Sak 83/18 Risikostyring 10 på topp HELSE MIDT NORGE RHF STYRET Saksbehandler Sverre B. Midthjell Ansvarlig direktør Nils Kvernmo Saksmappe 2018/9 Dato for 18.10.2018 styremøte Forslag til vedtak: 1. Styret tar rapportering på 10 på topp risiko til orientering. 2. Styret ber om å holdes oppdatert om utviklingen innenfor de utvalgte risikoområdene. Stjørdal, 11. oktober 2018 Stig A. Slørdahl Administrerende direktør 1
Nummererte vedlegg som følger saken 1. 10 på topp risikoområder oktober 2018 SAKENS HENSIKT I følge rammeverk for risikostyring i Helse Midt Norge RHF skal styret informeres om 10 på topp risikoområder for virksomheten, herunder hvilke risikoreduserende tiltak som er iverksatt og planlagt. Denne risikovurderingen er en oppdatering av tidligere orienteringer, sist i styresak 31/18, og en redegjørelse for arbeidet med risikostyring. HOVEDPUNKTER OG HELHETLIG DRØFTING Dette er fjerde gang det rapporteres til styret om 10 på topp risikoer i tråd med rammeverket for risikostyring. Foretaket jobber mot en gradvis utvidelse og systematisering av risikostyringen mot et fullverdig og helhetlig system som en integrert del av virksomhetsstyringen. I forrige rapportering til styret ble det gjort en forenkling og strømlinjeforming av selve rapporteringen til styret, samtidig som det ble utarbeidet skjema og prosedyrer for en mer formalisert prosess med de underliggende vurderingene. Eierskap til risikoer ble fordelt på direktørene i foretaket. Det har i forkant av denne behandlingen vært jobbet med risikovurdering av det enkelte risikoområde i hver avdeling. Avdelingene har selv involvert HF ene og prosjektledelse i vurderingene i den grad det har vært behov for dette. Gjennom større involvering og ansvarliggjøring av avdelinger og saksbehandlere med fagansvaret innenfor det enkelte risikoområde har kvaliteten på risikovurderingen økt betraktelig. I tillegg tyder tilbakemeldingene på at denne prosessen har ført til at risikovurderingene også etter hvert blir et verktøy for styring internt. Ny oversikt topp 10 Listen er en oversikt over de risikoene administrerende direktør vurderer som de ti største innenfor Helse Midt Norges virksomhetsområde. Det er ikke en fullstendig oversikt over risiko i Helse Midt Norge, så listen er ikke ment å representere det samlede nivået på risiko. Dette er ikke en innbyrdes prioritert liste, men en oversikt over de ti områdene der administrerende direktør mener det er størst risiko på overordnet nivå. Risikoområdene er vurdert basert på en identifisering av de kritiske suksessfaktorene for å oppnå mål på området, hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe og eventuelle negative konsekvenser hvis de inntreffer. Risikoer vurderes etter følgende skala, basert på metodeanbefaling fra Direktoratet for Økonomistyring: 2 Kritisk Høy Moderat Lav
Dette innebærer en kombinasjon av hvor sannsynlig det er at hendelser inntreffer, og hvor store de negative konsekvensene vil være dersom de inntreffer. For at et område skal medføre høy risiko må hendelser både være sannsynlige og ha store konsekvenser. For hvert risikoområde oppgis de to risikoene som vurderes til å være de største på hvert område, og sentrale risikoreduserende tiltak knyttet til disse. I den underliggende analysen er det for alle områder identifisert flere risikoer, og det er en samlet vurdering av alle risikoer på området som representeres i risikovurderingen i oversikten. Risikoområdene er vurdert med to samlede risikovurderinger: Status: Risikobildet slik vi vurderer det i dag, med de tiltak som allerede er satt i verk. En trendpil viser om risikoen er stabil ( ), s gende ( ) eller synkende ( ) sammenlignet med bildet fra tidligere rapportering. Restrisiko: Antatt restrisiko etter at alle foreslåtte tiltak er gjennomført og har fått forventet effekt. Det er viktig at styret er bevisst på at det ikke vil være realistisk, eller ønskelig, å fjerne all restrisiko. Dette kan skyldes at det ikke er mulig, at eventuelle tiltak for å oppnå dette vil være urealistisk dyre, virke hemmende på annen måloppnåelse eller ha andre uønskede konsekvenser. Styret må derfor ha en bevisst holdning til hvor stor risiko som er akseptabel på det enkelte område. Dette omtales gjerne som organisasjonens risikoappetitt. Med bakgrunn i at det er gjennomført et mer omfattende arbeid med den underliggende analysen, og en viss grad av tilpasninger til sammenligning av alvorlighetsgrad, kan noen risikonivåer være endret fra sist rapportering på tross av at risikoen oppfattes som stabil. Kommentarer til det enkelte risikoområde Pasientsikkerhet Området pasientsikkerhetskultur ble tatt ut som følge av resultatene fra ForBedringundersøkelsen som ble gjennomført for første gang i februar/mars 2018. Resultatene av undersøkelsen viser at alle foretakene scorer høyt på teamarbeidsklima og sikkerhetsklima. Dette er en synliggjøring av at ansatte er opptatt av pasientsikkerhetskultur, og området er derfor tatt ut som en hovedrisiko. Området sykehusinfeksjoner er videreført og utvidet med smittevern. Forekomst av sykehusinfeksjoner er fortsatt høyt, særlig i St. Olavs hospital. Her er det igangsatt en rekke tiltak, inkludert smittevernvisitter, protokoller og plan for oppfølging. Helse Møre og Romsdal har lave tall på sykehusinfeksjoner, men støtter i likhet med Helse Nord Trøndelag at området fortsatt vektlegges. Området øyeblikkelig hjelp og overbelegg er tatt inn som nytt risikoområde. Høy pasienttilstrømming i akuttmottak gir høyt press både der og i andre klinikker. Flere klinikker har overbelegg, og det er laget planer for bedre pasientlogistikk som skal bedre pasientflyten både i akuttmottak og på andre klinikker. En økende andel pasienter blir poliklinisk 3
behandlet og snudd i akuttmottak, og det er etablert tettere samarbeid med bl.a. kirurgi og medisin for å bedre situasjonen på sikt. Området vurderes til å ha høy og stabil risiko. På tross av at området har hatt høy risiko over lengre tid vurderes de tiltak som nå gjennomføres å kunne redusere risikoen til moderat nivå. Prioritering av psykiatri og tverrfaglig spesialisert rusbehandling Regjeringen har gitt klare politiske føringer om at psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling skal prioriteres, og ha høyere vekst enn somatikk. Alle helseregioner har hatt betydelige utfordringer med å oppfylle disse målene over mange år. Ytterligere forsterking av disse signalene i styringsmål for 2018 understreker at konsekvensen av å ikke innfri målene må antas å være skjerpet. Både voksenpsykiatri og barne og ungdomspsykiatri har lavere poliklinisk aktivitet enn planlagt i 2017, og mål om ventetid er ikke oppnådd, jf. statusrapport i styresak 7/18. Vakante stillinger og rekrutteringsproblemer i Helse Møre og Romsdal og Helse Nord Trøndelag oppgis som hovedårsak. Kombinasjonen av økt konsekvens og fortsatt stor sannsynlighet fører til økt risiko. Det er derfor behov for å forsterke de risikoreduserende tiltakene. Dette er blant annet gjort gjennom tydelige krav til HF ene. Det må spesielt gjøres et videre arbeid for å finne tiltak som kan bidra til å løse rekrutteringsutfordringene. Kapasitet og kompetanse Dette risikoområdet består av to ulike typer risiko: For det første er det på flere fagområder umiddelbare utfordringer med å sikre (rekruttere, beholde og anvende) ansatte med nødvendig kompetanse i dag, som kan gå ut over kvalitet, pasientsikkerhet og ønsket kapasitet. Dette gjelder blant annet i psykiatrien, som nevnt over, men også på andre sentrale fagområder som spesialsykepleiere I tillegg står vi overfor en strategisk utfordring med å frembringe gode analyser over virksomhetens behov for kompetansesammensetning fremover og tilgang på tilstrekkelig antall ansatte. Dette er sentralt i utviklingsplanene og strategi 2030. Strategisk kompetanseplanlegging er en forutsetning for et samarbeid om utdanningskapasitet og innholdsutvikling i tråd med tjenestens reelle behov. Administrerende direktør erkjenner at organisasjonen ikke har et tilstrekkelig arbeid med strategisk kompetanseplanlegging i dag, samt utvikling og anvendelse av styringsdata, rekruttering og aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging, I HFenes utviklingsplaner er også systemer og tilgang på styringsdata for styring av kompetanse på kort sikt trukket fram som et utfordringsområde. 4
Innføring av ny spesialistutdanning for leger (LIS) utgjør også en sentral risiko på området. Dette er en relativt komplisert oppgave for helseforetakene som krever mye innsats på kort tid og en stor grad av koordinering. Regional utdanningsenhet er styrket for å bidra til å håndtere denne risikoen, men det er fortsatt betydelig risiko knyttet til å ha ferdig søknad om godkjenning til 1. mars 2019. Dette har i prosessen vært vurdert som eget risikoområde, og vil vurderes på nytt i forbindelse med neste rapportering. Området vurderes til å ha stabil høy risiko, men gjennom et aktivt arbeid med tiltak innen strategisk styring av kompetanse og aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging forventes denne reduser til et moderat nivå. Økonomisk bærekraft Helse Midt Norge er i gang med, og har foran seg, flere store investeringer som gjennomføres parallelt. For å klare disse investeringene er det behov for kontinuerlig forbedring og mer effektiv drift. Når investeringene er gjennomført er det nødvendig at det hentes ut tilstrekkelige gevinster for at foretaksgruppen skal kunne opprettholde sin økonomiske bærekraft. Den økonomiske situasjonen er fortsatt utfordrende for flere av helseforetakene i regionen. Helse Midt Norge RHF har iverksatt tiltak overfor underliggende helseforetak i form av tettere oppfølging gjennom månedlig statusrapportering, der tiltak, frister og økonomisk prognose for å stoppe vekst i antall månedsverk inngår. I tillegg bistår Helse Midt Norge RHF foretakene med analysearbeid og rådgivning. Utviklingsplanene til helseforetakene legger delvis høye ambisjoner for investeringsnivå også i årene fremover, noe som setter enda større press på den økonomiske bærekraften og øker risikoen på området. Dette krever fortsatt stor oppmerksomhet og aktiv styring av likviditet. Dersom vi ikke lykkes med å hente tilstrekkelige effektiviseringsgevinster vil konsekvensen bli at investeringer må nedskaleres eller skyves ut i tid. Området vurderes som å ha høy, og stigende risiko. Gjennom aktivt risikoreduserende arbeid overfor helseforetakene forventes det at denne kan reduseres til moderat nivå. Nytt sykehus for Nordmøre og Romsdal (SNR) Prosjektering og utbygging av SNR er et ressurskrevende prosjekt med betydelig risiko. I tillegg til den rene økonomiske risikoen er det betydelig risiko for at prosjektet vil kreve for mye ressurser fra øvrig aktivitet i Helse Møre og Romsdal. Den økonomiske risikoen har økt betydelig etter at det ble klart at man ikke fikk anbud innenfor gitt ramme. Styret i Helse Møre og Romsdal HF har gjort omfattende tiltak for å få kontroll over denne risikoen gjennom å avlyse anbudskonkurranse og endre entrepriseform. Administrerende direktør vurderer dette fortsatt til å være et prosjekt med høy risiko, men med potensial for å redusere risikoen ytterligere gjennom aktivt samarbeid med entreprenør om løsninger. 5
6 Org.nr. 983 658 776 En vellykket gjennomføring av prosjektet er avhengig av flere andre større prosjekter i regionen, både når det gjelder koordinering av uttak av personellressurser fra driften, men også tid Helseplattformen Helseplattformen er et stort og komplekst program med betydelig risiko. Helseplattformen har store muligheter for gevinster, men dette vil kreve store endringer i måten organisasjonen jobber på. Helseforetakene uttrykker i sine utviklingsplaner store forventninger til helseplattformens betydning for videreutvikling av pasientenes helsetjeneste. Anskaffelsesprosessen har kommet betydelig lenger siden siste rapportering. Fortsatt gjenstår imidlertid en betydelig usikkerhet knyttet til endelig anskaffelseskostnad, tidsplan/fremdrift, samhandling med kommunene og evnen til å realisere gevinstene. Dersom kommunene, fastleger og andre aktører ikke velger å ta løsningen i bruk vil det særlig svekke muligheten til å realisere gevinster. Å avklare kommunal deltakelse så raskt som mulig vil være positivt for risikobildet. IKT prosjekter har ofte en høy risikoprofil helt til de er innført, Helseplattformen er ikke noe unntak. Spesielt er perioden etter produksjonssetting kritisk. Derfor jobber Helseplattformen kontinuerlig med risikoreduserende tiltak og administrerende direktør og ledergruppen er kontinuerlig oppdatert på dette. I tillegg er det etablert ekstern kvalitetssikring. Det er også etablert forpliktende samarbeidsorganer med kommunene, med et eiermøte bestående av toppledelse både fra HMN og Trondheim kommune. Riktig konfigurering av plattformen og evne til å ta den i bruk på en slik måte at vi kan ta ut gevinster krever en betydelig grad av standardisering av prosesser, prosedyrer og utstyr i foretaksgruppen. Hvorvidt vi evner å gjennomføre denne standardiseringen med god nok kvalitet og raskt nok er en betydelig risiko for å lykkes med prosjektet. Disse oppgavene må håndteres av linjeorganisasjonen, og ny beslutningsstruktur for digitalisering og standardisering er et viktig virkemiddel for å lykkes med dette. Behandling av samtidighetsrisikoer ved de fire store prosjektene, og økonomisk bærekraft, som egne risikoområder har vært med på å gi bedre kontroll på en del av de viktigste utfordringene. Helseforetakenes utviklingsplaner viser også at prosjektet har høy prioritet i hele organisasjonen og det jobbes tett med Helseforetakene for å etablere riktig eierskap til programmet. Risikoen vurderes til å være høy, og stabil. Prosjektet følges opp tett både gjennom egen prosjektorganisering og i linjeorganisasjonen, og med resultater av tiltak forventes risikoen å kunne reduseres til moderat nivå. Nytt felles laboratoriesystem (HMN LAB) Styret i Helse Midt Norge RHF besluttet i sak 97/16 å kunngjøre konkurranse for anskaffelse av et nytt felles laboratoriedatasystem (HMN LAB) i regionen. Anskaffelsen i HMN LAB er delt inn i to områder, LIMS (ny laboratoriedatasystem) og Medisinsk Genetikk. Dagens
7 Org.nr. 983 658 776 systemer på laboratoriene er gamle og utdaterte, og det er ressurskrevende å opprettholde riktig kvalitet. Et fremtidig system skal ha et moderne brukergrensesnitt og gi økt kvalitet og pasientsikkerhet. Det skal også understøtte en kostnadseffektiv drift og ha en bedre funksjonalitet og integrasjonsmuligheter. Utskiftning av laboratoriesystemer er planlagt gjennomført før Helseplattformens innføring av ny pasientjournal. Siden forrige rapportering på risiko er anbudskonkurransen fullført, og den økonomiske risikoen har blitt håndtert gjennom utvidelse av kostnadsramme for prosjektet. De største risikoene i prosjektet vurderes nå til å være tekniske risikoer knyttet til mangelfullt produksjonslikt testmiljø lokalt og risiko knyttet til samordning med Helseplattformen. Risikoen vurderes fortsatt til å være høy, men synkende Samtidighet av store investeringsprosjekter Vedtatte prioritering av de fire store investeringene; Helseplattformen (HP), nytt sykehus i Nordmøre og Romsdal (SNR), K2 videre med SAP (HMN LØ fase 2) og nytt laboratoriedatasystem (HMN LAB) gir en samtidighetsrisiko, både økonomisk, ved innføring og behov for uttak av personell. I tillegg foregår annen utviklingsaktivitet. Samlet risikovurdering for de fire store investeringsprosjektene, jf. sak 74/17, tilsier at det er betydelig risiko knyttet til å gjennomføre fire slike store prosjekter innenfor den oppsatte tidsperioden. Samtidig er dette helt nødvendig for å nå de ambisjoner og mål som er satt gjennom Strategi 2030 og Regional utviklingsplan. Den økonomiske risikoen er betydelig, og denne er skilt ut i et eget risikoområde. Å hente ut gevinster av prosjektene forutsetter standardisering av arbeidsprosesser og pasientforløp, kodeverk, teknologi og applikasjoner. Dette krever betydelig ressursinnsats og oppslutning fra hele organisasjonen. Ressursuttaket fra alle deler av organisasjonen utgjør en av de største risikoene. Dersom koordineringen av ressursuttak mellom prosjektene ikke er god nok risikerer vi at organisasjonen ikke vil være i stand til å sette av tilstrekkelig med ressurser uten at det går ut over kjerneoppgavene i uakseptabelt høy grad. Det er avgjørende at arbeidet med planlegging av ressursuttak til prosjektene og standardiseringsarbeidet har tilstrekkelig framdrift. Disse vil i 2019 bevege seg over i en svært kritisk fase. Risikoen er vurdert til å være moderat og stabil, men konsekvensene av uønskede hendelser er store, så det er nødvendig med fortsatt tett oppfølging av tiltak for å hindre at risikoen øker. Informasjonssikkerhet og personvern God informasjonssikkerhet er en forutsetning for ivaretakelse av personvernet. Informasjonssikkerhet og personvern henger fundamentalt sammen og skal være en integrert del av foretaksgruppens virksomhet.
Konsekvensene av uønskede hendelser på dette området er potensielt svært alvorlige, blant annet for pasientsikkerhet og omdømme. Uønskede hendelser i helsesektoren har medført sterkt mediefokus på temaet, og omdømmerisikoen er derfor særlig stor. Uklar fordeling av myndighet til å akseptere risiko på området, som kan føre til at beslutninger ikke forankres på riktig ledelsesnivå vurderes som den største risikoen. Det er også risiko knyttet til tilstrekkelig forankring av sikkerhetsmål, risikonivå, ansvar og organisering på ledernivå. Utvikling og implementering av regionalt rammeverk for informasjonssikkerhet og styrket opplæring og bevisstgjøring av ledelsen, særlig på toppnivå, er sentrale tiltak for å redusere risikoen fra dagens nivå. Generelt har informasjonssikkerhet og personvern fått økt fokus det siste året, både i den løpende driften og i prosjekter, som Helseplattformen. Dette vil følges opp videre gjennom ytterligere konkrete tiltak. Endringsevne Økt endringstakt er blitt en del av hverdagen og håndteres godt av foretakene. Samtidig ser vi at den medisinske og teknologiske utvikling i stadig større grad stiller krav til vår endringsevne. For å øke vår endringsevne på lengre sikt, må organisasjonen forstå behovene for endring og settes enda bedre i stand til å endre seg. Vi må ha kompetanse til å anskaffe, utvikle og anvende ny teknologi og de mulighetene som ligger i dagens IKT systemer. Vi må også være åpne for nye måter å fordele arbeidet på i og på tvers av profesjonene og foretakene i gruppen og vi må tørre å sette dette på dagsorden. En strategisk og samstemt ledelse er en viktig premiss for å få gjennomført strategiske endringer i en så stor organisasjon som HMN. For å fremme organisasjonens endringsevne trenger vi ledere som styrer etter langsiktige mål, som tydelig signaliserer sine forventninger til organisasjonen og lager strukturer som fremmer gjennomføringsevne og gevinstrealisering (prosjekteier, prosesseier, linjeleder, osv). Videre kreves god kompetanse innenfor systematiske arbeidsmetodikker for endring og god relasjonell kompetanse for å få med seg organisasjonen. En suksessfaktor er ledelsens forpliktelse overfor vedtatte endringer og evne til å dra med seg organisasjonen på alle nivå i de nødvendige prosessene. En identifisert risiko er faren for at ledere på ulike nivåer ikke i tilstrekkelig grad ser konsekvensene av innføringen av nye verktøy, prosedyrer og andre endringer. Dette kan medføre at organisasjonen ikke klarer å standardisere arbeidsprosesser og oppnå ønsket effektivisering og forbedring av kvalitet. Dette handler i stor grad om å utvikle kulturen i foretakene ikke bare om å etablere prosedyrer og tekniske løsninger. 8
Risikoen vurderes til på kort sikt å være moderat til høy, og med behov for videre oppfølging av området med tiltak. ADMINISTRERENDE DIREKTØRS ANBEFALING Administrerende direktør er av den oppfatning at oversikten gir et godt bilde av de største risikoene knyttet til det regionale helseforetakets virksomhet. Administrerende direktør mener også at den videreutvikling av systemet for eierstyring som nå gjøres er et godt videre skritt i å få på plass en stadig bedre helhetlig risikostyring av virksomheten. Analysen identifiserer viktige risikoer for virksomheten som trenger ledelsens og styrets oppmerksomhet i tiden fremover. Administrerende direktør anbefaler at styret tar informasjonen til orientering, og vil sørge for å holde styret jevnlig oppdatert på det videre arbeidet med risikovurdering og tiltak for å redusere uønsket risiko. 9