Medarbeiderundersøkelser et pliktløp eller innspill til gode samtaler og utviklingsprosesser? Presentasjon ved Astrid Flothyl Semb, HR-avd. Skien kommune og Marianne Hauan Molstad, leder og forfatter av boken «Medarbeiderundersøkelsen gjennomført hva nå?» KS/BTV Arbeidsgiverkonferanse, Kongsberg 19.november 2015
Dagens agenda HR og medarbeiderundersøkelser Hva er en medarbeiderundersøkelse? I medias søkelys. (fakta og myter) Forberedelse, gjennomføring og oppfølging Roller og ansvar Erfaringer fra Skien kommune fra et HR-perspektiv Kort om 10-FAKTOR; KS sin nye medarbeiderundersøkelse Medarbeiderundersøkelsen del av et helhetlig og målretta utviklingsarbeid! Fra tidstyv til gevinst hva må til? Mennesker struktur organisasjon Skien kommune den gode og inkluderende møteplass! Forfatter
Refleksjonsoppgave Medarbeiderundersøkelse hva betyr det for deg?
Arbeidsmiljølovens Kap. 4 Krav til arbeidsmiljøet Belastning forebygge skader og sykdommer unngå uheldige fysiske belastninger unngå uheldige psykiske belastninger ta hensyn til arbeidsevne, kyndighet, alder og øvrige forutsetninger Kompetanse faglig og personlig utvikling tilstrekkelig informasjon og opplæring integritet og verdighet AML Medvirkning medvirke ved planleggings- og styringssystemer selvbestemmelse, innflytelse, faglig ansvar Jobbinnhold varierte arbeidsoppgaver sammenheng mellom enkeltoppgaver kontakt/ kommunikasjon med andre HR-avdelingen v/ rådgiver Astrid Flothyl Semb i samarbeid med Marianne Hauan
Ulike former for medarbeiderundersøkelser Dialogverktøy Tilstandsrapport Faktaundersøkelse
Medarbeiderundersøkelser - i medias søkelys.. Spillet rundt medarbeiderundersøkelser (Dagens Næringsliv, april 2013) Medarbeiderundersøkelser; en institusjon moden for revisjon (Johan Velten, Dagsavisa Ledelse 2014) Alle gjør det, få forstår dem! (Christer Mortensen HR Norge 2012) «Jeg lærte en gang at medarbeiderundersøkelser fungerer litt som en håndgranat; når du har dratt ut splinten bør du vite hva du skal gjøre med den» (Christer Mortensen, organisasjonspsykolog, Dagens Næringsliv 2013 Fra tall til tiltak Psykologene, Personal & Ledelse 2012 Medarbeiderundersøkelser en uutnyttet «skattekiste» (Christina Høyer Glahn, HR Norge 2014) Dyrt og farlig advarer mot feil bruk av medarbeiderundersøkelser (Even Bolstad, HR Norge 2014)
Medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR en helhetlig prosess Forberedelser Felles handling og oppfølging Gjennomføre måling Felles tolkning og forståelse
Det handler om oppfølgingen! - Fra endring til utvikling.
Gjennomføring av MAU ulike nivåer, aktører og ansvar Rådmannens ledergruppe Ledergruppen i kommunalområdene Nærmeste leder Alle medarbeidere i kommunen HAMU, LAMU og verneombud Tillitsvalgte Eksterne samarbeidsaktører
HR-funksjonens roller - hvordan gjør de seg gjeldende ved gjennomføring av MAU? Strategisk rolle Forankring i virksomhetens strategi (herunder brukerfokus, rekruttering, omdømmebygging) Systemrolle Felles standarder/systemer, kvalitetssikring av prosesser, oppfølging (controllerrolle) - (herunder rekruttering, arbeidsmiljø, omstilling/bemanningstilpasning) Utviklingsrolle Endrings- og utviklingstiltak, prosjekter og forbedring av praksis (herunder opplæring/kompetanse, rekruttering, OU/lederutvikling, medarbeiderskap, arbeidsmiljø) Partsrolle Samarbeid og forhandlinger med tillitsvalgte og fagorganisasjoner Servicerolle Løpende service, støttesystemer ut fra stordriftsfordeler (herunder lederstøtte)
Del 2 Erfaringer fra Skien kommune fra et HR-perspektiv; Kort om 10-FAKTOR; KS sin nye medarbeiderundersøkelse Medarbeiderundersøkelsen del av et helhetlig og målretta utviklingsarbeid! Skien kommune den gode og inkluderende møteplass! Forfatter
10-FAKTOR er: 10-FAKTOR Et måle- og utviklingsverktøy forskningsbasert og bygger på forskning om hva som er viktige innsatsfaktorer for å oppnå gode resultater. Konkret og avgrenset til ti faktorer som er dokumentert viktige. Både medarbeiderskaps- og ledelsesorientert - fanger opp viktige faktorer på medarbeider-, gruppe-, organisasjons- og ledernivå. Utviklingsorientert - måler faktorer som ledere og medarbeidere kan påvirke, og som skal danne grunnlag for medarbeider-, organisasjons- og lederutvikling. Er spesielt tilpasset norske kommuner og fylkeskommuner.
10-FAKTOR Både et måle og utviklingsverktøy for ledere og medarbeidere Måler faktorer en kan gjøre noe med Oppdraget står i fokus Kunnskap om de ti faktorene ses som grunnleggende lederkompetanse De ti faktorene inngår i noen viktige sammenhenger, som gir godt grunnlag for å sette på dagsorden ulike temaer i et prioritert og systematisk opplæring/utviklingsarbeid for både ledere, medarbeidere og organisasjonen som helhet
Strategier og planer for Skien kommune
Målretta utviklingsarbeid oppdraget i fokuset helhet og sammenheng Oppgavemotivasjon Rolleklarhet Mestringstro Selvstendighet Bruk av kompetanse Medvirkning Involvering Utvikling Relevant kompetanseutvikling Fleksibilitetsvilje Mestringsklima Mestringsorientert ledelse Nytteorientert motivasjon
10-FAKTOR - et viktig verktøy for god HR Helt i takt med tiden; helsefremmende perspektiv fokus på nærvær mestringsorientert motivasjonsfokusert (gir sammenhenger om forhold som igangsetter, opprettholder og regulere atferd for måloppnåelse) kompetansemobiliserende Gir grunnlag for felles kultur og identitet - innhold og retning for å oppnå godt arbeidsmiljø og god tjenestekvalitet!
10-FAKTOR - bidrag til organisasjonsutvikling Medarbeiderskap styrkes kompetanse Kultur for involvering og dialog kultur og identitet Lederutvikling på ulike nivåer ledelse Helhetlig og konsistent HR-arbeid
Forankringsprosessens innhold og betydning Eksterne samarbeidspartnere Tidsperspektiv Fokusendring Fra resultatfokus til utgangspunkt for dialog Bevisstgjøring Helhet og sammenheng HRavdelingen Vernetjenesten Ledelse Kommunal -områder Forfatter
Solid forankring gir resultater! Målretta, systematisk, over tid koordinering, involvering og felles eierskap Forfatter
Pause
10-FAKTOR tilbakemeldinger fra medarbeidere og ledere Lett å forstå Rask å besvare Spørsmål /påstanden gir mening De ti faktorene - et godt utgangspunkt for dialog; mellom ledere/ i ledergrupper mellom ledere og medarbeidere mellom arbeidsgiver og vernetjenesten på individ, gruppe og organisasjonsnivå Gir et felles språk og en felles grunnmur i utviklingsarbeidet Oppdraget i fokus!
Del 3 Fra tidstyv til gevinst hva må til? Mennesker Struktur Organisasjon Målrettet systematisk over tid Skien kommune den gode og inkluderende møteplass! Forfatter
10-FAKTOR - et dialogverktøy Ledelse/lederskap Mestringsorientert ledelse - ut fra individuelle forutsetninger Lederoppfølging/veiledning Lederutvikling/samtaler Rammeverk SKIEN KOMMUNE Medarbeiderskap Medvirkning og involvering Engasjement og motivasjon Rolleklarhet og selvstendighet Medarbeidersamtaler/utvikling Rammeverk Organisasjonsutvikling Mestringsklima Felles kultur og identitet Arbeidsgiverpolitikk Strategisk ledelse/hr Lokalt utviklingsarbeid Utviklingsplaner
Vi er i gang! 10-FAKTOR målinga gjennomført oktober 2015 - total svarprosent 71 % Et godt utgangspunkt for dialog mellom ledere og medarbeidere i Skien kommune som del av lokalt utviklingsarbeid på enhet/seksjonsnivå; Gjennomføring av arbeidsmiljømøter og personalmøter i enhet/seksjon Etterspørres og følges opp i lokale arbeidsmiljøutvalg(lamu)/ hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) Gir grunnlag for videre arbeidet med 10-FAKTOR som utviklingsverktøy hvor lederutvikling vil ha særlig fokus i 2016/2017. HR bistår med lederstøtte/veiledning i forhold til hvordan gjennomføre prosesser i enhet/seksjon. HR har det overordna ansvaret for arbeidet med å legge til rette for og koordinere 10-FAKTOR arbeidet i tett samarbeid med kommunalområdene.
Vi er i gang forts. Følgende er utarbeidet og gjort tilgjengelig på ansattportalen; Framdriftsplan for implementering av 10-FAKTOR verktøyet og gjennomføring av MAU 2015 Presentasjon fra kurset «Følg Opp Sammen 1» Veileder for medarbeiderundersøkelsen, samt brukerveiledning/support for hvordan hente ut resultater/rapporter egen enhet/seksjon PP-mal for gjennomføring av personalmøter som del av oppfølgingsarbeidet Oversikt over de ti faktorene innhold og sammenhenger
Vi er i gang forts. Målretta og helhetlig oppfølging av 10-FAKTOR/MAU 2015; «Følg Opp Sammen 1 - bruk av dialogmodellen i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR», et kurs for ledere, verneombud og tillitsvalgte er gjennomført. «Følg Opp Sammen 2 - en utdyping av metoder og verktøy i utviklingsarbeidet» står for tur 3.desember 2015. «Følg opp sammen 3 en videreføring av 10-FAKTOR i arbeidet med lederutvikling og medarbeiderskap i Skien kommune» er under planlegging og framdriftsplan forventes å foreligge i januar 2016.
Refleksjonsoppgave Hva skal til for at medarbeiderundersøkelser ikke blir et pliktløp og en tidstyv?
10-FAKTOR og verdiskapning Måleverktøy (avgrenset og konkret) Helhetlig oppfølging satt i system Gir verdi!
10-FAKTOR og sammenhenger Primære innsatsfaktorer - Mestringsledelse - Mestringsklima - Selvstendighet - Rolleklarhet Viktige mellomeffekter - Oppgavemotivasjon - Mestringstro - Relevant kompetanseutvikling - Nyttemotivasjon Avgjørende effekter for måloppnåelse - Bruk av kompetanse - Fleksibilitetsvilje
Vi gjør det sammen! Ledere er ansvarlige som pådrivere og tilretteleggere i prosessene Medarbeidere skal inviteres til å reflektere over utviklingsområder og egne bidrag og gjøres medansvarlige for mål og tiltak Hva er viktig å ta tak i og forbedre? Hva er viktig å vedlikeholde og bevare?
Grunnlaget for endring og utvikling Hvor starter vi? Hva er viktig? Ville Gjøre Akseptere Forstå
Medarbeiderundersøkelser satt i system Medarbeidere Målrettet, systematisk og over tid Struktur Organisasjon
Målretta utviklingsarbeid oppdraget i fokus- helhet og sammenheng! Implementering av verktøyet ses i sammenheng med iverksetting av tiltak i kommunens HR-strategi. Resultatene fra 10-FAKTOR-målingen vil bli brukt som utgangspunkt for dialog mellom medarbeidere og ledere på ulike nivåer i organisasjonen, hvor fokuset er utvikling av godt arbeidsmiljø og god tjenestekvalitet. Dialogverktøy ingen tilstandsrapport eller faktaundersøkelse! Hovedfokuset ligger på oppfølgings- og utviklingsarbeidet mer enn selve målingen!
Vi gjør det sammen!
Takk for oppmerksomheten!