Anbud/Tilbud OF30 En enkel rutinebeskrivelse i forbindelse med bruk av Anbud/tilbud/bedriftssalg (OF30). (Dette må ikke sammenblandes med tilbudsmodulen BD03)
Page 2 of 12 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Anbud/tilbud/bedriftssalg OF30 14.02.2012 AaGH 2.0 Revidert og fornyet 02.03.2015 HamMir 3.0 Oppdatert 01.04.2015 HamMir INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Meny og navigering... 3 Anbud / tilbud (OF30)... 3 Knapper i inngangsbildet... 4 Nytt tilbud/anbud... 5 Beskrivelse av knapper til registreringsbildet... 9 Bruk av knappen- <Redigere>... 11
Page 3 of 12 Forord I forbindelse med den daglige driftssituasjonen i en faghandel, blir du ofte møtt med utfordringen at en kunde ønsker å få et spesifisert tilbud på enkelte varer, eller du ønsker å kunne dokumentere et anbud og/eller et bedriftssalg. Til dette formål et det utviklet et system hvor du registrerer tilbudet/anbudet i programmet OF30, og fra dette skriver ut dokumentasjon og foretar dine beregninger med hensyn til bruttofortjeneste osv. Når du leverer et slikt anbud/tilbud kan du foreta en direkte overføring av alle poster, med korrekte priser og rabatter til fakturering- og ordreregistreringssystemet (OF14). Meny og navigering Programmet OF30 finner du under hovedmenyen <Kunde> og herunder sub-menyen <Anbud/tilbud>. Anbud / tilbud (OF30) Programmet gir deg muligheten til å registrere anbud, lage varianter av det samme anbud, og knytte anbudet mot registrerte kreditt kunder i OF14. Det kan i visse bransjer, hvor man ofte har likeartede anbud, f.eks. innredning av et baderom, leveranse av en kjøkkeninnredning, en kontorinnredning osv. Være smart å lage tilbudsmaler som man har klare og som man lett kan justere ved å legge til og slette varelinjer. Selve skjermbildet vises nedenfor.
Page 4 of 12 Skal du starte opp et helt nytt anbud/tilbud går du bare tvers igjennom valgmulighetene i oppstartsbildet. Skal du hente opp et eksisterende anbud/tilbud søker du dette frem med knappen <Søk> eller <F5> funksjonen. Knapper i inngangsbildet Ny Endre Søk Avslutt Brukes til å opprette nytt anbud/tilbud. Benyttes for å endre informasjon i et eksisterende tilbud/anbud. Du kan søke og hente et eksisterende anbud/tilbud. Avslutter programmet og tar deg tilbake til hovedmenyen.
Page 5 of 12 Nytt tilbud/anbud For å opprette et nytt tilbud/anbud klikker du på knappen <Ny> i inngangsbildet. Vises først når du er i registrerings bildet. Butikkdatasystemet tildeler anbudet et nummer og registrer samtidig den første versjonen av dette anbudet. MERK! Tilbuds-anbuds-nr. vises når du har klikket deg videre til registreringsbildet. Her kan du velge hvordan du vil presentere utskriften på tilbudet/anbudet. Fyll ut alle nødvendige felt på helt vanlig måtte som alle andre programmer i CS-Web. Vær oppmerksom på at du kan knytte et tilbud til en registrert kreditt kunde, eller du kan lage det spesifikt for en hvilken som helst kunde. Konferer felt for <Kundenr.>. Du har også muligheten til å knytte anbud/tilbudet mot en kundegruppe. Konferer felt for <Kundegruppe>.
Page 6 of 12 Du kan i bildet ovenfor legge til kommentarer, avtaler og beskrivelser i kommentar feltene <Kommentarer/Avtaler/Dokumentasjonsbeskrivelse>. Når du har fylt inn nødvendige felt, klikk <OK> for å gå videre til bilde hvor du legger inn de enkelte varer, artikler. Med bakgrunn i at programmet er laget for å benytte varer du har i ditt vareregister, kan du søke frem varene ved å bruke varenavnet, skanne EAN koden, eller benytte utvidede søkemuligheter med knappen <Varesøk> eller <F5> tasten, du kan også frisøke etter en vare med knappen <Frisøk>. Søk etter en varen/artikkel gir f.eks. et søkeresultat som nedenfor, hvor du velger den aktuelle artikkel.
Page 7 of 12 Du bruker standard søke/bevegelsesfunksjonene til CS-Web, pil opp og ned, <F1>/<F2> skifter mellom sider. Trykk <Enter> når du har funnet den riktige artikkel. Du registrerer det aktuelle antall, og gir eventuelt rabatter på linjenivå. Vær oppmerksom på at feltet <Bf-%> til høyre alltid viser bruttofortjenesten etter avgitt rabatt. Du vil etter hvert som du bygger opp ditt tilbud, hele tiden kunne kontrollere tilbudets totale verdi og bruttofortjeneste i feltet <BF i %> i øvre høyre hjørne. MERK! Avgitt rabatt på en vare vil automatisk dukke opp i feltet <Rabatt-%>. Når du har registrert alle varelinjer, så må du skrive ut tilbudet/anbudet og sende det til kunden for akseptasjon.
Page 8 of 12 Når kunden har akseptert og godkjent tilbudet/anbudet og du er ferdig med alle varelinjene avslutter du med å klikke på knappen <Dann ordre> og blir møtt av dette avslutningsbilde: I bildet ovenfor setter du J=ja i feltet <Start overføring> for å danne tilbudet/anbudet. Tilbudet/Anbudet vil nå overføres til ordreregistrerings programmet (OF14). Se bildet under: MERK! Du kan ikke/må ikke overføre tilbudet/anbudet til OF14, før du har fått en akseptasjon fra kunden. Når kunden har akseptert tilbudet, så kan du overføre tilbudet til OF14 for å foreta salg, samt generer faktura på salget som må sendes kunden.
Page 9 of 12 Beskrivelse av knapper og tilleggsfunksjoner i registreringsbildet Viser varestatistikk (kjøp og salg av varen) pr måned i 3 års periode i din butikk, samt alle butikker i samme varesystem. Oppslag på beholdning. Viser beholdning på din butikk, samt alle butikker i samme varesystem. Viser oversikt over kundens fakturaer med muligheter for oppslag og utskrift.
Page 10 of 12 Brukes til å se oversikt over kundens kjøp av varen med info. om fakturanr., dato, år, antall osv. Viser kundeavtaler og rabatter ref.of05. Konferer eget dokument omkring dette. Bestillinger som er aktive på varen med mulighet for å avbestille bestillingen. Denne knappen gir deg muligheten til å kopiere en eksisterende tilbud/anbud og deretter endre tilbudet/anbudet. MERK! Når du kopiere en eksisterende tilbud/anbud, vil systemet da danne en kopi av tilbudet, som du finner igjen på hovedbildet. Tilbudet vil alltid ha navnet <KOPI>, samt statusen <KLADD>, før du endrer det. Viser vareinformasjon som f.eks. tilbud, meldinger og fast info. Varesøk med muligheter for å søke etter varens varenavn1, 2, lev. artikkelnr., varenr. Varegruppenr. m.m. Frisøker i hele vareregisteret i ditt vare system. Knappen viser varekortet på den respektive varen
Page 11 of 12 Brukes til å sortere varelinjer. Konferer egent avsnitt omkring dette som blir beskrevet senere i dokumentet. Tar deg til neste bildet hvor du kan klargjør og godkjenn tilbudet/anbudet. Brukes til å legge til tilleggsinformasjon pr. linje / vare Benyttes til å skrive ut tilbud/anbud. MERK! Du kan i tilbud-hode under <Dokumentvalg> bestemme om du vil ha utskriften med eller uten MVA. se bildet nedenfor. Brukes til å slette varelinjer Lagrer varelinjer og tar deg ut av registreringsbildet Bruk av knappen- <Redigere> Knappen <Redigere> er en ny funksjon i registreringsbildet som brukes til å sortere varene. Når du lager et tilbud som inneholder mange varer og du ønsker å sortere varene slik at de hører sammen, kan du bruke denne knappen. Bruk av ovennevnte funksjonen krever litt forklaring, derfor blir du vist hvordan du kan ta i bruk denne funksjonaliteten.
Page 12 of 12 For å sortere artiklene slik du ønsker i dette bildet, klikk du på knappen <Redigere>. Du får da et nytt bilde <Redigeringsmodus>. I dette bildet, ser du alle innlagte linjer. For å sorterere linjer f.eks. i en alfabetisk rekkefølge, klikk på den aktuelle linjen som skal flyttes før du klikker på knappen- <Marker>. Klikk deretter på varelinjen du ønsker å plasser utvalgte linjen over. Klikker på knappen <Marker> engang til. I dette eksempelet flyttes varelinjen (A & F DIAMANT ) over (BREVORDNER ). Se bildet nedenfor: Som du kan se i bildet ovenfor har varelinjen (A & F DIAMANT ) over (BREVORDNER ). MERK! Når du flytter en varelinje, så startes linjene med den aktuelle linjen du har flyttet. For å starte fra første linjen og dermed se alle varelinjer klikk på knappen <Til start>.