REISEREGNING KJØREBOK UTLEGG VISMA EXPENSE
INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING S. SAKSGANG I EXPENSE S. NYTTIGE HJELPEMIDLER S. INNLOGGING S. KOMME I GANG S. REISE S. 9 DIETT S. 0 KJØREBOK S. UTLEGG S. OVERNATTING OG SAMMENDRAG S.
INNLEDNING Buskerud fylkeskommune bruker Visma Expense til reiseregninger, kjørebok og utlegg, og er BFKs nye elektroniske reiseregningsløsning. Denne brukerveiledningen skal gi deg, som bruker av Visma Expense, et godt grunnlag for å komme inn i systemet og fylle ut en reiseregning, kjørebok eller utlegg. Dersom du trenger mer hjelp etter å ha lest denne brukerveiledningen, kan du kontakte HR-ansvarlig ved din enhet, eller eventuelt HR-avdelingen. Målgruppen for denne brukerveiledningen er alle ansatte og andre som leverer tjenester til Buskerud fylkeskommune, eksempelvis, eksamensvakter eller sensorer.
SAKSGANG I EXPENSE Alle reiser, kjørebøker og utlegg skal fylles ut av hver enkelt medarbeider. Alle reiseregninger som leveres må være korrekt utfylt. Nå reiseregninger sender er første mottaker "Attestant Expense". Attestant gjennomgår reiseregningene og sjekker at disse er korrekt. Dersom noe ved reiseregningen ikke er utfylt riktig, avvises kravet og sendes i retur med en kommentar. Kommentaren beskriver hva som skal rettes opp før skjemaet kan sendes på nytt. Det er ikke mulig for attestant eller anviser å endre noe i reiseregningen. Det er tre roller i Expense: Registrerer, attestant og anviser. Alle rollene er definert i systemet og følger ansvars- og organisasjonsstrukturen. Skjemaene som sendes i saksgang signeres elektronisk med utgangspunkt i disse tre rollene. Det er du som medarbeider som konterer reiseregningen. Det vil si at du velger riktig Ansvarsnummer, Funksjon, Prosjekt og Kostnadssted. Dette er valg som fører til at alle kostnader kommer riktige inn i regnskapet. Er du i tvil om hva du skal velge ta kontakt med din attestant eller anviser. Utleggene er klar for utbetaling når alle reiser, kjørebøker og krav om utlegg er attestert og anvist. Lønnsseksjonen innhenter alle krav som ligger i Expense. Dette gjøres før lønnskjøring. Alt importeres inn i Visma HRM (lønnssystemet).
NYTTIGE HJELPEMIDLER Visma tilbyr to applikasjoner for smarttelefoner som er nyttige å bruke til reiseregninger. For å benytte disse applikasjonene må du ha Appstore (iphone) eller Google Play (Android) på din smarttelefon. Applikasjonen kan du laste ned gratis. Visma Attach er en applikasjon som kan brukes både på iphone og android. Denne applikasjonen knyttes opp imot din konto i Expense. Ved alle former for utlegg kan du enkelt ta bilde av kvitteringen og laste denne opp til din Expenskonto. Når du da legger inn krav om utlegg i reiseregningen ved å trykke på Vedlegg kan du enkelt hente kvitteringen under Visma attach. Dersom man ikke ønsker eller kan benytte applikasjon på smarttelefon må man benytte andre fremgangsmåter for å gjøre om papirbilag til elektroniske bilag. - Du kan benytte kopimaskin/skanner til å konvertere bilaget og lagre elektronisk før du legger bilaget ved som et vedlegg til reisen, kjøreboken eller utlegget. - - Du kan også ta bilde av kvitteringen og legge ved bildet som vedlegg dersom det er lagret på maskinen du leverer skjemaet fra. Du kan benytte Dropbox. Tar du bilder og lagrer dette her, kan disse hentes opp på lik linje med Visma attach.
INNLOGGING Alle medarbeidere i Buskerud fylkeskommune som er registrert i lønnssystemet har tilgang til Expense. Man kommer inn enten ved å gå til Visma - Min side, eller ved å logge på via internett dersom man ikke er på jobb. Logg på Ansattportalen - Min side. For å komme inn i Visma Expense må man : Gå til Meg selv. Gå til Reiseregning. Trykk på Start Expense. Man kan også logge på via internett. Åpne nettleser og gå til: https://signin.visma.net/ For å logge på: Sett inn brukernavn - bruk epostadresse eller brukernavn som er registrert i Visma - Min side. Sett inn Passord. Trykk på Logg på.
INNLOGGING Ved førstegangs pålogging er det viktig å opprette bruker og passord. Trykk på Glemt passordet? på innloggingssiden. Sett inn E-postadresse som er registrert i Lønnssystemet Husker du ikke e-postadressen din så kontakt HR-avdelingen. Trykk på Send. Du vil da motta e-post fra do.not.reply@visma.net. Husk å sjekk søppelpostkassen dersom du ikke mottar e-post i innboksen. Trykk på Klikk her. Angi nytt passord når du kommer inn på nettsiden. Angi passord to ganger. Systemet indikerer hvor bra passordet er. Trykk på Angi passord - Du er nå klar for å logge på Expense.
KOMME IGANG Når du har logget på Visma Expense skiller du på hvilken rolle du har: Approval er en rolle som attestanter og anvisere (ledere) innehar. Her kan alle reiseregninger, kjørebøker og utlegg for medarbeidere behandles (se side 9). Expense er rollen alle medarbeidere har. Her legger du inn dine egne reiseregninger, kjørebøker og utlegg (se side -9). Under valget Expense har du tre muligheter: Reise brukes i forbindelse med kurs, konferanser, overnatting ol. Kjørebok brukes til daglig arbeidsrelatert kjøring. Utlegg brukes der du har foretatt et arbeidsrelatert innkjøp. Alle skjemaer du leverer inn vil ligge som historikk. Denne gir en enkel oversikt over status på skjema, beskrivelsen, innholdet og summen på kravet. Under Mine opplysninger kan du endre informasjonen om deg selv. Husk at alle opplysninger skal være lik som i HRM (lønnssystemet). Opplysninger du kan endre: Endre Passord. Endre Mobilnummer. Husk å Oppdatere.
REISE Under Reise er det viktig å ta stilling til følgende: Beskrivelse skal si noe om hva reisen, kjøringen eller utlegget dreier seg om. Har du flere stillinger på ulike enheter er det viktig å kontere riktig. Sett også inn Prosjekt dersom dette er relevant. Beskriv formål/arrangement med turen. Velg om reisen har strekt seg over så lang tid at du har krav på Diett eller Ingen diett. Klikk på den dagen reisen startet i kalenderen og velg klokkeslett for når du startet reisen. Klikk deretter på dagen og klokkeslettet du kom hjem fra reisen. Avhengig av valgene vil reisen summeres på høyre side av skjermen. Klikk på Neste for evt. å gå videre til Diett. Hurtigguide gir deg hjelp til utfylling. OBS! I noen enkelttilfeller kan det være nødvendig å velge hvilken enhet som skal belastes under "Organisasjonsenhet. Ved valg av Ansvar og Tjeneste og kostnadsfordeling skal dette kun brukes der utgiften skal kostnadsfordeles mellom ansvar innen for samme enhetsleders område. 9
DIETT Under Diett må du ta stilling til hvilke måltider du har fått dekket via arrangør eller som du selv har lagt ut for. Er du i tvil rundt reglene for hva som dekkes, kontakt Attestant Expense eller HR-avdelingen. Her kan du endre arbeidssted og kontering. Velg måltidsdekning for alle måltider; Frokost, Lunsj og Middag. Ta stilling til Overnattingstype. Nattillegg gjelder bare ved valg av overnattingstypene: Hybel/brakke og Privat innlosjering. Ved å Lagre kommer oppdaterte Total beløp frem. Dersom skjemaet skal fordeles mellom flere enheter kan man velge Kostnadsfordeling. Dette gjøres etter prosentvis fordeling. Hurtigguide gir hjelp til utfylling. Husk å Lagre. 0
KJØREBOK Under Kjørebok skriver du enten kjøring i forbindelse med reisen, eller du kan føre den daglige kjøringen du foretar i arbeidssammenheng. Alle kjørebøker må leveres månedlig innenfor fristene til lønnsskjøring. 9 0 Her kan du endre arbeidssted og kontering. Beskriv om dette er i forbindelse med en reise, eller om det er generell kjøring i arbeidssammenheng. Velg Dato for når kjøringen ble foretatt, hvilket Type kjøretøy og Kjørelengde (Her må hele tall legges inn da systemet runder ned til nærmeste hele tall). Beskriv Reiserute. Merk at nøyaktig adresse og poststed skal beskrives. Beskriv Formål/arrangemet med reisen/kjøringen. Dersom du må kjøre en omvei for korteste reiserute må du beskrive Formål med evt. omkjøring. Legg til Passasjer dersom du hadde med dette. Legg inn fullt navn. Kryss av dersom du har hatt med Tilhenger. Husk å trykk Legg til etter hvert innlegg. Da vil Totalt beløp oppdateres. Trykk på blå blyant for å redigere posten dersom noe skal endres. Ved Kostnadsfordeling kan enheter dele på reiseregningen. Hurtigguide gir hjelp til utfylling. 0 9
UTLEGG Under Utlegg kan du legge inn alle typer utlegg du har hatt i forbindelse med reiser, arbeidsrelatert kjøring eller andre arbeidsrelaterte utlegg. Alle utlegg skal dokumenteres ved bilag. Dette skal gjøres elektronisk. Det er ikke lenger mulig å levere papirbilag ved siden av elektronisk reiseregning. Disse skal inngå i skjema levert gjennom Expense. Her kan du endre arbeidssted og kontering. Velg Type utlegg. 9 0 Dato må stemme med bilagets dato. Valuta benyttes i de tilfeller utlegg er foretatt i utlandet i landets valuta. Beløp skal gjenspeile totalsum på bilag. Formål beskriver type utlegg og i hvilken sammenheng utlegget ble foretatt. Ved valg av annen Valuta enn NOK skal Utlegg utenlands krysses av. Dette gir riktig momsbehandling i regnskapet. Alle utlegg som krever bilag må ha dette tilknyttet (eneste unntak er bompenger). Dette gjøres i Vedlegg og synliggjøres også på utleggslinjene. Ved å trykke på Vedlegg kommer nytt vindu frem. Her knytter du bilag mot utlegget. Se side for mer informasjon om dette. Dersom utlegget skal fordeles mellom flere enheter kan vman elge Kostnadsfordeling. Dette gjøres etter prosentvis fordeling. Hurtigguide gir hjelp til utfylling. Husk å Lagre. 9 0 OBS! Dersom et utlegg inneholder flere utleggstyper må bilaget/kvitteringen splittes. Det er viktig da ulike utleggstyper har forskjellig mva-behandling. Det holder med å legge ved et bilag til en av utleggspostene, men man må velge flere utleggstyper. Eks. dersom et bilag/kvittering viser utlegg for mat og blomster så skal dette splittes.
OVERNATTING OG SAMMENDRAG Under Overnatting beskrives Navn og adresse på overnattingssted. Dette gjelder ved alle former for overnatting. Du blir stoppet fra å levere reiseregning uten adresse til overnattingssted. Under Sammendrag ser du oversikt over alle poster i reiseregningen. Du kan gå tilbake og forandre alle poster dersom noe må endres. Merk at dersom reiseregningen ikke er utfylt riktig av deg som registrerer, avvises reiseregningen og sendes til deg i retur. Det er du som utfyller som må fylle ut hele reiseregningen korrekt. Her kan du endre arbeidssted og kontering. Legg inn Navn og adresse til overnattingssted. Trykk på neste for å gå videre til Sammendrag. Under Sammendrag må du sjekke at alt er korrekt utfylt og at totalsummene stemmer. Dersom reiseregningen ikke er riktig kan du slette den. Her kan du lagre reiseregningen og returnere senere for å fullføre. Trykk på Send til godkjenning for å sende denne til Attestant Expense.