MØTEINNKALLING SAKSLISTE 1/19 18/5356 GODKJENNING AV PROTOKOLL - ADMINISTRASJONSUTVALGET

Transkript

1 Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedato: Tid: 18:00 MØTEINNKALLING Forfall med kortfattet begrunnelse og eventuelle habilitetsspørsmål meldes snarest til møtesekretær på eller på telefon / 19 / 22. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale med sekretariatet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/19 18/5356 GODKJENNING AV PROTOKOLL - ADMINISTRASJONSUTVALGET /19 19/242 MEDBESTEMMELSE MELLOM ARBEIDSGIVER OG TILLITSVALGTE 3/19 19/237 TILTAK FOR Å SIKRE REKRUTTERING AV LÆRERE I FRAMTIDEN 4/19 19/271 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Vikene Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/5356 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget GODKJENNING AV PROTOKOLL - ADMINISTRASJONSUTVALGET Forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokollen fra møtet

3 MØTEPROTOKOLL Administrasjonsutvalget Møtested: Rådhuset, formannskapssalen. Møtedato: Tid : Kl. 17:00 19:10 Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Andersen Svein H. AP Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Medlem Dybdahl Geir UA Medlem Kvilhaug Berit Toskedal KRF Medlem Sjøen Rolf Jarl KRF Forfall Nestleder Tangerås John UA Medlem Svendsen Elvira K. FRP Medlem Haukås John Gunnar H Medlem Hystad Margaret Elin H Medlem Engedal Jorunn, Utdanningsforbundet Medlem Nilsen Wendy K., Delta Medlem Hansen Cathrine, LO/Fagforbundet Varamedlem Stava Farbu Olaug SP Møtte for Sjøen Rolf Jarl Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: 12. Ett forfall. Ett varamedlem møtte. Personal- og organisasjonssjef Gyda Dickson og personalrådgiver Turid Sønstabø Turid Sønstabø Innkalling og saksliste godkjent. Innledningsvis orienterte kommunalsjef helse og omsorg Nora Olsen-Sund om evalueringen av omorganiseringen i helse- og omsorgsetaten. Protokollen skal godkjennes i neste møte.

4 Saknr. 32/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL - ADMINISTRASJONSUTVALGET Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner protokollen fra møtet Saknr. 33/18 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 10-FAKTOR 2018 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken om medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR 2018 til orientering. Saknr. 34/18 PROSJEKT HELTIDSKULTUR - STATUS Behandling: Andersen (Ap) foreslo følgende tilleggspunkt: Det utarbeides et forslag til framtidig arbeidsgiverpolitikk. Her må det legges opp til en mer restriktiv og målrettede regler for innvilgelse av søknader om reduserte stillinger, fortrinnsrett til å øke stillingsandeler og mer helhetlige turnuser. Det må også legges fram sak om nødvendige prosjektressurser. Andersens forslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken om prosjekt heltidskultur til orientering. Det utarbeides et forslag til framtidig arbeidsgiverpolitikk. Her må det legges opp til en mer restriktiv og målrettede regler for innvilgelse av søknader om reduserte stillinger, fortrinnsrett til å øke stillingsandeler og mer helhetlige turnuser. Det må også legges fram sak om nødvendige prosjektressurser. Side 2 av 4

5 Saknr. 35/18 OPPHØR AV ARBEIDSFORHOLD GRUNNET ALDER Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Rådmannen legger KS sine vurderinger til grunn når det gjelder hvordan Karmøy kommune skal forholde seg til opphør av arbeidsforhold grunnet alder. Hovedregel er at arbeidsforhold avsluttes senest ved fylte 70 år. Det kan være muligheter for å forlenge arbeidsforholdet til etter 70 år når foreligger særlige og tidsavgrensede behov. Viktigheten av konsekvent praktisering må ivaretas. Saknr. 36/18 FRAVÆR T.O.M. OKTOBER 2018 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering. Saknr. 37/18 MØTEPLAN FOR ADMINISTRASJONSUTVALGET 2019 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner følgende møteplan for 2019: Side 3 av 4

6 Saknr. 38/18 REFERATSAKER - ADMINISTRASJONSUTVALGET Hovedutvalg helse og omsorgs saksprotokoll Eventuelt, pkt. 3 vedrørende aldersgrenser fysioterapeuter Tatt til orientering. Saknr. 39/18 EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET Ingen saker meldt. Side 4 av 4

7 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Gyda Dickson Arkiv: 401 Arkivsaksnr.: 19/242 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget Kommunestyret MEDBESTEMMELSE MELLOM ARBEIDSGIVER OG TILLITSVALGTE Rådmannens forslag til vedtak: Medbestemmelse skal utøves på alle nivåer i Karmøy kommune og være i henhold til Hovedavtalens bestemmelser. Organisering av medbestemmelse skal være effektiv og rasjonell, og tilpasset kommunens organisering. For å lykkes med samarbeidet må arbeidsgiver og tillitsvalgte ha tillit til hverandre og ha en felles forståelse for partenes ulike roller. Kommunestyret tar saken om medbestemmelse til orientering.

8 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Hvor godt fungerer medbestemmelse mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte i Karmøy kommune? Innledning Medbestemmelse skal utøves på alle nivåer i Karmøy kommune mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. Gode prosesser for medbestemmelse bidrar til å skape en omstillingsdyktig kommune som gir gode tjenester til sine innbyggere og som støtter opp om et godt arbeidsmiljø. Et godt arbeidsmiljø er viktig for ansattes trivsel og trygghet, og er en forutsetning for å kunne ivareta også de øvrige satsningsområdene i arbeidsgiverpolitikken. For å kunne vurdere hvor godt medbestemmelse fungerer i Karmøy kommune, ser vi medbestemmelse slik det fungerer i dag opp mot de rammene for medbestemmelse som er beskrevet i Hovedavtalen. I tillegg til Hovedavtalen gir Arbeidsmiljøloven, Kommuneloven og kommunens egne retningslinjer viktige rammer for medbestemmelse og medvirkning. Hovedavtalen (HA) er en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene som skal sikre gode prosesser mellom partene. Del A regulerer forhandlingsordningen, her inngår blant annet bestemmelser om lokale lønnsforhandlinger, og bestemmelser om tvisteløsninger og konflikter. Del B regulerer blant annet det lokale partssamarbeidet og partenes gjensidige rettigheter og plikter. Arbeidsgiver (politisk og administrativ ledelse) og arbeidstakerorganisasjonene skal aktivt benytte Hovedavtalen for å skape best mulige samarbeidsforhold. For å lykkes med samarbeidet må arbeidsgiver og tillitsvalgte ha tillit til hverandre og ha en felles forståelse for partenes ulike roller. HA Del B 1.1: «Målet er gjennom videreutvikling av kommunesektoren å gi tjenester av høy kvalitet, skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og et godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte og deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes» HA Del B 1.2: «De tillitsvalgte skal ha forholdene lagt til rette slik at de kan ivareta sine oppgaver etter de retningslinjer som er fastsatt i denne avtalen».

9 Ulike typer kommunikasjon Hovedavtalen skiller mellom ulike typer kommunikasjon mellom tillitsvalgte og arbeidsgiver. Informasjon kan være enveis eller toveis. Informasjon fra arbeidsgiver skal gis slik at det er mulig for de tillitsvalgte å sette seg inn i saken, foreta en passende undersøkelse, vurdere saken og forberede eventuell drøfting. Informasjon fra tillitsvalgte kan være viktig for å komme tidlig inn i ulike problemstillinger. Drøftinger defineres i Hovedavtalen som kontakt på et område der arbeidsgiver har styringsrett. Arbeidsgivers styringsrett er retten arbeidsgiver har til å lede, organisere og kontrollerer arbeidet i virksomhetene og å ansette og avslutte arbeidsforhold. Drøftingen skal gjennomføres slik at det er mulig for de tillitsvalgte å møte arbeidsgiveren og få et grunngitt svar på uttalelser de måtte avgi. Som et grunnlag for drøftingene bør arbeidsgiver utarbeide dokumentasjon som redegjør for behovet. Ved drøftinger tar arbeidsgiver den endelige avgjørelse i form av en beslutning fra arbeidsgivers side også i de tilfeller det er uenighet om denne. Forhandlinger skjer ut fra en hjemmel i lov eller avtaleverk, og en eventuell avgjørelse blir fastsatt skriftlig i en protokoll (avtale). I de tilfeller det føres drøftinger eller forhandlinger mellom partene, skal det skrives drøftingsreferat eller forhandlingsprotokoll. I forhandlingsprotokollen skal en vise til hjemmelsgrunnlaget. Informasjonsmøter HA Del B 3-1 b) Det skal regelmessig avholdes informasjonsmøter med hoved-/fellestillitsvalgte på sentralt nivå i kommunen/fylkeskommunen. Ved desentralisert fullmakts nivå avholdes egne informasjonsmøter med berørte tillitsvalgte og arbeidsgiverrepresentanter på dette nivå. Det avholdes regelmessig informasjonsmøter med hovedtillitsvalgte (HTV) på sentralt og desentralisert nivå i kommunen. Noen av disse møtene er faste og sikrer gode arenaer for toveis kommunikasjon mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. Både arbeidsgiver og tillitsvalgte har mulighet til å melde inn saker til informasjonsmøtene. Disse faste informasjonsmøter fungerer godt og gir mulighet for informasjonsutveksling og styrking av samarbeidet. Eksempler på sentrale informasjonsmøter mellom arbeidsgiver og HTV: Rådmannens har kvartalsvis møter med Hovedsammenslutningene. Kommunalsjefene har årlig 6-10 samarbeidsmøter med HTV på etatene. Personal og organisasjonssjef har fire informasjonsmøter i året med alle HTV. Møtet gir bl.a. rom for å gi status i forhold til større satsninger som påvirker de ansatte som innføring av nytt kvalitetssystem, og oppfølging av medarbeiderundersøkelsen.

10 Drøftingsmøter HA Del B 3-1 Ved endringer og omstillinger.. som vil få betydning for arbeidstakerne skal arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd. Arbeidstakernes behov for trygghet skal ivaretas gjennom åpne planprosesser hvor mål og konsekvenser så langt som mulig gjøres kjent. Det avholdes drøftingsmøter med tillitsvalgte hvor arbeidsgiver har styringsrett. I enkelte overordnede saker kan det være at hovedsammenslutningene representerer de ansatte. Drøftingsplikten innebærer ikke at arbeidsgiver og arbeidstaker må bli enige, men det skal foretas reelle drøftinger i den forstand at arbeidstakers syn og forslag skal høres og vurderes før endelig beslutning tas, med sikte på oppnå en best mulig løsning for virksomheten og samtlige arbeidstakere. Eksempler på type saker som drøftes er (listen er ikke uttømmende): o Store satsinger/reformer som kompetanse for kvalitet og heltidsprosjektet o Omorganiseringer/omstillinger o Vurderinger i forhold til overtall o Endringer innen regelverk og prosedyrer o Endringer som omgjøring av midlertidige stillinger til faste o Arbeidstidsavtaler (overordnet: HTV, lokalt: HTV/plasstillitsvalgt) o Forståelse/tolking avtaleverk/lovverk o Godkjenning turnus. o Drøftingsmøter ad forståelse / tolking av HTA o.a. som angår ansatte / evt. enkeltansatte. En gjentagende utfordring i drøftinger synes å være at arbeidsgiver og tillitsvalgte har ulik oppfatning og tolkning hva som ligger i: «arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd». Spørsmålet er hva er tidlig nok, og hva kan / er naturlig at arbeidsgiver foretar seg før eventuell drøfting. Arbeidsgivers perspektiv er at i enkelte situasjoner kan det være hensiktsmessig å ha en intern runde først, mens arbeidstakersiden vil så tidlig som mulig inn. Videre er det saker hvor tillitsvalgte og arbeidsgiver har ulik oppfatning av hva som kan betraktes som en drøfting. Hva er skillelinjen mellom informasjon og drøfting? Klarer en i større grad å få en felles forståelse av grenseoppgangene mellom informasjon og drøfting, vil det være positivt for samarbeidet mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. I tillegg til Hovedavtalen og arbeidsmiljøloven legger kommunens veileder for omstillinger rammer for medbestemmelse.

11 Formål veileder for omstillinger Sikre at omstillingsprosesser i Karmøy kommune foregår på en ryddig og systematisk måte, og at ansatte og arbeidsmiljø ivaretas gjennom prosessen. Retningslinjene skal også gi et grunnlag for økt bevissthet om hvordan organisasjonen, ledere og ansatte kan møte og håndtere omstillingsprosesser på en god måte. Uavhengig av om omstillingen er politisk eller administrativt motivert, har arbeidsgiver et særskilt og utvidet ansvar i omstillinger. De tillitsvalgte skal være viktige bidragsytere i prosessen og de berørte medarbeiderne skal delta aktivt og bidra til best mulig arbeidsmiljø også under omstillinger. Drøftinger ved omstillinger kan være preget av at partene har forskjellig syn på hva som er den beste løsningen i saken. Dette vil som oftest ha sammenheng med ulikheter i partenes perspektiver. På arbeidsplassen vil det være slik at arbeidsgiver har flere hensyn å ta mens de tillitsvalgte vanligvis har et annet perspektiv, der ivaretagelse av medlemmenes arbeidssituasjon er det mest fremherskende. Arbeidsgiver og arbeidstaker forskjellig ansvar for gjennomføringen av politiske vedtak, økonomiske rammer og at driften er i samsvar med lov og avtaleverk. Det er da viktig at partene har respekt for hverandre og hverandres roller, noe som en ser er gjeldende for de fleste drøftingene. Arbeidsgiver mener at medbestemmelse og samarbeid i forbindelse med omstillinger i kommunen er preget av to parter som har tillit til hverandre og som en felles forståelse for hverandres ulike roller. Samtidig så er det omstillingsprosesser som har blitt utført med en større suksess enn andre. Arbeidsgiver ser at å styrke felles forståelse av Hovedavtalen og øke kompetanse om endringsprosesser er viktig for å sikre gode omstillinger. I arbeidsgiverstrategien, Valg for framtida , er endringskompetanse et satsningsområde for kommunen. Det er også viktig at kommunens veileder for omstillinger er oppdatert og effektiv. En partssammensatt arbeidsgruppe vil i løpet første kvartal 2019 starte arbeidet med å revidere veileder for omstillinger slik at den kan bli et enda bedre verktøy for involverte parter i omstillingsprosesser. Dette arbeidet må ses i sammenheng med ny veileder for Hovedavtalen som i følge KS kommer ut i løpet av vinteren. Forhandlinger HA Del A 3-1 Arbeidsgivers plikter i forhold til de tillitsvalgte i) I de tilfeller det føres drøftinger eller forhandlinger mellom partene, skal det skrives drøftingsreferat eller forhandlingsprotokoll. I forhandlingsprotokoll skal hjemmelsgrunnlaget fremgå. HA Del A 3-2 Tillitsvalgtes rettigheter og plikter a) Rett og plikt til å drøfte/forhandle om spørsmål vedr. lønns- og arbeidsvilkår der dette har hjemmel i lov, regler eller tariffavtale. Det føres drøftingsreferat/forhandlingsprotokoll fra slike møter.

12 Lønnsforhandlinger Lønnspolitikken gjelder for alle ansatte i Karmøy kommune og utøves gjennom lønnsfastsettelse ved ansettelser, gjennom lokale lønnsforhandlinger, samt andre forhandlingsbestemmelser i hovedtariffavtalen. Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalens kapittel 3, 4 og 5 har i kommunen utviklet seg over tid. Målet er en ryddig og forutsigbar prosess hvor drøftingsmøtene i forkant til lokale lønnsforhandlinger er viktige. Arbeidsgiver evaluerer sammen med tillitsvalgte de årlige lønnsforhandlingene. Disse evalueringene gjør at en til neste lønnsforhandling kan foreta forbedringer. Arbeidsgiver mener at rammene for de årlige lønnsforhandlinger er gode og at det er et godt tillitsforhold mellom partene. Hovedavtalen gir også rom for å inngå lokale særavtaler, HA Del A 4-5. Forhandlinger rundt særavtaler fungerer godt i Karmøy kommune, samtidig så er det viktig å sikre god nok kompetanse i organisasjonen om inngåelse og bruk av slike avtaler. Eksempler på særavtalene som er inngått: vaktordninger klesgodtgjørelse En partssammensatt arbeidsgruppe er satt ned for å revidere det lønnspolitiske dokumentet. Målsetting er å ha ferdigstilt arbeidet innen utgang 2. kvartal Partssammensatte utvalg på kommunenivå HA Del B 4: «Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eler flere partssammensatte utvalg partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer.» Det er flere partssammensatte utvalg i Karmøy kommune. Administrasjonsutvalget Administrasjonsutvalget består av tre HTV og ni folkevalgte. Arbeidsgiver opplever at det er en god og åpen dialog i møtene, hvor perspektivene til begge parter blir ivaretatt. Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Kommunen er organisert med et sentralt AMU og et lokalt AMU i hver etat. I det sentrale AMU møter ledere i administrasjonen og tillitsvalgte fra hovedsammenslutningene og hovedverneombud. Arbeidsgiverside og arbeidstakerside har fem representanter hver i utvalget med stemmerett. Arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonen er enige om at organiseringen av AMU kan bli bedre. Dette gjelder spesielt i forhold å få meldt inn relevante saker til behandling og sikre oppfølging

13 vedtak ute i organisasjonen. En partssammensatt arbeidsgruppe er opprettet for å se på tiltak for å forbedre organiseringen av AMU. HMS/IA gruppen sentralt HA Del B 3-1 h) Arbeidsgiver skal i samarbeid med de tillitsvalgte/ansatte prioritere tiltak for et inkluderende arbeidsliv. HMS/IA gruppen på kommunalt nivå er partssammensatt og tverretatlig. Denne gruppen skal ha jevnlige møter og samarbeidet mellom tillitsvalgte og administrasjonen er tett. I 2018 har fokus for denne gruppen vært å implementere nye prosedyrer for nærværsarbeid i hele organisasjonen. Samarbeidet i denne gruppen fungerer og godt og har ført til gode framdrifter i organisasjonen. Medbestemmelses, samarbeid og medvirkning på etat HA Del B 1-2 Medbestemmelse og medinnflytelse skal utøves effektivt og rasjonelt og være tilpasset kommunens organisering. Organisering av medbestemmelse på etatsnivå skal sikre at medbestemmelse og medvirkning utøves effektivt og rasjonelt. Organisering av medbestemmelsesapparatet skal utformes slik at det gir både tillitsvalgte, medlemmene de representerer og arbeidsgiver forutsigbarhet og er tilpasset kommunens organisasjonsstruktur. Organiseringen av medbestemmelse på etatene har denne hovedstrukturen: Faste samarbeidsmøter med kommunalsjef/etatsledelse Møter med tillitsvalgte på sektor og virksomhetsnivå Lokalt AMU Ansettelsesutvalg Arbeidsgrupper HMS/IA grupper på arbeidsplassene Fortløpende møter mellom arbeidsgiver og HTV o Informasjonsmøter o Drøftingsmøter o Forhandlinger o Personalsaker

14 Medbestemmelse i ansettelsesprosesser HA Del B 3-1 d) Arbeidsgiver skal, så tidlig som mulig, informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om: ledige og nyopprettede stillinger prosedyrer ved utlysing og kunngjøring av stillinger, utvelgelse til, og intervju av aktuelle kandidater e) Arbeidsgiver skal som fast ordning sende søkerliste til tillitsvalgte. Ansettelsesutvalgene i Karmøy kommune består av leder, HTV og personalkonsulent. Ved ansettelser har HTV stemmerett på lik linje med arbeidsgivers representanter. Denne grad av medbestemmelse går utover det som er krav i Hovedavtalen. Hovedavtalen sier at tillitsvalgte skal tas med på råd ved ledige og nyopprettede stillinger. Dagens praksis er at utlysningsteksten sendes til HTV for få deres innspill. I 2019 skal kommunes rekrutteringsveileder revideres. Dette vil gi rom for å få innspill i forholdt til medbestemmelse i ansettelsesprosesser. Medbestemmelse gjennom arbeidsgrupper Partssammensatte arbeidsgrupper blir brukt for å sikre medbestemmelse ved gjennomføring av satsninger og endringer som påvirker ansatte. Eksempelvis arbeidet en partssammensatt arbeidsgruppe fram det nye systemet for varsling i Et resultat av arbeidet var at en fikk opprettet et internt varslingssekretariat. Sekretariatet består av hovedverneombud, medarbeider innen personalfunksjonen og én jurist. Varslingssekretariatet er fortsatt i oppstartsfasen, men en kan se fordelene med en tett dialog mellom representant fra arbeidsgiver og HVO. I 2019 vil det være flere partssammensatte arbeidsgrupper som viderefører eller starter opp arbeidet med ulike satsninger og prosjekter. Heltidskulturprosjektet berører hele kommunen og vil bli videreført med av tre partssammensatte arbeidsgrupper knyttet til ulike virksomhetsområder. Arbeidsgiver mener at HTV sin representasjon i arbeidsgrupper/prosjekter, er en god måte å sikre medbestemmelse og forankring underveis i utviklingsprosesser.

15 Er det noe vi kan gjøre for å skape bedre forhold for medbestemmelse i Karmøy? Øke felles forståelse av Hovedavtalen og annet aktuelt lov og avtaleverk HA Del B 1-5: «Partene skal sammen og hver for seg sørge for jevnlig oppfølging og opplæring av ledere og tillitsvalgte, med sikte på en felles forståelse av Hovedavtalens intensjoner. Felles skolering i Hovedavtalen og øvrig avtaleverk er et godt virkemiddel.» Karmøy kommune har siden sist fellesopplæring i Hovedavtalen, desember 2016, fått flere nye tillitsvalgte og ledere og det er nå på tid med en ny fellesopplæring. Det planlegges ny fellesopplæring i Hovedavtalen for alle ledere og tillitsvalgte i 2. kvartal Personal- og organisasjonssjefen skal sammen med HTV være ansvarlig for gjennomføring av opplæringen. Evaluere for å forbedre samarbeide Det er viktig å jobbe systematisk for å forbedre medbestemmelsesprosessene. Lønnsforhandlingene blir årlig evaluert og arbeidsgiver mener det bør være en målsetting å evaluere medbestemmelsesprosessene på andre områder også. I desember 2018 ble det foretatt en evaluering av samarbeidet på oppvekst og kulturetaten. Evalueringen gav verdifulle innsikter og et bilde på at informasjonsmøtene med tillitsvalgte fungerer etter intensjonen i hovedavtalen. Deltakelse i ledersamlinger Det foregår ledersamlinger på flere nivå i organisasjonen. Rådmannen gjennomfører månedlig utvidet ledersamling. Tema for disse samlingene varierer. Arbeidsgiver mener at tillitsvalgte kan bli invitert til disse samlingene når temaene tilsier det. Tillitsvalgtes deltagelse vil øke eierskap til prosessene og styrke relasjonene mellom ledere og tillitsvalgte. Regelverk for medbestemmelse og samarbeid Kontinuerlig forbedring av regelverk og rammeverk for medbestemmelse er en forutsetning for å opprettholde gode verktøy for ledere og tillitsvalgte. I 2019 vil flere partssammensatte arbeidsgrupper ha som oppgaver å forbedre dokumenter som legger rammene for medbestemmelse, eksempelvis: - Veileder for omstilling - Lønnspolitisk dokument - Rekrutteringsveileder

16 Konklusjon Endrede krav til tjenestene, økt grad av digitalisering og stramme økonomiske rammevilkår medfører at kommunen er i kontinuerlig omstilling. Arbeidsgiver finner samarbeidet med tillitsvalgte som viktig og nødvendig for å skape et godt arbeidsmiljø, skape gode prosesser og finne løsninger til det beste for tjenestene i sin helhet. For å lykkes med samarbeidet må partene: Håndtere uenighet på en god måte. Forstå og respektere hverandres roller. Være løsningsorienterte. Stille seg bak beslutninger som blir tatt. Rådmannen mener at medbestemmelse og samarbeid fungerer godt, samtidig så er en kontinuerlig forbedring av medbestemmelsesprosessene en klar målsetting.. Rådmannens konklusjon: Rådmannen i Karmøy, Vibeke Vikse Johnsen sign. Oversikt over vedlegg:

17 Vedlegg 1. Oversikt over faste partssammensatte organ og møtearenaer mellom arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiver. Partssammensatte organ og møtearenaer Møtehyppighet Partssammensatt deltagelse Administrasjonsutvalget 5 ganger i året 3 HTV og 9 folkevalgte Sentral AMU 4 ganger i året 5 stemmeberettiget fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden. Varslingssekretariat Etter behov HVO, jurist og personalrådgiver HMS/IA gruppe på kommunenivå 4-6 ganger i året 2 HTV og 5 medarbeidere fra administrasjonen Rådmannens møte med hovedsammenslutningene Kvartalsvis Hovedsammenslutningene Personal- og organisasjonssjef møte med HTV 4 ganger i året Alle HTV Helse og omsorg Kommunalsjef møte med hovedtillitsvalgte Månedsvis i forkant av hovedutvalgsmøtene HTV fra alle organisasjoner Lokalt AMU, helse og omsorg 4 ganger i året Lik stemmeberettiget fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden. HMS/IA arbeidsgrupper på helse og omsorg Oppvekst og kultur Kommunalsjef møte med hovedtillitsvalgte 4 møter 25 grupper 4-6 ganger i året HTV fra relevante organisasjoner Lokalt AMU, oppvekst og kultur 4 ganger i året Lik stemmeberettiget fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden. HMS/IA arbeidsgrupper på oppvekst og kultur Teknisk etat Kommunalsjef møte med hovedtillitsvalgte 4 ganger i året 25grupper 4 ganger i året HTV fra relevante organisasjoner Lokalt AMU, teknisk etat 4 ganger i året Partssammensatt utvalg med 5 stemmeberettiget fra arbeidsgiver og arbeidstakersiden. HMS/IA arbeidsgrupper på helse og omsorg 4 møter 7 partsammensatte grupper

18

19 UTTALELSE FRA FAGFORBUNDET, UTDANNINGSFORBU NDET, DELTA, SYKEPLEIERFORBUNDET OG FO Vi er veldig glad for at politikerne er seg sitt arbeidsgiveran svar bevisst. Dette viser at dere ser verdien og nytten av et godt partsarbeid. Formål med hovedavtalen /HA Det er avgjørende for et godt resultat at de ansatte og deres organisasjoner involveres så tidlig som mulig når omstillinger og reformer skal gjennomføres. Tjenester av god kva litet og tilpasset brukernes behov forutsetter gode prosesser og medvirkning. Hovedavtalen skal gjennom ordningen med tillitsvalgte gi arbeidstakerne reell innflytelse på hvordan arbeidsplassen skal organiseres, og hvordan arbeidsmetodene skal utvikles, slik at dette bidrar til en fleksibel og brukervennlig tjen esteyting jf. HA formål, 2. avsnitt. Hovedavtalen skal være et virkemiddel for å sikre og legge ti l rette for gode prosesser mellom partene og for en positiv utvikling av kvalitativt gode tjenester i kommunen. Samarbeidet må baseres på tillit og gjensidig forståelse for partenes ulike roller. Medvirkning og medinnflytelse gjennom informasjon og drøftin g skal gjennomføres uansett hvor og på hvilket nivå beslutningen tas. Struktur på medbestemmelse i Karmøy På sentralt nivå har vi hatt tre medbestemmelsesmøter i Helse og omsorg har månedlige møter. Teknisk og oppvekst og kultur møter to ganger i ha lvåret. Arbeidsgiver setter agenda for medbestemmelsesmøtene. Hovedtillitsvalgt har mulighet til og oppfordres til å sende inn saker. Hovedtillitsvalgte anser disse møtene som viktige. I møtene får vi f.eks. informasjon om: 10 - faktor, nytt kvalitetssyst em, hvordan etat/kommunen ligger an økonomisk, sykefraværstall, pågående saker. Hovedtillitsvalgt har også mulighet til å spille inn saker. Arbeidsmiljøutvalg (Amu) Karmøy kommune har organisert Amu i et sentralt amu og og et for hver etat. Her behandle s saker som omhandler HMS. Deltakere er arbeidsgiver, hovedverneombud, hoved tillitsvalgte og bedriftshelsetjenesten (BHT uten stemmerett) I sommer ble det ansatt ny rådmann. Vi er veldig glad for at hun utrykker positiv holdning til oss tillitsvalgte og ønsker et godt samarbeid. For å lykkes med et godt samarbeid mellom partene er det viktig at øverste ledelse er pådriver for dette. Vi opplever også at det stort sett er godt klima og en god tone mellom partene i kommunen. Ellers skjer det ting fortløpende i kommunen. Tillitsvalgte skal være involvert i alt som berører de ansatte både direkte og indirekte. Vi opplever at ting går litt fort i svingene og vi blir informert om hva som har skjedd framfor at det blir drøftet i forkant. Dette opplever vi dessverre litt for ofte.

20 Eksempler på når intensjonen til Hovedavtalen ikke er fulgt Ansettelsesprosess: Informasjon, drøfting og ta involverte tillitsvalgte med på r åd før utlysning og ut forming av utlysningstekst når det skal lyses ut ledige stillinger. Drøfting av nyopprettede og endrede stillinger. Får ikke protokoll. Omorganisering : M iljøarbeidertjenesten i helse og omsorg hadde omlegging. Innføring av dobbeltrom på Norheim bu - og behandlingsheim. Endringsprosesser: Innføring av nye system: O ffice 365, forbedringssystem et, hjemmesiden, V isma flyt, Gat. Alt dette er regulert i Hovedavtalen og det står at vi skal medvirke i slike prosesser. Tillitsvalgtes rettigheter og plikter Tillitsvalgte (TV) skal p rioritere møter arbeidsg iver innkaller til. T V skal informere arbeidsgiver om forhold som kan ha betydning for kommunen. Vi har p likt til å bidra til et godt samarbeid. Avtaleverket gir oss r ett og plikt til å drøfte/forhandle om spørsmål vedrørende lønns - og arbeidsvilkår der dette er hjemlet i lov, regler eller tariffavtale. TV skal påse at rettigheter og plikter overholdes i henhold til gjeldende lov - og avtaleverk. Relasjonsbygging Det er viktig å bygge relasjoner i fredstid. Kontakten vår med enkelte ledere er kun når ting har oppstått. Vi mangler møtepunkt og arenaer hvor vi kan bli bedre kjent. For å få et godt klima og samarbeidsgrunnlag er det viktig å være trygge på hverandre. Mange av lederne vi er blitt kjent med har vi også uformelle samtaler med og mye løser seg før det er blitt en sak. Tid til forberedelse For å gjøre en god jobb er de t viktig å få tid til å sette seg inn i sakene. Vi opplever noen ganger å få papirer/informasjon så sent at det er for liten tid til å møte godt forberedt. Innkalling til møter kommer også noen ganger veldig sent og dermed er det enkelte møter vi ikke har anledning t il å stille på. Noen er frikjøpt i liten stilling, eller ikke frikjøpt i det hele tatt. Dette skaper utfordringer for reell medbestemmelse da en ikke bare kan forlate den ordinære jobben uten avklaring og planleggi ng. En må få vite om møter i god tid for å kunne forberede seg og organisere arbeidsdagen. Utvikling og forbedringsarbeid I formålet til HA står det at vi skal samarbeide for å få gode kvalitative tjen e ster i kommunen. Vi ønsker å være gode bidragsytere for å få til dette. Her m angler vi noen møtepunkt er. Vi er eksempelvis kun med på ledersamlingene i teknisk etat. Det pågår fortløpende utviklingsarbeid i Kommunen og dette arbeidet er vi ikke involvert i. Noen av forbundene er også profesjonsforbund som har oppdrag fra departementene på fagutvikling og godkjenningsordninger, også lokalt. Rolleforståelse Tillitsvalgte er ansattes talerør og et viktig bindeledd mellom de ansatte og ledelsen. De ansatte tar kontakt med oss om endringer som skjer på arbeidsplassen. Dersom vi ikke kjenner til endringene skapes ytterligere usikkerhet hos de ansatte. Vi har opplevd flere ganger at vi ikke har blitt informert eller tatt med på drøfting om pågående prosesser. Vi opplever at det er respekt for hverandres roller, men kanskje for liten kunnskap om hvordan vi skal involveres og når. Vi synes begge parter er gode på å skille sak og per son. For å gjøre en god jobb er det viktig å få god nok tid til å sette seg inn i saken, samt muli ghet til å involvere medlemmene

21 Drøftinger og muligheter for innspill Av og til får vi sendt ut dokumenter på høring. Dette er bra for så vidt, men vi opplever at dette kommer i stedet for drøfting og ikke i tillegg. B - rundskriv nr. B/! presiserer at informasjonsmøter, deltakelse i utvalg/arbeidsgrupper/ad - hoc grupper e ller høringer erstatter ikke drøftingsretten etter hovedavtalen. Partene er enige om at drøftinger skal skje med arbeidsgivers representant og ha et innhold og en form som gjør at de tillitsvalgtes syn kommer frem. I rundskrivet er også HA sine formål og inten sjon omtalt. HA er inngått for å skape best mulig samarbeidsgrunnlag mellom partene på alle nivåer. Det fastslås at en positiv videreutvikling av kvalitativt gode tjenester forutsetter samarbeid mellom arbeidsgiver, de tilsatte og deres organisasjoner på a lle nivå. Konklusjon I Karmøy har vi en intensjon om å ha et godt samarbeid mellom ledelse og tillitsvalgte. I praksis ser vi at vi har noen utfordringer. Vi ønsker å bli bedre til dette og vil bidra for å skape enda bedre samarbeidsklima. Strukturen ligger til rette for et godt samarbeid. Utfordringene kan skyldes manglende kunnskap og bevissthet om TV ansvar og plikter.

22 Innspill fra Akademiker forbundet I forhold til denne saka kan det kanskje passe å løfte noko som eg har tenkt på å ta opp tidlegare. Kan arbeidsgjevar sjå på ein einsretta modell for samarbeid med htv i dei ulike etatane? Alle forbund blir innkalt til HTV-møter i helse og omsorg, medan i oppvekst og kultur til dømes møter berre dei store forbunda. Då det vart gjort omorganisering i OK-etaten vart me og andre små forbund innkalt til å møte sidan omorganiseringa berørte våre medlemmar direkte. Personal uttalte uformelt at dette sikkert ikkje hadde skjedd dersom ikkje eg var blitt 'hugsa på' fordi eg hadde kontor i samme gang. Dersom arbeidsgjevar innkaller alle HTVar, og sender med agenda, kan HTV sjølv bestemme om dei vil stille, og arbeidsgjevar er trygg på at alle er orientert om eventuelle prosessar ein bør kjenne til. Eg trur ikkje dette vil medføre drastiske endringar i oppmøte, og det vil skape meir transparens omkring prosessar som berører arbeidstakarane. Kan og nevne at det ikkje har blitt gitt nokon forklaring på kvifor det er ulik praksis, utanom at det berre er slik. Eg opplever den formelle kommunikasjon med personal i Helse og omsorg som god i forhold til medbestemmelse, og ynskjer at arbeidsgjevar tar dette på alvor i alle etatar. Venleg helsing Astrid Havn Tranøy rådgjevar kultur Tlf: / E-post: aht01@karmoy.kommune.no

23 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 19/237 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget TILTAK FOR Å SIKRE REKRUTTERING AV LÆRERE I FRAMTIDEN Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar vurderingen av aktuelle tiltak for å sikre nødvendig rekruttering av lærere i framtiden, til orientering. Utvalget ber om å bli orientert når handlingsplanen er ferdig behandlet av administrasjon, og ber også om å bli holdt orientert om utviklingen fremover knyttet til lærertilsettinger.

24 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Administrasjonsutvalget ba i møtet om en vurdering av aktuelle tiltak for å sikre nødvendig rekruttering av lærere i framtiden. Saken har vært til behandling i ledergruppen i oppvekst- og kulturetaten og det har vært møter med tillitsvalgte som grunnlag for saksforberedelsen. I vedlagte notat skisserers en del mulige tiltak. Rådmannens kommentarer og konklusjon: Rådmannen deler kommunalsjefens vurdering av hva som kan være mulige tiltak for å sikre nødvendig rekruttering lærere framover. Rådmannen vurderer dette som gode innspill som kan jobbes videre med og resultere i en handlingsplan. Administrasjonsutvalget informeres om denne når den er klar til iverksettes. Handlingsplanen evalueres og utvalget informeres også om dette. Rådmannen i Karmøy, Vibeke Vikse Johnsen sign. Oversikt over vedlegg: Notat fra kommunalsjef oppvekst- og kultur.

25 3. Administrasjonsutvalget ber om en vurdering av aktuelle tiltak for å sikre nødvendig rekruttering av lærere i framtiden. Å sikre kvalifiserte lærere i skolen handler både om å rekruttere nye lærere og om å beholde de vi har. God ledelse, spennende og utviklende læringsmiljøer og gode profesjonelle læringsfellesskap er viktige faktorer for at lærerne skal trives og ønske å bli i jobben. Vår erfaring er at de fleste som søker jobb og takker ja, og som vi får beholde på sikt, er lærere som er oppvokst på Karmøy. Et av tiltakene må derfor være å få flest mulig fra vår kommune til å ta lærerutdanning. Det kan blant annet handle om samarbeid med rådgivere på ungdomsskolene og videregående skoler i forhold til informasjon og eventuelle besøkseller hospiteringsordninger. Et aktuelt tiltak kan være å «markedsføre» læreryrket på Kopervik videregående skole. Om mulig kan vi få til en ordning hvor elever som vurderer læreryrket kan få en eller annen form for observasjon-/arbeidspraksis på en skole. I tillegg må de få informasjon om mulige utdanningssteder, avlønning og hva som skal til for å få jobb osv. For også å tiltrekke oss søkere fra andre kommuner kan et tettere samarbeid med lærerutdanningsinstitusjonene være en vei å gå. Vi har gode erfaringer med skoler som tar imot praksisstudenter fra Høgskolen på Vestlandet og kan eventuelt søke om at flere av våre skoler kan bidra som praksisskoler. Samarbeid med masterstudenter om eventuelle forskningsprosjekter i tilknytning til satsinger i skolene i Karmøy er også noe vi ønsker å utvikle. Dette kan være en måte å vise fram våre skoler på slik at studentene i neste omgang kan bli inspirert til å søke jobb. God markedsføring er også et tiltak vi kan videreutvikle. Det handler både om å profilere styrker, muligheter og hva vi står for, og det handler om hvordan og hvor vi markedsfører oss. Skolene i Karmøy kommune har kommet et godt stykke på vei med å bygge opp om felles satsingsområder. Begrepet Karmøyskolen har godt på vei satt seg internt, og kan videreutvikles og brukes i markedsføring. Vår omfattende satsing på dypere læring med digital støtte, og trygge og gode læringsmiljø, er noe vi kan være stolte av. Vi har også et godt opplegg for å følge opp nyutdannede lærere som vi kan profilere. Markedsføring kan skje gjennom god annonsering hvor vi får fram hvem vi er og hva vi står for. Vi er i startfasen av en satsing på å profesjonalisere oss både i forhold til annonsering, og i forhold til å sikre god kvalitet i hele ansettelsesprosessen. Vi bygger omdømme ved å gi søkere en god opplevelse av å søke jobb i Karmøy kommune. Andre arenaer vi aktivt vil profilere oss på er yrkesmesser, karrieredager og andre lignende arrangement. Andre forhold som kan spille inn for at lærere ønsker å jobbe i Karmøy kommune er lønnsog arbeidsforhold. Vi jobber for å ha like lønns- og arbeidsvilkår som de har i nabokommunene. Vi ser blant annet på vår praksis når det gjelder begynnerlønn, i hvilken grad vi gir lønnstillegg for relevant videreutdanning, og om vi legger godt til rette for at de ansatte kan ta videreutdanning. Raskere ansiennitetsavansement er også noe vi kan vurdere.

26 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Vikene Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 19/271 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget EVENTUELT - ADMINISTRASJONSUTVALGET