Demokratiprosjektet arbeidsgruppe Trepartssamarbeidet Rapport Bakgrunn Demokratiprosjektet gjennomføres med utgangspunkt i bystyrets budsjettvedtak i 2015 (budsjett for 2016), hvor bystyret vedtok å sette av kr. 400 000,- i 2016 i prosjektmidler til prosjektet (post 34). Prosjektet startet med at organisasjonsutvalget arrangerte et seminar 12. april 2016 om demokrati, åpenhet og ytringsfrihet. Deltakerne på seminaret kom i hovedsak fra bystyret, kommuneadministrasjonen og fagforeningene. Mandat og arbeidsgrupper Bystyret behandlet den 16.06.2016 sak PS 16/92 Demokratiprosjektet nedsettelse av arbeidsgruppe (organisasjonsutvalget innstilte i saken), og vedtok mandat og organisering av prosjektet. Organisering: Styringsgruppe: Organisasjonsutvalget Arbeidsgruppe: to fra Nord universitet, tre tillitsvalgte, en fra politisk sekretariat, en fra kommunikasjonsavdelinga og en fra rådmannen Organiseringen av prosjektet ble endret etter vedtak i styringsgruppen/organisasjonsutvalget den 31.01.2017, i sak PS 17/2 Demokratiprosjektet-reorganisering av arbeidsgruppe. I stedet for én arbeidsgruppe, ble det nedsatt tre arbeidsgrupper med følgende fokusområder: Politisk demokrati Struktur på råd og utvalg Trepartssamarbeid Intensjonen med Demokratiprosjektet er å sørge for åpenhet, inkludering og involvering, og spørsmålet er hvordan trepartssamarbeidet kan bidra til det. I gruppens første arbeidsmøte den 16.02.17 innledet ass. rådmann med en kort orientering om status for demokratiprosjektet og tema for denne arbeidsgruppen: «Trepartssamarbeid i Bodø kommune Skal det etableres nye former for samarbeid eller skal eksisterende ordninger utvikles?» Mandatet var ikke tydelig og avgrenset og arbeidsgruppen valgte av den grunn å jobbe bredt. På bakgrunn av ovennevnte tekst fra 16.02.2017 ble det enighet om følgende punkter for videre arbeid: Organisasjonsutvalget - Hva er utfordringene for organisasjonsutvalget? Partssamarbeidet/medvirkning - Hvordan kan dette samarbeidet gjøres bedre? Dokumentinnsyn/tilgjengelighet - Undersøkes de ansattes tilgang til dokumenter fra møter i de ulike samarbeidsorganene/arenaene - Hvordan sørge for at ansatte får innsyn i møteinnkallinger og referater/ protokoller? Prosjektorganisering av trepartssamarbeid - Bør det etableres trepartssamarbeid utenfor/i tillegg til eksisterende strukturer? 1
Behov for å hente inn ekstern kompetanse? - Vil arbeidsgruppen ha behov for å innhente informasjon/kunnskap fra personer utenfra (foredragsholdere o.l.) - Konkrete forslag til personer som kan bidra med informasjon og kunnskap. Arbeidsgruppen «Trepartssamarbeid» Medlemmer (to politikere, to tillitsvalgte, to fra administrasjonen): Tidligere: Thor Arne Angelsen, Arbeiderpartiet, nå: Svein Møllersen, Senterpartiet Joakim Sennesvik, Høyre Trond Are Fjordtun, UNIO Stig Andreassen, LO kommune Rune Braseth, fagleder, personalforvaltning Anne-Line Bosch Strand, HR-sjef Thor Arne Angelsen ble i valgt til leder av arbeidsgruppen i gruppens første møte, den 16. februar 2017. Det ble avholdt to møter i arbeidsgruppen vinteren/våren 2017 (16.02.17 og 29.03.17). Som følge av at leder var fraværende fra sine politiske verv over noe tid, samt mangel på framdrift i arbeidsgruppen, besluttet styringsgruppen/organisasjonsutvalget den 21.11.2017 at Svein Møllersen skulle fungere som leder av arbeidsgruppen. Oversikt over avholdte møter i arbeidsgruppen Trepartssamarbeid: 16. Februar 2017 29. Mars 2017 11. Desember 2017 15. Januar 2018 05. Februar 2018 19. Februar 2018 26. Februar 2018 19. mars 2018 Om partssamarbeid Begrepet trepartssamarbeid er tradisjonelt et begrep som benyttes for å beskrive samarbeidet mellom regjeringen og partene i arbeidslivet. Begrepet partssamarbeid referer til samarbeidet i arbeidslivet mellom de to avtalepartene; arbeidsgiverne og arbeidstakerne. Trepartssamarbeid har vist seg gjennom prosjektet «sammen om en bedre kommune», å være et bidrag til å bedre gjennomføringsevnen, redusere konfliktpotensialet og en fremgang for utviklingsarbeidet i kommunene. Gruppen har diskutert hvorvidt det bør etableres en arena for trepartssamarbeid som ligger utenfor organisasjonsutvalget, der de formelle avtalepartene møter de folkevalgte og eventuelt andre interessenter (i spesifikke prosjekt). Hensikten er ikke å rokke ved politikernes og rådmannens beslutningsmyndighet, men gi beslutningstakerne et bedre beslutningsgrunnlag. Vi mener videre at forutsetningene for et godt to- og trepartssamarbeid bygger på tillit, involvering, medvirkning, medinnflytelse og felles forståelse av vårt rammeverk. Gjensidig respekt for hverandres roller, åpenhet og vilje. Dette er beskrevet i Hovedavtalen og våre sentrale organisasjonsledd har en felles enighet om dette. 2
Sentrale elementer i trepartssamarbeid beskrives gjerne som: Rolleforståelse Kollektivt ansvar Prinsippet om konsensus Dialogpreget kommunikasjon Likeverdighet mellom partene Tillit Vilje Arbeidsgruppen har behørig diskutert dette med dagens utvalgsstruktur, beslutningsstruktur og rolleforståelse. Blant annet Hovedavtalen 4 og kommuneloven 25 regulerer den formelle og reelle medbestemmelsesretten ansatte har i partssammensatte utvalg. For øvrig er medbestemmelse også hjemlet i annet lov- og avtaleverk. Hva skal "de tre parter" arbeide med som ikke organisasjonsutvalget og Rådmannen skal drive med? Arbeidsgruppen har i sitt arbeid også vært oppmerksom på vedtatt fullmaktstruktur, og at et eventuelt trepartssamarbeidet skal skje innenfor rammen av bystyrets vedtak 16. juni 2016 der både revidert politisk delegeringsreglement for Bodø kommune og fra samme dato revidert administrativt delegeringsreglement trådte i kraft. Hovedavtalen 2-1 arbeidsgiver lyder: Kommunestyret, fylkestinget, styret eller den som er delegert slik myndighet. Den som i arbeidsgivers sted leder den enkelte enhet i samsvar med gitte fullmakter. Fullmakts- og organisasjonsstrukturen tilsier at: Generell delegeringsbestemmelse Bystyret er det øverste besluttende organ i Bodø kommune, med overordnet ansvar for den samlede virksomhet i kommunen. Bystyret innehar alle fullmakter i kommunen, med mindre annet følger av lov eller delegeringsvedtak, jf. kommuneloven (koml.) 6 og 23 nr. 1. Bystyret har også det overordnede tilsynsansvar overfor hele den kommunale forvaltningen, inkludert kommunale foretak, jf. koml. 76. Tilsynsansvaret er prinsipielt uavhengig av delegeringsvedtak og interne organisasjonsordninger. Bystyret kan delegere myndighet til ordfører og formannskap, og til politiske komitéer, råd, nemnder og utvalg, jf. kommuneloven (koml.) 9 nr. 5, 10 og 10 a, samt til rådmannen etter koml. 23 nr. 4. Bystyret kan likevel kreve enhver sak lagt frem for seg til orientering eller avgjørelse. Hovedavtalen sier videre: Del B 1-1 Hovedavtalen skal innenfor rammen av det lokalpolitiske demokrati bidra-gjennom godt samarbeid, medbestemmelse og medinnflytelse-til en omstillingsdyktig og serviceinnstilt kommunesektor til beste for innbyggerne. Målet er gjennom videreutvikling av kommunesektoren å gi tjenester av høy kvalitet, skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og et godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. 3
Trepartssamarbeidet Arbeidsgruppen har pekt på organisasjonsutvalget som det eneste forumet hvor politikere, administrasjon og tillitsvalgte møtes i dag, og som en mulig arena for forbedring av trepartssamarbeidet. Organisasjonsutvalget er likevel et forum med bare to formelle parter, arbeidsgiver (folkevalgte) og de ansatte (representert ved tillitsvalgte). Organisasjonsutvalget er et administrasjonsutvalg etter kommuneloven. Utvalgets mandat er satt i kommunelovens 25: «1. Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalg etter første punktum kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte.» Hovedbegrunnelsen for å lovfeste et slikt særskilt organ var hensynet til de ansattes mulighet til medvirkning. Loven legger i utgangspunktet opp til at politisk valgte representanter ivaretar arbeidsgiverrollen så langt utvalgets oppgaver strekker seg. Det er også mulig innenfor lovens bestemmelser å la administrasjonen ivareta arbeidsgiverrollen. Det er her viktig å merke seg at det er politikere som skal ivareta arbeidsgiverrollen i dette organet. Utover lovens bestemmelser om organisasjonsutvalgets oppgaver kan bystyret delegere til utvalget de oppgaver bystyret bestemmer, med de begrensinger som ellers fremkommer av lov. I Bodø kommune går organisasjonsutvalgets oppgaver frem av «Reglement for organisasjonsutvalget». Organisasjonsutvalgets oppgaver og funksjon har vært et sentralt tema i arbeidsgruppens diskusjoner. Man kan hevde at utvalget i dag fungerer mer som et utvalg med tre parter enn med to parter. Hvorvidt dette er hensiktsmessig er usikkert. På den ene siden kan det synes positivt at politikere, administrasjon og tillitsvalgte møtes i dette forumet for å diskutere og behandle saker som er viktige for alle tre parter. På den andre siden legger rammene for utvalget opp til behandling av saker mellom to parter, og det kan av og til virke litt uklart hvem som fyller de respektive roller. Det gjøres oppmerksom på at arbeidstakersiden skal høres i forbindelse med endringer som kan påvirke deres arbeidssituasjon, hvilket vil være tilfelle når det gjelder beslutninger om organisasjonsutvalgets ansvar og oppgaver. Arbeidsgruppen har også vært mye innom partssamarbeidet og de sentrale punktene har vært: Opplæring Forutsetningene for et godt topartssamarbeid bygger bl.a. på tillit, involvering, medvirkning medinnflytelse og rolleforståelse. Partene må tilstrebe gjensidig respekt for hverandres roller, åpenhet og vilje. Som et av de viktigste tiltak for å lykkes med dette arbeidet er opplæring i lov- og avtaleverk, der målet må være en felles forståelse av vårt rammeverk. Arbeidsgruppen mener at både tillitsvalgte og ledere må ha et godt kjennskap til lov- og avtaleverket. Det bør gis et særskilt tilbud til nye ledere. Dette er for øvrig også nedfelt i Hovedavtalen del B 1-5 «Partene skal sammen og hver for seg sørge for jevnlig oppfølging og opplæring av ledere og tillitsvalgte, med sikte på en felles forståelse av Hovedavtalens intensjoner. Felles lokal skolering i Hovedavtalen og øvrig avtaleverk er et godt virkemiddel(..)» 4
Informasjon og kommunikasjon Arbeidsgruppen har i sine møter identifisert informasjons- og kommunikasjonsutfordringer, og arbeidsgruppen mener dette er en utfordring i organisasjonen. Arbeidsgruppen har diskutert problemstillingen knyttet til at det ikke er alle ansatte i Bodø kommune som har tilgang til PC/intranett i det daglige arbeidet, men presiserer at god informasjonsflyt i organisasjonen er en viktig del av partssamarbeidet. Vurderinger og anbefalinger fra arbeidsgruppen Organisasjonsutvalget Arbeidsgruppen anbefaler organisasjonsutvalget til å foreta en intern evaluering av utvalgets mandat, arbeid og hvordan de ulike arbeidsoppgavene ivaretas. Dersom det synes formålstjenlig, bør det vurderes å legge noen arbeidsoppgaver utenfor utvalget, eventuelt opprette underutvalg. Partssamarbeidet Det skal gjøres årlige evalueringer av partssamarbeidet i Bodø kommune. Rådmannen bes legge til rette for å videreutvikle gode arenaer for samarbeid, drøfting og dialog med de ansattes organisasjoner i tråd med Hovedavtalens intensjoner. Evalueringene må også ha som utgangspunkt å finne ut om partssamarbeidet gjennomføres på en slik måte at tanken om likeverdighet og medinnflytelse etterleves på alle nivåer. Et av de viktigste tiltak for å lykkes med dette arbeidet er etter vår oppfatning opplæring i lov- og avtaleverk, der man etterstreber en felles forståelse. Dette er for øvrig nedfelt i Hovedavtalen del B 1-5. «Partene skal sammen og hver for seg sørge for jevnlig oppfølging og opplæring av ledere og tillitsvalgte, med sikte på en felles forståelse av Hovedavtalens intensjoner.» Det anbefales å gjennomføre fellesskoleringer på andre lov- og avtaleområder i tillegg til Hovedavtalen og skape treffarenaer for tillitsvalgte og ledere. Godt skolerte ledere og tillitsvalgte er ei forutsetning for et godt topartssamarbeid. Trepartssamarbeidet Arbeidsgruppen anbefaler at det bør etableres en egen arena for trepartssamarbeidet som ligger utenfor organisasjonsutvalget. Her er det konkret foreslått møte mellom ordfører, rådmann og hovedtillitsvalgte to ganger i året. Arbeidsgruppen har ikke vært konkret på hvilke saker et slikt møte skal ta opp eller hvordan dette skal administreres. Informasjon Arbeidsgruppen foreslår at referater og annen relevant informasjon fra partssamarbeidet legges lett tilgjengelig på Solsia (intranett). Tilgjengeligheten kan gjøres enklere ved at det på startsiden lages en egen «knapp» for denne type informasjon. 5