Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Virksomhetsrapport per mai 2015 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato 39-2015 Økonomidirektør Tom Helge Orientering 17.06.15 Rønning Trykte vedlegg: Virksomhetsrapport mai 2015 Utrykte vedlegg: Har saken betydning for pasientsikkerheten? Ja, oppfølging av medisinske parametre og måletall har betydning for pasientsikkerheten. Ingress: Virksomhetsrapporten med resultater per mai 2015 vedlegges saken. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Side 1 av 8
Sykehuset Telemark HF Periode: mai 2015 Resultat korrigert for endrede pensjonskostnader er et overskudd på 6,3 millioner kroner, som er 6,2 millioner kroner bedre enn periodisert budsjett. Det er en resultatforbedring på 1,2 millioner kroner i mai. Det registreres et lavere aktivitetsnivå innen ikke-medisinske tjenesteområder som bidrar positivt til resultatet, mens de somatiske fag rapporterer høyere kostnader knyttet til pasientbehandlingen. Nettoeffekten i perioden er positivt, men øker risiko for budsjettavvik ut året. Estimatet for året opprettholdes til balanse og hensyntar risikoen for kostnadsøkninger for kreftmidler, biologiske legemidler og gjestepasienter. Aktivitetsnivået målt i DRG-poeng ligger marginalt under periodisert budsjett og marginalt over fjoråret. Det registreres en økning i antall pasienter på venteliste og gjennomsnitt ventetid ventende. Andel fristbrudd avviklede pasienter har gått litt ned til 8,9 % i mai. Hovedmål Resultat Mål Resultat Avvik Status Budsjettavvik Status Hiå mai 2014 2015 mai 2015 mai 2015 2015 Hiå mai 2015 Hittil i fjor DRG poeng utført i eget foretak 39 004 39 898 3 200 (15) 16 979 (115) 16 947 Polikliniske konsultasjoner somatikk 148 106 150 492 12 074 610 63 814 (1 492) 63 460 Polikliniske konsultasjoner barne- og ungdomspsykiatri 25 995 30 566 2 314 (494) 11 287 (2 949) 12 496 Polikliniske konsultasjoner voksenspsykiatri 54 573 58 600 4 567 (414) 24 646 (201) 24 266 Polikliniske konsultasjoner TSB 15 907 15 700 1 365 30 7 007 350 6 350 HR - brutto månedsverk 3 109 3 028 3 004 (16) 3 011 (24) 3 068 Side 2 av 8
Gjennomsnittlig ventetid avviklede skal reduseres til 60 dager Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter i somatikken er redusert med 2 dager til 56,8 dager. Psykiatri voksen 54,2 dager, TSB 63,4 dager og barne- og ungdomspsykiatri 47,9 dager. Gjennomsnitt ventetid for hele foretaket har økt til 56,6 dager i mai. Hittil i år 55,2 dager. Antall ventende på ventelister har økt litt fra forrige periode, og per mai er det 9.426 som venter. Antall ventende fordelt per fagområde viser 9.035 i somatikk, 278 voksenpsykiatri, 88 i barne- og ungdomspsykiatri og 25 innen TSB. Snitt for STHF er ventetid på 80,1 dager fordelt med 81,4 i somatikk, 55,5 i voksenpsykiatri, 33,5 i barne- og ungdomspsykiatri og 31,6 i TSB. Det er 2448 pasienter som har ventet mer enn 90 dager på start behandling. 2394 i somatikk, 54 i voksenpsykiatri, 0 i barne- og ungdomspsykiatri og 0 innen TSB. Det er 220 pasienter som har ventet mer enn ett år på start behandling. 220 i somatikk, 0 i voksenpsykiatri, 0 i barne- og ungdomspsykiatri og 0 innen TSB. Pasienten opplever ikke fristbrudd Fristbrudd for avviklede pasienter viser en nedgang i mai men målet er ikke innfridd. Det er 169 pasienter ordinært avviklet som ikke har fått behandling innen fristen i mai. 167 i somatikk, 0 innen psykiatri voksen, 0 innen TSB og 2 innen barne- og ungdomspsykiatri. I samme periode er det behandlet 1893 rettighetspasienter, det gir 8,9 %. Fristbrudd ventende pasienter viser 270, alle i somatikk. Sykehusets utfordringer er i hovedsak innenfor urologi (123), mage-tarm (83) og medisin Notodden (24). Antall som venter med fristbrudd i parentes. Det jobbes med ulike tiltak for å få utviklingen tilbake til trenden fra høsten 2014. Ortopedi har hatt vakante legestillinger fra nyttår, som besatt fra begynnelsen av mars. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % Resultatet fra målingen i mai 2015 var 4,2 %. Neste måling er i november 2015. STHF har kontinuerlig fokus på håndhygiene og basale smittevernrutiner som infeksjonsforebyggende tiltak. Ellers er det iverksatt forbedringsarbeid på avdelinger som har hatt høy forekomst av sykehusinfeksjoner. I forbindelse med pasientsikkerhetskampanjen og Trygg kirurgi er det fokus på pasientens kroppstemperatur og antibiotika til rett tid som et forebyggende tiltak. I forbindelse med pasientsikkerhetskampanjen er det også iverksatt tiltak for å forebygge urinveisinfeksjoner, med fokus på urinveiskateter. Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev 64 % av henvisninger mottatt i perioden ble besvart med bekreftelse på mottatt henvisning og tidspunkt for behandling i samme brev. Fokus på god kvalitet innen medisinsk administrativt arbeid og konkret på å ha lange funksjonslister for legene er tiltak for å forbedre dette punktet. Det skal normalt ikke være korridorpasienter Andel korridorpasienter i mai er 2,9 %, en økning fra 2,4 % forrige måned. Det er registrert 258 korridorpasienter i denne perioden. Andre styringsparametre: Antall/andel utskrivningsklare pasienter innen både somatikk, psykisk helsevern voksne og TSB (ny i 2013) Antall meldte utskrivningsklare pasienter innen somatikk var i mai 20, med til sammen 45 døgn. Dette er en ytterligere reduksjon fra tidligere perioder. Det var registrert 4 utskrivningsklare pasienter med 130 døgn innen psykiatri for mai. Side 3 av 8
Gjennomsnittstid fra mottak av henvisning til vurdering av henvisningen er fullført I mai var gjennomsnittstid for prioriteringsvurdering for måneden 2,17 dager. 6.587 henvisninger ble vurdert, hvorav 6.114 innen 10 virkedager det gir andel vurdert innen 10 virkedager 92,8 %. Gjennomsnittstiden går ned fra forrige måned men andel vurdert innen 10 dager er redusert. Sykehusets fokus på ressursutnyttelse og kvalitet innebærer også fokus på vurderingstid. Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle Det er 7.656 dokumenter som er mer enn 14 dager gamle, herav 2.430 legedokumenter og 2.665 sykepleierdokumenter. Det er av disse 43 dokumenter som vanligvis tar mer enn 14 dager. Dette følges jevnlig opp i lederlinjene. Antall pasienter med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt Det har vært en reduksjon i pasienter med åpen periode og ikke ny kontakt. Antallet er 1.303 pasienter, herav 1117 registrert etter innføring av DIPS. Epikriser skal sendes ut innen 7 dager etter utskrivning. i mai har STHF oppnådd målet i 73,85 % av tilfellene fordelt med 76,40 % i somatikk innlagte og 62,48 % innen psykiatri og rus totalt. Ø-hjelp Det er utbetalt tilskudd til 9 kommuner, i alt 9,8 millioner kroner. Det vil bli utbetalt tilskudd til ytterligere 9 kommuner. Samlet utbetaling for 2015 blir da om lag 21,4 millioner kroner. Periodisert kostnad per mai utgjør om lag 8,9 millioner kroner. Aktivitet Somatikk Antall DRG-poeng per 5 måneder (døgn, dag, poliklinikk, DBL og kreftmidler) var 18.020. Dette er 283 poeng (-1,5 %) lavere enn budsjettert men 257 poeng (+1,4 %) høyere enn fjoråret. Korrigert for pasientadministrerte kreftlegemidler var aktiviteten 0,8 % høyere enn fjoråret. DRGaktiviteten for dag, døgn og poliklinikk i mai var lavere enn periodisert budsjett. Kvalitetssikringsarbeid for 1. tertial ga positiv effekt i forhold til hva som ble rapportert ved forrige periodeavslutning. Aktiviteten ved Rjukan er lavere enn i fjor som en følge av redusert kapasitet i tråd med tiltak i Utviklingsplanen. Ved flere av sengepostene i Skien har det vært høyt belegg i mai, dog noe lavere enn i januar/februar. Antall sykehusopphold har vært 2 % lavere enn periodisert budsjett per 5 måneder, og 2 % lavere enn i fjor. Antall polikliniske konsultasjoner var per 5 måneder 2 % lavere enn periodisert budsjett og 1 % høyere enn i fjor. Antall dagopphold var likt med periodisert budsjett, men 1 % høyere enn i samme periode i fjor. Basert på oversikt fra Analysesenteret synes det som om effekten av vekter/grouper 2015 er tilnærmet budsjettnøytral ved STHF. Voksenpsykiatri / Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Oppnådd poliklinisk aktivitet innenfor VOP og TSB per mai 2015 er som budsjettert, og ligger 3,4 % over fjoråret. Periodiseringen av aktiviteten er lagt for høyt i sommermånedene, så det positive avviket hittil i år burde vært høyere for å nå årets budsjettmål. Side 4 av 8
Registrert produktivitet innenfor voksenpsykiatri per mai er 2,39 konsultasjoner per fagbehandler per dag. Dette er en økning på 4,4 % sammenlignet med fjoråret i samme periode. Innenfor TSB er aktiviteten på 2,45 konsultasjoner per fagbehandler per dag, noe som er en kraftig økning fra fjorårsnivået som lå på 1,91. Produktiviteten per terapeut er økende sammenlignet både med forrige måned og fjoråret innenfor TSB. Det er fortsatt stort fokus på den enkelte terapeuts aktivitet og planlegging av arbeidsdagen. Aktiviteten på sengeposten Ø-hjelp RUS er lavere enn forventet. Dette på grunn av endret pasientkriterier for innleggelse på disse sengene. Disse kriteriene er ikke fullt ut orientert om til innleggende instanser, da endelig økonomisk dekning av drift ikke har vært avgjort. Barne- og ungdomspsykiatri Antall polikliniske konsultasjoner per mai er 21 % lavere enn budsjett og 10 % lavere enn samme periode i fjor. En gjennomgang av årets forventet aktivitet sett i forhold til kapasiteten på poliklinikkene viser at årets budsjetterte nivå er urealistisk høyt. Aktivitetsmålet for 2015 er derfor justert ned til fjorårets nivå. Høyt sykefravær og nye ansettelser i terapeutstillinger som ikke kan vise til samme produktivitet som de erfarne terapeutene har bidratt til nedgangen i aktivitet. Det er også registrert en endring i konsultasjonsmiksen, med høyere andel av pasientrettet tiltak som er mer ressurskrevende (opprettet OCD-team). Det meldes om rekrutteringsutfordringer og ledige psykiaterstillinger, som ville gitt et høyere aktivitetsnivå og produktivitet. Det rapporteres 2 fristbrudd i mai men ingen økninger i ventetider. Registrert produktivitet er noe lavere enn forventet med 1,75 konsultasjoner per fagbehandler per dag hittil i år, men produktiviteten har økt måned for måned siden februar. Overordnet vurdering av bemanningsutviklingen Sykehuset rapporterer et forbruk på 3 011 brutto månedsverk per mai, fordelt på 195 variable og 2 816 fastlønnede årsverk. Sammenlignet med samme periode i fjor, vises det en nedgang på 57 brutto månedsverk. Korrigert for overtakelse av personell fra VV, er det et en reell nedgang på 81 årsverk. Årets bemanningsforbruk viser en reduksjon på 24 i forhold til budsjett per mai. Sykefraværet i april er 6,7 %. Det er en nedgang på 0,8 % - poeng fra forrige måned. Sykefraværet hittil i år ligger på 7,5 %, mens det i samme periode i fjor var 6,7 %. Regnskapsresultat Resultat korrigert for endrede pensjonskostnader er et overskudd på 6,3 millioner kroner, som er 6,2 millioner kroner bedre enn periodisert budsjett. Det er en resultatforbedring på 1,2 millioner kroner i mai som skyldes innsparinger ved ikke-medisinske tjenesteområder som følge av lavere aktivitet siste periode. Kostnadene knyttet overtid og ekstrahjelp viser en fortsatt økende tendens, men kompenseres delvis ved økte sykepengerefusjoner. Estimatet for året opprettholdes til balanse og hensyntar risikoen for kostnadsøkninger for kreftmidler, biologiske legemidler og gjestepasienter. Likviditet Likviditetsbeholdningen per 31.05.2015 var på minus 95 millioner kroner. Dette er 21 millioner kroner bedre enn budsjettet, og skyldes hovedsakelig etterslep på investeringene og utbetaling av et lån på 10 millioner kroner fra Miljø- og energifondet i Helse Sør-Øst RHF. Investeringene som dette lånet skal dekke har ennå ikke kommet til utbetaling. Side 5 av 8
Driftskredittrammen er på 368 millioner kroner og likviditetsreserven per 31.05.15 er på 273 millioner kroner. Dette er før kredittrammen er regulert som følge av høyere pensjonspremie i 2014. Estimert likviditetsbeholdning 31.12.15 er på minus 193 millioner kroner, noe som er 16 millioner kroner dårligere enn budsjettert. Dette skyldes endringer i forhold til budsjett vedr. ISF-oppgjøret for 2014 og ISF-akontoutbetalingen for 2015. Investeringer Investeringene per mai er på 9 millioner kroner, noe som er 16 millioner kroner lavere enn periodisert budsjett. Estimatet for året er på 79 millioner kroner og dette er 10 millioner kroner høyere enn budsjettet. Dette gjelder nytt varmedistribusjonsanlegg og er finansiert med lån fra Miljø- og energifondet i Helse Sør-Øst RHF. Salg Det er ikke gjennomført salg av anleggsmidler. Det jobbes med tilrettelegging for salg av eiendomsmassen i Kragerø og Rjukan. Klinikkommentarer: Kirurgisk klinikk: Resultatet per mai viser et negativt budsjettavvik på 9,0 millioner kroner. Dette innebærer at avviket i mai måned var -3,5 millioner kroner. Lavere DRG-aktivitet belaster månedsresultatet med 1,1 millioner kroner, mens klinikken hittil i år er ca 0,2 millioner kroner bedre enn budsjett vedrørende ISF-inntekter. Inntektene på poliklinikk og andre inntekter er ca 2,5 millioner kroner lavere enn budsjettert hittil i år. Lønnskostnadene er ca 3 millioner kroner høyere enn budsjettert hittil i år, mens urealisert del av forbedringsmålet er ca 4,6 millioner kroner. Klinikken har definert og iverksatt aktiviteter (Lean-program) som forventes å gi økt kapasitet og reduserte kostnader, men det er fortsatt et vesentlig gap i forhold til budsjettmålet. I mai produserte klinikken 1460 DRG-poeng, 107 poeng lavere enn budsjett, men fortsatt 26 poeng høyere enn samme måned i fjor. I mai gjennomførte klinikken 1169 døgnopphold, 365 dagopphold og 6133 ISF-berettigede polikliniske konsultasjoner. Dette er 55 færre døgnopphold, 134 færre daginngrep og 757 færre polikliniske konsultasjoner enn budsjettert. I forhold til mai 2014 er det samme antall innleggelser og noe færre daginngrep og poliklinikk-konsultasjoner. Antall brutto månedsverk per mai er 407. Dette er 5 flere enn budsjett og 8 færre enn pr. mai 2014. Sykefravær pr april er 5,2%, dette er vesentlig lavere en både budsjett og fjorårstall Medisinsk klinikk: Resultatet per 5 måneder 2015 viser et positivt budsjettavvik 1,7 millioner kroner. Resultatet i mai måned viser et negativt budsjettavvik på 0,6 millioner kroner. Side 6 av 8
Lønnskostnadene har overskredet budsjettet med 3,4 millioner kroner (-1,6 %) hittil i år. På grunn av den pågående omstillingsprosessen har overtid og dyre vikarløsninger i Notodden påvirket forbruket av lønnskostnader. Avdeling Medisin Øvre Telemark har fullt fokus på innrekruttering og forventer å fullføre rekrutteringen i løpet av august - samtidig med dette avvikles bruken av vikarbyrå. Det registreres det betydelige merinntekter knyttet til pasientbehandlingen (ISF), spesielt innen døgnbehandling. Disse merinntektene mer enn oppveier klinikkens kostnadsoverskridelser. Antall utskreven døgnpasienter var 6.500 per 5 måneder dette er helt likt med budsjett. Beleggsprosenten ved flere av sengepostene i Skien har vært høy i 2015. I tillegg har gjennomsnittlig liggetid vært noe høyere enn forventet, dels som en følge av overliggere/utskrivningsklare pasienter i begynnelsen av året. Pasienttyngden, uttrykt i form av DRG-vekt, har vært noe høyere enn planlagt. Dette resulterer i en høyere DRG-aktivitet enn budsjettert. Antall polikliniske konsultasjoner er 2 % høyere enn periodisert budsjett, og tilnærmet likt med fjoråret per 5 måneder. Antall brutto månedsverk per 5 måneder er 632. Dette er 53 færre enn på samme tid i fjor. Nedgangen i antall årsverk refererer seg til enheter ved Rjukan, sengeposten i Kragerø, samt stengningen av akuttgeriatriske senger i Skien. Barne- og ungdomsklinikken Klinikken har et positiv budsjettavvik på 1,0 millioner kroner per mai. Dette er en økning på 0,8 millioner kroner fra forrige måned. Det er høy poliklinisk aktivitet innenfor somatikk, og DRGpoengene er likt med budsjett i mai. Innenfor barne- og ungdomspsykiatrien er det lavere poliklinisk aktivitet enn budsjettert. Dette skyldes nye vikarer og tilsatte, høyt sykefravær og omrokkeringer. De lave polikliniske inntektene kompenseres av innsparinger lønn ved vakanser. Aktiviteten målt i DRG-poeng er under både det budsjetterte nivå og resultatet i samme periode i fjor. Antall polikliniske konsultasjoner i psykiatrien er 21 % lavere enn budsjett og 10 % lavere enn i samme periode i fjor. Det har vært høy poliklinisk aktivitet innen somatikk, 13 % flere konsultasjoner enn budsjettert og 14 % flere enn fjoråret. Antall brutto månedsverk per mai er 214. Dette er 6 færre enn budsjett og 5 færre enn per mai 2014. Klinikk for akutt og beredskap Klinikken har et budsjettavvik på -2,1 millioner kroner i mai. Dette er betydelig bedring fra 2014. Avviket skyldes hovedsakelig overforbruk på varekostnader og lønn. -0,5 millioner skyldes omstillingskostnader ved avvikling av Rjukan. -0,6 millioner skyldes økte varekostnader på grunn av høy kirurgisk aktivitet. Lønn viser et avvik på -1,4 million kroner. Andre driftskostnader og inntekter viser positivt avvik på henholdsvis 0,2 og 0,8 millioner kroner. Poliklinisk aktivitet i klinikken er 23 % høyere enn budsjett, og 23 % høyere enn samme periode i fjor. Det er et merforbruk av brutto månedsverk i klinikken. Dette henger sammen med omstillingskostnadene, og implementering av sparekravene i 2015. Medisinsk serviceklinikk Klinikken rapporterer et positivt budsjettavvik på 0,5 millioner kroner hittil i år og dette skyldes i hovedsak lavere lønnskostnader på vakante stillinger som bare delvis er fylt opp med innleie. En stor del av de vakante stillingene fylles de nærmeste månedene. Det er høy aktivitet og høye Side 7 av 8
inntekter på Laboratoriet. Laboratoriet har hatt høye varekostnader i Q1 og 0,8 millioner kroner er viderefakturert til SIV i april. Gjennomgang av DRG-aktiviteten på fertilitetsavdelingen er ferdig og i 2015 synes det realistisk å oppnå 640-650 poeng, mot budsjett på 830. Avdelingen jobber med tiltak som kan løfte nivået med ca 30 poeng utover året. Det er 285 månedsverk hittil i år mot budsjett på 302, i samme periode i fjor var det 290 månedsverk. Psykiatrisk klinikk Psykiatri og rus rapporterer et positivt budsjettavvik på 3,7 millioner per mai. Klinikken har et bemanningsforbruk per mai på 560 årsverk, noe som er lavere enn budsjettert. Klinikken benytter 15 årsverk færre enn i samme periode i fjor. Som følge av lavere bemanning har klinikken et positiv budsjettavvik på lønn som beløper seg på 5,2 millioner per mai, herav merinntekt sykelønnsrefusjoner på 2,0 millioner. Det er rekrutteringsvansker på legesiden, så klinikken benytter innleid legeressurs som per mai har et negativt budsjettavvik på 2,3 millioner kroner. Klinikken har høyere produktivitet per terapeut enn budsjettert, og viser en oppadgående trend. Snittinntekten per konsultasjon er lavere enn budsjettert, så klinikken leverer et negativt budsjettavvik på 2,5 millioner kroner på polikliniske inntekter. Den polikliniske aktiviteten er som budsjettert i per mai, og aktiviteten ligger 3,4 % høyere målt mot samme periode i fjor. Alle innsparingstiltakene for 2015 er innarbeidet og har helårsvirkning i 2015. Prehospital klinikk Resultatet per mai 2015 viser et negativt budsjettavvik på 0,75 millioner kroner. Lønnskostnader har et negativt avvik på 0,4 millioner kroner. Merverdikrav 2015 er innarbeidet med 4 millioner kroner (pasientreiser). Avdeling pasientreiser rapporterer 2 millioner kroner svakere resultat enn budsjettert, herav taxikostnader viser overforbruk med -1,5 millioner kroner. Dette tyder på at merverdikrav ikke er oppnådd dette vil bli kvalitetssikret i løpet av juni. Forbrukte brutto månedsverk (kun STHF) er 0,75 månedsverk høyere enn budsjettert. Overtidsforbruket har økt vesentlig. Per 5 måneder er overforbruket 1,3 millioner kroner over budsjett. Service og Systemledelse Service og Systemledelse har per mai 2015 et positiv budsjettavvik på 3,6 millioner kroner, derav 1,1 millioner kroner på energi og 0,4 millioner kroner på parkeringsinntekter. Lønnskostnader har et positiv avvik på 4,4 millioner kroner, grunnet vakante stillinger og tidligere effekt av merverdikrav. Noe av overskuddet i lønnskostnader kompenseres gjennom kjøp av eksterne tjenester. Andre driftskostnader er akkumulert 1,6 millioner kroner under budsjett spesielt pga. vedlikeholdskostnader som ikke følger budsjettperiodisering. Derimot går inntektene akkumulert med 0,9 millioner kroner i pluss her foreligger også effekter av periodisering som vil flate ut i løpet av året. Merverdikrav er innarbeidet og per mai bedre enn budsjettert. Brutto månedsverk er 6 månedsverk under budsjett og 2,2 månedsverk lavere enn samme periode i fjor. Side 8 av 8