SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Gyda Dickson Arkiv: 401 Arkivsaksnr.: 19/242. Utvalg: Administrasjonsutvalget Kommunestyret

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Gyda Dickson Arkiv: 401 Arkivsaksnr.: 19/242 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget Kommunestyret MEDBESTEMMELSE MELLOM ARBEIDSGIVER OG TILLITSVALGTE Rådmannens forslag til vedtak: Medbestemmelse skal utøves på alle nivåer i Karmøy kommune og være i henhold til Hovedavtalens bestemmelser. Organisering av medbestemmelse skal være effektiv og rasjonell, og tilpasset kommunens organisering. For å lykkes med samarbeidet må arbeidsgiver og tillitsvalgte ha tillit til hverandre og ha en felles forståelse for partenes ulike roller. Kommunestyret tar saken om medbestemmelse til orientering.

2 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Hvor godt fungerer medbestemmelse mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte i Karmøy kommune? Innledning Medbestemmelse skal utøves på alle nivåer i Karmøy kommune mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. Gode prosesser for medbestemmelse bidrar til å skape en omstillingsdyktig kommune som gir gode tjenester til sine innbyggere og som støtter opp om et godt arbeidsmiljø. Et godt arbeidsmiljø er viktig for ansattes trivsel og trygghet, og er en forutsetning for å kunne ivareta også de øvrige satsningsområdene i arbeidsgiverpolitikken. For å kunne vurdere hvor godt medbestemmelse fungerer i Karmøy kommune, ser vi medbestemmelse slik det fungerer i dag opp mot de rammene for medbestemmelse som er beskrevet i Hovedavtalen. I tillegg til Hovedavtalen gir Arbeidsmiljøloven, Kommuneloven og kommunens egne retningslinjer viktige rammer for medbestemmelse og medvirkning. Hovedavtalen (HA) er en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene som skal sikre gode prosesser mellom partene. Del A regulerer forhandlingsordningen, her inngår blant annet bestemmelser om lokale lønnsforhandlinger, og bestemmelser om tvisteløsninger og konflikter. Del B regulerer blant annet det lokale partssamarbeidet og partenes gjensidige rettigheter og plikter. Arbeidsgiver (politisk og administrativ ledelse) og arbeidstakerorganisasjonene skal aktivt benytte Hovedavtalen for å skape best mulige samarbeidsforhold. For å lykkes med samarbeidet må arbeidsgiver og tillitsvalgte ha tillit til hverandre og ha en felles forståelse for partenes ulike roller. HA Del B 1.1: «Målet er gjennom videreutvikling av kommunesektoren å gi tjenester av høy kvalitet, skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og et godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes» HA Del B 1.2: «De tillitsvalgte skal ha forholdene lagt til rette slik at de kan ivareta sine oppgaver etter de retningslinjer som er fastsatt i denne avtalen».

3 Ulike typer kommunikasjon Hovedavtalen skiller mellom ulike typer kommunikasjon mellom tillitsvalgte og arbeidsgiver. Informasjon kan være enveis eller toveis. Informasjon fra arbeidsgiver skal gis slik at det er mulig for de tillitsvalgte å sette seg inn i saken, foreta en passende undersøkelse, vurdere saken og forberede eventuell drøfting. Informasjon fra tillitsvalgte kan være viktig for å komme tidlig inn i ulike problemstillinger. Drøftinger defineres i Hovedavtalen som kontakt på et område der arbeidsgiver har styringsrett. Arbeidsgivers styringsrett er retten arbeidsgiver har til å lede, organisere og kontrollerer arbeidet i virksomhetene og å ansette og avslutte arbeidsforhold. Drøftingen skal gjennomføres slik at det er mulig for de tillitsvalgte å møte arbeidsgiveren og få et grunngitt svar på uttalelser de måtte avgi. Som et grunnlag for drøftingene bør arbeidsgiver utarbeide dokumentasjon som redegjør for behovet. Ved drøftinger tar arbeidsgiver den endelige avgjørelse i form av en beslutning fra arbeidsgivers side også i de tilfeller det er uenighet om denne. Forhandlinger skjer ut fra en hjemmel i lov eller avtaleverk, og en eventuell avgjørelse blir fastsatt skriftlig i en protokoll (avtale). I de tilfeller det føres drøftinger eller forhandlinger mellom partene, skal det skrives drøftingsreferat eller forhandlingsprotokoll. I forhandlingsprotokollen skal en vise til hjemmelsgrunnlaget. Informasjonsmøter HA Del B 3-1 b) Det skal regelmessig avholdes informasjonsmøter med hoved-/fellestillitsvalgte på sentralt nivå i kommunen/fylkeskommunen. Ved desentralisert fullmakts nivå avholdes egne informasjonsmøter med berørte tillitsvalgte og arbeidsgiverrepresentanter på dette nivå. Det avholdes regelmessig informasjonsmøter med hovedtillitsvalgte (HTV) på sentralt og desentralisert nivå i kommunen. Noen av disse møtene er faste og sikrer gode arenaer for toveis kommunikasjon mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. Både arbeidsgiver og tillitsvalgte har mulighet til å melde inn saker til informasjonsmøtene. Disse faste informasjonsmøter fungerer godt og gir mulighet for informasjonsutveksling og styrking av samarbeidet. Eksempler på sentrale informasjonsmøter mellom arbeidsgiver og HTV: Rådmannens har kvartalsvis møter med Hovedsammenslutningene. Kommunalsjefene har årlig 6-10 samarbeidsmøter med HTV på etatene. Personal og organisasjonssjef har fire informasjonsmøter i året med alle HTV. Møtet gir bl.a. rom for å gi status i forhold til større satsninger som påvirker de ansatte som innføring av nytt kvalitetssystem, og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen.

4 Drøftingsmøter HA Del B 3-1 Ved endringer og omstillinger.. som vil få betydning for arbeidstakerne skal arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd. Arbeidstakernes behov for trygghet skal ivaretas gjennom åpne planprosesser hvor mål og konsekvenser så langt som mulig gjøres kjent. Det avholdes drøftingsmøter med tillitsvalgte hvor arbeidsgiver har styringsrett. I enkelte overordnede saker kan det være at hovedsammenslutningene representerer de ansatte. Drøftingsplikten innebærer ikke at arbeidsgiver og arbeidstaker må bli enige, men det skal foretas reelle drøftinger i den forstand at arbeidstakers syn og forslag skal høres og vurderes før endelig beslutning tas, med sikte på oppnå en best mulig løsning for virksomheten og samtlige arbeidstakere. Eksempler på type saker som drøftes er (listen er ikke uttømmende): o Store satsinger/reformer som kompetanse for kvalitet og heltidsprosjektet o Omorganiseringer/omstillinger o Vurderinger i forhold til overtall o Endringer innen regelverk og prosedyrer o Endringer som omgjøring av midlertidige stillinger til faste o Arbeidstidsavtaler (overordnet: HTV, lokalt: HTV/plasstillitsvalgt) o Forståelse/tolking avtaleverk/lovverk o Godkjenning turnus. o Drøftingsmøter ad forståelse / tolking av HTA o.a. som angår ansatte / evt. enkeltansatte. En gjentagende utfordring i drøftinger synes å være at arbeidsgiver og tillitsvalgte har ulik oppfatning og tolkning hva som ligger i: «arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd». Spørsmålet er hva er tidlig nok, og hva kan / er naturlig at arbeidsgiver foretar seg før eventuell drøfting. Arbeidsgivers perspektiv er at i enkelte situasjoner kan det være hensiktsmessig å ha en intern runde først, mens arbeidstakersiden vil så tidlig som mulig inn. Videre er det saker hvor tillitsvalgte og arbeidsgiver har ulik oppfatning av hva som kan betraktes som en drøfting. Hva er skillelinjen mellom informasjon og drøfting? Klarer en i større grad å få en felles forståelse av grenseoppgangene mellom informasjon og drøfting, vil det være positivt for samarbeidet mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. I tillegg til Hovedavtalen og arbeidsmiljøloven legger kommunens veileder for omstillinger rammer for medbestemmelse.

5 Formål veileder for omstillinger Sikre at omstillingsprosesser i Karmøy kommune foregår på en ryddig og systematisk måte, og at ansatte og arbeidsmiljø ivaretas gjennom prosessen. Retningslinjene skal også gi et grunnlag for økt bevissthet om hvordan organisasjonen, ledere og ansatte kan møte og håndtere omstillingsprosesser på en god måte. Uavhengig av om omstillingen er politisk eller administrativt motivert, har arbeidsgiver et særskilt og utvidet ansvar i omstillinger. De tillitsvalgte skal være viktige bidragsytere i prosessen og de berørte medarbeiderne skal delta aktivt og bidra til best mulig arbeidsmiljø også under omstillinger. Drøftinger ved omstillinger kan være preget av at partene har forskjellig syn på hva som er den beste løsningen i saken. Dette vil som oftest ha sammenheng med ulikheter i partenes perspektiver. På arbeidsplassen vil det være slik at arbeidsgiver har flere hensyn å ta mens de tillitsvalgte vanligvis har et annet perspektiv, der ivaretagelse av medlemmenes arbeidssituasjon er det mest fremherskende. Arbeidsgiver og arbeidstaker forskjellig ansvar for gjennomføringen av politiske vedtak, økonomiske rammer og at driften er i samsvar med lov og avtaleverk. Det er da viktig at partene har respekt for hverandre og hverandres roller, noe som en ser er gjeldende for de fleste drøftingene. Arbeidsgiver mener at medbestemmelse og samarbeid i forbindelse med omstillinger i kommunen er preget av to parter som har tillit til hverandre og som en felles forståelse for hverandres ulike roller. Samtidig så er det omstillingsprosesser som har blitt utført med en større suksess enn andre. Arbeidsgiver ser at å styrke felles forståelse av Hovedavtalen og øke kompetanse om endringsprosesser er viktig for å sikre gode omstillinger. I arbeidsgiverstrategien, Valg for framtida , er endringskompetanse et satsningsområde for kommunen. Det er også viktig at kommunens veileder for omstillinger er oppdatert og effektiv. En partssammensatt arbeidsgruppe vil i løpet første kvartal 2019 starte arbeidet med å revidere veileder for omstillinger slik at den kan bli et enda bedre verktøy for involverte parter i omstillingsprosesser. Dette arbeidet må ses i sammenheng med ny veileder for Hovedavtalen som i følge KS kommer ut i løpet av vinteren. Forhandlinger HA Del A 3-1 Arbeidsgivers plikter i forhold til de tillitsvalgte i) I de tilfeller det føres drøftinger eller forhandlinger mellom partene, skal det skrives drøftingsreferat eller forhandlingsprotokoll. I forhandlingsprotokoll skal hjemmelsgrunnlaget fremgå. HA Del A 3-2 Tillitsvalgtes rettigheter og plikter a) Rett og plikt til å drøfte/forhandle om spørsmål vedr. lønns- og arbeidsvilkår der dette har hjemmel i lov, regler eller tariffavtale. Det føres drøftingsreferat/forhandlingsprotokoll fra slike møter.

6 Lønnsforhandlinger Lønnspolitikken gjelder for alle ansatte i Karmøy kommune og utøves gjennom lønnsfastsettelse ved ansettelser, gjennom lokale lønnsforhandlinger, samt andre forhandlingsbestemmelser i hovedtariffavtalen. Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalens kapittel 3, 4 og 5 har i kommunen utviklet seg over tid. Målet er en ryddig og forutsigbar prosess hvor drøftingsmøtene i forkant til lokale lønnsforhandlinger er viktige. Arbeidsgiver evaluerer sammen med tillitsvalgte de årlige lønnsforhandlingene. Disse evalueringene gjør at en til neste lønnsforhandling kan foreta forbedringer. Arbeidsgiver mener at rammene for de årlige lønnsforhandlinger er gode og at det er et godt tillitsforhold mellom partene. Hovedavtalen gir også rom for å inngå lokale særavtaler, HA Del A 4-5. Forhandlinger rundt særavtaler fungerer godt i Karmøy kommune, samtidig så er det viktig å sikre god nok kompetanse i organisasjonen om inngåelse og bruk av slike avtaler. Eksempler på særavtalene som er inngått: vaktordninger klesgodtgjørelse En partssammensatt arbeidsgruppe er satt ned for å revidere det lønnspolitiske dokumentet. Målsetting er å ha ferdigstilt arbeidet innen utgang 2. kvartal Partssammensatte utvalg på kommunenivå HA Del B 4: «Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eler flere partssammensatte utvalg partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer.» Det er flere partssammensatte utvalg i Karmøy kommune. Administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalget består av tre HTV og ni folkevalgte. Arbeidsgiver opplever at det er en god og åpen dialog i møtene, hvor perspektivene til begge parter blir ivaretatt. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Kommunen er organisert med et sentralt AMU og et lokalt AMU i hver etat. I det sentrale AMU møter ledere i administrasjonen og tillitsvalgte fra hovedsammenslutningene og hovedverneombud. Arbeidsgiverside og arbeidstakerside har fem representanter hver i utvalget med stemmerett. Arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonen er enige om at organiseringen av AMU kan bli bedre. Dette gjelder spesielt i forhold å få meldt inn relevante saker til behandling og sikre oppfølging

7 vedtak ute i organisasjonen. En partssammensatt arbeidsgruppe er opprettet for å se på tiltak for å forbedre organiseringen av AMU. HMS/IA gruppen sentralt HA Del B 3-1 h) Arbeidsgiver skal i samarbeid med de tillitsvalgte/ansatte prioritere tiltak for et inkluderende arbeidsliv. HMS/IA gruppen på kommunalt nivå er partssammensatt og tverretatlig. Denne gruppen skal ha jevnlige møter og samarbeidet mellom tillitsvalgte og administrasjonen er tett. I 2018 har fokus for denne gruppen vært å implementere nye prosedyrer for nærværsarbeid i hele organisasjonen. Samarbeidet i denne gruppen fungerer og godt og har ført til gode framdrifter i organisasjonen. Medbestemmelses, samarbeid og medvirkning på etat HA Del B 1-2 Medbestemmelse og medinnflytelse skal utøves effektivt og rasjonelt og være tilpasset kommunens organisering. Organisering av medbestemmelse på etatsnivå skal sikre at medbestemmelse og medvirkning utøves effektivt og rasjonelt. Organisering av medbestemmelsesapparatet skal utformes slik at det gir både tillitsvalgte, medlemmene de representerer og arbeidsgiver forutsigbarhet og er tilpasset kommunens organisasjonsstruktur. Organiseringen av medbestemmelse på etatene har denne hovedstrukturen: Faste samarbeidsmøter med kommunalsjef/etatsledelse Møter med tillitsvalgte på sektor og virksomhetsnivå Lokalt AMU Ansettelsesutvalg Arbeidsgrupper HMS/IA grupper på arbeidsplassene Fortløpende møter mellom arbeidsgiver og HTV o Informasjonsmøter o Drøftingsmøter o Forhandlinger o Personalsaker

8 Medbestemmelse i ansettelsesprosesser HA Del B 3-1 d) Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om: ledige og nyopprettede stillinger prosedyrer ved utlysing og kunngjøring av stillinger, utvelgelse til, og intervju av aktuelle kandidater e) Arbeidsgiver skal som fast ordning sende søkerliste til tillitsvalgte. Ansettelsesutvalgene i Karmøy kommune består av leder, HTV og personalkonsulent. Ved ansettelser har HTV stemmerett på lik linje med arbeidsgivers representanter. Denne grad av medbestemmelse går utover det som er krav i Hovedavtalen. Hovedavtalen sier at tillitsvalgte skal tas med på råd ved ledige og nyopprettede stillinger. Dagens praksis er at utlysningsteksten sendes til HTV for få deres innspill. I 2019 skal kommunes rekrutteringsveileder revideres. Dette vil gi rom for å få innspill i forholdt til medbestemmelse i ansettelsesprosesser. Medbestemmelse gjennom arbeidsgrupper Partssammensatte arbeidsgrupper blir brukt for å sikre medbestemmelse ved gjennomføring av satsninger og endringer som påvirker ansatte. Eksempelvis arbeidet en partssammensatt arbeidsgruppe fram det nye systemet for varsling i Et resultat av arbeidet var at en fikk opprettet et internt varslingssekretariat. Sekretariatet består av hovedverneombud, medarbeider innen personalfunksjonen og én jurist. Varslingssekretariatet er fortsatt i oppstartsfasen, men en kan se fordelene med en tett dialog mellom representant fra arbeidsgiver og HVO. I 2019 vil det være flere partssammensatte arbeidsgrupper som viderefører eller starter opp arbeidet med ulike satsninger og prosjekter. Heltidskulturprosjektet berører hele kommunen og vil bli videreført med av tre partssammensatte arbeidsgrupper knyttet til ulike virksomhetsområder. Arbeidsgiver mener at HTV sin representasjon i arbeidsgrupper/prosjekter, er en god måte å sikre medbestemmelse og forankring underveis i utviklingsprosesser.

9 Er det noe vi kan gjøre for å skape bedre forhold for medbestemmelse i Karmøy? Øke felles forståelse av Hovedavtalen og annet aktuelt lov og avtaleverk HA Del B 1-5: «Partene skal sammen og hver for seg sørge for jevnlig oppfølging og opplæring av ledere og tillitsvalgte, med sikte på en felles forståelse av Hovedavtalens intensjoner. Felles skolering i Hovedavtalen og øvrig avtaleverk er et godt virkemiddel.» Karmøy kommune har siden sist fellesopplæring i Hovedavtalen, desember 2016, fått flere nye tillitsvalgte og ledere og det er nå på tid med en ny fellesopplæring. Det planlegges ny fellesopplæring i Hovedavtalen for alle ledere og tillitsvalgte i 2. kvartal Personal- og organisasjonssjefen skal sammen med HTV være ansvarlig for gjennomføring av opplæringen. Evaluere for å forbedre samarbeide Det er viktig å jobbe systematisk for å forbedre medbestemmelsesprosessene. Lønnsforhandlingene blir årlig evaluert og arbeidsgiver mener det bør være en målsetting å evaluere medbestemmelsesprosessene på andre områder også. I desember 2018 ble det foretatt en evaluering av samarbeidet på oppvekst og kulturetaten. Evalueringen gav verdifulle innsikter og et bilde på at informasjonsmøtene med tillitsvalgte fungerer etter intensjonen i hovedavtalen. Deltakelse i ledersamlinger Det foregår ledersamlinger på flere nivå i organisasjonen. Rådmannen gjennomfører månedlig utvidet ledersamling. Tema for disse samlingene varierer. Arbeidsgiver mener at tillitsvalgte kan bli invitert til disse samlingene når temaene tilsier det. Tillitsvalgtes deltagelse vil øke eierskap til prosessene og styrke relasjonene mellom ledere og tillitsvalgte. Regelverk for medbestemmelse og samarbeid Kontinuerlig forbedring av regelverk og rammeverk for medbestemmelse er en forutsetning for å opprettholde gode verktøy for ledere og tillitsvalgte. I 2019 vil flere partssammensatte arbeidsgrupper ha som oppgaver å forbedre dokumenter som legger rammene for medbestemmelse, eksempelvis: - Veileder for omstilling - Lønnspolitisk dokument - Rekrutteringsveileder

10 Konklusjon Endrede krav til tjenestene, økt grad av digitalisering og stramme økonomiske rammevilkår medfører at kommunen er i kontinuerlig omstilling. Arbeidsgiver finner samarbeidet med tillitsvalgte som viktig og nødvendig for å skape et godt arbeidsmiljø, skape gode prosesser og finne løsninger til det beste for tjenestene i sin helhet. For å lykkes med samarbeidet må partene: Håndtere uenighet på en god måte. Forstå og respektere hverandres roller. Være løsningsorienterte. Stille seg bak beslutninger som blir tatt. Rådmannen mener at medbestemmelse og samarbeid fungerer godt, samtidig så er en kontinuerlig forbedring av medbestemmelsesprosessene en klar målsetting.. Rådmannens konklusjon: Rådmannen i Karmøy, Vibeke Vikse Johnsen sign. Oversikt over vedlegg:

11 Vedlegg 1. Oversikt over faste partssammensatte organ og møtearenaer mellom arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiver. Partssammensatte organ og møtearenaer Møtehyppighet Partssammensatt deltagelse Administrasjonsutvalget 5 ganger i året 3 HTV og 9 folkevalgte Sentral AMU 4 ganger i året 5 stemmeberettiget fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden. Varslingssekretariat Etter behov HVO, jurist og personalrådgiver HMS/IA gruppe på kommunenivå 4-6 ganger i året 2 HTV og 5 medarbeidere fra administrasjonen Rådmannens møte med hovedsammenslutningene Kvartalsvis Hovedsammenslutningene Personal- og organisasjonssjef møte med HTV 4 ganger i året Alle HTV Helse og omsorg Kommunalsjef møte med hovedtillitsvalgte Månedsvis i forkant av hovedutvalgsmøtene HTV fra alle organisasjoner Lokalt AMU, helse og omsorg 4 ganger i året Lik stemmeberettiget fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden. HMS/IA arbeidsgrupper på helse og omsorg Oppvekst og kultur Kommunalsjef møte med hovedtillitsvalgte 4 møter 25 grupper 4-6 ganger i året HTV fra relevante organisasjoner Lokalt AMU, oppvekst og kultur 4 ganger i året Lik stemmeberettiget fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden. HMS/IA arbeidsgrupper på oppvekst og kultur Teknisk etat Kommunalsjef møte med hovedtillitsvalgte 4 ganger i året 25grupper 4 ganger i året HTV fra relevante organisasjoner Lokalt AMU, teknisk etat 4 ganger i året Partssammensatt utvalg med 5 stemmeberettiget fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden. HMS/IA arbeidsgrupper på helse og omsorg 4 møter 7 partsammensatte grupper

12