SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jan Erik Pedersen Arkiv: 614 Arkivsaksnr.: 10/60 UTBYGGING AV FLERBRUKSHALL GODKJENNING AV KOSTNADSOVERSLAG OG FINANSIERINGSPLAN M.M. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar å igangsette utbygging av Dønnahallen innenfor en total kostnadsramme på kr.30.000.000 inkl. mva. 2. Kommunestyret vedtar følgende finansieringsplan for utbyggingen: Lån kr. 15.000.000. Tilskudd (spillemidler) kr. 9.000.000. Refundert momskompensasjon kr. 6.000.000. Sum finansiering kr. 30.000.000. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å oppta lån samt å oppta byggelån. 3. Kommunestyret gir rådmannen de nødvendige fullmakter til å innhente anbud samt å anta entreprenør og inngå kontrakt med denne, dette under forutsetning av at anbudene er innenfor vedtatt kostnadsramme. 4. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å gjennomføre følgende utgiftsreduk-sjoner i prosjektet dersom dette er nødvendig for å overholde rammen: - Dersom Fysioform ikke inngår forpliktende avtale om leie av lokaler så kan ferdigstillelse av disse lokalene samt installasjon av heis tas ut. - Klatrevegg kan tas ut. - Generell reduksjon på utstyr innenfor en verdi av inntil kr. 200.000. - Skytebane tas ut og lagerbygg reduseres tilsvarende. Dersom dette ikke er tilstrekkelig til å realisere utbyggingen innenfor kostnadsrammen på kr.30.000.000 så skal saken forelegges kommunestyret på nytt. 5. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til å engasjere nødvendig ekstern byggeledelse. 6. Kommunestyret vil innarbeide nødvendig bevilgning til helårsdrift i 2012 i forbindelse med rullering av økonomiplan for perioden 2011-14. Bakgrunn:
Kommunestyret gjorde i sak 163/08 i møte den 19.12.2008 vedtak om utbygging av Midtbygda skole innenfor en kostnadsramme på kr. 48.000.000. Utbyggingen er igangsatt og en forventer ferdigstillelse til skolestart august 2010. Neste byggetrinn er bygging av flerbrukshall, jfr. vedtatt forprosjekt datert 04.04.2008 hallstørrelse som håndballbane, tilbygg lager/miniatyrskytebane, kantine og klargjort areal for utleie fysioterapeut/treningssenter inkl. heis. Kommunestyret har i sak 95/09 i møte den 15.12.2009 vedtatt investeringsbudsjett/ økonomiplan 2010-2013 der flerbrukshallen er innlagt med en totalramme på 30 mill. kr. inkl. mva. - oppstart i 2010 (10 mill. kr.) og ferdigstillelse i 2011 (20 mill. kr.). Saksutredning: Forprosjektet datert 04.04.2008 har lagt følgende forutsetning til grunn, se også vedlagte foreløpige tegninger/skisser; Flerbrukshallen er tenkt som en normalhall med spilleflate 23 x 44m. Dette utgjør størrelsen på en håndballbane. I tillegg vil det merkes for 3 volleyballbaner + hovedbane langs tribune, tennisbane, basketballbane (med nedsenkbart stativ) og 6 badmintonbaner. Det skal være klatrevegg på den ene kortveggen i hallen. Eget skyterom i utbygg langs nordsiden av hallen. Selve hallen kan deles i tre med nedsenkbare skillevegger. En av salene utstyres med standard gymsalutstyr (bom, klatretau, ribbevegg osv.). Hallen har tribune langs en av langsidene med tilgang via trapp og heis. Kapasiteten er på ca. 190 sitteplasser, 4 handicap-plasser, samt ståplasser. På tribunenivå er det også plassert en speakerbu/sekretariatsrom. Under tribuner og halvparten av utbygg langs nordsiden utnyttes til lagring. Her vil det være plass til hallens utstyr som håndballmål, småmål, stenger og nett til volleyball, tennis og badminton, dommerstoler, tjukkas, hekker, matter osv. Hallen skal også ha lagerkapasitet til scenesystemelementer som til sammen kan gi en scene på 60-80 m² med justerbar høyde, stoler og klappbord. I tillegg vil det være plass til at ulike lag/foreninger kan ha en viss plass til lagring av sitt utstyr. Hallen har 4 garderober, hvorav 2 av garderobene også er tilrettelagt for utebruk. 2 av garderobene er tilrettelagt funksjonshemmede med handicaptoalett. I tillegg er det planlagt 3 dommer/instruktørgarderober. Vestibylen/kantinen er utstyrt med serveringsdisk med tilhørende enkelt kjøkken, og denne er også tiltenkt som kantine for skolen. Vestibylen/kantinen har kapasitet til 60-80 sitteplasser. Egen toalettavdeling med 2 små WC og 1 HCWC. Vestibylen/kantinen har adkomst via felles vindfang med biblioteket. I 2. etasje over vestibyle og garderober er det et areal for fysioterapi/treningsstudio, med ankomst via trapp/heis i vindfang til bibliotek/hall. På denne måten kan fysioterapi-avdelingen leve sitt eget liv uavhengig om hallen er åpen eller ikke. Som grunnlag for foreløpig rominndeling og innhold i fysioterapiavdeling ligger skisse utarbeidet av fysioterapeut. I tilegg kommer opparbeidelse av utearealer, belysning, veier, grøntareal etc. Det er pr. dato ikke inngått bindende avtale med leietaker ifm. ledige arealer i 2.etg., men kommunen har i mail datert 5.1.10 fått bekreftelse fra Fysioform AS v/styret at det er ønskelig å leie lokalene til fysioterapidrift og treningsstudio når disse er ferdig utbygd og det er derfor ønskelig at ferdigstillelse av arealene tas med i anbudsutsendelsen.
Innredning av utleielokalene vil kun ha betydning for investeringskostnadne da de økte driftskostnadene vil dekkes av leietaker gjennom utregnet husleie. Rammen på kr. 30.000.000 er marginal avhengig av om utleielokaler til fysiotrapeut skal innregnes i kostnadsrammen og ferdigstilles med heis (kostnad ca. 2 mill. kr.) samt hvilket utstyrsnivå man skal legge seg på til de ulike aktiviteter. For å få et bygg med en stor grad av flerbruksfaktor er det viktig at nødvendig utstyr til skolegym er medtatt, scene, lydanlegg, klatrevegg, utstyr til kantine/kjøkken samt klargjorte lokaler til miniatyrskytebane kal. 22. Cowi AS har på bakgrunn av erfaringspriser beregnet/stipulert før enhetsprisene ble kjent etter anbudsutsending nybygg mellomtrinn Midtbygda skole beregnet utbyggingskostnadene for flerbrukshallen inkl. utstyr, byggeledelse, uteareal og mva. til 28 mill. kr. + mva. = 35 mill. kr. Anleggsdel Kostnad u/mva Evt. besp. u/mva. Flerbrukshall, bygg inkl. areal skytebane og utleielokaler: Utstyr hall/kantine: (utstyr skolegym, vaskemaskin for sportsdekke, traller/vogner, scene/bord/stoler hall, klatrevegg, lyd- og lysanlegg, bord/stoler/div. utstyr kjøkken kantine Utendørs arbeider: Innleie byggeledelse: Byggelånsrenter byggeperiode: Uforutsette utgifter: Stipulerte utbyggingskostnader: 25 % mva Utbyggignssum Kr. 22.900.000 Kr. 2.000.000 Kr. 500.000 Kr. 600.000 Kr. 1.033.000 Kr. 967.000 Kr. 28.000.000 Kr. 7.000.000 Kr. 35.000.000 Kr. 3.000.000 Kr. 700.000 Kr. 24.300.000 Kr. 6.075.000 Kr. 30.375.000 Etter at anbudsprisene på Midtbygda skole ble kjent ser vi at disse stipulasjonene var 10-15 % for høyt, avhengig av om anbudsposten inneholdt arbeid eller utstyr. Legger man til grunn samme prisreduksjon ved dette prosjektet vil totalsummen komme på i underkant av 30. mill. kr. inkl. mva. I den grad det blir nødvendig å redusere på utgiftene vil sakebehandler foreslå følgende prioritering og at rådmannen gis fullmakt til å utføre evt. endringer/reduksjoner: - Det klargjøres om det er aktuelt med ferdigstillelse av utleielokaler og om heis skal monteres. Dette influerer kun på investeringssummen da leietaker betaler for tiltaket gjenom innbetaling husleie. Stipulert besparelse investering 2,0 mill. kr. - Klatreveggen tas ut av prosjektet. Stipulert besparelse 0,5. mill. kr. - Skytebanen tas ut av prosjektet og areal beregnet til skytebane reduseres samt at krav til lys og ventillasjon endres. Stipulert besparelese 1. mill. kr. - Generell reduksjon på utstyr i hallen. Stipulert besparelse 0,2 mill. kr.
Reduksjonspotensialet ligger på ca. 3,7 mill kr. hvis dette skulle være nødvendig for å holde prosjektet under vedtatt ramme. Sparepotensialet ved å kutte skytebanen er beregnet som netto besparelse, da tilskuddsgrunnlaget for å beregne tippemidler også vil reduseres noe. Fremdrift: Anbudspapirene kan sendes ut 5. april, og anbudsfristen settes da til 15. mai 2010. Etter anbudsåpning vil en kunne kontrollere og regne ut en mer eksakt utbyggingssum. Lånebehovet beregnes til kr. 15. mill. og det er innlagt følgende forutsetninger: - Utbyggingssum inkl. byggeledelse og utvendige arbeider blir kr. 30 mill. - Mva utgjør kr. 6 mill og inngår i finansieringen - Rentenivå på fastlån og byggelån i byggeperioden forutsettes på 4,0 % p.a., dette er det samme som i vedtatt økonomiplan. - Byggetiden blir 16 måneder, oppstart 1. august 2010 og ferdigstillelse 1. desember 2011. Under forutsetning av at totalentreprisen inkl. følgekostnader blir lik eller under kr. 30 mill. vil rådmannen etter gitt fullmakt gjennomføre kontraktsforhandlinger og anta entreprenør samt inngå kontrakt med ekstern byggeleder. Referat fra byggemøter refereres formannskapet fortløpende. FDV-kostnader (Forvaltning, drift og vedlikehold): Det er tidligere gjort beregninger på at økningen i FDV-kostnadene ved full utbygging av skole, kulturhus og flerbrukshall vil bli ca. 600.000 kr. (2007-kr). Ved utbygging av 1. byggetrinn vil det gamle mellomtrinnet stenges for undervisning, og behov/kostnader for vedlikehold og renhold overføres nytt mellomtrinnsbygg. Det gjøres samtidig store investeringer i nytt varme- og energianlegg, noe som vil gi innsparinger på energikostnadene slik at et økt areal er beregnet til ikke å representere økte energikostnader totalt sett. Ved utbygging av flerbrukshall vil det bli økt behov for vaktmesterressurs, renholdsressurs, vedlikehold/utstyr og energi/varme da i størrelsesorden kr. 600.000 i årskostnad (2007- kroner). I budsjett/økonomiplan er innlagt kr. 341.250,- i økt driftsutgift i 2012 og kr. 682.500,- i økt driftsutgift i 2013. Disse tallene må justeres i henhold til stipulert ferdigstillelse desember 2011. Vurdering: Under forutsetning av at anbud gir som resultat at prosjektet kan gjennomføres innenfor en total kostnadsramme på 30 mill. kroner inkl. mva. så vil investeringene være i tråd med vedtatt årsbudsjett for 2010 og økonomiplan for perioden 2010-13. Når det gjelder årlige kapitalkostnader (rente- og avdragsutgifter) så vil også disse bli i tråd med vedtatt økonomiplan, vil belaste driftsbudsjettet f.o.m. 2012. De årlige FVD-kostnader er i vedtatt økonomiplan lagt inn med kr. 341.250 i 2012 og kr. 682.500 i 2013. Beløpet i 2012 må økes med kr. 341.250 til kr. 682.500 da hallen vil kunne
tas i bruk f.o.m. januar 2012. Dette må innarbeides i 2012 i forbindelse med rullering av økonomiplanen (perioden 2011-14). Det er søkt om tilskudd fra Fylkeskommunen (spillemidler) i 2010, ut ifra signaler gitt av kulturavd. I fylket kan vi trolig ikke påregne å få slikt tilskudd før i 2011 (og trolig i 2012). Dette kan innebære økte driftskostnader i 2012 p.g.a. at deler av byggelån ikke kan avsluttes før siste utbetaling av spillemidler. Dette er forutsatt 9 mill. kroner i slikt tilskudd. Rådmannen rår kommunestyret til å godkjenne en kostnadsramme på 30 mill. kroner, tilsvarende det som er innlagt i vedtatt økonomiplan. Samtidig bør kommunestyret kunne gi rådmannen fullmakt til å foreta enkelte kostnadsreduksjoner i prosjektet, dersom det viser seg at dette er nødvendig for å kunne gjennomføre prosjektet innenfor rammen. Alternativt må saken forelegges kommunestyret på nytt dersom anbudene overskrider rammen. Dette bør kommunestyret kunne avgjøre i denne behandling. Vedlegg: Tegninger/prinsippskisser som viser arealbehov for de planlagte aktivitetsflater. Endelig utforming kan avvike noe fra vedlagte tegninger.