STYREMØTE I BORETTSLAGET TRONDHEIMSVEIEN 5 REFERAT FRA STYREMØTE 08-2012 DATO: 18.des 2012 TILSTEDE: AC, HB, DL, EK, PM og KAA MELDT AVBUD: SP IKKE MØTT: Sak 123. Nye heiser Se også sakene: 38, 57, 69, 82 og 101. Kone har informert borettslaget om oppstarts og fremdriftsplanen for heisbytte. Venstre heis (den som er stengt i dag): Oppstart rivning/bygningsmessige arbeider: 14.01.2013 - uke 03/2013 Oppstart heismontasje: 04.02.2013 uke 06/2013 Idriftsettelse: 22.03.2013 uke 12/2013 Høyre heis Oppstart rivning/bygningsmessige arbeider: 02.04.2013 - uke 14/2013 Oppstart heismontasje: 15.04.2013 uke 16/2013 Idriftsettelse: 31.05.2013 uke 22/2013 Møte med KONE 8 jan kl 0900. - Deltakelse DL, AC og KAA - Styrets forarbeid (nøkler, lagerrom, toaletter, info til beboerne) - Oppfølging av arbeidet - Løpende info til beboerne Støtteordninger ved USBL ifm heisbytte AC ser på denne Vedtak: DL tar ansvaret for den daglige/ukentlige oppfølgingen opp mot heisfirmaet i hele byggeperioden. Styreleder støtter med utarbeidelse av informasjon til beboerne. AC følger opp mulighetene for økonomisk støtte fra USBL (støttefond ) Sak 124. Søppelrommet Dessverre legger kvartalets beboere altfor ofte igjen sitt søppel utenfor inngangsdøren til søppelrommet. Hvorfor? Kan for eksempel bedre belysning og et kamera motvirke, eller forklare hva som ikke fungerer? Utgiftene fordeles iht stiftelsesprotokollen for bakgården. Hva synes de andre eierne i bakgården? Mandag morgen var det ca 10cm vann nede i trappen (Tatt opp med GOS) Vedtak: Styret vedtok å jobbe for montering av avtrekksvifte, lys og kamera. Styret vil IKKE dekke disse utgiftene alene, men kan ta ansvar for at arbeidet blir iverksatt og fulgt opp. Styret stiller borettslagets overvåkningsserver til disposisjon for dette nye kamera. Styreleder pålegges å motivere resten av bakgården til å fatte egne vedtak så snart som mulig.
Sak 125. Get Kollektiv avtale Se siste info til beboerne. Vi har i dag avtale med Get om analog grunnpakke for borettslag. Styreleder anbefaler at avtalen forlenges frem til 1juni 2013, slik at saken kan legges frem for generalforsamling. Pr 20nov har 46 beboere digital-tv fra Get, og 84 beboere har bredbånd fra Get. Bør vi gå i dialog med Get for å se på mulighetene for digital grunnpakke Vedtak: Styret forlenger dagens avtale med Get inntil 1.juni 2013. Styret vil jobbe for minst 2 forskjellige alternativer (analogt, digitalt og evt annen leverandør) som kan legges frem for generalforsamlingen. EK leder prosjektet. Sak 126. Innbrudd desember (5B) Borettslaget har dessverre nok engang hatt innbrudd. Denne gang via 5B. Ytterdøren har dessverre ikke gått helt i lås, slik at gjerningsmannen har kommet seg inn i bygget. Herfra har han ødelagt sylinderen i kjellerdøren og klart å åpne døren. Innbrudd i 2 boder (604 og 807) Vi har hele hendelsen på kamera, og det viser at gjerningsmannen ikke har fått med seg noe ut av bygget. Det er sannsynligvis også en til bod han har vært i, da det står 2 snowboard i kjelleren, som verken 604 eller 807 vedkjenner seg. Styreleder har hatt låssmed til å utbedre ytterdør 5B, 14des kl 2330 Videre har styreleder utbedret skadene på bod 604, slik at denne igjen er operativ. Slitasje på, og ødelagte sylindere har medført neon midlertidige endringer av låsplanen. Vi har behov for reservesylindere for fremtidige innbrudd/slitasje Styreleder sendte varsel om innbrudd til overnevnte andelseiere og styret. 604 responderte relativt rask, og har hatt en god dialog med styreleder. Andel xxx responderte på søndag med følgende tilbakemelding dette må utvilsomt være det mest korrupte, bedritne og belastede borretslaget i byen! Vedtak: Styret ser alvorlig på alle innbrudd og innbruddsforsøk. I denne aktuelle saken har styret gjennomført alle mulige og nødvendige tiltak for å minimalisere skaden og hindre at dette skjer igjen. Flere låser/dører er utbedret. Styret vil ikke politianmelde saken. Sak 127. Frosne vannrør Flere beboere har opplevd frosne vannrør under den siste kuldeperioden. Dette er nesten de samme som har hatt problemer tidligere. Vedtak: Styret tar alle utfordringer med vann og vannlekkasjer meget alvorlig. Styret vedtok å lage en ny aktivitet innen HMS-systemet. Inforskriv til alle beboere med potensielle frosne vannrør. Skrivet sendes ut i slutten av oktober hvert år. Skrivet må inneholde både forslag til tiltak som skal hindre mulig frosne vannrør, og tiltak som kan iverksettes for å åpne frosne vannrør. Sak 128. Ny hjemmeside via USBL Tidligere i høst hadde USBL et frokostmøte med info om ny hjemmesideordning for borettslag. Dette er kostnadsfritt. Er dette noe for oss? Vedtak: AC er på muligheten. Sak 129. Vask og renhold, manglende eller slett vask AC og KAA har i lengre tid vært misfornøyd med renholdet. Vi har vært i dialog med renholds firmaet ett utall ganger. Vi har ikke mottatt faktura fra 1.mars og frem til dd. mer info under møtet Vedtak: Styret gav AC fullmakt til å si opp dagens renholdsfirma så snart som mulig. Vi vil betale max 50% av renholds utgiftene fra mar12 til dd. Styreleder støtter AC i avtale med nytt selskap. Styret aksepterer en økning på opptil 15%.
Sak 130. Utfordringer SüdØst Se sak 105 og 118 AC informerte om utfordringene, og hvor vi står i dag (status). AC og styreleder er av den formening at SüdØst (personalet) noen ganger (u)bevisst spiller høyere musikk og dermed overgår maxgrensene. Dialogen med SüdØst er god, og vi er godt informert om deres arbeid med å ikke bare komme under maxgrensene, men også utvikle eget musikk system til å kunne ligge under maxgrensene i fremtiden. Vi opplevde en markert endring (bedring) i okt/nov ifm sluttmålingene og målingsfirmaets justeringer av både avspillingsvoulum (styrke) og hvordan musikken er innspilt for SüdØst av andre eksterne leverandører. Lydstøyen fra SüdØst har dessverre etter okt/nov variert noe, og er flere ganger oppfattet som direkte plagsom og dermed også over maxgrensene. Vi har muntlig og skriftlig informert SüdØst at borettslaget forventer at restauranten forholder seg til maxgrensene satt av Oslo Kommune. AC har flere ganger tatt opp at vi ønsker et møte hvor borettslaget har som mål å få signert en intensjonsavtale. SüdØst har bekreftet både muntlig og i epost at de respekterer og vil gjøre sitt til at kommunens maxgrenser følges. De hevder at de i dag ligger innenfor grensene. SüdØst ønsker å utsette et møte inntil deres nye anlegg er montert (medio jan 13) og innkjørt (nye målinger). SüdØst ønsker å måle på begge sider av gangen. SüdØst benytter Brekke & Strand som ekstern fagekspertise/målefirma. (overnevnte er essensen i hva som ble formidlet under styremøtet) Vedtak(oppsummering av dagens og tidligere vedtak): Mål: Borettslagets beboere skal kunne ha et normalt liv i egen andel, uten å bli plaget av musikkstøy fra SüdØst. Delmål 1) Opprettholde en god dialog med SüdØst, motivere for en raskest mulig løsning 2) Bistå SüdØst med kontakt opp mot andelseiere for å få tilgang til målings steder/leiligheter 3) Inngå en Intensjonsavtale med SüdØst - Enighet om maxnivået ihht Oslo Kommunes maxkrav til lyd - Forståelse for at oppfølging av lydnivået også er viktig i fremtiden (SüdØst bør fortsette med kontrollmålinger) - Borettslaget vil gjennomføre egne målinger, og rapportere ihht retningslinjene fra bylegen - SüdØst forventes å betale for alle målinger borettslagets gjør, dersom disse ligger over maxnivået. 4) Inngå avtale med eksternt støymålingsfirma (Ikke Brekke Strand, da disse er benyttet av SüdØst) 5) Gjennomføre målinger i minst 2 leiligheter (begge sider av gangen), feks B221 og B216. 6) Målingene bør gjennomføres på kveldstid og oftest i helg (fredag/lørdag), sporadisk utover vinteren og våren 7) Utarbeide eget infoskriv som sendes SüdØst og berørte beboere etter hver målingsrapport 8) Utarbeide rutiner for rapportering til politiet/bylegen ved overtramp
Styret er innstilt på å gjennomføre egne målinger relativt hyppig i begynnelsen og mer sporadisk utover våren. Styret tar senere stilling om og evt når de sporadiske målingene skal termineres. AC er saksansvarlig, og holder kontakten med de berørte parter. Det er viktig at SüdØst blir informert om borettslagets oppstart av egne eksterne målinger. SüdØst skal ikke informeres om når borettslaget gjennomfører målingene, med informeres først etter at målingsresultatene foreligger (resultatet, og hvilke tiltak/rapporter styret har iverksatt). Styreleder oppretter kontakt med målingsfirma og legger premissene for avtale. På det nåværende tidspunkt ser styret ingen grunn til å involvere styret i Sameiet. Sak 131. Utfordringer Baptistene Se sak 106 og 119 KAA informerer under møtet Vedtak: Utsatt grunnen ingen endring/fremgang i saken. Sak 132. Stallen og påførte skader på T5 Stallen er under oppussing. Styreleder har klart å spore opp hvem som utfører arbeidet, men har ikke funnet ut om Stallen er solgt til nye eiere. I forbindelse med arbeidet har det blitt gjort skader på eiendom tilhørende Sameiet Trondheimsveien 5 A-E og Borettslaget Trondheimsveien 5 Dette er ikke akseptabelt, og styreleder har sent krav om utbedringer til utbyggingsfirmaet og Akershave Eiendom AS Vedtak: Styreleder følger opp saken, og gir tilbakemelding når alle skadene er utbedret. Sak 133. G4S og vektertjenester - manglende tilbakemeldinger etter inspeksjoner = oppsigelse av avtalen Borettslaget har i flere år hatt vekter 2 ganger pr døgn om kvelden/natten. Det siste året har dette vært redusert til 1 inspeksjon mellom 2300-0100. Ved kontroll av inspeksjonsrapportene for aug og sep av styrelder oppdaget at G4S ikke gjennomføre mer enn 2/3 av inspeksjonene. Videre ble under ¼ av inspeksjonene gjennomført i avtalt tidsperiode. Styreleder har vært flere ganger i dialog med g4s for å få forklaring på avviket, samt en bekreftelse på at dette ikke skal skje igjen. Pr dd har styreleder verken fått denne bekreftelsen eller forklaringen eller rapportene fra okt og nov. Dette virker meget useriøst av G4S. Kan vi akseptere dette? Hvordan skal vi kunne følge opp vektertjenestene uten rapporter etter utført inspeksjon? Har vi behov for vektertjenestene? Vedtak: Styret påla styreleder å terminere dagens avtale. Styret ser ingen hensikt å ha en vekter i bygget, når det ikke gir rapporter eller tilbakemelding på hva vekter oppdager, eller løser av oppdrag. Styret er midlertidig åpne for å gjeninnføre vekterrunder på et senere tidspunkt, dersom dette skulle være nødvendig.
Sak 134. Vannlekkasje i det nye kjellerbodområdet Se sak 96 og 122. Etter at det er laget en mengde luftehull i betongelementene som utgjør taket har lekkasjene/kondenseringen dramatisk avtatt, og flere steder er den også helt borte. Fremdeles mener styreleder at vannet som kommer ned på gulvet øker i mengde når det regner ute Vedtak: Tatt til etterretning. Styreleder fortsetter å monitorere bod området. Sak 135. Sprekker i veggen kjellergangen bak heisene Det er i dag flere store sprekker i veggene i kjellerkorridoren bak heisen. Selv om mange av disse skadene er flere år gamle, har de det siste året øket kraftig i lengde, bredde og dybde. Styreleder har hatt fagmann til å gi en umiddelbar tilbakemelding. Han hevder at det er bruk feil puss (En for hard puss). Videre forteller han at bæremuren innenfor pussen er like hel, på begge sider av pussen. Det er mao ingen fare, men pussen må selvfølgelig utbedres Vedtak: Dette må ses i sammenheng med de andre skadene som styret mener kommer fra byggearbeidene langs Akerselva. Styreleder følger opp og gjennomfører et nytt møte med VAV primo januar 2013. Sak 136. Vann og lekkasjer Styret har mottatt informasjon om vannlekkasjer fra våtrom D308 til våtrom D207. Styreleder har gjennomført befaring. Vannlekkasjen skyldtes tett vannlås i D308. Vannlås er rengjort. D207 følger med, og vil rapporter om det lekker vann en gang til. Vannlekkasje fra solterrassen til tak D808. Styreleder har fått fagmann til å se på saken. Han bekrefter at det har vært vannlekkasje her. Han anbefaler at dette tas tak i til våren. Vedtak: Styret følger opp med tiltak ved behov eller til våren. Sak 137. Elektriske arbeider Det er i dag sannsynligvis flere som har problemer med termostater for gulvvarme. Vedtak: Styreleder undersøker priser på arbeidet, og sender ut tilbud om å få utbedret termostater samlet i borettslaget på nyåret. Andelseier dekker selv utgiftene. Ved en felles bestilling, vil også den enkeltes utgift sannsynligvis bli lavere. Sak 138. Brannforebyggende tiltak Nyttårsaften - raketter Vedtak: Styret vedtok å lage en ny aktivitet innen HMS-systemet. Oppslag på oppslagstavler og dører ut til terrasser fra midten av desember. Henvise til brannforskriftene i Oslo Kommune og forbudet mot all oppskyting av raketter og lignende, fra terrassetakene i borettslaget.