn, finner du mappen Søk. Du bruker denne når du skal søke opp registreringer i kartotek, eller ønsker å eksportere opplysninger fra kartotek. Som standard vil søkebilder vise Nr og Navn. Du kan legge til flere felt i listen ved å høyreklikke i tabellen og velge Flere felt. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 4 av 30

Velg aktuelle felt ved å merke feltet og klikk Bruk. Høyreklikke i tabellen og velge Skjul flere felt når du har lagt til ønskede felt. Klikk på kolonneoverskriften for å velge hvordan du skal sortere listen og hvilket felt du vil søke på. Skriv inn verdien du vil søke på i feltet og trykk [Enter]. For å søke på en tekst hvor som helt i feltet starter du søket med %. For å endre rekkefølgen på kolonner, klikker du aktuell kolonne, drar og slipper på stedet du ønsker kolonnen skal flyttes til. Du kan definere utvalg slik at listen kun viser utvalgte registreringer. Plasser musepekeren i kolonnen du skal gjøre utvalg på. Høyreklikke og velge Sett filter. Du velger hvilke registreringer som skal vises ved å angi fra- og tilverdier eller enkeltverdier som skal med. Du angir bindestrek mellom fra- og tilverdiene og blank mellom forskjellige angivelser. For å kun ta med verdier som innholder en tekst hvor som helt i feltet starter du søket med %. Eksempel på utvalg Betydning 10 Ta med registreringer med verdien 10 i feltet. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 5 av 30

10 20 Ta med registreringer med verdien 10 eller 20 i feltet. 10-20 Ta med registreringer som har verdi fra og med 10 og til og med 20 i feltet. %lønn Ta med registrering som innholder verdien lønn i feltet. Angi registreringer som skal være med i utvalget og klikk OK. For å fjerne utvalget plasserer du musepekeren i kolonnen du har definert utvalg på. Høyreklikke deretter i kolonnen og velge Fjern filter. Endring i skjermbilder Flere av skjermbildene i systemet er endret for å gjøre registreringen enklere og mer effektiv. Dette gjelder blant annet skjermbildene under person- og personalopplysninger, firmaoppsett og lønnsarter. Under Kartotek Personer og mappen Telefon/E-post er alle opplysninger om ansattes telefonnummer og e-post adresser samlet. Når du definerer at en ansatt skal ha lønnslipp på e-post velger du hvilken e- post adresse du skal benytte ved distribusjon av lønnsslippen. Under Kartotek Personalopplysninger og mappen Familie kan du nå definere flere pårørende pr ansatt. I feltet Relasjon definerer du hvilken relasjon personen har til den ansatte. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 6 av 30

For å legg til flere ansatte trykker du [PIL NED] når du står på en linje i tabellen nederst. Navigering i skjermbilder I Huldt & Lillevik Lønn kan du ha flere skjermbilder oppe samtidig. Når du åpner et nytt skjermbilde legger dette seg øverst. På toppen av hvert skjermbilde vises en tab med navn på skjermbildet. Du bytter mellom skjermbilder ved å klikke på aktuell tab. Du lukker et skjermbildet ved å klikke eller trykke [Esc]. Når du lukker et skjermbilde går du tilbake til forrige aktive skjermbilde. Hvis du ønsker å lukke alle åpne skjermbilder velger du menyen Vindu Lukk Alle. Når du står i et felt (ikke i tabeller) som har et underliggende register kan du opprette nye poster i registeret direkte. Dette gjelder for eksempel hvis du ønsker å opprette en ny avdeling når du registrerer på en person i oppgaven Kartotek Personer. Ved å klikke til høyre for feltet vises avdelinger i registeret. Ved å klikke Opprette ny åpner systemet avdelingsregisteret, og du kan opprette en ny avdeling. Når du lagrer går systemet tilbake til personbildet og setter inn avdelingen du har opprettet på personen. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 7 av 30

Lønnskjøringen Rutiner for lønnskjøring er endret for å gjøre registreringen enklere og mer effektiv. I oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person kan du velge å skru av beregningen ved å klikke. Dette gjør registreringen enklere hvis du har mange påslagsarter. Klikk på nytt for å skru på beregningen igjen. Hvis du ønsker at systemet skal foreslå forrige kostnadsbærer når du registrerer transaksjoner, høyreklikker du i aktuelt kolonne og velger Kopier kostnadsbærer fra forrige linje. Mellom tabellen for registrering og summering på personen finnes en skillelinje, eller enn såkalt splitter. Når du beveger musen over linjen endres musepeker til en opp/ned pil. Du kan da endre størrelsen på tabellen du registrerer i. Dette er nyttig når du har mye data på en person. I oppgaven Periodens lønn Lønnsrapporter kan du bestille alle lønnsrapporter for en lønnskjøring samlet. Ved å klikke bak aktuell rapport kan du definere parameter for den enkelte lønnsrapporten. Systemet vil huske disse parametrene inntil du eventuelt endrer de igjen. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 8 av 30

Utvalg på rapporter Hvis du ønsker å skrive ut kun en rapport klikker du i mappen Enkeltrapporter og bestiller rapporten derfra. Ved utskrift av rapporter kan du gjøre oppslag på felter du skal ha utvalg på. Klikk bak aktuelt felt. Systemet velger at alle registreringer skal skrives ut. Hvis du ønsker å skrive ut kun enkelte registreringer klikker du Merk Ingen, og merker deretter registreringen du vil skrive ut. Kort oversikt over bruken av systemet Hvis du vil Klikker du... eller trykker Velge en oppgave i oppgavelisten Velge et menyvalg i menylinjen Lukke vinduet og gå til oppgavelisten Se emnene i hjelp på skjermen aktuell mappe, og dobbeltklikker aktuell oppgave menylinjen og klikker menyvalget eller Hjelp i menylinjen og klikker Innhold og stikkordregister [Alt]-tasten, samtidig som mappens understrekede bokstav, går til aktuell oppgave med piltastene, trykker [Enter] [Alt]-tasten samtidig som menyens understrekede bokstav, trykker understreket bokstav i menyvalget [Alt + M] eller [Ctrl+F4] [Alt, J, I] 02.09.2010 Copyright Aditro Side 9 av 30

Hvis du vil Klikker du... eller trykker Se hjelp om vinduet du [F1] står i Velge kommandoer (knapper) i et vindu knappen [Alt] samtidig som understreket bokstav Finne en registrering klikker i mappen Søk. [Ctrl+F] når du står i feltet du skal søke på Bla til neste/forrige [PIL OPP] og [PIL og registrering NED] når du står i søkefeltet Bla til første/siste registrering og [Ctrl + Home] og [Ctrl + End] når du står i søkefeltet Opprette en ny [Ctrl+N] registrering Lagre endringer [Ctrl+S] Slette en linje i et høyreklikk og velg [Ctrl+Delete] lønnsregistrerings-vindu Slett linje. Angre endringer [Esc] Utføre en oppgave [Ctrl + U] Skrive ut opplysninger [Ctrl+P] (når du står i et vedlikeholdsvindu) Åpne en dokumentmal [Ctrl + W] (brev/avtale) i Word Eksportere en rapport til Excel Eksportere en rapport til PDF Sende en rapport på E- post Slette registreringer [Ctrl+Delete] Gå til neste felt feltet [Enter] eller [Tab] Gå til forrige felt feltet [Shift+Tab] Gå til et bestemt felt feltet Når du peker på en knapp i verktøylinjen, ser du en beskrivelse av hva knappen utfører. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 10 av 30

Ny og forbedret logg Huldt & Lillevik Lønn har ny og forbedret rutine for logging av endringer som gjøres i systemet. Alle hendelser som blir utført i oppgaver, samt innog utlogging i systemet blir logget. Ved utskrift av loggen i oppgaven Rapporter Systemrapporter Logg kan du velge å gjøre utvalg på loggtype og oppgave. Dette gjør det enklere å søke seg frem en spesifikk hendelse. Du har følgende valg: Loggtype Alle Logget inn/logget ut/forsøk på innlogging Beregninger (Lønnsberegning/Godkjenning) Utfør (Beregning og utskrift) Endringer/Opprettet/Slettet register/import Endringer/Opprettet/Slettet transaksjon Beskrivelse Skriver ut alle hendelser fra loggen. Skriver ut navn og tidspunkt for innlogging/utlogging, inkludert mislykkede påloggingsforsøk. Skriver ut alle, eller velg kun beregning/ godkjenning under Oppgave. Skriver ut alle, eller velg aktuelle utførte oppgaver ( ) og rapporter under Oppgave. Skriver ut alle, eller angi oppgavevalg du ønsker å rapportere fra under Oppgave. Skriver ut alle, eller angi oppgavevalg du ønsker å rapportere fra under Oppgave. Huldt & Lillevik Lønn ny funksjonalitet Dette kapitlet beskriver ny funksjonalitet som tidligere ikke har vært tilgjengelig i Huldt & Lillevik. Fast lønn/trekk på ansattgrupper For å forenkle registrering og vedlikehold av fast lønn/trekk kan du registrere faste transaksjoner på ansattgruppe. Når du tar i bruk denne funksjonen oppnår du følgende fordeler: Systemet registrerer automatisk lønnsarter på ansatte under Kartotek Fast lønn/trekk. Når du registrerer en nyansatt som tilhører ansattgruppen vil systemet automatisk registrere lønnsarter fra ansattgruppen på den ansatte. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 11 av 30

Når du legger til, endrer eller sletter lønnsarter fra ansattgruppen, blir endringene automatisk oppdatert på alle personer i ansattgruppen (med mindre de er utelukket fra en lønnsart). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Fast lønn/trekk på ansattgrupper under Systemoppsett. 3. Klikk. 4. Velg oppgaven Kartotek Ansattgrupper og klikk i mappen Fast lønn/trekk. Hent opp ansattgruppen du skal registre på. 5. Registrer lønnsarter som systemet skal aktivere på personer i denne ansattgruppen. 6. Hvis du ønsker å utelukke en lønnsart på enkelte personer i gruppen gjør du følgende: a) Klikk feltet Alle på aktuell lønnsartlinjen. b) Du får opp en dialogboks med alle personer som tilhører denne ansattgruppen. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 12 av 30

Variabel konto c) Merk personer som ikke skal ha denne lønnsarten under Valgte personer og klikk. d) Klikk OK. 7. Klikk når du er ferdig. Du kan sette opp lønnsystemet slik at du kan registrere faste og periodiske transaksjoner til variabel konto. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Variabel konto under Systemoppsett. 3. Klikk. 4. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. Velg Variabel i feltet Type til høyre for konto. 6. Klikk. 7. Velg oppgaven Kartotek Lønnsart. På lønnsarter hvor skrivemerket skal stoppe i felt konto ved registrering, gjør du følgende: a) Merk feltet Konto under gruppen Registrere. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 13 av 30

b) Klikk. I oppgavene Periodens lønn Registrere pr. person vil skrivemerke stoppe i feltet Konto når du benytter en lønnsart som er definert for registrering av variabel konto. Det samme gjelder i følgende oppgaver: Periodens lønn Registrere pr. lønnsart Kartotek Fast lønn/trekk Kartotek Fast lønn/trekk på ansattgruppe Kartotek Oppstartsverdier Variable avsetningskonti Du kan sette opp systemet slik at avsetningskonti for feriepenger og arbeidsgiveravgift kan være forskjellige pr avdeling eller prosjekt. Systemet fordeler da avsetninger i henhold til det kontosettet som er valgt på transaksjonens avdeling eller prosjekt. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Variabel konto under Systemoppsett. 3. Klikk. 4. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 14 av 30

5. Velg hvilken dimensjon du skal fordele avsetninger på ved å merke feltet Avdeling eller Prosjekt under gruppen Avsetninger spesifisert pr. I dette eksemplet har vi valgt variabelt kontosett pr avdeling. 6. Klikk. 7. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærere Konti. Gjør følgende for å opprette konto du skal benytte i kontosett(ene). a) Klikk. b) Skriv inn kontonummer og navn. c) Velg hvordan kontoen skal spesifiseres. d) Klikk. 8. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærere Kontosett. Opprett kontosett som følger: a) Klikk og skriv inn nr og navn på kontosettet. b) Registrerer inn kontonummer for alle avsetninger. Klikk eller trykk [Ctrl + F] for oppslag. c) Klikk. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 15 av 30

9. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærer Avdeling og hent opp aktuell avdeling. 10. Velg hvilket kontosett du skal benytte for denne avdelingen i feltet Kontosett avsetninger. 11. Gjenta punkt 10 for alle avdelinger. Fordele fast lønn på kostnadsbærer Hvis du har ansatte som skal fordele sin lønn på ulike kostnadsbærere, kan du kan sette opp systemet slik at lønnen blir automatisk fordelt. Dette kan for eksempel være aktuelt hvis en ansatt deler sin stilling mellom flere avdelinger. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Fast lønn fordelt på kostnadsbærere under Systemoppsett. 3. Klikk. 4. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Oppsett kostnadsfordeling. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 16 av 30

5. Kontroller at kostnadsbæreren du skal fordele fast lønn på har Variabel i feltet Type. I dette eksemplet har vi valgt å fordele på avdeling. 6. Klikk. 7. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk. Merk linjen du skal fordele. Angi kostnadsbærer (i dette eksemplet avdeling) og andel av fastlønn for hver kostnadsbærer. Summen av andeler må være 100 %. 8. Gjenta punkt 7 for alle linjer som skal fordeles. 9. Klikk. I oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person viser systemet grunnlaget og fordeling på hver sin linje. Fordelte lønnsarter er låst for redigering. Hvis du endrer beløpet på en linje hvor grunnlaget ligger (i dette eksemplet lønnsart 1 Fast lønn) blir den prosentvise fordelingen endret i henhold til dette. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 17 av 30

Rutine for kontroll og registrering av skattekort levert Du kan sette opp systemet for enklere å ivareta kontrollen med at de ansatte leverer skattekort. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk mappen Parametre. 2. Merk feltet Skattekort levert og klikk. 3. Når en person lever skattekort har du 2 muligheter: a) Velg oppgaven Kartotek Personer. Hent opp aktuell person, kontroller og registrere eventuelle nye skattekortopplysninger. Merk deretter feltet Skattekort levert. b) Velg oppgaven Kartotek Skattekortopplysninger. Rediger innholdet i alle felter fra skattekortet direkte i tabellen og merk feltet Skattekort levert. Hvis du merker feltet Vis kun skattekort ikke levert får du raskt en oversikt over hvilke personer som ikke har levert sitt skattekort. Systemet nullstiller feltet Skattekort levert (merke fjernes) når du overfører til nytt år. Dermed starter du med blanke ark og har kontroll på at alle ansatte leverer nytt skattekort i forbindelse med hvert årsskifte. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 18 av 30

Remittere til utenlandsk bank Hvis du har ansatte som skal ha utbetalt sin lønn til en utenlandsk bankkonto må du sette opp systemet for dette. Det er kun formatet Telepay 2.01 som er støttet. Personer med utenlandsk bannkonto må ha gyldig BIC (SWIFT) og IBAN nummer. Fremgangsmåte: 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Parametre. 2. Merk feltet Remittering utland. 3. Velg oppgaven Kartotek Personer. Gjør følgende på alle personer med utenlandsk bankkonto: a) Påse at nøyaktig adresse er angitt. Adressen er med i remitteringsfilen og der viktig at denne er komplett. b) Velg Utenlandsk bankkonto i gruppen Bankkonti og oppgi BIC og IBAN. Lage remitteringsfil fremgangsmåte: Når du overfører betaling til utenlandsk bankkonto må du benytte formatet Nettbedrift Telepay. 1. Kjør lønnsberegning på vanlig måte. 2. Skriv ut banklisten i oppgaven Periodens Lønn Lønnsrapporter. Velg Nettbedrift Telepay i feltet Remittering til. 3. Registrer opplysningene til betalingsformidleren. Husk å oppgi hvem som skal dekke omkostninger for betalinger i Norge/utlandet. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 19 av 30

4. Skriv ut banklisten. Utbetalinger til utenlandske bankkonti blir spesifisert på egen liste. 5. Lag remitteringsfil og overfør til bank på vanlig måte. Lønnsslipp med engelsk tekst Altinn innsending I oppgaven Rapporter Lønnsrapporter og Lønnsslipp kan du velge lønnsslipp med engelske ledetekster. Dette gjelder for formularene Blankt papir laser og Blankt papir laser, uten raster. Disse formularene er tilgjengelig uavhengig av om funksjonen for remittering utland er skrudd på. I Huldt & Lillevik lønn sendes oppgaver via Altinn direkte fra lønnssystemet. Du må sette opp lønnssystemet og registrerer datasystem ID og passord på brukerne før du kan sende oppgaver via Altinn. Fremgangsmåte: 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett integrasjon. 2. Når du genererer oppgaver til Altinn kan du velge å sende disse direkte eller via skjermbildet Altinn innsending i lønnssystemet. Dette velger du under rammen Sende skjema automatisk ved generering. Vi anbefaler at du velger Nei i dette feltet. 3. Velg menyen Fil Bruker. 4. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn: a) Merk feltet Tilgang Altinn portal. b) Under Påloggingsinformasjon for bruker i Altinn portal oppgir du fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved pålogging til Altinn portalen. Denne informasjonen MÅ registreres når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig signert. c) Under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn portal oppgir du datasystem ID og passord som systemet skal benytte ved innsendelse for denne klienten. 5. Hvis du har flere klienter og skal benytte samme datasystem ID og passord på alle klientene, registrerer du datasystem ID og passord, og klikker Oppdater alle klienter. 6. Hvis datasystem ID og passord er forskjellig på klientene, merker du aktuell klient i listen, registrerer datasystem ID og passord, og klikker Bekreft. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 20 av 30

Sende oppgaver via Altinn Her beskrives innsendelse av terminoppgave via Altinn. En fullstendig beskrivelse av innsendelse av lønns- og trekkoppgaver, SSB fraværsstatistikk og SSB lønnsstatistikk finnes i hjelpefilen til Lønn 5.0. Fremgangsmåte: 1. Påse at all lønn som skal med på terminoppgaven er godkjent. 2. Velg oppgaven Rapporter Terminlister Terminoppgave. 3. Velg aktuell termin. 4. Velg oppgavetype. Du benytter oppgavetype som følger: Hovedoppgave Er satt som standard, og er det du vanligvis skal benytte. Korrigert oppgave Velg denne du hvis du skal sende inn en ny terminoppgave som erstatter en allerede innsendt oppgave. Tilleggsoppgave Velg denne hvis oppgaven du sender inn er et tillegg til allerede innsendt oppgave. Tilleggsoppgave skal kun benyttes dersom du har flere klienter som er registrert med samme organisasjonsnummer. Kun en av klientene kan innberettes med Hovedoppgave. Vi anbefaler da at du velger Hovedoppgave på den første klienten du sender for aktuell termin, og Tilleggsoppgave på de(n) andre klienten(e). 5. Merk av hvilke rapporter du skal skrive ut. 6. Klikk og terminoppgaven beregnes. Kontroller at utskriften av terminoppgaven på papir er korrekt. 7. Klikk for å lage filen til Altinn. Hvis du valgte Ja til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, overfører systemet filen direkte til Altinn. Hvis det er feil i filen kommer du inn i skjermbildet Altinn innsending. Hvis du valgte Nei til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, åpner systemet Altinn innsending hvor du kan sende filer. 8. I menyvalg Verktøy Altinn Altinn innsending merker du aktuell terminoppgave og klikker Send. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 21 av 30

Litt om mulighetene i skjermbildet Altinn innsending Utvalg på klient Her kan du velge hvilke klienter du vil vise oppgaver for. Utvalg på oppgavetype Her kan du velge hvilken oppgavetype du vil vise. Status Her kan du velge hvilken status oppgaver som vises skal ha. Send Klikk for å overføre oppgaver som er merket. Hent status Når du klikker kobler systemet seg mot Altinn portalen og henter statusen for oppgaven som er merket. Slett Klikk for å slette oppgaver som er merket. Merk oppgaver i skjemaoversikt Klikk på en linje i oversikten for å merke en oppgave. Klikk for å velge alle oppgavene. Når du merker alle oppgavene endrer knappen navn til. Klikk knappen for å oppheve merking på oppgaver. Feilsøking Velg aktuell oppgave og klikk. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 22 av 30

Skjemaoversikt Hendelser på skjema Oppgaven blir sendt og ligger under i arbeid i Altinn portalen. Logg inn på www.altinn.no, velg Min arbeidsliste og hent opp innsendelse. Klikk Kontroller skjema og du vil se hva som er feil i innsendingen. Her vises alle oppgaver og status for disse. Høyreklikk på en oppgave for å vise underliggende data. Her vises hendelser for skjema som er merket under skjemaoversikt. Høyreklikk på en oppgave for å vise hendelsesdata. Fri rapportering Med utgangspunkt i standard lønnsrapporter kan du lage eget oppsett hvor du definerer sortering, gruppering og utvalg for lønnsrapporter. 1. Velg oppgaven Rapporter Lønnsrapporter Fri rapportering. 2. Velg hvilken rapport du vil benytte som utgangspunkt i feltet Rapporttype. 3. Velg hvilke felter du skal skrive ut på rapporten. Velg aktuelt felt under Tilgjengelige felt og klikk. For å velge alle felter klikker du. 4. Velg hvordan rapportene skal grupperes (bruddsum). Velg aktuelt felt under Gruppering og klikk. 5. Klikk mappen Utvalg for å definere utvalg for rapporten. 6. Velg eventuelt mappen forhåndsvisning. Klikk for å skrive ut rapporten. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 23 av 30

7. Hvis du ønsker å lagre oppsettet for rapporten til senere klikker du Lagre. Saldohåndtering 8. Skriv inn navn og trykk OK. Rapporten blir da tilgjengelig under Rapporttype. Saldohåndtering gir deg mulighet til å håndtere ulike saldoer. Den viktigste funksjonen for saldohåndtering er timebank, men rutinen kan også benyttes til for eksempel reisekasse eller royalties. 1. Velg oppgaven Kartotek Saldohåndtering. 2. Klikk. 3. Skriv inn Nr og Navn. 4. Velg om systemet skal summere Antall eller Beløp i feltet Type. 5. Merk feltet Nullstille ved årsskifte hvis du ønsker at systemet skal nullstille saldo ved overføring til nytt år. 6. Hvis du ønsker et varsel når saldoen har nådd en grensen registrerer du antall/beløp i feltet Grenseverdi og angir en Varseltekst. Varsel blir gitt ved lønnsberegning og på beregningsjournalen. 7. Velg hvilke lønnsarter som skal legges til saldo, og hvilke som skal trekkes fra. 8. Klikk. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 24 av 30

9. Saldohåndtering kan registreres på ansattgruppen eller på hver enkelte ansatt: a) Hvis du skal registrere saldohåndtering på hver enkelt ansatt velger du oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk og klikker mappen Saldohåndtering. b) Hvis du skal registrere saldohåndtering på alle i en ansattgruppe velger du oppgaven Kartotek Ansattgruppe og klikker mappen Saldohåndtering. 10. Registrere saldohåndtering på aktuelle personer. Hvis personen har en startverdi ved oppstart registrerer du denne i feltet Startverdi. Du kan eventuelt overstyre grenseverdi pr ansatt. 11. Klikk. I oppgaven Periodens lønn Registrere pr person viser systemet saldoen nederst i skjermbildet. Systemet oppdaterer saldo automatisk når du registrerer lønnsarter som skal legge til eller trekkes fra saldoen. Lønn på to år Du kan sette opp systemet slik at du kan kjøre lønn på 2 år samtidig. Dette gir deg mulighet til å kjøre lønn på nytt år før årsoppgjøret for inneværende år er avsluttet. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Parametre. 2. Merk feltet To år samtidig under rammen Systemoppsett. Du får opp en melding: 3. Velg Ja for å aktivisere nytt år. Systemet tar automatisk en sikkerhetskopi av dataene på klienten. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 25 av 30

Kjøre lønn på nytt år før årsavslutning Når du har åpnet for 2 år kan du registrere/endre data og kjøre ny lønn for neste år. 1. Velg oppgaven Kartotek Offentlige satser og kontroller satsene for neste år. 2. Hvis du skal endre faste lønnsdata velger du oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk eller Kartotek Ansattgruppe og mappen Fast lønn/trekk. Endringer du registrerer her vil kun gjelde for neste år. 3. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. Påse at du har valgt neste år (i dette eksemplet 2010) i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. Du kan alternativt registrere periodiske transaksjoner i oppgaven Periodens lønn Registrere pr. lønnsart eller importere i oppgaven Periodens lønn Importere Lillevik. Husk å påse at du har valgt nest år i feltet År. 4. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. Velg neste år (i dette eksemplet 2010) feltet bak Periode og kjør lønnsberegning. 5. Skriv ut aktuelle rapporter fra lønnskjøringen, og godkjenn på vanlig måte. Registrere kompetanseinformasjon Du må definere registre for de kompetanseområder du vil registrere informasjon om. Hvis du har konvertert fra Huldt & Lillevik System 4 og hadde registrert informasjon om utdannelse, praksis, kurs og sertifisering/autorisasjon i dette systemet, er data og tabeller konvertert til Huldt & Lillevik Lønn. Valgfrie registre Du definerer registrene for registrering av kompetanse i menyvalg Verktøy Personal Valgfrie registre. Hvis tidligere registre er blitt konvertert fra Huldt & Lillevik System 4 vil du også kunne se disse her. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 26 av 30

For å opprette et nytt register gjør du følgende: 1. Klikk. 2. Oppgi nummer og navn på registre. 3. Du kan definere inntil 6 felt pr kompetanseområde, 3 dato felter, 2 tekst (nøkkelord) felter og 1 kommentar (fritekst) telt. Legge inn rekkefølge og feltbeskrivelse for de feltene du skal registrere for kompetanseområde. Rekkefølge og feltbeskrivelse angir rekkefølgen og tittel på kolonnene som vises når du registrerer. Registrere kompetanseinformasjon 1. Velg oppgaven Kartotek Personalopplysninger og klikk i mappen Kompetanse. 2. Hent opp personen du skal registrere kompetanse på. 3. Merk kompetanseområde du skal registrere på under rammen Vis. Hvis du har valgt å vise alle kompetanseområder samtidige og all informasjon ikke fremkommer i skjermbilde klikker du eller for å bla mellom skjermbilder. 4. Registrer inn kompetanseinformasjon. 5. Når du registrerer informasjon i tekstfeltene, i dette eksemplet Språk og Ferdighetsnivå opprettes nye verdier i databasen. Når du skal registrere samme språk på en annen person klikker du i feltet og velger verdier fra nedtrekksmenyen. Dette sikrer en enhetlig registrering av kompetanse. Når du skal opprette en ny verdi, skriver du den i feltet. 6. Klikk. 02.09.2010 Copyright Aditro Side 27 av 30