Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE 7 TVERRFAGLIGE TJENESTER TIL BARN, UNGE OG FAMILIER 26. AUGUST 2016
Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen... 2 2 Mandat... 3 3 Fremdriftsplan... 4 4 Kompetansebehov... 5 4.1 Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig)... 5 4.2 Kompetansegap... 5 5 Organisering... 6 5.1 Forslag til organisering i ny kommune... 6 5.2 Personellmessige utfordringer... 6 6 Økonomi... 7 7 IKT... 7 7.1 Fagsystemer... 7 7.2 Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere)... 7 8 Arkiv... 7 8.1 Dagens rutiner... 7 8.2 Fremtidig behov... 7 9 Lokalisering... 8 10 Anskaffelser... 8 11 Synergieffekter... 8 12 Effektiviseringsgevinster... 8 13 arbeidsgruppens egne punkter... 9 14 Oppsummering status... 9 14.1 Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per 1.1.2018... 9 1
1 MEDLEMMER AV ARBEIDSGRUPPE 7 Gruppe 7 har delt det overordnede mandatet og oppgaveporteføljen inn i én hovedgruppe og 4 undergrupper Hovedgruppe 7 Forebyggende tjenester til barn, unge og familier Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Mona Pettersen Virksomhetsleder Helse og oppvekst Holmestrand Christine Berge Tjenesteleder Helse og oppvekst Holmestrand Barne- og familiesenter Eli Onseng Endal Barnevernleder Helse og oppvekst Holmestrand Marit Green Tymczuk Tjenesteleder Helse og oppvekst Holmestrand Tiltak EM flyktning Pål Eggen Rådgiver skole Administrasjonen Holmestrand Elisabeth Gustafson Rådgiver barnehage Administrasjonen Holmestrand Camilla Norum Ledende helsesøster Helse og omsorg Hof Johanne F. Eikenes Barnehage- og Administrasjonen Hof skoleansvarlig *Ny deltaker Fra adm./ ledelse Helse Hof Grethe Hagen HTV Fagforbundet Holmestrand *Ønske om å styrke hovedgruppe 7 med representant fra adm./ledelse i Hof Gruppe 7A Enslige mindreårige flyktninger (EMF) Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Marit Green Tymczuk Tjenesteleder Helse og oppvekst Holmestrand Tiltak EM flyktning Christine Berge Tjenesteleder Helse og oppvekst Holmestrand Barne- og familiesenter Siv-Bente Njøten Saksbehandler EM, Helse og oppvekst Holmestrand Barneverntjenesten Heidi Gui Inspektør Gjøklep Holmestrand Voksenopplæringen ungdomsskole Henriette Pande Virksomhetsleder Psykisk helse og Hof miljøarbeid Ida Berg Fagansvarlig EM Psykisk helse og Hof miljøarbeid Johanne Eikenes Barnehage og Administrasjonen Hof skoleansvarlig? TV 2
Gruppe 7B Flerfaglig samhandling til beste for barn, unge og familier Gruppen er avsluttet. Hvordan det tverrfaglige samarbeidet skal organiseres i ny kommune vil bli ivaretatt av hovedgruppe 7. Parallelt med etableringen av ny kommune vil deltakere fra Hof og Holmestrand samordne innsatsen i «God oppvekst» allerede fra skolestart høsten 2016. Gruppe 7C Barneverntjenester (gruppen er ikke fullstendig - arbeidet startes senere) Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Eli Onseng Endal Barnevernleder Helse og oppvekst Holmestrand Christine Aronsen Saksbehandler og Helse og oppvekst Holmestrand stedfortreder i bv.tj. Mona Pettersen Virksomhetsleder Helse og oppvekst Holmestrand? Representant Barneverntjenesten Hof (v/ Re)? Representant Fra administrasjon Hof Nina Eriksrud HTV Fellesorganisasjonen Holmestrand Gruppe 7D Forebyggende helsetjenester Navn medlem Stillingstittel Virksomhet Kommune Christine Berge Tjenesteleder Helse og oppvekst Holmestrand Barne- og familiesenter Mona Pettersen Virksomhetsleder Helse og oppvekst Holmestrand Eli Onseng Endal Barnevernleder Helse og oppvekst Holmestrand Tove S. Askekjær Psykisk helseteam Helse og oppvekst Holmestrand Camilla Norum Ledende helsesøster Hof Mari Orten TV Norsk Fysio.forb. (NFF) Holmestrand 2 MANDAT Hovedgruppe 7 samlet Beste organisering av forebyggende tjenester til barn, unge og familier i Holmestrand (Summen av mandatet i gruppene 7A, 7B, 7C og 7D) Gruppe 7A Enslige mindreårige flyktninger Beste organisering av tjenester og tiltak til Enslige mindreårige flyktninger (EMF). Herunder flyktningehelse for alle aldersgrupper. Gruppe 7B Flerfaglig samhandling Flerfaglige samhandling til beste for barn, unge og familier. Inngår i hovedgruppens mandat fra august 2016 Gruppe 7C Barneverntjenester Beste organisering av barneverntjenester. 3
Gruppe 7D Forebyggende helsetjenester Beste organisering av forebyggende helsetjenester til barn, unge og familier 3 FREMDRIFTSPLAN Dato Gruppe Oppgaver 04.04.16 Kick off alle Fellessamling 04.04.16 Gruppe 7 Presentasjon av gruppemedlemmene, foreløpig inndeling i arbeidsgrupper og forslag til mandat. 21.04.16 Gruppe 7 Dele opp i arbeidsgrupper spisse mandat 28.04.16 Gruppe 7D Organisering. Kartlegge ressurser, roller og funksjoner 04.05.16 Gruppe 7B Flerfaglige samhandlingen i Hof og Holmestrand; Kan SamBUH etableres i alle enheter høsten 2016 og evalueres i juni 2017? 19.05.16 Gruppe 7D Vurdere framtidig organisasjonsform 19.05.16 Gruppe 7A Organisering og struktur på EM-arbeidet. Definere ansvar og oppgaver. Se på øvrige tilbud som skole, helse, fritid, nettverk 20.05.16 Gruppe 7 Oppsummere gruppe 7A, 7B og 7D + info. + innspill rapport 23.05.16 Gruppelederne Møte med prosjektledelsen/ rådmannen 07.06.16 Gruppe 7D Organisering av Barne- og familiesenter? Evt. lokaliteter? 10.06.16 Gruppe 7A Organisering og struktur rundt tilbudet til EM-ungdom 14.06.16 Gruppe 7D Fortsettelse av arbeidet 16.06.16 Gruppe 7 Oppsummere gruppe 7A, 7B og 7D spisse oppgaver og sikre framdrift i alle grupper. 20.06.16 Gruppe 7B Planlegge gjennomføring av SamBUH møter i alle barnehagene? Ferieavvikling 19.08.16 Gruppe 7 Oppsummering fra 7A, 7B og 7D innspill fra arbeidsgruppene 25.08.16 Gruppe 7A Oppdatering 26.08.16 Gruppeleder Skrivefrist statusrapport til Fellesnemnda 01.09.16 Gruppe 7 Studietur til virksomhet Barn og unge i Tønsberg kl. 12-16 06.09.16 Gruppe 7C Forbereder oppstart definerer aktuelle deltakere 19.09.16 Gruppeledermøte 23.09.16 Gruppe 7A Forslag til organisering av EMF s samhandlende tjenester 28.09.16 Gruppe 7 Oppsummering fra 7A, 7B, 7C og 7D innspill fra arbeidsgruppene 30.09.16 Gruppe 7D 30.09.16 Gruppeleder Skrivefrist statusrapport til FN 11.11.16 Gruppe 7D 18.11.16 Gruppe 7 4
4 KOMPETANSEBEHOV 4.1 Hvilken kompetanse er nødvendig (lovmessig/forsvarlig) Hof kommune etablerer bofellesskap for EMF og ansetter 12 medarbeidere i turnus. Det skal bosettes 5 barn i alderen 12 15 år i Klokkergården. Viktig at det ansettes barnevernspedagoger, sosionomer, og eventuelt andre med relevant 3-årig høgskoleutdanning, og sikre relevant erfaring fra arbeide med både ungdommer og flyktninger. Personlig egnethet har stor betydning for relasjons- og integreringsarbeidet med barna og ungdommene 4.2 Kompetansegap Er det kompetanse som helt mangler i dag? Hvilke områder er det behov for eventuell kompetanseheving? Gruppe 7D Forebyggende helsetjenester Det sees manglende funksjoner i Hof ved sammenlikning av dagens to kommuner Holmestrand Hof Helsestasjon og skolehelse Helsesøsterstillinger - samlet 590 % 170 % Lederressurs 90 % 10-20 % Leger helsestasjon + HFU 46 % 10 % Jordmor 50 % 10 % Turnuslege 10 % - Psykolog 50 % - Fysio- og ergoterapi barn/unge 130 % 10 % Flyktningehelsesøster 30 % 10 % Merkantil 100 % - Antall ansatte 13 4 Psykisk helse barn og unge Holmestrand Hof Samlet ressurs 400 % 10 % Familieterapeut 90 % - Klinisk sosionom 60 % - Psykiatrisk sykepleier 50 % - Spes.ped./gestaltterapeut 100 % - Ungdoms LOS/barnevernsped. 100 % - Antall ansatte 5? 5
5 ORGANISERING 5.1 Forslag til organisering i ny kommune Boligene til enslige mindreårige flyktninger er ulikt organisert i Hof og Holmestrand. I Holmestrand er Tiltak enslige mindreårige flyktninger organisert i Helse og oppvekst. I Hof er boligen for enslige mindreårige flyktninger organisert i Psykisk helse og miljøarbeid. Tjenestene møtes allerede jevnlig for å sikre kompetanse- og erfaringsdeling. Framtidig organisering bør inneholde det beste fra begge kommuner! Det overordnede ansvaret for bosettingen ivaretas av én tjenesteleder. Hver enhet, de ulike boligene og oppfølging i hybeltjeneste, har avdelingsleder eller ledende miljøterapeuter med spesifisert ansvar. Hva som konkret skal ligge i denne rollen må avklares slik at det blir lik forventning til funksjonene. Tiltakene til enslige mindreårige flyktninger tenkes organisert i tilknytning til forebyggende og samhandlende tjenester, helsetjenester og barneverntjenester (som i Holmestrand) og i tillegg knyttes tett til adekvat skoletilbud. Videre er det ønskelig å dra veksler på kommunens faglige kompetanse innen miljøarbeid og psykisk helse (som i Hof) Hof har vertskommunesamarbeid med Re på barneverntjenester. Samarbeidet er nå styrket med økt ressurs til saksbehandler for bosetting av enslige mindreårige flyktninger. Saksbehandler fra barneverntjenesten i Holmestrand kommune har bistått Re noe i oppstartfasen. Gruppe 7B Flerfaglig samhandling Det er drøftet muligheten av om SamBUH-metoden (Holmestrands modell for samhandling rundt barn, unge og familier) skulle prøves ut i begge kommunene skoleåret 2016/2017, for så å ha en omfattende evaluering i mai 2017. Det er besluttet å avvente dette. Gruppe 7D Forebyggende helsetjenester Deltakerne er enig om å organisere de forebyggende helsetjenestene slik at de oppleves "sømløse for bruker". Organiseringen skal preges av Én dør inn -prinsippet, som for eksempel et Barne- og familiesenter, - med helsestasjonstjenestene som hjertet i dette. Tjenester og tiltak bør settes inn tidlig i et forløp; Basert på lav terskel for dialog, tverrfaglige drøftinger og økt fokus på medvirkning kan virksomheten nå dette målet! Gruppen har startet en prosess der det innhentes erfaringer fra andre kommuner. Det er avtalt studiebesøk i Tønsberg kommune, ved virksomhet Barn og unge, 01.09.16. Gruppen ønsker videre å definere hva som bør videreføres og se på hvilke utfordringer som kan forbedres i dagens organisering. 5.2 Personellmessige utfordringer Aktuelle problemstillinger er meldt inn. 6
6 ØKONOMI Hof kommune har annonsert etter 12 medarbeidere som skal jobbe i turnus i EM-boligen. Kostnader knyttet til årsverk som saksbehandler i barneverntjenesten eller merkantil/ikt/ økonomi er ikke tatt stilling til. Økonomien rundt arbeidet med målgruppen er krevende med tanke på ulike tilskudd og rundskriv knyttet til refusjon til BUF-etat. Økt omfang på flyktningehelse og skoletilbud til bosatte EMF og EMF i mottak er heller ikke estimert. 7 IKT 7.1 Fagsystemer Hvilke fagsystemer finnes i dag i de respektive kommune? Er det behov for nye anbud, jfr. punkt 9 om anskaffelser. Problemstillinger sendes til arbeidsgruppe for anskaffelser på e-post Morten.Jakobsen@holmestrand.kommune.no Følgende spørsmål meldes inn til Morten Jacobsen: Hvordan skal IKT-prosessen ivaretas? Hvem gjør hva? Fremdriftsplan? Fellessystemer? Referenten sender henvendelse til Morten Jacobsen for avklaring opp mot andre grupper og evt. anskaffelser Gruppe 7A Enslige mindreårige flyktninger (EMF) Gruppe 7D Forebyggende helse Enhet Holmestrand Hof Helse og omsorg Visma Profil Gerica EM flyktninger Visma Flyktning Turnusprogram Visma Ressursstyring Visma Ressursstyring Helsestasjon Visma HsPro CGM Winmed Psykisk helse b/u Visma Profil 7.2 Digitalisering internt (i kommunen) og eksternt (innbyggere) 8 ARKIV 8.1 Dagens rutiner 8.2 Fremtidig behov 7
9 LOKALISERING Det er to boliger for enslige mindreårige flyktninger: Klokkergården (Hof) Solåsveien (Holmestrand) Oppfølging på hybel skjer i ungdommenes hjem og på felles møteplass som pt. er Ødegårdbua (Holmestrand). Hybeloppfølging er ikke aktuelt for Hof da de ikke har EM ungdommer i kommunen pt. Gruppe 7D Forebyggende helsetjenester Det har kommet frem ulike forventninger til hva forebyggende helsetjenestene skal kunne tilby i en flersenterkommune, - herunder fordeling av ressurser på lokasjoner i «senter Hof» og «senter Holmestrand». Inntil videre er det derfor vanskelig å identifisere framtidig behov for lokaler. 10 ANSKAFFELSER Er det behov for nye avtaler? Anbud? 11 SYNERGIEFFEKTER Bruke erfaring og kompetanse som Holmestrand kommune har utviklet siden 2002 da de første enslige mindreårige flyktningene ble bosatt. Dra veksler på kompetanse som virksomhet Psykisk helse og miljøarbeid (Hof) har på veiledningskompetanse og fagkompetanse innen traumeforståelse. Ved at grunnlaget blir større kan kommunen gi EM- barn og ungdommer et bedret tilbud på skole- og helseområdet. 12 EFFEKTIVISERINGSGEVINSTER Ikke behov for å innhente kunnskap og lære opp eksisterende personell da Holmestrand har erfaring og kompetanse innen: merkantil / økonomi IKT fagprogram saksbehandling av EM i barneverntjenesten flyktningehelse 8
13 ARBEIDSGRUPPENS EGNE PUNKTER Dersom arbeidsgruppens eget mandat identifiserer punkter som ikke er dekket i denne malen, settes disse inn her. Organisering: Det er ønskelig med sammenslåing av arbeidet rundt enslige mindreårige flyktninger så raskt som mulig. Helsetilbud i mottak: Antall mottaksplasser har stor betydning i forhold til evt. rigging av ny flyktninghelsetjeneste i Nye Holmestrand. Skoletilbud i mottak: Når det gjelder skoletilbud er det flere forhold som har betydning: 12-15 (16) år: Rett til grunnskole fra dag en. Plikt til grunnskole når de har vært 3 mnd. i Norge 16-17 år: Ingen rettigheter på undervisning, men kommunen kan velge å tilby asylnorsk (175 timer) og/eller grunnskoleopplæring for gruppa med mangelfull grunnskoleopplæring. Dette er en gruppe som bør få et tilbud på dagtid, arbeidsgruppa mener at det er uheldig at disse ungdommene blir gående uten opplæring/tilbud på dagtid. Skoletilbud til barn og unge i målgruppa som er bosatte: 12-15 (16) år: Rett til grunnskole fra dag en. Plikt til grunnskole når de har vært 3 mnd. i Norge. 16-17 år: Rett til norskopplæring og grunnskoleopplæring for voksne. Utfordringer: Denne opplæringen gis i Horten og ungdommene får tilbudet sammen med andre voksne. Ungdommene beskriver selv at de savner å bli kjent med andre ungdommer, - gjerne norske. I tillegg er norskopplæringen i Horten halvdagstilbud fem dager i uka. Dette skiller seg fra bosatte voksne flyktninger som er i introduksjonsordning som fyller opp dagene med intro-tid Det gjør at ungdommene har mye fritid. Fulltids tilbud får de først når de begynner i grunnskoleopplæringen for voksne. Arbeidsgruppa synes at det er uheldig at disse ungdommene blir gående uten et full tids tilbud og tenker også at det er uheldig at de ikke går sammen med andre ungdommer. 14 OPPSUMMERING STATUS Oppsummering av status i arbeidet skal etter oppsatt plan rapporteres til prosjektgruppen. Statusen som rapporteres skal ikke inneholde sensitive opplysninger (f.eks. navn på ansatte, brukere osv.). 14.1 Eventuelle kritiske faktorer for å kunne etablere en ny kommune per 1.1.2018 9
Det vises til punkt 7 IKT: Felles fagsystemer må være på plass ved kommunesammenslåing. 10