Til styringsgruppens medlemmer og observatører Stavanger, 16. juni 2019 Innkalling til møte i Digi Rogalands styringsgruppe Det innkalles med dette til møte i styringsgruppen den 21. juni 2019 på Handelsstedet Ramsvig, Finnøy kommune, fra klokken 12.30 til 14.30. Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak Faste saker 12/19 Godkjenning av dagsorden Dagsorden Beslutning 13/19 Godkjenning av referat fra Referat Beslutning styringsgruppemøte 13.2 og 25.4 14/19 Informasjon om arbeidet i Notat Orientering ressursgruppen og sekretariatet 15/19 Status fra tiltak og faggrupper Notat Orientering Saker til behandling 16/19 Budsjettprinsipper Notat Beslutning 17/19 Digitaliseringsstrategi Notat Beslutning 18/19 Eventuelt Orientering Vel møtt! Med vennlig hilsen Per Kristian Vareide Leder i styringsgruppen Digi Rogaland Vedlegg Referat fra styringsgruppemøte 13.2.19 og 25.4.19 Digitaliseringsstrategi
12/19 Godkjenning av dagsorden Beslutning Dagsorden foreligger i innkallingen. Merknader til dagsorden må meldes til sekretariatet i forkant av møtet. Styringsgruppen i Digi Rogaland godkjenner dagsorden med de merknader som fremkommer i møtet. 13/19 Godkjenning av referat fra styringsgruppemøte 13.2 og 25.4 Beslutning Referatene fra styringsgruppemøte 13.2.19 og 25.4.19 ble distribuert sammen med innkalling og sakspapirer, og foreligger til styringsgruppens godkjenning. Merknader til referatene kan meldes til sekretariatet i forkant av møtet, eller i møtet. Styringsgruppen i Digi Rogaland godkjenner referatene med de merknader som fremkommer i møtet. 14/19 Informasjon om arbeidet i ressursgruppen og sekretariatet Orientering Sekretariatet og ressursgruppen har siden sist møte jobbet med følgende saker: Det er gjennomført 3 fysiske møter i ressursgruppen; 7.3 i Stavanger, 3.4 i Stavanger og 28.5 i Stavanger. Alle medlemskommuner er invitert og det har vært godt oppmøte. 2
Samtlige deltakere i ressursgruppen bruker Teams som samhandlingsplattform. Teams brukes også ved deltakelse elektronisk. Så langt fungerer dette bra. Ressursgruppen har jobbet med forankring av samarbeidet til nye medlemskommuner og struktur på møtene. Møtene består av orienteringssaker, saker som skal opp på neste styringsgruppemøte, diskusjonssaker, åpen halvtime og innkomne saker. Sekretariatet sitt inntrykk er at det er god dialog og deltakelse fra alle kommuner. Ressursgruppen jobber med ny prosess som skal bidra til å «høste» frem de riktige tiltakene som skal presenteres som saker til styringsgruppen. Gruppen arbeider med prosessen; fra ide til Digi Rogaland prosjekt. Sekretariatet har gjennomført kartlegging av fagsystemer innen helseområdet for alle kommuner. I tillegg er det gjennomført kartlegginger på status i forhold til implementering av Digihelse og Digisos. Sekretariatet bruker tid på informasjon om samarbeidet både i Digi Rogaland kommuner, til andre kommuner, private aktører og på ulike konferanser og møtearenaer og sammen med KS. Blant annet nevnes innovasjonskonferansen på Sola. Arbeid med tiltak og faggrupper har vært mer ressurskrevende for sekretariatet enn først antatt. Det er gjennomført flere møter hvor sekretariatet har deltatt eller fasilitert samlinger. Hans Erik Haugvaldstad, ansatt i Sola kommune, skal de neste 3 årene gjennomføre et forskningsprosjekt på digitaliseringsstrategier, finansiert bl.a gjennom Forskningsrådets offentlige ph.d.-ordning og i samarbeid med UIS. Hans Erik bruker Digi Rogaland-samarbeidet som forskningssubjekt i denne forbindelse. Det er gjennomført samtaler og møter mellom Digi Rogaland, samordnet regional digitalisering i Hordaland og KS ang. samarbeid om utbredelse av løsninger innen helseområdet. Det er også gjennomført møter med KS e- komp vest og velferdsteknologiprogrammet i Sør-Rogaland og på Haugalandet. Sekretariatet har utarbeidet og sendt inn søknad til Fylkesmannen i Rogaland på innovasjonsmidler for 2019/2020. Sekretariatet svarer på spørsmål i møtet, men oppfordrer til at spørsmål sendes til sekretariatet i forkant av møtet. Styringsgruppen tar informasjonen fra ressursgruppen og sekretariatet til orientering. 3
15/19 Status fra tiltak og faggrupper Orientering Digitaliseringsstrategi: Arbeidsgruppa har ferdigstilt sitt arbeid og legger strategien frem til vedtak for styringsgruppen. Tiltaket har hatt god fremdrift og konstruktive arbeidsmøter. Strategien er presentert på arenaer der flere kommuner har vært tilstede blant annet på innovasjonskonferansen på Sola. DigiSos: Flere kommuner melder tilbake at de har implementert Digisos i egen organisasjon. Prosjektleder har satt målsetning for 2019 til å være 100 % implementering i kommunene i Rogaland. Så langt har 63 % av innbyggerne i Rogaland tilgang til å søke økonomisk sosialhjelp digitalt. Det nasjonale målet for utbredelse er 36%. Tiltaket jobber med å utvikle en relevant verktøykasse for Digi Rogaland. DigiHelse: Prosjektleder og sekretariatet har gjennomført informasjon- /oppstartsmøte med flere kommuner tilstede. Kommunene har startet arbeidet med å identifisere gevinster og ser stor nytte av å samarbeide. Tiltaket kartlegger nåsituasjonen og tilgjengelig informasjon, og jobber med å etablere verktøykasse tilpasset for Digi Rogaland. Neste samling i tiltaket planlegges etter sommerferien. MinSide (KS): Det er etablert en arbeidsgruppe med KS, Samordnet regional digitalisering i Hordaland og Digi Rogaland. Digi Rogaland møter med representant Bjarte Våge fra Sandnes kommune og Christina Stangeland fra Stavanger kommune. Prosjektet skal bidra til å utvikle en brukerorientert (personlig) MinSide med relevant innhold. Øke brukertilfredshet ved å gi brukeren (innbygger, organisasjoner og næringsliv) et enhetlig grensesnitt mot offentlige tjenester. Målet er at all relevant data knyttet til den enkelte bruker finnes samlet uavhengig av kommunegrenser. Prosjektet har stoppet litt opp, og dialog med KS er opprettet for å se på muligheter for å redefinere prosjektet. Åpne data/flomvarsling: Tiltaket jobber med identifisering av mulige pilotkommuner og samarbeidspartnere, skaffe gjennomføringsressurser og kartlegge kostnadsestimater for pilot. Flere kommuner har meldt interesse for å være med i tiltaket, blant annet; Egersund, Sauda, Suldal og Gjesdal. Prosjektet har stoppet noe opp da prosjektleder for tiden er i svangerskapspermisjon. Det har ikke lyktes sekretariatet å få på plass noen erstatter. Barnehage: Foreldre/foresatte og ansatte i barnehagene i Klepp er orientert og gjort kjent med prosjektets plan. Klepp kommune har inngått intensjonsavtale med Telenor for pilotering av løsning. Pilotering er planlagt etter barnehageoppstart høsten 2019 og skal gjennomføres over 3 måneder i 2 barnehager i Klepp. 4
Faggruppe prosessforbedring: Faggruppen er etablert og har selv hatt ønske om å etablere et AU i forbindelse med oppstart. Gruppen skal gjennomføre oppstartsmøte for samtlige kommuner før sommeren 2019. Innkalling er sendt ut og oppstartsmøte gjennomføres i Stavanger 18.6. Faggruppe informasjonssikkerhet: Sekretariatet har hatt problemer med å få etablert denne gruppen og jobber sammen med ressursgruppen for å prøve å få medlemmer/leder av faggruppen. Faggruppe velferdsteknologi: Sekretariatet har gjennomført 2 møter med representanter for velferdsteknologiprogrammet i Sør-Rogaland og på Haugalandet, samt representant fra Kom-UT vest. Partene er enige om at det er flere områder hvor det er overlapping og vi ønsker å se på mulige samarbeidsformer. Faggruppe plan, bygg og geodata: Faggruppen har invitert inn alle kommuner og har gjennomført møte hvor samtlige medlemskommuner ble invitert. Faggruppen fasiliteres av Greater Stavanger. Faggruppe personvernombud: Sekretariatet har gjennomført oppstartsmøte med personvernombudet i Sandnes og Sola med intensjon om å få bruke eksisterende nettverk som base for faggruppen i Digi Rogaland. Prosjektlederne og ledere for faggruppene er ikke til stede i møtet. Sekretariatet svarer på spørsmål i møtet, men oppfordrer til at spørsmål sendes til sekretariatet i forkant av møtet. Styringsgruppen i Digi Rogaland tar informasjon om status fra tiltak til orientering. 16/19 Budsjettprinsipper Beslutning Introduksjon Økonomiprinsipper for videre samarbeid er diskutert i styringsgruppemøte den 13 februar 2019 og i ekstraordinært møte den 25 april 2019. Ansvaret for digitalisering av kommunale tjenester ligger fremdeles hos den enkelte kommune, med de tilhørende kostnadene, gevinstene og effektene. Digi Rogaland skal bidra til at den enkelte kommune tar bedre beslutninger når tjenestene skal 5
digitaliseres og at totalkostnadene for utvikling og innføring av nye digitale tjenester blir lavere enn det hadde vært utenfor samarbeidet. Nåsituasjon Digi Rogaland finansieres i dag av medlemskommunene og med tilskudd fra Fylkesmannen i Rogaland. I søknaden for 2018 innvilget Fylkesmannen tre millioner kroner til Digi Rogaland. Finansiering av samarbeidet er avtalefestet i samarbeidsavtalen kapittel 5 finansiering. Finansieringsmodell er behandlet i sak 22/18. Inntekter fra medlemskommunene består av et fast årlig beløp og et beløp per innbygger per år. Totalt utgjør inntekter fra medlemskommunene i dag cirka seks millioner kroner årlig. Digi Rogaland har foreløpig ikke søkt annen ekstern finansiering. For 2019 har Digi Rogaland budsjetterte inntekter på cirka ni millioner kroner. Digi Rogalands utgifter er ifølge sak 30/18 budsjett for 2019 planlagt anvendt til kompetanseheving, prosessutvikling, prosjektgjennomføring, drift av sekretariatet, drift av ressurspool, konsulentbistand og informasjon/møter/reiseutgifter. Kommunenes interne utgifter til mottak av nasjonale tiltak, deltakelse i ressursgruppemøter, styringsgruppemøter, m.m. er ikke omfattet av Digi Rogalands utgifter, i tråd med samarbeidsavtalen. For 2019 har Digi Rogaland budsjettert utgifter på cirka ni millioner kroner. Fremtidig situasjon Inntekter fra medlemskommunene videreføres i samme størrelsesorden som i dag. Samarbeidet søker også midler fra Fylkesmannen i årene fremover. Samarbeidet kan også søke andre eksterne finansieringskilder til finansiering av prosjektrelaterte kostnader. Overordnet sett kan utgiftssiden i Digi Rogaland deles i to, felleskostnader og prosjektrelaterte kostnader. Felleskostnader er kostnader knyttet til drift av samarbeidet. Prosjektrelaterte kostnader er kostnader knyttet til mottak av nasjonale prosjekter og utvikling nye regionale prosjekter med nasjonalt potensial. Digi Rogalands budsjettprioriteringer må ses i sammenheng med digitaliseringsstrategien 6
og dimensjoneres etter ambisjonene for samarbeidet og KS sine ambisjoner for nasjonale prosjekter fremover. Prosjektrelaterte kostnader Prosjektrelaterte kostnader er knyttet til regional innføring av KS sine nasjonale prosjekter, bistand med digitaliseringskompetanse i nasjonale prosjekter og prosjektutvikling av regionale digitaliseringstiltak med potensial for nasjonal utbredelse. Målsetningen fra strategien sier at Digi Rogaland skal være en aktør for å bringe frem digitale løsninger. Digi Rogaland skal sørge for å ha tilgjengelige prosjektledere med digitaliseringskompetanse. Følgende utgifter er sentrale aktiviteter som skal være en del av prosjektrelaterte kostnader: Prosjektutvikling og testing av regionale prosjekter med potensial for nasjonal utbredelse Bidra med prosessutvikling og tjenestedesign på regionalt og nasjonalt nivå, som bidrar til standardisering, forbedring og gevinstrealisering ved innføring av nye digitale tjenester i kommunene Bidra med prosjektledelse og -støtte til koordinert utrulling av nasjonale og regionale prosjekter Rådgivning, kompetansebygging og overføring mellom kommuner i digitaliseringsprosjekter Prosjektrelaterte kostnader er variable og ved behov for finansiering ut over rammen, kan det avtales særskilt i enkeltprosjekter. Koordinerte anskaffelser er nevnt i samarbeidsavtalen. Koordinering av anskaffelser, herunder innovative anskaffelser og innovasjonspartnerskap, kan gjennomføres som prosjekter i Digi Rogaland. Felleskostnader Felleskostnader er samarbeidskostnader som justeres etter realistisk behov for drift av samarbeidet, er nøkternt dimensjonert og skal skape forutsigbarhet og stabilitet for gjennomføring av samarbeidet. Følgende utgifter er del av felleskostnadene: 7
Strategisk kompetanseutvikling som en del av innsatsområdene i strategien og på grunn av økende behov for kompetanseheving rundt digitalisering. Ledelse og drift av sekretariatet, i tråd med samarbeidsavtalen. Sekretariatets rolle omfatter oppgaver innen administrasjon, økonomi, saksforberedelse, oppfølging av rutiner og prosesser for prosjektgjennomføring, koordinering av ekstern kommunikasjon og samhandling, dokumenthåndtering, forvaltning av metoder, verktøy og felles spesifikasjoner. Koordinering og drift av ressursgruppe og faggrupper, i tråd med samarbeidsavtalen Koordinering og gjennomføring av behovskartlegginger og mulighetsstudier Tilrettelegging av standardiserte løsninger og tjenesteprosesser som en del av innsatsområdene i strategien Representasjon på nasjonale arenaer i fora og grupper knyttet til digitalisering. En slik tilstedeværelse kan for eksempel være på arenaer ledet av KS, i de nasjonale prosjektene eller i nasjonale faggrupper Styringsgruppen i Digi Rogaland legger prinsippene som fremkommer i saken til grunn for fremtidig budsjettering og ber sekretariatet foreslå budsjett for 2020, i tråd med disse prinsippene. 17/19 Digitaliseringsstrategi Beslutning Introduksjon Styringsgruppen vedtok oppstart av arbeid med digitaliseringsstrategi for samarbeidet i sak 13/18 i forbindelse med behandling av modell for samarbeidet. I sak 20/18 var ordlyden følgende: «Strategien vil være veiledende for de deltakende kommunene i forhold til retning på utvikling og satsingsområder. Tanken med strategien er å etablere en felles plattform der man kan se de nasjonale strategiene i sammenheng med det regionale samarbeidet og satsingen her.» Ansvaret for digitalisering av kommunale tjenester ligger hos den enkelte kommune, med de tilhørende kostnadene, gevinstene og effektene. Brukeren skal være i sentrum, nasjonale komponenter skal tas i bruk, data skal deles, informasjonssikkerhet og personvern skal følges opp og det er krav om arkitektur og 8
standarder (Digitaliseringsrundskrivet 19.12.18 regjeringen.no). Digi Rogaland skal bidra til at den enkelte kommune tar bedre beslutninger når tjenestene skal digitaliseres og at totalkostnadene for utvikling og innføring av nye digitale tjenester blir lavere enn det hadde vært utenfor samarbeidet. Prosjektgruppens arbeid med digitaliseringsstrategien Tiltaket har blitt ledet av rådmennene i Randaberg og Hå kommune. Prosjektgruppen har bestått av representanter fra følgende kommuner: Hå, Randaberg, Gjesdal, Sola, Eigersund, Stavanger, Time og Hjelmeland. Sekretariatet har stått for metodisk tilnærming i arbeidet. Digitaliseringsstrategien for samarbeidet i Hordaland er brukt som inspirasjonskilde for utarbeidelse av digitaliseringsstrategi. Utkastet er også tett linket opp mot KS sine «mål og posisjoner» i nasjonal digitaliseringsstrategi. Arbeidet med digitaliseringsstrategien har bestått av fire arbeidsmøter med tiltaksgruppen fasilitert av sekretariatet. I arbeidet er det identifisert flere utfordringer i kommunene for å nå nasjonale målsetninger innen digitalisering; det er varierende digital kompetanse og kapasitet, det er mangel på samordning og felles standarder, leverandører har stor makt og det er varierende kultur for endring. Det viktige utfordringsbildet som har blitt identifisert i lys av nye krav til digitalisering i kommunene, har vært utgangspunktet for defineringen av målbildet og innsatsområdene til digitaliseringsstrategien. I forbindelse med utarbeidelsen av strategien, har det vært viktig å involvere kommunene. Der er gjennomført to høringsrunder, der to versjoner av strategien er sendt til rådmennene i kommunene. Vi har fått viktige innspill fra enkelte kommuner, som har bidratt til ytterlige presiseringer og forbedringer. Utkast til digitaliseringsstrategien er også presentert i forbindelse med innlegg der Digi Rogaland har deltatt. De ulike strategiversjonene er bearbeidet av ressursgruppen og presentert for styringsgruppen underveis. 9
Utkastet til digitaliseringsstrategi er bygget opp på følgende måte: deles. MÅLBILDE (hvitt og svart felt): Hindre digitalt klasseskille og bidrar til standardiserte løsninger i kommunene. Alle medlemmene har kjennskap og forpliktelse til felles visjon. PRIORITERING AV INNSATS (gult felt): Prosjekter prioriteres basert på fire innsatsområder. Handlingsplan etableres for styrt innsats av ressurser, og verktøykasser utvikles og Alle i tiltaksgruppen stiller seg bak forslaget til felles visjon og strategimodell. Med en felles digitaliseringsstrategi for Digi Rogaland vil det være enklere for den enkelte kommune å måle effekten av samarbeidet. Digitaliseringsstrategien kan brukes som utgangspunkt for kommunens egen digitaliseringsstrategi slik at man sikrer at arbeidet i den enkelte kommune er i tråd med intensjonene i det regionale samarbeidet. Det må også gjennomføres tiltak for å sikre at digitaliseringsstrategien til Digi Rogaland blir forankret i den enkelte kommune. Handlingsplan, verktøy og porteføljestyring skal bidra til at digitaliseringsstrategien realiseres med riktig styring, prioritering og måloppnåelse. Digitaliseringsministeren la i forbindelse med digitaliseringskonferansen frem ny digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019-2025. Her pekes det på at vi må levere enda bedre tjenester til innbyggerne, næringsliv og frivillige organisasjoner. For å få til det må vi bruke ny teknologi, vi må være innovative og vi må kunne endre oss. Utfordringene kan ikke løses i den enkelte virksomhet eller sektor. Vi må samarbeide på tvers for å skape sammenhengende tjenester som løser brukernes behov uavhengig av hvem som leverer tjenesten. Strategien gjelder for offentlig sektor i perioden 2019-2025. Denne strategien er en oppfølging av Stortingsmeldingen Digital agenda (2015-2016). Innsatsområdene frem mot 2025 skal støtte den digitale transformasjonen i hele offentlig sektor og passer godt sammen med innsatsområdene til Digi Rogaland. KMD sin digitaliseringsstrategi har følgende mål og innsatsområder: 10
Styringsgruppen i Digi Rogaland vedtar digitaliseringsstrategien 18/19 Eventuelt Beslutning Ingen innmeldte saker til eventuelt. Styringsgruppen i Digi Rogaland tar saken til orientering. 11