Holmenhaugen Boligforening v/ styreleder Knut Bostad, Lybekkveien 34, 0770 Oslo www.holmenhaugen.no Oslo 24.04.2018 Til medlemmer av Holmenhaugen Boligforening GENERALFORSAMLING Styret innkaller til generalforsamling i Holmenhaugen Boligforening torsdag 3. mai 2018 kl. 19:00 i Readyhuset v/gressbanen. Containere for hageavfall til er bestilt fra 4. mai og blir hent den 8. mai. Dagsorden: Innhold a) Konstituering.... 2 b) Styrets årsberetning.... 2 c) Regnskap.... 3 d) Spørsmål om ansvarsfrihet for styret.... 3 e) Budsjett og vedlikeholdsplan for 2018.... 3 f) Valg.... 4 g) Fastsettelse av styrehonorar... 4 h) Innkommet forslag til behandling på generalforsamlingen... 5 i) Endring av vedtektene... 5 i) Innmelding av oppgradering eller utbygging... 6 Mvh Holmenhaugen Boligforening v/styret
a) Konstituering - Navneopprop - Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen b) Styrets årsberetning Representanter Valgte representanter til verv i Holmenhaugen Boligforening har vært: Område Styrerepresentanter Vararepresentanter Valgkomité Vestre Knut A. Bostad Ane Skjønsberg Hennum Ida Ødegaard Midtre Geir Gamme Øystein Thuen Hanne Gamme Søndre Moema S. Leite Klara Vatn Ellen Kilde Evensen Nordre Marius Eriksen Marit Lefdal Marion Josefsen Representant til styret i fellesarealene: Øystein Thuen Styreleder har vært Knut A. Bostad. Møter Styret har i perioden hatt fem styremøter, befaringer og kontroller på utførte arbeider. Gjennomføring av planlagt vedlikehold Holmengrenda 3-13 og Lybekkveien 26-28 ble malt i 2017. Det har videre blitt reparert en del skader og mangler som har vært innrapportert på skadeskjemaer. Arbeidene ble utført av 1HH. Styret ber om at de som fortsatt venter på å få utbedret skader sender inn skadeskjema på ny. Frist for innlevering av skadeskjema for nye og gamle skader er 12. mai. Andre tiltak Det ble innhentet anbud på maling av Lybekkveien 22 og Holmengrenda 15 29 i 2018. 1HH har gitt det beste tilbudet, og vi de vil utføre arbeidet i 2018. Fellesarealet Holmen Fellesarealet Holmen (FAH) hadde møte i april 2018 etter initiativ fra Styret i Holmenhaugen Boligforening. Det jobbes med å samle alle eiere av fellesarealet og etablere et nytt og aktivt styre i FAH.
c) Regnskap Vedlikehold: Totale vedlikeholdskostnader: kr 1 275 273.- Fellesutgifter: Regnskapet viser kr 74 926,- som restanse/fordringer og kr 96 058,- som forskuddsbetalte fellesutgifter. Årsregnskap og noter for 2017: Årets regnskap viser et overskudd på kr 158 330 kroner. Budsjettet for 2017 la til informasjon opp til et underskudd på 267 706 kroner. For ytterligere detaljer henvises det til vedlagt regnskap for 2017. d) Spørsmål om ansvarsfrihet for styret. e) Budsjett og vedlikeholdsplan for 2018 Egenkapital pr 31.12.2017 602 076,- Fellesinnbetalinger husleie 2017 1 716 000,- Eierskiftegebyr/purregebyrer 2 000,- Renteinntekter 500,- Sum inntekter 1 718 500,- Maling av - Holmengrenda 15 29 846 525,- -Lybekkveien 22 206 788,- -Snekkerarbeider 50 000,- -Mure- og blikkenslagerarbeider 50 000,- -Rørleggerarbeider/vann og avløp 50 000,- -Utbedring trapper 50 000,- -Forsikringspremie If 415 000,- -Egenandeler If/erstatningsutbetaling beboere 40 000,- -Snørydding & påfyll strøsand 77 000,- -Honorar Regnskapsbyrå 49 000,-
-Styrehonorar 58 100,- -Arbeidsgiveravgift 8 200,- -Leie av arkivplass 2 500,- -Kontingenter (FA Holmen & HLF) 3 500,- -Trivselkasse 6 000,- -Leie av containere 25 000,- -Møtelokale, kontorrekvisita 4 500,- -Nettsider & epost domene 3 000,- -Div. gebyrer & andre kostnader 2 000,- Sum kostnader 1 897 113,- Foreslått budsjett gir et underskudd på 178 613,- Ny egenkapital ved årets slutt 423 463,- f) Valg Valgkomitéens forslag: Område Styrerepresentanter Vararepresentanter Valgkomité Vestre Ane Skjønsberg Hennum Dayton Skjerve-Gordley Ida Ødegaard Midtre Geir Gamme Øystein Thuen Hanne Gamme Søndre Moema S. Leite Klara Vatn Ellen Kilde Evensen Nordre Marius Eriksen Marit Lefdal Marion Josefsen Representant til styret i fellesarealene: Øystein Thuen g) Fastsettelse av styrehonorar Forslag: Styreleder har kr 33 500,- og øvrige styremedlemmer mottar hver kr 8 200,- i lønn. Betaling av kr 2 500,- for arkivplass.
Beløpene over medfører ingen endring ift 2017. h) Innkommet forslag til behandling på generalforsamlingen Meldt inn av beboer til Styret: «I våre vedtekter står det at foreningens virksomhet skal bidra til å sikre boligområdets særpreg og miljøkvaliteter. Flere har nå reagert på den senere tids tilbygg og mener nå at tiden er moden for å se nærmere på hva som bør ligge i særpreg og miljøkvaliteter.» Forslaget har vært diskutert i Styret. Vi kan ikke se at vi har sanksjoner eller muligheter for å hindre endringer eller påbygg som er godkjent av plan og bygningsetaten(pbe). Dersom naboene ikke ønsker påbygg /endringer må man bruke de mekanismene som ligger i nabovarsel eller klage til PBE. i) Endring av vedtektene Vi foreslår å fjerne punkt 4 i vedtektene: «Medlemmenes adgang til vedlikehold i egen regi Medlemmene av boligforeningen kan etter nærmere avtale med boligforeningen v/styret overta foreningens vedlikeholdsansvar forsåvidt gjelder utvendig maling. Når arbeidet er avsluttet skal eier som har (fått) utført slik maling i egen regi, utbetales det beløpet som boligforeningen ellers hadde vært pliktig til å betale for utførelse av malingsarbeidet. Nærmere vilkår om utførelse av slikt arbeid fremgår av standardavtale som fastsettes av generalforsamlingen. Styret inngår avtale på vegne av boligforeningen i det enkelte tilfelle. Henvendelse om maling i egen regi må sendes styret innen 15. januar i det året vedkommende hus skal males i henhold til vedlikeholdsplanen, jf. pkt. 5.2. Eiere av tomannsboliger (med samme bruksnummer) må eventuelt foreta en felles henvendelse til styret.» Bakgrunnen for at punkt 4 er foreslått fjernet er en vurdering vi har innhentet fra Huseiernes Landsforbund. De fraråder oss å gå inn på sike avtaler. De skriver blant annet at «det dukker opp svært mange både juridiske og økonomiske problemstillinger her. Dette blir fort betydelig dyrere for dere i tillegg til at dere løper en større risiko. De skriver videre «Ved at dere skal betale for at vedkommende utfører et arbeid, vil det fort bli vurdert som et arbeidsforhold. Og da får dere et arbeidsgiveransvar for vedkommende. Da vil dere få ansvar for HMS som blant annet innebærer å sikre arbeidsstedet og dersom det skulle skje noe med vedkommende som utfører arbeidet vil man i tillegg kunne risikere straffeansvar. Dere bør da i det minste være forsikret som arbeidsgiver. Videre vil jeg anta at dere da også må betale arbeidsgiveravgift for at han utfører det arbeidet dere har påtatt dere og i tillegg blir det en problemstilling om dere da også må foreta forskuddstrekk». Huseiernes Landsforbund skriver at «Et annet forhold dere må huske på er at dersom dere skal betale det samme til en privatperson som dere skulle betalt til et firma, vil dere betale denne privatpersonen 25 % mer enn det han egentlig skulle hatt da jeg antar at han ikke er momspliktig. Dersom dere lar et firma gjøre dette, så vil de ha egne forsikringer som dekker eventuelle skader om
det skulle skje og man har også et sted man kan reklamere på arbeidet. Så her kan det faktisk se ut til at det bli betydelig dyrere for dere i tillegg til at det vil medføre et større ansvar og risiko å få denne personen til å utføre arbeidet mot betaling.» Selv om dette er en «kan» regel og noe medlemmene ikke har krav på, så mener Styret at en slik avtale har stor risiko. Forslag: Vedtektene endres, ved at punkt 4 tas ut av vedtektene. Forslag fra Styret: 1. Egenandelen må betales selv av beboer som ikke har montert vannstopper på vannet på kjøkkenet. Boligforeningen innhenter tilbud på montering av vannstopper, slik at det kan gjøres rimelig. Hver enkelt beboer betaler for montering av vannstopp selv. Bakgrunnen for forslaget er at IF i 2017 har utbetalt 378.000 kroner i erstatning og boligforeningen har betalt egenandelen, som er på 10.000 kroner, 8 ganger. Forsikringspremien har steget med ca. 150.000 kroner fra 2017 til 2018. Det foreslås at fristen for montering av vannstopp på vannet på kjøkkenet settes til oktober 2018. 2. Styret foreslår å opprette en egen gruppe som kan utarbeide en plan for vedlikehold av tak. Gruppen utarbeider en rapport om status og forslag til en fremdriftsplan. Det er ønskelig at noen av gruppens medlemmer har byggeteknisk kompetanse. i) Innmelding av oppgradering eller utbygging For at forsikringen skal ha full dekning er det også viktig at vi har oversikt over utbygging av loft/ kjeller eller påbygg, slik at vi har en oversikt over boligmassen som er forsikret. Send inn informasjon til styret dersom du har bygget ut, eller omdisponert kjeller eller loft. Styret ønsker å presiserer at egenandelen ved bruk at forsikringen skal dekkes av beboer selv. I tilfellene hvor skaden er oppstått uforskyldt vil boligforeningen dekke egenandelen. Vi ønsker å få en oppdatert oversikt over de som har nytt el-anlegg, rør i rør og vannlås. Det vil gi redusert forsikring. Vi ber om at det meldes inn til Styret. TV og bredbånd via Get. Styret anbefaler foreningens medlemmer om å kontakte Get direkte for å be om lavere pris. Vi vet at enkelte har spart 30 % ved å be om lavere pris. Man må da binde seg for 12 måneder. Med vennlig hilsen Holmenhaugen boligforening v/styret Vedlegg: Balanse, resultatregnskap og skademeldingsskjema