Styringsdokument A4.2 IKT Prosjektrådmann: Elisabeth Enger Prosjektleder: Arne Nedregård Godkjent dato: 15.11.18 Nye Drammen kommune- Styringsdokument 1
ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 0.8 17.09.18 Til leserunde Trond Botheim AN 0.9 20.09.18 Til prosjektstyret Arne Nedregård 0.91 26.09.18 Korrigert D0 i tab s. 20 Trond Botheim 1.50 24.10.18 Korrigert kap 7 Arne Nedregård 1.9 7.11.18 Oppdatert til prosjektstyret. Ny selskapsliste. Trond Botheim AN DISTRIBUSJONSLOGG Versjon distribuert Dato Navn 0.9 20.09.18 Prosjektstyret 1.9 8.11.18 Prosjektstyret Nye Drammen kommune- Styringsdokument 2
INNHOLD 1 Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet... 4 2 Prosjektets mål og mandat... 5 2.1 Mandat... 5 2.2 Omfang... 5 2.3 Effektmål... 6 2.4 Resultatmål... 7 3 Interessenter og kommunikasjonsstrategi... 7 4 Rammebetingelser... 9 4.1 Føringer for prosjektet... 9 4.2 Prosjektets avgrensninger... 9 4.3 Rettslige reguleringer... 9 4.4 Prinsipielle spørsmål... 9 5 Strategi for gjennomføring... 10 5.1 Anskaffelsesstrategi... 10 5.2 Utviklingsstrategi/valg av metode... 10 5.3 Kvalitetsstrategi... 10 5.4 Strategi for implementering og overføring til linjen... 11 5.5 Usikkerhetsstrategi... 11 5.6 Konfigurasjonsstrategi... 13 5.7 Leveranser... 13 6 Avhengigheter... 14 7 Organisering... 15 7.1 Prosjektorganisering... 15 7.2 Hovedprosjektstyrets mandat... 17 7.3 Hovedprosjektstyrets organisering... 17 7.4 Delprosjektstyrenes mandat... 17 7.5 Delprosjektstyrenes organisering... 17 7.6 (Del-)Prosjektleders rolle... 18 7.7 Administrative prosesser... 18 7.7.1 Møter... 18 7.7.2 Kvalitetssikring og leserunder av prosjektleveranser... 18 7.7.3 Økonomistyring... 19 8 Fremdriftsplan... 19 9 Budsjett... 20 9.1 Forutsetninger og grunnkalkylebudsjett... 20 9.2 Usikkerhet i estimatene... 20 9.3 Budsjett for A4.2 IKT... 21 9.4 Finansiering av budsjettet for A4.2 IKT... 21 10 Vedlegg:... 23 Nye Drammen kommune- Styringsdokument 3
1 BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Prosjektets styringsdokument beskriver en overordnet plan for prosjektets gjennomføring, herunder mål, interessenter, rammebetingelser, organisering, gjennomføringsstrategi, samt overordnet prosjektplan. Prosjektet tar utgangspunkt i anbefalinger fra kartleggingsfasen og FoU-rapport for digitale konsekvenser av kommunesammenslåing 1. I FoU-rapporten er hovedoppgavene prioritert og grafisk fremstilt. Figuren under er bygd opp etter FoU-rapporten, og fargekodet med utgangspunkt i funn fra kartleggingsfasen. Områder kodet med rødt inneholder en eller flere oppgaver som må prioriteres. Områder kodet med gult viser oppgaver som bør eller kan prioriteres. De digitale tjenestene til innbyggere og næringsliv bygger på, og støttes av, kommunens IKT-løsninger. IKT omfatter kommunenes digitale innbyggertjenester, data/arkiv, IKT-systemer, fellesløsninger og IKTinfrastruktur. Figuren viser hvordan disse digitale løsningene henger sammen. Innbyggere og næringsliv benytter digitale tjenester tilgjengelig på nett og mobil. De digitale tjenestene mottar og lagrer data i kommunens IKT-systemer. IKT-systemene og de digitale tjenestene understøttes av fellesløsninger og kommunens IKT-infrastruktur. 1 KS Kommunenes sentralforbund Nye Drammen kommune- Styringsdokument 4
2 PROSJEKTETS MÅL OG MANDAT 2.1 MANDAT Mandatet er å videreføre IKT-støtte for drift av den nye kommunen fra 1.1.2020, med harmonisering av systemer og utnyttelse av forbedringsmuligheter innenfor de rammer som settes av tidsfrist, budsjett og lovpålagte krav. 2.2 OMFANG Prosjektets leveranser bygger på listen over systemer som i dag betjener de tre kundene. Denne listen inneholder ca. 150 systemer og ca. 50 komponenter (se vedlegg 5). 60 50 40 30 20 10 0 Systemoversikt Samme system To ulike systemer Tre ulike systemer Det vil være behov for større eller mindre arbeider som må gjennomføres for hvert system: Prosessharmonisering i den grad tiden tillater Kravspesifisering av nye eller endrede løsninger Dokumentasjon og risikoanalyser med hensyn til informasjonssikkerhet og personvernkrav Anskaffelse eller transport/avvikling av kontrakt Utvikling/konfigurasjon og oppsett av løsning Test Datavask og konvertering Nye Drammen kommune- Styringsdokument 5
Opplæring Innføring og produksjonssetting Avlevering til depot D-IKT tilbyr i dag tjenester til en rekke eksterne virksomheter IKS-er, KS-er, AS-er, stiftelser m.m. som produserer tjenester på vegne av de tre kommunene. Følgende selskapers IKT-tjenester tas inn i delprosjektets omfang: Virksomhet Type Kommentar Drammen Drift KF Drammen Eiendom KF Drammen Parkering KF Drammensbadet KF Kemneren i Drammensregionen 27 I basis fra 2020 Kommuneadvokaten i Drammensregionen 27 I basis fra 2020 KF KF KF KF Betzy Krisesenter 27 BRIS (Buskerud incestsenter) 28 Drammensregionen Brannvesen IKS Legevakt i Drammensregionen IKS RfD Buskerud Kommunerevisjon Glitrevannverket IKS Lindum AS AS Under vurdering Drammen Kommunale Pensjonskasse Drammen Kirkelige Fellesråd Norske Kirke Under vurdering Buskerud Fylkesbibliotek FK Under vurdering IKS IKS IKS IKS IKS PK Prosjektet kommer tilbake til de endelig økonomiske konsekvensene av disse. 2.3 EFFEKTMÅL Effektmål beskriver virkningene virksomheten vil oppnå ved realisering av prosjektets resultatmål. Effektmål for prosjekt A4.2 er i rangert rekkefølge: 1. Prosjektet skal videreføre IKT-støtte på områder som i dag har slik støtte ved overgang til Nye Drammen. 2. Prosjektet skal sikre at løsninger blir harmonisert slik at Nye Drammen fremstår som en samlet kommune overfor innbyggere, næringsliv og andre eksterne som benytter løsningene. 3. Prosjektet skal bidra til effektiviseringsgevinster gjennom harmonisering av systemporteføljen. 4. Prosjektet skal, der det ikke er til hinder for framdrift, bidra til digitalisering og samordning av prosesser. Nye Drammen kommune- Styringsdokument 6
2.4 RESULTATMÅL Rekkefølgen beskriver hvordan prosjektet skal prioritere mellom kost, tid og kvalitet. Tid: Målet er å fullføre videreføring, harmonisering og/eller anskaffelse for systemene i henhold til vedlagte systemliste innen 1.1.2020. For enkelte systemer kan fristen avvike. Kvalitet: Levere IKT-støtte på en harmonisert plattform med tilnærmet samme tjenestenivå som i dag. Kostnad: Gjennomføre prosjektet i henhold til vedtatt budsjettramme for prosjektet. 3 INTERESSENTER OG KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Målet med å arbeide etter en kommunikasjonsstrategi og konkrete kommunikasjonsplaner for delprosjektene er å lykkes med å nå alle målgrupper for prosjektet med enhetlig, hensiktsmessig og kvalifisert informasjon. Kommunikasjonsarbeidet skal legge til rette for at målgruppene kan holde seg informert og vite hvor de kan finne den informasjonen de trenger. Behovet for kommunikasjon er stort, og kommunikasjonen skal involvere brukere av systemer, ansatte, ledere, tillitsvalgte og leverandører, slik at de er kjent med hva som skjer, og hvordan sammenslåings-prosessen kan påvirke den enkeltes arbeidssituasjon. Det er derfor et overordnet mål at alle målgrupper skal få informasjon som er relevant, kvalifisert og tilpasset gruppens behov. Dette oppnås ved åpen og aktiv kommunikasjon underveis i prosjektet, samkjørt informasjon og forståelige budskap i prioriterte og kjente kanaler. Prosjektet har egen kommunikasjonsansvarlig. Tabellen under viser en oversikt over interessenter, og hvordan man planlegger å kommunisere med disse. Kommunikasjonsstrategien er vedlagt. Interessenter Kommunikasjonsmål Budskap Kommunikasjonsform Når? / Ved milepæl? Ansvarlig Prosjektstyret for A4.2 og prosjektstyrene for delprosjektene Sikre involvering, forankring og beslutninger Status i prosjektet Møter i prosjektstyret, workplace, prosjektportal, e-post Jevnlig og i henhold til milepælsplan og beslutningspunkt. Avtalte møter i prosjektstyret Prosjektleder for IKTprosjektet A4.2 Delprosjekt-ledere Kommunikasjonsansvarlig Delprosjektledere Sikre involvering, forankring, engasjement og forpliktelse til arbeidet som skal utføres Målsetninger Tidsplan og milepæler Møter, workplace, prosjektportal, e-post Ukentlig, daglig Prosjektleder for IKTprosjektet A4.2 Leveranseteam (prosjekt-grupper) Sikre involvering, engasjement og forpliktelse til arbeidet som skal utføres av leveranseteamet Målsetninger Tidsplan og milepæler Møter, prosjektportal, e-post Ukentlig og daglig Delprosjektledere Nye Drammen kommune- Styringsdokument 7
D-IKT Sikre involvering, kunnskap og engasjement om nye løsninger, plattform og arkitektur som skal implementeres i den nye kommunen Overordnede planer, fremdrift og målsetninger Konsekvens og påvirkning Gevinst/ nytteverdi Allmøter i D IKT, D IKT samlingen, e-post, intranett Når planene er vedtatt Minimum 1 gang per måned og hyppigere ved behov Leder for virksomheten Kommunikasjonsansvarlig, prosjektleder Øvrige berørte virksomheter og ansatte Sikre involvering, engasjement og kjennskap til prosessene Konsekvens, påvirkning, Nytteverdi Workplace Ledere Intranett nyedrammen.no Jevnlig Minimum en gang per måned Ved behov Kommunikasjonsansvarlig Prosjektleder Delprosjektleder Virksomhetsledere Tillitsvalgt/ vernetjenesten Sikre involvering, engasjement og kunnskap om prosessene Status i prosjektet Konsekvens og påvirkning Gevinst/nytteverdi Møter i prosjektstyrene Workplace, intranett, nyedrammen.no Jevnlig og i henhold til milepælsplan og beslutningspunkter Avtalte møter i prosjektstyret Prosjektleder Delprosjektledere Innkjøp Sikre involvering, engasjement og forpliktelse til arbeid som må utføres av innkjøpsenheten, samt sikre bistand Overordnede planer, fremdrift og milepæler Konsekvens og påvirkning Møter E-post, prosjektportalen Når fremdriftsplanen er vedtatt Ved behov Prosjektleder Delprosjektledere Sikre involvering, engasjement og forpliktelse til felles løsninger og tjenester som skal tas i bruk i nye kommunen Overordnede planer, fremdrift Konsekvens og påvirkning Gevinst/nytteverdi Møter E-post nyedrammen.no Når fremdriftsplanen er vedtatt Etter beslutninger på løsninger I forkant av opplæring Systemeiere, systemansvarlige, systemkoordinator Kommunikasjonsansvarlig Delprosjekt-ledere D1-D6 Testleder I forkant av implementering Prosjekteiere I forkant av test Ved behov Personvernombudet Sikre trygghet for at arbeidet utføres i tråd med personvernforordningen Konsekvens og påvirkning på overordnet nivå E-post Møter i leveranseteam Ved behov Prosjektleder Teamleder for leveranseteam Leverandører Sikre hensiktsmessig dialog Behov Dialogmøter Anskaffelsesprosesser Mercell (anskaffelsesportal) Møter Ved behov Enheten for leverandørstyring Anskaffelsesprosesser Intensjonskunngjøringer Kommunikasjonsansvarlig Nye Drammen kommune- Styringsdokument 8
4 RAMMEBETINGELSER 4.1 FØRINGER FOR PROSJEKTET IKT-prosjektet A4.2 har følgende føringer: Dokumentet «Handlingsrom for endringer av kontrakter i lys av sammenslåing», utarbeidet av kommuneadvokaten. Reetablering av eksisterende systemer skal være det foretrukne valget. Eksisterende systemliste ligger da til grunn. Lokale systemer, det vil si systemer ute på lokasjoner som ikke er kjent, vil ikke være en del av dette. Alle tjenester som defineres som kritiske, skal være i drift 01.01.2020. Teknisk plattform defineres som følge av dette på dagens eksisterende datarom. 4.2 PROSJEKTETS AVGRENSNINGER Omfanget skal i utgangspunktet ligge fast gjennom prosjektet. Endringsforespørsler til prosjektet fra D IKT og virksomhetene avgjøres i A4.2 etter en behandling i det enkelte delprosjekt. Prosjektet skal ikke: - Sørge for uttransportering av IKT-tjenester for D-IKT-kommuner som ikke skal inn i Nye Drammen. - Stå for drift av systemer og anlegg som videreføres eller etableres. - Etablere IKT-organisasjonen i Nye Drammen. - Støtte virksomhetene med digitalisering og innovasjon ut over hva som kreves for å etablere harmoniserte løsninger til 1.1.2020. - Ta ansvar for lokale systemer som ikke forvaltes av D-IKT. Det er virksomhetens ansvar å videreføre disse ved behov, tilpasse løsningene til A4.2s leveranser, og besørge drift av dem. 4.3 RETTSLIGE REGULERINGER Prosjektet skal i sitt arbeid følge relevante lover, forskrifter, og dessuten følge standarder og beste praksis så langt det er hensiktsmessig. Leveransene vil være underlagt ulike reguleringer avhengig av fagområde, og prosjektet plikter å sikre at leveransene tilfredsstiller disse. Delprosjektenes styringsdokumenter angir de relevante rettskilder. 4.4 PRINSIPIELLE SPØRSMÅL Å utvikle, anskaffe og/eller tilpasse systemer til prosesser har en betydelig ledetid. Siden alle systemer skal gjennom slike prosesser samtidig for å sikre drift av den nye kommunen fra 1.1.2020, er muligheten for fleksibilitet for tilpasning sterkt begrenset i 2019. For hvert enkelt system vil det være nødvendig å fryse kravspesifikasjonene og løsninger på et tidlig tidspunkt. Dette stiller krav til eksisterende virksomheter og det vil kunne begrense mulighetene til å reflektere ønsker fra virksomhetslederne i Nye Drammen. Prosjektet vil derfor overlevere slike ønsker til Nye Drammens IKTorganisasjon for senere vurdering. Nye Drammen kommune- Styringsdokument 9
5 STRATEGI FOR GJENNOMFØRING 5.1 ANSKAFFELSESSTRATEGI Ved gjennomgang av de tre kommunenes eksisterende portefølje med tanke på harmonisering, skal hver enkelt løsning vurderes opp mot gjeldende regelverk. I rapporten er det konkludert med at det er prinsippet om vesentlig endring av kontraktsbetingelser som er nøkkelen i den vurderingen som må gjøres. For alle kommunenes anskaffelser av fagsystem er det FOA del III som vil være gjeldende. FOA 281 bokstav d) definerer en «vesentlig endring» til å være større enn 50 % av opprinnelig kontraktsverdi. En del av avtalene er inngått av D-IKT-samarbeidet. Disse avtalene blir transportert til Nye Drammen ved sammenslåing. Justering av disse avtalene som følge av kommunesammenslåingen vil være uproblematisk. For at en avtale skal dekke Nye Drammens behov, forutsetter forskriften, slik KS og kommuneadvokaten tolker det, at økningen i omfang må være mindre enn 50 % av opprinnelig kontraktsverdi. Det skal gjøres en konkret vurdering for hvert enkelt system. Alternativene for harmonisering er som følger: 1. Dersom en kontrakt kan utvides og samtidig dekke Nye Drammens behov, kan denne velges og løsningen reetableres. a. Avtalene må transporteres inn til Nye Drammen. b. Avtalene reforhandles i ny avtalemal. c. Endring kunngjøres som en intensjonskunngjøring på Doffin. d. Alle formelle prosesser håndteres i Mercell. e. Fristen for innsigelse ved intensjonskunngjøringer er 10 dager. 2. Det gjennomføres en anskaffelse. Overordnet plan for anskaffelse er vedlagt. 5.2 UTVIKLINGSSTRATEGI/VALG AV METODE Nye Drammen har besluttet at prosjektmetodikken PRINCE2 skal benyttes. I tillegg vil det på de enkelte fagområder benyttes beste praksis i samsvar med gjeldende strategier og retningslinjer, herunder TOGAF, ITIL og SIARD. 5.3 KVALITETSSTRATEGI Kvalitet skal i prosjektet ivaretas ved hjelp av flere virkemidler. 1. Prosjektet skal benytte PRINCE2 prosjektmetodikk. Denne metodikken er tilpasset av Difi for offentlig sektor i www.prosjektveiviseren.no. Den anses hensiktsmessig for prosjektet tatt i betraktning dets egenart og miljø. 2. Prosjektet skal benytte etablerte rammeverk, prosesser og prosedyrer for IKT. 3. Prosjektet benytter felles test-, release- og idriftsettings-prosesser. Det skal brukes standardiserte sjekklister ved faste milepæler for å sikre leveransenes kvalitet (se vedlegg). 4. Prosjektet benytter felles prosjektportal for å sikre god informasjonsutveksling og informasjonskvalitet. 5. Det planlegges gjennomført en tredjepartsvurdering med hensyn til informasjonssikkerhet av løsningene slik de foreligger og slik de planlegges. Nye Drammen kommune- Styringsdokument 10
5.4 STRATEGI FOR IMPLEMENTERING OG OVERFØRING TIL LINJEN Prosjektet tar utgangspunkt i den plattformen som allerede er etablert for fem kommuner. To kommuner (Sande og Røyken) skal som hovedregel ut av denne plattformen før 1.1.2020. Kommunene i den nye fremtidige storkommunen deler allerede plattform som driftes av D-IKT, og denne videreføres i størst mulig grad som plattform for felles tjenester. Dette gjelder for eksempel e-post, skrivere, tilgangsstyring, nettverk og gjenbruk av eksisterende datarom. Plattformen har behov for både oppgraderinger og utvidelser for å ivareta ytelse, skalérbarhet og sikkerhet. Disse oppgraderingene gjøres i samsvar med de arkitekturprinsipper som er veiledende for hele prosjektet. De enkelte delprosjekter (D1-D5) implementerer systemer i denne plattformen. D6 etablerer en plattform for alle systemer i de ulike delprosjektene. Øvrige delprosjekter er ansvarlige for å melde inn tydelige forutsetninger til D6 i form av krav og frister, også for systemtest. Prosjekt D6 inneholder ikke omfattende fagapplikasjoner, men skal levere grunnmuren for de ulike fagapplikasjonene i D1-D5. Noen få applikasjoner ligger under D6, der vil delprosjektet gå i tett dialog med de ulike systemeierne og superbrukerne for å finne den mest hensiktsmessige måten å implementere en løsning for overgangen til nye Drammen kommune. For systemer som kun brukes av en eller to kommuner, må det vurderes om brukergrupper i Nye Drammen skal ta i bruk dette systemet eller fortsette som før. Innovasjon legges til neste faser etter sammenslåing, siden tid har høyeste prioritet i dette prosjektet. Prosjektet baserer seg i størst mulig grad på å videreføre dagens løsning, siden dette vurderes som bærekraftig. Å videreføre løsninger på nåværende plattform gir også en lavere kostnad, mindre risiko og en raskere fremdrift. Test av fagapplikasjoner utføres i de enkelte delprosjekt. Tekniske tester, som for eksempel sikkerhetstester, utføres på plattformen i D6 iht. til gjeldende testplaner/teststrategi for hele prosjektet. 5.5 USIKKERHETSSTRATEGI Usikkerhet styres både på hovedprosjekt- og delprosjektnivå. Hensikten er å identifisere mulige hendelser som kan innvirke på prosjektets evne til å nå sine mål. I prosjektet A4.2 vil delprosjektene D1 til D6 definere, overvåke og respondere på risikoer. Tiltak for risikoreduksjon er beskrevet i det enkelte delprosjekt. På delprosjektnivå er det spesielt viktig å identifisere hvilke avhengigheter prosjektet har til andre delprosjektet og prosjekter. Disse usikkerhetene skal gjenspeiles i usikkerhetsstyringen på hovedprosjektnivå. Mellom delprosjektene koordineres avhengighetene direkte i en egen oversikt. Tilsvarende vil hovedprosjektet eie risiko som gjelder flere eller alle delprosjektprosjekter og øvrige delprosjekter i Nye Drammen. Både hovedprosjekt og delprosjekter skal oppdatere usikkerhetsregistret til hver rapporteringssyklus til prosjektstyre. Usikkerhet graderes i 5 nivåer etter konsekvens og sannsynlighet: Nye Drammen kommune- Styringsdokument 11
Øverste nivå for konsekvens indikerer at vesentlige og/eller kritiske deler av leveransene ikke kan leveres i tide. Øverste nivå for sannsynlighet indikerer at det er mer sannsynlig enn ikke at hendelsen inntreffer. Usikkerhetsregistret for gjennomføringsfasen er utarbeidet med vurdering av sannsynlighet og konsekvens før tiltak, og uttrekk finnes i vedlegg 1. Et sammendrag av de viktigste usikkerhetene vises i tabellen under: Nr. Beskrivelse av usikkerheter S K Tiltak (utdrag) 1 Viktige forhold overses i prosjektplanleggingen grunnet utilstrekkelig tid til planlegging av et slikt omfang 2 Tid og ressurstilgang for liten til å levere på estimert tid 4 Overbelastning spesielt på ressurser i D-IKT grunnet tilleggsoppgaver som følge av kommunesammenslåing, exit av to kommuner, mange ressurser avgitt til A4.2 IKT prosjektet, samt tap av ansatte grunnet oppsigelser. 5 Flere samtidige kommunesammenslåinger kan medføre redusert tilgang på leverandører 6 Avhengigheter mot andre pågående prosjekter ivaretas ikke godt nok 5 4 Forankre beslutninger i arkitekturgruppa og prosjektstyrene. Sikre god testing og verifisering. Sikre god dokumentasjon. God planlegging. Prioritere 3 4 Prioritere ressursbruk og leveranser. Inngå tilstrekkelig med ressursavtaler. Eksterne ressurser 3 4 Sikre god opplæring av brukere ved implementering av nye systemer og sammenslåing av systemer. Benytte eksterne ressurser 5 4 Sikre tidlige beslutninger. Reservere tid hos leverandør så tidlig som mulig og i henhold til planlagt aktivitet 3 4 Risikostyring, avdekke og følge opp avhengigheter tidlig. God samhandling og kommunikasjon med D- IKT, andre prosjekter i programmet og med virksomhetene 9 Informasjonssikkerhet blir ikke ivaretatt 2 5 Sikre at sikkerhetsforum i D IKT involveres i beslutninger som gjøres. Uavhengig sikkerhetsgjennomgang 10 Ustabil daglig drift for kommunene i overgangsperioden 3 4 God og tydelig informasjon til brukere og ledere. Planlegge nedetid. Sikre god testing og verifisering 12 Organisasjonsavklaringer og beslutninger som kan påvirke prosjektet, systemer og prosesser og viktige ansettelser kommer for sent eller er utestående. 13 Manglende/svak endringsledelse kan skape usikkerhet blant ansatte som skal ta i bruk nye systemer, rutiner og prosesser i sektorene 3 4 Beslutninger bør tas raskt og kommuniseres til riktig involverte snarest mulig. God dokumentasjon og dialog med prosjektstyrene 3 4 Involvere ledere og digitale agenter/ superbrukere i prosjektet. Tydelig informasjon til den enkelte sektor og på tvers av virksomheter Prosjektet benytter 5 x matrise for presentasjon av viktigste usikkerhet i rapportering. Usikkerheter med lav risiko (grønn) skal ikke rapporteres, men det skal vurderes eventuelle tiltak ved hver rapporteringssyklus. Usikkerheter med middels risiko (gul) skal vurderes ved hver rapporteringssyklus, og mulige tiltak skal utarbeides. For usikkerheter med høy risiko (rød) skal det utarbeides tiltak som iverksettes umiddelbart. Tiltakene skal være tilstrekkelige til å bringe usikkerhet etter tiltak ned til middels nivå. Nye Drammen kommune- Styringsdokument 12
Sikker (5) 1, 5 Høy (4) Middels høy (3) 2, 4, 6, 10, 12, 13 Lav (2) 9 Svært lav (1) Sannsynlighet/ konsekvens Begrenset (1) Noe påvirket (2) Påvirket (3) Mye påvirket (4) Hinder (5) 5.6 KONFIGURASJONSSTRATEGI Konfigurasjonsstrategi er ikke utarbeidet ved første utgave av styringsdokumentet. Det er planlagt å fullføre dokumentasjon av as is-konfigurasjon av systemer ved hjelp av Ardoq, som er valgt som verktøy for dokumentasjon. Det antas at det kan utarbeides to be-konfigurasjon og gjennomføres konfigurasjonsstyring på basis av denne. Dokumentstyring for prosjektdokumenter er under utvikling, blant annet med tanke på klassifisering og arkivverdighet. 5.7 LEVERANSER Prosjektets leveranser er beskrevet i delprosjektenes styringsdokumenter. Nye Drammen kommune- Styringsdokument 13
6 AVHENGIGHETER Gjennom detaljplanlegging i delprosjektene avdekkes avhengigheter både mellom delprosjekter og til andre prosjekter i Nye Drammen, og dessuten til kommunene og andre eksterne virksomheter. Avhengigheter som så langt er definert som kritiske, vises i tabellen under: Kort beskrivelse av avhengighet Intern/ekstern Ansvarlig Prosjektet er avhengig av D-IKT for drift av infrastruktur, fagmiljøer, koordinering av endringer mm Flere av fagsystemene benytter Folkeregister som kilde og vil derfor være avhengig av tidspunkt for oppdatering av Folkeregister og når nye adresser i ny storkommunen er på plass (D1-D6) Noen av delprosjektene skal anskaffe og/eller videreføre systemer som brukes av virksomheter som får ny eierstruktur og/eller går inn i basis. Dette kan påvirke anskaffelse, antall lisenser/brukere etc. (D1-D6) Noen delprosjekter, systemer, arbeidsprosesser vil påvirkes hvis organiseringen av ny kommune vil se annerledes ut enn dagens organisering. (D1-D6) En forskrift/lov hindrer ansatte i en kommune tilgang til data om innbygger i annen kommune. Det vil bli nødvendig i testfase og før produksjon for ansatte å få tilgang på tvers av kommuner. Ekstern Ekstern Ekstern Ekstern Ekstern HPL DPL HPL HPL HPL Fagsystemer er avhengige av at infrastruktur er på plass til rett tid Intern DPL Flere av systemene som vurderes anskaffet har behov for integrasjoner mot arkivløsningen. Dette forutsetter at den er på plass og har mulighet for integrasjoner (D3-D6) Intern DPL3-DPL6 Mange systemer er avhengige av endringer i gatenavn/adresser Ekstern HPL Mange av fagsystemene er avhengig av oppdatert matrikkel Ekstern DPL5 Hensiktsmessig inndeling av arkivene avhenger av den organisasjonsstruktur som besluttes, bl.a. for å benytte organisasjonsnummer i systemoppsett, for bankavtaler, A-oppgjør mm. Dette gjelder også virksomheter hvor Nye Drammen har arkiver (KF/IKS mv). Testing må kunne startes høsten 2019 UBW (Agresso) er master for personaldata, og oppsettet påvirker mange fagsystemer, dvs at de er avhengige av at UBW er implementert for at de skal fungere optimalt. Også utbetaling av lønn til de ansatte avhenger av UBW. Både UBW-prosjektet og de øvrige delprosjektene er indirekte eller direkte avhengig av organisasjonsprosjektet for riktig oppsett Ekstern Ekstern HPL HPL Nye Drammen kommune- Styringsdokument 14
7 ORGANISERING 7.1 PROSJEKTORGANISERING A4.2 er organisert i 6 delprosjekter, og har ansvar for et gitt antall systemer i henhold til systemoversikten. Organisasjonsstrukturen er vist i figuren under: Prosjektstyret for hovedprosjektet består av følgende medlemmer: Medlem Prosjektrådmann og leder av prosjektstyret Prosjekteier Rådmann Drammen kommune Rådmann Svelvik kommune Rådmann Nedre Eiker kommune Navn Elisabeth Enger Erik Brun-Pedersen Trond Julin Anne Synnøve Horten Truls Hvitstein Nye Drammen kommune- Styringsdokument 15
Fagforeningsrepresentant Fagforeningsrepresentant Øvrige deltagere Prosjektleder Prosjektkoordinator Nye Drammen Gro Bolstad Sverre Gjerdahl Navn Arne Nedregård Ulla Nordgarden Organisering og omfang for hvert delprosjekt er beskrevet i delprosjektets styringsdokument. I tillegg til delprosjektene er det etablert en prosjektstab som gir prosjektstøtte, og ivaretar enkelte oppgaver som går på tvers av delprosjektene. Dette er oppgaver som: Administrative oppgaver som rapportering, økonomioppfølging, verktøy og maler. Kommunikasjon internt og eksternt Koordinering av anskaffelser internt og overfor D IKT Koordinering av test og produksjonssetting Håndtering av endringer i omfang Hvert delprosjekt rapporterer til hovedprosjektleder (HPL), som i sin tur rapporterer til Prosjektstyre for hovedprosjektet. I tillegg rapporterer delprosjektlederne til prosjektstyret for sitt delprosjekt. Rolle Prosjektleder DPL1: Saksbehandling og arkiv DPL2: Administrative systemer DPL3: Helse og velferd DPL4: Oppvekst og utdanning DPL5: Plan, bygg og geodata (teknisk) DPL6: Harmonisering Prosjektstøtte Kommunikasjonsansvarlig og prosjektstøtte Testleder Navn Arne Nedregård Svein Olaf Bennæs Eric M Haugen Anja Sæther Aulie Ingunn Ryghseter Trond Botheim Robert Tenold Trond Botheim Heidi Kristin Ringstad Hans Petter Nyhuus Nye Drammen kommune- Styringsdokument 16
7.2 HOVEDPROSJEKTSTYRETS MANDAT Hovedprosjektstyret er ansvarlig for styringsdokumentet, som utgjør en avtale mellom prosjektstyret og prosjektleder. Gjennom styringsdokumentet delegerer prosjektstyret: Budsjettansvar: Prosjektet blir tildelt en kostnadsramme basert på kostnadsestimater og budsjettutkast fra prosjektet. Budsjettet skal svare til det omfang som er definert i styringsdokumentets systemliste. Hovedprosjektstyret er ansvarlig for finansiering av prosjektet. Prosjektstyret har ansvar for avvikshåndtering og finansiering som ikke er tildelt fra hovedprosjektet til prosjektleder og delprosjektene. Leveranseansvar: Prosjektstyret har leveranseansvar for omfanget som er definert i prosjektets styringsdokument, samt eventuelt nytt omfang som tas inn gjennom prosjektets endringsprosess i løpet av delprosjektets levetid. Endringshåndtering foregår på flere nivåer i regi av hovedprosjektet, slik at endringer i delprosjektet som har vesentlig effekt på andre delprosjekter etter vurdering på koordineringsområdene, skal eskaleres til hovedprosjektets endringsansvarlig. Endringer i form av forespørsler fra kommunene skal behandles i prosjektet og dersom de krever tilleggsfinansiering, skal de eskaleres til hovedprosjektstyret. 7.3 HOVEDPROSJEKTSTYRETS ORGANISERING Prosjektstyrets oppgave er å sørge for at prosjektet leverer med riktig kvalitet og omfang, til riktig tid og riktige kostnader, blant annet gjennom å støtte prosjektleder og prosjektteam med ressurser, veiledning og myndighet over egen organisasjon i linjen. 7.4 DELPROSJEKTSTYRENES MANDAT Delprosjektene har egne delprosjektstyrer. Delprosjektstyrene er ansvarlige for styringsdokumentet, som utgjør en avtale mellom hovedprosjekt og delprosjekt, og mellom delprosjektstyret og delprosjektleder. Gjennom styringsdokumentet delegerer delprosjektstyret: Budsjettansvar: Delprosjektene blir tildelt en kostnadsramme basert på kostnadsestimater og budsjettutkast fra delprosjektleder. Budsjettet skal svare til det omfang som er definert i delprosjektets styringsdokument. Leveranseansvar: Delprosjektstyrene har leveranseansvar for omfanget som er definert i delprosjektets styringsdokument, samt eventuelt nytt omfang som tas inn gjennom hovedprosjektets endringsprosess i løpet av delprosjektets levetid. Delprosjektstyrene har ansvar for avviks- og endringshåndtering innenfor rammen av sine budsjetter. Hvis det kreves ekstra midler må dette eskaleres til hovedprosjektets endringsleder. Dersom avviket eller endring har effekt på andre delprosjekter skal dette eskaleres til endringsansvarlig i hovedprosjektet. 7.5 DELPROSJEKTSTYRENES ORGANISERING Delprosjektstyrene organiseres i tre roller i samsvar med PRINCE2: Delprosjekteier: Har det overordnede ansvaret for delprosjektet. Tar beslutninger på eskalerte saker, med fokus på forankring i virksomheten. Overfører ansvaret for gevinstevalueringer til virksomhets- Nye Drammen kommune- Styringsdokument 17
eller programledelsen. Eskalerer saker og usikkerhet til hovedprosjektledelsen iht. toleranser. Organiserer og leder delprosjektstyrets gjennomganger. Seniorbruker: Leverer kundens kvalitetsforventninger og definerer akseptansekriterier for delprosjektet. Sikrer at det ønskede resultatet av delprosjektet blir spesifisert. Løser konflikter omkring brukerkrav og prioritering. Gir beskrivelser av faktiske kontra prognoserte gevinster i gevinstevalueringer. Sikrer at alle brukerressurser som er nødvendige for prosjektet er tilgjengelige. Opprettholder stabil forretningsytelse i overgangen fra prosjekt til daglig drift. Seniorleverandør: Vurderer og bekrefter levedyktigheten til prosjekttilnærmingen. Gir råd om valg av design-, utviklings- og akseptansemetoder. Sikrer at leverandørressursene som er nødvendige for delprosjektet blir tilgjengelige. Løser konflikter omkring leverandørkrav og prioritering. Sikrer at kvalitetsprosedyrer brukes riktig, slik at produktene oppfyller kravene. Sikrer at leveranseplaner er realistiske. I tillegg til ovennevnte rollene vil tillitsvalgte og verneombud ivareta brukeres interesser i prosjektet. Delprosjektstyrets oppgave er å sørge for at delprosjektet leverer med riktig kvalitet og omfang, til riktig tid og riktige kostnader, blant annet gjennom å støtte delprosjektleder og prosjektteam med ressurser, veiledning og myndighet over egen organisasjon i linjen. 7.6 (DEL-)PROSJEKTLEDERS ROLLE (Del-)Prosjektlederen har myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og begrensninger som er definert av prosjektstyret. Ansvaret til prosjektlederen består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og fremdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektlederen skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger. Spesielt vil prosjektlederens gode samspill med prosjekteieren være en viktig suksessfaktor for prosjektet. Prosjektlederen må derfor bidra aktivt til en løpende og god dialog rundt utfordringer knyttet til for eksempel ressurstilgang, interessenter, håndtering av usikkerheter og kvalitetsutfordringer, samt oppståtte avvik i fremdrift, kostnader, omfang, etc. Prosjektleder har myndighet til å foreta bestillinger og attestere faktura innenfor tildelte midler. 7.7 ADMINISTRATIVE PROSESSER 7.7.1 Møter Prosjektstyret møtes månedlig. Prosjektgruppen gjennomfører ukentlige statusmøter. I tillegg gjennomføres det ukentlige møter i prosjektstaben, og ukentlige møter for oppfølging av saker med delprosjektlederne. Videre vil det legges opp til regelmessige koordineringsmøter med øvrige prosjekter i Nye Drammen. 7.7.2 Kvalitetssikring og leserunder av prosjektleveranser For å sikre koordineringen av aktiviteter og leveranser er det lagt opp til interne leserunder av sentrale dokumenter. I noen tilfeller vil det også være behov for å ha leserunder/høringsrunder av leveranser utenfor prosjektet. Dette for å sikre god kommunikasjon og forankring av valgte løsninger. Det vises for øvrig til kommunikasjonsplanen for ytterligere detaljer rundt kommunikasjon i prosjektet. Nye Drammen kommune- Styringsdokument 18
7.7.3 Økonomistyring Budsjettmidler legges på ansvar 09170 A 4.2 IKT. Dette sikrer at midlene holdes separat fra fellesmidler som fordeles 5 eierkommuner i D-IKT. Midlene som benyttes innenfor rammen i 2018 etter faktureres ved årsslutt. Ansatte/prosjektledere som skal bestille, attester og anvise får fullmakt og tilgang til det aktuelle ansvaret. Eksterne konsulenter må registreres i RPW/HR system for å kunne få bestiller og attestasjonsmyndighet. Anbefalt delegasjonsstruktur: Bestiller og attestasjonsmyndighet delegeres til Prosjektleder og Delprosjektledere Anvisningsmyndighet legges til leder hos D-IKT for å sikre eierskap/kontroll Sten Skare vil ivareta attestasjon av faktura for eksterne konsulenter Budsjettoppfølging gjøres av D-IKT D-IKT ved Sten Skare og Grethe Thomasrud vil holde et kurs for prosjektlederne for å sikre forståelsen av bestiller og attestasjon/anvisningsroller. Det vil holdes et eget kurs for alle i e-handelssystemet slik at bestillinger skjer iht Drammen kommunes rutiner. Vikarer for bestiller/attestanter er utarbeidet. Det er etablert følgende prosjektnummer: 8 FREMDRIFTSPLAN Fremdrift planlegges for hvert delprosjekt og hver leveranse (se kapittel 8 i delprosjektenes styringsdokument). Ved første utgave av styringsdokumentene er ikke planene klare til sammenstilling. Hovedmilepælene i prosjektet er som følger: Hovedmilepæl Dato BP3 Oppstart gjennomføringsfase 01.10.2018 HMP1 Endelige beslutninger for alle systemer tatt 31.12.2018 HMP2 Løsninger klar til drift 01.10.2019 HMP3 Nye Drammen operativ 01.01.2020 BP4 Oppstart avslutningsfase 01.02.2020 Nye Drammen kommune- Styringsdokument 19
BP5 Prosjekt avsluttet 01.05.2020 9 BUDSJETT 9.1 FORUTSETNINGER OG GRUNNKALKYLE Kalkylen er beregnet på basis av det omfang som er gitt av systemlisten. Estimatene er utarbeidet ut fra et prinsipp om lavest mulig ressursinnsats for hvert av de rundt 150 systemene. Det er foreløpig ikke utarbeidet samlede estimater for driftskostnader for Nye Drammens IKT-enhet. Driftskostnader som påløper frem til 01.01.2020 er beregnet som investering. Det er fremdeles et uavklart omfang når det gjelder kommunale foretak og arkiveringskrav. Hvilke systemer og hvilke endringer som skal gjøres med hvert enkelt system vil ikke være endelig avklart før delprosjektene har fullført evalueringen ved årsskiftet. Det er derfor betydelig usikkerhet mht. nødvendige kostnader for hvert enkelt system. Det er ikke gjort usikkerhetsavsetninger i grunnkalkylen. Alle tall er beregnet uten mva. Budsjett A4.2 IKT i mill. kr Totalt 2018 2019 2020 D0 - Prosjektstab og felleskostnader 10,0 4,3 4,4 1,3 D1 - Kvalitetsstyring, sak og arkiv 7,1 0,0 4,4 2,7 D2 - Administrative systemer 10,9 1,2 7,9 1,8 D3 - Helse og velferd 9,7 0,2 9,2 0,3 D4 - Oppvekst og utdanning 9,3 0,2 7,4 1,7 D5 - Plan, bygg og geodata (teknisk) 15,0 1,0 12,0 2,0 D6 - Harmonisering 6,3 1,9 4,4 0,0 Sum delprosjekter 68,3 8,8 49,7 9,8 Arkivering fagsystemer 10,0 0,0 8,0 2,0 Budsjett eksl. påslag 78,3 8,8 57,7 11,8 Usikkerhetspåslag 5,7 0,0 3,7 2,0 Dekning av økte kostnader i D-IKT 10,0 0,0 8,0 2,0 Budsjett inkl. risikopåslag 94,0 8,8 69,4 15,8 9.2 USIKKERHET I ESTIMATENE Viktige identifiserte usikkerheter i estimering av grunnkalkylen er: Uavklart omfang Svært kort planleggingsfase Nye Drammen kommune- Styringsdokument 20
Organisatoriske beslutninger er utestående Ambisjonsnivå for harmonisering i virksomhetene Leverandørmarkedet er presset og gir usikkerhet i leveransetid og pris Påvirkning fra andre prosjekter i Nye Drammen Uavklart lisensbehov Det er kun et usikkerhetspåslag på 6 %. Dette utgjør 5,7 mill. kr og er fordelt med 3,7 mill. kr i 2019 og 2,0 mill. kr i 2020. Dette er et lavt usikkerhetspåslag i forhold til sammenlignbare prosjekter. 9.3 BUDSJETT FOR A4.2 IKT I tabellen under er budsjettet for A4.2 IKT vist. Det er budsjettert med 94 mill. kr for årene 2018, 2019 og 2020, samt gjort en fordeling på hovedprosjekt (D0) og delprosjektene D1 til D6. Det er satt av 10 mill. kr til utvikling av programvare for uttrekk av data i forbindelse med avvikling av eksisterende systemer for kommunene. Videre er det satt av 10 mill. kr til dekning av økte kostnader i D-IKT og et risikopåslag på 5,7 mill. kr. Risikopåslaget utgjør 6 % av budsjettet, dette er et lavt anslag for denne type prosjekter. Budsjett A4.2 IKT i mill. kr Totalt 2018 2019 2020 D0 - Prosjektstab og felleskostnader 10,0 4,3 4,4 1,3 D1 - Kvalitetsstyring, sak og arkiv 7,1 0,0 4,4 2,7 D2 - Administrative systemer 10,9 1,2 7,9 1,8 D3 - Helse og velferd 9,7 0,2 9,2 0,3 D4 - Oppvekst og utdanning 9,3 0,2 7,4 1,7 D5 - Plan, bygg og geodata (teknisk) 15,0 1,0 12,0 2,0 D6 - Harmonisering 6,3 1,9 4,4 0,0 Sum delprosjekter 68,3 8,8 49,7 9,8 Arkivering fagsystemer 10,0 0,0 8,0 2,0 Budsjett eksl. påslag 78,3 8,8 57,7 11,8 Usikkerhetspåslag 5,7 0,0 3,7 2,0 Dekking av økte kostnader i D-IKT 10,0 0,0 8,0 2,0 Budsjett inkl. risikopåslag 94,0 8,8 69,4 15,8 9.4 FINANSIERING AV BUDSJETTET FOR A4.2 IKT Finansieringen for 2018 ble vedtatt i prosjektstyremøte den 27.09.18. Budsjettrammen på 94 mill. kr ble vedtatt i møte med rådmennene den 12.10.18. I tabellen under er finansiering for 2018, 2019 og 2020 vist. Finansiering A4.2 IKT i mill. kr Fordelingsnøkkel Totalt 2018 2019 2020 Drammen kommune 68,5 % 48,3 4,1 44,2 0,0 Svelvik kommune 6,7 % 4,7 0,4 4,3 0,0 Nedre Eiker kommune 24,8 % 17,5 1,5 16 0,0 Sum 70,5 6,0 64,5 0,0 Nye Drammen kommune- Styringsdokument 21
Nye Drammen 23,5 2,8 4,9 15,8 Totalt 94,0 8,8 69,4 15,8 Nye Drammen kommune- Styringsdokument 22
10 VEDLEGG: 1. Usikkerhetsregister 2. Kommunikasjonsstrategi 3. Anskaffelsesstrategi 4. Test- og driftsettingsstrategi 5. Systemliste 6. Styringsdokumenter for D1 - D6 Nye Drammen kommune- Styringsdokument 23