Saksframlegg Saksbehandler: Randi Sandli Saksnr.: 17/46 Behandles av: Nye Asker fellesnemnda Årshjul for budsjett og økonomiplan Rådmannens forslag til v e d t a k: 1. Årshjul for budsjett og økonomiplan for perioden 2020 2023 gjennomføres i henhold til følgende plan. ÅRHJULPROSESSER UTVALG 1. HALVÅR Sak om årshjulet 2019 Fellesnemnda Januar Resultater brukerundersøkelser Fellesnemnda Februar Strategiseminar Fellesnemnda Mars Eierdag Fellesnemnda April Investeringsseminar Fellesnemnda Mai Økonomiske rammer og strategiske mål for HP Fellesnemnda Juni ÅRHJULPROSESSER UTVALG 2. HALVÅR Langtidsplan for økonomi Fellesnemnda September Forslag til HP 2020-2023 Fellesnemnda Medio September Høringsperiode rådmannens forslag til HP Møter/dialog med Fellesnemnda Oktober Medio september Medio oktober Side 1 av 6
sivilsamfunnet HP 2020-2023 med tilleggsinnstilling og partienes endringer Høringsperiode formannskapets innstilling Endelig behandling HP 2020-2023 Formannskapet Offentlig ettersyn Kommunestyret November 2 uker fra innstilling Desember 1. Sammendrag og konklusjon Gode plan- og styringsprosesser er en forutsetning for at kommunen får ivaretatt sin rolle som tjenesteyter, samfunnsutvikler og demokratisk arena. Plan- og styringssystemet skal ivareta både de folkevalgtes ansvar for strategisk styring og prioritering, og rådmannens ansvar for å iverksette og følge opp politiske vedtak, mål og prioriteringer. Plan- og styringssystemet omfatter en rekke plan- og styringsprosesser som fremgår av årshjulet. Som en del av den nasjonale kommunereformen er Hurum, Røyken og Asker i forskrift av 11.desember 2017 vedtatt sammenslått med virkning fra 1. januar 2020. Det er vedtatt i intensjonsavtalen for nye Asker at prosessen med budsjett og økonomiplan i de tre kommunene skal koordineres, og at det skal vurderes å etablere føringer for en felles økonomisk politikk. Økonomiske handlingsregler for de tre kommunene i interimperioden ble behandlet i fellesnemnda 12. mai 2017 og vedtatt i kommunestyrene i Hurum, Røyken og Asker i juni 2017. Handlingsreglene ligger til grunn for kommunenes budsjett for 2018 og økonomiplan for perioden 2019 2021, og vil også være førende for de tre kommunenes budsjett for 2019 og økonomiplan for 2020-2022. I 2019 vil årshjulprosessen gjelde for utarbeidelse av budsjett for 2020 og økonomiplan for perioden 2021 2023. Rådmannen i nye Asker har, sammen med fellesnemnda, ansvaret for utarbeidelsen av budsjett og økonomiplan for denne perioden. Rådmannen foreslår at plan- og styringsprosesser for utarbeidelse av budsjett for 2020 og økonomiplan for perioden 2021-2023 gjennomføres slik det er skissert i denne saken. 2. Bakgrunn for saken/saksopplysninger Gode plan- og styringsprosesser er en forutsetning for at kommunen får ivaretatt sin rolle som tjenesteyter, samfunnsutvikler og demokratisk arena. Det er rådmannens ansvar å tilrettelegge de administrative årshjulprosessene slik at de politiske prosessene lar seg gjennomføre. Årshjulprosessene skal sikre en god og effektiv virksomhetsstyring og en tjenesteproduksjon med fokus på bruker- og innbyggertilfredshet, kontinuerlig forbedring, tjenesteutvikling, læring og fornyelse. Side 2 av 6
2.1 Årshjulprosessene 1. halvår 2019 Sak om årshjulet En forutsetning for en god prosess knyttet til utarbeidelse av budsjett og økonomiplan (handlingsprogrammet) er en tett dialog og samhandling mellom politisk og administrativt nivå i løpet av året. Rådmannen legger til rette for samhandling og dialog gjennom seminarer, dialogmøter og den vedtatte møtestukturen med politisk nivå. Rådmannen starter arbeidet med handlingsprogrammet for perioden 2020 2023 ved fremleggelsen av saken om årshjulet for 2019. Saken redegjør for plan- og styringsprosesser for arbeidet, og knytter disse sammen med politisk møtekalender for 2019. Brukerundersøkelser Asker kommune gjennomfører årlige brukerundersøkelser innenfor alle tjenesteområder. Det legges opp til at dette også gjennomføres etter 2020. Undersøkelsene gjennomføres hver høst for å få brukernes tilbakemelding på kommunens tjenestetilbud. I 2019 vil rådmannen fremme egen sak til fellesnemnda med resultatene fra brukerundersøkelsene i Hurum, Røyken og Asker. Strategiseminar I løpet av 1. kvartal gjennomføres et strategiseminar for fellesnemnda. Tema for strategiseminaret vil blant annet være en langsiktig analyse av utfordringsbildet for nye Asker og en fremtidig strategi for drift og investeringer koblet til kommuneplanen for nye Asker. Hensikten med seminaret er å gi fellesnemndas medlemmer mulighet til å gi innspill og føringer til rådmannens arbeid med handlingsprogrammet. Eierdag Asker kommunes eierskapsforvaltning er forankret i selskapslovgivningen og de prinsipper for eierstyring som er vedtatt i «Eierskapspolitikk for Asker kommune.» Eierskapspolitikken beskriver de overordnede prinsippene for kommunens forvaltning av sine eierposisjoner i selskaper/foretak. Eierskapspolitikken for Asker kommune ble vedtatt av Fellesnemnda 15. desember 2017, sak 17/92. For å sikre en samlet vurdering av kommunens eierinteresser arrangerer Asker kommune en gang i året en eierdag for formannskapet, og en gang i perioden for kommunestyret. I 2019 inviteres selskapene i Hurum, Røyken og Asker til felles eierdag med fellesnemnda. Investerings seminar Vedtatte handlingsregler for økonomi, omfatter også egne handlingsregler for investeringer. I forbindelse med handlingsprogramarbeidet utarbeider rådmannen forslag til investeringsprogram. Grunnlaget for investeringsprogrammet er vedtatt investeringsprogram for forrige periode, vedtatte saker om investeringer i løpet av 1. halvår, samt de vedtatte handlingsreglene for investeringer. Handlingsreglene angir hvilket nivå investeringene skal ligge på i forhold til økning i frie inntekter, samt hvilken egenfinansiering av investeringer kommunen skal ha. Handlingsreglene og investeringsprogrammet legges frem for fellesnemnda i eget investeringseminar i juni måned. Mål og rammer for handlingsprogrammet Side 3 av 6
På bakgrunn av utarbeidede analyser og strategiplaner, samt innspill fra strategiseminaret med fellesnemnda, utarbeider rådmannen en sak om mål og rammer for kommende handlingsprogramperiode. Første tertialrapport, årsregnskapet for foregående år, kommuneproposisjonen og vedtatte handlingsregler for økonomi legges også til grunn ved utarbeidelsen av saken om mål og rammer. Saken legges frem for fellesnemnda i juni. 2. halvår 2019 Langtidsplan for økonomi En gang i perioden, dvs. hvert fjerde år utarbeider rådmannen en langtidsplan for økonomi. I langtidsplanen redegjøres for samfunnsøkonomiske analyser som vil gi føringer for fremtidig økonomisk politikk og for kommuneplanen. Langtidsplanen vil inneholde en langsikig driftsanalyse og en investeringsplan sett i et 20-års perspektiv. Grunnlaget for investeringsplanen er en analyse av utfordringsbildet fremover knyttet til befolkningsutvikling og økonomisk utvikling, samt planlagt boligbygging slik det fremkommer av kommuneplanen. Løsninger for bærekraftig økonomi knyttet til IKT og digitalisering, samt muligheter for effektivisering av ressursbruk vil også bli analysert i langtidsplanen. Rådmannens forslag til Handlingsprogram 2020-2023 Rådmannens forslag til Handlingsprogram 2020-2023 legges frem for fellesnemnda til orientering medio september. Rådmannens forslag til handlingsprogram bygger på vedtatt handlingsprogram for forrige periode, i tillegg til de rammer og føringer som ligger i kommuneproposisjonen for 2020, som regjeringen legger frem i mai. Konsekvenser som følge av statsbudsjettet for 2020, som legges frem i oktober, innarbeides i tilleggsinnstillingen. Rådmannen gir i møtet en presentasjon av kommunens utfordringsbilde, økonomisk politikk og profilen på budsjettforslaget, samt en redegjørelse for de konkrete forslagene til drifts - og investeringstiltak. Høring rådmannens forslag til handlingsprogram Asker kommune har valgt å legge rådmannens forslag til handlingsprogram ut på høring. Dette er ikke en lovpålagt høring, men en invitasjon til Askers innbyggere, lag, foreninger, råd og utvalg til å komme med kommentarer og innspill til rådmannens forslag til handlingsprogram. Rådmannens forslag til handlingsprogram vil ligge ute til høring i fire uker fra orienteringen til fellesnemnda. I tillegg inviteres det til informasjonsmøter og dialog med sivilsamfunnet i de tre kommunene i oktober. Rådmannens tilleggsinnstilling og partienes endringsforslag Regjeringens forslag til statsbudsjett legges frem primo oktober. Endringer som følger av forslaget til statsbudsjett innarbeides i rådmannens tilleggsinnstilling til handlingsprogrammet. Det samme gjelder vedtatte endringer med økonomiske konsekvenser fra 2.tertialrapport, eventuelt også fra egne saker behandlet av kommunestyret 2. halvår. Partiene utarbeider samtidig sine endringsforslag til rådmannens forslag til handlingsprogram. Rådmannens forslag til handlingsprogram med tilleggsinnstilling og partienes endringsforslag behandles i formannskapet medio november. Formannskapet avgir i dette møtet sin innstilling til Handlingsprogram 2020-2023. Høringsperiode formannskapets innstilling Side 4 av 6
Formannskapets innstilling til Handlingsprogram 2020-2023 skal legges ut til offentlig ettersyn i henhold til KL 44.7. Innstillingen skal ligge ute til høring i minst to uker. Høringsinnspill fra denne høringsperioden oversendes partiene til orientering. Endelig behandling av Handlingsprogram 2020-2023 Handlingsprogram 2020-2023 vedtas av kommunestyret i desember, etter høringsperiodens utløp. Inkludert i vedtaket er eventuelle verbalvedtak og oversendelsesforslag. Ordfører utarbeider en egen kjøreplan som grunnlag for behandlingen i møtet, og denne er på forhånd drøftet og avklart med formannskapet. Rapportering Systematisk rapportering fra virksomhetene til rådmannen, og videre fra rådmannen til politiske organer, er en forutsetning for mål - og resultatstyring. Kommunens rapporteringssystem består av månedsrapporter, tertialrapporter og årsrapport. Gjennom tertialvis rapportering til kommunestyret gir rådmannen en status på kommunens økonomiske situasjon og forventning om årets resultat. Årsrapporten er en mer omfattende rapportering på status i forhold til vedtatt handlingsprogram og gir en oversikt over resultater og måloppnåelse innen de enkelte tjenesteområdene. 3. Rådmannens vurderinger Gjennom årshjulet for 2019 søker rådmannen å tilrettelegge styringsprosessene knyttet til økonomioppfølging og utarbeidelsen handlingsprogrammet. Handlingsprogrammet utarbeides for en periode på 4 år, men revideres hvert år. De politiske prosessene knyttet til økonomi og handlingsprogram fremgår av årshjulet. Som en del av forberedelsene til etableringen av nye Asker fra 1. januar 2020, er det utarbeidet felles handlingsregler for økonomistyring i Hurum, Røyken og Asker. Disse vil bli førende for budsjettprosessen i 2019. Det er rådmannes ansvar å tilrettelegge de administrative prosessene knyttet til årshjulet slik at de politiske prosessene lar seg gjennomføre. Rådmannen ønsker å vektlegge en god dialog mellom politikk og administrasjon, og har således lagt opp til prosesser og møtevirksomhet som ivaretar dette. I 2019 vil årshjulprosessen gjelde for utarbeidelse av budsjett for 2020 og økonomiplan for perioden 2021 2023. Rådmannen i nye Asker har, sammen med fellesnemnda, ansvaret for utarbeidelsen av budsjett og økonomiplan for denne perioden. Rådmannen legger i denne saken frem forslag til gjennomføring av de politiske prosessene for Asker kommune i årshjulet 2019 og foreslår at prosessene gjennomføres slik skissert i saksfremlegget. Lars Bjerke rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Side 5 av 6
Vedlegg: Side 6 av 6