BALANSERTE ANSKAFFELSER KUNSTEN Å DELE OG LÆRE AV HVERANDRE
Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog? 60 Bare innkjøpere 50 40 30 Felles samlinger 20 Innkjøpere Leverandører 10 Bare leverandører 0 Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjøring Teori 3 Samling 3 Strategiske målsetninger og behovsforståelse Markedsforståelse og forberedelse av konkurransegrunnlag Implementering og kontraktsoppføling
Formål / målsetninger: Løsning: muligheter i markedet forstå situasjonen BAK behovet konsekvensene av å IKKE oppfylle behovet Behov Konkurransegrunnlag forklarer ditt behov godt nok åpne for at tilbyder leverer et godt tilbud forstå de strategiske føringene både makro og mikro Test / Dialog Konkurranse: den største testen svar/spørsmåls-handlingsrommet åpne for intervjuer, befaring, tilbudskonferanser og/eller avklaring?
Kontrakt: Implementering i nært samarbeid tydelig forventningsavklaring balansert grensesnittsavtale Kontrakt Kontrakt oppfølging Leveranse Test / Kontraktsoppfølging: ALLE krav og KPIer i kontrakten kontrolleres og føles opp Før avslutning av kontrakt bør det gjennomføres erfaringsdeling Leveranse: Leveringen skal oppfylle behovsbeskrivelsen i konkurransegrunnlaget Samarbeid gjennom hele kontrakten styrker både bestillerkompetansen og gjør leverandør til en mulig fremtidig vinner av ny konkurranse
BALANSERTE ANSKAFFELSER Behov Konkurransegrunnlag Konkurranse Kontrakt Leveranse Test / Dialog Kontrakt oppfølging Definere behov og forberede konkurranse Konkurranse Kontraktsoppfølging
Positive effekter: Ufarlig og krever lite av deltagerne Kursholder har full kontroll på det som formidles Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Negative effekter: Deltagerne følger ikke alltid like mye med på det som formidles Vanskelig å forstå hvordan budskap kan benyttes Direktoratet for forvaltning og IKT
PLENUMSDISKUSJONER Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter: Relevante, interessante og lærerike Stimulerer til innovative diskusjoner Negative effekter: Noen deltagere ser ikke relevansen mellom eksemplene og deres kommende konkurranse Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Direktoratet for forvaltning og IKT
GRUPPEARBEID
Positive effekter: Dypere innsikt i perspektivene til øvrige deltagere Bredere kunnskap om egen situasjon Negative effekter: Aktivitetene tar mye tid Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Direktoratet for forvaltning og IKT
EN-TIL-EN-MØTER Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter: Bedre forståelse av konsekvensene av de valg som tas (tildelingskrit.) Økt trygghet for gode prosesser Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Negative effekter: Redsel for å bryte likebehandlingsprinsippet Redd for å bruke for mye tid uten å oppnå gevinster Direktoratet for forvaltning og IKT
OPEN SPACE Direktoratet for forvaltning og IKT
Positive effekter: Trygghet og forståelse for hvordan utarbeide analyser, beskrive behov og strategiske mål Negative effekter: Arbeids og tidskrevende aktivitet som tester motet og tilliten til at man får hjelp og informasjon i gjengjeld Source: J. Lalley & R. Miller, (2007). «The Learning Pyramid: Does it point teachers in the right direcion?» Direktoratet for forvaltning og IKT
PRESENTASJONER FOR HVERANDRE Direktoratet for forvaltning og IKT
Program for digitale anskaffelser status og gevinstarbeid Estimerte samfunnsgevinster i programperioden Innføre gevinstmåling Estimert samfunnsgevinst direkte relatert til digitalisering Årlig besparelse Investeringsperiode Estimert samlet samfunnsgevinst i perioden 2018-2024 Effektive prosesser 400 mill. kroner 2018 2020 1,6 mrd. kroner Økt konkurranse 440 mill. kroner 2018 2020 1,8 mrd. kroner Redusert konfliktnivå 70 mill. kroner 2018 2020 280 mill. kroner Sum 3,6 mrd. kroner Forutsetninger Basert på at 80 pst. av offentlige virksomheter investerer og oppnår samme effektiviseringsgevinster som Universitetet i Oslo har oppnådd i perioden 2009-2015 Økningen med én tilbyder i snitt forventes å gi redusert pris med 0,5 pst. i 1/3 av konkurransene Konfliktnivået reduseres med 10 pst. som følge av digitaliserte prosesser 40% 70% Modell og plan for gevinstrealisering per tiltak klart i Q2 30%
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV Ulike former for dialog som benyttes i dette kurset Markedsundersøkelse Dialogkonferanse / dialogmøte En-til-en møter Konkurransegrunnlag på høring Diverse gruppearbeid Direktoratet for forvaltning og IKT
DIALOGAKTIVITETER OM KOMMENDE KUNDEBEHOV Hvordan påvirke? Gi grobunn for tillit Tilby deres bransjekunnskap for å få bedre innsikt i oppdragsgivers behov og hvordan disse kan dekkes på en bedre måte og stimulere til å tenke nyutvikling Delta på dialogaktiviteter Rolle: Samspiller ikke server kalde «sales pitch» Gi innspill til kravspekken funksjonsspesifikasjon Vær involvert tidlig i prosessen Direktoratet for forvaltning og IKT
Ikke lenger nok å bare være god FOR LEVERANDØRENE: FOR OPPDRAGSGIVERNE: Kjøps-revolusjon: Lett å kjøpe, vanskelig å velge Bruk markedet til å øke din bestillerkompetanse Stimulere kunden til å ta ut mer av sitt potensiale Vær en tydelig og krevende kunde Salg er veiledning og rådgivning av kunden Alle tilbud er nesten like La markedet få innsikt i din situasjon Vurder tilbudet etter hvordan det tilfører deg verdi Direktoratet for forvaltning og IKT
Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet
8-1 markedsundersøkelser Kan du prate med leverandører. Eller vil det diskvalifisere deg? Oppdragsgiver kan gjennomføre markedsundersøkelser og informere om planer og behov Oppdragsgiver kan aktivt gå ut å be om råd Oppdragsgiver kan motta råd fra bla leverandører, markedsaktører Rådene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning av at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd på likebehandlingsprinsippet
Kvalifikasjonskrav Spesifikasjon EHF Evaluering Kontrakt
Presentasjon fra leverandører til oppdragsgiverne: Evalueringsforslag Hvordan bør tilbudsevalueringen i kommende konkurranser bygges opp? Åpne evalueringskriterier Forhandlinger i konkurransen Kritiske faktorer ved funksjonalitet, funksjonsspesifikasjon Brukergrensesnitt og brukervennlighet Forhandlinger med «USED CASE SCENARIENE» sammen med leverandøren Direktoratet for forvaltning og IKT
Presentasjon fra leverandører til oppdragsgiverne: Kravspesifikasjon Hvordan skal kravspesifikasjoner og behovsbeskrivelsen utformes Vær tydelig og ærlig på forventet gevinst i kroner og innsats/tid Lag en godt forberedt konkurranse med forankring i virksomheten Prøv å unngå ukritisk gjenbruk av tidligere konkurranser Bruk Difi s forslag til minimumskrav Funksjoner: Katalog, Avtale, Statistikk, Organisering av roller og rettigheter, IKKE beskrivelse, men sjekkpunkter. PEPPOL Infrastruktur via aksesspunkt, aksesspunkttjenester som EHF og PEPPOLstandarden
Presentasjon fra leverandører til oppdragsgiverne: Kontraktsforslag Hva er nødvendig for å sikre riktig kontraktstyring? Bruk kontrakten som et styringsverktøy gjennom hele leveransen Gjennomfør kontraktsgjennomgang med alle relevante deltagere God prosjektoppfølging med faste møter Systematisk rapportering Bruk SSA-porteføljen (Statens Standardavtaler ) Direktoratet for forvaltning og IKT
DIGITALISERING Utvikling/endring er den langsomste prosessen i en virksomhet Start tidlig forvent og tillat motstand - forklar, og forklar igjen - hold fokus
Forankring Sørg for at beslutningen om å bruke e-handel er forankret i virksomheten fra topp til bunn Ledelsen beslutter og er tydelige på forventninger Linjeledere er lojale og tydelige med tanke på forventninger til sine medarbeidere Medarbeiderne er lojale og forholder seg til beslutningen Etterspør resultater, gjerne som en egen post i fast rapportering
Rollebeskrivelser https://www.prosjektveiviseren.no/e-handel/planleggingsfasen/analyse-av-organisasjon
Spesifikasjonsskjemaer på anskaffelser.no Er maler med forslag til krav; det forutsettes altså at virksomheten «gjør det til sitt eget spesifikasjonsskjema» tilpasset virksomhetens behov. 1 Spesifikasjonsskjema bestillingsløsning med begrenset funksjonalitet (bokmål) 2 Spesifikasjonsskjema bestillingsløsning (Bokmål) 3 Spesifikasjonsskjema katalogverktøy (Bokmål) https://www.anskaffelser.no/verktoy/spesifikasjon-bestillingssystem-ogkatalogverktoy
Hvilken kontrakt skal du benytte? En bestillingsløsning som du anskaffer blir installert hos deg En skyløsning er det leverandøren som sørger for driften av og du kjøper den som en løpende tjeneste
Avtaler egnet til kjøp av bestillingsløsninger: For anskaffelser som blir levert, sjekket og kvittert ut SSA-K (Kjøpsavtalen) SSA-T (Tilpasningsavtalen) SSA-S (Smidigavtalen) Løpende avtaler SSA-V (Vedlikeholdsavtalen) SSA-D (Driftsavtalen) SSA-L (Løpende tjenestekjøp over internett - «Sky-avtale» Rammeavtale (SSA-R) med avropsavtaler under
ALTERNATIV HANDLELISTE B. Skriv ned de samme tre varene, men nå formulert som behov 1: C. Skriv ned et forslag som dekker behovet ved siden av 2: 3: Etter B, bytt ark med en annen
Forestillinger som kan være tilstede hos begge parter Oppdragsgiver: De skal vel tjene mest mulig penger uten å yte noe til gjengjeld!!! Leverandør: De skal vel lure ut alle mine salgsfordeler å gi det til mine konkurrenter!!! TILLIT Leverandør Oppdragsgiver
Målet for leveransen Brukervennlighet Rett leveranse Med rett kvalitet Til rett tid Med minst mulig bruk av ressurser Til laves mulig pris
Huskeliste for oppdragsgiver Hvordan sikre likebehandling av leverandørene som er tilstede på samlingene og de som ikke deltar. Vurder om innleveringsfristene er tilstrekkelige for at leverandørene som ikke har deltatt kan levere tilbud. Være tydelig på at det ikke gis innsyn i eventuelle referater fra en-til-en-møtene Vurder å følge opp med å legge anbudsdokumentene ute til høring i markedet etter dialogkonferanse og en-til-en møter
RELASJONSBYGGING I KONTRAKTSFASEN «Tillit i kontraktsperioden» «Styring på innkjøpene» «Budsjettsprekk» I DAG «Prosjektlederen er flink men er ikke rett person» ØNSKET Implementering Hvordan er samarbeidsklimaet? Hvordan informere/ involvere alle berørte parter både hos leverandør og oppdragsgiver?
Styringsparametere for off.anskaffelser Mer info: https://www.anskaffelser.no/verktoy/styringsparametere-anskaffelser
Fortsatt fokus på konkurransegjennomføring, selv om forberedelse og oppfølging gir størst effekt på gevinstrealisering PWC, 2017 Effekt på gevinstrealisering Nåværende fokus for anskaffelser Offentlige virksomheter har fokusert på å overholde regler og forenkle administrative prosesser for konkurransegjennomføring og håndtering bestilling til betaling Avklare behov og forberede konkurransen Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Forbedring av behovsplanlegging og leverandøroppfølging har størst effekt på gevinstrealisering
Kontraktsoppfølging hvordan? Kontroll Leverandør ønsker å utnytte situasjonen Kontollorientert kontraksoppfølging Overvåkning Kostnadskontroll Tillit Felles mål Tillitsbasert kontraktsoppfølging Myndiggjøring Fasilitering
Tydelige roller og ansvar TOPPLEDER Ansvarlig for hele virksomheten STYRE/POLITIKER Ansvarlig for vedtak om budsjett LEVERANDØR Ansvarlig for leveransen/behovsdekning PROSJEKTEIER INNKJØPER PROSJEKTLEDER Avgjør med mandat om behov skal løses ved anskaffelse eller ikke Ansvarlig for realisering av gevinst Ansvarlig for den operative gjennomføringen av anskaffelsen i tråd med regler og retningslinjer. Ansvarlig for å følge opp kontrakten i gjennomføringsfasen Ansvarlig for styring, implementering og utvikling av prosjektet BRUKER Bidrar til behovs- og funksjonsbeskrivelse Vil løsningene fungere når systemet kommer i bruk? AVTALEFORVALTER Ansvarlig for å følge opp systemet etter overtakelse KVALITETSSIKRER Ansvarlig for at anskaffelsen skjer iht gjeldende regelverk og rutiner (Ofte dekket av juridisk kompetanse internt eller eksternt)