Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 25.02.2014, kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 18/2-2014 Christin Kristoffersen leder Side 1
Saksliste Utv.saksnr. Tittel - Informasjon fra lokalstyreleder og administrasjonssjef PS 11/14 Referatsaker PS 12/14 Godkjenning av protokoll fra møte 28.1.2014 PS 13/14 Søknad om endring av bestemmelsene i delplan for Elvesletta Syd PS 14/14 Budsjettkorrigeringer 2014 - Avløpspumpestasjon PS 15/14 Satsning på kommunalt barnevern 2014 - øremerkede midler PS 16/14 Endring av skjenkebevilling på Svalbar Pub - HRD Svalbard AS PS 17/14 Valg av medlemmer til nyopprettede utvalg: Teknisk utvalg og Oppvekst og kulturutvalg Side 2
PS 11/14 Referatsaker RS 4/14 Evalueringsrapport etter forsøket med nedsatt stemmerettsalder til 16 år RS 5/14 Hovedrepresentanter og vara til PU er valgt PS 12/14 Godkjenning av protokoll fra møte 28.1.2014 Side 3
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2013/209-10-L12 Astrid Meek 13.02.2014 Søknad om endring av bestemmelsene i delplan for Elvesletta syd Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 13/14 25.02.2014 Anbefaling: Administrasjonsutvalget vedtar med hjemmel i svalbardmiljøloven 50, siste ledd, å legge forslag til endring av delplan for Elvesletta syd ut på en begrenset høringsrunde med følgende tilføyelser/ endringer i planbestemmelsene: 2.1 Innenfor område B1-B2 bør bebyggelsen inneholde boliger med minimum 42 m² bruksareal BRA. Innenfor delområde B3-B5 tillates det ikke etablert hele bygg med 2 roms leiligheter. 2 roms leiligheter må etableres i bygg kombinert med 3-4 eller 5 roms leiligheter. Siste setning i pkt. 2.1a «innenfor boligområde skal minst 50 % av boligene være 4-5 rom leiligheter» strykes. Dersom det ikke innkommer merknader som skulle tilsi at vedtaket endres vil saken gå dirkete til Lokalstyret for godkjenning. Saksopplysninger: Det søkes om endring av bestemmelsene i delplan for Elvesletta syd. Endringen består av å legge til rette for å bygge mindre leiligheter på to-tre roms i stedet for 4-5 roms som vedtatt i bestemmelsene. Delplan for Elvesletta syd har et krav til at 50% av boligene skal ha 4-5 rom. Det foreslås å endre bestemmelsene for områdene B3-B5 for å kunne oppføre leilighetsbygg med mindre leiligheter. Oppstart av planarbeidet ble kunngjort 07.06.2013 og sendt berørte myndigheter til uttalelse. Det er kun Sysselmannen som har avgitt innspill til revideringen. Sysselmannen har følgende merknader til kunngjøringen: 1. De vil ta endelig stilling til planen når planforslaget blir lagt ut på høring. 2. Planen må vise hvordan antall biloppstillingsplasser og lekeareal blir ivaretatt. 3. De ønsker sammenslåing av de to delplanene. 4. Revidert plan skal utformes etter ny tegneregelstandard. Merknaden er kommentert av forslagstiller: 1. Tas til orientering. 2. Krav til lekeareal og parkering er sikret gjennom bestemmelsene. 3. Pkt. 3 og 4 tas til orientering. Side 4
2013/209-10 Side 2 av 3 Vurdering: Sysselmannens krever at de to eksisterende delplanene for Elvesletta syd blir slått sammen til en plan og at denne planen blir utarbeidet etter ny standard for arealplaner etter Svalbardmiljøloven. De krever også at sikringssona rundt taubanetraseen blir lagt inn i planen. Sammenslåing og endring av disse delplanene blir ivaretatt av Longyearbyen lokalstyre som har igangsatt arbeid med å endre godkjente delplaner etter nye tegneregler. Elvesletta syd består av 5 felt. I 2009 ble det foretatt en endring av felt B1 og B2. Denne endringen besto av å tilpasse planbestemmelsene slik at det var mulig å bygge 2-roms leiligheter på felt B1 og felt B2. Dette resulterte til at resten av feltene må utbygges med 4-5 roms leiligheter. Longyearbyen lokalstyre har forståelse for at utbygger ønsker å tilpasse utbyggingen av området til markedet. Vi ønsker imidlertid ikke at det etableres hele bygg med 2 roms leiligheter. 2-roms leiligheter bør etableres i bygg kombinert med 3-4 eller 5 roms leiligheter. Dette for å styrke det allerede etablerte familiesamfunnet på Elvesletta syd. Det anbefales derfor at bestemmelsene til føyes nytt setning under 2.1 a. Innenfor område B1-B2 bør bebyggelsen inneholde boliger med minimum 42 m² bruksareal BRA. Innenfor delområde B3-B5 tillates det ikke etablert hele bygg med 2 roms leiligheter. 2 roms leiligheter må etableres i bygg kombinert med 3-4 eller 5 roms leiligheter. Siste setning i pkt. 2.1a «innenfor boligområde skal minst 50 % av boligene være 4-5 rom leiligheter» strykes. Forslag til endring av bestemmelsene som beskrevet ovenfor ble forelagt LNS. LNS ønsker ikke denne begrensningen i planbestemmelsene. De ønsker å bygge det markedet etterspør. De uttaler at de jobber nå med en aktør om som ønsker et bygg hvor de har full kontroll overbygget, pga. skiftgang, der noen sover til enhver tid og de derfor må ha ro. Denne aktøren etterspør i hovedsak 2- romsleligheter, hvor det også vurderes fellesrom for beboerne. Muligens en 4-roms leilighet også i bygget. LNS ønsker følgende endring av bestemmelsene: 2.1 a) Innenfor områdene tillates oppført boligbebyggelse med tilhørende anlegg b) Bebyggelse skal inneholde boliger med minimum 42 m² bruksareal BRA. Administrasjonssjefen har vurdert ovennevnte forslag og anbefaler at det ikke etableres hele bygg med 2-romsleiligheter. Når det gjelder sammenslåing av delplanene for Elvesletta syd, vil dette bli gjort i egen sak. I og med planen kun er kunngjort igangsatt må saken/endringen av delplanens bestemmelser sendes på en begrenset høringsrunde til Sysselmannen. Det vil være lokalstyre som eventuelt vedtar endringen etter at planen har vært på en begrenset høringsrunde. Vedlegg (Eget dokument): 1 Forslag til endring - Delplan for Elvesletta syd 2 Planbeskrivelse endring med bestemmelser - delplan Elvesletta syd - 17.09.2013 3 Foreløpig situasjonsplan for område B3-5 4 Innspill -Sysselmannen på Svalbard -04.07.2013 5 Innspill - Longyearbyen Lokalstyre Bydrift KF - 09.07.2013 6 Kunngjøring - endring delplan Elvesletta syd -29.05.2013 Side 5
2013/209-10 Side 3 av 3 7 Kunngjøring - Oversiktskart - 29.05.2013 Side 6
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/19-1-153 Jørn Myrlund 18.02.2014 Budsjettkorrigeringer 2014 - Avløpspumpestasjon Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 14/14 25.02.2014 Lokalstyret Anbefaling: Lokalstyret vedtar å gjennomføre prosjektet innenfor en ramme på kr 2 940 000 med finansiering ved bruk av låneopptak og bruk av tilknytningsinntekter for å finansiere tiltaket. Investeringsbudsjettet korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: I handlingsprogram og økonomiplan for 2014-2017, har det ved en forglemmelse ikke kommet med finansiering av prosjektet vedrørende etablering av ny avløpspumpestasjon ved avfallsanlegget. Bakgrunnen for tiltaket er at det må etableres en avløpspumpestasjon i forbindelse med utbyggingen av nye studentboliger på Sjøskrenten, samt å få etablert oljeutskiller på avløpet fra avfallsanlegget. Prosjektet er estimert til kr 2 940 000.-. Avløpspumpestasjonen skal finansieres ved bruk av tilknytningsinntekter og oljeutskiller ved låneopptak som skal belastes renovasjonsgebyret. Erfaringsmessig fra tidligere etableringer av avløpspumpestasjoner og oljeutskiller beløper tiltakene seg til følgende: Avløpspumpestasjon: kr 1.890.000.- Oljeutskiller: kr 560.000.- Usikkerhet 20%: kr 490.000.- Sum kr 2.940.000.- Vurdering: Side 28
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2010/1193-12-234 Anne Jahre 18.02.2014 Satsning på kommunalt barnevern 2014 - søknad på stillingsressurs Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 15/14 25.02.2014 Lokalstyret 18.03.2014 Anbefaling: Longyearbyen lokalstyre søker Fylkesmannen i Troms om en ny saksbehandlerstilling i barne- og familietjenesten i forbindelse med statens satsing på kommunalt barnevern 2014. Saksopplysninger: I statsbudsjettet for 2014 er det satt av 85 millioner kroner til ytterligere styrking av det kommunale barnevernet. Stillinger gitt i perioden 2011 2013 videreføres i 2014, samt at det lyses ut 4,9 nye stillinger som den enkelte kommune/barnevernstjeneste kan søke på.i tillegg skal det kommunale barnevernet styrkes gjennom kompetanse og samhandlingstiltak. Målsettingen med satsingen er å styrke barneverntjenesten i de mest utsatte kommunene. Søknadsfrist på stillinger var 18. februar. Søknaden skal være behandlet av kommunestyret (her lokalstyret). Søknad som ikke er behandlet av lokalstyret tas likevel i mot. Før eventuelt tilskudd utbetales må søknaden imidlertid ha vært til slik behandling. Ved vurdering av søknader om stillinger skal det tas utgangspunkt i belastningen i barnevernet ut fra flere kriterier, og levekårsutfordringer. Barneverntjenesten søkte i fjor om midler til kompetanse- og samhandlingstiltak som styrker barneverntjenesten. Dette fikk vi delvis innvilget. På grunn av stor saksmengde og at vi bare har en barnevernsansatt, har barne- og familietjenesten ikke kunnet prioritere kompetanseutvikling dette året, men har søkt fylkesmannen i Troms og fått innvilget overføring av midlene til 2014. Vurdering: For å komme med i vurderingen om tildeling av stillinger, har administrasjonssjefen sendt inn søknad om en stilling innen fristen 18. februar. Dersom lokalstyret beslutter at Longyearbyen lokalstyre ikke skal søke om en stilling, vil søknaden bli trukket tilbake. Det er en forutsetning at en eventuell ny stilling skal komme i tillegg til budsjetterte stillinger for 2014. Selv om ny stilling innenfor barneverntjenesten finansieres med friske penger tilført fra staten, vil Longyearbyen lokalstyre få utgifter knyttet til bolig, feriereise og andre velferdsgoder. På grunn av den geografiske beliggenheten, er det vanskelig (eller umulig) å få til et fungerende interkommunalt samarbeid om barneverntjenester. To saksbehandlere vil gjøre barneverntjenesten Side 29
2010/1193-12 Side 2 av 2 mindre sårbar og øke rettsikkerheten for ansatt og bruker. I tillegg gir det større trygghet og bedre fokus i møter med foreldre og ved hjemmebesøk, og gir større mulighet til faglig drøfting av saker og finne gode løsninger. Belastningen ved å være alene i denne typen stillinger kan oppleves stor, og jobben krever mye av den ansatte i møter med mennesker i vanskelige situasjoner. I dag drives tjenesten etter administrasjonssjefens vurdering faglig forsvarlig. Det er ikke registrert lovbrudd i utøvelse av tjenesten. Dette på grunn av at undersøkelsesfristen på 3 måneder ikke gjelder på Svalbard. Økning i saksmengde det siste året gjør at det er utfordrende å imøtekomme lovkravene. Barne- og familietjenesten har hatt forvaltningsrevisjon fra KomRev nord i desember 2013 og vi avventer en rapport. Det er foretatt en Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) som viser stor sårbarhet i forhold til risiko og sikkerhet flere av oppgavene som utføres av barne- og familietjenesten. Økte ressurser vil gi bedre kvalitet og omfang på forebyggende arbeid. Både barneverntjenesten, PPtjenesten og helsesøster er viktige funksjoner i et forebyggingsperspektiv. Det satses også mye på ungdomsarbeid i Longyearbyen gjennom «Ung i Longyearbyen» og andre tiltak i regi av enhet for barn og unge. For å ivareta det forebyggende arbeide fra barne- og familietjenestens side, må det tilføres ressurser slik saksmengden og totalsituasjonen er i dag. Vedlegg: 1 Begrunnelse for søknad om på ressurs til barne- og familietjenesten 2 Søknadskjema - satsing på kommunalt barnevern 2014 Side 30
Notat Deres referanse: Vår referanse: 2010/1193-13- 234 Saksbehandler: Anne Jahre Dato: 18.02.2014 Begrunnelse for søknad om på ressurs til barne- og familietjenesten I forbindelse med at det i statsbudsjettet for 2014 er øremerket 85 millioner til en ytterligere styrking av det kommunale barnevernet, vil Longyearbyen lokalstyre søke om å få tildelt en av stillingene som Fylkesmannen i Troms har fått til fordeling. I dag har Longyearbyen lokalstyre en 100% konsulentstilling i barne- og familietjenesten. Stillingen har stort sett bare arbeidsoppgaver knyttet til lov om barneverntjenester. Stillingen er plassert i enhet for barn og unge, og sektorsjef for oppvekst og kultur (som ikke er fagutdannet innenfor barnevern) har formelt barnevernlederansvar. I 2013 mottok Barne- og familietjenesten 20 nye bekymringsmeldinger, mot 13 nye i 2012 og 10 nye i 2011. Det ble besluttet undersøkelse etter lov om barneverntjenester 4-3 for 19 av de innkomne bekymringsmeldingene. Barne- og familietjenesten ser at sakenes alvorlighetsgrad og kompleksitet øker i omfang. I løpet av året er det ført 2 saker for fylkesnemda for barnevern og sosiale saker i Troms og Finnmark. Pr. i dag har Barne- og familietjenesten 3 omsorgsplasseringer. Det er gjennomført en Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) av tjenesten som viser stor sårbarhet i forhold til risiko og sikkerhet. Longyearbyen lokalstyre kan sees på som en liten «kommune» etter antall innbyggere. Men vi har en større andel barn pr.1000 innbyggere enn sammenlignbare kommuner på fastlandet. Små kommuner på fastlandet har ofte et interkommunalt samarbeid for å kompensere sårbarheten med få ansatte og for å få til en bredere tiltaksrekke. Om vi skulle fått til et interkommunalt samarbeid her, vil det utløse flere reisedager som igjen generer fravær. På grunn av den geografiske beliggenheten, er det vanskelig (eller umulig) å få til et fungerende interkommunalt samarbeid om barneverntjenester. To saksbehandlere vil gjøre barneverntjenesten mindre sårbar, øke rettsikkerheten for ansatt og bruker, og gir i tillegg til økt rettsikkerhet også større trygghet og bedre fokus i møter med foreldre og ved hjemmebesøk. To saksbehandlere med fagutdannelse gir større mulighet til å drøfte saker og finne gode løsninger i det daglige, og spesielt i krevende saker. To saksbehandlere vil gi økt mulighet til å bygge kompetanseheving og bygge opp en egen tiltaksrekke tilknyttet til tjenesten. To saksbehandlere vil medføre bedre tid, kvalitet og omfang på forebyggende arbeid. Vi vil ha mulighet til å drive informasjons- og tiltaksarbeid i barne- og ungdomsgruppen. Gi hjelp og veiledning på arenaer der barn og unge oppholder seg. Det er spesielt belastende for denne typen stilling å være alene. Med to saksbehandlere kan vi forebygge utbrenthet i egen tjeneste. Ved ferieavvikling og avspasering vil vi fortsatt ha tilgjengelig saksbehandler. Kan i større grad en nå ivareta daglig drift i akuttsaker. Habilitet kan være et problem med kun en ansatt. Side 31
Side 2 av 2 I 2014 er det varslet en nedbygging av Barne- ungdoms og familieetaten (Bufetat). Det vil si at vår tilgang for bistand (råd, veiledning og tiltak) fra Bufetat vil bli redusert. Bufetat vil kun forplikte seg til den lovpålagte bistandsplikt som først og fremst er rettet mot omsorgsplassering. Bufetat har varslet forventning om at kommunene selv skal i vareta tiltak som ikke dekkes av den lovpålagte bistandsplikten. Fra juni 2014 er det varslet en lovendring i Lov om barnevern. Barnet skal involveres i alle deler av egen sak. Og dokumentasjonskravet vil øke. Nærhet og små forhold bør tilsi et tett samarbeider med både helsesøster og Sysselmannen eksternt, og med PP-tjenesten internt. Med ressurser barne- og familietjenesten har i dag, er dette dessverre ikke prioriterte oppgaver. Side 32
Side 33
Side 34
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/328-14-U63 Svein Olav Ween 07.02.2014 Endring av skjenkebevilling på Svalbar Pub - HRD Svalbard AS Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 16/14 25.02.2014 Lokalstyret 18.03.2014 Anbefaling: HRD Svalbard AS, avd. Svalbar Pub, gis skjenkebevilling i puben og på terrassen fram til 30/6-2016. Skjenketider inne: Brennevin: kl. 13.00 02.00 Øl/vin kl. 12.00 02.00 Skjenketider uteservering: Brennevin: kl. 13.00 24.00 Øl/vin kl. 12.00 24.00 Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Bartosz Tarczyk Emma Granbom Hellström Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Saksopplysninger: Svalbar Pub AS fikk innvilget skjenkebevilling sak 48/12, som ble behandlet i lokalstyret den 8/5-2012. Etter intern omstrukturering/fusjon av selskap er Svalbar Pub nå en egen avdeling inn under HRD Svalbard AS. I forbindelse med denne endringen søker HRD Svalbard AS om ny skjenkebevilling ved Svalbar Pub. Vurdering: Denne søknaden kommer altså som en konsekvens av en omstrukturering og fusjon av Svalbard Pub AS og HRD Svalbard AS. En antar at dette ikke fører til vesentlige endringer i driften av selve skjenkestedet, og det søkes da heller ikke om endringer i skjenketiden eller skjenkearealet i forhold til det som har vært tidligere. Administrasjonssjefen mener derfor at søknaden oppfyller kriteriene for å få tildelt skjenkebevilling i h.h.t.: - Forskrift for alkoholordningen for Svalbard Side 35
2012/328-14 Side 2 av 2 - Ruspolitisk handlingsplan for 2012 2023 - Skjenketidsbestemmelser for Longyearbyen Sysselmannen har ingen merknader til søknaden. Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 Søknad om ny skjenkebevilling 2 Uttale fra Sysselmannen Side 36
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2011/746-29-033 Svein Olav Ween 15.01.2014 Valg av medlemmer til nyopprettede utvalg: Teknisk utvalg og Oppvekst og kulturutvalg Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 6/14 28.01.2014 Administrasjonsutvalget 17/14 25.02.2014 Lokalstyret 18.03.2014 Administrasjonsutvalgets behandling - 28.01.2014 Saken ble drøftet. Det ble deretter enstemmig vedtatt å utsette saken til neste møte. Administrasjonsutvalgets innstilling - 28.01.2014 Saken utsettes til neste møte. Anbefaling: Som medlemmer og varamedlemmer i teknisk utvalg for perioden 2014 2015 velges: Medlemmer: Christin Kristoffersen Anita Johansen Odd Gunnar Brøto Braathen Geir Hekne Kristin Furu Grøtting AP AP AP H TF Varamedlemmer: Leder: Nestleder: Som medlemmer og varamedlemmer i oppvekst- og kulturutvalget for perioden 2014 2015 velges: Medlemmer: Christin Kristoffersen Anita Johansen Odd Gunnar Brøto Braathen Geir Hekne AP AP AP H Varamedlemmer: Side 37
2011/746-29 Side 2 av 3 Kristin Furu Grøtting TF Leder: Nestleder: Saksopplysninger: Lokalstyret vedtok i møte den 10.12.2013, sak 80/13, ny politisk organisering i Longyearbyen lokalstyre fra 1/1-2014. Vedtaket innebærer at miljø- og næringsutvalget og styrene for foretakene legges ned, og at det i framtiden skal være flg. utvalg i tillegg til lokalstyret: Administrasjonsutvalget 5 medlemmer. Ingen endringer. AU er allerede valgt for hele perioden. Kontrollutvalget 5 medlemmer. Ingen endring. Ett medlem med vara er valgt blant lokalstyrets medlemmer. Det må imidlertid foretas suppleringsvalg av varamedlemmer. Partssammensatt utvalg 7 medlemmer. Ingen endring. Består av medlemmer og varamedlemmer som i AU, samt 2 medlemmer med varamedlemmer valgt av og blant de ansatte. Nye utvalg: Teknisk utvalg 7 medlemmer. Oppvekst- og kulturutvalg 7 medlemmer. Begge de nye utvalgene skal bestå av de 5 faste medlemmene i AU samt 2 medlemmer valgt blant lokalstyrets øvrige medlemmer. Det velges varamedlemmer for hver gruppe tilsvarende antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Valgene til de nye utvalgene gjennomføres som avtalevalg, jfr. saksbehandlingsforskriftens 5a. Vurdering: I den nye organiseringen er det lagt til grunn at Teknisk utvalg (TU) og Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) skal bestå av de faste medlemmene i AU supplert med 2 ekstra politikere valgt blant lokalstyremedlemmene. Når det gjelder varamedlemmer til disse utvalgene vil det nok være mer hensiktsmessig å velge disse uavhengig av varamedlemmene som er valgt til AU. Dette ut fra flg.: - Varamedlemmer til AU må kunne velges inn som en av de 2 faste «ekstra-»medlemmene i TU/OKU (de kan ikke sitte både som medlem og vara.) - Varamedlemmer bør oppnevnes ut i fra interesse, kompetanse og engasjement. - AU har i dag 5 medlemmer fordelt på tre grupperinger (AP, H. TF). AP har 4 varamedlemmer, H og TF 2 hver. Dette betyr at det kun er 2 av lokalstyrets faste medlemmer (begge fra Konsekvenslista) som ikke har en rolle i forhold til AU. En av disse sitter i kontrollutvalget og kan dermed ikke være medlem eller varamedlem i et annet utvalg med beslutningsmyndighet. Side 38
2011/746-29 Side 3 av 3 Det kan derfor være nødvendig å oppnevne varamedlemmer til TU/OKU som ikke er faste medlemmer i lokalstyret om kabalen skal gå opp. Dette kan også bli nødvendig for å oppfylle kravet om at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. Vedlegg: 1 Særutskrift - Ny politisk organisering fra 1.1.2014 2 Oversikt over medlemmer i lokalstyret, AU, PU, Kontrollutvalg Side 39
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/691-49-030 Sissel Helen Hultgren 18.10.2013 Særutskrift: Ny politisk organisering fra 1.1.2014 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 68/13 19.11.2013 Lokalstyret 80/13 10.12.2013 Lokalstyrets behandling - 10.12.2013 Administrasjonssjefen satte fram flg. tilleggsforslag: I forbindelse med organisasjonsendringen, og at foretakene legges ned, gjelder følgende delegasjoner fra 01.01.14: - Delegasjon gitt til MNU videreføres til administrasjonsutvalget frem til teknisk utvalg er etablert. - Delegasjon gitt til foretakene som ikke gjelder daglig drift delegeres til administrasjonsutvalget frem til henholdsvis til teknisk utvalg og utvalg for oppvekst og kultur er etablert. - Delegasjon knyttet til daglig drift i foretakene delegeres til administrasjonssjefen. Delegasjonene gjelder frem til nytt delegasjonsreglement er vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling og administrasjonssjefens tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Lokalstyrets vedtak - 10.12.2013 Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra 1.1.2014 i henhold til vedlagte forslag. I forbindelse med organisasjonsendringen, og at foretakene legges ned, gjelder følgende delegasjoner fra 01.01.14: - Delegasjon gitt til MNU videreføres til administrasjonsutvalget frem til teknisk utvalg er etablert. - Delegasjon gitt til foretakene som ikke gjelder daglig drift delegeres til administrasjonsutvalget frem til henholdsvis til teknisk utvalg og utvalg for oppvekst og kultur er etablert. - Delegasjon knyttet til daglig drift i foretakene delegeres til administrasjonssjefen. Delegasjonene gjelder frem til nytt delegasjonsreglement er vedtatt. Administrasjonsutvalgets behandling - 19.11.2013 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets innstilling - 19.11.2013 Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra 1.1.2014 i henhold til vedlagte forslag. Side 40
2012/691-49 Side 2 av 6 Anbefaling: Lokalstyre vedtar ny politisk organisering fra 1.1.2014 i henhold til vedlagte forslag. Saksopplysninger: Sammendrag: Bakgrunn for omorganiseringsprosjektet Lokalstyret har sammen med administrasjonssjefen bedt om å få en evaluering av sin organisering med fokus på demokratisk og administrativ ledelse og styring (SNU 2). Prosessen skulle lede frem til alternative forslag til organisering som er mer kostnadseffektiv og vil gi bedre styring og ledelse av Longyearbyen lokalstyre (LL), samt styrke legitimiteten til lokalstyret/au. KS Konsulent v/brit Eirin Bøe Olssøn var prosjektleder for oppdraget og har skrevet rapporten "organisasjonsanalyse evaluering av administrativ og politisk organisering av LL", som er en analyse av hvordan den politiske styringen blir ivaretatt. Analysen er gjennomført med fokus på demokratisk kontroll, styringseffektivitet, produktivitet, samspill mellom foretakene og LL, samspill politikk og administrasjon, kompleksitet samt politiske og administrative omkostninger. Longyearbyen lokalstyre har i dag organisert sin kjernevirksomhet i tre kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11. Sammenlignet med kommuner på fastlandet er dette en unik modell for den type virksomhet som LL driver. Sitat fra sammendraget i rapporten: «Modellen er i seg selv administrativt ressurskrevende fordi den krever en formalisering av administrativt samarbeid mellom administrasjonen i foretaket opp mot styret, og mellom foretaket og lokalstyrets administrasjon. Longyearbyen lokalstyre kan i motsetning til kommuner på fastlandet ikke hente ut stordriftsfordeler gjennom samarbeid med andre kommuner. Det er derfor vår oppfatning at eventuelle effektiviseringsgevinster må søkes og hentes ut i egen organisasjon og at dagens organiseringsmodell legger begrensinger på et slikt arbeid. Hovedkonklusjonen i denne rapporten er at foretaksorganiseringen som en helhetlig styringsmodell fragmenterer, formaliserer og byråkratiserer de politiske og administrative prosessene, snarere enn å sikre helhet, samarbeid og transparens. I dette ligger det at Longyearbyen lokalstyre har et betydelig potensial for å sikre en mer styringseffektiv organisasjon som henter sin legitimitet i lokalstyret og AU. Vi anbefaler derfor å forenkle og tydeliggjøre den politiske styringen innenfor lokalstyret og AU ved at foretakene legges ned. Det bør videre vurderes om det er fortsatt er behov for et miljø- og næringsutvalg, eller om denne myndigheten kan tillegges lokalstyret og AU. En reduksjon av antall politiske utvalg vil ytterligere bidra til å tydeliggjøre lokalstyrets legitimitet. Vi anbefaler derfor at ansvar for drift innenfor foretakenes eksisterende vedtekter legges til administrasjonssjef iht. et revidert delegasjonsreglement. Organisasjonens størrelse tilsier en administrativ modell med maksimalt 2 kommunalsjefer.» Side 41
2012/691-49 Side 3 av 6 Etter administrasjonssjefens vurdering ga rapporten fra KS en god statusbeskrivelse og til dels klare anbefalinger for videre organisasjonsutvikling/omorganisering. Politiske omkostninger omtalt i rapporten "organisasjonsanalyse": LL har ikke klart å etablere seg som en tydelig bestiller overfor foretakene. Fravær av en enhetlig forståelse av strategi og skillet opp mot drift. Grensesnitt, rolleforståelse og myndighet mellom foretakene, administrasjon og folkevalgte er utydelig, uavklart og til dels overlappende. Sannsynligvis knyttet til at få folkevalgte skal fylle mange roller, forsterket av høy turnover og bruk av vara. En uklar forståelse av strategiarbeid bidrar til at en del saker går i en "runddans" mellom administrasjonene, styrene og lokalstyret/au. Lokalstyrets legitimitet svekkes til fordel for styrene. Modellen må være "villet": De folkevalgte selv ønsker en tettere styring av virksomheten som i dag er lagt til foretakene. Modellen oppfattes som kostnadskrevende og byråkratiserende av både ansatte og folkevalgte. Oppfølging av rapporten I lokalstyrets møte den 12.3.2013 ble følgende vedtatt for oppfølging av rapporten: 1. Lokalstyret tar innholdet i rapporten fra KS Konsulent "organisasjonsanalyse, evaluering av administrativ og politisk organisering" til etterretning, og gir sin tilslutning til konklusjonen som trekkes i rapporten. 2. Lokalstyret ber administrasjonssjefen om å legge fram prosjektplan for oppfølging av rapporten SNU 2 fase 2. 3. Partssammensatt AU (PU) skal være styringsgruppe for arbeidet med oppfølging av rapporten - SNU 2 fase 2. 4. Hovedavtalens regler om ansattes medvirkning utnyttes maksimalt i en slik prosess. Prosjektet SNU 2 Prosjektplanen for SNU 2 m/ prosjektkalender ble vedtatt i PU (styringsgruppa) den 15.4.2013 og av lokalstyret den 21.5.2013. Effektmål i omorganiseringsprosessen omtalt i prosjektplanen: Styrke legitimiteten til lokalstyret og den administrative styringen ved å etablere bedre redskap for politisk styring og styrke legitimiteten til lokalstyret Skille mellom politikk og administrasjon i en rendyrket politisk-administrativ modell gjennom å etablere en organisasjonsmodell som er åpen, enkel og mer effektiv. Hovedprinsipper midtveis i prosessen Lokalstyret vedtok den 18.6.2013 enstemmig nedenstående hovedprinsipper som skulle ligge til grunn for den videre prosessen med ny politisk organisering: Administrasjonssjefen fortsetter arbeidet med ny organisasjonsstruktur (SNU 2) i Longyearbyen lokalstyre, etter følgende hovedprinsipper: 1. De formaliserte styringslinjene reduseres og organisasjon forenkles ved at foretaksmodellen avvikles, og ny organisasjonsmodell etableres. 2. Det etableres en to-nivå organisasjonsmodell med 2 sektorbaserte "kommunalsjefer". Inntil videre kaller vi disse stillingene for sektorsjef. Side 42
2012/691-49 Side 4 av 6 3. Organisasjonen skal være åpen, enkel og mer effektiv, og det skal være "kort vei" til beslutningene. Dette skal ivaretas gjennom blant annet tydelige lederavtaler og delegasjoner. 4. Samfunnsutviklingsrollen skal tydeliggjøres i nye delegasjoner. 5. Den endelige modellen skal ivareta politisk og administrativ kontroll og styring. 6. Organisasjonen skal ha felles arbeidsgiverpolitikk, personalpolitikk, verdigrunnlag og etiske retningslinjer. I tråd med vedtaket nevnt over, vil altså administrativ organisering bli endret til en to-nivå modell, med administrasjonssjef og 2 sektorsjefer i nivå 1, og enhetsledere i nivå 2. I tillegg vil en liten stab bli knyttet til nivå 1. Valg av flat struktur påvirker også i stor grad valg av politisk modell. Utarbeidelse av ny politisk organisasjonsmodell Styringsgruppa har gått gjennom ulike alternative modeller som kunne være aktuelle sett i lys av konklusjonen i rapporten fra KS. I notat til AU av 4.9.2013, ble det ulike organisasjonsmodeller presentert. På bakgrunn av dette gjennomførte lokalstyre et arbeidsmøte 1.10.2013, der de forskjellige modellene ble diskutert. I tillegg ble ulike erfaringsbaserte forskningsrapporter gjennomgått. Næringskomitéen 14.2.2012 ble næringskomitéen opprettet, med mandat å sette fokus på utviklingen av og tilretteleggingen for næringslivet i Longyearbyen. Som et ledd i forenklingen av den politiske strukturen, foreslås næringskomitéen avviklet fra 1. januar 2014. Det er viktig å opprettholde fokus på utviklingen av og tilretteleggingen for næringslivet i Longyearbyen. Dette arbeidet, slik det framgår av næringskomitéens mandat og myndighetsområde, foreslås lagt til lokalstyreleders funksjon, og vil bli hensyntatt i forbindelse med utarbeidelsen av delegasjonsreglementene. Ny politisk organisasjonsmodell Utvalgene Sammensetting og valg av medlemmer Lokalstyret består av 15 medlemmer samt varamedlemmer. Administrasjonsutvalget skal bestå av minst 5 medlemmer. Medlemmer og varamedlemmer til lokalstyret skal velges blant lokalstyrets faste medlemmer for hele valgperioden. (Svalbardloven 35) Kontrollutvalget skal bestå av minimum 3 medlemmer og velges etter bestemmelsene i kommunelovens 77 (jfr. Svalbardloven 44). Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant lokalstyrets medlemmer. Utelukket fra valg er lokalstyreleder og nestleder, medlemmer og Side 43
2012/691-49 Side 5 av 6 varamedlemmer i AU og andre nemnder/utvalg i lokalstyret som har beslutningsmyndighet, samt ansatte i Longyearbyen lokalstyre. Ved valg til alle andre organer enn lokalstyret gjelder reglene i Kapittel 2 i saksbehandlingsforskriften ( 3, 4, 5a) om representasjon av begge kjønn. Utvalgene I modellen foreslås tre utvalg i tillegg til AU. Partssammensatt utvalg (PU) skal bestå av AU med tillegg av 2 representanter fra de ansatte. De ansatte velger selv sine 2 medlemmer og varamedlemmer. I tillegg til bestemmelsene i Hovedavtalens 4, vil delegasjonene bli som tidligere; med myndighet til å ta beslutninger av overordnet og prinsipiell karakter, fatte vedtak om overordnet personal- og organisasjonspolitikk, arbeidsgiverpolitikk, personalpolitiske retningslinjer, samt fastsette forhandlingsrammer og profil i forkant av lønnsoppgjør og andre forhandlinger. Det er lagt til grunn at Teknisk utvalg (TU) og Oppvekst- og kulturutvalget (OKU) skal bestå av medlemmene i AU supplert med 2 ekstra politikere valgt blant lokalstyremedlemmene. Når det gjelder varamedlemmer til disse utvalgene vil det være mer hensiktsmessig å velge disse uavhengig av varamedlemmene som er valgt til AU. Dette ut fra flg.: - Varamedlemmer til AU må kunne velges inn som en av de 2 faste «ekstra-»medlemmene i TU/OKU (de kan ikke sitte både som medlem og vara.) - Varamedlemmer bør oppnevnes ut i fra interesse, kompetanse og engasjement. - AU har i dag 5 medlemmer fordelt på 3 grupperinger (Ap, H. TF). AP har 4 varamedlemmer, H og TF 2 hver. Dette betyr at det kun er 2 av lokalstyrets faste medlemmer (begge fra Konsekvenslista) som ikke har en rolle i forhold til AU. En av disse sitter i kontrollutvalget og kan dermed ikke være medlem eller varamedlem i et annet utvalg med beslutningsmyndighet. Det kan derfor være nødvendig å oppnevne varamedlemmer til TU/OKU som ikke er faste medlemmer i lokalstyret om kabalen skal gå opp. Dette kan også bli nødvendig for å oppfylle kravet om at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %. Forslag: Administrasjonsutvalget 5 medlemmer: Ingen endringer. AU er allerede valgt for hele perioden, jfr. Svalbardloven 35. Det foretas suppleringsvalg når medlemmer/varamedlemmer trer ut. Kontrollutvalget 5 medlemmer: Opprettholdes som i dag. Ett medlem med vara er valgt blant lokalstyrets medlemmer. Partssammensatt utvalg 7 medlemmer: Ingen endring. Består av medlemmer og varamedlemmer som i AU, samt 2 medlemmer med varamedlemmer valgt av og blant de ansatte. Teknisk utvalg 7 medlemmer: Nytt utvalg. Valget gjennomføres som avtalevalg, jfr. saksbehandlingsforskriftens 5a. Utvalget skal bestå av de 5 faste medlemmene i AU samt 2 medlemmer valgt blant lokalstyrets øvrige medlemmer. Det velges varamedlemmer for hver gruppe tilsvarende antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Oppvekst- og kulturutvalg 7 medlemmer: Nytt utvalg. Valget gjennomføres som avtalevalg, jfr. saksbehandlingsforskriftens 5a. Utvalget skal bestå av de 5 faste medlemmene i AU samt 2 medlemmer valgt blant lokalstyrets øvrige medlemmer. Side 44
2012/691-49 Side 6 av 6 Det velges varamedlemmer for hver gruppe tilsvarende antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Vurdering: Med bakgrunn i diskusjonene i blant annet lokalstyret, AU og PU, samt KS sin rapport "organisasjonsanalyse", anbefaler administrasjonssjefen ovenstående foreslåtte politiske organisering fra 1.1.2014. Vedleggene er tidligere delt ut, men for oversiktens del og for ordens skyld legges de viktigste styringsdokumentene ved i saken. Vedlegg: 1 Prosjektplan 2 Prosjektkalender 3 Notat til AU vedrørende fremtidig politisk organisering, dat. 4.9.2013 Andre vedlegg: 1 Organisasjonsanalyse. Rapport fra KS-Konsult (Dokumentet ligger på www.lokalstyre.no) Side 45