P R O T O K O L L. fra ordinær generalforsamling 2011 i borettslaget Trondheimsveien 5. Hans Brenna

Transkript

1 P R O T O K O L L fra ordinær generalforsamling 2011 i borettslaget Trondheimsveien 5 Avholdt: 10.mai.2011, kl 18:30 Sted: Trondheimsveien 5 D, Akersalen Sak 1: Konstituering 1.1 Valg av møteleder Som møteleder ble valgt: 1.2 Valg av sekretær Som sekretær ble valgt: Olav Larsen Olav Larsen 1.3 Valg av 2 andelseiere til å undertegne protokollen sammen med møtelederen Harald Borchgrevink Hans Brenna 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter Antall fremmøtte med stemmerett: 26 Antall fremlagte fullmakter: 2 Totalt: Godkjenning av innkalling Godkjent 1.6 Godkjenning av saksliste Godkjent Sak 2: Godkjenning av årsoppgjøret 2.1 Godkjenning av årsmelding fra styret Styrets årsmelding ble referert. Godkjent 2.2 Godkjenning av årsregnskapet Årsregnskap for 2010 ble gjennomgått. Borettslagets resultatregnskap som viser et underskudd på kr ,- ble godkjent. Sak 3: Budsjett 2011 Styrets budsjett for 2011 ble gjennomgått Tatt til orientering

2 Sak 4: Godtgjørelse til styret På de to forrige generalforsamlinger har styregodtgjørelsen vært på kroner. I arbeidsåret har det vært gjort arbeid utover det som kan forventes av styremedlemmene, spesielt i forhold til bytte av alle låser og utdeling av nøkler til alle andelseierne. For å kompensere for dette anbefaler styret generalforsamlingen å gi en godtgjørelse på kroner. Godtgjørelse til styret, settes til kr Enstemmig vedtatt et styrehonorar på kr ,- Sak 5: Andre saker 5.1 Heisfond Heisene fungerer ikke tilfredsstillende, hovedsakelig pga gammel elektronikk. Det vil derfor være nødvendig for borettslaget å innhente flere tilbud på hva som kan gjøres for å modernisere heisene og gjøre dem mer driftssikre og bruke mindre penger til regelmessig vedlikehold. Uansett vil en modernisering koste mye penger, penger som borettslaget ikke har i dag. Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å øke felleskostnadene med inntil 20 % fra 1. juli 2011 for å bygge opp et heisfond. Vedtatt med følgende stemmeantall: For:18 Mot: 8 Blanke: Kameraovervåking Borettslaget Trondheimsveien5 har det siste året hatt kameraovervåkning i inngangspartiene, kjeller 5D og 8.etg. Kameraene ble montert grunnet mange tilbakemeldinger fra andelseierne om innbrudd og hærverk i bodområdene. Styret har utarbeidet borettslagets retningslinjer for kameraovervåkningen. Innbruddene er drastisk redusert etter at kameraene ble montert. Styret har også identifisert via overvåkningskameraene flere personer som stjeler eller utfører hærverk, alle forhold er anmeldt politiet. Porttelefoner med kamera og kameraovervåking videreføres i borettslaget. Styret pålegges å sørge for at de deler av personopplysningslovens regler som omhandler kameraovervåkning følges. Enstemmig vedtatt

3 5.3 Kjøp av andeler Generalforsamlingen 2009 ga styret fullmakt til å kjøpe andeler ved tvangssalg eller ved avtale med andelseier når styret etter en vurdering anser det for mest hensiktsmessig at borettslaget erverver andelen(e). Fullmakten gjelder fremt til neste ordinære generalforsamling. Styret kjøpte senere samme år leilighet D-715, som styret i dag leier ut. Inntektene fra utleie, dekker styrets kostnader forbundet med leiligheten. Ved en inkurie var ikke ervervelsen av andeler et tema eller sak under generalforsamlingen 2010, følgelig har heller ikke generalforsamlingen forlenget/fornyet fullmakten til styret. Generalforsamlingen forlenger styrets fullmakt til å forvalte den ervervede andelen D- 715 frem til neste ordinære generalforsamling. Styret gis videre fullmakt til å selge andelen, om markedet tilsier salg. Enstemmig vedtatt 5.4 Bruksoverlatinger Av borettslagets 107 andeler har i dag 21 andeler godkjent bruksoverlating. Styret har registrert at ytterligere 22 andelseiere leier ut hele sin andel (bruksoverlating), uten å ha godkjent dette forholdet. Styret har i fm nøkkelbytte i mars 2011 anmodet overnevnte andelseiere om å levere søknad om bruksoverlating, uten resultat. Borettslagsloven og våre vedtekter, samt husordensregler er meget entydige i andelseiers plikter i fm utleie av hele sin andel. Hybler regnes ikke som bruksoverlating, og følger ikke disse reglene. Ingen godkjennelse av bruksoverlating er gitt for lenger varighet enn 3 år, slik at alle de godkjennelser som tidligere styrer har gitt i perioden , er i dag overskredet godkjennelsesperioden. I dag er det Usbl, på vegne av styret, som behandler og avgjør bruksoverlating. Styret er ankeinstans. Generalforsamlingen pålegger styret å følge opp at andelseiere som leier ut hele sin andel, har søkt og fått godkjent utleieforholdet i forkant av leieperioden. Styret pålegges også å rydde opp dagens uregisterte utleie, sørge for at andelseierne utfører sitt lovpålagte ansvar i ht Borettslagslova og Borettslaget Trondheimsveien 5 s vedtekter. Enstemmig vedtatt

4 5.5 Endring av leilighetsnummer i 5 B Borettslaget Trondheimsveien 5 består av Trondheimsveien 5B og 5D. 20 leiligheter og 7 hybler i 5B, 87 leiligheter og 13 hybler i 5D. 2. etasje 5B og 2. etasje 5D er gjennomgående, det samme er 3. etasje 5B og 4. etasje 5D. Dette skaper store utfordringer for å finne ut hvor fysisk leiligheten er plassert. Eks 1: B-209 har egen hybel med nr B-217. Hybelen er plassert i 3. etasje i 5B, som er samme etasje som 4. etasje 5B, og har nummer tilhørende 217 som indikerer 2. etasje. Eks 2: Samtlige nøkler ved nøkkelbytte i mars ble utlevert fra B-209 Mer enn 30 % av våre andelseiere hadde problemer med å finne leiligheten. De var alle utenfor D-209, ca 20 meter unna B-209. Politiet og Brannvesenet har flere ganger vært hos oss, på leting etter leiligheter, uten å kunne finne dem. Spesielt Brannvesenet er negative til dagens nummerering av leiligheten. De mener at dette kan være kritisk, ved en brann, om brannvesenet ikke finner riktig leilighet. Hele nummersystemet er mer kaotisk enn logisk. Styret ser EN løsning på dette problemet. Alle leiligheter og hybler i 2. etg 5B, gis nye leilighetsnummer, fortløpende etter siste brukte nummer i 2.etg 5D. Alle leiligheter og hybler i 3. etg 5B, gis nye leilighetsnummer, fortløpende etter siste brukte nummer i 4. etg 5D. Styret har allerede startet denne prosessen med hyblene i 5B, men har ikke lykkes å ferdigstille arbeide, grunnet manglende tilbakemelding fra andelseiere. Dette arbeidet vil nå bli samkjørt med den nye endringen. Styret endrer merkingen av dørene i bygget (2. og 4. etasje) Styret anskaffer og monterer nye nummer ved samtlige ringeklokker i 5B Styret omprogrammerer calling anlegget i 5B (5B og 5D vil fortsatt ha separate calling anlegg ved inngangspartiene) Styret omprogrammerer brannvarslingssystemet for 5B Styret bestiller nye oversiktskart i begge inngangspartiene Styret lager nye postkasseskilt til 5B Den enkelte andelseier i 5B må selv informere Posten og egne kontakter/venner om nytt nummer. H-nr tilhørende hver leilighet vil IKKE bli endret. Styret vil se nærmere på om det er mulig, og om det bør endres H-nr.

5 Generalforsamlingen pålegger styret å bytte navn på alle leiligheter i B, slik at det blir enhetlig, og følger oppfordring fra både politi og brannvesen. Styret skal informere andelseierne og beboerne god tid i forveien og fastslå EN bestemt dato hvor endringen fysisk gjennomføres. Enstemmig vedtatt 5.6 Endringsforslag vedtektene Borettslaget Trondheimsveien : 6.5 Innkalling til generalforsamling (Andre avsnitt) Styret skal på forhånd varsle andelseierne om dato for generalforsamlingen, og om siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet. Saker som en andelseier ønsker tatt opp, skal tas med in innkallingen dersom styret har mottatt krav om det før fristen. Etter 1. Setning tilføres: Som varsel kan oppslag i inngangspartiene og postkassene i bygget, og evt epost nyttes Endringen gjennomføres for synliggjøre varslingsmåten. 2. setning, Det 11. ordet endres fra in til i. Endringen gjennomføres grunnet skrivefeil. Enstemmig vedtatt 5.6.2: 6.8 Styremedlemmer (Første setning) Borettslaget skal ha et styre bestående av tre medlemmer. Ordet minst settes inn etter det 7. ordet. Borettslaget er for stort til kun å ha et styre på tre medlemmer. Styret har frem til i dag bestått av 4 medlemmer. Paragraf 6.9, 4 ledd Styret kan treffe vedtak når minst tre medlemmer er tilstede og minst to av dem stemmer for vedtaket. Dette tilsier at paragraf 6.8 må endres. Benkeforslag til ordlyd: Borettslaget skal ha et styre bestående av tre til fem medlemmer Enstemmig vedtatt 5.6.3: 7.1 Bruk av forsikring dekning av egenandel (første avsnitt, siste del) Ved skader som skyldes en andelseiers uaktsomhet, eller som en andelseier på annen måte er erstatningsansvarlig for, skal andelseierens forsikring benyttes så langt den rekker, inkludert mulig egenandel, før borettslagets forsikring benyttes. Når slik skade dekkes av lagets forsikring, skal andelseieren erstatte egenandelen og andre direkte

6 utlegg som ikke dekkes av forsikringen og som er en følge av skaden. Bestemmelsen gjelder uansett om skaden oppstår på fellesareal eller i en bolig. Bestemmelsen gjelder også når skaden er forårsaken av noen av andelseierens husstand eller personer som andelseieren har gitt adgang til eiendommen eller overlatt sin bolig til. Når erstatningsansvaret er en følge av andelseierforholdet, kan legalpanterett etter borettslagsloven og vedtektenes punkt 5 anvendes. Ordet forårsaken endres til forårsaket. Endringen gjennomføres grunnet skrivefeil. Enstemmig vedtatt 5.6.4: Nytt punkt i Vedtektene: 7.1 Kameraovervåkning Laget kan montere og drifte overvåkningskamera inkludert porttelefon med kamera dersom generalforsamlingen vedtar dette. Styret skal sørge for forsvarlig drift og følge de lovpålagte regler for kameraovervåking. Personopplysningsloven omhandler bruken av overvåkningskamera. Utdrag fra loven, fritt oversatt: - I borettslag eller andre bolig- selskap skal all form for kameraovervåking være vedtektsfestet. Dette innebærer at saken legges frem på et allmøte, en generalforsamling eller lignende, og at vanlige vedtektsbestemmelser gjelder. - Porttelefoner med kamera defineres som kameraovervåking og omfattes derfor av reglene. - Alle som driver kameraovervåking skal melde fra om dette til Datatilsynet før oppstart. En melding er gyldig i tre år, deretter må man melde overvåkingen på nytt. Porttelefoner med kamera ble montert allerede i 2005, og er fremdeles operative. Overvåkningskamera ble montert i Styret meldte til Datatilsynet før montering av kamera i Enstemmig vedtatt Sak 6: Valg Følgende styremedlemmer stod på valg: Lars Gjemble (leder) Kjetil Andreas Andersen Gry Marit Prestegården 6.1 Valg av leder: 6.2 Valg av styremedlemmer: Kjetil Andreas Andersen Anne Christophersen Anna Sørum Hans Brenna

7 6.3 Valg av varamedlemmer: Ingrid Håland Dagfinn Lie Etter generalforsamlingen fikk styret følgende sammensetning: Leder Kjetil Andreas Andersen Monika Radovanovic Anne Christophersen Anne Sørum Hans Brenna Varamedlemmer: Dagfinn Lie Ingrid Håland 6.4 Valg av valgkomité Lars Gjemble Karianne Eriksen Protokollen undertegnes av: Harald B. Gorrchgrevink /s/ Olav Larsen /s/ Hans Brenna /s/ Valgt av generalforsamlingen Møteleder Valgt av generalforsamlingen