Møteinnkalling Valgstyret 2015-2019 Dato: 08.06.2017 kl. 13:00 Sted: Formannskapssalen, Sarpsborg rådhus Eventuelle forfall meldes i henhold til møteinnkalling til formannskapet. Saksdokumenter sendes også til varamedlemmene, men disse møter kun etter nærmere beskjed. SAKSKART Side Saker til behandling 5/17 17/02937-2 Stortings- og sametingsvalg 2017 - Oppnevning av forhåndsstemmemottakere 6/17 17/03181-1 Stortings- og sametingsvalg 2017 - Oppnevning av stemmestyrer 2 4 Referatsaker 3/17 16/00021-4 Protokoll Valgstyret 11.05.2017 6 Sindre Martinsen-Evje Leder Ida Odsæter Sekretær 1
Saker til behandling Sak 5/17 Stortings- og sametingsvalg 2017 - Oppnevning av forhåndsstemmemottakere Arkivsak-dok. 17/02937-2 Saksbehandler Ida Marie Odsæter Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgstyret 2015-2019 08.06.2017 5/17 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Lene Skytte Gunstrøm, Hilde Øisang, Ellen Juliussen Rådmannens innstilling: 1. Vedlagte forslag til forhåndsstemmemottakere ved Stortings- og sametingsvalget 2017 godkjennes. 2. De ovennevnte forhåndsstemmemottakere gis også fullmakt til å godkjenne mottatte forhåndsstemmer i henhold til bestemmelsene i valglovens 10-1. 3. Valgstyrets leder gis fullmakt til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere ved behov. Vedlegg: Omtalt, men ikke vedlagt: Lov om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgloven) Sammendrag: I henhold til valgloven skal forhåndstemmemottakere oppnevnes av valgstyret. I perioden 10. august til 8. september kan velgere avgi sin stemme ved servicetorget i Sarpsborg rådhus eller ved Skjeberg eller Tune områdebibliotek. I tillegg vil det også gjennomføres forhåndsstemming ved institusjoner, fengsler og videregående skoler i kommunen samt ambulerende stemmemottak. Utredning: Hvem kan være forhåndsstemmemottakere? Valglovens 8-2 krever at forhåndstemmemottakere oppnevnes av valgstyret. Videre står det at kandidater som er oppført på valgliste ved stortingsvalget ikke kan oppnevnes til stemmemottakere i eget fylke. Hvor kan stemmegivingen foregå? Valglovens 8-3 beskriver hvilke steder det kan mottas forhåndsstemmer. I hele forhåndsstemmeperioden er det stemmemottak ved servicetorget i rådhuset og ved Tune og Skjeberg områdebibliotek. Dette ble vedtatt i valgstyret 11.5.2017. I samme sak ble det vedtatt at det skal være forhåndsstemmemottak i 14 helse- og omsorgsinstitusjoner, og at det også skal være stemmemottak ved de fire videregående skolene som ligger i Sarpsborg kommune. Sistnevnte har til hensikt å nå flere unge velgere. 2
Hovedoppgavene til forhåndsstemmemottakere Fremgangsmåten ved stemmegiving er beskrevet i valglovens 8-4. Godkjenning av forhåndsstemmer skjer etter bestemmelsene i valglovens 10-1 om forhåndsstemmer avgitt i stemmeseddelkonvolutt og 10-1a om forhåndsstemmer som legges rett i urne. De alle fleste forhåndsstemmer godkjennes direkte og legges rett i urne. Forhåndsstemmer i stemmeseddelkonvolutt vil være: - Utenriks-/brevstemmer - Forhåndsstemmer mottatt fra andre kommuner - Forhåndsstemmer mottatt ved Sarpsborg fengsel jf. unntak i valglovens 8-4 (4) og vedtak i valgstyret 11. mai 2017. - Stemmer i beredskapskonvolutt I likhet med tidligere valg anbefaler rådmannen at stemmemottakere får fullmakt til å godkjenne forhåndsstemmer mottatt i stemmeseddelkonvolutt. I praksis vil det være de sentrale valgmedarbeiderne (valgsekretariatet) som foretar godkjenningen. Valgstyret får forelagt egen sak før opptellingen starter. Når forhåndsstemmene blir lagt rett i urne, er det stemmemottaker som samtidig godkjenner stemmegivingen tilsvarende det som skjer på valgting. Stemmemottakers godkjenning av forhåndsstemmer som legges rett i urne er hjemlet i valglovens 10-1a. Behov, rekruttering og opplæring Valglovens 8-1 krever at det skal være minst to stemmemottakere til stede ved mottak av forhåndsstemmer. På grunn av at det, i tillegg til servicetorget, også er stemmegiving ved Skjeberg og Tune områdebibliotek, er det et stort antall personer som må oppnevnes. Ansatte ved Sarpsborg bibliotek foreslås også oppnevnt, fordi de kan vikariere ved Skjeberg og Tune. Det er viktig at alle ansatte oppnevnes som stemmemottakere, slik at det er mulig for velgere å avlegge sin stemme til enhver tid uavhengig av hvem som er på jobb. Stemmemottakere ved institusjoner og skoler er rekruttert blant kommunens egne ansatte. Personene som rådmannen foreslår oppnevnt som stemmemottakere ved forhåndsstemming fremgår av vedlegget. Fullmakt til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere Rådmannen anbefaler at valgstyrets leder får fullmakt til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere ved behov. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Det må påregnes noe overtid. Dette er medregnet i budsjetterte utgifter til gjennomføring av valget. Miljø: Folkehelse: 3
Sak 6/17 Stortings- og sametingsvalg 2017 - Oppnevning av stemmestyrer Arkivsak-dok. 17/03181-1 Saksbehandler Ida Marie Odsæter Saksgang Møtedato Saknr 1 Valgstyret 2015-2019 08.06.2017 6/17 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kathinka Messel, Rita Yvonne Karlsen og Hilde Øisang Rådmannens innstilling: 1. Vedlagte forslag til stemmestyrer ved Stortings- og sametingsvalget 2017 godkjennes. 2. Valgstyrets leder gis fullmakt til å foreta nødvendige endringer av stemmestyrenes sammensetning samt oppnevne nye medlemmer ved behov. Vedlegg: Forslag til stemmestyrer ved Stortings- og sametingsvalget 2017 Dokumenter som er omtalt, men ikke vedlagt: Lov om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgloven) Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Satser til «Regler for godtgjøring, frikjøp og dekning av utgifter til folkevalgte i Sarpsborg kommune» Sammendrag: Ifølge valgloven skal kommunestyret oppnevne stemmestyrer. I Sarpsborg er dette delegert til valgstyret. Stemmestyrene skal bestå av minst tre medlemmer i hver stemmekrets. Rekrutteringen av medlemmer foregår blant kommunens egne ansatte og blant tidligere stemmestyremedlemmer. Av praktiske årsaker foreslår rådmannen at valgstyrets leder får fullmakt til å oppnevne nye medlemmer av stemmestyret ved behov. Utredning: Kommunens ansvar for å oppnevne stemmestyret I de kommunene der stemmegivingen foregår på flere steder krever valglovens 4-2 at det oppnevnes stemmestyrer med minst tre medlemmer. I Sarpsborg er det 14 valgkretser. Rådmannen foreslår at det oppnevnes stemmestyrer bestående av leder, nestleder og ett medlem i hver av kretsene. Hvem kan oppnevnes i stemmestyret? Alle som er valgbare i henhold til valglovens kapittel 3, kan velges til stemmestyret. Unntaket fremkommer av valglovens 8-2 og 9-3 og av kommunelovens 14-4. Her fremkommer det at kandidater som er oppført på valgliste ved stortingsvalget («listekandidat») ikke kan velges til stemmestyremedlem eller valgfunksjonær i fylket kandidaten hører hjemme. 4
Rekruttering, opplæring og godtgjøring av medlemmer til stemmestyret Rekruttering av medlemmer til stemmestyret har foregått blant kommunens egne ansatte, og blant tidligere medlemmer av stemmestyrer (som ikke er listekandidater) samt blant elever ved videregående skole. Alle medlemmene har søkt via rekrutteringsprogrammet «Mobilise». Vedlagte forslag til stemmestyrer for kommunens 14 stemmekretser er utarbeidet på grunnlag av søknadene som er kommet inn. Det er gjort en vurdering av den enkeltes kompetanse og erfaring fra tidligere valg. Stemmestyrene skal ha en kjønnsmessig sammensetning, Alle medlemmer av stemmestyret blir kurset i forkant av valget. Stemmestyrets medlemmer godtgjøres etter gjeldende satser fastsatt av bystyret. Fullmakt til oppnevning av ytterligere medlemmer av stemmestyret For å sikre at stemmestyrene til en hver tid er fulltallig, foreslår rådmannen at valgstyrets leder får fullmakt til å foreta nødvendige endringer av stemmestyrenes sammensetning samt oppnevne nye medlemmer ved behov. Øvrige valgmedarbeidere Valglokalene vil, i tillegg til stemmestyrene, bemannes med flere valgmedarbeidere. Disse rekrutteres blant egne ansatte i kommunen og blant elever ved videregående skoler i Sarpsborg. Sistnevnte som et ledd i å få økt valgdeltakelsen blant unge velgere. Alle valgmedarbeidere vil få opplæring og godtgjøring for dette arbeidet. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Godtgjøring av stemmestyrenes ledere og medlemmer er medregnet i budsjetterte utgifter til valget. Miljø: Folkehelse: 5
Saknr Arkivsak Tittel 3/17 16/00021-4 Protokoll Valgstyret 11.05.2017 6